Val av justerare, tid och plats för justering Fastställande av dagordning

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Omsorgsnämnden Tid Torsdagen den 27 oktober 2016 kl. 13:00 Plats Torsåsgatan 1 B Enligt uppdrag Marina Pull ( ) Val av justerare, tid och plats för justering Fastställande av dagordning Ole Torffvit Föredragningslista Informationsärenden 1 Tema Magisteruppsats - kundupplevd kvalité i hemtjänsten Föredragande: Ellen Sverkersson 2 Arbetet med Eva Liljevall på Jungmansgården - behovsanpassad bemanning Föredragande: Margareta Björkemar Beslutsärenden 3 Ekonomisk uppföljning efter september månad 2016 Föredragande: Magnus Levin 4 Riskbedömning av omsorgsverksamheten 2016 Föredragande: Thomas Johansson 5 Strategisk chefskompetensförsörjning Föredragande: Pierre Börjesson Informationsärenden 6 Information om sommarrekryteringen Föredragande: Lars Rune Ehrnborg och Pierre Börjesson 7 Framtida kompetensförsörjning Föredragande: Lars Rune Ehrnborg

2 Omsorgsnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) 8 Inventering av långtidssjukskrivningar Föredragande: Ylva Gorthon och Peter Carlsson 9 Delegationsbeslut Föredragande: Mattias Ask 10 Anmälningsärenden Föredragande: Mattias Ask 11 Förvaltningschefen informerar Föredragande: Mattias Ask

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Magnus Levin ON 2016/ Omsorgsnämnden Ekonomisk uppföljning efter september månad 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner budgetrapporten för september och överlämnar den till kommunledningskontoret. Bakgrund Enligt beslut i omsorgsnämnden avseende uppföljning 2016 skall omsorgsnämnden lämna en ekonomisk rapport efter bl a september månad. Mattias Aks Förvaltningschef Magnus Levin Chef ekonomienheten I bilagor Budgetrapport efter september Beviljade hemtjänsttimmar Bokförda kostnader för övertid Bokförda kostnader för timanställda Sjukfrånvaro Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Magnus.Levin@kalmar.se

4 Ekonomisk rapport efter september Driftredovisning Verksamhet/tnkr (netto) Budget 2016 Prognos 2016 Administration Volym/utveckl resursförd hemtjänsttim + LOV Verksamhetsövergripande SoL enheter HSL hjälpmedel/enheter Totalt Omsorgsförvaltningens ekonomiska läge ser stabilt ut efter nio månaders förbrukning och nu finns också alla kostnader för semestern med i prognosen. En osäker faktor är hur årets revisionspengar(tillskott på ca 12 mnkr)påverkar årsprognosen. Förvaltningens bedömning är att det kan bli ett överskott vid årets slut. Då är inräknat att årets besparing om 11 mnkr klaras. Det är också inräknat att det redan fr o m oktober görs en satsning på vård- och omsorgsboende avseende det sociala innehållet vilket beslutades vid septembersammanträdet i omsorgtsnämnden. Kommentarer till siffrorna i rapporten Administration (+1 mnkr) Under administration redovisas kostnader för omsorgskontoret, enhetschefer och myndighetshandläggare. Besparingar på ett antal tjänster innebär överskott jämfört med budget. Volymer hemtjänsttimmar inklusive LOV(+3 mnkr) Under denna rubrik redovisas avvikelser mot budget för resursfördelad hemtjänst. Utvecklingen av resursfördelade timmar är att timmarna minskar något. Antalet omsorgstagare och timmarna för LOV minskar något också. Verksamhetsövergripande (+0,5 mnkr) Under denna rubrik redovisas IT, momsintäkter, betalningsansvar, kapitaltjänstkostnader, avgiftsintäkter, tvätt och arbetskläder och entreprenader mm. Kostnader som inte budgeterats för omstruktureringen inom vård- och omsorgsboende är medräknat men ökade intäkter för avgifter gör att det ändå redovisas ett överskott. Verksamhetsområde SoL- Enheter (-1,5 mnkr) I bokslutet för 2015 redovisades att flera enheter inte hade ekonomisk balans (-14 mnkr). Den ramminskning som omsorgsnämnden hade för 2015(-11 mnkr) innebar att alla boendeenheter fick minskad budget För år 2016 finns en ramminskning men denna skall inte påverka enheterna alls har omsorgsnämnden beslutat. För närvarande är det 11 enheter som får extra resurser i våra boenden för att arbeta med omsorgstagare med större behov. Efter nio månader redovisas minskande personalkostnader jämfört med budget på alltfler enheter. Det intensiva arbete som har gjorts på alla enheter ger nu resultat. Prognosen för hela året efter nio månaders förbrukning är att underskottet kan bli 1,5 mnkr eller mindre på våra resursfördelade enheter.

5 Verksamhetsområde HSL 3 enheter och hjälpmedel(-2 mnkr) Vid tidigare uppföljningar har konstaterats höga kostnader för personal och dessa är fortsatt höga. Hjälpmedelskostnaderna har ökat och ligger på ligger på en för hög nivå vilket innebär att det kan bli ett underskott om ca 1 mnkr. HSL-verksamheten uppvisar ett beräknat underskott om totalt 2 mnkr där 1 mnkr avser semesterperioden. ÅTGÄRDER FÖR EKONOMISK BALANS Inga åtgärder behöver föreslås i nuläget och arbetet för att få samtliga enheter i ekonomisk balans fortsätter.

6 Bilaga 1 Beviljade hemtjänsttimmar 2016 jmf med år n å /m im T Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Månad LOV Egen regi LOV Antal omsorgstagare i egen regi Okt 2015:1 067 Okt 2016: LOV 56 omsorgstagare = 1 161

7

8

9 Bilaga 4

10 Bilaga 5 Sjukfrånvaro i % av arbetad tid, vald månad, jämförelse ansvar Omsorgsförvaltningen Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Kalmar kommun 7,4% 8,3% 7,7% 7,3% 6,6% 6,1% 4,5% 5,8% Omsfv 10,4% 10,5% 10,6% 10,1% 9,4% 8,5% 6,3% 8,0%

11 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Thomas Johansson ON 2016/ Omsorgsnämnden Riskbedömning av omsorgsverksamheten 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att godkänna upprättat förslag till riskbedömning av omsorgsverksamheten Bakgrund Arbetsgivaren/verksamhetsutövaren/fastighetsägaren är skyldig att regelbundet identifiera och bedöma risker för skada och påverkan på människa, miljö och/eller ekonomi. (Anledning till att beslut bör tas, fakta i ämnet och beskrivning av hur du har kommit fram till beslutet mm. Riskbedömning ska genomföras med de intervall som verksamheten och regelverket ovan kräver, hållas aktuell och dokumenteras. Intervallet är bland annat beroende av hur komplex en verksamhet är, vilka risker den är förenad med och hur föränderlig en verksamhet är. Riskbedömning ska även göras vid förändringar av verksamheten, exempelvis omorganisation, förändrade lokaler, nya arbetsmetoder etc. Bedömningen är att omsorgsnämndens riskbedömning presenteras en gång per år till nämnden om inget annat påkallas. I riskbedömningen ingår att räkna fram riskens risktal. Sannolikheten bedöms så här: Frågeställning: Hur stor är sannolikheten för att skada/påverkan inträffar? 1 poäng Mycket liten. Kan hända med minst 10 års mellanrum 2 poäng Liten. Kan hända med några års mellanrum 3 poäng Stor. Kan hända några gånger om året 4 poäng Mycket stor. Kan hända varje vecka Konsekvens bedöms så här: Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Thomas.Johansson@kalmar.se

12 ON 2016/ (2) Frågeställning: Vad är konsekvensen för människa, miljö och/eller ekonomi om skada/påverkan inträffar? Beakta även risk för lagöverträdelse, negativa följder för kvalitet/varumärke/sekretess etc. 1 poäng Mycket liten. Mindre skada eller påverkan 2 poäng Liten. Begränsad skada eller påverkan 3 poäng Stor. Allvarlig skada eller påverkan 4 poäng Mycket stor. Mycket allvarlig skada eller påverkan Stöd vid bedömning av konsekvens utifrån perspektiven människa, miljö och ekonomi ges nedan: Människa Konsekvenser för människa (i första hand anställd men även brukare) kan vara fysisk och/eller psykisk skada eller ohälsa med efterföljande sjukfrånvaro eller sjuknärvaro. 1. Ingen sjukfrånvaro eller annan ohälsa 2. Sjukfrånvaro mindre än två veckor eller annan kortare ohälsa 3. Sjukfrånvaro mer än två veckor eller annan längre ohälsa 4. Dödsfall eller mycket allvarlig skada/ohälsa Miljö Konsekvenser för yttre miljön eller tredje man kan vara exempelvis utsläpp till luft, mark och vatten som kan hota biologisk mångfald, skyddsvärda arter inom området eller i omgivningarna, ytvatten- och grundvattenkvaliteten försämras på kort eller lång sikt. 1. Ingen sanering, liten utbredning 2. Enkel sanering, liten utbredning 3. Enkel sanering, stor utbredning 4. Svår sanering, stor utbredning Ekonomi Ekonomiska konsekvenser på grund av skada på egendom, varumärke etc. vid exempelvis brand, sabotage, inbrott etc. 1. < kr 2. > miljon kr 3. > 1 5 miljoner kr 4. > 5 miljoner Mattias Askhomas Johansson Förvaltningschef Thomas Johansson Kvalitets- och miljöstrateg Bilagor: Riskanalys

13 Riskanalys Datum Medverkande: NR Händelse/Situation anges med utgångspunkt från riskkategorierna Skada/påverkan i Sanno likhet (1-4) + färg Konse kvens (1-4) + färg Risktal S x K (1-16) + färg Åtgärd Om risktalet är större eller lika med 9 eller om konsekvensen är lika med 4 ska åtgärden alltid fyllas i Ansvarig för att åtgärden genomförs Datum när åtgärden var genomförd Uppföljning Datum när Önskad åtgärden ska vara effekt genomförd (Ja/Nej) Omvärldsrisker Försämrad ekonomi Nedskärningar, kvalitetsbrister, ej tillgodosedda behov Avbrott i vattenförsörjning vård- och omsorgsboende Avbrott i elförsörjning vård- och omsorgsboende Flyktingsituationen Resurs- och kompetensbrist i verksamheten Utsatt verksamhet i sociala medier kränkningar, brister i förtroende Verksamhetsrisker Rekrytering med rätt kompetens Brister i kvalitetsarbetet, fler avvikelser, SOSFS ar, Kompetensplan tas fram, utökad int Ida/Lars-Rune lägre effektivitet med test, Brister i kompetensutveckling Brister i kvalitetsarbetet, fler avvikelser, lägre effektivitet Enhetschefer behov av stöd i arbetet Stress, brister i kvalitetsarbetet, klarar inte mål Översyn av innehåll ec-roll C Overå Sjukfrånvaro ekonomi, brister i kvalitetsarbetet, stegs program tas fram Peter C Ledas och styras optimalt Svårt med närvarande ledarskap med stora grupper. Kontroll på detaljer och ekonomi försvåras med stora grupper. Psykisk ohälsa, stress, frustration Hot/våld fysisk eller psykisk skada hos personal Vreksamheten arbetar inte mot fastställda mål och re Påverkar ekonomikst utfall, kvalitetsbrister fördelas inte optimalt Legala risker Beslut verkställs inte inom laglig tid Vitesföreläggande, enskild får inte sina behov tillgodosedda Sekretessbrott skada för enskild och skadat förtroende för Introduktion, medarbetarkontrakt, sekrförbindvarje chef verksamheten

14 IT risker Procapita, systemet fungerar inte ej tillgodosedda behov, informationsbrister, HSL IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C Time Care Pool, systemet ligger nere missar vikariebokning, ej tillgodosedda behov IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C Laps Care, systemet ligger nere planerade besök uteblir, ej tillgodosedda behov IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C Life care mobil hemtjänst, systemet ligger nere planerade besök uteblir, ej tillgodosedda behov IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C ej tillgång till dokumentation eller att kunna IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C dokumentera Phoniro care, systemet ligger nere ej tillgodosedda behov, tillträde till medicinskåp IT systemägare, göra felanmälan, support Lars A/Johan C Obehörig sökning i verksamhetssystem skada för omsorgstagare Risker i rapportering Brister i uppdatering av uppgifter i Procapita felaktig faktura till omsorgstagare Växelkassor redovisning Momsredovisning utnyttja rätten till momsersättning Förfallna fakturor brister i förtroende Risk för felaktig återsökning av statsbidrag Utebliven återsökning av berättigad ersättning Rekvisitioner obehörig får tillgång till rekvisioner Hantering av attest felaktiga utbetalningar Attest vid representation, kurser, resor reovisning Fastställt av Annette Andersson Utgåvedatum KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Anna A Johansson Tillhör dokument 1 (1) Riktlinjer för intern kontroll

15 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Pierre Börjesson ON 2016/ Omsorgsnämnden Strategisk chefskopetensförsörjning Förslag till beslut Omsorgsnämnden beslutar att anta förvaltningens förslag till plan för strategisk chefkompetensförsörjning i två delar för åren Ledarförsörjningsprogram äldreomsorg. 2. Aspirantprogram Bakgrund Konkurrensen att rekrytera nya enhetschefer till vård- och omsorgen har ökat avsevärt. Bedömningen är att konkurrensen kommer att öka ytterligare under de närmaste åren. Inom loppet av tre år bedöms fem enhetschefer gå i pension, dessa tjänster kommer att behöva ersättas med nya rekryteringar. Omsorgsförvaltningen behöver vara aktiv för att säkra kompetensförsörjningen av framtidens enhetchefer i organisationen. Det innebär att vara en attraktiv arbetsgivare för befintliga enhetschefer samt att bygga ett gott anseende för att kunna externrekrytera nya erfarna enhetschefer. Bedömningen är dock att detta inte kommer att räcka för att klara det framtida kompetensförsörjningsbehovet. Fler vägar behöver skapas för att framöver rekrytera chefer. Av den anledningen föreslår förvaltningen en plan för strategisk chefkompetensförsörjning med två nya möjliga vägar till enhetschefskapet. Den ena vägen innebär att vidareutveckla hanteringen av de socionomstudenter från Linnéuniversitetet som årligen praktiserar på omsorgsförvaltningen genom att införa ett aspirantprogram. Den andra vägen handlar om att göra det möjligt för en intern kompetensutveckling i form av ett särskilt ledarförsörjningsprogram särskilt nischat mot äldreomsorgen i Kalmar kommun. Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. pierre.borjesson@kalmar.se

16 ON 2016/ (3) Ledarförsörjningsprogram äldreomsorgen Inom ramen för Kalmar kommuns ledarutvecklingsprogram har det vartannat år genomförts ett ledarförsörjningsprogram med ändamålet att identifiera möjliga framtida chefer som finns inom organisationen. Omsorgsförvaltningen har förnärvarande tre deltagare i det pågående ledarförsörjningsprogrammet. Förvaltningen har i dialog med kommunledningskontoret, som ansvar för programmet, sett ett behov av att ta fram och genomföra ett ledarförsörjningsprogram som är särskilt riktat mot äldreomsorgens verksamhet. Syftet är att skapa en ny intern väg för framtida rekrytering av enhetschefer. Programmet kommer att omfatta samtliga delar av den ledarskapsutbildning som ingår i det nuvarande ledarförsörjningsprogrammet. De allmänna utbildningsdelarna ekonomi, administration och IT kommer dock att förändras och utvecklas för att bättre överrenstämma med det kunskapsbehov som krävs för ett chefskap inom omsorgsförvaltningen. Ledarförsörjningsprogrammet kommer även att kompletteras med delar som bemanningsplanering, hälsofrämjande arbete, värdegrund och socialt innehåll. Flera yrkesgrupper inom omsorgsförvaltningen är aktuella för det nya interna ledarförsörjningsprogrammet som exempelvis biståndshandläggare, sjuksköterskor rehabiliteringspersonal. Från och med oktober 2016 införs en administrativ karriärtjänst för undersköterskor som samordnare. De undersköterskor som då anställts som samordnare har möjlighet att söka till omsorgsförvaltningens ledarförsörjningsprogram. Planen är att det nya ledarförsörjningsprogrammet som riktas mot äldreomsorgen ska genomföras under perioden juni 2017 till juni 2018 och beräknas omfatta 12 platser. Införandet av ett aspirantprogram Omsorgsförvaltningen tar årligen in flera socionomstudenter från Linnéuniversitetet som praktiserar som enhetschefer eller biståndshandläggare. Vad som tydligt framkommit är att det finns ett glapp mellan den utbildning som ges på universitetets socionomprogram och den kunskap som behövs i en enhetschefs dagliga arbete med ett tydligt, ekonomi-, personal och verksamhetsansvar. Det finns ett behov att komplettera socionomutbildningen som gör att framtidens enhetschefer står bättre rustade när de gör entré i yrkeslivet inom omsorgsförvaltningen. Ytterligare en faktor att beakta är att äldreomsorgen i dagsläget inte framstår som ett tillräckligt tydligt och attraktivt alternativ i arbetslivet för studenterna på socionomutbildningen. Genom åren har få socionomstudenter äldreomsorgen som ett förstahandsval för sin praktikperiod. Omsorgsförvaltningen måste därför arbeta proaktivt så att enhetschefskapet inom äldreomsorgen ska framstå som ett attraktivt alternativ när studenter väljer framtida yrkesbana, och leda till att fler socionomstudenter vill göra sin verksamhetsförlagda utbildning som enhetschef i omsorgsförvaltningen. Som ett led i arbetet med att förstärka den framtida kompetensförsörjningen och att vidareutveckla samverkan med socionomprogrammet på Linnéuniversitet inrättas ett aspirantprogram för enhetschefer under perioden Initialt erbjuds en aspirantplats årligen.

17 ON 2016/ (3) Omsorgsförvaltningens aspirantprogram för framtidens enhetschefer pågår under 12 månader. De första sex första månaderna arbetar aspiranten en dag i veckan som biträdande enhetschef. Under året kommer aspiranten att göra upp till 17 interna kompetensutvecklingspass med fördjupningsarbete inom områden som ekonomi, praktiska och teoretiska IT-kunskaper i verksamhetens system, arbetsrätt, bemanningsplanering, hälsofrämjandeledarskap, samverkan, värdegrund och socialt innehåll. Under perioderna juni - augusti (10 veckor) och december-januari (3 veckor) erbjuds aspiranten en tjänst som biträdande enhetschef. Efter genomfört aspirantprogram förväntas studenten erhållit en bred kunskap om verksamheten och lärt sig att arbeta enligt omsorgsförvaltningens metoder, värdegrund och arbetssätt. Aspiranten blir efter genomfört program erbjuden att påbörja en tjänst som enhetschefs med provanställning i 6 månader. Krav för anställningen är att examen inom socionomprogrammet har erhållits. Avslutning Sammantaget gör förvaltningen bedömningen att omsorgsförvaltningen behöver flytta fram sina positioner för att rekrytera framtidens enhetschefer. Inte minst för att förverkliga omsorgsnämndens mål om att bli en av landet främsta äldreomsorgskommuner Vid sidan om det fortsatta arbetet med att framstå som en attraktiv arbetsgivare för befintlig personal och framtida externa rekryteringen ser förvaltningen ett behov av att genomföra ovan föreslagna åtgärder. Pierre Börjesson Utvecklingsstrateg

18 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars-Rune Ehrnborg ON 2016/ Omsorgsnämnden Information om sommarrekryteringen 2016 Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet. Bakgrund En helt ny rekryteringsprocess arbetades fram under hösten 2015 för att förtydliga 2016 års sommarrekrytering. Kontrolldatum fastställdes, för att månadsvis kunna stämma av hur vi låg till utifrån den fastlagda processen. Annonspublicering i Aditro/offentliga jobb 22 december Våra rekryteringskanaler var rekryteringsmässor, besök på Universitetet, Komvux och Gymnasieskolor. Affischer och flyers har spridits och vi har funnits med på Facebook, Instagram, Bioreklam, Infartsskyltar, Bussreklam och annons i lokalpress. Under rekryteringsprocessen såg vi en ökning av utlandsfödda jobbsökande som på grund av brister i språkförståelse, inte var aktuella för semestervikariat. Ansökningar och anställningar Ansökningar 1272 Ansökningar 1322 Anställningar 435 Anställningar 461 Södermöre 40 Södermöre 62 Mattias Ask Förvaltningschef Lars-Rune Ehrnborg Rekryteringssamordnare Omsorgsförvaltningen Administration Torsåsgatan 1B, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Lars- Rune.Ehrnborg@kalmar.se

19 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Lars-Rune Ehrnborg ON 2016/ Omsorgsnämnden Framtida kompetensförsörjning Förslag till beslut Omsorgsnämnden antecknar informationen till protokollet. Bakgrund Kalmar kommun omsorgsförvaltningen skall vara ett föredöme som arbetsgivare och en attraktiv arbetsplats. För att klara detta uppdrag behöver vi kunna rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Stora pensionsavgångar och en ökad konkurrens på övriga arbetsmarknaden gör att vi ställs inför utmaningar. Hur skall personalbehovet tillgodoses, vilka rekryteringsvägar skall tas och hur uppnår vi kompetenskravet. Det är en framtidsutmaning i en tid där ett yrkesliv inom äldreomsorgen inte har ansetts attraktivt. Dessutom är äldreomsorgen hårt utsatt för medial uppmärksamhet när något går fel, medan nyhetsvärdet av allt som är bra lyser med sin frånvaro. Därför måste vi för att få en tryggad personalförsörjning, se till att äldreomsorgens yrken upplevs som attraktiva. Då kommer vi att få fler att söka sig till vård och omsorgsutbildningar inom gymnasieskolan och vuxen utbildningarna. Men lika viktigt är att se till att behålla duktiga medarbetare med en god arbetsmiljö, kompetensutveckling och rätten till ett heltidsarbete. Medarbetare som trivs i sin yrkesroll är de bästa ambassadörerna för framtidens kompetensförsörjning. Mattias Ask Förvaltningschef Lars-Rune Ehrnborg Rekryteringssamordnare Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel vx Fax Klicka här för att ange text. Lars- Rune.Ehrnborg@kalmar.se

20 ON 2016/ (2) Bilagor