Demohandledning från Scandinavian PC Systems

Transkript

1 från Scandinavian PC Systems Med hjälp av får du som arbetar med tjänsteproduktion ett effektivt och lönsamt redskap för din tidsredovisning. Du kan enkelt registrera arbetad tid, övertid, frånvaro och utlägg. Programmet skapar faktura- och bokföringsunderlag som du kan överföra direkt till SPCS Administration eller SPCS Avendo. Du kan även skriva ut löneunderlag som underlättar ditt företags lönehantering. Det finns stora möjligheter att anpassa till ett arbetssätt som passar din verksamhet och det är viktigt att du lägger in de olika registren i rätt ordning. Båda dessa saker handlar avsnittet Innan du börjar registrera tid i programmet om. Om företaget är en redovisningsbyrå kan du hitta bra information om hur du kan arbeta med i avsnittet Exempel upplägg för redovisnings- eller revisionsbyrå. Demoprogrammet har följande begränsningar: Du kan inte lägga upp något eget företag. Du kan enbart registrera tid i 3 månader från den dag demoprogrammet installerades. Du kan inte säkerhetskopiera. Du kan max skapa 30 fakturaunderlag. På alla utskrifter finns texten DEMOVERSION. I handledningen finns ett antal övningar som du kan göra och i demobolaget finns det registreringar gjorda fram till Systemkrav: Dator med Pentium II-processor eller bättre. Operativsystem Windows 98 eller senare. Minst 64 MB arbetsminne (om du har Windows XP krävs minst 128 MB arbetsminne). 120 MB ledigt utrymme på hårddisken för installation, ytterligare utrymme behövs under användandet. Internet explorer version 5.0 eller senare. Starta programmet Du startar programmet med hjälp av ikonen. I Övningsbolaget AB finns Siw Eriksson upplagd som medarbetare. Programmet föreslår att du ska logga in som henne. Hon är administratör och har alla rättigheter i programmet. Inloggning sker med SE som användare och SE som lösenord. Klicka på knappen OK. Tangenter F1-tangenten Esc-tangenten -tangenten Tab-tangenten Shift-Tab aktiverar direkthjälp-funktionen. Om det finns något hjälpavsnitt som beskriver just det aktiva fönstret eller den aktiva dialogrutan visas det hjälpavsnittet direkt. är den allmänna avbryt-tangenten som avbryter pågående inmatning, avbryter ett val etc. är den allmänna verkställ-tangenten som verkställer ett val eller flyttar till nästa rad eller ruta, Enter-tangenten. använder du för att hoppa framåt till nästa inmatningsbara fält. använder du för att hoppa bakåt mellan de olika rutorna i en bild.

2 använder du för att öppnar listor för fält som har listknapp. För att se vilka tangenter du kan använda för olika kommandon i programmet väljer du den elektroniska handboken. Du hittar den under Hjälp Innehåll. Här väljer du Gemensamma funktioner och Lite om tangenter. Mer stöd och hjälp på ett nytt sätt Vi lägger alltid stor vikt vid pedagogisk dokumentation av hög kvalitet. I har vi tagit vårt välkända dokumentationskoncept ett steg vidare och presenterar en ny kombination av tryckt handbok, elektronisk handbok och direkthjälp. Tillsammans ger dessa tre delar dig bästa möjliga stöd och hjälp i olika situationer. I den elektroniska handboken finns förutom beskrivning av fönster och allmän information även ett avsnitt för att komma igång med programmet och ett kapitel som innehåller en mängd olika arbetsgångar som du enkelt kan följa när du vill göra något i programmet. Med i programmet finns också SPCS Infoline som är en internetbaserad informationstjänst som ingår i programmet. Tjänsten nås direkt från programmet och ger dig färska nyheter och tips direkt på din bildskärm. Här finns aktuell information såsom nya regler och lagar samt tips och idéer kring arbetet med. Länkar från förstasidan leder dig vidare till längre texter. Navigera i programmet Till vänster i programmet finns ett navigeringsträd. Där ser du vilka moduler du kan arbeta med. Du tar dig till de olika delarna genom att klicka på modulens namn. I navigeringsträdet finns en blå markering över den funktion som du har aktiv. I bilden nedan arbetar man med att justera och godkänna fakturaunderlag. Alla val som finns i navigeringsträdet finns också i menyerna överst i programmet. 2

3 Innan du börjar registrera tid i programmet Det finns stora möjligheter att anpassa till ett arbetssätt som passar din verksamhet. I det här avsnittet ger vi en översikt över de möjligheterna. Vi beskriver enbart de viktigaste fälten. Mer information om de olika fälten finns i den elektroniska handboken. Normalt börjar du med att lägga upp dig själv i medarbetarregistret med behörigheten administratör. Lägg sedan upp övriga medarbetare. I övningsbolaget som vi skickar med demoprogrammet finns redan några medarbetare upplagda. Den här informationen kan du lägga in för varje medarbetare: När du lägger upp en medarbetare bör du ange: Signatur, Förnamn och Efternamn, dessa uppgifter är obligatoriska. Behörighet (läs mer om behörighet nedan). Kalkylkostnad/tim. Detta avser lön*konstant och används för att beräkna kostnaden för arbetad tid för uppföljning i rapporter och då bokföringsunderlag överförs till projektredovisningen i SPCS Administration. Om du vill gruppera medarbetarna i medarbetargrupper lägger du upp de olika grupperna och kopplar medarbetarna till dem. Medarbetargrupper kan användas i prissättningen och som urval vid rapporter. Ansvarig (lön), för varje medarbetare kan du ange vem som har rätt att attestera löneunderlaget. För detta krävs att den löneansvarige medarbetaren är upplagd och har behörigheten Projektansvarig, Kundansvarig alternativt Administratör. 3

4 Arbetsschema, om du vill hantera flextid i använder du den här funktionen för att välja in arbetsschema på respektive medarbetare. Arbeta med behörighet Du kan använda behörigheten för att styra vilka delar av programmet olika användare har tillgång till. Det finns fyra olika behörigheter och alla medarbetare måste ha en behörighet. Samtliga behörigheter ger tillgång till att registrera egen tid och utlägg. Administratör Kundansvarig Projektansvarig Resurs Denna behörighet ger tillgång till alla delar i programmet. En administratör kan även registrera tid för andra medarbetare och attestera alla tider på löneunderlag för alla löneansvariga samt skapa fakturaunderlag och löneunderlag. Kundansvarig får redigera, attestera och skapa fakturaunderlag. Dessutom ger denna behörighet tillgång till funktionerna för att skapa och bearbeta projekt, kunder och priser. Denna behörighet ger tillgång till funktionen för att bearbeta befintliga projekt. Den ger ingen behörighet till att arbeta med prissättning. Den här behörigheten ger enbart tillgång till funktionerna för att registrera egen tid samt utlägg. Löneunderlag kan skapas, redigeras och attesteras av de medarbetare som har behörigheten Administratör. En medarbetare som är löneansvarig i kombination med behörigheten Projektansvarig eller Kundansvarig, får kontrollera och attestera sina underordnades tider, men inte skapa löneunderlag. Enbart de medarbetare som den inloggade användaren är löneansvarig för visas i listorna. En medarbetare som har behörigheten Administratör ser alla medarbetare. Arbetsschema Om du vill hantera flextid i använder du den här funktionen för att lägga upp arbetsscheman som du sedan kopplar till medarbetarna. Här gör du allt arbete med att lägga upp nya arbetsscheman eller ändra i befintliga. Läs mer om flextid under avsnittet Arbeta med flex och komp. 4

5 Företagsinställningar Företagsinställningarna finns under Arkiv Företagsinställningar. Här kan du anpassa programmet till din verksamhet. Övningsföretaget, Övningsbolaget AB, som följer med demoprogrammet är ett mindre företag som till viss del eller helt arbetar med tjänster. Företaget arbetar med tjänster som gäller kortare eller längre utbildningar. De säljer även hårdvara och installerar, är ute hos kund på konsultuppdrag både med support och service och de har telefonsupport för program, samt har även teknisk support per telefon. Telefonsupport, service och liknande debiteras löpande. Där lägger man inte upp något projekt i bokföringen. De arbetar även med att ta fram dokumentation åt sina kunder. För denna typ av uppdrag läggs projekt upp. Där är de intresserade av att hålla reda på hur mycket tid de lägger ner på varje projekt från starten. Det ska finnas möjlighet att registrera tid på alla aktiviteter som föregår ett projekt, exempelvis offerter och planering av utbildningar. Företaget har gjort följande företagsinställningar. De inställningar som Övningsbolaget AB har gjort i företagsinställningarna gör att följande fält finns tillgängliga i tidsregistreringen. När du gör inställningar för ditt företag bör tänka på följande: Ange namnet och organisationsnumret på företaget. Detta behövs för att du ska kunna exportera faktura- och bokföringsunderlag till SPCS Administration och SPCS Avendo. Ange om ditt företag är en redovisnings-/revisionsbyrå eller ett vanligt företag. Anger du redovisningsbyrå får du tillgång till ytterligare några fält och register. Läs mer om hur du kan arbeta smidigt i om ditt företag är en redovisnings- /revisionsbyrå i avsnittet Exempel upplägg för redovisnings- eller revisionsbyrå. 5

6 Välj vilka fält du vill ska visas i när du registrerar tid i programmet och vilka av dem som ska vara obligatoriska i ditt företag. Välj också hur dessa fält ska visas vid registrering. Har du valt att arbeta med projekt kan du också välja vilket av fälten Kund och Projekt som ska visas först. Ange minsta fakturerbara tidsenhet. Det du anger här avgör hur arbetad tid ska behandlas vid debitering till kund. Anger du 15 minuter innebär det att varje påbörjad 15-minutersintervall resulterar i att 0,25 timmar hamnar i fältet Fakturerbar tid (Fakt tid) i registreringsbilden. Du kan också ange startnummer för kund- och projektnummer. Anger du något här föreslår programmet nästa lediga nummer när du skapar en ny kund eller ett nytt projekt. Under Fakturainställningar anger du en standardinställning som alltid ska föreslås när du lägger upp en ny kund. Detta går att ändra på en skapad kund. Du kan också ange förslag på inledande fakturatext som föreslås för alla kunder som har inställningen Enligt standard. Om du tänker arbeta med projekt kan du välja om du vill få intäkten från fakturan konterad på koddelen projekt. Projektets nummer följer då med från och in på fakturaraden i SPCS Administration och SPCS Avendo. Har du för avsikt att föra över bokföringsunderlag innehållande arbetade timmar och kostnaden för dessa till projektredovisningen, måste du ange kontonummer för kontering av arbetad tid samt kontobenämning, förslagsvis 7210 Lön tjänstemän, i både debet och kredit. Konteringen på bokföringsunderlaget blir då följande: Konto Debet Kredit Kvantitet Projekt 7210 Lön tjänstemän Lön tjänstemän Standardaktiviteter Under Registerunderhåll i navigeringsträdet finns möjlighet att lägga upp standard-aktiviteter, det vill säga tjänster som du säljer. Om du använder SPCS Administration eller SPCS Avendo rekommenderar vi att standardaktiviteterna även finns upplagda som artiklar i artikelregistret i SPCS Administration och i SPCS Avendo. Genom att även koppla standardaktiviteten till en tidkod så föreslås denna tidkod vid registrering, vilket snabbar upp inmatningen. Har du behov av att ändra tidkoderna går du till detta register i modulen Registerunderhåll. I vårt övningsföretag ser listan över standardaktiviteter ut så här: 6

7 Standardprislistor Med hjälp av funktionen Standardprislistor kan du skapa prislistor där giltighetstid kan anges. Du kan prissätta oberoende av medarbetare, per medarbetargrupp eller per medarbetare i kombination med oberoende av aktivitet eller per aktivitet. En prislista kan anges att alltid användas som standard vid upplägg av nya kunder. Det är extra viktigt att göra denna inställning innan du importerar kundregister från SPCS Administration eller SPCS Avendo. I vårt övningsföretag så har man valt en standardprislista som används mot alla kunder. Man har valt att prissätta per medarbetargrupp och per aktivitet. Så här ser standardprislistan i Övningsbolaget AB ut: Standardprislistorna kan sedan väljas in på kund och projekt. När ett nytt projekt skapas föreslås den prissättningsmetod som är vald för kunden som projektet kopplas till. Prissättning för projektet kan ändras utan problem. Fördelen med att arbeta med prislistor är framför allt då det kommer till en prisändring. Med hjälp av giltighetstiderna kan du styra från vilken tidpunkt ett nytt pris ska gälla och ingen ytterligare ändring krävs. Hade du istället valt att ange ett timpris per kund så hade du behövt gå igenom varenda kund. Metoder för prissättning De här möjligheterna till prissättning har du: Prissättning på kunden Du kan välja in en standardprislista på kunden, och eventuellt ange en rabatt i procent, eller välja att lägga in ett specifikt timpris som gäller alla aktiviteter och projekt för den kunden. När du lägger upp ett projekt kopplar du det till en kund. Den prissättning som finns angiven på kunden läggs in som förslag men du kan ändra det. Prissättning på projektet Projektet kan du prissätta på flera olika sätt. Förvalt är Enligt inställning på kunden, 7

8 men du kan även välja att ange ett exakt timpris, att använda en annan standardprislista, med eventuell rabatt, eller att göra en egen prissättning på projektet, med samma möjligheter som en standardprislista har, men som gäller enbart det projektet. Kunder Nästa steg är att lägga upp kunder i kundregistret. Här kan du antingen exportera en fil från SPCS Administration eller SPCS Avendo innehållande kundregistret som du sedan kan läsa in till, eller uppdatera registret manuellt. Observera att om du importerar kunder från en fil kan du behöva kontrollera så att kunden har alla nödvändiga uppgifter och inställningar. De här uppgifterna kan du arbeta med i kundregistret: Extern kund är vad namnet säger, en extern kund. Intern uppdragsgivare är exempelvis det egna företaget upplagd som en kund. Arbetar du inte med projekt kommer det att skapas fakturaunderlag för alla externa kunder. Tips! Du kan importera ett kundregister du har exporterat från SPCS Administration, SPCS Avendo eller ett kundregister du har i form av en textfil. För mer information om import av textfil hänvisas till den elektroniska handboken. Utökad integration med SPCS Administration Den utökade integrationen innebär att du från kan sköta all uppdatering och nyupplägg av kunder och projekt och att motsvarande register i SPCS Administration uppdateras automatiskt med de ändringar du gör i. För att du ska kunna utnyttja den utökade integration måste du ha ett giltigt serviceavtal på SPCS Administration. 8

9 Projekt Nu är det dags att lägga upp nya projekt. Du ska också ange prissättningsmetod. Samtidigt är det lämpligt att du tänker igenom hur du vill registrera intern tid och frånvaro. Bilden nedan visar exempel på hur upplägget för ett projekt i Övningsbolaget AB kan se ut: Anpassa projekt Med hjälp av inställningarna för projekten har du goda möjligheter att styra vilka som får registrera tid och på vad. Det här kan du t ex ställa in när du lägger upp ett projekt: Typ av bearbetning, det vill säga vad registreringen på projektet ska kunna användas till - om det ska finnas med på enbart fakturaunderlag, enbart bokföringsunderlag för projektredovisningen, eller om det ska finnas med på både och. Om du väljer Ingen bearbetning kan du ändå följa upp projektet i. Om du inte arbetar med projekt utan registrerar direkt på kund kommer fakturaunderlagen att skapas för alla externa kunder. Mellan vilka datum tidsregistrering kan ske på projektet. Vilka medarbetare som får registrera tider och utlägg på projektet. Vad det går att registrera tid på. Du väljer vilka standardaktiviteter som ska finnas tillgängliga och du kan lägga upp egna aktiviteter som är helt specifika för projektet. Prissättning för projektet. (Se även avsnittet Metoder för prissättning, ovan). På fliken Fakturering anger du hur faktureringen ska ske. Du kan välja mellan Löpande fakturering, Löpande fakturering med takpris eller Fastpris med delfakturering. 9

10 Projekt för intern tid och frånvaro För att du ska kunna komma igång snabbt levereras det med ett antal standarduppgifter för redovisning av intern tid samt frånvaro. Tanken med detta är att du inte behöver lägga upp några egna projekt och standardaktiviteter för registrering av intern tid eller för frånvarohantering. För registrering av intern tid kan du använda projektet Intern tid. Som intern uppdragsgivare för det projektet finns Egna företaget upplagt i kundregistret. Så här kan det se ut: Om du vill kan du ändra namnet på kunden, <Egna företaget>, och i stället skriva in namnet på ditt företag. För registrering av frånvaro kan du använda projektet Frånvaro. Som intern uppdragsgivare för det projektet finns en fiktiv kund Frånvaro upplagd i kundregistret. Så här kan det se ut: 10

11 I projekten finns några aktiviteter upplagda. Du kan öppna projekten och själv komplettera med fler aktiviteter eller ta bort några aktiviteter du inte vill använda. Du kan när som helst ändra både nummer och namn på de upplagda kunderna och projekten. Du kan även anpassa samtliga uppgifter för de upplagda, egna aktiviteterna i projekten Intern tid och Frånvaro. Vill du ändra kod eller benämning på de egna aktiviteterna går detta bra. Vill du inte använda de färdiga projekten, kan du radera dem eller ta bort markeringen i rutan Aktiv, så är varken projekten eller aktiviteterna valbara vid tidsregistrering. Även om du, i företagsinställningarna, inte väljer att arbeta med Projekt som begrepp i tidsregistreringen kan du ändå välja in t ex kunden Intern tid eller Frånvaro och därmed komma åt att registrera på de aktiviteter som är upplagda på ovanstående projekt. Utlägg I det här steget lägger du upp återkommande utlägg du vill kunna välja in vid registrering. Dessa utlägg kommer med på fakturaunderlaget och på löneunderlaget om det rör sig om ett privat utlägg. I utläggsregistreringen kan du även välja att registrera ett utlägg som inte finns upplagt i registret, genom att skriva in uppgifterna direkt i fälten. Så här kan registret för utlägg se ut: Anpassa tidkoder Med programmet följer ett antal färdiga tidkoder du inte kan ta bort, men du kan ändra omräkningsfaktorn både för kalkylkostnad, för pris till kund och för kompsaldo. Om det är någon av standardtidkoderna du inte vill ha valbara, tar du bort markeringen i rutan Aktiv. Så här kan det medföljande registret över tidkoder se ut: Behöver du fler tidkoder lägger du upp dem i registret Tidkoder. Restid När det gäller prissättningen av restid kan du antingen lägga upp en standardaktivitet för restid och prissätta den med ett exakt pris i prislistan, eller styra priset för restiden via omräkningsfaktorn för tidkoden. Det senare sättet är särskilt användbart om prissättning i prislistan sker oberoende av aktivitet, d v s att alla aktiviteter har samma pris. Genom att koppla standardaktiviteten Restid till tidkoden Restid, i registret för standardaktiviteter, kan ett annat pris gälla för den aktiviteten. Exempel: Om restid ska 11

12 debiteras med halva timkostnaden anger man omräkningsfaktorn 0,5 för tidkoden Restid i registret för tidkoder i kolumnen Omr.faktor pris till kund. Om du registrerar restid på en specifik aktivitet kan du få restiden specificerad på fakturan, tillsammans med övriga aktiviteter, om du väljer att skapa fakturan med en detaljnivå som visar aktiviteterna. Registrera tid Du har stora möjligheter att anpassa registreringen av tid så att det passar din verksamhet. I företagsinställningarna har du ett antal val som påverkar vilka fält som visas vid registrering av tider och utlägg. Du kan registrera tid på flera olika sätt. Dagregistrering Veckoregistrering Ett arbetsläge som är tänkt för dig som lägger in din tid fortlöpande under dagen, för dig som har projekt med många olika aktiviteter, för dig som har många olika projekt under samma dag eller för dig som vill registrera start- och sluttid. Ett arbetsläge för dig som registrerar tid en gång om dagen eller kanske bara en gång i veckan. Särskilt lämpligt för dig med ett litet antal uppdrag som löper under längre tid och för dig som har ett litet antal aktiviteter. Du kan växla mellan dessa båda arbetslägen när som helst, via knappar, navigeringsfönstret eller med hjälp av snabbkommandon. Om du arbetar med Dagregistrering kan du välja att visa ett vanligt fönster eller ett minifönster. Minifönstret kan du minimera till en list vilket gör att bytet mellan det och något annat program går snabbt och enkelt. Normalfallet är att medarbetaren registrerar sin egen tid, men den som har behörigheten Administratör kan även registrera tid åt andra. Arbeta med flex och komp Här är en översikt över hur flextid och komptid kan hanteras i. Flextid För att få rätt hantering av flextid måste du ange en normalarbetstid för varje medarbetare. Utifrån normalarbetstiden kan sedan programmet räkna ut flextiden och visa den. Flextiden räknas ut när dagen klarmarkeras. Vad som är normalarbetstid styrs av det arbetsschema som finns valt för medarbetaren, eventuellt i kombination med det som finns angivet i helgschemat, där normalarbetstid för helgdagar och dag före helgdag kan finnas angivet. En förutsättning för att kunna arbeta med flextid är alltså att ett arbetsschema finns kopplat till medarbetaren. Flextiden räknas ut automatiskt i samband med att dagen klarmarkeras i tidsregistreringen. Helgdagsschemat når du via valet Arkiv Företagsunderhåll - Helgdagar. Arbetsscheman lägger du upp med hjälp av funktionen Arbetsscheman, som finns under Registerunderhåll. När arbetsscheman finns upplagda kopplar du rätt arbets- 12

13 schema till respektive medarbetare. Den kopplingen gör du i medarbetarregistret. För att löneunderlaget ska kunna attesteras för en period där ett arbetsschema är invalt för medarbetaren för någon dag i den aktuella perioden, måste alla dagar i perioden vara klarmarkerade. Komptid Komptid hanteras på ett annat sätt. Den registreras i tidsregistreringen på tidkoder som är upplagda specifikt för det ändamålet. Övertid som ska läggas till kompsaldot registreras på någon av de tidkoder som finns upplagda för det, t ex 025 Övertid 1 - komptid. Uttag av komptid, d v s minskning av kompsaldot, registreras på en tidkod för kompledighet, t ex 080 Kompledig. Kontroll och justering av saldon Varje medarbetare kan själv se sitt flex- och kompsaldo via funktionen Flex-/ kompsaldo m m. Den som är administratör kan justera medarbetares flex- och kompsaldon via Justera tidssaldo, som finns under Flex-/kompsaldo m m. Även ingående värden för flex- och komptid samt uttag av komptid i pengar kan registreras där. Justeringar av tidssaldon samt flex- och komptidssaldon redovisas på löneunderlaget. Övning För att du ska kunna skapa fakturaunderlag och även skriva ut rapporter ska du nu registrera tider för medarbetaren SE. Klicka på Tider/utlägg och därefter Dagregistrering i navigeringsträdet. Registrera tider för en vecka enligt nedan. 13

14 Ett tips när du registrerar tid är att använda snabbkommandot Ctrl-A för att automatiskt hämta aktuell tid. Du kan också högerklicka i tabellen och välja att exempelvis kopiera raden över. När du behöver registrera extra fakturatext eller interna anteckningar så öppnas ett fönster där du kan registrera mer text. Detta fönster öppnas antingen när du klickar med musen i fälten eller när du börjar skriva i dem. Registrera utlägg Under Tider och utlägg finns ett val som heter Utläggsregistrering, där finns följande fält att registrera i: Du väljer datum för utlägget i det första fältet och anger sedan kund och projekt. Därefter lägger in du själva utlägget. Antingen väljer du något av de utlägg som finns i listan, det är de som finns upplagda i registret Utlägg, eller så skriver du in utläggets uppgifter direkt, det vill säga benämningen i fältet Typ av utlägg och sedan antal, enhet och pris. Utläggen kommer med på fakturaunderlaget. I bilden visas samtliga fält. Längst till höger finns 4 fält som avser registrering av privata utlägg. Hur den här bilden ser ut hos dig och hur de olika fälten fungerar påverkas av de inställningar du har gjort i företagsinställningarna och för aktuellt fönster. Längst ner i bilden kan du göra urval på vad som ska visas. Du kan exempelvis välja att enbart se utlägg för en viss kund. Övning Du ska också registrera några utlägg som gäller för samma period som du registrerade tid. Klicka på Utläggsregistrering under Tider/utlägg i navigeringsträdet. Registrera på samma datum som du gjorde vid tidsregistreringen tidigare. Skapa fakturaunderlag När du ska skapa fakturaunderlag eller bokföringsunderlag väljer du Arbeta med - Faktura-/bokf.underlag - Skapa underlag eller klickar du på Faktura- /bokf.underlag och Skapa underlag i navigeringsträdet: 14

15 Med hjälp av urvalen, längst upp, väljer du vad du vill skapa underlag för. Du kan göra urval på datum, kund, medarbetare, kundansvarig och projektansvarig. Alla urval begränsar ihop. Om du t ex väljer t o m datum och en kund visas enbart underlag som är skapade fram till och med det valda datumet och som gäller den valda kunden. Längst ut till höger i tabellen ser du om raden gäller ett fakturaunderlag (FU) eller ett bokföringsunderlag (BU) eller både och. Om du markerar Fakturera alla projekt med löpande fakturering för en kund på en faktura skapas enbart ett fakturaunderlag per kund med alla projekt som har inställningen Löpande fakturering och samma typ av bearbetning vald. Annars skapas ett fakturaunderlag per projekt. De underlag du vill skapa markerar du i kolumnen Skapa. När du är klar här klickar du på Skapa underlag för att gå vidare till nästa steg. Knappen Kontrollera klarmarkeringar ger dig information om vilka dagar som en medarbetare inte har klarmarkerat. Den här kontrollen sker även när du väljer att gå vidare och skapa underlag. Om du har tagit med registreringar som inte är klarmarkerade visas ett meddelande som gör dig uppmärksam på det. Så här kan det se ut: Finns det några felaktiga registreringar visas även dessa i meddelandet. Du ser de medarbetare det gäller samt vilka datum som inte är klarmarkerade. Du kan välja att fortsätta ändå. Om du vill kontrollera registreringarna innan du fortsätter väljer du Avbryt. Om listan är lång kan det vara praktiskt att skriva ut den innan du stänger dialogen. 15

16 Övning Nu ska du skapa ett fakturaunderlag för de tider och utlägg som du registrerade tidigare. Gör så här: Klicka på Faktura-/bokf.underlag i navigeringsträdet. Klicka därefter på Skapa underlag. I fälten Fr o m respektive T o m anger du datum så att dina registreringar kommer med. Välj att göra urval på kunden Storstads kommun och se till att det finns en markering i rutan Fakturera alla projekt med löpande fakturering för en kund på en faktura. Klicka i rutan Skapa på varje rad som det finns projekt. Nu kan det se ut så här: Klicka på knappen Skapa underlag. Fakturaunderlaget är nu skapat och du arbetar med modulen Justera/godkänn underlag. Här kan du titta på hur underlaget kommer att se ut. De inställningar som är gjorda i företagsinställningarna påverkar hur det ser ut nu. Om du klickar på knappen Visa fakturarader så ser du vilka rader som kommer att visas på kundens faktura. Har du skrivit extra fakturatext i samband med registrering visas den här och du kan redigera texterna ytterligare om du vill. Observera att efter du påbörjat redigering av fakturatexten kan du inte längre ändra detaljnivån på fakturaunderlaget. Klickar du på knappen Visa/justera detaljer så kan du se information om varje registrering. Se till att du har ett fakturaunderlag för Storstads kommun markerat. Klicka på knappen Visa/justera detaljer. Här kan du se vem som har registrerat tid och hur många timmar som är registrerade. Genom att klicka på plus- eller minustecknet till vänster på raderna kan du expandera respektive komprimera visningen eller välja urvalet Visa/justera alla detaljer. Klicka på plustecknet vid Dokumentation. Nu visas vilka som har registrerat tid på projekt Manuell Personaladm och aktivitet Dokumentation. 16

17 Klicka på plustecknet vid Siw Eriksson. Nu visas en lista på alla tider som Siw Eriksson har registrerat på aktiviteten. Om du dubbelklickar på en rad kommer du till Siws tidsregistrering för den aktuella dagen. Dit kan du också komma om du högerklickar på raden och väljer Gå till tidsregistreringen. I menyn som visas när du högerklickar kan du också välja att fakturera en rad vid ett senare tillfälle. På raden för registrerade tider finns även en kolumn för justering. Där kan du justera antal timmar som ska faktureras om det i som programmet föreslår inte stämmer. För att kunna gå vidare måste du godkänna underlaget. Gör så här: Klicka på knappen Lista överst i bilden. Här kan du skriva ut fakturaunderlagen genom att klicka på knappen Skriv ut fakturaunderlag. Klicka i rutan Godkänt, längst till höger på raden för underlaget. Klicka därefter på knappen Gå till exportera/överför längst ner till höger i bilden. Nu kan det se ut så här: I den här bilden kan du skriva ut, exportera underlaget till fil, och överföra det till historiken i. Observera att när du har importerat ett fakturaunderlag i SPCS Administration och SPCS Avendo så bör du inte längre göra några förändringar på det i. Annars kan du alltid ångra överföringen och skapandet av ett underlag. Om du ångrar överföringen till historiken markerar du underlaget, i historikfönstret, högerklickar och väljer Ångra överföring till historiken. Även om underlaget ligger i historiken kan du fortfarande titta på det. Löneunderlag Funktionerna för löneunderlag använder du för att skriva ut ett löneunderlag per medarbetare med summeringar per datum och tidkod, med eventuella privata utlägg och uppgift om ackumulerat flex- och kompsaldo om du valt att arbeta med det. Utskriften är till hjälp när du sedan gör lönebeskeden, t ex i SPCS Löneprogram. Löneunderlag kan skapas, redigeras och attesteras av de medarbetare som har behörigheten Administratör. En medarbetare som är löneansvarig i kombination med behörigheten Projektansvarig eller Kundansvarig, får kontrollera och attestera sina underordnades tider, men inte skapa löneunderlag. Enbart de medarbetare som den inloggade 17

18 användaren är löneansvarig för visas i listorna. En medarbetare som har behörigheten Administratör ser alla medarbetare. Du använder funktionerna i den ordning de finns uppställda i navigeringsfönstret: Kontrollera tider Attestera tider Skapa/överför Historik Här bestämmer du vilken period du vill kontrollera tider för. Här ges en översikt över hur långt medarbetarna har klarmarkerat sina tidsregistreringar. Det framgår även om löneansvarig har attesterat dagar. Här attesterar du tiderna och kan skriva ut en tidrapport samt ett preliminärt löneunderlag för vald medarbetare. I det här steget skapar du löneunderlag genom att ange aktuell löneperiod. Därefter kan du skriva ut löneunderlag för alla medarbetare som ingår i löneperioden och överföra underlaget till historiken. Här ser du överförda underlag. Att skriva ut Alla utskriftsval finns samlade i ett enda fönster. Funktionen kallas Utskriftscentralen och du når den via startsidan för utskrifter eller genom att välja Arkiv Utskriftscentral i menyn. Så här kan fönstret se ut: I den vänstra delen av fönstret ser du en lista över de rapporter som finns tillgängliga för dig, både fasta rapporter, som levereras med programmet, och egna rapporter. Egna rapporter skapar du genom att klicka på knappen Rapportgenerator. Du når även detta val på startsidan för utskrifter eller via Arkiv-menyn. Du kan skriva ut en rapport på skrivare, spara den som en PDF-fil och skicka en PDFfil bifogat i ett e-postmeddelande. Du kan välja dessa olika alternativ genom att klicka på knappen Förhandsgranska. Rapporter Vi ska titta på några rapporter som kan vara bra att använda. 18

19 Tidrapport Denna rapport visar dina registrerade tider och kan vara bra att använda som underlag för att stämma av inför skapandet av löneunderlag. Om du har behörighet Administratör kan du skriva ut tidrapporten även för alla medarbetare. Har du en annan behörighet kan du enbart skriva ut din egen tidrapport. Med på rapporten finns också kolumner för extra fakturatext och interna anteckningar. Sist på rapporten finns en total och en summering per tidkod för perioden. Debiteringsgrad per kund och medarbetare ackumulerat i år När ett fakturaunderlag godkänns betraktas timmarna som fakturerade. Debiterbara timmar är, ännu ej fakturerad, tid som registrerats i kolumnen Fakt. tid (fakturerbar tid) +/- eventuella justeringar som gjorts på ännu ej godkända fakturaunderlag. Denna rapport visar debiterbara och fakturerade timmar jämfört med arbetade timmar. Du ser skillnaden i timmar och även debiteringsgraden, det vill säga debiterbara och fakturerade timmar delat med antal arbetade timmar. Resultatuppföljning ackumulerat från projektstart Denna rapport visar debiterbart och fakturerat belopp jämfört med kostnader för arbetad tid från projektets start. Du ser täckningsbidraget (debiterbart och fakturerbart belopp minus kostnader exklusive utlägg) och täckningsgraden (täckningsbidraget delat med debiterbart och fakturerat belopp exklusive utlägg) för projektet. 19

20 Exempel upplägg för redovisnings- eller revisionsbyrå Är ditt företag en redovisnings- eller revisionsbyrå så kan du anpassa tidsredovisningen i för att kunna jobba extra smidigt. Redovisningsbyrån i exemplet nedan arbetar med bokföring, revision, bokslut, rådgivning och deklarationer för mindre företag. Bilderna nedan är tagna i övningsföretaget Redovisningsbyrån AB, som finns med på demo-cdn. Eftersom företaget är en byrå så har man valt att anpassa programmet efter detta genom att kryssa i rutan för Redovisnings-/revisionsbyrå under Företagstyp. Genom att man har gjort denna inställning så finns möjligheter att arbeta med räkenskapsår, att använda registret för standardprojekt för uppdragen samt att använda programmet för att få fram en revisorsrapport för ansökan om ny eller förnyad auktorisation. Som revisionsbyrå kan du exempelvis lägga upp medarbetargrupperna Auktoriserade revisorer, Godkända revisorer och Assistenter. När en prislista sedan skapas kan prissättning göras per medarbetargrupp i kombination med per aktivitet eller oberoende av aktivitet (det vill säga oberoende av vilken typ av tjänst som utförs åt en kund). 20

21 På byrån arbetar fyra personer. Samtliga anställda gör sin tidsregistrering direkt i SPCS Tid. Så här ser listan över medarbetare ut: I registret för standardaktiviteter har redovisningsbyrån lagt upp samtliga aktiviteter som ingår i de olika uppdragen man har åt sina klienter: Byråns olika uppdrag är upplagda som standardprojekt och de aktuella aktiviteterna är invalda för att kunna användas vid tidsregistreringen. Standardprojekt Om du har inställningen Redovisnings-/revisionsbyrå har du möjligheten att lägga upp standardprojekt. Ett standardprojekt kan liknas vid ett uppdrag som byrån har för flera olika klienters räkning. Du har även möjlighet att dela upp uppdraget i underaktiviteter, det vill säga standardaktiviteter. Du kan för ett standardprojekt ange vilka standardaktiviteter som ska vara aktuella att registrera på. Den här informationen kan du arbeta med för ett standardprojekt: Standardprojektet kan användas som en mall när ett nytt projekt skapas. De ändringar du gör på själva standardprojektet, till exempel valet av standardaktiviteter slår igenom på alla projekt som sedan skapas med hjälp av standardprojektet. 21

22 Ett standardprojekt kan även göras tillgängligt för alla kunder direkt i tidsregistreringen, utan att du först i projektregistret har skapat ett projekt och kopplat det till kunden. I samband med registreringen är även alla standardprojekt synliga i listan och väljs ett sådant så lägger programmet automatiskt upp ett projekt i projektregistret och kopplar det till kunden. För ett sådant projekt kan det finnas behov av att kontrollera så att exempelvis prissättning, projektdeltagare etc är korrekt. Alla projekt som läggs upp och baseras på ett standardprojekt får samma projektnummer som standardprojektet har, vilket underlättar uppföljningen totalt inom företaget för ett specifikt standardprojekt, exempelvis för revisionsarbete. Standardprojektet kan du även koppla till artikelnummer i de fall du gör bedömningen att denna detaljnivå räcker på fakturan, detta betyder att standardaktiviteter som du definierat för standardprojektet är bara till för den interna uppföljningen i. Byrån har följande standardprojekt: Byrån har valt att använda sig av en standardprislista som man har byggt upp utifrån vilken medarbetargrupp medarbetaren, som gör jobbet, tillhör: De inställningar företaget har gjort gör att arbetsfönstret för projekt ser ut på följande sätt: 22

23 De inställningar som företaget har gjort gör att följande fält finns tillgängliga i tidsregistreringen: Revisorsrapporten Denna rapport kan du använda vid ansökan om ny eller förnyad auktorisation eller vid ansökan om att bli legitimerad redovisningskonsult. Förutsättningar för att du ska kunna få fram denna rapport är att du arbetar enligt följande: Att du har inställningen Redovisnings-/revisionsbyrå. Att du lägger upp räkenskapsår på kunden. Att du anger branschtillhörighet på kunden. Att du anger om krav på auktoriserad revisor krävs för kunden. Att du anger räkenskapsår när du registrerar dina tider. SPCS på internet Internetsupporten hittar du på SPCS webbplats Här finner du t ex arbetsgångar, information och tips. Du kan också kontakta vår kundsupport på följande sätt: E-post: support@spcs.se Fax: Telefon: