Grundtvig förberedande besök och kontaktseminarier Ansökningsanvisning 2012

Transkript

1 Grundtvig förberedande besök och kontaktseminarier Ansökningsanvisning 2012 Syftet med denna ansökningsanvisning är att hjälpa de sökande med att fylla i ansökningsblanketten. Dessa anvisningar är avsedda att användas tillsammans med LLP-ansökningshandledningen och inbjudan att lämna förslag Båda återfinns på Europeiska kommissionens webbtjänst under adress: Bekanta dig först med Grundtvig-programmets syften och målgrupper på CIMOs sidor och kontrollera att du har rätt att ansöka och att besöket lämpar sig för Grundtvig-programmet! Understöd till förberedande besök går att söka för deltagande i planeringsmöte eller kontaktseminarium. Grundtvig-projektet som planeras kan vara partnerskap för lärande, volontärprojekt för seniorer, multilateralt projekt, nätverk eller kompletterande åtgärd. I Ansökningstider Ansökningstiderna för besök som man planerar själv är: Besök kan börja tidigast en månad efter ansökningstidens slut. För att ansökan ska anses ha inkommit inom ansökningstiden ska den vara poststämplad senast avslutningsdagen för ansökningstiden i fråga. Eftersom alla försändelser inte numera stämplas ska du hos posten kontrollera att ansökningskuvertet får en poststämpel då du sänder ansökningen precis innan ansökningstiden går ut. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns. Besked om kontaktseminarier som anordnas av de nationella kontoren och ansökningstiderna till dem kommer att meddelas separat på CIMOs webbtjänst Förberedande besök och kontaktseminarier samt på CIMOs e-poslista Aili för vuxenutbildning. II Ansökningsblankett År 2012 används en elektronisk ansökningsblankett som är gemensam med programmen Comenius och Leonardo da Vinci. För att blanketten ska fungera behövs version 8.2 eller en nyare version av programmet Adobe Reader. Ansökningsblanketten är engelskspråkig. Blanketten kan fyllas i på finska, svenska eller engelska. Då du öppnar din ansökningsblankett på CIMOs webbtjänst, dyker en text upp, som ber dig först SPARA BLANKETTEN på din maskin. Ansökningsblankettens uppgifter sparas på vanligt sätt med File/Save as...

2 2(8) Blanketten blir synlig först, sedan du öppnar den på den plats, där du sparat den på din maskin. Blanketten behöver inte fyllas i på en gång, utan du kan senare återkomma till den blankett du har sparat. Blanketten kan ifyllas i off-line, men för att avsända den elektroniskt ska du vara uppkopplad till Internet. Börja fylla i blanketten från början och i ordningsföljd. Blanketten är dynamisk, där frågorna dyker upp beroende på, vilket svarsalternativ som du har valt på den föregående frågan. Besvare alla frågor som gäller ditt ansökta besök i ansökningsblanketten. Observera, att det i de öppna frågorna finns alternativ beroende på, huruvida ansökan gäller ett förberedande besök eller ett kontaktseminarium. Blanketten innehåller obligatoriska fält som alltid ska fyllas i. De obligatoriska fälten är försedda med röd kant. Det går inte att avsända blanketten, om något av de obligatoriska fälten inte är ifyllt. Om uppgiften i fråga inte finns att tillgå, ska du skriva in N/A (not applicable) eller uppgiften finns inte att tillgå i fältet. I de gråa fälten går det inte att skriva, utan uppgifterna överförs automatiskt till fälten från andra punkter. För elektronisk ifyllnad och avsändning av ansökningsblanketten finns det dessutom en särskild engelskspråkig (teknisk) anvisning (LLP Application eforms 2012: Applicant s Guide), som finns på CIMOs webbtjänst på adressen Förberedande besök och kontaktseminarier Till sökande. III Hur blanketten ifylls punkt för punkt B. Submission B.1. Context: - Sub-programme: Välj underprogrammet GRUNDTVIG - Type of visit: Välj typen av besök, antingen preparatory visit eller contact seminar. Valet av typ påverkar raderna i budgettabellen (punkt H, Budget). - Target action: Välj typen av projekt du är i färd med att förbereda. Om du avser att förbereda flera olika typer av projekt under samma besök, ange då här den typ, som du har för avsikt att använda den mesta tiden på under besöket. B.2. Project identifiers: Organisationens namn kopieras automatiskt in här sedan du fyllt i punkt C.1.1. B.3. National Agency: - Identification: Välj FI1 LLP (CIMO), vilket är Finlands nationella kontor. C. Actors identification C.1. Applicant organisation Organisation:

3 3(8) I denna punkt frågas det efter uppgifter för olika slags statistik. Välj i droppmenyn ut den kod som närmast beskriver din egen organisation. - Full legal name (national language): Använd här organisationens finsk- eller svenskspråkiga namn och skriv inom parentes in det engelskspråkiga namnet. - Full legal name (latin characters): Organsiationens finsk- eller svenskspråkiga namn i sådan form som inte innehåller skander, apostrofer eller andra överlopps klamrar eller specialtecken. Ersätt t.ex. bokstäverna ö-, ä- å-, ü-, é-, à med bokstäverna o-, a-, u-, e. - Erasmus ID code/national ID: fältet lämnas oifyllt - Commercial orientation: For profit (vinstbringande)/not for profit (icke vinstbringande organisation) - Legal status: Public/Private. En organisation är offentlig då över 50 procent av dess finansiering kommer från offentliga källor som t.ex. stat eller kommun. - Economic sector: Läroanstaltsnivåerna återfinns i droppmenyn fr.o.m. punkt P Contact person: i allmänhet den person, som är (huvud)deltagare i besöket - Is the contact person also the main participant (participant 1)? Ifall du svarar YES, kopieras uppgifterna automatiskt in i punkt Participant 1. Person authorised to sign the grant agreement: avser organisationens föreståndare, rektor eller annan motsvarande person som fungerar som undertecknare av ansökan och eventuellt projektavtal. Background/experience - Mata här in de organisationens projekt med EU finansiering (t.ex. Grundtvig, Comenius, Leonardo da Vinci, ESR, osv.) som har varit igång under de senaste fem åren. Ifall er organisation har haft många EU-projekt, lämna här uppgifter om de 4-5 viktigaste och foga en mera utförlig projektförteckning till den ansökan som sänds in per post. - Fälten är begränsade till sin storlek, varför du ska mata in endast de viktigaste uppgifterna, såsom projektets namn eller nummer. - det går att lägga till/ta bort rader med tangeterna +/- C.2. Host organisation Organisation: - Full legal name (national language): Använd här organisationens finsk- eller svenskspråkiga namn och skriv inom parentes in det engelskspråkiga namnet. - Full legal name (latin characters): Organsiationens finsk- eller svenskspråkiga namn i sådan form som inte innehåller skander, apostrofer eller andra överlopps klamrar eller specialtecken. Ersätt t.ex. bokstäverna ö-, ä- å-, ü-, é-, à med bokstäverna o-, a-, u-, e. - OBS! Såsom mottagande organisation i fråga om kontaktseminarier antecknas det anordnande landets nationella kontor. Om fullständiga kontaktuppgifter inte finns att tillgå skriv in n/a i de obligatoriska fälten. - Om avsikten är att besöka två partnar under samma resa, kan den andra partnerns uppgifter fyllas i via Add host. I detta fall lägger blanketten till rader i punkt G.1 skilt för partnern i vartdera destinationslandet. C.3. Participants

4 4(8) Participant 1: huvuddeltagarens uppgifter fylls i här - ifall deltagaren är densamma som contact person, kopieras uppgifterna automatiskt - ifall bidrag söks till två personer, går den andra deltagarens uppgifter att lägga till via Add participant. - Obs! För kontaktseminarium beviljas inte bidrag till flere än en person från samma organisation. Participant 2: Description - Ifall din organisation söker bidrag till två personer är det viktigt att tala om, vilken roll de båda spelar och/eller vilken arbetsfördelningen är mellan dem under det förberedande besöket och/eller vid planeringen av projektet. Background/experience of participant no. 1/no.2: Här ska du i korthet beskriva besöksdeltagarnas arbetserfarenhet, bakgrund och nuvarande uppgifter. Det är inte obligatoriskt att foga ett CV till ansökan och, om det inte finns med, påverkar detta inte väsentligt bedömningen av ansökan. Via de förberedande besöken är avsikten även att uppmuntra nya aktörer att delta i programmet. D. Project description - Frågorna besvaras beroende på, huruvida ansökan gäller ett förberedande besök eller ett kontaktseminarium. - Project objectives and strategy: Berätta om din projektidé eller om det projekt som kommer att planeras under besöket och om hur projektet har anknytning till till målen i din organisation. Om du så önskar, kan du foga en närmare beskrivning av projektidén till ansökan. - Ifall du söker till kontaktseminarium, berätta om dina mål i anslutning till seminariet och om din eventuella projektidé, till vilken din organisation söker partnar. Framhåll även på vilket sätt projektet har anknytning till din organisations verksamhet. F. Project implementation - Workplan and tasks: Beskriv besökets innehåll och mål samt foga ett preliminärt program/en preliminär tidtabell till ansökan. Beakta även resetidtabellen. Berätta vidare, huruvida andra partnerorganisationer utöver din egen och den mottagande organisationen deltar i besöket. - I fråga om ett kontaktseminarium räcker det att ange seminariets namn och program. G. Participants and activity tables - Mobilities: i tabellen ska du fylla i destinationsland, stad, resans längd och datum för dess inledande. - Duration avser antalet dagar (inte övernattningar) resdagarna medräknade. Maximilängd är 5 dagar. F. Budget Kostnader som berättigar till stöd är:

5 5(8) - resekostnaderna för tur- och returresa från den sökandes hemort till kursplatsen enligt det billigaste resealternativet. Det maximala resebidraget är 500 euro. - kostnader för kost och logi (Vistelsekostnader i olika länder anges i bilaga till denna ansökan. Ansökningsblanketten beräknar automatiskt beloppet enligt resans längd.) - kontaktseminarieavgiften (täcker inkvarterings- och levnadskostnaderna, för vilka i detta fall inte beviljas något särskilt subsistence-bidrag). - Sökande som behöver särskilt stöd kan av motiverat skäl beviljas ett större stipendium än det genomsnittliga. Det lönar sig att göra upp en realistisk budget. Stipendier beviljas maximalt till det ansökta beloppet och tillägg kan inte beviljas i efterskott. Överföringar inom stödbeloppet mellan olika kostnadsgrenar kan inte göras senare. Observera att stipendiet inte nödvändigtvis täcker kostnaderna till 100 procent. Travel (resekostnader) - Beräkna de kostnader som uppkommer av resorna hemifrån/från arbetsplatsen till inkvarteringen i mållandet tur och retur enligt det förmånligaste resealternativet. Användning av egen bil ersätts enligt taxan för allmänna kommunikationsmedel. De lokala resekostnader som under besöket uppkommer i mållandet utgör kostnader för uppehälle (subsistence). - Det belopp som beviljas för resekostnader bestäms enligt övervägande så att det belopp som ansökts utgör det maximala beloppet. Det maximala resebidraget är 500 euro. - Resekostnaderna redovisas enligt de faktiska kostnaderna, varför kvittorna ska sparas. Subsistence (uppehälle) - Subsistence-kostnaderna omfattar kostnader för logi, kost och försäkring samt lokala resor i mållandet. - Blanketten beräknar i punkten subsistence automatiskt enligt resans längd det maximibelopp som uppkommer, då du klickar på calculate (beloppen ingår även i den stipendietabell som finns med i denna anvisning). - Resans längd anges i antalet dagar (inte övernattningar). Utöver besökdagarna beaktas en resdag före kursen och en resdag efter kursen. - Subsistence-kostnaderna utgör en s.k. lump sum, d.v.s. en standardsumma, som redovisas direkt med hjälp av summorna i stipendietabellen i enlighet med antalet faktiska resdagar. Någen rapport behöver inte ges i subsistence-punkten över faktiskt realiserade inkvarterings- eller andra utgifter. - Ifall det är fråga om ett kontaktseminarium, vars deltagaravgift täcker inkvartering och måltider, beviljas inget särsklit bidrag för uppehållskostnader. I detta fall antecknas endast kontaktseminarieavgiften i punkten subsistence. Contact Seminar fee (kontaktseminarieavgift): - Om det är fråga om ett kontaktseminarium som anordnas av ett nationellt kontor, kan bidrag inte sökas för seminarieavgiften.

6 6(8) - I kontaktseminariets deltagaravgift ingår inkvartering och måltider. I detta fall beviljas inget särskilt bidrag för uppehållskostnader (subsistence). - Kontrollera i inbjudan till seminariet eller i anmälningsblanketten seminarieavgiftens storlek och vad som ingår i avgiften. - Enligt huvudregeln beviljas bidrag till seminarieavgiften till fullt belopp (100 %). - Deltagaren betalar kontaktseminarieavgiften ur det beviljade stipendiet såvida inte annat har överenskommits. - Kontaktseminarieavgiften rapporteras på så sätt, att till slutrapporten fogas en kopia av kvittot/ bankverifikatet över den betalade deltagaravgiften samt av seminarieanordnaren utfärdat deltagarintyg. - Obs! Om du är i färd med att söka stipendium för kontaktseminarium och i budgettabellen saknas rad för Contact seminar fee, får du fram raden genom att på första sidan av ansökningsblanketten byta ut Type of visit mot Contact seminar. I. Checklist: - Ansökan ska för att bli bedömd uppfylla alla de giltighetskriterier som uppräknas i förteckningen. Kontrollera att alla kriterier i listan har blivit uppfyllda. I annat fall uppfyller ansökan inte giltighetskraven (eligibility criteria), och kan inte tas upp till bedömning. L. Submission Ansökningsblanketten ska inlämnas till CIMO både i elektronisk form och som pappersversion med bilagor. 1. Då ansökan är klar ska du spara den en gång till och godkänna den genom att klicka på ikonen Validate. Funktionen Validate kontrollerar att alla obligatoriska fält är ifyllda. Om ansökan innehåller brister ska de korrigeras i detta skede, eftersom elektronisk sändning inte annars lyckas. 2. Sänd blanketten elektroniskt genom att klicka på ikonen Submit online. Kontrollera i detta skede att din dator är uppkopplad till Internet. Klicka på ikonen Submit online BARA EN GÅNG. 3. Då blanketten har inlämnats elektroniskt dyker systemets Submission ID kod upp i ansökningsblankettens punkt G.2. Submission summary. Skriv nu ut ansökningsblankettens slutliga version genom att klicka på Print form. Den elektroniskt inlämnade versionen och pappersversionen ska vara identiska, varför du inte längre får göra några ändringar i ansökan! 4. Förvara den sparade ansökan på din maskin för eventuell senare användning Sänd inte ansökan som bilaga till en e-post! En bilaga är avsedd endast för sådana situationer där den elektroniska sändningen inte lyckas på grund av ett tekniskt problem.

7 7(8) K. Declaration of Honour + M. Signature: - Den utskrivna ansökningsblanketten ska vara försedd med underskrift av en person (t.ex. föreståndaren, rektor) som har underteckningsrätt i organisationen. - Kontrollera att namnteckningen är densammes som den i punkten Person authorised to sign the grant agreement nämnda eller att den är den officiella ställföreträdarens. Ifall en ställföreträdare undertecknar, ska i sammanhanget ingå uppgift om att så är fallet. - Det gäller att beakta att underskriften är ett giltighetsvillkor för ansökan. Den undertecknade ansökningsblanketten jämte bilagor sänds in till: CIMO, Grundtvig/förberedande besök, PB 343, HELSINGFORS. Tillsammans med den elektroniska ansökningen kan bilagor inte sändas, utan de ska sändas per post tillsammans med ansökningsblanketten. Bilagor till den ansökningsblankett som sänds per post är: - besökets preliminära program - en preliminär projektplan (inte obligatoriskt) - deltagarens CV (inte obligatoriskt) IV Urvalsprocessen Samtliga ansökningar genomgår en giltighetskontroll (eligibility check). Ansökningen ska uppfylla alla giltighetskriterier för att gå vidare till en kvalitativ bedömning. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns (poststämpelns datum). De formellt giltiga ansökningarna bedöms enligt kvalitetskriterier. Med giltighets- och bedömningskriterierna kan man bekanta sig på adressen: Förberedande besök och kontaktseminarier Till sökande. Besked om stipendiebeslutet skickas till den sökande angivna e-postadressen tidigast ca 2 veckor efter utgången av ansöksningstiden. Tilläggsuppgifter Katariina Vinblad, tfn Päivi Korkea-aho, tfn förnamn.tillnamn(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi Förberedande besök och kontaktseminarier Bilaga: Subsistence-tabell/Grundtvig förberedande besök

8 8(8) BILAGA: SUBSISTENCE-TABELL/Grundtvig förberedande besök 2012 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) Excluding travel and visa costs Duration in days AT Österrike BE Belgien BG Bulgarien CH Schweiz CY Cypern CZ Tjeckien DE Tyskland DK Danmark EE Estland ES Spanien FR Frankrike GB Storbritannien GR Grekland HR Kroatien HU Ungern IE Irland IS Island IT Italien LI Liechtenstein LT Lithauen LU Luxemburg LV Lettland MT Malta NL Nederländerna NO Norge PL Polen PT Portugal RO Rumänien SE Sverige SI Slovenien SK Slovakien TR Turkiet