Ank Hellberg-Sågfors (deltog till punkt två) Greta Storlund (deltog till punkt två) Anders Derefalk (deltog till punkt två)

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte april 2012 Plats: Luckan, Simonsgatan 8, Helsingfors Tid: kl 8.00 Närvarande Styrelse Fredrik Karlsson (ordf.) Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Samuel Reuter Markus Österlund Anställda Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón Sebastian Weckman Ank Hellberg-Sågfors (deltog till punkt två) Greta Storlund (deltog till punkt två) Anders Derefalk (deltog till punkt två) PROTOKOLL APRIL Mötets öppnandes av ordförande kl och följdes av en halvtimmes presentation och diskussion om Produforum Nyland och Produforum Riks framtidsläge, se ärende Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från mars Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Markus Österlund till protokolljusterare. 6. Information om understöd Se bilaga: Luckan bidrag Föreningen beviljades statsbidrag för verksamheten Ung Info, vilket var en glad överraskning. Den extra ansökan som lämnades in till Aktiatiftelsen i Helsingfors för Luckans dokumentation 20 år fick tyvärr avslag (10 000e). Från Hackmanska stiftelsen lämnades in en ansökan för synskadade barn samt en anhållan riktades till kulturkontakt Nord för att befrämja kulturutbytet i Norden vad gäller barnkultur. För Gesellius lämnades in en delanhållan för den digitala tjänsten för företag. Se närmare bifogad bilaga. Förslag: Informationen om ansökningar antecknas för kännedom. 7. Personalärenden Ledningsgruppsarbete och Interpersona - Interpersona har inlett sitt arbete vad gäller att utveckla Luckans ledningsgruppsarbete i vilket det ingår intervjuer och workshops. Konkret kommer ledningsgruppen att erhålla en skräddarsydd

2 ledarskapsutbildning inkl. hemuppgifter. Dessutom kommer Interpersona att leda en gemensam strategidag för styrelse och ledningsgruppen på VL:s förslag. Förslag: Styrelsen antecknar informationen för kännedom och omfattar förslaget att Interpersona leder en strategidag för styrelsen i höst. 8. Valberedning Vid vårmötet utses en valberedningskommitté med följande sammansättning: En representant för styrelsen, en för medlemsföreningarna samt en för finansiärerna. VL har talat med valberedningen som verkat under hösten och föreslår att samma personer fortsätter, dvs. Maria Björnberg-Enckell för styrelsen, Agneta Eriksson för medlemsföreningarna och Christina Fraser för finansiärerna. Förslag: Mötet tar del av VL:s förslag och utser Maria Björnberg-Enckell som styrelsens representant. 9. Behov av stadgeändring För att underlätta Luckans dagliga arbete borde namnteckningsrätten av dagliga handlingar ändras i stadgarna. Föreningens verksamhetsledare bör dagligen kunna skriva på ESF-handlingar, ansökningar, leasingavtal m.m. och den nuvarande paragrafen föranleder extra arbete för Luckans ordförande m.fl. Därför föreslås att stadgarnas punkt 7 revideras och följande text ersätter den gamla texten: Förbundets namn tecknas av styrelsens ordförande, vice ordförande eller av föreningens verksamhetsledare, var för sig. I instruktionen finns nämnt att verksamhetsledaren kan teckna föreningens namn i sedvanliga ärenden. Verksamhetsledarens uppgifter uppdateras till Patent och registerstyrelsen. Förslag: Mötet antecknar informationen som tas upp på vårmötet. 10. Ekonomiuppföljning för perioden januari till mars (Pia Sevón redogör.) Beslut: Pia Sevón redogjorde för kostnadsuppföljningen för årets första två månader, mars var ännu inte färdigbokad. Kostnaderna för januari och februari ligger ca euro under de budgeterade kostnaderna för perioden. Mötet antecknade informationen för kännedom. 11. Sammanfattning av Luckornas samarbetsmöte Mötet, som var turbulent, inleddes med ett anförande av Samuel Reuter om erfarenheter av grundandet av Folkhälsans förbund och följdes sedan av ordförandes analys om det rådande läget och våra gemensamma framtidsutmaningar (i form av bl.a. en SWOT-analys). VL berättade om behoven av ett förbund (p.g.a. av rekommendationer från myndigheter för att kunna administrera regionöverskridande och riksomfattande projekt). Jurist Anders Derefalks gav sina reflektioner i saken.

3 Det råder mycket varierande kunskaper om Luckans verksamhet, upplägg och struktur i bygderna. Tyvärr fick Vivan Lygdbäck förhinder och mötet saknade en representant från Österbotten. Omorganisering av Luckorna stöds av Luckan-Grand i Borgå som också gjort en skrivelse över sina synpunkter i ärendet. Kimitoön avvaktar pga. av att Luckan där tillsvidare är kommunalt upprätthållen. Luckan i Raseborg, Åbo och Kyrklätt vill inte ha ett förbund med stöder gärna en mer fokuserad bild av Luckan med tydligare arbetsfördelning. Kritik kom främst från Kyrkslätt och riktades mot Helsingfors. Kontentan av mötet: - Anders Derefalk reviderar förbundsberedningsförslaget i enlighet med Borgås reflektioner och den diskussion som fördes. - Ärendet fortsätter och behandlas på stormötet på Kimitoön, där också Luckans nya kriterier borde kunna fastställas. - Luckorna önskar klara avtal i förhållande till huvudmannen kring projektanslag, med fastställda kriterier, uppföljningsinstrument kring verksamhet och ekonomi, overhead procent mm. VL:s förslag är att föreningen Luckan börjar använda sitt tidigare namn Luckan r.f. och kompletterar sina stadgar vad gäller uppdrag om administration och verkställandet av riksomfattande och regionöverskridande verksamhet, samt tydliggör sin roll i förhållande till de övriga Luckorna vad gäller ägandet av märket (Luckan), webbtjänstsatsningar etc. Föreningen går alltså mot en mer centraliserad status inkl. funktioner, som de övriga Luckorna efterlyser. Denna modell är betydligt mer byråkratisk och toppstyrd, men klargör arbetsfördelningen bättre och borde delvis kunna tillgodose finansiärernas behov. Förslag: Mötet diskuterar Luckanmötet 28.3 och de tankar det väckte hos de medverkande styrelsemedlemmarna samt diskuterar ovanstående beredning samt förslaget att Luckan i Helsingfors får en mer centraliserad status och funktion i förhållande till de andra Luckorna, där inget behov föreligger för att grunda ett Luckanförbund. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag och bestämde att hålla ett strategimöte för styrelsen och ledningsgruppen den 11 maj kl Utrymmesläget 12a) Eventuella vattenskador Det har visat sig vara vattenskador i centret samt andra skavanker som nu åtgärdas av fastighetsbolaget. Samtidigt har VL begärt ett utlåtande om inomhusluften ty personalen har varit sjukare än vanligt under året (ögonproblem, långvariga influensor etc.). VL är oroad att centret har drabbats av fuktskador eller dylikt som framkallar / ökar dessa symptom. Fastighetschefen säger att ifall en mögelutredning görs och centret inte har mögel, så bör föreningen själv betala för utredningen. Förslag 12a): Mötet tar ställning till misstankar om fuktskador och en eventuell mögelutredning samt kontaktar företagshälsovården för handledning i ärendet. Beslut: Platschefen har kontaktat företagsläkare Tom Björkell (Diacor) som gjort fuktskadeutredningar tidigare. Han rekommenderar att föreningen sätter upp en inomhusluftgrupp, som består av representanter från hyresgästen (Luckan), hyresvärden/ägarna (Forum) och inomhusluftspecialister (Diacor). Mötet gav platschefen uppgiften att utreda vad mätningar kommer att kosta för att sedan gå vidare i ärendet.

4 12b) Sveps blir ledigt VL har fått information av Björn Teir att SVEPS kommer att flytta från Gryningen och att utrymmet blir ledigt från juni. Lokalen är ca 200 m2 stor, vilket är för stort och dyrt för föreningen. Luckan behöver mer utrymme för kontor och administration, minst ett stort rum. VL har dock varit i kontakt med Sydkusten om att ev. flytta tillsammans. Även möjligheter att införliva Produforum nätverket i de nya utrymmena har diskuterats eftersom PF Nyland lämnar Korjaamo senast i juni p.g.a. renovering. Det blir aktuellt om att utse en hyresvärd för utrymmet och här vore Sydkusten mest lämplig för uppgiften. VL kommer att träffas fastighetschef Lars Eklund efter påsk så kan därefter ge närmare information. Stämningarna i Luckan är sämre till följd av utrymmesfrågan. Personalen klagar kontinuerligt då de ofta saknar arbetsro - och ibland helt arbetsutrymme - vilket drar ner på arbetsmotivationen. Förslag 12b): Mötet stöder tanken om att Luckan kunde utlokalisera sin administration till Sveps före detta utrymmen. Styrelsen stöder också förslaget om att hitta övriga lämpliga aktörer som delar på utrymmet. 13. Meddelanden - VL uppvaktade Henrik Wolff med anledning av hans 60-års dag, Luckans och Sydkustens (med flera) barnfest på Annegården 14.4 hade kring 500 besökare. - Anders Derefalk, Sanna Lindholm, Annette Ström (Luckan Raseborg) och VL träffade stadsdirektör Mårten Johansson från Raseborg om Produforums framtid, 22.3 och VL, Anders Derefalk och Paola Dadda hade träff med Posintas vd Ulla Poppius om Produforum i östra Nyland, 29.3, - VL har en lunchträff med direktör för ELY-centralen, Taina Lommi om ESF och förlängningsansökan, VL träffar Stina Gestrin om UngInfo och Bridges anslag i Esbo, Luckan och KSF media har ingått avtal kring arbetsfördelning vad gäller den digitala tjänsten för företag, se bilaga. - Ung Info har tillsammans med FSU inbjudit till en bred diskussion för att försöka få till stånd en bättre samordning för de svenskspråkiga webbtjänsterna för unga, Produforum Nylands styrgrupp sammanträder Styrgruppen för digitala tjänsten för företag sammanträder 17.4 Resor - Utbildning: Monikulttuurinen ohjaus, Jyväskylä universitet, 1-2.2, Jyväskylä (AJ) - Seminarium: - Sosiaalisten verkostojen merkitys työllistymisessä, Kemi (AJ) - VL och ZS besöker barnkulturcenter och diskuterar grundande av en ev Luckan i Stockholm, Media - Ordföranden och VL gav en intervju om Luckan och dess 20 år i Radio Vega, 14.3, (Nylandförmiddag) - UngInfo Åbo, Viola Sundvik intervjuades i Radio Vega 27.3

5 - Muluken Cederborg intervjuades om UngInfo i Radio Vega Luckans barnkulturverksamheter uppmärksammandes redaktionellt i Skånska Dagbladet, FIKA hade en helsides uppslag i Kirkkonummen sanomat v. 13. Förslag: Mötet antecknar meddelandena för kännedom. 14. Produforum Nyland och Riks framtidsläge (Se bilaga PF Nyland & Riks rapport) Projektet Produforum riks har beviljats tilläggsfinansiering till juni 2014 av Tavastlands närings- trafik och miljöcentral. Svenska kulturfonden fortsätter som privat finansiär och förutom de nyländska kommunerna stöder även de Åboländska och Österbottniska kommunerna projektet. Medlen beviljades som en fortsättning på nuvarande projekt och därför behövs ingen slutrapport vid utgången av 2011, endast vanlig årsrapport i januari. Produforum Nyland finansieras av också av Europeiska socialfonden, men via NTM-centralen i Nyland och av Svenska kulturfonden. Kommunala finansiärer för båda projekten är Helsingfors, Esbo, Raseborg, Vanda, Borgå, Hangö, Grankulla, Kyrkslätt och Lovisa. Projektet upphör En förlängningsansökan, för tiden , lämnas in i september. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 15. Barnkulturinformation och finansiering (Se bilaga: Verksamhetsrapport barnkultur) Det behövs en strategi för hur kunna ersätta anslaget för BMR (som tar slut 2013) med offentliga bidrag från kommun och stat. Luckan har bjudit in ordföranden för en diskussion under våren där vi presenterar våra resultat hittills och våra strävanden till finansiering från kommun och stat. Här samarbetar Luckan med Sydkustens landskapsförbund kring en åtgärdsplan för hur erhålla mer offentlig finansiering för den svenska bankulturen som till största delen finansieras med privata fondmedel (i motsats till det finska). Sydkusten kommer att ge ut en utredning i vår om hur barnkulturen är omskött och finansierad inom huvudstadsregionen. Uppvaktningar kommer att göras bl. a. till UKM om ärendet och där man bl.a. pekar på att barnkulturnätverket Aladins lampa (riksomfattande där olika aktörer utses till barnkulturcenter och får statlig finansiering) inte sköter det svenska. Också de små bidragen som erhållits från Centralkommissionen för Konst är ett problem där Luckan ämnar tala med Leif Jakobsson om hur man borde agera. Luckan har inlett diskussioner med några kulturtjänstemän i städerna som medverkar i barnkulturgruppen, men p.g.a. av kommunernas trängda läge så kommer det blir tufft att få kommunal finansiering för ändamålet. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom och diskuterar hur man kunde på bästa sätt kunde motivera kommun och stat att finansiera Luckans mångsidiga barnkulturverksamhet. 16. UngInfo riks - lägesrapport (se bilaga UngInfo avtal samt ekonomisk uppföljning) UngInfo riks beviljades i mars ett understöd om euro från Undervisnings- och kulturministeriet. Tidigare år (2010, 2011) har ett verksamhetsunderstöd tilldelats till de

6 medverkande Luckorna för att upprätthålla UngInfo verksamheten. Stödet har varierat mellan 5000 och euro beroende av den lokala verksamheten. Utgående från de inkomna lokala redovisningarna för år 2011 har det nuvarande tillvägagångssättet fungerat väldigt varierande och understödet har utgjort till vissa delar ett allmänt verksamhetsbidrag till de lokala Luckorna snarare än medel för att upprätthålla en UngInfo verksamhet. Det varierande tillvägagångssättet har gjort det svårt att sammanställa en lätt genomskådlig redovisning till ministeriet. Vidare visar den inkomna redovisningen att de ramavtal som samtliga medverkande Luckor undertecknat förverkligats väldigt varierande. En mer hållbar lösning för att kunna garantera att verksamheten på samtliga orter uppfyller det krav som ställts i beviljandet av medel är att centralisera verksamhetens administration. Förslagsvis skulle samtlig UngInfo-personal vara anställd av verksamhetens huvudman Luckan i huvudstadsregionen. På de orter där verksamheten förverkligas som deltidstjänster 10-20h i veckan kan även lokala köpavtal upprättas. Det nuvarande systemet är inte längre hållbart och är på en längre sikt väldigt sårbar eftersom den lokala verksamheten inte, trots ramavtal, varit tydligt förankrad i UI-verksamheten. För att det skall vara möjligt att skapa en klarare profilering av verksamheten måste strukturerna vara enhetliga. På det sätt som konceptet förverkligas idag möter vi inte de krav som ställts av bidragsgivare för verksamheten vilket i längden försvårar de nationella bidrag vi idag erhåller. Ung Infos lokala avtal går i utgången av Ett reviderat treårigt avtal är nu på remissrunda hos kommunerna. Summorna per stad har indexjusterats lite uppåt, dock ingen märkbar skillnad från tidigare år. Avsikten med det kommunala bidraget för Ung info lokalt är att täcka en persons lön. Vanda stad har gett grönt ljus, Grankulla stad har ställt sig positiva, Esbo stad avvaktar och Helsingfors stad är positiva men skulle önska sänka summan med 5000e vilket VL uttryckt inte är möjligt (ej heller motiverat). Målet är att få avtalet påtecknat innan sommaren. Förslag: Mötet tar del av informationen om behovet av att styra UKM:s medlens användning i större utsträckning via huvudmannen och stöder verksamhetens ekonomiska förankring hos kommunerna via sina kanaler. 17. Lunchsedlar Om personalen betalar 75% av lunchsedlarnas värde skulle kostnaden för Luckan för lunchsedlar uppskattningsvis bli 4000 euro per år (antaget att i medeltal 15 personer tar 10 sedlar per månad, baserar sig på användning år 2011). Föreslås att styrelsen tar ställning till om Luckan har råd att ta lunchsedlar på nästa styrelsemöte då det finns information om hur Luckans utgifter förhåller sig till budget. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom, godkänner eller nekar lunchsedlar på nästa styrelsemöte. Beslut: Mötet beslöt att ekonom Pia Sevón gör en utredning över kostnaderna till kommande styrelsemöte. 18. Övriga ärenden - Luckan är kallad till vårmöte för den nyss grundade föreningen Finlandssvenskt samarbetsforum r.f kl

7 VL eller KN redogör från mötet. Förslag: Mötet tar ställning till ett ev. medlemskap i den nygrundade föreningen. Beslut: Ärenden borttogs då VL under det grundande mötet fick information om att det var en personlig inbjudan och inte deltagande i egenskap av Luckanrepresentant. 19. Följande möten - datum för kommande styrelsemöten är 30.5 kl till 13, följt av gemensam lunch samt 23.8 kl Det finns dock skäl att boka in ett extra möte pga. många ärenden ännu innan sommaren. Styrelsen och ledningsgruppen håller även ett strategimöte den 11 maj kl Mötet avslutandes av ordförande kl Fredrik Karlsson ordförande Karl Norrbom sekreterare Protokolljusterare: Monica Martens-Seppelin Markus Österlund