Redovisning av utförda tester samt plan för kommande internkontroll. Dnr KS

Transkript

1 FALKENBERG Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 1s Redovisning av utförda tester samt plan för kommande internkontroll. Dnr KS KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 För kommunstyrelsens verksamheter godkänna utförda tester av kontroller för perioden , samt planen för perioden För övriga nämnder, bygglovsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden, socialnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden, godkänna tester av kontroller utförda för perioden , samt planer för perioden Beslutsunderlag Protokoll över tester avseende för kommunstyrelsens verksamheter för perioden tom , samt plan för perioden Respektive nämnds beslut om utförda tester avseende perioden , samt beslut om planer för perioden Sammanfattning av ärendet 1 kommunallagen 6:7 anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. 1 reglementet avseende ekonomisk intern kontroll anges att kommunstyrelsen har ansvar att tillse att det finns god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. Vidare anges att kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Ärendet innehåller två delar, dels tester enligt tidigare beslutad plan ( I ) och dels plan för efterföljande period ( ). 1 kommunens rutiner finns ett antal kontroller som på ett eller annat sätt ska förhindra fel och oegentligheter. Testerna som är utförda avser att testa att dessa kontroller fungerar. Planen anger bl.a. vilken kontroll som ska testas och hur den ska testas. Totalt sett visar testerna att testade kontroller fungerar bra, dock finns kontroller som har förbättringspotential. Nämnderna har redovisat hur de tänkt förbättra dessa områden. Att en förvaltning har tester som utvisar att det finns förbättringspotential innebär inte att de har en bristande intern kontroll. Förvaltningarna testar olika typer av kontroller där risken för fel varierar. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommuniii;falkenberg.se N\x w.falkenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg FALKENBERG Forts. 36I Övervägande Ekonomienheten tillstyrker att såväl de genomförda testerna som planerna för kommande intern kontroll godkänns. Ekonomi Förslaget i sig påverkar inte kommunens ekonomi, däremot är det av stor betydelse att dessa rutiner är tillfredsställande. Vid protokollet Frida Bergman Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun 311 $0 Falkenberg. Telefon växel: Fas: e-post kommunlitikenberg.se svww.thlkenberg.se

3 Beslutsförslag FALKENBERG Kommunledningskontoret Ekonomienheten Rickard Norden Redovisning utförda tester samt plan för kommande intern kontroll. Dnr Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 för kommunstyrelsens verksamheter godkänna utförda tester av kontroller för perioden , samt planen för perioden för övriga nämnder, bygglovsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, tekniska nämnden, socialnämnden och miljö- och hälsoskyddsnämnden, godkänna tester av kontroller utförda för perioden , samt planer för perioden Beslutsunderlag Protokoll över tester avseende för kommunstyrelsens verksamheter för perioden tom , samt plan för perioden Respektive nämnds beslut om utförda tester avseende perioden , samt beslut om planer för perioden Sammanfattning av ärendet 1 kommunallagen 6:7 anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillvredsställande sätt. I reglementet avseende ekonomisk intern kontroll anges att kommunstyrelsen har ansvar att tillse att det finns god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. Vidare anges att kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs besluta om sådana. Ärendet innehåller två delar, dels tester enligt tidigare beslutad plan ( ) och dels plan för efterföljande period ( ). 1 kommunens rutiner finns ett antal kontroller som på ett eller annat sätt ska förhindra fel och oegentligheter. Testerna som är utförda avser att testa att dessa kontroller fungerar. Planen anger bl.a. vilken kontroll som ska testas och hur den ska testas. Totalt sett visar testerna att testade kontroller fungerar bra, dock finns kontroller som har förbättringspotential. Nämnderna har redovisat hur de tänkt förbättra dessa områden. Att en förvaltning har tester som utvisar att det finns förbättringspotential innebär inte att de har en bristande intern kontroll. Förvaltningarna testar olika typer av kontroller där risken för fel varierar. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommungfalkenberg.se sv.fitikenberg.se

4 Övervägande Ekonomienheten tillstyrker att såväl genomförda testerna som planerna för kommande intern kontroll godkänns. Ekonomi Förslaget i sig påverkar inte kommunens ekonomi, däremot är det av stor betydelse att dessa rutiner är tillfredsställande. 2

5 PLAN {Kommun styresen) can Komrnunstyrelsen ::Period: BESKRIVNING AV KONTROLL _..._ Process Hur utförs kontrollen (besk-ivning) Vad är syftet med kontrollen. Risk Riskni vä Vem utför kontrollen Hur ofta utförs kontrollen Arbetsgivarenh Löner Inför varje laneu r.betålnino körs en lista ut cär.)rultoloriej överst/gancle 38 tkr kcnktroileras att den ans:ände endust erhållit en månadslön att beloppet är rimligt, att overlioen ä. rimlig samt are det är något annat narr ser onormalt ut. Att rätt! ön ska betalas ut. Att någon oavsiktligt får fel lön. Låg Löneassistent Vid varje löneutbetalning. Arbetsgivarenh Löner Reseutläc; registeras av den anställde. l ::-..glvservice. Undenagen förvaras av den anstäl lde e ler nagel centralt på enheten. Att rätt ersattnln betalas ut. Att Get saknas behörigt underlag tör kostnaden. Medel Anställda Löpande Arbetsgivarenh Löner En neloloraista. skrivs ut i slutet Att summan enl;gt lönekörningen av varje lönekörning. Denna stämmer överens med summan attesteras 2.v loneassistent och som belasta; bankkontot.,lämnas till. edovisningskarnrer. Redovisn:r4skanireren kontrollerar utbetalningsl ls'.ar met på bankkontot rec,istrerad utbetalning. Att inte redovisad nettolönelista stämmer med utbetalningen på bankkontot ocn att avstämning sker löpande. Låg Redovis ingskamrer 1 ggr/mån

6 Rädciningstj. Fakturering ;Chefssekreteraren här kory.rol pa :allt som ska,akti.-eras genom att registrering sker i Daedalos. Denna koty rolieras regelbundet. Att att arbete som utförs faktureras. Att det finns arbete utfört som inte ilag faktureras. Chefssekreterare Löpande FAMI Försa1ining (fiket) i ;Kassan re.comas dagligen av :arbetsledaren. En Z-avläsning!utförs och redovisning av kassorna ;sker. Er, kerveract insåttningsnlankett biogas linsättningspasen till banken. Banken skickar sedan den konterade,nisåttainosblanketten bil i elconcrnienheten för registrering. ;Fiket arkiverar tillhörande kassaavläen:ng ekan"' insättningsblankstten. Att fastställa riktigheten i försäljningen ocn : kassehantenngen och att kassan nollställs. Att redovisningen sker po ett felaktigt sätt Att redovisad försäljning förekommer Medel Arbetsledaren 1 ggr/dag FAMI Inköp Det finns en manuell nurnmerse.rie. Allt at:este:as er,ligt fas..ts.lälld,aztestlista. Att alla kostnader är godkända av behörig person. Att alla kostnader inte är godkända. Att utbetalning skett oredovisat. Medel Attestanterna Löpande SBK Försälin,ng "Kassan" s-ämmer a,.. barkkontot 1 Ty/ved:J. Att redovisningen i huvudboken stämmer med bankens uppgifter. Att nagot av misstag inte bokförts il4g eller dubbelbokförts. I I i Redovisningskamrer 1 ggr/vecka SBK Försäkrincar När en byggnad anskaffas eller avyttras m gddelas byggnadsassistent dtta. Hon ser till att fest,eheen blir försäkrad resp säger upp försäkringen. Att alla fastigheter ska vara försäkrade i fall någon olycka inträftar.att vi inte ska betala försäkringsprernier för fastigheter vi inte äger. Att en fastighet förolyckas och inte Medel är försäkrad. Byggnadsassistent Vid förändring i fastighetsbestäno et.

7 Ekonomi/Strat Inköp Det är enes! ;rene Nilsson (assistent), Maria Andreasson (systemadninistratör) Lilian Andersson )redov kamrer), Ann Gruvaeus (assistent) och Agneta Johansson (assistent) som kan lägga upp ;:ttesträtt : fakturaport-.der. Det finns alltid ett underlag från ansvarig chef.'-jr aitesträlen. In gäng om åren. ska en lista tas u- ekenörnisystem:et över attes':i,:nter. Denna listan ska skickas till förvaltningarna för genorngåric:. E.fte:ger,oingång ska fastställd b:höngnetssta attesteras ;',v ansvarig chef. Att behöriga personer godkänner kostnaden pä fakturan. Att andra kostnader och telakfiga kostnader godkänns och betalas. Made!!rene Ni l sson (assistent), Maria Andreasson (systemadministratör) och Agneta Johansson (assistent) Löpande Ekonomi/Strat Inköp D:rektutoetalninoar sker och genererar en avstämningsrapport. Underlag ii:i :)toeningen ska bes:utsattestaras av behcrig pa ansvaret or:h 2 attester ska finnas pä avstämningsrapperten Att det sker godkanda utbetalningar. Att utbetalning sker pä felak i.iga grunder ocr, inte är godkända. Medel Assistent och beslutsattestant Löpande i I I

8 ', Övergripande kommunen Investenngar ;Förenklat är ;nvestericlgerutinen jenilgt följande: När en ifervallningen Kar behov av en investering gör de en förfrågan till KSAU som ce." idikatoner på om det är någon ir le att fortsätta ta fram undertag till investeringen. 'Cm KSAU ser positivt på,investeringen, ingen, görs en förfrågan ifrån nämnden till TKN, vika tar fram beräkningsunderlag mm. ;Nämnden gör 'sedan en beställning till TKN om de: fortvarande är aktuellt med investeringen. TKN äskar sedan pengar i budgeten fis, investel ingen,ich ett bes!ut tas. ;Investeringar..kor efter fastställd ;budget eller eter särskilt beslut. i i Att varje investering eka vara förankrad l politiken Att investe ringar sker utan förankring av ansvariga politiker. ;Medel i Nämnderna Vid budgettillfället, löpande Övergripande Försäkringar Övergripande kommunen Inköp Kommunen har försäkringa r för att 'skydda verksamheten. Denna ska ;betalas ps (5rfaliodagen för att ;gälla. Attest sker av behörig personal. 1 'Faktu ro r" skannas av i skanningleverantör och levereras! ivra. fil till kommunen. Kontroll görs lav fakturan och kostnaden av iattestanterns Felskannade 'fakturor fastnar ; fakt,jracentralen ' och kräver manuell hantering. Att kommunen ska ha ett riktigt försäkringsskydd. Att fakturan är ett godkänt underlag och riktigt inskannad samt att Kostnaden är reell. Att inte försäkringen gäller om inte Pe7cel betalning skett. Att fakturorna inte uppfyller!agens I Medel krav pä utformning och att kostnaden inte är reel:. Att leverantörerna som utför tjänster åt kommunen inte har f- skattesedel och att Kommunen då måste batala sociala avgifter utöver fakturerat belopp. Försäkringsansvarig Varje at.testant 1 ggr/är Löpande

9 TEST (Kommunstyrelsen) T T AV Kr ILL Metod och uvai fö testen...- Fungerar tillämplit Fö rbättringspotential Fungerar ej,,,m test Test utfört av _...:. Beskrivning/resultat av test.,i Testa muntligt med ' löneassistent om kontrollen i utförts under tistperioden och om nägot fel upptäckts.._ Välj 2 på förvaltningen som under testperioden registrerat utlägg i självservice. Kontrollera att godkänta underlag finns för utläggen. Stickprov. Testa att nettolonelistan attesterats av löneassistent och att redovisningskamrer stä.-nt av riktgneten i listan. Testa 2 månader för huvudutbetalningen och 2 månader för extrautbetalningar.

10 Stickprov. Välj 3 listor/perioder (faktureringstillfällen) där Daeda tosrapporten stämts av och testa att det finns ett fakturanummer noterat på varje post som ska faktureras. Stickprov. Testa 2 månader att z-avläsningar görs dagligen. Testa frekvensen av insittningar under dessa månader och att konteringsuncierlag finns på insättningarna. Testa att Z- avläsn;ngarnas nummerserie är obruten. Stickprov. Testa, under 1 månad, att alla direktutbetalningar är attesterade av minst 2 personer. Testa att nummerserien för utbetalninearna är obruten. ' Stickprov. Testa. under 2 mänacer om avstaming på bankkontot skett varje vecka. Kör ut periodens sålda ocn köpta.7astigheter ur Solen. Välj 3 opta och 3 sålda under perioden och testa att dessa är försäkrade respektive oförsäkrade. I urvaie'l kan även ingå av kommunen uppförda fastigheter.

11 Stickprov. Testa om det finns ett godkänt/attesterat underlag för 5 personer som fått atteströti. under året. Testa att en genomgång (lista utskickad till förvaltningarnas ekonomiavdelningar) av attestanter har skett under året Stickprov. Testa 1 månads direktutbetalningar. Testa om avstämningsrapporten (utbetalningslistan) är attesterad av annan än utfärdaren. Testa om underlag är attesterad av behörig attestant. Testa att nummerserien på avstämningraporten är obruetn. i

12 Välj 10 investeringar som färdigställts under testperioden och testa om rutinen för investeringen följts. Stäm av att KSAL; beslutat om att nämnden kan fortsätta arbeta mec att fä fram underlao till investeringen. Kontrollera att TKN tagit fram ett beräkningsunderlag. Kontrollera vidare att en beställning är gjord från nämnden t i ll TKN och slutligen att det finns ett politiskt beslut pä investeringen. Testa att kommunens försäkringen är betalda per förfallcdaturn. Gör ett urval på 500 faktiror i ett obrutet tnte rvac. Gör kontrol på Fakturabelopp mornsoelopp och pg/bg stämmer mellan fakturan och inskannat. Kontrollers även fakturan utformning med fokus på mornsregistreringsnummer, uppgifer om innehav av f- skattesedel och fakzurarnottagarnamn (Falkenbergs kommun).

13 Vad kontrollen PLAN (KoFrununstyra5,sen) est Kommunstyrelsen J Period: BESKRIVNING AV KONTROLL Process Hur utförs kontrollen i (beskrivnirg) i är syftet med Risk Riskni vå Vem utför kontrollen Hur ofta utförs kontrollen Arbetsgivarenh Löner Anstallringsavtal för nyansäilda ska skrivas under och godkännas lav behorie :tet Inga löner enler anstäkrp ngm4ogifte;- registreras. lonesyserne: utan underskrivet och godkänt anställningsavtal. Att endast godkinda löner utbetalas. Att utbetalning till anställd sker pö felaktiga grunder. Lag Behörig chef Löpande Arbetsgivarenh Löner En nettolöneiista skrivs ut : siutet av varje lönekörning. Denna attesteras av idneassistent och lämnas till redovisningskamrer. Redovisningskamreren kontrollerar u,:betalningslis:ar, mot på bankkontos registrerad utbetalning. Att summan enigt lönekörningen stämmer överer:s med summan som belasta: bankkontot. Att inte redovisad nettolöneksta stämmer med utbetalnin g en på bankkontot och att avstämning sker löpande. Lag Redovisningskamrer 1 ggr/man Raddhingstj. Fakturering Chefssekreteraren har Kontroll pa att som ska faktureras genom att regiscering sker : Daadalos. Denna kor. rope -as :egelbunoet. Att alt arbete som utfö rs faktureras. Att det finns arbete utfört som inte faktureras. Lag Chefssekreterare Löpande

14 FAM I Försäljning (fiket) Kassan redovisas dagligen av arbetsledaren. En Z-avläsning utförs och rädovisn;ng av kassorna sker. E.n konte;ad insättningsblarke bifogas insättnings) äsen til: banker. Banken skicka' seeär, den köntwade r isättningsblanketten till ekonom i enheten 7ö, rngislrering. Fiket arkiverar tillhörande kessaavlasning bakom insättningst arke.rten. Att fastställa riktigheten i försäljningen och kassahanteringen och att kassan nollställs. Att redovisningen ske' på ett felaktigt sätt. Att oredovisad försäljning iörekommer. Medel Arbetsledaren 1 ggr/dag FAMI Försäljning (systuga) Redovisnirn sker 1-3 ggrnecka.. En k.onterao insättingsblankett bifogas n:-:.i:a)ri:ngspäsen tii: banken. Banken skickar sedan denna ti 1 es.cnomierheten `ör registrering Sys'aigac arkiverar tillhörande :.zvit.on tillsammans med insättningsbianketten. Att fastställa riktigheten i försäljningen och kassaredovisningen. Att redovisningen inte är :zorrekt. Att det förekommer oredovisad försäljning. Mede i Arbetsledaren 1-3 ggr/vecka FAMI FörsäVlin g (bilverksamhet) En konterad insättringsblankett bifogas insättninospäsen. Banken skickar sedan denna till ekonomiennerter. för registrering. Wverksarn:)eten arkivera' tillhörande kvittor, bakom insattnings'jlanketten. Att fastställa riktigheten i försäljningen och.kasswedovisningen. Att redovisningen inte kr korrekt. Att det förekommer oredovisad försäljning. Medel Arbetsledaren Dagligen FAMI Inköp Det finns e:i manuell nummersame. Att alla kostnader är godkända av Att alla kostnader inte år Att atteste r as enigt fastställd behörig person. godkända. Att utbetalning skett attest isza. redovisat. Medel Attestanterna Löpande

15 SBK Försäljning Procura räköar pengarna alter tömning ocl.: taxar uppgi ften VII kassan. Kassan ger en kopia ht SBK, ekonernisekrete-are Hon stämmer av redov isningen från Procura mc avlasningskvic.ot från parkeragsauzomaten Kontrollera att kontanterna stämmer med redovisningen från automaten Att av Procura uppräknade kontanter inte stämmer med redovisningen från automaten och att fel e'ler Degentligheter kan förekomma. Medel Ekonomisekreterare 1 ggr/vecka SBK Försäljning "Kassan" stämmer av bankkontot 1 ggr/vecka. Att : ecovisningen i huvudboken stämmer med bankens uppgifter. Att något av misstag inte bokförts eller dubbelboktörts. Läg Redovisningskamrer 1 ggr/vecka SBK Försäkringar Når en byggnad anskaffas eller avyttras meddelat byggnacisa.ssistent cetta. Hon se, till att :'ascgheten Wir försäkrad resp säger upp 1 örsäkringen. Att aha fasticheter ska vara försäkrade i ';all någon olycka inträftar.att vi inte ska betala försäkringsprer er för fastigheter vi inte äger. Att en fastighet förolyckas och inte är försäkrad. Medei Byggnadsassistent Vid förändring i fastighetsbestånd et. Ekonomi/Stret Inköp Det är endast rene Nilsson (assistent), Maria Andreasson (systemadministratör) Lilian Andersson (redov ka, nrer), Ann Gruvaeus 1 :;.siste.nt) och Agneta Johansson (assistent) som kor lägga upp attest:-ä : i fakturapodnlen. Det finns alltid ett underag från ansvar :g chef för attesträ Ien. En gång ort året ska ert lista tas ur ekonomisystemet över attest:rnter. Denna listan ska ' skickas til: `örvattningarna för genomgång. Efter genomgång ska fastställd beht.righetslista attesteras av ansvaig chef. Att behöri g a personer godkänner kostnaden på fakturan. Att andra kostnader och telakhga kostnader godkänns och betalas. Mede: (rene NPsson (assistent), Maria Andreasson (systemadministratör) och Agneta Johansson (assistent) Löpande

16 Ekonomi/Strat Inköp Varje dag skapas det automatiskt en utbetaiiingsfil som skickas till banken oct, låggs på bevckn:ng. De skickad h takturorra överförs automatisk från leverantörsau'dskontot (25206) tid bevakning 3etalningsupcdrog (2520') Nz,,,- fz:kturdma lästs :n av banken ernåller :=alkenbergs kommun er be.käftel::e ö er vilka fakturor som l s:s in. Ekonorrias3istatr: stämmor av saldot på ia vakri:ng av betalningsuppdrag från banken mot redovisningen. Att betalningen stämmer med 'bokföringen och att inget förändrats mellan ska pandet ev fil och betalning. Att betalningen inte SiiiillMer med bokföringen och att detta påverkar resultatet väsentligt. Låg Irene Ni sson (assistent) 1 ggriciac Ekonomi/Strat Inköp DIrektutbet3I inar sker con genererar en avstärnningsrapport Underlag ti l l utbeta l ningen ska beslutsattestaras av behörig på ansvaret och. 2 attester ska finnas på avstanwingsrapperten. Att det sker godkända utbetalningar. Att utbetalning sker pa fe iak'dga grunder ocö inte är godkända. Mede! Assistent och beslutsattestant Löpande

17 Övergripande kommunen Investeringar Förenklat å, investeringsruinen enilgt tö:jaindii: Nar er: förvaltningen har behov av en investering.3or de en förfrågan lit KSAL; söm ger id:k:i:joner på om det år %kon ice att i,':,rtsätta ta fram underlag iii investeringen. Om KSALI cer posiriv7 på invester i ngen, görs er; förjragan från nämnden..iii TKN, vilka tar fram berä 4:ningsunderlag irm. Nämnden gör tedan on beställning till TKN am det fof-ttarande är aktuellt rne(l investeringen. TKN äskar sedan pengar i hudgeten för investeringen uch ett beslut tas. Investeringar sker efter fastställd budget elle, eter särskilt bes:ut. Att varje investering ska vara förankrad i politiken. Att investeringar sker utaa förankring av ansvariga politiker. Medel Nämnderna Vid budgettillfället, löpande Övergripande kommunen Inköp Fakturor skanras av skanningles.ieranti5r och levereras via fil till kommunen. Kontroll görs av fakturan con Kostnaden ev attestarterna. i=e.skannade fakturor fastnar i iakturacentraler, 'och kräver :ra lcell nante,ing. Att fakturan är ett godkänt underlag och riktigt inskannad samt att kostnaden är reell. Att fakturorna inte uppfyller lagens krav på utformning och a:t kostnaden inte är real. Att leverantitkerna som utför tjänster åt kommunen inte har ifskattesedel och att kommunen då måste betala sociala avgifize: utöver fakturerat belopp. Made: Varje attestant Löpande

18 TEST (Kornmun3tyreisen) TEST AV ---<Wrt 1 L-, Fungerar tillampliy Förbättringspotential lip Fungerar ej em" Meted och uva: för Test,, testen f. tum te utfört : '.:-..', - :"-':::.---. fr 3.., Stickyov. Välj ut personer som anställts under året och testa att i anstäliningsbeviset är ) underskrivet av behörig cnefi och att rätt lön är registrerad' i systemet. RNO Har testat de 10 först anställda under september rr.årtacillf-- Samtliga anställningsavtal är attesterade av behörig (net Har testat att lön enligt anställningskontrakt ståämmeroverens med inlagt i systemet. Test utfört u.a.,.,, Stick p rov. Testa att i RNC nettolönelistan attesterats av löneassistent och att redovisningskamre: stämt av riktigheten i l istan. Testa 2 månader för i huvudutbetalningen och 2 månader för extrautbetalningar. Stickprov. välj listor/perioder (faktureringstillfällen) där Daedalcsrapporten stämts j av och testa att det finns ett. 1 fakturanummer noterat på' varje post som ska faktureras. I Har testat att avstämning skett av nettolönekstorna för huvudutbetalningarna i september 2010 (27/9) och atoni 2011 (27/4). Har även testat extrautbetalningarna dessa månader (3/9, 8/9. 17/9, 1/4,15/4). Avstämning har skett. och listorna har attesterats u.a. Test utfört med godkänt resultat. RNiC Nar uppgifter efter utfört arbete körs in i Daedalos erhålles ett dirarienummer. Har kört ut lista Då alla dnr för 2010 och Har gjon ett urval på vardera dessa åren. Har testat dnr till (7 st) samt till (8 st). Listorna är utkörda för att få fullständigheten. Det finns ett fakturasnummer noterat på de underlag som ska faktureras. övriga är av den typen att de inte ska faktureras. Test utfört med (godkänt resultat. g

19 Stickprov. Testa 2 månader att z-avläsningar görs dagligen. Testa frekvensen av insättningar under dessa månader och att konteringsunderlag finns på insättningarna. Testa att 2- avläsningarnas nummerserie är obruten RNO Har testat kassaavläsnincarna hela september 2010 samt' april Har testat att Z-avläsning skett varje dag. Den 13 okt 2010 t392 kr) och 4 april (184 kr) ha r endast en x. aviäs skett. Dock är avlasninosnummerna på z- avläsningarna i följd med avläsningen före och efter. Pengar är insatta som om x-avläsningen var en z- avläsning. Var kommer x-avläsningens pengar ifrån? Har testat att z avläsninasserien är obruten de granskade perioderna u.a. (sept samt apel ) Har testat art kassaredovisningarna stämmer med bank.ningslapparna u.a. Aterstår dock var x- a vläsninfarnas pengar kommer ifrån. Stickprov. Testa insättn:ngarna och tillhörande kvitton under 2 månader. Testa att nummerserien på kvittona är obruten.bedörn om insättning på bank sker tillräckli gt frekvent., Stickprov. Testa att nummerserien på kvittona t är obruten (ca 100 kvitton) ; och ar inbetalningarna i4 I månader) görs regelbundet j och är konterade. Testa att : försäijningssumman enl:g r. kvitton stämmer överens med belopp enligt insättningskvittcn 2 11-a9-03 RNO Granskning har skett av kvitton för perioden I (löp.nr ) och (löp.n: - ' ). Kontrollerat att nummerserien är intakt 12.a. i båda nummerserierna. Insättningskvitton för inotsvarancie period har granskats. Kontrollerat att insättning sker til l räckligt ofta. Insättning sker ca en gång i månaden med ungefär kr per insättninostilfälle, vilket är lägre summor än fg. år. Kontrollerat så att försäljningssumman enligt kvitton stämmer överens med belopp enligt,nsättningskvitton. Inga avvikelser har noterats. Testet utfört med godkänt i esultat. RNO Granskning har skett av kvitton för perioden ' (löp.nr ) och (löp.nr ). Kontrollerat att nummerserien är intakt u.a. i båda nummerserierna. i sättningskvitton för motsvarande period har granskats. Kontrollerat att insättning sker tillräckligt ofta. Insättning sker ca er gång ; männen med ungefär kr per!nsättningstilifälle, vilket är lägre summor ån fg. är. Kontrollerat så att Försäljningssumman enigt kvitton stämmer överens med belopp enligt insatningskvitton. :nga avvikelser har noterats. Testet utfört med godkänt resultat. Stickprov. Testa, under månac, att alla direktutbetainingar är attesterade av minst 2 personer. Testa att nummerserien för utbeta l ningarna är obruten. : RNO Har granskat alla direktubetalninoar September 2010 och april Har totat att nummerserien är obruen (sept och april ). Har testat att det finns 2 attester på alla dirketutbetalningar ii,a.

20 Stickprov. Testa under ,RNO festa,. under TKN månad att redovisningen stämmer med uppräkningsrapport från Procura. Testa att en uppräkningsrapport från Procura stämmer med ' avläsningsrapporterna från parkeringsautomaterna. - ) Stickprov. Testa under RNO AN/stämning sker varje deg på de två sto ra kontona (kto '-.-7 månader om avstärning på bankkontot skett varje vecka och 19600). Har stämt av att kassavstämningsrapport är utkörd och att denna är bockad. Har stämt av att detta skett varje dag u.a. Test utfört u.a. ' Kör ut periodens sålda ocn köpta fastigheter ur Solen. ' Välj 3 (tipta och 3 sålda under perioden och testa att t dessa är försäkrade respektive oförsäkrade. I urvalet kar. även inga av kommunen uppförda fastigheter SNO Hart testat försäkringar för hela perioden. Byggda/köpta fastigheter år: Långavekaskulan tillbyggnad (förs 12-11), Ullareds Idrottshall byggnation (förs 26/10-10). Tallgläntan och Gymnasieskolan hus 12 är under uppbyggnad och försäkard av entreprenören. Rivna/sålda fastigheter är: Gamla brandstationen river (avförs 6/4-- 11), Täppans förskola riven (avförs 6/4-11). Test utfört u.a. Stick p rov. Testa om det SNO Har testat att 5 beslut om beslutsattestant attesterats av ' 7 finns ett godkänt/attesterat ; behörig person. Har testat Annika Hammarsten, Pär...) underlag for 5 personer som; Claesson, Barbro Lund, Anette Svensson och Karin fått attesträtt under året. 1 Reden. Behöriga chefer har attesterat ovan. Har testat: ett Testa att en genomgång östor skickats ut för revidering av attestbenorigheterna. (lista utskickad till förvaltningarnas ekonomiavdelningar) av Utskick gjordes i januari 2010, men endast uppdaterade iistor från MoH, Arbetsgivarenheten, Räddningstjänsten och Fån"! har kommit åter. Nytt utskick gjort oktober ' attestanter har skett under året Denna har genomförts u.a. 77.7",, ii- `-'ii1!

21 Stickprov. Testa om avstärnning skett av kontona och under 3 utvalda månader : RNO Har testat att avstämningar görs på konto månadsvis. Har testat september 2010 p c'r april Mindre dillar har rättats tim månaden efter. Testet wfört med godkänt resultat. Stickprov. Testa 1 menads direktutbetalningar. Testa om avstämningsrapporten (utbetalningslistan) är attesterad av annan än utfärdaren. Testa om underlag är attesterad av behörig attestant. Testa aa nummerserien på avstämningraporten är obruetn RNO Har testat att direktutbeta!ningarna ä,' attesterade av zva personer och att nummerserien är obruten:. Testad period april 2011 (nr ) september 2010 (nr ). Test utfört u.a.

22 Välj 10 investeringar som färdigställts under testperioden och testa om rutiner: för investeringar. följts. Stäm av att KSAU beslutat om att nämnden kan fortsätta arbeta med att få fram underlag till investeringen. Kontrollera att TKN tagit fram ett beräkningsunderlag. Kontrollera vidare att en beställning är gjord frän nämnden till TKN och slutligen att det finns ett politiskt beslut pä investeringen I RNO Denna de har ännu varit förtidig att testa ful lt ut. Har testat peroiodens färdigställda investeringar, Försko!an Nallen (nr 1?, Hertingskolan kök och matsalar (nr 2), jjabeno (nr 3), Ullareds idrottshall (nr 4), Prästgärdens rasurscentrum (nr 5) samt Ombyggnad Stadshuset (nr 6), Investeringarna 2-4 beslutades innan rutinen infördes. Nr 5-5 har ej följt rutinen då detta varit akuta ärenden, men nar beslutats i KF. Nr 1 har följt rutin u.a. Sammanfattningsvis kommer denna rutin kunna testas Nättre nästa är. Gör et urval på 500 fakturorr RNO i ett obrutet intervall. Gör kontrot pä Fakturabelopp. momsbelopp och pgibg stämmer mellan fakturan och inskannat. Kontrollera även fakturan utformning med fokus på mornsregistreringsnummer, uppgiter om innehav av f- skatte.sedel och fakturamottagarnamn (Falkenbergs kommun). Har testat 2, , , , Faktura har ingen moms :nscannad. Detta fångas normalt ändå upp i särskild kontroll efter ärats utgång. Rättning har skett tiol nu. De fakturor som saknas i serierna är makulderade u.a. Test utfört med godkänt resultat.

23 Bygglovsnämnden Plan för ekonomisk internkontroll för perioden / Bygglovsnämndens beslut Bygglovsnämnden beslutar anta kontrollplan för den interna ekonomiska kontrollen för perioden 1/ / Ärendet En ny kontrollplan togs fram 2010 för den interna ekonomiska kontrollen som följer den kommungemensamma mallen för detta ändamål. En mer enhetlig redovisning kan nu ske till kommunstyrelsen. Samma plan kommer att användas för perioden 1/ / Beslutsunderlag Bygglovsnämndens sekreterare Ann-Sofie Bengtsson informerar nämnden om planen för den ekonomiska internkontrollen. k9 J-tIstering L 11 (36)

24 Bygglovsnämnden Ekonomisk internkontroll för perioden 1/ / Bygglovsnämndens beslut Bygglovsnämnden beslutar godkänna den interna ekonomiska kontrollen för perioden 1/ / och överlämnar granskningen till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Plan ffir internkontroll daterad , instering 10 (36)

25 Falkenbergs kommun K.,,,,,,,miedningsk.lor et K.-Inslierilleieu 2011 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kultur- och fritidsnämnden i Falkenberg FALKENBERG ' Dnr Ydr»/ - 36isi DM 69 :-I Uppföljning av plan för ekonomisk internkontroll. Dnr Kfn /80 Kultur - och fritidsnämndens beslut 1 Att överlämna uppföljningen av den ekonomiska internkontrollplanen till kommunstyrelsen och revisorerna Beslutsunderlag Uppföljning av den ekonomiska internkontrollplanen Sammanfattning av ärendet Nämnden har fastställt en ekonomisk internkontrollplan vilken genom granskning av olika aktiviteter har -följts upp och kontrollerats i syfte att säkerställa god redovisningssed. Vid protokollet Katarina Nilsson Sekreterare (Bilaga 50) Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande 7--- Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Revisionerna (, (9,44--kki Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se www. falkenberg.se

26 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kultur- och fritidsnämnden i Falkenberg FALKENBERG 57 Plan för ekonomisk internkontroll. Dnr Kfn /80 Kultur- och fritidsnämndens beslut 1 Att anta den föreslagna planen för ekonomisk internkontroll. Beslutsunderlag Plan för ekonomisk internkontroll kultur- och fritidsförvaltningen Sammanfattning av ärendet Planen för ekonomisk internkontroll är ett viktigt verktyg för hanteringen av förvaltningens ekonomiska förfarande. Övervägande Förvaltningens plan för ekonomisk internkontroll upprättas och revideras årligen eller om förändring sker. ("Ona 57) Vid protokollet Katarina Nilsson Sekreterare Protokollet justerat och anslaget samma dag. litdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Ekomorn i kontoret Kommunstyrelsen Revisiorerna Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: c-post: kommunrafalkenberg.se

27 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med barn- och utbildningsnämnden i Falkenberg FALKENBERG Information Ekonomisk uppföljning- Delårsbokslut Internkontrollplan-uppföljning Information om planerad barnomsorgsverksamhet, Christella Barnomsorg - utgår Frågor från ledamötena kring uppföljning av städning och kring värdeskåp för datorer på Tullbroskolan Förvaltningschefen informerar - BUN:dagarna i oktober kommer att vara på Katrinebergsfolkhögskola och rektorer och förskoleehefcr kommer att redovisa analyser av verksamhetens resultat. Information om planerad barnomsorgsverksamhet i Långås, Linda Nilsson Information om Montessoriläromedel (Pedagoger Bodil Gesterling, Karin Jönsson och rektor Bengt Hallesjö) Information från Kulturskolan om arbetet utifrån Kulturskolans nya inriktningsdokurnent (rektor Anders Carlsson och verksamhetschef Mona Ericsson) Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun(ibfalkenberg.se w".faikenberg.se

28 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med barn- och utbildningsnämnden i Falkenberg FALKENBERG 78 Intern kontrollplan Dnr /60 Beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar 1. Anta intern kontrollplan och vidarebefordra ärendet till kommunstyrelsen Beslutsunderlag Beslutsförslag, Bilaga 1, interkontrollplan Sammanfattning av ärendet Enligt beslut i Kommunstyrelsen ska granskningsåret för den interna kontrollen vara 1 juni-31 maj. Detta innebär att en ny intern kontrollplan tagits fram i enlighet med reglementet. Syftet med ett övergripande reglemente för intern ekonomisk kontroll är att fastställa organisationen och ansvaret för den interna kontrollen samt på vilket sätt uppföljning mot fastställda riktlinjer ska ske. Planen skall överlämnas till kommunstyrelsen senast under oktober månad. Nämnden skall senast i september månad i samband med att kommande period antas behandla föregående periods granskning. Ekonomi Används resurser ändamålsenligt och effektivt. Följs gällande lagar och regelverk. Övervägande Olika moment/aktiviteter av ekonomiadministrativ art följs upp och kontrolleras under året för att säkerställa god redovisningssed. Expedieras till Kommunstyrelsen Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommungfalkenberg.se

29 FALKENBERG 65 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med tekniska nämnden i Falkenber Falkenbergs kommun Kommunledningskontoret Knnslienlieten Dnr K:6 2.6i1-3btili Dpl Granskning av Plan för internkontroll. Dnr TKN 2011/51 Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottet föreslår tekniska nämnden besluta 1 Godkänna granskning av plan för perioden Överlämnar granskningen till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Plan för internkontroll daterad Sammanfattning av ärendet Stadsbyggnadskontoret har granskat plan för internkontroll för perioden (Bilaga TKN 65/11) Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: ) Kommunstyrelsen Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommun@falkenberg.se

30 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med tekniska nämnden i Falkenberg FALKENBERG 74 Plan för internkontroll. Dnr TKN 2011/51 Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottet föreslår tekniska nämnden besluta 1 Godkänna förnyad granskning av plan för perioden Godkänna plan för internkontroll Överlämna plan samt granskning av plan till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Plan för internkontroll daterad Sammanfattning av ärendet Tekniska nämnden godkände granskning av plan för internkontroll för perioden , Då en del av planen (fakturering av kontroll vid genomförande av exploateringsprojekt) fallit bort tas granskningen upp på nytt. Förslag till plan för internkontroll 2012 har upprättats. (Bilaga TKN 74/11) Utdraclsbestyrkaticle (pr,-41d7 Beslutet expedieras till: Rickard Nordh Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommunwfalkenberg.se

31 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med socialnämnden FALKENBERG 153 Redovisning internkontroll. Dnr SN Beslut Socialnämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets förslag Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta 1 Godkänna av förvaltningen redovisad granskning. Ärende Socialnämnden ska årligen redovisa resultatet av föregående års interna kontrollplan. Resultatet av denna kontroll är nu färdigställt. Det tidsintervall som kontrollerats är tom Beslutsunderlag Dokumentet "Internkontroll socialförvaltningen !". Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att sörja för att det finns en god intern ekonomisk kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna ekonomiska kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Beslut har tagits att varje förvaltning årligen ska göra en intern kontrollplan som utvisar vad som, utöver den sedvanliga interna kontrollen, särskilt ska kontrolleras. Revisionsfirman PWC utförde under år 2009 en granskningsrapport avseende internkontrollen på socialförvaltningen. Rapporten visade på vissa brister och förvaltningen har därför kontrollerat en del av dessa i den internkontroll som nu redovisas. I enlighet med den interna kontrollplan som upprättades för perioden tom har socialförvaltningen kontrollerat inköpsrutiner inom köksverksamheten, att riktlinjer för privata medel efterlevs samt att direktutbetalningar är attesterade på rätt sätt. Även handkassorna är kontrollerade. Vid protokollet Sekreterare Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommungfalkenberg.se WW1%. falkenberg.se

32 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med socialnämnden FALKENBERG Anders Iledenby Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kommunrii,falkenberg.se ww\1. falkenberg.se

33 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med Socialnämnden FALKENBERG 176 Internkontroliplan Beslut Socialnämnden beslutar enligt arbetsutskottets förslag. Arbetsutskottets Förslag Arbetsutskottet föreslår socialnämnden besluta 1 Godkänna redovisad intern kontrollplan för perioden tom Ärende Socialnämnden ska årligen upprätta en intern kontrollplan för påföljande års granskning/uppföljning. Perioden som ska granskas är tom Beslutsunderlag Dokumentet "Internkontroll socialförvaltningen ". Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att sörja för att det finns en god intern ekonomisk kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna ekonomiska kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Beslut har tagits att varje förvaltning årligen ska göra en intern kontrolipian som utvisar vad som, utöver den sedvanliga interna kontrollen, särskilt ska kontrolleras. Följande områden kommer att kontrolleras: Inköp 1,ivsmedel Privata medel Direktutbetalningar Utbetalning av ekonomiskt bistånd Vid protokollet Sekreterare Anders I-ledenby Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: konunungfalkenberg.se v,...w.falkenberg.se

34 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med Socialnämnden FALKENBERG Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: konan in

35 Miljö- och hälsoskyddsnämnden Allmänt - Budget Och Verksamhetsplan Internkontrollplan för miljö och hälsoskyddsnämndens verksamhet Dnr Miljö- och hälsoskyddsnämnden beslutar att lägga genomförd kontroll för perioden till till handlingarna och meddela kommunstyrelsen resultatet av den genomförda kontrollen. att för perioden till anta kontrol!p!an för den ekonomiska internkontrollen enligt tidigare period med tillägg för kontroll av fakturaunderlag i ekonomisystemet mot delegationsbeslut samt kontroll av utförd tillsyn mot tillsynsplanen. Ärendet Internkontroll har genomförts och resultatet redovisas till nämnden. KontroPplanen har också setts över och efter det har planen för den interna ekonomiska kontrollen reviderats. Förslag och yrkanden Miljö- och hälsoskyddskontoret har i tjänsteskrivelse lämnat förslag på beslut i ärendet. Ordförande Anders Hellström yrkar bifall till kontorets förslag. Justerandes sign 21 (29) Utdragsbestyrkande (