Grundtvig fortbildningsstipendier för vuxenutbildningspersonal Ansökningsanvisning 2013

Transkript

1 Grundtvig fortbildningsstipendier för vuxenutbildningspersonal Ansökningsanvisning 2013 Syftet med denna ansökningsanvisning är att hjälpa de sökande med att fylla i ansökningsblanketten. Dessa anvisningar är avsedda att användas tillsammans med LLP-ansökningshandledningen och inbjudan att lämna förslag Båda återfinns på Europeiska kommissionens webbtjänst under adress: Bekanta dig först med Grundtvig fortbildningsstipendiernas syften och målgrupper på CIMOs sidor och kontrollera att du har rätt att ansöka och att kursen lämpar sig för Grundtvig-programmet! Fortbildningsstipendier kan sökas endast för fortbildning i kursform. I Ansökningstider Ansökningstiderna är tre till antalet: Kurser som börjar tidigast Kurser som börjar tidigast Kurser som börjar tidigast Alla kurser måste börja senast För att ansökan ska anses ha inkommit inom ansökningstiden ska den vara poststämplad senast avslutningsdagen för ansökningstiden i fråga. Eftersom alla försändelser inte numera stämplas ska du hos posten kontrollera att ansökningskuvertet får en poststämpel då du sänder ansökningen precis innan ansökningstiden går ut. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns. II Ansökningsblankett År 2013 används en elektronisk ansökningsblankett som är gemensam med Comeniusprogrammet. För att blanketten ska fungera behövs version 8.2 eller en nyare version av programmet Adobe Reader. Ansökningsblanketten är engelskspråkig. Blanketten kan fyllas i på finska, svenska eller engelska. Då du öppnar din ansökningsblankett på CIMOs webbtjänst, dyker en text upp, som ber dig först SPARA BLANKETTEN på din maskin. Ansökningsblankettens uppgifter sparas på vanligt sätt med File/Save as... Blanketten blir synlig först, sedan du öppnar den på den plats, där du sparat den på din maskin. Blanketten behöver inte fyllas i på en gång, utan du kan senare återkomma till den blankett du har sparat. Blanketten kan ifyllas i off-line, men för att avsända den elektroniskt ska du vara uppkopplad till Internet. Börja fylla i blanketten från början och i ordningsföljd. Blanketten är dynamisk, där frågorna dyker upp beroende på, vilket svarsalternativ som du har valt på den föregående frågan.

2 Besvara alla punkter i ansökningsblanketten och kontrollera att de giltighetskriterier som uppräknas i slutet av blanketten uppfylls. Blanketten innehåller obligatoriska fält som alltid ska fyllas i. De obligatoriska fälten är försedda med röd kant. Det går inte att avsända blanketten, om något av de obligatoriska fälten inte är ifyllt. Om uppgiften i fråga inte finns att tillgå, ska du skriva in N/A (not applicable) eller uppgiften finns inte att tillgå i fältet. I de gråa fälten går det inte att skriva, utan uppgifterna överförs automatiskt till fälten från andra punkter. För elektronisk ifyllnad och avsändning av ansökningsblanketten finns det dessutom en särskild engelskspråkig (teknisk) anvisning (LLP Application eforms 2013: Applicant s Guide), som finns på CIMOs webbtjänst i anslutning till denna ansökningsanvisning. III Hur blanketten ifylls punkt för punkt OBS! Numreringen i denna anvisning kan avvika från numreringen i din ansökningsblankett, emedan blanketten lägger till och tar bort fält i överensstämmelse med det alternativ du har valt på den föregånde frågan. B. Submission data - Sub-programme: Välj underprogrammet GRUNDTVIG (Punkterna Action type och Action ifylls då automatiskt.) Blanketten är gemensam med skolundervisningens Comeniusprogram, varför du bör förvissa dig om, att du har valt Grundtvig, ifall du jobbar inom vuxenutbildningen! - Round: Välj rätt ansökningsomgång - Training type: Structured training course - Thematic area: Välj Foreign language training (only language learning as such) endast om du söker till en ren språkkurs. (Endast vissa sökande kan ansöka om stipendier för språkkurser. I detta fall ombeds man att i punkt C.2 välja en av dessa kategorier.) Alla andra sökande (även språklärare som söker till metodikkurser för språkundervisning) ska välja In-service training course. - Is the event included in the Comenius Grundtvig Training Database? Om svaret är JA, frågas det i punkt E.1. efter kursens nummer i databasen. (Då behöver inte ett särskilt program bifogas ansökan.) Om svaret är NEJ, ska ett program bifogas ansökan. - Applicant name: Namnet skrivs automatiskt in här efter att punkt C.1. fyllts i - National Agency / Name: Välj FI1 LLP (CIMO), vilket är Finlands nationella kontor. Om du väljer ett annat alternativ, kommer din elektroniska ansökan inte att förmedlas till CIMO, utan till det fel kontor som har valt. C.1. Applicant - Fyll i denna punkt i dina egna uppgifter C.2. Profile of the applicant - Employment status: employees/unemployment. Välj employees, om du är anställd eller om du annars har en bakgrundsorganisation, i vars namn du söker till utbildningen. Blanketten frågar i så fall i punkten C.3 om uppgifter om bakgrundsorganisationen. Ifall du väljer unemployment, kan du inte fylla i i blanketten uppgifter om någon som helst bakgrundsorganisation. - Category of educational staff: välj den kategori i menyn som kommer närmast dig själv - Category of applicants for foreign language training: Om du söker dig till rena språkkurser, bör du höra till någon av de fyra kategorierna i menyn - Subjects taught: Du kan välja högst tre (rader kan tilläggas med + -tangenten)

3 C.3. Home institution (punkten kommer fram endast om du i punkt C.2. har valt employees ) - Full legal name (national language): Använd här organisationens finsk- eller svenskspråkiga namn och skriv inom parentes in det engelskspråkiga namnet. - Full legal name (latin characters): Organsiationens finsk- eller svenskspråkiga namn i sådan form som inte innehåller skander, apostrofer eller andra överlopps klamrar eller specialtecken. Ersätt t.ex. bokstäverna ö-, ä- å-, ü-, é-, à med bokstäverna o-, a-, u-, e. - Type of organisation: I denna punkt frågas det efter uppgifter för olika slags statistik. Välj i droppmenyn ut den kod som närmast beskriver din egen organisation. - Commercial orientation: For profit (vinstbringande)/not for profit (icke vinstbringande organisation) - Legal status: Offentlig/Privat. En organisation är offentlig då över 50 procent av dess finansiering kommer från offentliga källor som t.ex. stat eller kommun. C.4. Nationality - Den sökande ska antingen vara medborgare i ett land som deltar i LLP-programmet eller arbeta inom vuxenutbildning i ett LLP-programland eller vara bosatt i ett LLP-programland. Förutom finländare kan även medborgare från andra länder som arbetar inom vuxenutbildning i Finland eller är bosatta i Finland (uppehållstillstånd) ansöka om stipendium från CIMO. C.5. Special needs - Med särksilda behov avses faktorer i anslutning till den sökandes fysiska, mentala eller annat hälsotillstånd, på grund av vilka den sökande inte har möjlighet att delta i fortbildningen utan extra finansiellt stöd. Såsom särskilt behov betraktas rörelsehindring eller handikapp, som kräver att ett biträde följer med på resan. C.6. Previous grants - räkna upp alla stipendier du har fått från programmet för Livslångt lärande under de senaste två åren - längden på fälten är begränsad, varför du ska hålla dig till den väsentligaste informationen om stipendierna D. Course provider - fyll i uppgifterna om kursarrangören som du hittar i samband med kursbeskrivningen i databasen - Full legal name (national language): den arrangerande organisationens namn på engelska och/eller på det lokala språket - Full legal name (latin characters): den arrangerande organisationens namn i sådan form som inte innehåller skander, apostrofer eller andra överlopps klamrar eller specialtecken. Ersätt t.ex. bokstäverna ö-, ä- å-, ü-, é-, à med bokstäverna o-, a-, u-, e. E.1. Summary - Fyll i uppgifterna om kursen och bifoga kursprogrammet till ansökan om kursen INTE finns i databasen - för kurser som finns i databasen fordras reference number och session number, som finns i databasen i beskrivningen av kursen i fråga - om dessa fält syns trots att kursen inte är en kurs som ingår i databasen, ska du kontrollera att du har svarat NO i avsnitt B.1. E.2. Preparation E.7. Dissemination - Frågorna är öppna frågor som då det gäller utvärderingen hör till de viktigaste. Sätt dig omsorgsfullt in i frågorna och formulera dina svar så exakt och konkret som möjligt.

4 - Om du lämnar frågor obesvarade leder det oundvikligen till att ansökningen bedöms med ett lägre poängtal, eftersom det då inte alls ges poäng för dessa punkter. - Om skrivna punkter är identiska med en annan sökandes blankett halveras poängen. - Endast de uppgifter som lämnats i ansökningsblanketten kan beaktas, varför du inte ska betrakta någon som helst information som självklar. - Om din organisation inte är en vuxenutbildningsanstalt, utan du t.ex. arbetar vid en yrkesläroanstalt eller en högskola, ska i ansökningsblanketten förtydligas att det är fråga om arbete inom vuxenutbildning (punkt E.3 i ansökningsblanketten). Bland personalen vid högskolorna är de personer ansökningsdugliga som jobbar inom fortbildningen. Högskolornas övriga vuxenutbildningspersonal, de som jobbar till exempel inom yrkeshögskolornas examensinriktade vuxenutbildning, kan ansöka om stipendium endast ifall kursens tema eller mål är knutna speciellt till vuxenstudier eller specialfrågor i anslutning till inlärning bland vuxna. Ansökningsdugliga från universitet är i huvudsak personer som jobbar vid en fortbildningscentral, ett öppet universitet eller motsvarande. F. Budget Kostnader som berättigar till stöd är: - resekostnaderna för tur- och returresa från den sökandes hemort till kursplatsen enligt det billigaste resealternativet - kostnader för kost och logi (Vistelsekostnader i olika länder anges i bilaga till denna ansökan, Ansökningsblanketten beräknar automatiskt beloppet enligt resans längd.) - kursavgiften (högst 150 euro/dag) - språkträning före kursen (högst 100 euro). Språkträningen kan ske antingen på en språkkurs eller i form av självstudier. - utgifter som härrör av speciella behov Maximibeloppet av det stipendium som beviljas uppgår till euro för en veckas kurs och till euro för en kurs som varar två veckor eller längre tid. Det lönar sig att göra upp en realistisk budget. Stipendier beviljas maximalt till det ansökta beloppet och tillägg kan inte beviljas i efterskott. Överföringar inom stödbeloppet mellan olika kostnadsgrenar kan inte göras senare. Observera att stipendiet inte nödvändigtvis täcker kostnaderna till 100 procent. Sökande som behöver särskilt stöd, på grund av fysiska, mentala eller andra hälsorelaterade orsaker, kan av motiverat skäl beviljas ett större stipendium än det genomsnittliga. (punkt C.5. Special needs i ansökningsblanketten) I ansökningsblanketten är budgeten indelad i tre delar: 1. Travel (resekostnader) - Beräkna de kostnader som uppkommer av resorna hemifrån/från arbetsplatsen till inkvarteringen i mållandet tur och retur enligt det förmånligaste resealternativet. De lokala resekostnader som under kursen uppkommer i mållandet utgör kostnader för uppehälle (subsistence). Användning av egen bil ersätts enligt taxan för allmänna kommunikationsmedel. - Det belopp som beviljas för resekostnader bestäms enligt övervägande så att det belopp som ansökts utgör det maximala beloppet. - Resekostnaderna redovisas enligt de faktiska kostnaderna, varför kvittorna ska sparas. 2. Subsistence (uppehälle) - Subsistence-kostnaderna omfattar kostnader för logi, kost och försäkring samt lokala resor i mållandet.

5 - Blanketten beräknar i punkten subsistence automatiskt enligt resans längd det maximibelopp som uppkommer, då du klickar på calculate (beloppen ingår även i den stipendietabell som finns med i denna anvisning). - Resans längd anges i antalet dagar (inte övernattningar). Utöver kursdagarna beaktas en resdag före kursen och en resdag efter kursen. (Exempel: kursen hålls under tiden : resan inleds 1.5 och avslutas 7.5 som längd för resan anges 7 dagar.) - Subsistence-kostnaderna utgör en s.k. lump sum, d.v.s. en standardsumma, som redovisas enligt de förverkligade dagarna. För Subsistence-kostnaderna behöver verifikat inte bifogas rapporten. 3. Other expenses (övriga kostnader) - Kursavgiften (participation fee): Endast den andel anges som utgör egentlig kursavgift. - Om kursarrangören erbjuder ett kurs- och logipaket, ska logikostnaderna avskiljas från kursavgiften. (Logikostnaderna hör till subsistence-kostnaderna.) - Konferens- eller seminarieavgiften gäller endast Comenius-sökande. Grundtvig-sökande kan inte få fortbildningsstipendier för att delta i konferenser eller seminarier, utan dessa ingår i Grundtvig-programmet i funktionen besök och utbyten. - Språkträning (language preparation): Det stöd som beviljas för språkträning uppgår till högst 100 euro. Stödet kan sökas antingen för deltagande i en språkkurs eller för anskaffning av självstudiematerial. Över träning som är nödvändig ska ges en utredning i punkten E.2. Preparation. Inget språkträningsstöd beviljas om fortbildningskursen i sig är en språkkurs. Bidrag till språkträning beviljas inte, om fortbildningskursen som sådan siktar till att utveckla språkfärdigheten. 4. Special needs of the participant (den sökandes specialbehov): fältet är synligt endast om du har specificerat dina specialbehov (t.ex. till följd av begränsad rörlighet eller annat motsvarande) i punkt C.5. G. Checklist: - Ansökan ska för att bli bedömd uppfylla alla de giltighetskriterier som uppräknas i förteckningen. I. Submission Ansökningsblanketten ska inlämnas till CIMO både i elektronisk form och som pappersversion med bilagor. 1. Då ansökan är klar ska du spara den en gång till och godkänna den genom att klicka på ikonen Validate. Funktionen Validate kontrollerar att alla obligatoriska fält är ifyllda. Om ansökan innehåller brister ska de korrigeras i detta skede, eftersom elektronisk sändning inte annars lyckas. 2. Sänd blanketten elektroniskt genom att klicka på ikonen Submit online. Kontrollera i detta skede att din dator är uppkopplad till Internet. Klicka på ikonen Submit online BARA EN GÅNG. 3. Då blanketten har inlämnats elektroniskt dyker systemets Submission ID kod upp i ansökningsblankettens punkt G.2. Submission summary. Skriv nu ut ansökningsblankettens slutliga version genom att klicka på Print form. Den elektroniskt inlämnade versionen och pappersversionen ska vara identiska, varför du inte längre får göra några ändringar i ansökan! 4. Förvara den sparade ansökan på din maskin för eventuell senare användning

6 Sänd inte ansökan som bilaga till en e-post! En bilaga är avsedd endast för sådana situationer där den elektroniska sändningen inte lyckas på grund av ett tekniskt problem. Utskriften av ansökan ska vara försedd med underskrift av både sökanden och en person med underteckningsrätt från den sökandes organisation (t.ex. direktörs, rektors) underskrift (gäller inte arbetslösa sökande som enbart själva undertecknar ansökan). Ifall i blanketten har uppgetts en bakgrundsorganisation, ska ansökan vara försedd med underskrift av en representant för organisationen. Ansökningsblanketten med båda personernas underskrift jämte bilagor sänds i tre exemplar till adressen: CIMO, Grundtvig fortbildningsstipendier, PB 343, HELSINGFORS. Tillsammans med den elektroniska ansökningen kan bilagor inte sändas, utan de ska sändas per post tillsammans med ansökningsblanketten. Bilagor till den ansökningsblankett som sänds per post är: - dagsprogram för kursen, kursbroschyr etc., om kursen inte finns med i databasen för Comenius/Grundtvig-kurserna. Kom ihåg att även bilagorna ska sändas in i tre exemplar så att utvärderarna till sin disposition har allt det material som behövs. IV Hur man anmäler sig till kursen 1. Du kan söka fortbildningskurser i databasen för Comenius/Grundtvig-kurserna på adressen Även för andra kurser än kurserna i databasen kan stipendier sökas, om kursen uppfyller följande kriterier: - längd minst 5 arbetsdagar och högst 6 veckor - mållandet är ett annat land som är med i LLP-programmet - kursen har deltagare från flera olika länder i Europa - kursens arbetsmetoder möjliggör aktivt deltagande och interaktion från kursdeltagarnas sida 2. Då du har valt ut en kurs som lämpar sig för dig, ska du av kursens arrangör ta reda på om det ännu finns lediga platser på kursen. I regel kan du förhandsanmäla dig till kursen. I det skedet lönar det sig inte ännu att förbinda sig till några som helst avgifter. 3. Då du har fått ett positivt stipendiebeslut, ska du själv till kursarrangören bekräfta ditt deltagande i kursen. Om deltagandet i kursen inhiberas efter att stipendiet blivit beviljat (av annan orsak än force majeure), kan beviljade stipendiemedel inte användas till betalning av en eventuell annulleringsavgift. Sökanden måste då själv stå för annulleringsavgiften. 4. Reservera inte flygbiljetter innan kursarrangören har bekräftat, att kursen säkert kommer att hållas. 5. Om kursen inställs, kan du söka till en ny kurs (hos CIMO får du närmare anvisningar). Stipendium beviljas för en given utbildning, varför det inte går att byta kurs utan CIMOs tillstånd. 6. Du ska rapportera till CIMO om kursen och stipendiet senast en månad efter avslutad kurs. V Urvalsprocessen Efter ansökningstidens utgång sänds en mottagningsbekräftelse till alla sökande. Samtliga ansökningar genomgår en giltighetskontroll (eligibility check). Ansökningen ska uppfylla alla giltighetskriterier för att gå vidare till en kvalitativ bedömning. Endast ansökningar som postats inom utsatt tid godkänns (poststämpelns datum).

7 De formellt giltiga ansökningarna bedöms enligt kvalitetskriterier. Varje ansökan utvärderas av två bedömare av vilka åtminstone den ena är en extern bedömare. Det poängtal ansökan får utgörs av medeltalet av dessa två utvärderingar. I den kvalitativa bedömningen beaktas bl.a. kursens innehåll och lämplighet för sökanden, den effekt och nytta som kursen antas medföra för sökanden och sökandens organisation samt för den europeiska dimensionen i utbildningen. Ansökan bör innehålla motiveringar för den sökandes deltagande och där bör framgå hur sökanden i sitt eget arbete och på sin arbetsplats ämnar utnyttja de kunskaper och färdigheter han eller hon inhämtat i fortbildningen. De som deltar i en kurs som bygger på ett tidigare centraliserat projekt inom Sokrates- eller LLP-programmet ges 10 poäng vid utvärderingen (det maximala poängantalet är 100). Med giltighets- och bedömningskriterierna kan man bekanta sig på adressen: Mobilitetsstipendier för vuxenutbildningspersonal Fortbildningsstipendier Till sökande. Om flera sökande kommer från samma organisation, bör ansökningsblanketten vara individuellt ifylld och motiverad. Det lönar sig inte att sända in en ansökningsblankett som är identisk med en annan sökandes blankett. Poäng som getts för identiskt skrivna punkter halveras. Detta kan leda till att ingendera ansökan blir godkänd. Från samma organisation godkänns i regel endast en sökande till samma kurs. CIMO kan även begränsa antalet finländska deltagare i samma kurs. Vid urvalet har de sökande företräde som inte har fått Grundtvig-mobilitetsstipendium (fortbildningsstipendium, besök eller utbyte, expertutbyte) under de senaste två åren. Detta innebär, att det går att få stipendium på nytt endast, om det finns tillräcklig finansiering kvar i ansökningsomgången sedan de övriga ansökningarna av tillräckligt hög kvalitet har godkänts. Besked om stipendiebesluten sänds i regel till samtliga sökande tidigast ca 6 veckor efter utgången av ansökningstiden. Tilläggsuppgifter Riika Väliahde, tfn Päivi Korkea-aho, tfn förnamn.tillnamn(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi Mobilitetsstipendier för vuxenutbildningspersonal Fortbildningsstipendier

8 BILAGA: SUBSISTENCE-TABELL/Grundtvig fortbildningsstipendier 2013 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) stöd per dag under vecka 1 stöd för den första hela veckan (7 dagar) stöd för två hela veckor tilläggsersättning för extra veckor (veckorna 3-6) AT Österrike BE Belgien BG Bulgarien CH Schweiz CY Cypern CZ Tjeckien DE Tyskland DK Danmark EE Estland ES Spanien FR Frankrike GB Storbritannien GR Grekland HR Kroatien HU Ungern IE Irland IS Island IT Italien LI Liechtenstein LT Lithauen LU Luxemburg LV Lettland MT Malta NL Nederländerna NO Norge PL Polen PT Portugal RO Rumänien SE Sverige SI Slovenien SK Slovakien TR Turkiet Ersättningen per dag för den andra veckan fås genom att dividera skillnaden mellan stödet för en hel andra och en hel första vecka med sju. Ansökningsblanketten räknar automatiskt ut summan för det maximala stödet.