Visma Revision. Ekonomilösningar som du vill ha det

Transkript

1 Visma Revision Med Visma Revision får du stöd genom hela revisionsarbetet, från riskbedömning till rapportering. Programmet gör dina revisioner i små och medelstora bolag mer effektiva. Det följer dessutom revisionsstandarden (ISA). Ekonomilösningar som du vill ha det

2 Välkommen till Visma Revision Vi vill att du snabbt och enkelt ska komma igång och börja använda det program du investerat pengar i. För att ge dig en överblick av programmets funktioner presenterar vi hur Visma Revision är uppbyggt i detta häfte. Mer information samt stöd under arbetets gång får du i programmets Hjälp, som du når genom att trycka på F1-tangenten. Behöver du ytterligare tips och råd om ditt program hittar du det på vismaspcs.se/support, där du kan få svar på dina frågor dygnet runt. Som kund hos Visma Spcs har du även en egen sida Min sida. Min sida når du direkt från Visma Revision och den ger dig senaste versionen av programmet, tillgång till internettjänster, nyheter, inspiration med mera. För att dra nytta av alla fördelar med Min sida och för att börja arbeta med internettjänsterna måste du skapa ett konto. Det gör du enkelt genom att registrera dig på vismaspcs.se. Min sida Logga in För att ladda ner senaste versionen av ditt program och få personligt anpassad information om den eller de produkter du använder måste du vara inloggad. Min sida innehåller även: Meddelanden Som inloggad får du personligt anpassad information som rör de program och tjänster du har från Visma Spcs. Visma Infoline Dagliga nyheter om företagande, redovisning, skatter och ekonomi. Nyhetsarkiv Sök efter tidigare publicerade nyhetsartiklar. Menyn Via huvudmenyn tar du dig enkelt vidare till exempelvis webbutiken och supportsidorna. Tips och aktuellt Råd och tips om hur du använder dina program och tjänster på bästa sätt. Vi påminner också om viktiga händelser som rör ditt ekonomiarbete. Ekonomifakta/Skattekalender Viktiga belopp och procentsatser samt snabb överblick över alla viktiga datum för skatte- och momsdeklarationer under året. Vismas internettjänster Härifrån når du direkt de internettjänster du är ansluten till och kan enkelt ansluta dig till övriga tjänster. Inspireras av andra Här kan du bland annat ta del av andra företagares tips och idéer. 2

3 Arbeta med Visma Revision Arbeta med Visma Revision När du ska arbeta med ett revisionsuppdrag skapar du en årsakt. Årsakten består av mapparna uppdragsadministration, riskbedömning, granskning samt slutsatser och rapportering. I nedanstående illustration får du en översiktlig bild över arbetsflödet. Integration med Vismas ekonomiprogram Uppdragsadministration Ny årsakt Arbeta med uppdraget Riskbedömning Granskning Arkivering Ekonomianalys Slutsatser och rapportering 3

4 Börja så här Börja så här Installera programmet 1. Starta installationen genom att dubbelklicka på filen som du har hämtat från Visma Spcs hemsida. 2. Välj Installera. En guide leder dig genom installationen. 3. Slutför installationen. 4. Starta programmet via Visma Byråstöd och aktivera det. Starta Visma Revision Visma Revision startas från Visma Byråstöd. I Visma Byråstöd lägger du upp kunden och markerar den för Uppdrag Revision. Dessutom anger du vilka som ska arbeta med uppdraget, vem som är ansvarig samt vilka som deltar. Nästa steg: Ny årsakt 4

5 Ny årsakt Ny årsakt När du första gången öppnar Visma Revision ska du skapa en årsakt för det aktuella räkenskapsåret. Årsakten är uppbyggd i en trädstruktur så att du ska få ett naturligt arbetsflöde. Den dokumentation som läggs upp i årsakten omfattar alla moment i revisionsprocessen, från uppdragsadministration och riskbedömning till granskning och slutligen rapportering. Du har möjlighet att hämta in Word-, Excel- och pdf-filer, samt skriva anteckningar var du än befinner dig i årsakten. Innan du utför revisionen behöver du föra över ekonomidata till årsakten. Du kan importera en SIE-fil och/eller ett bokslut. Arbetar du med Visma Bokslut kan du exportera bokslutet därifrån för att sedan importera det till Visma Revision. Skapa ny årsakt När du skapar ny årsakt kan du utgå från: Standardmallen Förslag årsakt SPCS Föregående år Egen mall Du kan välja om följande information ska tas med från den akt eller mall som du valt: Väsentlighetstal Relevanta konton/risker Granskning - Genomförande - Resultat Anteckningar Text som skrivits in i de olika avsnitten samt infogade dokument följer alltid med. När du skapar en årsakt kan du basera årsakten på föregående år eller en revisionsmall. Första gången du ska lägga upp en årsakt utgår du ifrån en revisionsmall, antingen den standardmall som levereras med programmet eller en egen mall. Ny årsakt När du skapar en ny årsakt väljer du revisionsmall samt vilken information som ska hämtas från mallen. Räkenskapsåret hämtas automatiskt från Visma Byråstöd. I den vänstra delen av bilden ser du de årsakter du lagt upp för kunden. Akterna är uppbyggda i en trädstruktur som består av dokument, mappar och avsnitt. För att se vad som ingår i årsakterna dubbelklickar du på respektive akt eller klickar på plustecknet till vänster om akten. I den högra delen av bilden ser du innehållet i det dokument eller avsnitt som är markerat i listan. Du kan lägga till anteckningar till varje gren i trädet. Nästa steg: Ekonomianalys 5

6 Ekonomianalys Ekonomianalys Under Ekonomianalys kan du se balans- och resultaträkning samt nyckeltal. Programmet kan visa upp till fem räkenskapsår. Det gör att du på ett överskådligt sätt kan jämföra de olika åren. Du kan även välja att visa diagram. Diagrammen är tänkt att användas som ett hjälpmedel för att snabbt och enkelt visa trender och jämförelser utifrån Balans-, Resultatoch Nyckeltalsinformationen. Här finns också SIE-analysen där du får en överblick och ser eventuella felaktigheter i bokföringen. Du kan göra kontoanalyser, se periodsaldon och antal transaktioner, samt få information om transaktioner som skiljer sig mot det normala i din bokföring. Ekonomianalys består av: Balans Resultat Nyckeltal SIE-analys - Kontoinformation - Konton - Verifikationer - Skattekonto Slutsatser I delarna Balans, Resultat och SIE-analys kan du göra en saldoanteckning till ett konto. Anteckningen följer med till riskbedömning och granskning. SIE-analys Under Verifikationer kan du visa olika vyer. Inom parentes visas hur många verifikationer som visas under varje vy. I bilden visas verifikationer där bokförd utgående moms skiljer sig från vad som enligt programmets beräkning borde vara bokförd. Resultat Genom att klicka på pilen kan du även visa saldon per månad. I exemplet har företaget bokfört utgående moms på 725 kr. Programmet beräknar utgående moms för konto 3051 Försäljning varor 25% till 925 kr. I verifikationen visas differens mellan bokförd och beräknad moms. Om du är i delen Resultat kan du visa diagram av typen Trend eller Säsong. Om du markerar Trend visas en stapel med Bruttovinst och Material och varor. Den andra stapeln visar Personalkostnader, Avskrivningar, Finansnetto, Dispositioner och skatt och Övriga kostnader. Resultatet visas som en linje. Om du istället markerar Säsong kan du jämföra flera år per månad. Staplar för t ex januari för alla inlästa räkenskapsår visas bredvid varandra för att du ska kunna se säsongsvariationer. Nästa steg: Uppdragsadministration 6

7 Arbeta med uppdraget Uppdragsadministration I mappen Uppdragsadministration i årsakten gör du utvärdering av kund och uppdrag. Du kan spara en beskrivning av uppdraget, infoga uppdragsbrev och dokumentera vilka som deltar i uppdraget. Minnesanteckningar från föregående år visas. Du kan även ange hur mycket tid som beräknas gå åt till revisionen, hur budgeten ser ut för uppdraget och mycket annat. Här hittar du dessutom avsnittet Revisorns oberoende som du kan använda som grundmall för att bedöma om det finns något som kan förändra förtroendet för revisorns opartiskhet, självständighet och objektivitet. Uppdragsadministration består av: Acceptans av kund och uppdrag Uppdraget Tidpunkter och resurser Överallt i Visma Revision kan du göra anteckningar. Du kan klassificera en anteckning som Förbättring samt markera den för Följ upp. Du kan sedan ta fram en sammanställning av alla gjorda anteckningar. Sammanställningen kan exporteras till Word eller Excel. Uppdragsorganisation Här lägger du upp alla som deltar i revisionsuppdraget. Du kan själv lägga till eller ta bort deltagare via knapparna under tabellen. Du kan dessutom skriva in en kommentar för din uppdragsorganisation. Revisorns oberoende I avsnittet Revisorns oberoende kan du för nya och befintliga uppdrag pröva om det finns någon omständighet som kan förändra förtroendet för revisorns opartiskhet, självständighet och objektivitet. Nästa steg: Riskbedömning 7

8 Arbeta med uppdraget Riskbedömning Under Riskbedömning får du hjälp att analysera kundens verksamhet. Du får ett bra underlag för att planera granskningen så att den koncentreras till de områden där risken för betydande fel är störst. Här fastställer du övergripande väsentlighetsnivå för de finansiella rapporterna. Därefter gör du en bedömning över vilka konton och vilka risker som ska granskas. Du kan även dokumentera genomförda intervjuer med ledande befattningshavare. Eventuella minnesanteckningar eller protokoll från planeringsmöte kan du placera under Slutlig riskbedömning och planeringsmöte. Riskbedömning består av: Väsentlighetstal Betydande konton och upplysningar Riskbedömning av generell karaktär Företagets och dess miljö Vår förståelse Företagets övergripande kontroller Förståelse av IT-miljön och generella IT-kontroller Övrig planerad granskningsansats Betydande risker Slutlig riskbedömning och planeringsmöte Använd revisionskontrollen för att få varningar, påminnelser eller tips om information som saknas eller om något blivit fel. Längst ner i den högra delen av programmet visas revisionskontrollen för det aktuella avsnittet. Om du tar fram revisionskontrollen i knappraden visas den för hela årsakten. Väsentlighetstal Här fastställer du väsentlighetsnivå för de finansiella rapporterna som helhet. Du kan beräkna väsentlighetstal och arbetsväsentlighetstal. Väsentlighetstal är det tal som du jämför funna felaktigheter mot. Arbetsväsentlighetstalet hjälper dig att bedöma vilka relevanta konton som ska vara betydande. Betydande konton och upplysningar Här väljer du vilka konton som är betydande och därmed ska granskas. Du anger vilka räkenskapspåståenden som är tillämpliga, om det finns risk för oegentligheter och om uppskattningar är knutna till kontot. Valen du gör följer med till granskningen. Till varje konto finns möjlighet att skriva motivering. Nästa steg: Granskning 8

9 Arbeta med uppdraget Granskning I granskningsfasen kan du dokumentera och testa interna kontroller och genomföra substansgranskning. Du kan antingen plocka kontroller och åtgärder från referensbanken eller skriva in egna texter. Du bedömer Inneboende risk, Kontrollrisk och Risk för väsentlig felaktighet per räkenskapspåstående. Till varje granskningsområde kan du skriva in en övergripande slutsats. Granskning består av: Områden som markerats som betydande (t ex Kundfordringar, Byggnader och mark) Förvaltning Årsredovisning Övriga granskningsåtgärder Visma Bokslut och/eller bokslutsdokumentation i annat format När du tillsammans med dina medarbetare är ute hos kund kan ni dela upp granskningsarbetet mellan er genom att spara ner ett eller flera områden till ett USB-minne. När alla är klara och har sparat ner sina delar av granskningsarbetet kan den som delade ut områdena ta emot och sammanställa helheten. Dokumentation, anteckningar och arbetsblad infogas automatiskt i årsakten. Du kan spara årsakten som en mall. Förutom inmatad data och infogade dokument sparas även granskningsprogrammet. Du kan redigera mallen och anpassa den för en viss typ av kund eller bransch. Granskningsavsnitt Under Granskning läggs ett område upp för varje område som markerats som Betydande. Här utför du substansgranskning, analytisk och detalj. Du kan hämta åtgärder från referensbanken eller skriva in egna åtgärder. Referensbanken I Visma Revision har du tillgång till en referensbank. Referensbanken är upplagd efter områden och innehåller olika förslag till kontroller och granskningsåtgärder. Referensbanken är knuten till den årsakt eller mall som du arbetar med. När du redigerar en mall kan du lägga till egna kontroller och åtgärder i referensbanken. Nästa steg: Slutsatser och rapportering 9

10 Arbeta med uppdraget Slutsatser och rapportering Det sista momentet i revisionsarbetet görs under Slutsatser och rapportering som finns sist i trädet. Här kan du utvärdera revisionsbevis, bedöma om väsentlighetstalet ska omprövas, avgöra om det krävs ytterligare granskning samt skriva olika rapporter, t ex revisionsberättelse. Här finns även avsnitt som sammanställer betydande brister i intern kontroll och felaktigheter som upptäckts vid granskningen. Du kan också skriva minnesanteckningar som följer med till nästa år. Slutsatser och rapportering består av: Omprövning av väsentlighetstal Uppdatering riskbedömning Övergripande analytisk granskning av årsredovisningen Övergripande slutlig bedömning och utvärdering Rapportering Med Visma Revision levereras ett antal mallar för revisionsberättelse. Du kan välja en färdig mall från programmet eller hämta in ett eget Word-dokument. Summering av fel Här sammanställs felaktigheter som identifierats vid substansgranskning, dvs alla granskningsresultat som markerats som Avvikelse. Både orättade och rättade avvikelser finns med. Tabellen kan skickas till Excel där du kan arbeta vidare med materialet. Revisionsberättelse Här kan du se en summering av identifierade felaktigheter och felaktigheter rättade av kunden. Väsentlighetstalet visas också vilket gör det enkelt att göra en jämförelse mellan summa felaktigheter och väsentlighetstal. Under avsnittet Revisionsberättelsens utformning finns tomma platser där du kan infoga underskriven revisionsberättelse, årsredovisning samt uttalande från företagsledningen. Nästa steg: Integration 10

11 Arbeta med uppdraget Integration I Visma Byråstöd får du hjälp att hålla reda på dina kunders grunduppgifter, vilka uppdrag du har och vilken korrespondens som skett mellan dig och kunderna. Här finns också funktionalitet för att skicka och ta emot data, samt säkerhetskopiering. I Visma Analys kan du spara ner rapporter eller huvudboksresultat till Visma Revision. Du kan sedan infoga rapporten eller resultatet på valfri plats i årsakten. Även anteckningar som gjorts i Visma Analys kommer med och presenteras i anteckningsfältet. När du importerar bokslut från Visma Bokslut hämtas en skrivskyddad kopia med bilagor, åtgärder, kommentarer och årsredovisning. Du kan även infoga bokslutsdokument från andra program i formaten word, excel och pdf. Visma Revision kan integreras med följande program: Visma Byråstöd Visma Bokslut Visma Analys Andra ekonomiprogram via import av SIE-fil I Visma Byråstöd kan du enkelt ta emot SIE-fil eller revisionsunderlag i form av ett bokslut via funktionen Ta emot. När du sedan väljer import av ekonomidata i Visma Revision hittar programmet filerna som tagits emot i Visma Byråstöd. Import från Visma Bokslut Till granskningen importeras åtgärder för balans- och resultatkonton inklusive kommentarer och hänvisningar från Visma Bokslut. Hämta rapport från Visma Analys I Visma Analys kan du spara ner rapporter som du sedan infogar till valfri plats i årsakten i Visma Revision. Nästa steg: Arkivering 11

12 Arkivering Arkivering I Visma Revision kan du arkivera årsakter själv eller låta programmets automatik sköta jobbet. Om du har två eller fler årsakter så sker automatisk arkivering av den äldsta årsakten när du skapar en ny årsakt. När du arkiverar årsakten görs den om till pdf-format. Den blir låst och kan inte längre ändras. En symbol med ett hänglås visar att årsakten är arkiverad. Pdf-filen skapas genom en knapptryckning. Genom att spara årsakterna som pdf-filer sparar du mycket tid och utrymme, jämfört med om du valt att förvara utskrifter av akterna i pärmar. Fördelar med arkivering En arkiverad akt är låst och kan inte ändras Du behöver inte skriva ut akten för att spara den Arkiverade akter tas med vid säkerhetskopieringen Årsakten sparas som pdf-fil Du kan använda de funktioner som finns i pdf-läsaren för att t ex skriva ut eller mejla årsakten. Arkiverade årsakter sparas ner i kundregistret i Visma Byråstöd. Vid säkerhetskopiering tas även arkiverade akter med. Arkiverad årsakt När du markerar en arkiverad årsakt visas i högerfönstret information om akten, t ex räkenskapsår och när den arkiverats. Om du klickar på knappen Öppna öppnas årsakten i den pdf-läsare som finns installerad på datorn. I pdf-läsaren kan du använda de inbyggda funktioner som finns för att t ex skriva ut eller mejla årsakten. Till vänster finns en innehållsförteckning och till höger presenteras arkiverade avsnitt och dokument. 12

13 Tack för att du har valt att vara avtalskund hos Visma Spcs. Det är för din skull vi målmedvetet arbetar vidare med att förenkla företagandet. Rolf Dahlberg, vd Visma Spcs AB Avtalet som ger dig mer! Nya versioner alltid uppdaterad Tjänster för dig med avtal Supporten till din tjänst Rabatt på program och utbildningar Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. Uppdateringarna hämtas direkt via vår hemsida. Du kan förenkla ditt företagande ytterligare genom att använda ett antal smarta internettjänster. Det gör du direkt via internet eller ännu hellre som en integrerad funktion i ditt program. Exempel på vad du kan göra är: kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms och rapportera reseräkningar och arbetstider. Läs mer på vismaspcs.se/ produkter. Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. Med Visma Spcs serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Analys Visma Anläggningsregister Visma Bokslut Visma Koncern Visma Revision Visma Skatt Visma Skatt Proffs Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Så här når du oss Supportavdelningen Avtalsavdelningen Försäljningsavdelningen Utbildningsavdelningen Telefon E-post support@vismaspcs.se Hemsida Telefon E-post avtal@vismaspcs.se Telefon E-post sales@vismaspcs.se Hemsida produkter Telefon E-post utbildning@vismaspcs.se Hemsida Visma Spcs butiker Göteborg Malmö Stockholm Växjö Första Långgatan 7, Göteborg Neptuniplan 9, Malmö Kungsbron 18, Stockholm Sambandsvägen 5, Växjö Telefon Telefon Telefon Telefon E-post butiken.gbg@vismaspcs.se E-post butiken.malmo@vismaspcs.se E-post butiken.sthlm@vismaspcs.se E-post butiken.vxo@vismaspcs.se Sommaröppettider juni augusti se Systemkrav Internetanslutning Operativsystem: Windows 8, 7, Vista eller XP För fullständiga systemkrav se vismaspcs.se