Tjänsteskrivelse. Genomförande av Arkivlösning Malmö ALMA. Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att. att. godkänna informationen

Transkript

1 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Datum Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie Adam.hidestål@malmo.se Tjänsteskrivelse Genomförande av Arkivlösning Malmö ALMA KN-KFÖ Sammanfattning Kulturnämnden beslutade att skicka ett förslag om ett införande av ett stadsgemensamt e-arkiv till kommunstyrelsen med förslaget att kommunstyrelsen beslutar om inköp av ett tekniskt system, e-arkiv. Kommunstyrelsen ansåg att det behövdes kompletterande uppgifter och analyser i beslutsunderlaget från kulturnämnden och återremitterade därför ärendet till kulturnämnden. För att vidare undersöka frågan har Stadskontorets e-utvecklingsavdelning påbörjat ett pilotprojekt tillsammans med stadsarkivet. Efter genomförd pilot kommer förvaltningen att återkomma till kulturnämnden med ett beslutsärende. Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att att godkänna informationen att uppdra åt förvaltningen att återkomma till kulturnämnden med ett beslutsärende efter pilotprojektets avslut samt att skicka informationen till kommunstyrelsen Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Genomförande av Arkivlösning Malmö ALMA Återremiss Stadsgemensamt e-arkiv Alma Projektplan pilotprojekt Beslutsplanering

2 Kulturnämnden (2) Ärendet Kulturnämnden beslutade att skicka ett förslag om ett införande av ett stadsgemensamt e-arkiv till kommunstyrelsen med förslaget att kommunstyrelsen beslutar om inköp av ett tekniskt system, e-arkiv. Kulturnämnden äskade om ett utökat kommunbidrag för år 2014 med tkr för detta ändamål samt föreslog att behovet av ökad finansiering 2015 och framöver enligt förstudien, beaktas i beredningen av budget för respektive år. Kommunstyrelsen ansåg att det behövdes kompletterande uppgifter och analyser i beslutsunderlaget från kulturnämnden och återremitterade därför ärendet till kulturnämnden för kompletterande beredning. För att vidare undersöka frågan har Stadskontorets e-utvecklingsavdelning påbörjat ett pilotprojekt tillsammans med stadsarkivet. Detta sker inom ramen för ordinarie utvecklingsarbete på avdelningen för e-utveckling. Stadsarkivet bidrar med personella resurser. Frågan om ett stadsgemensamt e-arkiv kommer att aktualiseras igen först efter en noggrann analys och utvärdering av pilotprojektet. Tidsplanen för genomförande av pilotprojektet är som följer. Avrop av e-arkiv Uppsättande av e-arkiv som tjänst Genomförd avställning av DocuLive Genomförande av pilot Dokumenterande av projektet Efter genomförd pilot hanteras ALMA vidare i reguljär budgetprocess inför budgetåret 2015 Ansvariga Elisabeth Lundgren

3 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar ALMA PILOT E-ARKIV Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

4 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar Innehållsförteckning 1. Basfakta Bakgrund till projektet Beställare Finansiering Effektmål Samverkan med andra projekt och organisationer Intressentanalys Förslag på olika lösningsalternativ Projektmål Projektmål Leveranser Leveransförteckning Leveransbeskrivningar Avgränsningar Ekonomisk kalkyl Konsekvensanalys SWOT-analys Projektets omfattning Tidplan/Milstolpeplan Kostnader Resurser Övriga krav och restriktioner Begrepp och definitioner Bilagor... 7 Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

5 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar 1. BASFAKTA 1.1. Bakgrund till projektet Stadsarkivet och Stadskontoret önskar genomföra test och utvärdering av införande av e- arkivlösning för Malmö Stad. Långsiktigt har Malmö Stad behov av att kunna lösa arkivering av information från ett stort antal strategiska IT-system, projektet genomförs för att organisationen ska kunna få sådan kunskap om området så att större genomförandeprojekt kan bedrivas. Som bakgrund till projektet ingår också en medetenhet om att det finns författningsenliga skäl till att Malmö stad uppfyller det regelverk som finns föreskrivet i gällande lagstiftning exempelvis: Tryckfrihetsförordningen; Offentlighets- och sekretesslagstiftningen och Arkivlagen. Lagstiftningen är oberoende av huruvida allmänna handlingar är upprättade digitalt eller på papper, och kräver att Malmö stad långsiktigt kan garantera medborgarnas rätt till insyn oavsett på vilket media handlingarna är genererade. Val av IT-stöd för avställning (arkivering) av information grundas på att: - Systemet ställs nu av från produktion - Ägs av Stadskontoret - Höga licenskostnader - Ett av de verksamhetskritiska systemen stadens allmänna diarium - Informationsutredning genomförd - DocuLive uppbyggd kring strukturerad informationsstruktur 1.2. Beställare IT Direktör och Stadsarkivarie 1.3. Finansiering Den totala kostnaden för projektet beräknas till kr, projektet finansieras via medel till IT-direktörens förfogande Effektmål Projektets effektmål är att ge Malmö Stad underlag för att gå vidare med genomförandeprojekt av e-arkivering. Piloten bidrar till att förankra och förbereda organisationen på införandet av en e-arkiv tjänst samt medför till att bygga kunskap hos projektgruppen inför framtida genomförandeprojekt. Genom framgångsrikt genomförande av projektet så kan vissa långsiktiga effektmål uppnås, dessa kan dock inte full uppfyllas förrän det efter piloten påföljande genomförandeprojektet är genomfört: - Minskade licens- och lagringskostnader - Underlättande av handläggning och arkivläggning - Ökad tillgänglighet för medborgare, företagare och myndigheter Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

6 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar 1.5. Samverkan med andra projekt och organisationer Samverkan sker med förvaltningsorganisation DocuLive Samverkan sker med det stadsområde som genomför pilot av avställning 1.6. Intressentanalys Stadskontoret Stadsarkivet Stadsområde 2. FÖRSLAG PÅ OLIKA LÖSNINGSALTERNATIV Avrop av SKL:s ramavtal E-Arkiv Avrop av kammarkollegiets ramavtal E-förvaltningsstödjande tjänster 3. PROJEKTMÅL 3.1. Projektmål Projektmål utgörs av: - Genomfört test av e-arkiv som tjänst - Testat avställning av begränsad del av DocuLive - Bedrivit Pilotinförande och testande på minst ett stadsområde/förvaltning - Skapat skriftlig rekommendation inkluderandes utvärdering av piloten för framtiden - Upprättat förslag på förvaltningsorganisation - Upprättande av budget för genomförandeprojekt - Utföra tester avställningsmetod för e-arkivering - Dokumentera synpunkter från berörda verksamhetsföreträdare som genomförde testning - Projektdokumentation inklusive projektrapport och rekommendationer för genomförandeprojektets förvaltnings- och finansieringsmodell 3.2. Leveranser Leveransförteckning ID Leverans Beskrivning Kommentarer 1 Test av införande av E- arkiv 2 Test ställa av data från DocuLive Omfattar även dokumentation till styrgrupp I enlighet med FGS, eller motsvarande, dokumentation 3 Återsökningstest Utföra söktester på data som är Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

7 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar ID Leverans Beskrivning Kommentarer 4 Utvärderingsrapport från verksamhetsföreträdare bevarat i e-arkivet, sökrapporter Synpunkter från verksamhetsföreträdare 5 Projektrapport Dokumentation av projektet, Förslag på förvaltningsorganisation, Detaljerad beskrivning av kostnader, Förslag till finansieringsmodell, Förslag på framtida avställningsplanering Återsökningsmöjligheter, användarvänlighet, behörighetshantering, vidareutvecklingsbehov Leveransbeskrivningar Utvärderingsrapport Projektrapport 3.3. Avgränsningar Genomföra test av avställning av begränsad del av DocuLive 4. EKONOMISK KALKYL Det finns inga tydliga intäkter från pilotprojektet. Kostnaderna omfattar dock utvecklande av avställningsmetod för DocuLive som går att utnyttja i nästa etapp där vinsterna består i upphörda licens(användar/drift)- och driftskostnader. Kostnader är svåra att beräkna utan att ha genomfört avrop med förnyad konkurrensutsättning. Utifrån andra kommuner uppskattas de till ca 1MSEK: Om kostnadsbilden visar sig vara markant annorlunda måste projektets genomförande övervägas. 5. KONSEKVENSANALYS Genomförande av projektet medför att andra gallringsutredningar av digital information får genomföras senare. Genomförande medför också att deltagande i råd/stödverksamhet till stadens förvaltningar i bevarande av digital information får ske i begränsad omfattning. Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

8 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar 6. SWOT-ANALYS Styrkor Svagheter Möjligheter Hot DocuLive har en drivande systemförvaltare och resursen finns inom eutvecklingsavdelningen. Stadsarkivet har hög kompetens inom området. Projektet bedrivs i samverkan mellan Stadskontoret och Stadsarkivet. Vi har inte genomfört detta tidigare Upphandlingsfunktionen har väntetider SKL har ramavtal. Det finns erfarenhet inom den kommunala sektorn inom området Tekniska lösningarna har mognat, det är möjligt att avropa färdig tjänst Kostnadsbilden blir inte helt tydlig förrän avropsarbetet är färdigt 7. PROJEKTETS OMFATTNING 7.1. Tidsplan/Milstolpeplan Avrop av e-arkiv Uppsättande av e-arkiv som tjänst Genomförd avställning av DocuLive Genomförande av pilot Dokumenterande av projektet Kostnader ca 1MSEK 7.3. Resurser Roll/namn Ansvar Befogenheter Kommentar 1 Projektledare Petter Björkstrand 2 IT-arkivarie Henrik Othén 3 Projektstöd Linda Schön Leverantörsresurser Upp till leverantör 1 Systemavställning Niklas Pålsson Arkivarie Registrator/handläggare 5 Verksamhetsföreträdare Stadsområdesrepresentanter Testande Testande Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

9 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar 7.4. Styrgrupp Bo Källmark, Adam Hidestål, Thomas Bärring och Ulla-Karin Holmberg 7.5. Referensgrupp Ledningsgrupp e-samhället, systemägare för Prima, A+, Origo samt representant från Gatukontoret (vem frågar om de kan/vill delta?) 8. ÖVRIGA KRAV OCH RESTRIKTIONER 9. BEGREPP OCH DEFINITIONER Begrepp FGS DocuLive Beskrivning Förvaltningsgemensamma specifikationer, avser en metadatastandard rekommenderad av Riksarkivet Malmö stads ärende- och dokumenthanteringssystem (allmänna diarium) ersattes av Platina. 10. BILAGOR Underskrift av Beställare Underskrift av Projektledare Namn Datum Namn Datum Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

10 Projektdirektiv Adam Hidestål Stadsarkivet (8) Projekt ALMA Pilot E-arkiv Noteringar Version 5.0 Copyright. Nyttjanderätt endast med skriftligt licensavtal från ProjektStegen Sverige AB.

11

12

13

14

15

16

17 Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (2) Vår referens Adam Hidestål Stadsarkivarie Adam.Hidestal@Malmo.se Tjänsteskrivelse Genomförande av Arkivlösning Malmö ALMA 911/ Sammanfattning En förstudie rörande möjliga val samt finansiering av teknisk arkivlösning Malmö (ALMA) har genomförts av Malmö stadsarkiv (MSA) under våren 2013, på uppdrag av Kulturdirektören Elisabeth Lundgren. Resultatet av förstudien samt förslag på åtgärder presenteras i och med denna tjänsteskrivelse för kulturnämnden, samt i e-beredningen, för att därefter gemensamt gå vidare för beslut i Kommunstyrelsen. Förstudiens rekommendation är att Kommunstyrelsen ska ge kulturförvaltningen i uppdrag att gå vidare med införandeprojekt avseende ALMA. Förstudien presenteras i bifogad förstudierapport. För att uppfylla kraven på en tidsenlig informationshantering föreslås införande av stadsgemensamt e-arkiv. Ett stadsgemensamt e-arkiv stärker och förbättrar rättsäkerhet och digital service gentemot stadens förvaltningar, medborgare och företagare, vilket också resulterar i omfattande kostnadsbesparingar. Enligt uppgifter från e-utvecklingsavdelningen/stadskontoret kan införande av stadsgemensam e-arkivlösning medföra besparingar på mellan Mkr/år för 20 verksamhetskritiska system. Besparingar om 1,5-2 Mkr/år inleds omedelbart efter det att den i förstudien föreslagna tekniska lösningen införts. Genomförandet Omvärldsanalysen har visat att det finns tekniska e-arkivslösningar som är flexibla och som lever upp till förvaltningarnas, allmänhetens och företagens omedelbara och långsiktiga behov. Inköp av ett tekniskt system, E-arkiv, som redan finns på marknaden ger både kortsiktiga och långsiktiga fördelar i jämförelse med egenutvecklat tekniskt e-arkiv eller samutvecklat/samägande tillsammans med andra myndigheter. En licensprodukt, bedömer arbetsgruppen, fullbordar och säkrar den metod för informationshantering som MSA arbetat fram och som sedan årsskiftet 2012/13 praktiseras gentemot förvaltningarna. Kostnader för inköp samt drift av systemet beräknas uppgå till tkr 2014:

18 Inköp & installation: tkr, avskrivning på fem år med 4,75 % ränta ger en kapitalkostnad om 650 tkr/år. Konsultkostnader: tkr Leverans av system till e-arkiv: 500 tkr Driftskostnad för första året: 250 tkr Malmöanpassad systemdokumentation: 100 tkr Utökad personalkostnad: 700 tkr Total kostnad för 2014: tkr 2 (2) År 2015 beräknas kostnaden till tkr. År 2016 beräknas kostnaden till tkr. År 2017 beräknas kostnaden till tkr. Förslag till beslut Kulturnämnden föreslås besluta att föreslå kommunstyrelsen att besluta om inköp av ett tekniskt system, E-arkiv att bevilja kulturnämnden ett tillfälligt ökat kommunbidrag 2014 med tkr att behovet av ökad finansiering 2015 och framöver enligt förstudien, ska beaktas i beredning av budget respektive år att stadens förvaltningar efter införande av ett stadsgemensamt e-arkiv åläggs att tillsammans med stadsarkivet utreda vilken digital information som ska bevaras i det stadsgemensamma e- arkivet Kulturnämnden föreslås besluta att skicka ärendet vidare till kommunstyrelsen för beslut samt att justera paragrafen omedelbart Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Genomförande av Arkivlösning Malmö ALMA Förstudierapport ALMA Arkivlösning Malmö Beslutsplanering Kulturnämnden Ansvariga/beställare Elisabeth Lundgren Kulturdirektör

19 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö ALMA Arkivlösning Malmö Förstudierapport

20 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Basfakta Bakgrund till projektet Beställare av införandeprojektet Finansiering Effektmål Samverkan med andra projekt och organisationer Intressentanalys Beskrivning av olika lösningsalternativ Projektmål Projektmål Avgränsningar Leveranser Leveransförteckning Ekonomisk kalkyl Konsekvensanalys SWOT-analys Projektets omfattning Tidsplan Kostnader Beräknad vinsthemtagning för Malmö stad åren Projektorganisation Kritiska framgångsfaktorer Säkerhet och Sekretess Legala frågor Riskanalys Referenser... 13

21 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö 1. SAMMANFATTNING Förstudien föreslår att stadsarkivet ges i uppdrag att för stadens samlade räkning lösa de problem som finns när det gäller det tekniska bevarandet och att skötsel, förvaltning och utveckling av e-arkivet ligger i stadsarkivets framtida uppdrag. Det möjliggörs genom inköp av licensierade e-arkivprodukter med tillhörande tjänster. Malmö stad står inför stora utmaningar i form av att leva upp till dagens medborgerliga förväntningar, rättsliga krav och förvaltandet av framtidens kultarv i digital form. Den digitala hanteringen av information blir alltmer omfattande och för att kunna leva upp till rättsliga krav, samt tillgodose förvaltningarnas och allmänhetens behov måste Malmö stad kunna ta hand om den information som ska bevaras i en teknisk e-arkivlösning. Det är dyrt att vänta med en sådan lösning eftersom licens- och driftkostnader är oerhört betungande för förvaltningarna. Vidtas inte åtgärder för att långsiktigt stärka rättsäkerheten riskerar Malmö stad och servicen gentemot dess medborgare och företagare i staden att drabbas av informationsförluster med allvarliga konsekvenser. Bristande informationshantering leder också till otydliga kommunikationsvägar. För att snabbt kunna möta ett uppdämt behov av ett stadsgemensamt e-arkiv föreslås här att en färdig produkt ska upphandlas. För att förbättra och effektivisera den interna informationshanteringen i Malmö stad ur ett kostnadsrationellt, rättssäkert och serviceorienterat perspektiv, visar förstudien med omvärldsanalysen som grund, att ett e- arkiv bör införas. Genom införande av ett stadsgemensamt e-arkiv och val av licensierade produkter och tjänster uppnås följande mål: Kostnadsrationalitet ett stadsgemensamt e-arkiv Stärker rättsäkerhet Ger omedelbara vinsthemtagningar Ökar hållbarhet över tid Gemensam hantering skapar få organisatoriska flaskhalsar och tydlig roll- och ansvarsfördelning Snabbt införande, flexibilitet och skalbarhet vad gäller vilka tjänster som vi utnyttjar Förbättrad medborgarservice och motsvarar serviceambitionsnivå (ökad tillgänglighet för medborgare, företagare och förvaltningar) Uppfyller svenska och internationella standarder Kompletterar/färdigställer informationshanteringsmetoden till fullständig informationshanteringskedja Kulturförvaltningen kan, genom stadsarkivet och den kompetens som finns där, utgöra den samlade resursen att hantera hela stadens problem. Med de lärdomar som kan dras från Stockholm konstateras att stadsarkivet efter genomfört införande bör ansvara för förvaltningen och utvecklingen av e-arkivet. Vårt förslag är också att Malmö stad i likhet med ex. Stockholm köper färdiga tekniska produkter med tillhörande tjänster som sedan anpassas efter Malmö stads specifika förhållanden. Denna lösning möjliggör ett relativt snabbt införande och är ekonomiskt att

22 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö föredra. En annan fördel med inköp och anpassning av färdiga tekniska produkter och tjänster är att införande av lösningarna kan ske under 1:a halvåret BASFAKTA 2.1. Bakgrund till projektet Stadsarkivet önskar under införa e-arkiv för Malmö stad. Införandet kommer att ske under projektnamnet ALMA Arkivlösning Malmö. I takt med att IT-stöd tas ur drift uppkommer krav på att långsiktigt digitalt bevara den information som lagrats i dessa system. Det är nödvändigt både för stadens medarbetares behov, allmänhetens behov av tillgång till information och för den framtida forskningen att informationen bevaras. Dessa krav ställs på alla verksamheter i Malmö stad. Digital informationshantering har medfört förändringar och förväntningar på hur information ska återsökas, samt kraven på ett hållbart långsiktigt digitalt bevarande. - Den digitala informationsmassan ökar i omfattning medan den pappersbaserade minskar. - Malmö stad har blivit helt beroende av tillgång till digitalt lagrad information. - Digital information förväntas göras internt och externt tillgänglig. - I takt med att Malmö stad har bytt ut äldre system så uppstår en situation med dubbel drift och lagring, dels systemet som staden använder, dels det äldre (obsoleta) systemet som endast får fortleva så att informationen i det inte går förlorad. Om ingen lösning skapas kommer Malmö att ställas inför en rad problem: - Att inte skapa en lösning är många gånger mer kostsamt än att finna en lösning. Kostnader för licenser och drift av obsoleta verksamhetssystem är avskräckande och ständigt växande. Ett samlat intryck från omvärldsanalysen är att införande av e- arkivlösning tillsammans med intilliggande rutiner och metoder innebär en kraftig besparing för organisationen. - En strategi för informationsbevarande som baseras på fortsatt drift av obsoleta system medför ett antal risker, informationen blir otillgänglig i takt med att personal med nyckelkunskaper slutar, oönskad och olovlig gallring uppstår när det inte längre går att underhålla eller drifta äldre tekniska lösningar. - Informationen lagras ostrukturerat och i oönskade format och miljöer och blir därför snart oöverblickbar, osökbar och/eller felaktigt sökbar för obehöriga användare. - Malmö stad kan inte leva upp till krav, behov och förväntningar på snabb, riktig och relevant informationstillgång från vare sig staden själv, dess medborgare eller omvärlden. Den snabba tekniska utvecklingen inom informationshanteringen gör att tidsspannet för ett systems användande är kort - inga eller mycket få av de produktionssystem som vi idag använder säkerställer att information kan läsas eller återfinnas efter en relativt kort tid - ens år. För att lösa dessa problem har ett antal myndigheter under de senaste fem åren infört e- arkiv. Införandet har skett på olika sätt, antingen genom egenutveckling av anställd personal,

23 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö samutveckling tillsammans med andra myndigheter/organisationer eller under de senaste åren genom inköp och anpassning av färdiga kommersiella produkter. Vilket val respektive myndighet gjort har utgått från respektive myndighets särskilda förhållanden, krav och behov. Införandet och förvaltningen av e-arkivet bör hanteras på ett ställe i staden. Stordriftsfördelarna i central hantering är kraftiga, för varje förvaltning skulle detta bli en sällanhanterad fråga där hanteringen skulle bestå av små volymer, det skulle vara svårt att få kontroll på hanteringen och det skulle vara svårt att kunna upprätthålla en tillräckligt hög kompetens. Dessutom kommer det att finnas behov av en stadsgemensam lösning för de stadsgemensamma systemen även om de olika förvaltningarna självständigt hade infört egna lösningar. Vårt förslag är att Malmö Stadsarkiv ges i uppdrag att för stadens samlade räkning lösa de problem som finns när det gäller det tekniska bevarandet, vidare föreslår vi att förvaltning och vidareutveckling av e-arkivet och dess regelverk ligger i stadsarkivets framtida uppdrag. Vi föreslår därför att kommunstyrelsen (KS) ska fatta beslut om ett införandeprojekt av e- arkivlösning, och att KS även fattar beslut om hur införandeprojektet ska finansieras. Vidare föreslår vi att KS också ska fatta beslut rörande leveransplikt av den digitala information som utgör allmänna handlingar. Till denna tekniska lösning kopplas sedan de redan färdigutvecklade modeller för avställning av information som redan utvecklats vid Malmö Stadsarkiv. Sammantaget skapar detta en sammanhållen process för informationsvärdering och långtidslagring av digital information Beställare av införandeprojektet Kommunstyrelsen 2.3. Finansiering Kommunstyrelsen föreslås besluta om hur införandeprojektet ska finansieras. Kommunstyrelsen föreslås besluta om hur ALMA ska finansieras efter projektets avveckling Effektmål - Att skapa möjlighet till långsiktigt digitalt bevarande för digital information i Malmö Stad. - Att skapa förutsättningar för långsiktigt ekonomiskt hållbar digital informationshantering genom möjlighet att ställa av obsoleta system - Att förbättra återsökbarhet av äldre digital information, till gagn för såväl staden som dess medborgare. - Att uppfylla gällande lagstiftning Samverkan med andra projekt och organisationer Samverkan kommer att ske med Stadskontoret. Förslag till första system för avställande är DocuLive. Avrop av e-arkivsprodukt kommer att ske i samverkan med centrala upphandlingsenheten och baseras på nytt ramavtal från SKL Intressentanalys Samverkan ska ske med ansvariga för DocuLive så att avställning sker på sådant sätt att deras behov tillgodoses.

24 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö Stadens behov av historisk bilddatabas ska tillgodoses Staden har behov av långsiktigt lösning för att minska licenskostnader för obsoleta informationssystem. Detta behov kommer att prioriteras. 3. BESKRIVNING AV OLIKA LÖSNINGSALTERNATIV I samband med att svenska myndigheter har fört in e-arkivlösningar har de valt mellan tre huvudalternativ: - Utveckling med hjälp av egen teknisk kompetens eller utveckling med hjälp av inhyrda konsulter (ex. Stockholms läns landstings (SLL) e-arkiv, Region Skåne E-arkiv) - Samutveckling tillsammans med externa myndigheter (ex. SYLL, R8-Earkiv) - Köp av färdig teknisk produkt (ex. Ale kommun, Borås, Rikspolisstyrelsen, Stockholms stad, Naturvårdsverket) Varje alternativ ger olika för- respektive nackdelar samt ställer olika krav på respektive organisations förutsättningar. Utveckling med hjälp av egen teknisk kompetens: Fördelar: Lösning skräddarsydd till egna behov, leverantörsoberoende, inga licenskostnader Nackdelar: Kan bli kostnadsdrivande, kan bli begränsande lösning Krav: Intern organisation för teknisk utveckling och tekniskt underhåll Ex. SLL earkiv. 1 Lösningen används sedan 2007 av Stockholms läns landsting för slutarkivering av patientjournaler. Totalt omfattar arkivet ca 300 miljoner poster och används ca 2500 gånger/dag. Drift är utlokaliserad till Tieto medan vidareutveckling hanteras av konsulter och konsultbolag. Konsekvenser av egenutvecklad lösning är behov av anställda IT-tekniker och omfattande konsultinsatser. SLL har aktivt eftersträvat att etablera konsortium eller samarbeten kring sin lösning, något som dock försvårats av den specialiserade inriktningen på e-arkivet. Utveckling tillsammans med andra myndigheter, alternativ ingående i färdigt konsortium Fördelar: Mycket snabbt deltagande, inga licenskostnader, leverantörsoberoende Nackdel: Anpassning till lösning avsedd för andras behov, äger inte utvecklingen, Kan bli kostnadsdrivande, dyr inträdesbiljett, tar tid att få gehör för behov av utveckling Krav: Intern organisation för teknisk utveckling och tekniskt underhåll Ex. SYLL 2. Lösningen är i pilotdrift sedan 1/ Lösningen utvecklades av 8 olika lärosäten på uppdrag av direktörsgruppen inom SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund). Lösningen baserad på tanke om generellt e-arkiv för alla former av digital information. I dagsläget integration genomförd gentemot laboratoriesystem för

25 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö forskningsinformation. Erfarenheterna från SYLL-projektet är att det finns fyra punkter som måste vara uppfyllda för att ett fungerande konsortium ska kunna komma till stånd: o o o o Gemensamt engagemang Gemensam målbild Gemensamt överenskommen karta Kompromissvilja Det visade sig också under projektgenomförandet att två av de lärosäten som var med om att etablera samarbetet lämnade projektet medan två andra kom till. Under förutsättning att deltagare i konsortium uppfyller dessa fyra punkter så är konsortiet en framkomlig väg, de befintliga konsortierna är dock inte av den karaktären att de riktigt passar in på Malmös framtida behov. R8E-arkiv har stort fokus på patientjournalshantering medan SYLL har en strategisk inriktning på att bli del av den nationella infrastrukturen för forskning. Köp av färdig teknisk produkt: Fördelar: Snabbt införande, stora möjligheter att köpa tjänster, möjlighet till stegvist införande genom skalbarhet och flexibilitet, finns färdiga tekniska produkter på marknaden, används av ett antal kommuner och även statliga myndigheter, möjligheter till samverkan, möjlighet att etablera användarnätverk med andra brukare, i enlighet med SKLs intentioner, i enlighet med praxis i Malmö Stad. Nackdelar: Är en färdig produkt som måste anpassas och byggas på med ex. bildhantering, beroende av leverantör, licenskostnader Krav: teknisk- och arkivkompetens hos den del av staden som är systemansvarig, enligt Stockholm i praktiken ett stadsgemensamt e-arkiv. Ex. Stockholms stad 3 Stockholms stad utvecklade i samarbete med Ida Infront en teknisk produkt kallad iipax archive 4, denna lösning erbjuds nu som färdig produkt. I dagsläget har E-arkiv Stockholm tagit mot leveranser från åtta olika förvaltningar, bland leveranserna finns bland annat diarieföringssystem, personaladministrativa system och ritningsregister. Bland de lärdomar som kan dras från arbetet i Stockholm ingår att införande av e-arkivering bör ingå i en informationshanteringskedja. I Malmö Stad har vi redan utvecklat de första delarna genom att lägga till en e-arkiveringsprodukt skulle vi också kunna få en heltäckande process. Analys och förslag Vårt förslag är att Malmö stad i likhet med ex. Stockholm, Ale, Borås m.fl. köper färdig teknisk produkt med tillhörande och tänkbara tjänster och sedan anpassar den efter Malmö stads specifika förhållanden. Denna lösning möjliggör ett relativt snabbt införande och är ur ett kostnadsrationellt och serviceorienterat perspektiv att föredra. Genom att välja denna lösning kan också samverkansfördelar med andra kommunala e-arkivlösningar hittas och vi öppnar upp för framtida möjligheter till samverkan med andra kommuner i regionen

26 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö Eventuella fördelar som kunnat finnas med egenutveckling hade medfört höga ekonomiska kostnader samt ställt krav på införande av en permanent utvecklings- och driftorganisation inom staden. Samma behov av intern utvecklingsorganisation gäller för samägande- och samarbetsprojekt med andra externa myndigheter. En stor nackdel vid ingående i konsortielösningar som också upptäcktes av R8E-Arkiv var hantering av olikartade utvecklingsbehov, hur undvika att den egna organisationens behov kommer långt ner i prioriteringsordningen när flera andra intressenter har gemensamma behov? Här är det komplicerande för Malmö Stad att de två ledande konsortierna har andra huvudmän, SYLL är ett statligt projekt utvecklat med forskningsbehov i fokus och R8E-arkiv är ett landstingskommunalt konsortium med huvudsyfte att bevara och tillhandahålla patientjournaler. Genom att göra avrop av färdig teknisk produkt kan Malmö Stad också tillgodogöra sig av det arbete som utförts vid Stadskontoret i dess deltagande av det gemensamma SKLprojektet SKL E-arkiv. 5 En annan fördel med inköp och anpassning av färdig licensierad teknisk produkt är att införande av teknisk e-arkivlösning kan ske under 1:a halvåret De leverantörer som finns på marknaden kan erbjuda omfattande tjänsteinnehåll, möjlighet att avropa sådana tjänster bör vara viktig faktor vid val av leverantör. Erfarenheten från Stockholm var att det var viktigt att frågorna hanterades samlat. De är inte lämpliga att lämpliga att besvara i varje förvaltning utan här måste staden finna en gemensam lösning. Genom att komplettera detta med leveransplikt för förvaltningarna maximeras stadens samlade nytta, såväl ekonomiskt som laguppfyllnadsmässigt. 4. PROJEKTMÅL 4.1. Projektmål Under första halvåret genomföra installation av teknisk produkt samt komplettera den med integration med bilddatabas för att skapa heltäckande teknisk e-arkivlösning. Under 2014 genomföra minst en integration av produktionssystem och i samverkan med systemägare till detta system genomföra pilot för att kontrollera systemfunktionalitet Avgränsningar Förändring av verksamhetsprocesser ingår inte i projektet Leveranser Leveransförteckning ID Leverans Beskrivning Kommentarer 1 Avrop mot SKLs Avropsarbete I samverkan med central 5

27 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni (14) Henrik Erngren ngen Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö ID Leverans Beskrivning Kommentarer ramavtal 2 Införande av e-arkiv Införande av e-arkiv, hantering av frågor om behörigheter 3 Integration med bilddatabas 4 Avställning och integration Integration av bilddatabashanterare i e-arkivet Avställning och integration av upphört produktionssystem 5 Pilot Test av produkten och integrationen 6 Utvärdering av pilot Slutrapportering upphandlingsfunktion I samverkan med leverantör Samverkan mellan leverantörer Förslag DocuLive Samverkan med systemägare till upphört produktionssystem 5. EKONOMISK KALKYL Den stora ekonomiska vinsten vid införande av e-arkivering ligger i minskade licenskostnader. Beroende på att Malmö Stads IT-stöd för systemtillgångar ifacts håller på att uppdateras är det inte möjligt att göra en noggrann kalkylering av hur stora besparingar som går att göra genom att låta besparingar av licenser finansiera e-arkivering, erfarenheterna från Region Skåne och Stockholms läns landsting talar om breakeven på tvåtre år, därefter utgör e-arkivet en ren besparing för staden. Malmö stad har identifierat ett tjugotal system som omedelbart behöver tas om hand. Enligt Stadskontorets e- utvecklingsavdelning så är besparingar i licenskostnader på mellan 1-1,5 Mkr/system/år att betrakta som normalt, något som också stämmer in på de två referenssystemen Prima och DocuLive. 6. KONSEKVENSANALYS Konsekvenser av införande av e-arkiv: - Staden kommer långsiktigt att få minskade licens och driftkostnader för obsoleta system - Staden kommer att bli bättre kravställare vid utveckling och upphandling av IT-stöd, eftersom vi redan i upphandling/utvecklingsskedets uppstart kan beskriva hur den digitala informationen ska gallras vid avställningar, samt hur informationen ska levereras och bevaras i e-arkivet. - Stadsarkivets uppdrag kommer att utökas med ansvar för e-arkivering av upphörda system. Detta kommer att medföra behov av en utökning av stadsarkivets personalstyrka. - Informationsvärdering kommer att genomföras redan vid införande av nya IT-stöd för att redan då identifiera huruvida de kommer att hantera allmänna handlingar som långsiktigt ska bevaras i e-arkivet - Pappersarkivering kommer att minska vilket långsiktigt också minskar behov av arkivlokaler i verksamheterna

28 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni Henrik Erngren ngen (14) Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö 7. SWOT-ANALYS Styrkor (I) Stadsarkivet har hög kompetens inom området Kostnadsbilden har avsevärt förbättrats, det går att visa på att införande av e-arkivering långsiktigt innebär en besparing för Malmö Stad Det finns ett intresse för frågorna inom organisationen Svagheter (I) Det finns en bristande kunskap om problemområdet utanför Stadsarkivet och Stadskontoret Vi saknar idag heltäckande register som dokumenterar de behov som finns inom staden, detta riskerar att minska vinsterna som staden kan få av ett införande Det finns en begränsad personalstyrka på Stadsarkivet med tillräcklig kunskap inom området, om personal slutar kommer genomförandet av e- arkivlösning att ta längre tid Möjligheter (E) Området har mognat. Det finns färdiga tekniska lösningar och tjänster att avropa. Hot (E) Det finns möjligheter att hitta samverkan med andra organisationer Ett lyckat genomförande inom kostnadsram är beroende av externa leverantörer samt vilket tjänsteutbud som de kan tillhandahålla 8. PROJEKTETS OMFATTNING 8.1. Tidsplan Genomförandet av Alma sker i följande etapper: Etapp 1) Förstudie våren genomförd Etapp 2) Avrop av E-arkivlösning på ramavtal från SKL med stöd av Upphandlingsenheten höst 2013-vår 2014 Etapp 3) Genomförandeprojekt utfört av MSA med stöd av e-arkivsleverantör vår och höst 2014 Etapp 4) Projektavveckling och utvärdering av genomförandeprojektet 2015, 1:a kvartalet Etapp 5) Drift och förvaltning övergår till MSA Utförligare beskrivning av etapperna Etapp 1.) Förstudie Avrapporteras med denna rapport.

29 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni Henrik Erngren ngen (14) Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö Etapp 2.) Upphandling Givna förutsättningar formulerade i kravspecifikationsarbetet ligger till grund för upphandlingsarbete. Under hösten 2013 fattas beslut om Malmö stad ska genomföra egen upphandling eller om Malmö väntar in SKL:s upphandling av e-arkiv vilken planeras vara färdigställd till juni/juli Upphandling bedrivs i samverkan med centrala upphandlingsenheten på Malmö stad. Förstudiens slutsats är att resultat av SKL:s upphandlingsarbete bör inväntas. Etapp 3.) Genomförandeprojekt Först i det här skedet formaliseras ett projekt och projektplan. En leverantör kommer att ange vad som krävs för ett lyckat genomförande. MSA kommer att behöva utse en lämplig kandidat (t.ex. Doculive) att testa mot - levererans till den tekniska lösningen. Notera: Arbete i projektform, med möjlig förankring i andra organisatoriska delar, först nödvändigt i genomförandedelen eftersom det är här som tekniska förutsättningarna är angivna/klara och underbyggda. Etapp 4.) Projektavveckling och utvärdering av genomförandeprojektet Projektledaren godkänner systemleverans från systemleverantör Systemägare för pilotsystem godkänner leverans av information i integrerat system Slutrapport över projektet upprättas och ekonomisk rapportering sker. Etapp 5.) Drift och förvaltning övergår till MSA E-arkiv är infört och förvaltas av Malmö stadsarkiv Kostnader 2014 Inköp & installation: tkr, avskrivning på fem år med 4,75 % ränta ger en kapitalkostnad om 650 tkr/år. Konsultkostnader: tkr Leverans av system till e-arkiv: 500 tkr Driftskostnad för första året: 250 tkr Malmöanpassad systemdokumentation: 100 tkr Utökad personalkostnad: 700 tkr Total kostnad för 2014: tkr 2015 Driftkostnad: 400 tkr Personal: 700 tkr Systemavställning: 600 tkr Kapitalkostnad: 650 tkr Total kostnad för 2015: tkr

30 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni Henrik Erngren ngen (14) Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö 2016 Driftkostnad: 600 tkr Personal: 700 tkr Systemavställning: 600 tkr Kapitalkostnad: 650 tkr Total kostnad för 2016: tkr 2017 Driftkostnad: 800 tkr Personal: tkr Systemavställning: 600 tkr Kapitalkostnad: 650 tkr Total kostnad för 2017: tkr Kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen att besluta att projektet ska finansieras genom en utökning av kulturnämndens kommunbidrag Beräknad vinsthemtagning för Malmö stad åren Det finns åtminstone 20 kritiska system som måste tas om hand inom en snar framtid. Två exempel: Redan avvecklat (passivt) system A+ (Malmö stads tidigare ekonomisystem) Ett av flera avvecklade system, exempelvis A+ ligger fortsatt med dryga kostnader och väntar på att kunna leverera informationen till ett e-arkiv. Kostnader för IT-stödet idag är uppdelat i licens- och underhållskostnader uppskattningsvis mellan 300 tkr-500 tkr/år, samt driftskostnader på 365 tkr/år. Sammanlagt 665 tkr-865 tkr/år för ett redan avvecklat system (passivt). Planerad avveckling av (aktivt) system DocuLive DocuLive hålls aktivt parallellt med Platina under ytterligare ett års tid för att överbrygga övergången till Platina (möjliggöra sökningar efter nyligen avslutade ärenden). Dagens uppskattade kostnadsbild är totalt tkr/år. Kostnader E-arkiv/år < i jämförelse med > Besparingar, ex. A+ & DocuLive År tkr År tkr tkr År tkr Fyra nya IT-stöd arkiveras år 2015 År tkr tkr År tkr Sex nya IT-stöd arkiveras per år från 2016 År tkr tkr År tkr År tkr tkr Totalt tkr Totalt tkr tkr

31 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni Henrik Erngren ngen (14) Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö 8.4. Projektorganisation Styrgrupp: Kulturdirektören, IT-direktören, chef eutveckling Malmö och Stadsarkivarien Projektledare: Petter Björkstrand, Malmö stadsarkiv Projektdeltagare: Henrik Erngren, Malmö stadsarkiv Ansvarig för system utvalt för integration IT Jurist Kommunikatör Upphandlare Referensgrupp Leverantör av IT-stöd, Leverantör av teknisk e-arkivlösning, Infrastruktur, Lagring, behörighet För att hjälpa projektet vid behov För upprättande av kommunikationsplan För att bistå med upphandlingskompetens Användare av pilot 9. KRITISKA FRAMGÅNGSFAKTORER Att kommunstyrelsen fattar beslut i ovan nämnda beslutspunkter. Finansiering av den tekniska e-arkivslösningen, införandeprojektet samt hur den tekniska e- arkivslösningen ska finansieras efter projektet har avvecklats. Att personalen bereds tid för arbetet. Att berörda expertfunktioner kan avsätta tid. 10. SÄKERHET OCH SEKRETESS Ingår i SKL:s kravspecifikation 11. LEGALA FRÅGOR Ingår på ett övergripande plan i SKL:s kravspecifikation, men enskilda frågor kommer att behöva hanteras inom ramen för införandeprojektet. 12. RISKANALYS Att kostnad för avrop av system underskattats. Åtgärd: Begränsat införande Att nyckelpersoner slutar. Åtgärd: Förlängd införandetid 13. REFERENSER Ale kommun Borås stad Inspektionen för strategiska produkter Migrationsverket Naturvårdsverket Region Skåne E-arkiv Rikspolisstyrelsen Stockholms läns landsting SLL

32 ALMA Adam Hidestål, Petter Björkstrand, Kulturförvaltni Henrik Erngren ngen (14) Projekt DNR 911/ ALMA Arkivlösning Malmö Stockholms stad Skatteverket Syll-projektet