5. Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare.

Transkript

1 Protokoll från Luckans styrelsemöte oktober 2012 Plats: Hanaholmen, Hanaholmsstranden 5, Esbo Tid: kl 8.30 Närvarande: Styrelse Fredrik Karlsson (ordf.) Monica Martens-Seppelin Maria Björnberg-Enckell Markus Österlund Anställda Jessica Lerche Karl Norrbom Pia Sevón Sebastian Weckman PROTOKOLL OKTOBER Mötets öppnandes av ordförande kl Mötets laglighet och beslutförhet konstateras Beslut: Mötets behörighet konstaterades. 3. Godkännande av föredragningslistan Beslut: Mötet godkände föredragningslistan. 4. Godkännande av senaste mötesprotokoll Beslut: Mötet konstaterade mötesprotokollet från september Val av protokolljusterare Beslut: Mötet valde Monica Martens-Seppelin och Maria Björnberg-Enckell till protokolljusterare. 6. Aktuella ansökningar - Nordiska kulturfonden, euro (för fortsättning på projektet Unga Rötter). Dessa avviker från budget. Nylands förbund: Föreningen har lämnat in en reviderad version av Allas Lucka till Nylands förbund efter senast förda diskussion. Den kommunala andelen utgör euro per år. Utvecklingsbolaget Posintra torde komma in med en summa om 6000 till 8000 euro i egenskap av kommunal finansiär. VL försöker också få utvecklingsbidrag via Helsingfors stad om ca euro per år. Den privata delen är delvis säkrad via Svenska kulturfondens bidrag för FYRK för 2012 som överförs till Dock saknas en del privata medel ännu. Eftersom VL och Karl Norrbom delvis kommer arbeta med projektet så kommer föreningen att satsa en del av de egna medlen på projektet inom ramen för så kallad egen finansieringsandel. Efter förda förhandlingar har Juhani Joutsenlahti med flera från förbundet bett om ytterligare förenklingar och revideringar rörande projektet. VL presenterar ärendet. Nytt ESF projekt, KOMET- kompetens, mentorering, arbete och tutorering för tiden med fokusområde huvudstadsregionen (förutom fortbildning), har tillsänts Nylands NTM-central. Att motverka marginalisering bland unga samt integrationsarbete är de mest centrala tyngdpunkterna som fördes fram av centralen i samband med deras informationstillfälle i september. Eftersom UngInfo delvis arbetar med dessa frågor och FIKA-projektet arbetar med mentorering uppfattades det som inte alltför betungande att kunna inleda ett sådant nytt ESF-projekt. Projektet vill svara på behoven av arbets- och sysslolöshet bland ungdomar och medverka till åtgärder som bekämpar marginalisering och utslagning bland unga genom verksamhetsformer såsom i form av mentorering, kompetensportfoliometodik för målgruppen samt skapande av en arbetspool för de unga. För att svara på behovet av avsaknad av fortbildning på svenska arrangerar projektet under tiden regelbundet utbildningar och seminarium för att höja kompetensen bland personal som arbetar med unga. Fortbildningar och seminarier arrangeras i hela Svenskfinland om bl.a. hur förebygga och åtgärda utslagning bland unga och andra centrala teman som berör ungdomsarbete i vårt

2 land. Det är ett faktum att Luckans UngInfo idag med sina knappa resurser är den aktör som arrangerat utbildningar som riktar sig till de finlandssvenska ungdomsaktörer. Projektet har många samarbetspartners, Sveps, FSU, Dua, Prakticum, specialklasser i Helsingfors m.fl. Den kommunala finansieringen är tryggad i form av intentionsavtal med Helsingfors och Esbo stad. De privata medlen finns delvis i form fondmedel som beviljats för målgruppen till UngInfos verksamhet samt diskussioner har förts med Lisi Wahls, Aktiastiftelsen Esbo-Grankulla samt barn och ungdomsstiftelsen, som förhåller sig positivt till projektet. Projektet skulle ge ett mervärde för UngInfo. Centrala åtgärder är: - Att erbjuda yrkesinriktade mentorer eller mer socialt inriktade tutorer för ungdomar som anmäler intresse via sina besök till UngInfo, ungdomscentraler, föreningar, socialbyråer, krisjourer, skolor och läroanstalter, arbetskraftsbyråer, ungdomsverkstäder eller indirekt via föräldrar eller andra oroliga vuxna. För att stöda upp den unga i form av mentorsamtal och handledning. - I arbetet ingår att söka lämpliga mentorer och tutorer från olika nivåer i samhället och via alla Luckans och dess samarbetspartners kanaler, utbilda och handleda dessa och ordna stödaktiviteter. - Utforma en kompetensportfolio, nätbaserad, som stöd för mentoreringen och den ungas livsplanering. - Att sätta igång en arbetspoolverksamhet som baserar sig på modeller som utformas med framgång i Österbotten, utpröva, marknadsföra och stöda, vilket har som syfte att aktivera unga med olika slag av samhällsnyttiga funktioner och arbete mot en liten ersättning. Modellen utformas och prövas ut i pilotform för att utvärderas. - Att arrangera aktuella fortbildningar på svenska för ungdomspersonal särskilt kring teman som tangerar ungdomar och utslagning och utanförskap. Projektbudgeten är ca euro och skulle kunna sysselsätta två personer. Förslag: De nya ansökningarna antecknas för kännedom. Beslut: Mötet antecknade informationen och Markus Österlund rekommenderade att Luckan också kontaktar Jaakko Mikkola rörande Allas Lucka, då han är ansvarig för internationella och svenska ärenden på Nylands förbund. 7. Ekonomiuppföljning samt budget år 2013 Då bokföringen är gjord t.o.m. september 2012 ser vi ut att göra ett minusresultat på ungefär euro. Personalen kollar med förmannen eller ekonomen innan annonser eller större inköp görs för att kolla att det ryms inom budgeten.

3 Budgeten 2013 Se bifogad budget för ESF-projektet Produforum Nyland slutar Detta innebär att Luckans kostnader (för hyror och löner) blir ungefär euro högre än de hade blivit om projektet fortsatte. För att kompensera detta har vi dragit ner på andra kostnader. Under administrativa kostnader finns budgeterat ca euro under övriga personalkostnader för personalfest, lunch- och kultursedlar mm. Om 15 anställda tar 20 lunchsedlar per månad blir kostnaden för Luckan på årsbasis ca 6500 euro. Kultur/idrottssedlar för 200 euro per anställd skulle innebära en kostnad på 3000 euro. Resten av summan kunde användas dels till personalens julfest och dels fungera som en reserv för oväntade kostnader. Fast ekonomin blir stramare år 2013 än 2012 anser vi det viktigt att ha en del personalförmåner för att motivera personalen. Bidragen väntas bli ungefär euro mindre än år 2012 vilket beror på en stor överföring av medel för barnkultur som gjordes från 2011 till I budgeten beaktas ännu inte en rad projektansökningar inte är färdigbehandlade, (t.ex. Nylands förbund, Social- och hälsovårdsministeriet, Nordiska kulturfonden och flera ansökningar till Nylands NTM-central). Likviditet hösten 2012 Bankontot : (att använda ca ) Kommande inbetalningar: UngInfo rekvireringar: SKF, Fyrk FIKA utbetalningsans. maj-augusti Pf Nyland maj-augusti SKF, FIKA SKF, Pf riks Arbis, Arcada, Soc&kom ca Räknar med att få inbetalningar också för FIKA och Pf Nyland för sep-okt i nov eller dec i år. Totalt ca euro och eventuellt för Pf riks 1-4/2012. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. Beslut: Mötet beslöt enligt förslag och bestämde vidare att ta upp likviditetsproblemet på kommande novembermöte samt under höstmötet med medlemsorganisationerna. 8. Verksamhetsplan 2013 Luckans verksamhet för 2013 presenteras kort. Se bilaga utkast till Verksamhetsplan 2013 meddelad i kallelsen för nedladdning. Förslag: Mötet godkänner föreningens verksamhetsplan för år Lägesrapport för UngInfo Samarbetsavtal med Helsingfors stad Helsingfors biträdande statsdirektör Ritva Viljanen har svarat på Luckans skrivelse om att samarbetsavtalet för hela perioden borde påtecknas ännu detta år, med hänvisning till att UngInfo-aktiviteten är

4 en kommunöverskridande aktivitet speciellt utarbetad för att täcka hela huvudstadsregionens behov av ungdomsrådgivning på svenska. Viljanen betonade i sitt svar det viktiga och målinriktade arbete UngInfo gör. Hon påpekar ändå att det tydligt är fråga om en köptjänst, som faller inför upphandlingslagens ramar. Viljanen betonar att staden nuförtiden strävar att all konkurrensutsättning görs enligt lagen. Endast då kan fleråriga avtal göras, i detta fall i regi av stadens ungdomscentral. Det är som är mest aktuellt just nu är få ungdomsdirektören Kari Naalisvaara att skriva under ett ettårigt samarbetsavtal för perioden Under 2013 är målet att Luckan förnyar sitt fleråriga samarbetsavtal med Helsingfors stad, och att perioden omfattar Resultat- och måldiskussion vid Undervisnings-och kulturministeriet Luckan är kallad till Undervisnings- och Kulturministeriet den 7 november för mål- och resultatdiskussion. I diskussionen behandlas 2013 års verksamheter och finansieringen för UngInfos riksomfattande verksamhet. Direktören för ministeriets ungdomsenhet Georg Henrik Wrede och överinspektör Emma Kuusi deltar vid mötet. Aktuellt Under Nuorten tieto- ja neuvontapalveluiden kansalliset kehittämispäivät i Kuopio fördes en diskussion med överinspektör Emma Kuusi angående utvecklandet av en svensk webbportal för svenskspråkiga ungdomar. Hon var av den åsikten att UngInfo skulle vara ansvariga för bygga upp den svenska ungdomsportalen som skulle motsvara den finska nuortenelama.fi som Koordinaatti är huvudman för. Portalen skulle börja med att täcka först Södra Finland och Åboland och sedan slutligen hela Svenskfinland. Överinspektör Kuusi höll sig även positiv till att UngInfo, som huvudman, skulle arrangera utvecklingsdagar hösten 2013, motsvarande Koordinaattis, men på svenska. Under utvecklingsdagarna skulle aktuella frågor tas upp samt även problematik och hinder som uppstår inom svenskt ungdomsarbete i Finland. Dagarna skulle även ha som mål att skapa ett tätare nätverk kring ungdomstjänster och minska revirtänkandet. Ungdomsstyrelsens rikskonferens den oktober i Stockholm Ett resestipendium har beviljats från Svenska kulturfonden för konferensdeltagande i Stockholm. UngInfo har ansökt om medel och koordinerar alla praktiska arrangemang för nio ungdomsledare och sakkunniga inom ungdomssektorn i Nyland och Åboland. Rikskonferensen är en mötesplats för ungdomsverksamma inom fritid, skola, arbetsliv, hälsa, sociala frågor, civila samhället, ungdomsorganisationer, samt för politiker och forskare. Syftet med deltagande är att ge och få kunskap, förmedla inspiration och stimulera till erfarenhetsutbyte. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 10. Lägesrapport Bridge, kommuner och finansiering Bridge har i september ansökt om förnyat riktat verksamhetsunderstöd om från RAY för 2013 med ändamålet att upprätthålla en lågtröskelmötesplats med information om tredje sektorns tjänster och rådgivning för invandrare. Vidare har vi ansökt om ett tilläggsanslag på 5000 för att glasa in handledningspunkten och kunna ge handledning konfidentiellt och ostört. Beslutet fattas innan årskiftet.

5 I november ansöks igen medel från Helsingfors stads personalcentral för sysselsättningsbefrämjande och kompetenshöjande kurser (CV-verkstäder). Arbetet med att teckna ett fortlöpande samarbetsavtal med kommunerna har fortskridit, tillsvidare utan konkreta resultat. Resultatet av det kommunöverspännande mötet bildningsdirektörerna höll i september är oklart och har inte delgetts Luckan. Esbo verkar vänta på slutrapporten från Delaktig (juni 2013) medan Arbis arbetar för finansiering från Helsingfors stads sida. Den kommunala finansieringen för 2013 är således ännu oklar för Helsingfors och Esbos del. Lobbningen fortsätter via olika kanaler. För att trygga verksamheten för 2013 ansöks om organisationsbidrag från socialsektorn i Esbo och Helsingfors i oktober och november. Dessa bidrag är dock ettåriga och bidrar inte till en kontinuitet för verksamheten. Även Ely-centralen kontaktas för att utreda möjligheter för statlig finansiering och vi utreder även möjlighet att få finansiering via andra kanaler, bl.a Sitra. En skrivelse har gjorts till NilsTorvalds och Astrid Thors över behov av anslag från Helsingfors stad och Stina Gestrin för Esbo stad. Saken har i många repriser diskuterats. Inspektör Michael Mäkelä har också förankrat problematiken hos Ullajill Karlsson på UKM som arbetar mycket med integrationsfrågor. En skrivelse görs där Bridge, Fika och Dif med dess målsättningar och utmaningar presenteras. Ett möte kommer att arrangeras med Ullajill. En artikel om Bridge har tillsänts gratistidningarna i regionen på svenska, finska och engelska i informationssyfte. För närmare information se bifogad bilaga Bridge lägesrapport. Förslag: Styrelsen tar del av lägesrapporten för Bridge och utnyttjar sina kontakter för att trygga den kommunala finansieringen. 11. Lägesrapport från Produforum Nyland Ekonomi Projektet har per outnyttjade medel från perioden på totalt euro. Större delen av beloppet är budgeterat på personal. Enligt tidigare information (NTM/granskare) skulle det vara möjligt att använda outnyttjade medel efter nu står det klart att detta inte är möjligt. Vi har gjort en ansökan om förändring av budgeten som är kollad med granskaren i förväg. Ansökan om förändring av budgeten för projektet Från Personal: euro Till Arbetsredskap: euro (utrustning av nytt utrymme, kontorsmaterial, videokanon) Köp av tjänster: euro - seminarier och producentverkstäder: euro - extern konsultation: euro - kompetenskartläggning, utvärdering: euro - lay-out: euro - kulturforum: euro Resekostnader: euro Övriga kostnader (marknadsföringskostn.): euro Totalt euro

6 Ovanstående kontoöverföringar kommer att utnyttjas med reservation för anskaffningar (kontot arbetsredskap ) endast i begränsad utsträckning låter sig göras i slutskedet av projektet och med beaktande av Luckans likviditet. Medlena kommer huvudsakligen att användas för: - workshops - resor (aktörernas medverkan i NordMatch, täckning av tidigare överdrag) - slutseminariet (se nedan) - kulturforum (de facto en avlastning av Produforum riks) Slutseminarium kl Korjaamo Föreläsare 1600 Resor 1000 Logi 500 Information 500 Utrymme 1500 Teknik 400 Materialproduktion 1000 Catering 3000 Marknadsföring(Optio, KF, KP, annons) distribution lay-out mm 3000 TOTALT Utvärderingen av projektet Svenska kulturfonden har låtit utvärdera projektet. Utvärderingen har gjorts av FM Päivi Korhonen, PDGE Project Development Group Europé. Huvudmannen och projektet har fått rapporten den 10 oktober och den behandlas den 17 oktober på Svenska Kulturfonden. Personal Projektpersonalen är anställd till Anställningarna upphör utan särskild uppsägning. Ingen outjämnad arbetstid per All semester intjänad till är uttagen. Gemensamma arbetsutrymmen mm Produforums vänner r.f. administrerar sedan 1.9 de gemensamma arbetsutrymmena i Helsingfors (Balkongen). Föreningen har gentemot Luckan förbundit sig till en månatlig hyra på euro och debiterar i oktober sina nyttjanderättshavare euro (härutöver betalar Produforum Nyland en månadshyra på euro fram til ). Produforums vänner r.f. måste alltså kontraktera fler användare för att hyreintäkter och kostnader ska balansera. Prognosen är att det kommer till fler användare.härtill ska Produforum riks personal ha arbetsutrymmen och projektet är öppen för att hyra dem från Produforums vänner. Hyreskontraktet för arbetsutrymmena i TryckeriTeatern, Karis gäller för viss tid och löper ut Hyreskontraktet för arbetsutrymmena i Kulturhuset Grand, Borgå har sagts upp Slutrapportering Den adminstrativa slutrapporteringen av projektet kommer att skötas under december månad. Projektet vill också producera en publik rapport med läsvärde. En sådan kommer att produceras av extern kraft och med tidtabellen Placering av projektets resultat (skiss) Projektet har producerat resultat som placeras:

7 Luckan r.f. : Verktyg för synlighet, information och ekonomi; Kulturforum, kulturpost, FYRK, företagarportalen, annonsering Produforums vänner r.f. : de gemensamma arbetsutrymmena i Helsingfors,nätverkskoordinator Luckan i Borgå: nätverkskoordinator Luckan i Raseborg/västnyländska ungdomsringen r.f.: nätverkskoordinator Öppna punkter: Handledning, kompetenshöjande insatser, sektoröverskridande verksamheter, mm. Projektansökningar inlämnade till NTM-centralen Kulturlabbet (två år, euro/år) och Make it simple (6 månader, euro). Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 13. Shoppens framtidsstrategi På föregående möte bordlades ärendet. Weckman ger en presentation om shoppens utmaningar och möjligheter och alternativa scenarier. Förslag: Styrelsen tar del av rapporten och diskuterar vad nästa steg i arbetet borde vara. Beslut: Mötet diskuterade ärendet med åtanke på vikten av att ha en finlandssvensk butik i huvudstaden, också om den inte är helt lönsam. Mötet beslöt att återkomma till ärendet i december. 14. Strategidiskussion Bifogat underlag har sammanställts som struktur för styrelsens strategiseminarium, där Luckans värderingar, vision med mera finns presenterade. Luckans verksamhetsidé och mission är inte formulerad och andra viktiga formuleringar saknas. VL sammanfattar utmaningarna för de följande åren. Beslut: Mötet höll en strategidiskussion enligt agendan, fastslog att ledningsgruppen förankrar framtidsarbetet hos personalen i december och påbörjar förnyelsen av arbetet från och med Ny paragraf till Luckans stadgan Pga. av att inget nytt förbund ännu kunnat grundas för Luckorna är det behövligt att göra ett tillägg i Luckans stadga över vår uppgift som riksomfattande aktör med mandat att ta emot nordiska, statliga och regionala bidrag via stat, EU och motsvarande. Förslaget lyder: Föreningen har såväl ett lokalt, regionalt som riksomfattande mandat och initierar projekt och anhåller om bidrag nationellt och internationellt, som stöder föreningens syfte och ändamål. Föreningen kan bedriva biljettförmedling samt andra tjänster och faciliteter som gagnar kulturfältet i icke vinstbringande syfte. Den nya stadgan behöver behandlas och godkännas på höstmötet. Förslag: Styrelsen godkänner den nya formuleringen i Luckans stadga. Beslut: Mötet godkände stadgeändringen för behandling på höstmötet i november. 16. Ny styrelsemedlem Valberedningen föreslår marknadsföringschef Pia Rosvall som ny styrelsemedlem för Förslag: Mötet antecknar informationen och föreslår Rosvall på höstmötet Valberedningen föreslår Rosvall på höstmötet.

8 17. Meddelanden - Utkast till gemensam VP för Luckan - Lunchmöte med Pia Rosvall (Forum, marknadsföringschef) och KSF media om marknadsföring av digital portal, 3 och Zusan Söderström och VL är inbjuden till en barnkulturkonferens i Tel Aviv under tiden Arrangören står för kost och logi. För resan har Luckan anhållit om bidrag från Svenska Kulturfonden. Flygbiljetten kostar 870e. - Nordmatch i Tallinn som arrangerades av Produforum och samlade XX deltagare från Norden och Baltikum. Seminariet var mycket lyckat. - VL träffade Nils Torvalds om stadens finansiering av projektet Nylands förbund Päivi Korhonen har utfört en utvärdering av PF Nyland som behandlas tillsammans med Korhonen, fondens personal och Anki Hellberg-Sågfors. Anders Derefalk och VL. VL har sammanställt ett reflekterande papper som underlag till rapporten och diskussionen Greta Storlund och JL är inbjudna till Proffsgruppens möte UngInfos styrgruppsmöte ordnas Direktör Kari Naalisvaara går i pension och Luckan uppvaktar honom UKM har kallat Luckan till mål och resultatdiskussioner för UngInfo Hälsningar av inspektör Michael Mäkelä från AVI: - En mindre diskussion kommer att föras i januari 2013 om Luckans roll som vägledningsserviceproducent vad gäller invandrare, ungdomshandledning och studiehandledning (IRV-tjänster) med det regionala verket i Nyland för att förbereda en strategi och budget som presenteras för de högsta tjänstemännen för att i bästa fall anlita Luckans som leverantör i framtiden (i april 2013). Detta pga av ett utredning visat att rådgivningstjänsterna om det svenska brister betänkligt och det behövs svenska samarbetsaktörer - Michael Mäkelä har bjudit in direktör UllaJill Karlsson från UKM för att presentera Luckans aktiviteter för invandrare, dvs. Bridge och Fika. Mötet sker antagligen i samband med Fikas nästa styrgruppsmöte. - NordMatch i Tallinn samlade strax under 150 kulturproducenter, konstnärer och andra yrkesgrupper som jobbar sektoröverskridande. Förutom presentationer av verksamhet från alla nordiska och baltiska länder, fick deltagarna utveckla idéer i smågrupper, lära sig att marknadsföra (pitcha) sin idéer och 12 av deltagarna hade möjlighet att pitcha sin idé för och få feedback av en panel med representanter från KulturkontaktNord, Nordiska kulturfonden, en sk business angel och två personer med lång erfarenhet av projekt med nationell och internationell finansiering. - Ordförand och VL träffade Leif Jakobsson 26.9, FK och JL informerar om vad som tangerades under diskussionen (PF, integration, SF strategi för tredje sektorn och barnkultur). - Luckanplanerna i Tammerfors framskrider. Eldsjälen Heidi Sohlberg har utrett möjligheter för finansiering via deras landskapsförbund, staden och Svenska Kulturfonden. Övriga lokala organisationer har medverkat i planerna. VL har resurserat ett litet belopp över hennes arbetsinsatser för arbetets framskridande i deras budget. Ingen ny förening skulle bildas utan avsikten är att förankra Tammerforsluckan verksamheten med Luckan r.f. som huvudman. Förslag: Mötet antecknar informationen för kännedom. 18. Följande möten Följande styrelsemöten hålls kl och kl Föreningen håller höstmöte kl efter ordinarie styrelsemöte. 19. Ordförande avslutade mötet kl varpå strategidiskussionen fortsatte. Fredrik Karlsson, ordförande Karl Norrbom, sekreterare

9 Maria Björnberg-Enckell Monica Martens-Seppelin