Revisionsrapport. stöd. Kalmar kommun. 3 november Christel Eriksson Stefan Wik

Transkript

1 Revisionsrapport Resursfördelning inom LSSverksamheten - boende med särskilt stöd Kalmar kommun 3 november 2008 Christel Eriksson Stefan Wik 1

2 Chistel Eriksson Stefan Wik 2

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Inledning, revisionsfrågor metod Resultat av granskningen Stödbehov och bemanning i boende Former för resursfördelning Koppling resurser och mål för verksamheten Personlig assistans enligt lagen om assistansersättning (LASS) Personlig assistans enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Revisionell bedömning...9 3

4 1 Sammanfattning Revisorerna i Kalmar kommun har uppdragit åt Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse- Coopers att genomföra en granskning av resursfördelningen boende med särskilt stöd enligt lagen om särskilt stöd och service för personer med funktionshinder (LSS). Granskningen har utgått från följande revisionsfrågor: - Är nuvarande former för att fördela personalresurser till boende med särskilt stöd i LSSverksamheten ändamålsenligt, dvs anpassade till brukarnas individuella behov? - Vilka former finns för omfördelning av resurser vid förändrade eller tillfälliga behov? - Finns koppling mellan resursfördelning och nämndens mål för verksamheten? Granskningen visar att det finns en resursfördelningsmodell som är i stort ändamålsenlig. Dock framkommer att resurstilldelningen i de boenden som mätts är totalt hög i förhållande till uppmätta behov. Dock finns variationer mellan enskilda boenden. Det har framkommit vissa svårigheter med modellen, bland annat att små boenden i missgynnas och detta bekräftas i viss mån av den mätning vi genomfört. Den resursfördelningsmodell som används tar hänsyn till förändrade behov men inte till tillfälliga behov. Utöver den resursfördelningsmodell som används gör vissa av enhetscheferna mindre anpassningar efter tillfälliga behov genom att inte hela resursen läggs ut i kontinuerligt schema. Vår bedömning är att detta innebär möjlighet att ytterligare styra resurser dit behoven är störst för tillfället och att denna form lämpligen kan användas av alla enheter. Nämndens mål från år 2003 anger att resurser ska fördelas efter omsorgstagarnas behov. Vår bedömning är att detta mål uppnåtts genom den införda resursfördelningsmodellen. 4

5 2 Inledning, revisionsfrågor metod En väsentlig faktor för hög kvalitet och väl utnyttjade resurser inom LSS-verksamheten är att personalresurserna fördelas där de bäst behövs. Revisorerna i Kalmar kommun vill genomföra en granskning med följande revisionsfrågor: - Är nuvarande former för att fördela personalresurser till boende med särskilt stöd i LSSverksamheten ändamålsenligt, det vill säga anpassade till brukarnas individuella behov? - Vilka former finns för omfördelning av resurser vid förändrade eller tillfälliga behov? - Finns koppling mellan resursfördelning och nämndens mål för verksamheten? Avgränsning Granskningen har genomförts på åtta boenden i kommunen. Urval har gjorts i samarbete med förvaltningen för att representera olika målgrupper vad avser ålder och omsorgsbehov. Metod Granskningen har genomförts via dels intervjuer med verksamhetschef för LSS, ekonom och enhetschefer, dels via en mätning av brukarnas stödbehov genom en metod utarbetad av Komrev. Modellen beskrivs kortfattat nedan. Mätningarna av brukarnas stödbehov och behov av personalresurser har genomförts i september 2008 och har utförts av revisionskonsulterna tillsammans med enhetschef och omsorgspersonal på respektive boende. Mätningen på varje boende framgår av bilaga. Rapportmaterialet har stämts av med verksamhetschefen för LSS-verksamheten. Modell för mätning av stödbehov För att modellen ska vara lätt att använda har vi valt ett fåtal enkla kriterier. När modellen används för att bedöma resursfördelning till ett boende tas även hänsyn till antalet boende samt om tillsynsbehovet, dag och natt. 5

6 Mätning sker alltså dels på individnivå, dels på gruppnivå. För bedömning på individnivå ska var och en av de boende behovsbedömas efter ett poängsystem, dels på omvårdnadsnivå (A), dels för andra personliga behov (B) enligt specifikation. Därefter ska eventuellt behov av fritids- och kulturella aktiviteter (C) läggas till. Vid bedömning av personalresurser/bemanning ska även en bedömning av gruppens samlade behov göras genom att individernas poängsummor läggs samman med gruppens behov av tillsyn (D). Tillägg görs även för så kallade hemmadagar om dessa överstiger 1 dag/14 dagar/boende. Särskilda tillägg kan även göras för exempelvis särskilt vårdkrävande personer. 3 Resultat av granskningen I Kalmar kommun finns ca 35 bostäder med särskild service för personer med insats enligt LSS. En omfattande utbyggnad av bostäder har skett de senaste 10 åren och ytterligare utbyggnad planeras. 3.1 Stödbehov och bemanning i boende Nedan redovisas en sammanställning av genomförda mätningar av stödbehov vid de 8 boenden som ingått i granskningen. Detaljerat resultat för respektive enhet har tillställts verksamhetschefen. Enhet Antal Platser Antal årsarbetare idag Bemanningsbehov Avvikelse Fyrklövern 5 8,5 8,83-0,33 Sjöbjörnen 4+2 6,0 (6,29*) 8,94-2,94 Veteby 6 9,28 9,17 + 0,11 (10,37*) Kristallen 10 5,16 (6,67*) 3,29 +1,87 Smedås 6 (+1) 20,7 (21,0*) 18,58 + 2,12 Smedhagen 4 5,53 (6,05*) 6,13-0,6 Tingby 4 5,20 5, Tågabo 4+1 6,30 5,96 + 0,34 Totalt 46 (+1) 66,67 (70,38*) *) Budgeterade tjänster; se kommentar under avsnitt ,1 + 0,57 6

7 Antalet årsarbetare i schema är 66,67 vid de enheter som har mätts. Antalet årsarbetare bör enligt vår mätmetod vara 66,1 årsarbetare. Således finns en relativt god överensstämmelse mellan schemalagd bemanning och bedömt behov i de boenden som mätts. Det finns dock skillnader mellan boendena. Det är främst vid Sjöbjörnen, Kristallen och Smedås som avviker. Det finns även en skillnad mellan uppmätt bemanningsbehov och budgeterad resurs som visar att resurstilldelningen för de boenden som mätts sammantaget är något högre än vad som motsvaras av behoven. 3.2 Former för resursfördelning I nuläget används sedan år 2003 en resursfördelningsmodell för bostad med särskild service och för daglig verksamhet enligt LSS. Modellen bygger på en insatsmätning för varje omsorgstagare som ger poäng för olika stödmoment. Dessa sammanräknas och omsätts i en nivå. Det finns fem olika nivåer. Via omräkningstal för boende respektive daglig verksamhet omsätts sedan nivåerna i en resurstilldelning. Insatsmätningen görs av biståndsbedömaren dels vid nytt beslut, dels vid förändrade eller nytillkomna behov. Ny insatsmätning påkallas av enhetschefen. Modellen beskrivs som väl förankrad och accepterad av verksamheten. En viss nackdel beskrivs i att insatsmätningen är tidskrävande. En annan nackdel som beskrivs är att resursfördelningen som görs enligt modellen innebär att vissa boenden har svårighet att bli självbärande. Detta gäller särskilt boende med få platser exempelvis för fyra personer. I dessa små boenden kan resursen bli för låg för att klara en minimibemanning och ingen reserv finns för tillfälligt ökade behov. Detta har inneburit att viss förstärkningsresurs måst användas alternativt att resurser fått omfördelas (se även nedan under 3.3). Resursfördelningen har tidigare skett månadsvis efter förändringar i behoven eller nytillkomna behov men under 2008 har resurserna inte justerats löpande. Utöver den grundresursfördelning som görs i budget gör vissa av enhetscheferna en fördelning efter tillfälliga behov. Detta görs genom att inte hela den budgeterade resursen läggs i grundschemat. Den del som ej läggs ut i schema kan användas för tillkommande behov och förändringar under året. 7

8 3.3 Koppling resurser och mål för verksamheten Omsorgsnämndens mål antogs år 2003 och revideras år Ett arbete pågår för närvarande med att revidera målen. Det finns i målen från 2003 ett inriktningsmål som anger att alla resurser ska fördelas efter omsorgstagarnas behov. I den reviderade versionen finns inte detta inriktningsmål kvar kanske beroende på att resursfördelningsmodellen införts. I verksamhetsplanen för 2008 har förvaltningen i sin beskrivning av mål och arbetssätt angett att arbeta fram en åtgärdsplan för att göra nuvarande resursfördelningsmodell i bostad med särskild service enligt LSS mer självbärande på varje enskilt boende. Arbete kring detta pågår.personlig assistans 3.4 Personlig assistans enligt lagen om assistansersättning (LASS) Vid årets början fanns 87 personer i kommunen som hade personlig assistans enligt LASS Häften av dem hade valt kommunen som utförare och den andra häften hade valt externa utförare. Under året har antalet personliga assistansärenden enligt LASS ökat till 101. Vid personlig assistans enligt LASS står kommunen alltid för kostnaden för de första 20 timmarna per vecka, oavsett om den en extern eller en kommunal utförare. Övrig tid ska täckas av intäkter från Försäkringskassan. Den schablonersättning som Försäkringskassan betalar är för år kronor per timme. År 2009 höjs ersättningen till 247 kronor. Schablonbeloppet fastställs årligen av regeringen. I särskilda fall kan förhöjd schablonersättning utbetalas. Försäkringskassan har till Kalmar kommun beviljad förhöjd schablonersättning för 11 personer, vilket innebär en ersättning mellan kronor per timme. De personer som har det mest omfattande vårdbehovet har beslut om stöd med 297 timmar per vecka, vilket motsvarar 8 årsarbetare och en bruttokostnad på kronor per person. 3.5 Personlig assistans enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) Det finns 28 personer med beslut om personlig assistans enligt LSS. Det är sju färre än vid årets början. Av de personer som har personlig assistans enligt LSS har fem personer valt externa utförare. Vid personlig assistans enligt LSS står kommunen för kostnaderna för samtliga timmar. Kostnaderna för personlig assistans enligt LSS varierar mellan kronor per år. 8

9 4 Revisionell bedömning Är nuvarande former för att fördela personalresurser till boende med särskilt stöd i LSS-verksamheten ändamålsenligt, det vill säga anpassade till brukarnas individuella behov? Det finns en resursfördelningsmodell för att fördela resurser till bostad med särskild service. Den mätning som genomförts i granskningen pekar enligt vår bedömning mot att denna modell är i stort ändamålsenlig och innebär en anpassning av personalresurserna efter brukarnas behov om alla boende sammanräknas. Dock finns variationer mellan enskilda boenden. De svårigheter som beskrivs för modellen bland annat att små boenden i viss mån missgynnas bekräftas i viss mån av den mätning vi genomfört. Vår bedömning är att granskningen tyder på att resurstilldelningen totalt för de mätta boendena är något hög jämfört med bedömda behov. Det finns anledning för omsorgsnämnden att se över nuvarande resursfördelningsmodell vad gäller resurstilldelningens omfattning kopplat till att nå en god ekonomisk hushållning. Översynen bör även syfta till att eliminera de beskrivna effekterna för mindre boenden. Vilka former finns för omfördelning av resurser vid förändrade eller tillfälliga behov? Den resursfördelningsmodell som används i kommunen tar hänsyn till förändrade behov men inte till tillfälliga behov. Utöver den resursfördelningsmodell som används gör vissa av enhetscheferna mindre anpassningar efter tillfälliga behov genom att inte hela resursen läggs ut i kontinuerligt schema. Det innebär att resurser kan fördelas där behoven finns. Vår bedömning är att detta innebär möjlighet att ytterligare styra resurser dit behoven är störst för tillfället och att denna form lämpligen kan användas av alla enheter. Finns koppling mellan resursfördelning och nämndens mål för verksamheten? Nämndens mål från år 2003 anger att resurser ska fördelas efter omsorgstagarnas behov. Vår bedömning är att detta mål uppnåtts genom den införda resursfördelningsmodellen. 9