Projektplan Processutveckling steg 1

Transkript

1 Sid 1 av 10 Upprättad av: Datum: Version: lars.forslof@ljusdal.se Projektplan Processutveckling steg 1 INNEHÅLL 0 VERSIONSBERÄTTELSE IDENTIFIKATION Huvudmän Budgetramar Tidsramar Godkännande MÅLBESKRIVNING Bakgrund och förutsättningar Syfte och Mål Samverkansparter Mekanföretagen och information brokers Besöksnäringen Mat- och dryckföretag Ljusdals centrum Övriga företag Övergripande arbetssätt Avgränsningar Rapportering ORGANISATION Projektorganisation Funktioner, ansvar och beslut Informationshantering TIDSPLAN BUDGET RISKANALYS VERSIONSBERÄTTELSE Version Ansvarig Datum Kommentar Arbetsex. Lars F 8:e augusti Arbetsexemplar för dialog runt projektet ändringar kommer att göras. 0.1 Lars F En första gällande efter att NärLjus styrelse beslutat om att godkänna planen. 0.2 Lars F Justering av budget mellan Mekan/IB. 0.3 Lars F Justering av budget för 2005, från besöksnäringen och övriga företag till mat och dryck gruppen. Projektplan Process - 0.3

2 1 IDENTIFIKATION Detta dokument beskriver förutsättningar, syfte, mål och tillvägagångssätt för projektet Processutveckling steg 1. Projektplanen skall utgöra underlag för olika aktiviteter i projektet. 1.1 Huvudmän Processutveckling steg 1 är ett projekt som drivs av den näringslivspolitiska stiftelsen Närljus ( ) i Ljusdal. Projektägare och Projektledare är Lars Forslöf, VD för Närljus. Finansiärer är Närljus, Länsstyrelsen Gävleborg, EU:s strukturfonder mål 1 och företagen i Ljusdals kommun. 1.2 Budgetramar Den totala projektbudgeten är SEK , varav: ksek 700 av Närljus. ksek av Länsstyrelsen Gävleborg ksek av EU ksek genom privat finansiering 1.3 Tidsramar Projektet omfattar tiden t.o.m Godkännande Innehållet i denna projektplan godkännes härmed: Lars Forslöf, VD Närljus och Projektledare Sven-Olle Mårtensson Ordförande i styrelsen för kommunen och NärLjus Lars Jansson Handläggare stöd från EU och Länsstyrelsen Gävleborg Projektplan Process Sid 2 av 10

3 2 MÅLBESKRIVNING 2.1 Bakgrund och förutsättningar NärLjus har drivit flera projekt med finansiering från Länsstyrelse och EU. Resultaten från projekten är varierande men det finns behov av att vidare utveckla arbetet i processer för att se mer bestående resultat. Ljusdals kommun har identifierat behov av förändringar av kommunens näringslivsarbete och NärLjus. Två utredningar har gjorts och arbete har skett i grupper för att ta fram ett lokalt tillväxtprogram. Ett resultat är byte av ledning hos NärLjus och att kommunen börjat arbeta med en mötesplats för företagare och representanter från det offentliga. NärLjus har under hösten 2005 genom en ny VD påbörjat en omfattande omorganisation och förändring av arbetssätt, till ett mer behovsbaserat och flexibelt utbud av tjänster. Dessutom har kommunens översiktsplan tagit form. En förutsättning för detta projekt är att ge möjlighet till ett starkare förändringsarbete och bygga upp utvecklingsprocesser bland företagen till att själva organisera sin utveckling. Dessutom att stärka arbetet med kommunens översiktplan gällande näringsliv och handel. 2.2 Syfte och Mål Projektet skall etablera utvecklingsprocesser inom näringslivet i Ljusdals kommun. NärLjus arbetssätt skall anpassas till att arbeta med grupper av företag och företagsföreningar. Nya grupper av företag som har utvecklingspotential skall identifieras och bearbetas mot att själva kunna ansvara för branschens utveckling. Kultur? Företagsgrupper Soloföretag Trä? Kundtjänstföretag Bygg? Mat/dryck Företag som hör ihop och som utvecklar gruppsamverkan. Projektet identifierar och initierar träffar, nätverk etc och bedömer potential. Starka grupper utvecklas mot förening Lj. turism Företagsföreningar Infobrokers Sv. Handel Mekan Företagarna Företag som bildar förening, tydlig potential med samverkan gemensam drivkraft. Projektet stöttar mer strategiskt och kan fördela ansvar och resurser. Klusterperspektiv Syftet är att möjliggöra ett mer strategiskt än operativt stöd till grupper/föreningar av företag. Att de själva skall kunna prioritera och driva utvecklingsprocesser som att arbeta med kompetensutveckling, profilering/marknadsföring och kostnadsreducering. Målgruppen är grupper av företag som har en potential för utveckling. Grupper som visar sig ha ett eget engagemang prioriteras grupper som saknar detta släpps. Mål inom projektet är: identifierade företagsgrupper som träffas i nätverksform nya (eller uppväckta) företagsföreningar - stöd till 1-2 föreningar i klusterperspektiv - aktivt medverkat till ökad samverkan med gymnasieskolan för 1-2 grupper - att dessa grupper uttrycker att projektet varit lyckat och att de upplevt stort stöd. Projektplan Process Sid 3 av 10

4 2.3 Samverkansparter Nedan ges en översikt av de grupper/föreningar av företag som inryms inom projektet Mekanföretagen och information brokers De sk. mekanföretagen har NärLjus metodiskt arbetat med sedan mitten av 1990-talet. Inom ramarna för detta projekt kommer insatserna att riktas mot kundaktiviteter i samband med world cup, drivet av mekanföretagen i samverkan med information brokers. Detta för även samman två olika företagsgrupper i samverkan. Projektet skall även ta fram underlag för nätverksaktivitet liknande den volleybollturnering som gjordes under flera år (den sista 2002) Besöksnäringen Inom projektet skall en strategi för besöksnäringen tas fram, baserad på 3-4 destinationer i kommunen. Inom respektive destination skall sedan olika aktiviteter stöttas Mest samlad, aktiv och potentiell för tillväxt är Järvsö arena. Prioriteringar av satsningar sker genom Järvsö arena där Järvsö sparbank är initiativtagare och medfinansiär Gällande Skogens rike/mellanljusnan (Färila-Lassekrog-Hamra- Fågelsjö) så är destinationen i ett läge där flera aktörer under flera år arbetat med Skogens rike med stöd av NärLjus/Annika Eriksson. Bl.a. finns broschyrer och en hemsida. Färilas/Mellanljusnans roll måste här klarläggas och målet är att få ihop en arena som kan verka över hela området En tredje destination som det finns diskussioner runt är området Letsbo-Hennan- Ramsjö-Valsjön-Kajevall. Här skall projektet stimulera samverkan mellan de olika aktörerna och stötta ett profileringsarbete som kan sammanföra parterna. Det kan vara intressant att försöka kvantifiera respektive destinations utveckling, dvs sätta in respektive destination på en skala i utvecklingen. I Järvsö kan man konstatera att det finns ett mycket känt varumärke och det klart största antalet anställda (runt 100 årsheltider) och att det sker en hel del informell samverkan. Ändå är Järvsö i ett destinationsperspektiv jämfört med ex. Åre eller Gotland outvecklat. Skogens rike har börjat ett lovande samarbete och har tillgång till flera duktiga entreprenörer och väl paketerade besöksmål. Men omsättningen och sysselsättningen är förhållandevis låg (~15 årsheltider) och en målsättning måste tydliggöras. Den tredje destinationen är helt outvecklad men gemensam utveckling mot en destination är en förutsättning för att kunna utveckla området och de företag som finns där (sysselsättning ~10 årsheltider) Mat- och dryckföretag Inom Ljusdals kommun finns ett antal företag som arbetar inom mat- och dryck. Grovt räknat finns här tre kategorier företag: Producenter, Restauranger och Återförsäljare. Projektet skall stötta aktiviteter som utvecklar och sammanför dessa kategorier som i dag saknar bra samverkan. När en tydligare struktur finns skall denna grupp kopplas tydligare mot turismen Ljusdals centrum NärLjus har vid flera tillfällen stöttat handelsprojekt som inte tydligt gett bestående resultat. Inom detta projekt kommer fokus att läggas på centrumutveckling med fler aktörer aktivt involverade än handeln. Målet är att bilda en ekonomisk förening som kan ansvara för ett genomförande och fortsatt drift av utvecklingsprocesser. Projektplan Process Sid 4 av 10

5 2.3.5 Övriga företag Projektet kommer även att finansiera begränsade aktiviteter för att undersöka förutsättningar för nya branscher. Gruvnäringen är ett exempel där det finns förutsättningar i kommunen men där det inte finns många företag eller där kommunen/närljus inte aktivt arbetar. Det finns även en ej definierad samling av företag som arbetar med hälsa. Yoga, massage och rehabilitering är exempel på verksamheter. Inom projektet skall en förstudie genomföras för att definiera denna grupp företag för att se om de kan och vill dra nytta av samverkan. 2.4 Övergripande arbetssätt Projektet utgår ifrån företagens egen vilja och kapacitet till utveckling. NärLjus roll är att identifiera och sammanföra de olika aktörer inom möjliga grupper som vill och kan samverka. Satsningar på nya grupper föregås av en förstudie som förankras hos företagen. Förstudien ligger sedan till grund för fortsatta satsningar. Förstudien syftar förutom att ge NärLjus kunskap om gruppens förutsättningar - att ge olika aktörer chans att få framföra sina åsikter och visa vilka som är engagerade och positiva. En styrgrupp eller förening bildas sedan som tilldelas resurser genom projektet. Styrgruppen- /Styrelsen prioriterar resurserna och ansvarar även för eventuell rekrytering av personal etc. Arbetet i de olika grupperna/föreningarna kommer att variera, i några föreningar är arbetet mer moget och pådrivet än inom andra grupper. Insatser kommer att variera från direkta stöd till utvecklande och profilerande aktiviteter till förstudier och träffar mellan företag. Företagen skall få hjälp att bygga upp aktiviteter som leder till att de kan finansiera sin gemensamma utveckling. Ett gott exempel är Mittamässan som drivs av mekanföretagen och ger ett ekonomiskt överskott som kan satsas på andra gemensamma aktiviteter. Projekttiden för processutveckling steg 1 är fram till och med Under denna period skall grupperna och komma igång med olika aktiviteter. Från och med 2008 behövs fortsatt stöd till olika aktiviteter genom övergripande projekt eller projekt för respektive grupp/förening. 2.5 Avgränsningar Processutveckling skall inte arbeta med grupper där det är svårt att hitta ett engagemang, där det är svårt att få deltagare på möten, där inställningen är negativ eller där möjligheten till egna arbetsinsatser är begränsade. 2.6 Rapportering Projektet rapporterar enligt de regler som ställs av EU:s strukturfonder, dvs en lägesbeskrivning 4 ggr/år tillsammans med rekvisition av medel. Arbetet i de olika grupperna rapporterar på passande sätt till NärLjus som vidare kan rapportera till press. NärLjus tar även med mer information i NärLjuset ett nyhetsbrev som distribueras till alla företag i Närljus företagsregister samt till alla anställda i förvaltningshuset och till ett antal närstående kontakter regionalt/nationellt. Eventuellt skapar processerna egna hemsidor med information till respektive verksamhet. Projektplan Process Sid 5 av 10

6 3 ORGANISATION 3.1 Projektorganisation NärLjus Förstudier Enligt 2.4 görs i de fall behov finns en förstudie som ligger till grund för bildande av styrgrupper/styrelser. Ekonomiska medel Styrgrupper/ Styrelser Grupper /Föreningar Dessa får i sin tur planera och prioritera olika satsningar i de olika grupperna/föreningarna. Med NärLjus avses i första hand projektledaren (NärLjus VD) men även andra handläggare kommer att vara involverade i genomförandet. 3.2 Funktioner, ansvar och beslut Projektledaren ansvarar för projektets verksamhet och styrning av konsulter. Projektledaren tar in information från de olika processerna och rapporterar till NärLjus styrelse (dvs NärLjus styrelse är i praktiken styrgrupp till projektet). I projektplanen anges ej i detalj hur respektive process skall styras men någon form av planering upprättas separat för respektive process. Ett övergripande ansvar för samtliga engagerade är att tydliggöra NärLjus som projektägare och samla in konstruktiva kommentarer runt NärLjus arbetssätt. Tidigare har vissa företag upplevt att NärLjus drivit projekt utan förankring hos företagen och att vissa grupper stått utanför möjligheter att få stöd detta projekt har som mål att vara bättre i denna aspekt. Projektledaren beslutar för avtal och kostnader upp till två basbelopp, belopp därutöver hanteras enligt Närljus policy. Konsulter eller projektanställda kan tilldelas beslutsrätt på mindre belopp i överenskommelse med projektledaren. För ekonomisk administration, budget, planering, rapportering och rekvisition av medel ansvarar Närljus ekonom. Engagerade bör genom studiebesök och lämpliga seminarier och kurser tillägna sig grundläggande processkunskap. Viktigt att anpassa detta efter gruppens förutsättningar och att ej vara för teoretisk bättre att besöka och uppleva lyckade exempel. 3.3 Informationshantering Av NärLjus framtagna dokument arkiveras enligt Närljus policy, konsulter använder MSoffice och i de fall som behövs skall de använda brevmallar som NärLjus gör tillgängliga. All information som rör exempelvis företags verksamheter, personlig information etc. skall behandlas enligt tysthetslöfte (alla konsulter skall underteckna ett sådant). Var och en ansvarar för att hantera information på ett sådant sätt att den inte sprids utan kontroll. Ett larm- och låssystem är installerat i NärLjus lokaler och NärLjus kommunikation med internet via web- och e-post har en planerad säkerhet med back-up etc. Projektplan Process Sid 6 av 10

7 4 TIDSPLAN Genomförandet av projektet delas grovt upp i aktiviteter per målgrupp enligt 2.3, observera att gruppernas arbete kommer att ske enligt resp. grupps planering mer i detalj. Aktiviteter Kommentar Mekanföretagen och information brokers Etablerade grupper där - Gemensam kundaktivitet Oktober Oktober mekanföretagen är Besöksnäringen - Turismkonsulter - Förslag till strategi - Vidare utveckling - Förankring Kommun-Näringsliv Järvsö Arena - Deltagande i Järvsö arena - Processtöd till Älvdansen - Destination Järvsö - Övrigt: Arkitektur etc Skogens rike/mellanljusnan - Förstudie - Engagemang runt Färila arena - Förutsättningar för samverkan - Plan för långsiktigt arbete Destination Nordost - Förstudie (kopplad till Skogens rike) - Stöd att utbyta erfarenheter mellan företag - Stöd till enklare profilering/paketering Mat- och dryckföretag - Förstudie - Gemensam monter vid O-ringen - Bilda styrgrupp - Rekrytera resursperson - Utveckla former och engagemang för förening - Profil framtagning - Profilbyggande/Marknadsföring - Egna arrangemang/aktiviteter Ljusdals centrum - Förstudie och Tema Mötesplats Ljusdal - Bilda styrgrupp, former och engagemang - Rekrytera resursperson - Planera aktiviteter - Arbeta med attityder - Marknadsföring - Egna arrangemang/aktiviteter Övriga företag - Förstudie Malmfyndigheter/Information - Förstudie Hälsoföretag - Uppföljning/Övrigt Hela året Hela året Avbruten Avbruten Sommar Sommar Sommar Vinter * Hela året - Vinter Sommar - - långt i utvecklingen *=Stöd/rådgivning skall ske även under 2007 ej klart hur. Arbetet med strategin är långsiktigt. Älvdansen är en lovande satsning som inom några år bör ge överskott Det finns stort behov av ett profil/arkitektur-arbete i Järvsö Ta reda på mer om målsättningar och hitta en arena för Färila. Hitta vägar att komma vidare. Stöd av konsulter. Intresse finns men företagen måste lära mer om varandra och vara aktiva i en gemensam profilering Här har under våren - 06 genomförts en förstudie och en gemensam aktivitet för producenter i form av monter vid o-ringen. En styrgrupp med representanter från de tre kategorierna är bildad. Detta ingår i ett större projekt (fram till 2009) med finansiering från kommun och företag. Planering har skett under våren och en strygrupp är bildad Här driver inte projektet några processer utan kartlägger förutsättningar. Projektplan Process Sid 7 av 10

8 5 BUDGET Nedan ges en översikt av ramarna av den slutliga finansieringsplanen, observera att budget per grupp är vägledande men ej exakt. Det kan komma justeringar mellan grupperna och även styrning av NärLjus till vissa gemensamma aktiviteter (ex. centralen 2007). Slutlig budget i tkr År2006 År2007 Totalt NärLjus Länsstyrelsen EU Mål Summa offentlig kontant: Sparbanken Järvsö Föreningsavgifter etc Samfinansiering av aktiviteter Summa privat kontant: Summa kontanta medel Företagens tid Summa totalt: Och tillhörande budget enligt ansökan är: Budget utgifter År2006 År2007 Totalt Egen personal Externa tjänster Lokalkostnader Investeringar Övriga kostnader Företagens tid Summa: Mer intressant är uppdelningen per företagsgrupp - exklusive företagens tid och där de kostnader som NärLjus måste ta internt. Budgeten är grovt fördelad enligt följande: Aktiviteter i tkr År2006 År2007 Totalt NärLjus administration Ansökan, planering, förstudier, informationsmateriel, samordning, strategier, deltagande på möten, rapportering till EU etc. Mekanföretagen Information brokers Besöksnäringen, strategiarbete inkl. konsulter Järvsö Arena Skogens rike/mellanljusnan Destination Nordost Mat- och dryckföretag Ljusdals centrum Övriga företag Summa Projektplan Process Sid 8 av 10

9 Projektplan Process Sid 9 av 10

10 6 RISKANALYS Det finns i projektet ett antal parametrar som påverkar utfallet i respektive process, nedan anges några mer generella risker. En fördel i att flera processer ligger i samma projekt är att resurser går att styra om från icke fungerande processer till fungerande. 1) Svårigheter att uppnå engagemang hos företag i vissa grupper Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Färre grupper än förväntat inkluderas i projektet Medel Flytt av medel till processer med större engagemang 2) Svårigheter att koordinera flera processer inom projektet Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Otydlig projektstyrning, missförstånd Hög Tydliga riktlinjer och budget för resp. styrgrupp/styrelse 3) Projektet drabbas av oförutsedda kostnader och budget spricker Effekt: Sannolikhet: Åtgärd: Ekonomin drabbas i hela projektet och projektet får administrativa problem Medel Skapa tydlighet och förankring hos kommunen, länsstyrelsen och företagen för att kunna ta eventuella extra kostnader. Projektplan Process Sid 10 av 10