Visma Tid. Välkommen till storfamiljen för småföretagare

Transkript

1 Visma Tid Välkommen till storfamiljen för småföretagare

2 Välkommen till Visma Tid För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi på följande sidor hur det är uppbyggt och fungerar. Tips och råd om ditt program hittar du på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida som du når direkt från programmet. Där hämtar du senaste versionen av programmet, får tillgång till internettjänster, nyheter med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt på Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2

3 Arbeta med Visma Tid Arbeta med Visma Tid I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet i Visma Tid, från det förberedande arbetet med inställningar och register till utskrift av rapporter. Använd gärna den här schematiska bilden som referens när du läser innehållet i häftet. Integration med Vismas ekonomiprogram Grunduppgifter Tidsregistrering - direkt i programmet - via internet - via mobiltelefonen Uppföljning Faktura- och bokföringsunderlag Löneunderlag Rapportering Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. En programikon läggs till på ditt skrivbord. 4. Starta programmet och aktivera ditt program. 3

4 Grunduppgifter Grunduppgifter För att få ut mesta möjliga av ditt program behöver du göra några grundläggande inställningar och ange vissa grunduppgifter. Under Företagsinställningar i programmet gör du inställningar som gäller generellt för företaget. Här kan du exempelvis välja arbetsläge utifrån din typ av verksamhet. Läs mer om arbetsläget Redovisnings-/ revisionsbyråer på sidan 5. När du är klar med företagsinställningarna är det dags att lägga upp dina register. Börja med att lägga upp medarbetare, kunder och standardaktiviteter. Därefter kan du enkelt skapa projekt för dina uppdrag. Du väljer själv vilka inställningar och register som ska användas, men ju bättre förberett programmet är desto bättre uppföljning får du. För att snabbt komma igång med ditt företags tidsregistrering kan du importera kund-, projekt- och artikelregister från Visma Administration, Visma Compact eller Visma Avendo Ekonomi. Har du kund- och/eller projektregister från något annat program kan du importera dem via en textfil. Företagsinställningar Under Företagsinställningar i programmet kan du bland annat göra följande: Välja fält för tidsregistreringen Aktivera webbregistrering Lägga in nummerserier för dina kunder och projekt Inställningar för fakturering Välja konton till bokföringsunderlag Inställningar för integration mot Visma Spcs program Lägga in helgdagsschema Register Några exempel på register du kan lägga upp: Medarbetare Resultatenheter Standardaktiviteter Kunder Projekt Utlägg/Material Företagsinställningar Register för medarbetare I medarbetareregistret anger du till exempel roll, löneform och arbetstider. Register för standardaktiviteter Alla inställningar som gäller ditt företag finns samlade under Företagsinställningar. Register för projekt I projektregistret lägger du in uppgifter om varje uppdrag. Du kan exempelvis ange projektets giltighetstid, vem som ska få registrera tid på projektet, vilka aktiviteter som ska ingå, prissättning samt hur det ska faktureras. Om du har aktiviteter som förekommer ofta, till exempel planeringsarbete i en konsultfirma, kan du lägga upp dessa som standardaktiviteter. Nästa steg: Visma Tid för redovisnings- och revisionsbyråer 4

5 Grunduppgifter Visma Tid för redovisningsoch revisionsbyråer Du kan välja att ställa in programmet för redovisnings- och revisionsbyråer. Det innebär att du får tillgång till fler fält och funktioner som är anpassade utifrån den här branschens behov. Om du arbetar med Visma Byråstöd kan du exportera kundregistret därifrån till Visma Tid. När du sedan ska uppdatera eller lägga till kunder behöver du bara göra det i Visma Byråstöd, eftersom kundregistret synkroniseras mot Visma Tid. Integrationen möjliggör även export av faktura- och bokföringsunderlag från tidprogrammet till Visma Byråstöd. Funktioner för redovisningsoch revisionsbyråer Om du valt arbetsläget Redovisnings-/revisionsbyrå tillkommer följande funktionalitet: Tidsregistrering på räkenskapsår Standardprojekt för uppdragen Fastpris- eller a conto-fakturering på kundnivå Revisorsrapport för ansökan om ny eller förnyad auktorisation Integration med Visma Byråstöd Med internettjänsten Visma WebbTid kan du låta dina kunder registrera tider och utlägg via internet. Därefter kan du skapa faktura- och löneunderlag i Visma Tid. Standardprojekt Tidsregistrering på räkenskapsår Som redovisnings- och revisionsbyrå har du även möjlighet att ange räkenskapsår vid tidsregistrering. Inställningar för fakturering Om du har uppdrag som ser likadana ut för många kunder kan du lägga upp standardprojekt. I ett standardprojekt kan du koppla på standardaktiviteter som sedan visas i tidsregistreringen. Standardprojekten kan användas som mall vid uppläggning av nya projekt. På så vis kan du ha samma projektnummer kopplat till flera kunder, vilket gör att du enkelt kan följa upp till exempel boksluts- eller revisionsuppdragen totalt för byrån. Utöver möjligheten att ange faktureringstyp på projekt kan du som redovisnings- och revisionsbyrå göra inställningar för fakturering direkt på kunden. Till exempel kan du välja fastpris med delfakturering eller a conto-fakturering. Väljer du Ej Aktuell används istället inställningarna på projektet. Nästa steg: Tidsregistrering 5

6 Tidsregistrering Tidsregistrering Med tidsregistreringen säkrar du att alla timmar finns på bordet när det är dags att fakturera. Med hjälp av olika inmatningslägen är det enkelt att registrera den tid du lägger ner på arbete åt dina kunder, interna möten och fortbildning. Dessutom kan du lägga in ordinarie arbetstid, övertid och restid. Med hjälp av inställningarna väljer du själv vad som ska anges vid registreringen, exempelvis kund, projekt och aktivitet. I utläggsregistreringen kan du registrera både privata utlägg som ska med på löneunderlaget och utlägg som ska med på fakturaunderlaget, till exempel resekostnader och förbrukningsmaterial. Registrering av tider Det finns följande inmatningslägen för din tidsregistrering: Dagregistrering Veckoregistrering Minifönster Om du vill registrera tid på annan plats än kontoret har du följande möjligheter: Visma Tid App registrering av tider i mobilen Visma WebbTid registrering av tider och utlägg via internet Visma Tid checka ut data från nätverket till offlineläge, exempelvis till bärbar dator. Med tjänsten Visma WebbTid och Visma Tid App får du och dina anställda frihet att registrera tid utanför kontoret. Tjänsten ingår i Visma Tid. De anställda registrerar normalt sin egen tid, men den som har behörigheten Administratör kan även registrera tid åt andra. Dag- och veckoregistrering Registrera tider via internet och mobilen Internettjänsten Visma WebbTid ingår i Visma Tid och ger dig möjlighet att registrera tider och utlägg direkt via internet. Oavsett om du väljer dageller veckoregistrering kan du välja att ha tidsregistreringen i ett minifönster, vilket innebär att bara själva registreringsbilden visas. Minifönster Du kan välja mellan dagregistrering eller veckoregistrering beroende på antal projekt eller hur ofta du registrerar tider. All data som behövs för registreringen överförs från Visma Tid till Visma WebbTid. Via mobilappen Visma Tid registrerar du snabbt dina tider när du är på resande fot eller ute på uppdrag hos dina kunder. Nästa steg: Faktura- och bokföringsunderlag 6

7 Uppföljning Faktura- och bokföringsunderlag Programmet skapar faktura- och bokföringsunderlag från de uppgifter som lämnas vid tidsregistreringen. Innan du exporterar underlagen till ditt ekonomiprogram har du möjlighet att kontrollera och eventuellt justera de tider som registrerats. Du kan även ändra inställningar för vad som ska visas på fakturorna. Faktura- och bokföringsunderlagen kan föras över till Visma Administration eller Visma Compact via fil. Du kan även välja att exportera fakturaunderlagen som orderunderlag, vilket innebär att de istället importeras som order i ditt ekonomiprogram. Det kan vara användbart om du har behov av att samlingsfakturera. Arbetsgång Faktura- och bokföringsunderlag I programmet utför du följande steg i arbetet med faktura- och bokföringsunderlagen: 1. Skapa underlag 2. Justera/godkänn underlag 3. Exportera/överför underlag Exportera till andra Vismaprogram Du kan exportera faktura- och bokföringsunderlag till följande program: Visma Administration Visma Compact Visma Byråstöd När du skapar faktura- och/eller bokföringsunderlag i Visma Tid kan du få en varning om att prissättning saknas. I bilden som dyker upp talar programmet om vilket projekt och vilken kund prisvarningen gäller för. 1. Skapa underlag 3. Exportera och överför underlag Här bestämmer du vilka underlag du ska skapa. Du kan göra urval på exempelvis kund, kundansvarig, projekt eller projektansvarig. 2. Justera och godkänn underlag Här överför du godkända underlag till historiken samt exporterar till Visma Administration eller Visma Compact. Här bearbetar och godkänner du underlagen. Alla registrerade tider följer med när ett fakturaunderlag skapas. Nästa steg: Löneunderlag 7

8 Uppföljning Löneunderlag När det är dags för lönebearbetningen kan du kontrollera, justera och attestera dina medarbetares tidrapporter. Därefter kan du välja att skriva ut tidrapporter och löneunderlag. För att slippa dubbelarbete och underlätta lönearbetet kan du exportera dina löneunderlag till Visma Lön 300/600. Du importerar löneunderlagen i samband med att en ny lönekörning ska skapas eller till en befintlig lönekörning. För varje importerad anställd uppdateras kalendariet i löneprogrammet. De tidkoder som du använder i Visma Tid är kopplade till de snabbval och lönearter som används i Visma Lön 300/600. Genom denna koppling sparar du både tid och minskar risken för felregistrering vid lönekörningen. Löneunderlag kan skapas, redigeras och attesteras av de medarbetare som har behörigheten Administratör. En medarbetare som är löneansvarig i kombination med behörigheten Projektansvar eller Kundansvar, får kontrollera och attestera sina underordnades tider, men inte skapa löneunderlag. Arbetsgång Löneunderlag I programmet utför du följande steg i arbetet med löneunderlagen: 1. Kontrollera tider 2. Attestera löneunderlag 3. Skapa/överför löneunderlag Export till Visma Lön 300/600 Den information som exporteras till Visma Lön 300/600 är följande: Arbetad tid Avvikelser, d v s övertid, frånvaro och dylikt Privata utlägg Justeringar av tidssaldo Information om kompsaldo Procentuell fördelning av arbetstid på projekt och resultatenhet 1. Kontrollera tider 3. Skapa/överför löneunderlag Här får du en överblick över hur långt medarbetarna har klarmarkerat sina tider samt om tiderna har attesterats av löneansvarig. 2. Attestera löneunderlag Här väljer du vad du vill göra med de skapade löneunderlagen. Du kan skriva ut dem till skrivare, överföra dem till programmets historik eller exportera dem till något av Vismas löneprogram. Här attesterar du tider och privata utlägg. Du kan skriva ut en tidrapport samt ett preliminärt löneunderlag för respektive medarbetare. Nästa steg: Rapportering 8

9 Rapportering Rapportering I programmet finns en utskriftscentral och en rapportgenerator. Utskriftscentralen innehåller ett stort antal färdiga rapporter som du kan använda för uppföljning av olika slag. Vill du skapa egna rapporter gör du det i rapportgeneratorn. De rapporter som du skapar hamnar i utskriftscentralen. När du vill skriva ut en rapport har du flera utskriftsval, till exempel kan du skriva ut till en pdf- eller excel-fil. Vill du mejla rapporten väljer du alternativet E-post. I kund- respektive projektregistret finns en användbar flik som heter Statistik/Spårning. Här kan du snabbt ta fram aktuell statistik för en kund eller ett projekt, eller se vad som ingått i ett visst fakturaunderlag. Rapporter Några exempel på rapporter: Tidrapport Kundrapporter - Debiteringsgrad per kund ackumulerat i år - Debiterbara och fakturerade timmar per månad - Kundregister, lista - Resultatuppföljning Medarbetarrapporter - Arbetade timmar per aktivitet och år - Flex- och kompsaldo - Frånvaro - Tidrapport Projekt - Projektregister, lista - Resultatuppföljning ackumulerat i år t o m period inkl utlägg - Uppföljning timmar per kund/projekt ackumulerat i år - Uppföljning mot kalkyl, belopp Prislistor Utskriftscentralen I utskriftscentralen finns ett antal färdiga rapporter du kan välja mellan. Du kan göra olika urval och inställningar för rapporten innan du skriver ut den. Du har flera olika alternativ vid utskrift av rapporter. Rapportgeneratorn I rapportgeneratorn kan du skapa en ny rapport genom att kopiera en befintlig eller utgå från ett tomt formulär. 9

10 Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon E-post support@vismaspcs.se Hemsida Telefon E-post avtal@vismaspcs.se Telefon E-post sales@vismaspcs.se Hemsida produkter Telefon E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, Göteborg Neptuniplan 9, Malmö Kungsbron 18, Stockholm Sambandsvägen 5, Växjö Telefon Telefon Telefon Telefon E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se