Protokoll från Luckans styrelsemöte september 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, vån 3, Helsingfors Tid: kl 8.30

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte september 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, vån 3, Helsingfors Tid: kl 8.30 Närvarande Styrelse Fredrik Karlsson (ordf.) Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Markus Österlund Samuel Reuter Anställda Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón Sebastian Weckman PROTOKOLL SEPTEMBER Mötets öppnandes av ordförande kl Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från augusti Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare. 6. Aktuella ansökningar allmänt Aktiast. i Vanda 8/2012 allmänt Aktiast. I Esbo /2012 Grankulla Info Bang, /2012 Luckandiplom och företagsportal Info Hacklin, /2012 Luckandiplom och företagsportal "Info och IT" Nylands förbund /2012 Barn Nordiska /2012 kulturfonden Barn social- och /2012 hälsovårdsmin. pedagoger Pro Juventute Nostra /2012 Följande ansökningar avviker från budget För vidareutveckling av Luckandiplom och den nya digitala tjänsten för företag som betjänar på svenska, Hacklins stiftelse summa 4000 e, samt Stiftelsen Bang 4000 e.

2 - Till Nordiska kulturfonden en ansökan på två år för utveckling av ett nordiskt barnkulturnätverk och utredning av start för ett Nordiskt barnkulturcenter (forum), budget euro, från NK euro anhållet. - Nylands förbund Föreningen har lämnat in en ambitiös ansökan till Nylands förbund. Projektet Allas Lucka som skulle verkställas under tiden och inbegripa alla Luckorna i Nyland. Syftet är att utveckla ett koncept för svenskspråkig invånarservice (informationsförmedling), lågtröskelrådgivning och handledningsservice för invandrare (front kontor) samt samordnade av informationsrelaterade elektroniska tjänster om och för föreningar, tredje sektorn (privata sektorn) samt kommuner i Nyland. Budgeten överskrider en halv miljon och andelen som skulle täckas från Nylands förbund är ca 70%, resten bör föreningen bekosta med sk. B-andelar. Föreningen ämnar också lämna in en anhållan till Kulturfonden om stöd för projektet vid behov, ca 15-20% är målet. Se bifogad projektbilaga. - FIKA utvidgad ansökan till ELY Intresset för FIKA har varit stort och medverkande kommuner har uttryckt en önskan om verksamhet som skulle stöda det yrkesinriktade mentorskapet som projektet erbjuder. På sitt senaste styrgruppsmöte ( ) diskuterade styrgruppen för FIKA möjligheten till att utvidga projektet så att det på ett bättre sätt kunde motsvara det behov som medverkande kommuner och organisationer har då det kommer till integration och sysselsättning på svenska. I samband med ett informationstillfälle vid Nylands NTM-central i början av september framhölls att det i den kommande utbetalningsperioden betonas projekt som hänför sig invandrare och underlättande av integration och sysselsättning för denna grupp. Styrgruppen ansåg att det skulle vara ändamålsenligt att istället för att ansöka om ett nytt EU-projekt utöka projektets omfattning och budget för att svara på de behov som finns i regionen. Dock innehåller ansökan som riktas till Nylands förbund samma komponenter. Detta för att ha bättre möjligheter att försäkra sig att ambitionerna lyckas nås med hjälp av någondera ansökan. Den utvidgade projektplanen innefattar lokala rådgivningspunkter som stöd för det yrkesinriktade mentorskapet. Rådgivningspunkterna skulle fokusera på att ge handledning och rådgivning i frågor som berör sysselsättning och utbildning. För att stöda målgruppen skulle utöver mentorutbildningar och mentorträffar även ordnas kompetenshöjande kurser för målgruppen. För att kunna förverkliga detta skulle regionala koordinatorer anställas med ansvar för den lokala FIKA-verksamheten. Arbetet skulle omfatta koordinering av det lokala mentorprogrammet, handledningsuppgifter inom yrkesmentorprogrammet samt upprätthållande av lokala irv-punkterna. De lokala koordinatorerna skulle även ansvara för kontakten till lokala föreningar och organisationer för rekrytering av nya mentorer. För att kunna sammanställa utbildningsmaterial och handböcker skulle en projektinformatörs tjänst inrättas för att ersätta nuvarande projektkoordinator tjänsten. BUDGET Scenario 1 3 projektkoordinatorer 60 % + nuvarande personalstyrka (projektchef, projektledare samt projektkoordina-tor som blivit informatör) De sammanlagda kostnaderna för projektet skulle stiga från nuvarande euro till ,50 euro. Egen finansieringsandelarna skulle vara understöd från Svenska kulturfonden euro och kommunala andelar i form av hyres- och timandelar. Scenario 2 4 projektkoordinatorer 60 % + nuvarande personalstyrka. De sammanlagda kostnaderna för projektet skulle

3 stiga från nuvarande euro till ,50 euro. Egen finansieringsandelarna skulle vara understöd från Svenska kulturfonden euro och kommunala andelar i form av hyres- och timandelar. - PRODUFORUM Nyland Produforum Nyland har för avsikt att lämna in en ansökan om förlängning till Nylands Ely-central samt anhåller om vissa justeringar vad gäller projektbudgeten (momentöverföringar). Förlängningsansökan skulle gälla till (annars avslutas projektet vid årsskiftet). Ett möte med nya granskaren Sanna Laiho 17.9 ger närmare info om hur saken kommer att framskrida. Tjänstemännen har bytts rätt tätt och därför är föreningen lite osäker om vilka regler som gäller. PF Nyland ämnar även lämna in en ansökan till Nylands Förbund för främjande av företagande och entreprenörskap vilket är ett särkilt tema år inom förbundet: KREATIV FORM Till Nylands förbund; projekttid Samarbete med Arcada, Art & Business r.f., Luckans andra projekt m fl. Projekt: Kreativ form - nya former för företagande i de kreativa branscherna. Totalt budget för två år ca euro. Utgångspunkter för projektet Luckan r.f. har sedan 2008 drivit kulturutvecklingsprojektet Produforum med bl. a. följande resultat: 1. Dynamiskt och demokratiskt fungerande nätverk av kulturaktörer i hela Nyland 2. Digitala verktyg för information, synlighet och marknadsföring 3. Etablerat samarbete med ett flertal utbildninginstitutioner som har sin verksamhet helt eller delvis i Nyland; Prakticum, Novia YH, Arcada YH, Metropolia AMK, ÅA (CLL), Arbis, VNF, MI, m fl 4. Etablerat samarbete med kommunerna i Nyland 5. Kartlagda och fortlöpande behov; genom nätverksarbete och marknadsundersökningar Mål för projektet Nya former för företagande (Kreativ form ) 1. Sänkt tröskel för entreprenöriell verksamhet och utveckling av arbetslivet Det fria kulturfältets aktörer och andra fria yrkesutövare ska hitta hållbara utkomstmöjligheter genom arbetsfördelning och samverkan. Arbetsfördelningen innebär bl. a hjälp med administration, marknadsföring och försäljning och samverkan innebär bl. a forum för testning av idéer (t ex Advisory Ring), konceptutveckling och nya samarbetsformer och -parter. 2. Kortare avstånd mellan utbildning och arbetsliv, studerande-arbetsgivare, forskning-praktik Utbildningsinstitutioner får tillgång till praktikplatser, studerandefår handledning, arbetsgivare får handledare. Gemensamma utbildningarför aktörer och studerande 3. Stärkt ställning för utlänningar på arbetsmarknaden och i samhället Förslag: De aktuella ansökningarna och förlängningsansökan för Produforum Nyland antecknas för kännedom. 7. Ekonomiuppföljning samt förslag på budget för 2013 Likviditeten ser bra ut för tillfället. Budget 2013 Bifogat en första budget för Budgeten ska ännu gås igenom med de som ansvarar för respektive verksamhet., men idén är att den totala summan som finns till förfogande för varje verksamhet är s.g.s. klar, men att den ansvariga kan vara med och påverka hur dessa medel delas upp på olika kostnader. Under admin finns budgeterat ca euro under övriga personalkostnader för personalfest, lunch- och kultursedlar mm. Om 15 anställda tar 20 lunchsedlar per månad blir kostnaden för Luckan på årsbasis ca 6500 euro. Kultur/idrottssedlar för 200e per anställd skulle innebära en kostnad på 3000 euro. Resten av summan kunde användas dels till personalens lillajulsfest och dels fungera som en reserv för oväntade kostnader Bidragen väntas bli ungefär euro mindre än år 2012 vilket beror på en stor överföring av medel för barnkultur som gjordes från 2011 till 2012.

4 Fast vi har gjort en ändringsansökan för Produforum Nyland har det i budgeten antagits att projektet inte fortsätter Detta innebär att Luckans kostnader (för hyror och löner) blir ungefär euro högre än de hade blivit om projektet fortsatte. I detta skede har i budgeten inte tagits i beaktande projekt för vilka det sökts om finansiering men som inte är beviljade (t.ex. Nylands förbund, social- och hälsovårdsministeriet, nordiska kulturfonden). Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom samt för en diskussion om hur eventuellt kunna ersätta de förluster som avslutande av PF Nyland projektet medför. Ordföranden och VL träffar Leif Jakobsson 26.9 för att bl.a. tangera Luckornas framtid och Helsingforsluckans betydelse som projektmotor och de fördelar de medför för SF samt utmaningarna för huvudmannen. Beslut: Mötet antecknade informationen och beslöt återkomma till ärendet. 8. Presentation av den nya digitala tjänsten för företag En struktur för portalen har utarbetas av Sebastian Weckman som nu testas och adekvat information läggs in an efter de medverkande parterna testar sidan. Weckman ger en presentation av portalen, dess funktioner och utseende under mötet. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 9. Plan för shoppens framtid På grund av utredningen av Lippupistes kontrakt med Luckan bordläggs ärendet om shopens framtidsstrategi till utvecklings dagen. Vi fortsätter under tiden med att förbättra de lönsamma strukturerna i shopen. Utvecklingen fortsätter enligt vad tidigare sagts. Förslag: Mötet antecknar informationen och diskuterar vidare i ärendet i oktober. Beslut: Ärendet bordlades till oktobermötet. 10. Partnerorganisationen 4 byar i huvudstadsregionen för start av stadsleader Verksamhetsledaren har medverkat i planeringen av ett stadsleader i huvudstadsregionen (från och med 2014) tillsammans med Sydkustens landskapsförbund och Svenska Studiecentralen. En partnerförening ha bildats för att skapa en plattform för start av ett Leader i huvudstadsregionen. De stiftande medlemmarna är Sydkustens lf, SSC, Södra Finlands företagarförening, föreningen Norr om stan samt föreningen Luckan r.f. LEADER bygger på en trepartsmodell, dvs. invånaren, kommunen samt företagaren. Den nya föreningen har den rätt representationen för uppgiften. En skrivelse till Arbets- och näringsministeriet kommer att tillsändas då stads- och bildningsdirektörerna har kommit med sina hälsningar om ärendets centrala betydelse för invånarna i regionen, se bilaga skrivelserna. Förslag: Mötet antecknar att föreningen gått med i den nya föreningen 4 byar samt antecknar aktiviteterna för att kunna starta ett stadsleader på svenska i regionen för kännedom. 11. Hälsningar från Luckornas träff 12.9 i Vasa Karl Norrbom och Anna Litonius deltog i Luckornas träff i Vasa för att fastställa märkeskriterier samt besluta om Luckornas Internetsidor. Luckorna går in för Föreningen Luckan r.f.s enhetshanterarsystem och flyttar till vår server vid nyår. Vidare omfattade de andra Luckorna våra kriterier samt kommer att ha med de gemensamma värderingarna och visionen i respektive verksamhetsplan från och med Karl Norrbom presenterar. Se bifogat mötesprotokoll. Förslag: Styrelsen tar del av informationen från mötet och kommer med förslag på det fortsatta arbetet mot någon form av konsolidering. Beslut: Mötet tog del av informationen och uppmanades besöka Diskussionen om arbetet fortsätter på oktobermötet. 12. Ung Info aktuellt Fråga.fi, regionala koordinatorer och samordning

5 Ett diskussionsmöte fördes med Emma Kuusi, (UKM), representanter från den riksomfattande rådgivningsjänsten för unga, Koordinaatti, Jaana Feodoroff, Mika Pietilä, om webbtjänsten Fraga.fi och den nya portalen nuortenelämä.fi (på tre språk), gällande klargörande och förtydligande av arbetsfördelningen mellan parterna Luckan har betonat att det inte är ändamålsenligt att starta en konkurrerande svenskspråkig tjänst än den som redan verkar, och som etablerats med hjälp av medel via UKM. Mötet var ett resultat av Luckans sända skrivelse (22.6) där man uttryckte sin oro över onödiga överlappningar och sk. schimära tvåspråkiga lösningar, som sällan visar sig fungera i praktiken Hittills under året har 7536 personer besökt webbtjänsten Fråga (i medeltal unika besökare per dag). Närmare 300 frågor har ställts sedan webbtjänsten öppnade. Målet har varit att svaren skall besvaras inom en vecka. Tjänsten har förverkligats i samarbete med tredje sektorns organisationer (20 st regionala och riksomfattande) som utan ersättning ställer sin sakkunskap till förfogande. Detta pga av att kommunerna inte har resurser på svenska och att Luckan varit tvungna att söka sakkunnande från tredje sektor aktörer. Vissa kommuner besvarar frågor som berör det lokala. Vid mötet framförde Luckan önskemål om att få en styrelseplats i Koordinaattis styrgrupp som representant för den svenska regionen i Södra Finland. Decibel, som är verksam i Österbotten, sitter från tidigare i styrgruppen. Till dags dato har det inte kommit svar från UKM beträffande ärendet gällande äskande om resurs för regionala koordinatorer i Östra Nyland och Åboland. Skrivelsen om behovet skickades den 14 augusti till ukm. UngInfo Helsingfors samarbetsavtal med huvudstadsregionens städer för år har godkänts av Esbo, Vanda och Grankulla. Enligt Helsingfors ungdomscentrals verksamhetsdirektör Kari Naalisvaara har han endast mandat att underteckna avtalet för ett år framåt pga nya krav från kommunen sida om konkurrensutsättning. Naalisvaara kommer att gå i pension nästa år och hans efterträdare Tommi Laitio tillträder i början av oktober. Laitio kommer att sköta konkurransutstättningen. Med hänvisning till behov av kommunöverskridande lösningar för att trygga svensk service har Luckan sänt ett brev till Ritva Viljanen för att kunna underteckna avtalet för tre år. Projekt på gång Ett stärkande samarbetsprojekt där utarbetande av ett normkritiskt utbildningskoncept riktat till unga samt vuxna som arbetar med barn och unga och ett metodmaterial för att förhindra diskriminering ligger i fokus. Projektet Respekt ja tack! inleds i september 2012 och avslutas i januari Undervisnings- och kulturministeriet har beviljat 7000 euro för verksamhetsåret 2012, den totala ansökta summan för tre år uppgår till euro. Luckan är huvudman för projekt och gör det i samarbete med Folkhälsan, Hem och skola, Regnbågsankan och yrkeshögskolan Novia. Projekt Generation Y inleds under hösten i samarbete med Helsingfors svenska ungdomsarbetsenhet, flexklassen i Lönkan och Åshöjdens skola. Syftet är att uppmuntra och inspirera ovannämnda elever som är i behov av extra stöd. Under en period på ett år får eleverna bekanta sig med olika utmanande och lärorika upplevelser, där målet är att öka gruppdynamiken, stärka självbilden och självkänslan med målet att eleverna fungerar bättre i grupp. Genom att eleverna lär känna varandra i en miljö utanför skolan, och man erbjuder olika aktiviteter och upplevelser som i regel inte finns i skolans läroplan, hittar de nya sidor i varandra och i sig själva. Understöd för projektet har kommit från 7 mars stiftelsen, familjen Lerches understödsfond. Ansökan för samma ändamål och för övrig verksmamhet har skickats till Brobergska stiftelsen och till Barn- och ungdomsstiftelsen i Finland. UngInfo riksomfattande Vid senaste UngInfo riksmöte i Kyrkslätt den 21 augusti behandlades samarbetsavtalet med Luckan i huvudstadsregionen r.f. Tolkningar av avtalstexten har föranlett vissa problem. I tillägg lider UngInfo som koncept p.g.a. av varierande utbud på olika orter och spretande verksamhet. De största utmaningarna ligger i att höja kvaliteten samt förbättra kommunikationen mellan Luckan i huvudstadsregionen och de övriga Luckorna. En gemensam programbroschyr trycks, och i Hbl publicerades den 9 september Ungdomsprogram hösten 2012 i samarbete med de övriga UngInfona och organisationer som erbjuder verksamhet för unga. Under hösten ordnas totalt 38

6 evenemang, fortbildningar och rådtorg. UngInfos personal kommer att delta i fem nationella evenemang runt om i Finland. Glädjande är att kommunala anslag tilldelats även övriga UngInfo enheter (tidigare endast UngInfo i Helsingfors, euro). UngInfo i Borgå erhåller 2000 euro, Kyrkslätt 3500 euro, Raseborg 3000 euro och Åbo 3000 euro. Den första utbetalningen av Undervisnings- och kulturministeriets pott till de övriga UngInfo enheterna skedde i augusti och totalt erhåller Åbo euro och Borgå euro. Kyrkslätt sköter också om verksamheten i Raseborg med euro, medan Helsingfors får euro. Kriterier är undertecknat avtal och godkänd verksamhetsplan. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 13. Personalmeddelanden 14. Läge hyresgäster Balkongen och utgifter Uppdatering av situationen på tredje våningen: Fortfarande två rum utan hyresgäster, men kontrakt på ett av rummen torde skrivas inom när framtid (hyra euro) och vi har en kandidat också till det sista rummet (hyra ca 900 euro). Förslag: Mötet tar del av informationen och noterar kostnaderna. 15. Meddelanden - Ett förslag till samarbetsavtal mellan kommunerna för att trygga en barnkulturproducent i regionen har tillsänts till städernas kulturtjänstemän för utlåtande för slutligt avtal. Ett möte om ärendet sker med Helsingfors stads kulturcentral 20.9, se bilaga. - Produforum Nylands styrgruppsmöte Norrbom och Weckman deltog i Kulturella Skillnader med Pohjola Norden och Norges ambassad (18.9) - Produforum riks styrgruppsmöte i Tammerfors, Avtack av prorektor Iselin Krogerus-Therman, Arcada, pension Styrgruppsmöte FIKA, 4.9, KN föredrar - Invigning av Balkongen Bridge referensgruppsmöte Möte med Thomas Forsström om samarbete Svenska Teatern, Möte om Fyrk med Heidi Backman UBS, Storyslam fick god synlighet - FIKA på Min morgon Möte med Nylands förbund om Allas Lucka Möte med Leif Jakobsson och FK och JL Luckan fungerar som Welcome.fi kontor för internationella studeranden Styrgruppen för den digitala portalen sammankommer 27.9 Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 16. Följande möten Följande styrelsemöten hålls kl (med strategidiskussion), kl och kl Föreningen håller höstmöte kl efter ordinarie styrelsemöte. 17. Ordförande avslutade mötet kl Fredrik Karlsson, ordförande Maria Björnberg-Enckell Karl Norrbom, sekreterare Monica Martens-Seppelin