Visma Administration 2000

Transkript

1 Visma Administration Pris från :- (12 månaders serviceavtal ingår, frakt och moms tillkommer) Ett komplett ekonomiprogram för det mindre företaget Visma Administration 2000 ett komplett ekonomiprogram I Visma Administration 2000 finns alla de funktioner som det mindre företaget har behov av i ett och samma paket. Bokföring Visma Administration levereras med ett flertal anpassningsbara kontoplaner enligt BAS-gruppens standard. Färdiga kontoplaner för aktiebolag, handelsbolag, jordbruk, kyrka, förening, ekonomisk förening och enskild firma medföljer. Kontoplanerna är kompletta med moms- och SRU-koder, som ligger till grund för utskrift av momsrapporter och räkenskapsscheman. Till varje konto kan du välja om du vill arbeta med resultatenheter för att få en mer detaljerad uppföljning av t ex en avdelning. Om du i bokföringen vill se antal, av t ex någonting du sålt, använder du dig av programmets kvantitetsredovisning eller transaktionsinformation. Att registrera verifikationer i programmet är mycket smidigt. Du har alltid tillgång till saldot för det aktuella kontot och det finns inga begränsningar för hur många transaktionsrader du kan ha med. Arbetet med att registrera verifikationer kan minskas med programmets konteringsmallar. Med programmet följer ett antal färdiga mallar, t ex för periodisering av hyror, dagskassa och inköp av kontorsmaterial. Du kan även skapa dina egna, eller importera mallar som t ex din redovisningsbyrå gör åt dig. Att registrera verifikationer i programmet är mycket smidigt. Du ser hela tiden saldot för det aktuella kontot och det finns inga begränsningar för hur många transaktionsrader du kan ha med. Vill du dela in verifikationer i olika kategorier kan du använda funktionen verifikationsserier. Du kan ange om endast vissa användare ska få behörighet till en verifikationsserie och du kan reservera en serie åt din redovisningsbyrå. Om du har reserverat en serie åt din redovisningsbyrå kan du arbeta vidare i programmet samtidigt som redovisningsbyrån arbetar med dina verifikationer. Visma Administration 2000 innehåller många fasta rapporter som du kan skriva ut. Har du några speciella önskemål om hur du vill ha en rapport utformad kan du använda dig av bokföringens rapportgenerator. 1

2 Med Visma Administration 2000 kan du spara upp till 25 räkenskapsår vilket ger dig möjlighet att snabbt göra jämförelser bakåt utan att leta i arkiv och i pärmar. Du kan arbeta med två räkenskapsår öppna samtidigt för att kunna starta det nya årets bokföring parallellt med bokslutsarbetet. Du kan importera och exportera dina redovisningsdata i SIE-format. SIE står för Standardiserad Import Export. Uppgifterna kan läsas av många andra program, t ex skatteprogram och analysprogram. Konteringsmallar I Visma Administration 2000 finns färdiga konteringsmallar som bland annat underlättar arbetet med registrering av verifikat och leverantörsfakturor. Det går exempelvis att skapa en konteringsmall för ofta förekommande verifikat och sedan använda mallen varje gång det är aktuellt att registrera ett liknande verifikat. Ny rutin för avstämningar Nu kan du enkelt stämma av att dina leverantörsskulder är korrekt bokförda. Därmed kan du känna dig säker på att månaden avslutas med korrekta siffror. Du kan också stämma av andra konton, till exempel för att hålla koll på dina kassaflöden. Programmets konteringsmallar ger förslag på hur din verifikation ska registreras. Programmet visar direkt vad som är fel och i behov av korrigering. Snabbt och enkelt. Projektredovisning Programmets projektredovisning kan användas på en mängd olika sätt, exempelvis för att följa upp intäkter och kostnader för arbeten, anställda, maskiner och lokaler. På projekten kan du bland annat ange projekttid, projektledare, kundnamn och arbetsplats, vilket gör det enkelt att plocka ut statistik och få kontroll över projektens ekonomi. Till skillnad från resultatenheterna är projekten inte bundna till räkenskapsår och du kan därför kalkylera och följa upp projekten från början till slut, även om de sträcker sig över flera år. Budget För att planera ditt företags framtida verksamhet och för att underlätta beslut och styrning kan programmets budgetfunktion vara mycket användbar. Budgeten registreras i en matris, där du ser alla konton och resultatenheter samtidigt. Med hjälp av projektredovisningen kan du följa upp kostnader och intäkter både på kundorder och egna interna projekt. Du kan, om du vill, också fördela tillgångar och skulder på projekt. Offert I Visma Administration 2000 hanterar du offerter oavsett om du arbetar med tjänster eller artiklar. Du kan skriva ut en snygg offert som du skickar till kunden. Layouten på offerten kan du enkelt ändra med hjälp av programmets grafiska malleditor. När kunden accepterat din offert kan du med en knapptryckning göra om offerten till en order. All information följer med och du kan naturligtvis göra ändringar på ordern. Order Du vinner mycket på att registrera dina order direkt i Visma Administration Du sparar tid genom arbetsbesparande registreringsfunktioner och får en snygg utskrift att skicka till kunden. 2

3 Redan på ordern görs konteringar för att en faktura ska kunna skapas automatiskt. Du kan ändra föreslagen kontering och välja att kontera enstaka artikelrader på andra konton, resultatenheter och projekt. Du kan skriva ut ordererkännande, följesedel och plocklista. Layouten på ordererkännande och följesedlar kan enkelt ändras med hjälp av programmets grafiska malleditor. När du ska fakturera väljer du att fakturera varje order var för sig eller alla på en gång. Fakturorna skapas automatiskt. Alla uppgifter som behövs följer med. Naturligtvis kan du göra ändringar på fakturan om du vill. Med restorderhanteringen i Visma Administration 2000 kan du skapa restorder när du inte kan leverera en artikel. Lager I Visma Administration 2000 anger du på varje artikel om det är en lagervara eller inte. Lagervarorna ingår i lagerhanteringen med lagerreservationer. Du får givetvis ut de uppgifter som inte rör lagret även på tjänster och ej lagerförda varor. Det gäller t ex försäljningsstatistik och täckningsbidrag. Du ser alltid aktuella uppgifter om lagerantal, reserverade och disponibla artiklar. Du kan titta på lagerreservationer och du ser reservationer och beställningar i datumordning, med uppgift om hur många som är disponibla vid varje tidpunkt. När du registrerar artiklar på ordern räknas täckningsbidrag ut på varje rad och du kan direkt se hur det påverkas vid förändrade rabatter. Du kan göra ordern tydligare genom att lägga in textrader och deltotaler. Visma Administration 2000 hanterar även restorder. I Visma Administration 2000 kan du arbeta med paketartiklar, dvs du kan ha en artikel som innehåller andra artiklar/ textrader och ha ett separat pris för paketartikeln. När du hämtar en paketartikel till ett dokument hämtas automatiskt de artiklar/textrader som ingår i paketet. Varulagret värderas enligt FIFO-principen. Principen innebär att man utgår från att de första köpta varorna sålts först, d v s att lagret innehåller de sista inköpta varorna (FIFO=First In First Out). Du kan enkelt se hur lagervärdet är beräknat på enskilda artiklar i programmet. Du ser vilka inleveranser med pris och antal som ingår i värdet. I Visma Administration 2000 finns flera sätt att hantera inleveranser i lager. Du kan leverera in artiklar direkt från inkommande följesedel. När leverantörsfakturan anländer jämförs den mot följesedeln när du registrerar artiklarna. Finns det beställning på inleveransen kontrollerar och avbokar programmet automatiskt från beställningen samtidigt som du gör inleveransen. Täckningsbidrag beräknas som intäkt minus kalkylpris. Kalkylpriset lägger du in på varje artikel. Det kan innehålla inköpspris, fraktkostnad och övriga kostnader. Med hjälp av prisinläsningen kan du läsa in dina leverantörers prislistor direkt in i ditt artikelregister. Det finns inga begränsningar på hur många artiklar prislistorna kan innehålla. Prislistorna kan bearbetas med prisomräkningar så att du får korrekta försäljningsprislistor baserade på leverantörernas priser. Du kan t ex läsa in prislistor från EIO, Ahlsell m fl. Du ser alltid aktuella uppgifter om lagerantal, reserverade och disponibla artiklar. Du kan titta på lagerreservationer och du ser reservationer och beställningar i datumordning, med uppgift om hur många som är disponibla vid varje tidpunkt. Fakturering Det är inte nödvändigt att alltid registrera en order. Du kan välja att registrera en kundfaktura direkt på samma enkla sätt som för order. Du hanterar smidigt vanliga kundfakturor, kontantnotor och kreditfakturor, oavsett om du säljer varor eller tjänster. Du kan förtydliga fakturorna genom att lägga in textrader och deltotaler var du vill. 3

4 Skriv ut fakturan med så många kopior du behöver. Du kan göra en direktutskrift av den faktura du arbetar med eller skriva ut flera fakturor samtidigt. När en faktura skapas uppdateras kundreskontran direkt. Registrering av kreditfakturor blir snabb och enkel genom att du kan kopiera hela eller delar av fakturor för kreditering. Försäljningsprislistor och rabattavtal ger närmast obegränsade möjligheter att anpassa programmen till ditt företags prissättning. Du kan lägga upp hur många försäljningsprislistor du vill. Sedan anger du på kunden vilken prislista som ska användas. Du kan lägga in ett obegränsat antal rabattavtal i programmet. De använder du om du har speciella avtal med vissa kunder eller kundgrupper. Med hjälp av programmets grafiska malleditor kan du enkelt ändra utseendet på dina fakturor. Du kan även göra nya utskriftmallar så att du får dem precis som du vill ha dem. Mallens fält och funktioner visas direkt på din bildskärm och för att lägga till eller ta bort information behöver du bara dra och släppa. Avtalshantering Har du återkommande fakturering av speciella avtal som t ex hyror eller prenumerationer, kan du använda dig av funktionen avtalshantering. Programmets avtalsguide hjälper dig att skapa dina olika avtal med information om bl a vilka texter som ska finnas med, vilka artiklar, belopp, hur länge avtalet gäller och hur ofta det ska faktureras. När du sedan väljer att avtalsfakturera skapar programmet fakturor för de avtal som är aktuella att fakturera. Visma Administration 2000 hanterar vanliga kundfakturor, kontantnotor och kreditfakturor, oavsett om du säljer varor eller tjänster. Du kan förtydliga fakturorna genom att lägga in textrader och deltotaler. Samlingsfakturering Visma Administration 2000 hanterar samlingsfakturering dvs du kan fakturera flera order på en och samma faktura till en kund. Paketartikel I Visma Administration 2000 kan du arbeta med paketartiklar, dvs du kan ha en artikel som innehåller flera andra artiklar eller textrader, och ha ett separat pris på paketartikeln. När du hämtar en paketartikel till ett dokument hämtas de artiklar/textrader som ingår i paketet automatiskt. Inköp/Beställning Med beställningsfunktionen i Visma Administration 2000 förenklar du inköpsarbetet samtidigt som du får bättre kontroll på väntade leveranser. När du registrerar beställningar får du ett beställningsförslag. Du kan givetvis beställa så många artiklar du själv vill utan att ta hänsyn till programmets förslag. Du kan göra beställningarna tydligare med hjälp av textrader och deltotaler. Paketartiklar är mycket användbart när du jobbar med kampanjer, helhetslösningar eller tillverkning av sammansatta produkter. Kundreskontra I Visma Administration 2000 kan du välja om du vill registrera kundernas inbetalningar i bunt eller direkt på kundfakturan. Inbetalningen minskar saldot direkt vid registreringen. Bortskrivningar, t ex avrundningar eller kundförluster, gör du antingen i samband med betalningar eller vid annat tillfälle. Det finns inga låsta betalningssätt i programmet utan du väljer själv vilka betalningssätt och bortskrivningstyper du behöver och hur de ska konteras. 4

5 Kundreskontran uppdateras alltid direkt, men beloppen går in i bokföringen först när du godkänner inbetalningsjournalen. Det ger dig möjlighet att göra eventuella korrigeringar utan att behöva korrigera i bokföringen. Om du gör kundfakturor utanför Visma Administration 2000 kan du enkelt registrera dem som manuella fakturor för bevakning i kundreskontran. Funktionen är också användbar för dina ingående kundfordringar när du börjar använda programmet. Med hjälp av kravrutinen i Visma Administration 2000 påminner du de kunder som inte betalat sina fakturor i tid. Du anger i inställningarna för krav hur många dagar som ska gå till första kravet, intervall till kommande krav och hur många krav som ska skickas. Du kan ha tre olika kravtexter. Kunder som betalat för sent kan du fakturera dröjsmålsränta. I Visma Administration 2000 slipper du nästan allt arbete med räntefakturering och får ändå in dina pengar eftersom dröjsmålsräntan kan faktureras på nästa vanliga faktura till kunden. Du markerar att dröjsmålsräntan ska sparas för senare fakturering. Nästa gång du registrerar en vanlig faktura till kunden får du upp räntan som vanlig artikelrad med uppgifter om fakturan och räntan. Naturligtvis kan du använda rutinen för vanlig räntefakturering om du vill. Den fungerar lika enkelt som kravrutinen. Visma Administration 2000 hanterar vanliga kundfakturor, kontantnotor och kreditfakturor, oavsett om du säljer varor eller tjänster. Du kan förtydliga fakturorna genom att lägga in textrader och deltotaler. I Visma Administration 2000 kan du använda olika språk och valutor i alla dina kundreskontrarutiner. Vid betalning av fakturor i utländsk valuta räknar programmet själv ut kurs och kursdifferens när du anger hur mycket du fått i svenska kronor. Leverantörsreskontra Leverantörsreskontran i Visma Administration 2000 hjälper dig att hålla ordning på dina leverantörsfakturor och leverantörsskulder. Du kan registrera såväl debet- som kredit- och räntefakturor. Till dina leverantörer kan du koppla olika konteringsmallar som hjälper dig att registrera återkommande typer av leverantörsfakturor på ett snabbt och enkelt sätt. Leverantörsreskontran uppdateras direkt när du registrerar en faktura. Överföringen till bokföringen görs automatiskt när du godkänner leverantörsfakturajournalen. Det ger dig möjlighet att göra eventuella korrigeringar utan att behöva korrigera i bokföringen. Kontaktregister Det nya kontaktregistret ger dig möjlighet att hantera flera kontaktpersoner på respektive kund eller leverantör. Du kan göra urval och sedan använda e-postadresserna för utskick av nyhetsbrev eller mobilnummer för ett snabbt sms-utskick med dagsfärska erbjudanden. Ett enkelt sätt att informera många och att underlätta försäljningen. Streckkod I Visma Administration 1000 kan du skriva ut streckkoder på etiketter, listor och rapporter. Streckkoderna kan användas i många sammanhang och är en stor fördel för dig som vill märka upp och få kontroll över dina artiklar. De teckensnitt som behövs ingår i programmet och du behöver ingen specialskrivare för att skriva ut dem, det går utmärkt med din vanliga skrivare. Streckkoderna kan du skriva ut på din vanliga skrivare. 5

6 Steckkodstyperna som stöds av programmet är: EAN 8 Code 39 EAN 13 Interleaved 2/5 UPC-A US Postnet UPC-E Code 128 Betalningsservice Dina betalningar sköter du på ett enkelt och smidigt sätt. Betalfunktioner för Bank- och PlusGirot finns med i programmet och du kan även välja att betala via din internetbank. Filen du skapat laddas då upp automatiskt och du får meddelande från banken om att din fil är mottagen. Därefter behöver du bara signera betalningarna för att de ska genomföras och du slipper all manuell inmatning. Mer information om vilka banker som stödjer tjänsten hittar du på Programmet stödjer även återrapportering av utbetalningar från Bank-, Plus- Giro och internetbank. När du läser in filen markerar programmet automatiskt de fakturor som betalats. Språk- och valutahantering I Visma Administration 2000 kan du med hjälp av språkfunktionen skriva ut dokument som t ex order, faktura och beställning på olika språk. Valutahanteringen hjälper dig att hantera in- och utbetalningar i utländsk valuta med automatisk beräkning och kontering av kursdifferenser. Utlandsbetalningar Med Visma Administration 2000 hanterar du utländska betalningar med automatisk beräkning och kontering av kursdifferenser. Du kan skicka dina utländska betalningar på fil via Fakturabetalningsservice och LB-rutin. Visma Administration 2000 hanterar språk och olika valutor. Generell rapportgenerator I Visma Administration 2000 kan du skapa egna rapporter när de fasta inte räcker till. Bokföringsdelen har en egen rapportgenerator och till de övriga programdelarna använder du den generella rapportgeneratorn. Du kan själv bestämma vilket/vilka register rapporten ska grunda sig på och vilka fält som ska skrivas ut på rapporten. Du kan även ange vilka fält du ska kunna göra urval på vid utskriftstillfället. Spårning I programmet har du överallt tillgång till all information som är registrerad. Alla register uppdateras direkt och alla dokument finns kvar i programmet. Med hjälp av spårningsflikar kan du följa informationens väg genom hela programmet, var den kom ifrån och vart den tog vägen. Du kan exempelvis se på vilken verifikation en viss transaktion finns bokförd. Utskrifter Visma Administration 2000 innehåller många fasta rapporter. Exempel på sådana är balans- och resultatrapport, momsrapport, verifikationslista och kontoanalys. Rapporterna kan du även skriva ut till Pdf-filer som du sedan kan e-posta, t ex till din redovisningsbyrå eller revisor. Momsrapporten kan du även lämna in direkt via Internet (eskd). Visma Administration 2000 innehåller en mängd olika utskrifter och rapporter. 6

7 Har du några speciella önskemål om hur du vill ha en rapport utformad kan du använda dig av bokföringens rapportgenerator. Visma Infoline Det första som visas när du startar ditt program är en internetbaserad informationskanal där du får direktkontakt med Visma Spcs och omvärlden. Här ger vi dig viktiga ekonomiska och juridiska nyheter som du behöver som programanvändare och löneadministratör. Dessutom får du tips, råd och supportinformation för ditt löneprogram. Med hjälp av Visma Infoline håller du dig hela tiden informerad och uppdaterad Anpassat för Visma efaktura Med hjälp av Visma efaktura blir din hantering av fakturor, ordererkännanden och beställningar effektivare eftersom du skickar och tar emot dokumenten helt elektroniskt, direkt mellan ditt ekonomiprogram och det ekonomiprogram som dina kunder och leverantörer använder. Visma efaktura är en tjänst som du kan abonnera på om du har något program i serien Visma Administration. Mer information om Visma efaktura hittar du på Anpassat för Visma Kreditupplysning Med hjälp av Visma Kreditupplysning kan du överföra aktuella kunduppgifter till ditt kundregister, göra anmärkningskontroll och ta kreditupplysning både på privatpersoner och på företag. Mer information om Visma Kreditupplysning hittar du på Systemkrav Operativsystem: Windows XP, Windows Vista eller Windows 7 Internetanslutning krävs Med Windows XP avses Service Pack 3 (SP3), Windows Vista avser Service Pack 1 (SP1). Visma Administration 2000 Program inkl 12 månaders serviceavtal :- Frakt och moms tillkommer. 7

8 I ett serviceavtal hos Visma Spcs ingår massor av fördelar! Som avtalskund hos Visma Spcs kan du känna dig trygg och säker det förenklar din vardag helt enkelt. Vare sig det gäller support, nya versioner eller att spara en backup på vår säkra server, så ingår det såklart! Dessutom har du tillgång till många andra fördelar, såsom internettjänster och rabatter. Börja ta del av dem redan idag! 1 Supporten till din tjänst Ibland kör man fast och behöver hjälp. Det får du direkt av vår support, som nås på telefon eller e-post under kontorstid och dygnet runt via vår hemsida. För supporten är ingen fråga för enkel och våra medarbetare har gedigen programkunskap att dela med sig av. 2 Nya versioner alltid uppdaterad Lagar och regler ändras ständigt, vilket påverkar ditt program. Med Visma Spcs Serviceavtal får du tillgång till nya programversioner så snart en förändring har gjorts, funktioner lagts till eller förfinats. 3 Tjänster för dig med avtal Du förenklar ditt företagande ytterligare genom att du får tillgång till ett antal smarta internettjänster. På Visma Online, där alla tjänster är samlade, kan du exempelvis göra kreditupplysningar, sköta dina backuper, skicka sms, rapportera reseräkningar och arbetstider direkt via internet var du än befinner dig. 4 Rabatt på program och utbildningar Med Visma Spcs Serviceavtal får du köpa följande program till reducerat pris: Visma Anläggningsregister Visma Revision Visma Analys Visma Skatt Visma Bokslut Visma Skatt Proffs Visma Koncern Du får också 20 procent rabatt på våra lärarledda utbildningar som omfattar allt från teoriutbildningar till fördjupningskurser i specifika funktioner. Beställ direkt på sales@vismaspcs.se eller direkt hos din återförsäljare. Visma Spcs försäljningsavdelning Tel Fax E-post sales@vismaspcs.se Öppet: mån fre Internet Återförsäljare Visma Spcs butiker Växjö Sambandsvägen 5 Tel Fax Öppet: mån fre Göteborg Första Långgatan 7 (Järntorget) Tel Öppet: mån fre Stockholm Kungsbron 18 Tel Fax Öppet: mån fre Malmö Skeppsbron 7 Tel Fax Öppet: mån fre kl Sommaröppettider juni augusti se