Effektiviseringsåtgärder för budget i balans

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2012/ Socialnämnden Effektiviseringsåtgärder för budget i balans Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna redovisade effektiviseringsåtgärder och ger socialförvaltningen i uppdrag att varje månad redovisa vad som görs för att effektivisera verksamheten. Bakgrund Mot bakgrund av att socialnämnden redovisat ett budgetunderskott för 2012 behöver kostnaderna minskas med ca 20 mkr för att budgeten ska komma i balans, ca 8 mkr inom LSS, ca 11 mkr inom IFO och ca 1 mkr inom gemensam verksamhet. Socialförvaltningen har fått i uppdrag att i februari 2013 redovisa förslag på omstruktureringar och effektiviseringar med medföljande konsekvensanalyser. Arbete med att effektivisera socialförvaltningens olika verksamheter är i full gång. Vissa åtgärder är vidtagna eller på gång att genomföras, medan andra kräver mer planering innan konkreta förslag kan presenteras. De förändringar som har genomförts bedöms inte påverkat kvalitén för brukarna/klienterna eller arbetsmiljön för personalen. Åtgärderna går också att mäta ekonomiskt. I övrigt är det för närvarande svårt att bedöma effekterna av alla åtgärder som planeras. Åtgärderna behöver främst bli mer konkreta, men det är även svårt att mäta resultatet innan förändringen är genomförd. I bifogad handling redovisas genomförda och planerade effektiviseringsåtgärder. Cecilia Frid Socialchef Bilagor Socialförvaltningen Fc Adress Box 834, Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel vx Cecilia.Frid@kalmar.se

2 Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2012/ , Socialnämnden Effektiviseringsåtgärder för budget i balans Bakgrund Mot bakgrund av att socialnämnden redovisat ett budgetunderskott för 2012 behöver kostnaderna minskas med ca 20 mkr för att budgeten ska komma i balans, ca 8 mkr inom LSS, ca 11 mkr inom IFO och ca 1 mkr inom gemensam verksamhet. 11 mkr motsvarar ca 11 årsplaceringar på HVB och 8 mkr motsvarar ca 17 årsarbetare. Socialförvaltningen har fått i uppdrag att i februari 2013 redovisa förslag på omstruktureringar och effektiviseringar med medföljande konsekvensanalyser. I ett omfattande effektiviseringsarbete är det flera delar som måste beaktas. Det är viktigt att de åtgärder som vidtas inte sätter klienters liv och hälsa i fara eller gör att lagkraven på kvalité inte kan efterlevas. Det är också viktigt att bibehålla en god arbetsmiljö för de anställda. Strävan är att optimera balansen mellan ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö. Resultatet av Kostnad per brukare (KPB) utgör grunden och är ett stöd i analysarbetet kring vilka åtgärder som ska vidtas. Resultatet i KPB anger inom vilka områden kostnaderna ligger högt och det ger också en överskådlig bild av hur olika typer av insatser mixas med varandra och på vilket sätt det påverkar kostnaderna. Det måste också tas i beaktande att om kommunen inte verkställer de insatser som personer har rätt till inom rimligt tid riskerar kommunen vite motsvarande de kostnader det medför att verkställa insatsen. Effektiviseringar inom LSS LSS-verksamhetens huvudfokus i effektiviseringsarbetet är insatsen bostad med särskild service där kostnaderna ligger högt och ytterfallen som är fler i jämförelse med andra kommuner. Med ytterfall menas ett ärende där kostnaderna för insatserna överstiger 1 mkr. Även om huvudfokuset ligger på bostad med särskild service och ytterfallen så pågår det också ett omfattande effektiviseringsarbete inom andra områden. Socialchef Socialförvaltningen Adress Box 834, Kalmar Besök Södra Långgatan 62 Tel vx Fax cecilia.frid@kalmar.se

3 2 (6) Bostad med särskild service Bostad med särskild service enl LSS i form av Gruppbostad, ligger som helhet över genomsnittet i KPB för 2011 (2688 kr/dygn för Kalmar, riket 2491kr) var skillnaden större, vilket innebär en positiv utveckling för Kalmar när det gäller KPB. Inom Servicebostad är medelkostnaden för Kalmar 1370 kr/dygn medan snittet i KPB är 1284 kr/dygn, dvs en mindre avvikelse jämfört med gruppbostad. Inom verksamhetsområde 4 (VO4), där majoriteten av LSS-bostäderna finns, är prioriteringen att minska kostnader på de gruppbostäder och servicebostäder som ligger högst i KPB, dvs Skogsbacka, Smedås och Målatorp. Här finns också de flesta ytterfallen i VO4 och det är också verksamheter som går att jämföra med varandra. En gemensam arbetsgrupp finns med ekonom och enhetschefer. Enhetscheferna har i sin tur en dialog ute i verksamheterna. Man arbetar med bemanningskraven via planeringsverktyget Timecare och via ett internt arbetsverktyg för att kunna minska antal årsarbetare (Åa). På Smedås har antal Åa minskat under 2012 från 20 till 18 och under hösten 2013 planerar verksamheten att minska personalresurserna ytterligare. Förändringen hittills innebär en minskad dygnskostnad på ca 450 kr/dygn. Arbetet har även gett effekter på Vasallgatan där personalresurserna minskat med 0.95 Åa och Adelgatan som sänkt med 0,3 Åa. Inom övriga boendeenheter arbetar man med att försöka knyta fler servicebostäder (och ev p-ass ärenden eller boendestöd) till befintliga bostäder. På så vis får varje boendeplats en lägre dygnskostnad. Man arbetar även med bemanningskrav, att effektivisera och att jobba mer med att utföra rätt insats. Det finns bostäder som ligger mkt bra till i KPB samtidigt som det finns andra jämförbara boenden som ligger sämre till här ska vi kunna lära av varandra och minska kostnader hos flera. Ambitionsnivån kan eventuellt behöva sänkas. Omsättningen på bostäder är generellt sett mycket låg inom LSSverksamheten. Boendesamrodnaren och enhetscheferna arbetar ständigt med att hålla alla platser fyllda. Emellanåt har det dock funnits tomma lägenheter. Gränden är ett boende som haft en tom lägenhet under en längre period. Under året kommer det att flytta in en boende, vilket sänker dygnskostnaden från ca 4300 till 3500 kr/dygn. Många brukare i gruppbostad är äldre och kommer i allt högre utsträckning att vara hemma/gå i pension de närmaste åren, vilket kräver en ökad personalbemanning på dagarna. Flera boenden är i praktiken äldreboenden idag. En träffpunktsverksamhet är på gång för att hålla kostnadsutvecklingen nere. För 2012 har VO4 haft endast en ny placering hos externa utförare. Denna gjordes efter noggrann prövning. Vid halvårsskiftet 2013 kommer en person med placering i annan kommun (ca 7200 kr/dygn) att flytta hem till Kalmar. Det ska lösas inom befintliga bostäder och dygnskostnaden kommer att minska med 30-50%. En placering har avslutats i februari (2755 kr/dygn) och ytterligare två placeringar planerar man att avsluta helt innan halvårsskiftet 2013 (2900 kr/dygn resp kr/dygn).

4 3 (6) Personlig assistans Inom verksamheten för personlig assistans koncentreras arbetet på att minska ytterfallen och kostnaderna för dessa. Arbete med att minska ytterfallen har lett till positiva resultat. Att motivera och hjälpa den enskilde att söka utökade timmar som bättre motsvarar behoven, samt vid behov stödja vid överklagande av beslut har resulterat i utökningar av beslut enligt Socialförsäkringsbalken (SFB) som motsvarar drygt 2 mkr i intäkter (två ärenden). I ett ytterligare ärende innebär nytt SFB-beslut att kostnaderna för 2013 blir halverade för kommunen, dvs. 1,2 mkr istället för det dubbla. En grundlig genomgång av alla assistansärenden i egen regi kommer under 2013 att göras utifrån en framtagen checklista. Därefter görs en bedömning av vilka åtgärder som behöver vidtas. Förberedande arbete har påbörjats för att koppla assistans- och ledsagarärenden till bostäder med särskild service. Målet är både att minska kostnader enligt KPB och att underlätta införande av Rätt till heltid inom alla verksamheter. Målet är också att avveckla en dagpatrull. Försäkringskassans snävare tolkningar av grundläggande behov fortsätter dock att resultera i fler beslut om personlig assistans enligt LSS. Under 2012 uppgick utökade kostnader med anledning av detta till 5,3 mkr. Arbete pågår med att ta fram ett underlag för ställningstagande om vilken nivå ersättningen till privata assistansanordnare ska ligga på avseende beslutade assistanstimmar enligt LSS. Socialpsykiatri Kostnaderna för boendestöd per timme är inte hög i Kalmar i jämförelse med andra kommuner. Däremot har Kalmar en hög andel brukare med många beviljade timmar, vilket leder till höga kostnader för boendestöd. I vissa fall är det mer kostnadseffektivt med ett boende istället för boendestöd. Trycket på bostäder är för närvarande mycket stort. Bristen på bostäder och långa projekteringstider vid nybyggnation, med många överklaganden i flera instanser, gör att det är svårt att få fram bostäder i den takt det skulle behövas. Arbete pågår med att få fram fler bostäder och med att effektivisera boendestödet. Två bostäder med särskild service startar i feb-13 och ett i feb-14. Varje möjlighet, vid nystart eller lediga bostäder för målgruppen, tas tillvara för att göra tänkbara omflyttningar utifrån både den enskildes behov och ekonomiska aspekter. Boendestöd är en svårplanerad insats, med personer som ska ha stöd från respektive boendestödsgrupp. Därför ska planeringsverktyget Laps Care prövas, för att se om det kan underlätta planering, förbättra kontinuitet och effektivisera personalresurserna. Även patrullverksamheten kommer att undersöka om Laps Care är ett hjälpmedel för sin planering. Förtätning som innebär att fler lägenheter/bostäder/boendestödsärende kopplas till en bostad med särskild service kommer att genomföras där det är möjligt. Under 2012 har en sådan förändring med utbyggnad av två stugor kopplade till en gruppbostad lett till lägre kostnad per brukare. Med en utökning av två boendeplatser minskades dygnskostnaden från 3100 kr/dygn till 2600 kr.

5 4 (6) Övriga områden inom LSS Inom barn- och korttidsverksamheten letar man andra lokaler för att kunna ta emot fler barn och unga och få ett bättre nyttjade av personalresurserna. Daglig verksamhet arbetar för att skapa fler företagsgrupper, individuella placeringar och lönebidragsanställningar. Även inom myndighetsutövningen pågår det en översyn av handläggning, utredning och bedömningar. Träffar planeras med handläggare från jämförelsekommunerna inom KKKVH. Uppföljningar av beslut ska göras mer regelbundet (finns i mål 2013) vilket troligen kommer att medföra att insatsernas inriktning/omfattning blir mer rätt i förhållande till stödbehoven. Öppna jämförelse visar att kommuner som gör regelbundna uppföljningar har generellt sett en bättre ekonomi. Effektiviseringar inom IFO Huvudfokuset på att sänka kostnaderna inom IFO ligger på att minska och korta institutionsplaceringar genom att förändra och anpassa insatserna på hemmaplan. Detta gäller både vuxen- och barn- och ungdomsvården. Resultatet av KBP visar att Kalmar har en väl utbyggd vård på hemmaplan samtidigt som man lägger mycket resurser på placeringar. En väl avvägd och anpassad vård på hemmaplan håller placeringskostnaderna nere. För att få ut mer av insatserna på hemmaplan behöver de bli mer flexibla och matcha behoven bättre. Flödet mellan utredning och insats behöver utvecklas och bli mer effektivt. För närvarande är det ett för stort glapp mellan utredning och insatserna, vilket leder till att möjliga lösningar på hemmaplan inte blir tillräckligt utredda. För att minska glappet krävs det ett närmre samarbete mellan utredning och insatserna. Insatserna behöver komma in mycket tidigare redan innan placeringen är ett faktum. Det ger insatserna en möjlighet att finnas med tidigt när behoven ska matchas med insatserna. Även i de fall en placering måste ske är det viktigt att insatserna kopplas på redan från start för att kunna förbereda en hemflytt så snabbt som möjligt. Arbete med att förtydliga flödet pågår. Tanken är att utredaren inte ska behöva ta ställning till vilken form av insats som ska sättas in, utan visa på vilket behov man tillsammans med klienten eller familjen ser. Beslutet om insats får ske med en vidare formulering än idag. Därefter är det insatsernas ansvar att forma den hjälp som behövs. I detta är det viktigt att öppna upp mellan de olika insatserna för att på olika sätt kunna kombinera kompetenserna. För att underlätta flödet mellan utredning och insats och för att kunna koppla ihop insatserna utan att allt för många personer blir inblandade krävs det en samordning. En person kommer att avsättas under 6 månader för att arbeta som samordnare och länk mellan utredning och insats, samt mellan de olika insatserna. Tanken är att utforma och testa en modell för samordning. Barn- och ungdomsvården Inom barn- och ungdomsvården pågår det ett arbete med att avsluta pågående institutionsplaceringar. Enhetscheferna för insatserna träffar regelbundet den enhetschef som håller i uppdraget kring färre och kortare placeringar. En ungdom flyttade hem vid jul, en flyttar hem nu i dagarna och framåt vår/sommar

6 5 (6) är tre hemflyttningar planerade. I dagsläget planerar man även insatser för en mycket placeringsnära ungdom för att undvika placering. Beläggningen på akutboendet Aquarellen har under 2012 varit mycket låg. Socialstyrelsen har krävt att målgruppen ska vara begränsad och inte blandad som tidigare. Inriktningen är idag akutplacering av ungdomar mellan år upp till 4 månader, men behoven har växlat. Under hösten fanns det ett större behov av plats för små barn tillsammans med sina föräldrar, vilket ledde till att inriktningen ändrades under en period. Nuvarande lokaler begränsar till viss del möjligheten att blanda målgrupper. Diskussioner förs om att flytta den intilliggande verksamheten Ungbo, vilket skulle ge Aquarellen nya lokalmässiga förutsättningar att arbeta både med akutplaceringar och längre placeringar av ungdomar, samt med utredningsplaceringar för föräldrar och barn. Hur insatserna på hemmaplan kan utvecklas inom barn och ungdomsvården behöver belysas ytterligare. Missbruks- och beroendevården Kostnaderna för externa placeringar har ökat inom missbruks- och beroendevården de senaste åren trots en väl utbyggd vård på hemmaplan både i form av öppenvård, boende (Esmeralda) och HVB (Smedbacken). Beläggningen och nyttjandegraden har periodvis varit mycket låg inom vissa verksamheter. Insatserna behöver därför ses över och anpassas för att bättre svara upp mot de behov som finns idag. För att kunna minska och korta ner institutionsplaceringarna behöver öppenvården och andra stödinsatser anpassas och utvecklas. Resurser behöver föras över från institutionsvård till öppenvård och andra typer av stödinsatser. Öppenvården och övriga stödinsatser bör utgöra en bas av insatser där merparten av alla behov ska kunna tillgodoses. Inom basinsatserna bör det finnas en genomtänkt strategi för hur resurserna ska fördelas och prioriteras mellan de olika insatserna. Det måste också finnas en tydlighet i vem som gör vad för att undvika dubbelarbete. Institutionsvård i form av kortare placeringar för avgiftning, utredning och behandling bör ses som akuta insatser och ett komplement när alla alternativ är uttömda och basinsatserna inte räcker till. En översiktlig beskrivning av vad som menas med bas och akutinsatser finns redovisat i bilaga 1. När det gäller behovet av intuitionsvård så ser det olika ut. Vissa behöver vistas i en helt drogfri miljö, medan andra behöver få vara där det är tillåtet att vara påverkad av preparat. Medicinsk underhållsbehandling blir allt vanligare inom missbruksvården. Eftersom behoven skiljer sig åt är det svårt att tillgodose alla olika kategorier av behov på hemmaplan. Bedömningen är att Kalmar kommun utifrån sin storlek inte har ett tillräckligt stort underlag för att bedriva ett behandlingshem på hemmaplan. Behovet av den typ av behandling som bedrivs på Smedbacken idag är inte tillräckligt stort för att fylla alla platser. Det blir därför mer kostmadseffektivt att köpa behandlingshemsplatser av externa utförare i de fall placering är nödvändigt. Däremot behöver behovet av akutboende för avgiftning, utredning och motivation utredas. Många personer som kommer till socialförvaltningens mottagnings- och utredningsenhet är idag i ett mycket dåligt skick och något alternativ till placering finns oftast inte. Idag finns det inte, förutom vid institutionsvård, något riktat stöd till personer med missbruk, beroende och samsjuklighet kvällar, helger

7 6 (6) och nätter. Idag är det inte heller uttalat vem som ska bedriva motivationsarbete för den grupp som behöver men som inte söker hjälp. Boendesituationen är för många svår och vräkningar är vanligt förekommande. Med ett ökat stöd i hemmet bör man i större grad kunna förhindra vräkningar och att personer hamnar i ett allt för omfattande missbruk. Behovet av och hur ett riktat boendestöd kan utfromas behöver utredas. Även behovet och utformning av akutboende för avgiftning, utredning och motivation behöver utredas, samt behovet av insatser vid akut hemlöshet. Behovet av alternativa boendeformer behöver också lyftas in under översynsarbetets gång. Några konkreta frågor som också måste arbetas vidare med är innehållet i de olika insatserna (specificeras och konkretiseras) resursfördelningen mellan och inom akutinsatser och basinsatser män och kvinnors olika behov Med en förändring enligt ovan nämnda inriktning behöver det också göras en risk- och konsekvensanalys, både vad gäller arbetsmiljö och hur det kan komma att påverka klienterna. Man behöver t.ex. titta på om det kan innebära att man med en ny och förändrad inriktning tappar någon grupp som får hjälp i dag. Det behöver även arbetas fram en konkret tidsplan för hur en övergång från det gamla till det nya ska ske för att inte någon enskild ska drabbas. Bedömning och konsekvensanalys Arbete med att effektivisera socialförvaltningens olika verksamheter är i full gång. Vissa åtgärder är vidtagna eller på gång att genomföras, medan andra kräver mer planering innan konkreta förslag kan presenteras. De förändringar som har genomförts bedöms inte påverkat kvalitén för brukarna/klienterna eller arbetsmiljön för personalen. Åtgärderna går också att mäta ekonomiskt. I övrigt är det för närvarande svårt att bedöma effekterna av alla åtgärder som planeras. Åtgärderna behöver främst bli mer konkreta, men det är även svårt att mäta resultatet innan förändringen är genomförd. Socialförvaltningen kommer fortlöpande varje månad att rapportera till socialnämnden hur arbetet fortskrider och vilka konsekvenser man ser utifrån ekonomi, kvalitet och arbetsmiljö. Cecilia Frid Socialchef

8 Bil 1