Byggnadsnämndens årsredovisning 2015

Transkript

1 SID 1 (11) BND 2016:164 Byggnadsnämndens årsredovisning 2015 Sammanfattning Byggnadsnämndens resultat för år 2015 ger ett överskott mot budget på 659 tkr. Intäkterna under året är nästan 21,9 mkr (positiv avviklese mot budget på 2,6 mkr) och kostnaderna cirka 33,7 mkr (negativ avvikelse mot budget på 2,0 mkr). Överskottet förklaras av högre intäkter för bygglovsavgifter, byggsanktionsavgifter, planavtal och baskartor jämfört med periodiserad budget. De högre kostnaderna förklaras av högre konsultkostnader, kostnader för administrativ personal och högre kostnader för licenser och nyttjanderätter. Under stadens inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare har Byggnadsnämnden har ett mål om att NKI för bygglov i Solna ska öka till minst 75 i 2015 års mätning ( ). Resultatet i 2015 års mätning är ett NKI på 49. Det innebär att målet inte är uppnått. Förslag till beslut Byggnadsnämnden tar del av årsredovisningen för Kristin Andersson Förvaltningschef Karolina Ernarp Biträdande förvaltningschef SOLNA STAD Kontakt: solna.se/kontaktcenter Organisationsnummer Solna Telefon: Besök: Stadshusgången 2 solna.se

2 SID 2 (11) Byggnadsnämnden Verksamheten Byggnadsnämnden är både en myndighet och ett serviceorgan med ansvar för detaljplaner, bygglov, byggnadsinspektion, kartframställning, geografiska informationssystem (GIS) och mätningsarbeten. Enligt lagstiftningen ska byggnadsnämnden bl.a. verka för en god byggnadskultur och en god stads- och landskapsmiljö. Nämndens ansvar inrymmer hela processen från god planering till färdiga byggnader samt kontroll av byggverksamheten. Viktiga händelser Plan- och byggverksamheten Under året har byggnadsnämnden beslutat att påbörja planarbete för utbyggnad av tunnelbana till Arenastaden. Nämnden har också beslutat att påbörja ett programarbete för Hagalund inklusive arbetsplatsområdet, ett område vid Solna station samt för Bergshamra. I Hagastaden pågår programarbete i samarbete med landstinget för att utveckla den östra delen av Karolinskas område, kallat Norra Hagastaden. Under hösten har samråd genomförts om programmet. Granskning har genomförts för en detaljplan omfattande ett kvarter med Life science och som även reglerar en kommungränsjustering mot Stockholm. Samråd har genomförts för en detaljplan innehållande nya student- och forskarbostäder vid det före detta kontrollkontoret i anslutning till Karolinska institutets område. Detaljplanen för forskarbostäder och laboratoriebyggnader inom norra delen av Karolinska institutets område har antagits av kommunfullmäktige men är överklagad. I Arenastaden, öster om Solna station, inom kv Tygeln har byggnadsnämnden godkänt en detaljplan för nytt kontorshus. Planarbete har påbörjats för ett kontorshus inom kvarteret Signalen. Programarbete har pågått för utveckling av området kring Ekelund och Pampas. I anslutning till detta har en detaljplan för bussdepå vid Tomtebodaterminalen har varit på granskning. Intill Skoga äldreboende har granskning genomförts för nya bostäder i form av ett trygghetsboende. Planarbete har påbörjats för nya bostäder vid Storgatan / Alphyddevägen i Huvudsta. I Järvastaden har granskning genomförts för en detaljplan med rad- och kedjehus. Samråd har genomförts för kvarteret Startboxen vid Järva Krog med nytt huvudkontor för NCC, bostäder och kommersiella lokaler. Bland nya planuppdrag kan nämnas kvarteret Byggmästaren i Skytteholm, kv Motorn i Råsunda, vid Bagartorps centrum och vid Solnavägen intill kvarteret Tomteboda där planarbete påbörjat för nya bostäder. En detaljplan för ett nytt bostadskvarter i kvarteret

3 SID 3 (11) Slingan har godkänts av Stadsbyggnadsnämnden. Planarbete pågår också för nya bostäder i kv Bollen i Råsunda och kv Ballongberget i Frösunda. Inströmningen av ärenden till bygglovsenheten är fortfarande mycket stor. Bland annat har beslut fattats om byggnation av flerbostadshus i Charlottenburg, Järvastaden, Ingenting och i kvarteret Lagern. Bygglov har även beviljats för ett kontorshus inom kv Lagern, för ett parkeringshus inom Karolinska Institutet, ett hotell vid Hagaplan och ett kontorshus i Frösunda. I Arenastaden har bygglov beviljat för de två sista av fem höga bostadshus intill arenan. Byggnationen av kontorshuset i kv Pyramiden har fått startbesked. Bygget av Mall of Scandinavia håller på att färdigställas och förberedelser pågår för slutbevis. En handläggare har utbildats och certifierats för OVK. En cykelplan har färdigställts och har godkänts av byggnadsnämnden. Kart- och mätverksamheten Under första halvan av 2015 gick mycket av avdelningens tid åt till inhämtning av underlag, sammanställning och revideringar av kartorna för den kommunövergripande översiktsplanen. Under hösten fortsatte arbetet med denna i en lite lugnare takt. Omfattande leveranser av underlag till Förvaltningen för utbyggnad av tunnelbanan (FUT) har gjorts. I slutet av året träffades slutligen en överenskommelse med FUT kring ersättning för detta. Fortsatta dataleveranser har också gjorts till stadsutvecklingsprojektet i Hagalund. Barn och utbildningsförvaltningen tog under året i bruk ett nytt system för placering vid skolval, baserat på elevers närhet till skolan. I detta projekt har avdelningen har deltagit med teknisk kompetens, bearbetning och tillhandahållande av kart- och gångvägsdata. Metoder för uppdatering och framtida ajourhållning av vägnät för gång och cykel har varit en av årets viktigare frågor. En ny upplaga av Informationskartan (bordskartan) gick slutligen till tryck under året, efter inledande problem med det upphandlade tryckeriet. Informationskartan, som finns i både papper och inplastat format, har varit mycket efterfrågad. Övergången till ett nytt och modernare system för extern webbkarta blev betydligt mer komplicerad än beräknat, då leverantören inte kunde leva upp till vad man lovat och den tekniska lösningen var tvungen att ändras. I slutet av året fick man tillslut ordning på tekniken och vid årsskiftet pågick arbetet med att fylla denna med innehåll. Under året har avdelningen även efter överenskommelse levererat stadens egna fastighetsgränser och gränspunkter till Lantmäteriet. Detta för att garantera bättre kvalitet i Lantmäteriets underlag för förrättningar. Överenskommelsen innebär även att Lantmäteriet ersätter Solna för detta.

4 SID 4 (11) Efter önskemål från miljö- och hälskoskyddsnämnden har även ett stort antal trädinmätningar utförts under året. Mätningarna är en del av en större inventering av Sonas värdefulla träd. Arbetet med utveckling av mätprocessen har fortsatt, och möjligheten att utföra enmansmätningar med det nya mätinstrumentet har utnyttjas ofta. Flygbildstolkning, ESPA, har nu börjat användas som en av flera arbetsmetoder. Ett nytt kompletterande arbetssätt för uppdatering av baskarta i nya områden med stöd av fältkontrollerade byggritningar har också testats med framgång under hösten. I mars besökte hela avdelningen tillsammans branschmässan Position 2015, med fokus på kartframställning, inmätningsfrågor och GIS-utveckling. Mässan hölls detta år i Älvsjö, vilket innebar att ingen kostnad för resa eller övernattning tillkom. Detta var uppskattat. Mål Under stadens inriktningsmål Solna ska vara en attraktiv stad, som ger goda förutsättningar för ett växande antal boende, företag och besökare har Byggnadsnämnden har ett mål om att NKI för bygglov i Solna ska öka till minst 75 i 2015 års mätning ( ). Resultatet i 2015 års mätning är ett NKI på 49. Det innebär att målet inte är uppnått. Under året har ett arbete pågått för att kartlägga och förenkla för näringsidkare som söker bygglov. Bland annat har information på hemsidan förbättrats, enkla ärenden fattar handläggare beslut om direkt samt att byggnadsinspektörer går igenom handlingar i varje fall innan samråd för ev kompletteringar. Under året har byggnadsnämnden gett förvaltningen 3 programuppdrag (Hagalund, Huvudsta och Norra Hagastaden) och 9 planuppdrag. Planuppdraget avser tunnelbanan, Byggmästaren, Kv. Fröet 1, Järva 2:9, Motorn 10, Tomteboda (regionnätstation), Kv Tomteboda (Solnavägen), Huvudsta 4:17 (JM:s huvudkontor), Signalen (Ica:s huvudkontor). Fyra detaljplaner har godkänts av byggnadsnämnden och skickats vidare till kommunfullmäktige för antagande. Detaljplanerna för Stallmästargården, Forskarbostäderna, kv. Slingan och kv. Tygeln har även blivit antagna av kommunfullmäktige under året. De tre sistnämnda är överklagade och beslut har ännu inte kommit medan Stallmästargården är upphävda av mark- och miljödomstolen. Under året har nämnden fattat beslut om bygglov på ca 1250 lägenheter, 2 hotell samt 2 kontorshus.

5 SID 5 (11) Uppdrag Byggnadsnämnden har inte haft några uppdrag under året. Verksamhetsmått Verksamhetsmått Antal delegationsbeslut Antal nya ärenden Antal färdigställda lägenheter Antal avslutande förrättningar varav 3D Ekonomi Driftbudget Driftredovisning Verksamhetens intäkter, tkr x Verksamhetens kostnader, tkr x Verksamhetens nettokostnader, tkr x Budgetavvikelse, tkr 659 x Nämndens nettokostnader går inte att jämföra med 2014, eftersom Byggnadsnämnden då var en del av stadsbyggnadsnämnden. Nämndens nettokostnader är 11,8 mkr. Det innebär ett överskott jämfört med budget på 0,7 mkr, vilket motsvarar 5,3 procent. Intäkterna för perioden uppgår till 21,9 mkr, vilket är en positiv avvikelse gentemot budget på 2,6 mkr. Kostnaderna för perioden uppgår till 33,7 mkr, vilket är en negativ avvikelse gentemot budget på 2,0 mkr.

6 SID 6 (11) Överskottet förklaras av högre intäkter för bygglovsavgifter, byggsanktionsavgifter, planavtal och baskartor jämfört med periodiserad budget. De högre kostnaderna förklaras av högre konsultkostnader, kostnader för administrativ personal och högre kostnader för licenser och nyttjanderätter. Investeringsbudget Investeringsredovisning Verksamhetens inkomster, tkr 0 x Verksamhetens utgifter, tkr 0 x Verksamhetens nettoutgifter, tkr 0 x Budgetavvikelse, tkr 100 x Investeringsutgifterna uppgår för året till 0,0 mkr, vilket är 0,1 mkr lägre än budget. Avvikelsen mot budget förklaras av att inga kapitalinvesteringar har utförts under året. Köp av huvudverksamhet Under året har konsulter använts för att stärka upp bygglov och byggnadsinspektörer under rekrytering och då hög arbetsbelastning förekommit. I övrigt så köper inte förvaltningen huvudverksamhet.

7 SID 7 (11) Kvalitet, verksamhetsutveckling och effektivisering Förvaltningen under året arbetat med kvalitetsarbete kopplat till starten av stadens kontaktcenter. Det är framför allt systemkopplingar och instruktioner samt utveckling av frågor och svar som krävt insatser. Arbetet med förbättringar kommer fortsätta för att kunna möta de förväntningar som medborgare och företag har på nämndens arbete. Arbete med uppdatering och förenkling av informationen på stadens hemsida har skett under året. Ett arbete med att införskaffa ett ärendehanteringssystem anpassat för bygglov har inletts och centrala investeringsmedel är beviljade. Införandet av ärendehanterings- system kommer på sikt att leda till ett effektivare arbetssätt, högre kvalitet på uppföljning och bevakning av pågående ärenden samt att kontaktcenter kan ge information till sökande i pågående ärenden. Tillsammans med representanter från stadsledningsförvaltningen och tekniska förvaltningen drivs ett förbättringsarbete med utveckling av de processer och stödjande verktyg som behövs för en effektiv verksamhet. I det arbetet har två aktiviteter prioriterats. För det första ett genomförande av Solnas nya stadsbyggnadsprocess; dvs det nya arbetssätt för markutvecklingsprojekten som förvaltningen för närvarande utvecklar tillsammans med exploateringsenheten. För det andra en utveckling av verktyg för kalkylering och tidplanering både på projektnivå och på en stadsövergripande nivå. Detta ska resultera i en bättre samordning mellan markutvecklingsprojekt och ökad prognossäkerhet avseende antalet tillkommande bostäder och projektens påverkan på stadens investeringsbudget. Under året har ett omfattande kvalitetsarbete bedrivits inom bygglov för att skapa en effektivare och enklare hantering av ansökningar och beslut. Syftet har varit att förenkla för sökande och att det ska vara lätt att hitta information på hemsida, checklistor och återkoppling till sökande. Tvärsektoriella frågor Internationellt arbete Nämnden har en specialistroll vad beträffar planerings och bygglovsfrågor. Genom denna roll företräder nämnden staden i internationellt i miljöfrågor och internationella samarbeten när det är aktuellt. Under perioden har förvaltningen deltagit i stadens möten i internationella kommittén. Likabehandling Byggnadsnämnden arbetar i sin myndighetsutövning för att alla ska ha lika rättigheter och möjligheter. Funktionshinder är något som uppstår i en miljö och som ställer upp hinder för

8 SID 8 (11) personer med funktionsnedsättning. Nämndens tillsyn syftar bland annat till att öka tillgängligheten för personer med funktionsnedsättningar. Andelen solnabor med utländsk bakgrund är hög. Mångfalden bland stadens företagare är också mycket stor. Förvaltningens medarbetare möter ofta medborgare och företagare med annan kulturell bakgrund än den svenska i sin dagliga verksamhet. Det är därför viktigt att det finns förståelse för andra kulturer och insikt om vikten av tydlighet i kommunikationen bland medarbetarna. Miljöarbete Förvaltningens medarbetare har under året deltagit i arbetet med framtagande av stadens miljöpolicy och miljöstrategi. Medarbetare Under året har en organisationsförändring skett och miljö- och byggnadsförvaltningen har bildats. Förvaltningen arbetar åt två nämnder. Förvaltningssammanslagningen har även inneburit att organisationen setts över. En ny ledningsstruktur med avdelningar samt enheter har beslutats. Administrationen som ska vara gemensam för förvaltningen och arbeta för båda nämnderna har fått en tydligare struktur organisatoriskt. Alla chefer inom förvaltningen har genomgått ledarutvecklingsprogram Ledarskap i partnerskap och plattformsarbete för att utveckla ledningsgruppens arbete. HME har ökat ytterligare från 2014-års undersökning och ligger på en hög nivå. Under året har ett aktivt arbete pågått för ett integrerat sätt i verksamhetsplanering och uppföljningen att vidareutveckla individen, gruppen och organisationen utifrån samgåendet i Miljö och byggnadsförvaltningen. Gemensamma lönekriterier för miljö- och byggnadsförvaltningen har utarbetats under året och utifrån stadens gemensamma lönekriterier.. Alla chefer på förvaltningen har efter genomgången arbetsmiljö utbildning erhållit en diplomering och skrivit under en fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Under året har kompetensbaserad rekryterings metodik börjat tillämpas i rekryteringar på förvaltningen.

9 SID 9 (11) Framtida utmaningar och förändringar En stor utmaning är kompetensförsörjning där en hög rörlighet bland arkitekter och inspektörer i Sverige innebär att vi haft svårt att behålla personal. Detta innebär att tid och resurser gått åt till att rekrytera och introducera personal samtidigt som värdefull kompetens försvinner från staden när personer slutar. Efter sammanslagningen av förvaltningen är, och kommer det vara, en utmaning att få en administration att börja arbeta för två nämnder. Detta kommer innebära en förändring av nuvarande arbetssätt. Det kommer även att vara en utmaning att arbeta för två nämnder med avseende av olika diarium och dubbelhantering av handlingar. Uppföljning av byggnadsnämndens konkurrensplan Under 2015 har avtalet med Arkiva förlängts. Detta möjliggör det fortsatta arbetet med att digitalisera arkivet. Upphandling av mättjänst är inte genomfört men behovet kvarstår.

10 SID 10 (11) Uppföljning av byggnadsnämndens internkontrollplan 2015 Process, system, rutin Kontrollmål, kontrollmoment När Metod Resultat Ärendehantering, registratur Kontrollen syftar till att säkerställa att stadens och förvaltningens svarstider och andra åtaganden upprätthålls samt att rutiner och anvisningar efterlevs. Kontrollen utförs genom stickprov på handlingar. Per december Utdrag på alla ärenden under perioden jandec 2015 har gjorts. Därefter stickprov på 21 handlingar gällande planärenden, allmänt, kartärende, byggärende, bygganmälan, skyltärende samt påföljdsärende Av 21 slumpmässigt kontrollerade ärenden har 8 påträffats där dokumentdatum ej överensstämmer med dokumentets datum inskrivet i diariet. Avvikelserna är försumbara och åtgärdade Inköp Kontroll av inköp under direktupphandlingsbeloppet. Kontrollen syftar till att säkerställa att inköp under direktupphandlings beloppet görs enligt stadens anvisning för inköp och direktupphandling. Kontrollen utförs genom att stickprov tas på inköp som gjort utanför befintligt avtal med belopp under direktupphandlingsbeloppet. Per december Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov Av tre slumpmässigt kontrollerade direktupphandlingar överensstämmer genomförandet med anvisning för inköp och direktupphandling. Avtals- och entreprenaduppföljning Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att avtal följs upp enligt stadens anvisning för avtals- och entreprenaduppföljning. Per december Uppföljning av riktlinjer och anvisningar genom stickprov Byggnadsnämnden köper i huvudsak 3 olika tjänster, byggnadsinspektör, bygglovsarkitekt samt digitalisering av arkiv. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment avtals- och entreprenadsuppföljning. Uppföljning av dessa avtal har skett och inga avvikelser har rapporterats.

11 SID 11 (11) Servicenivåer kontaktcenterfrågor i Inom ramen för arbetet stadens kontaktcenter har tre dagar angetts som den tid det längst får ta för en fråga att återkopplas till solnaborna. Kontrollen syftar till att säkerställa att både anställda och entreprenörer uppfyller servicenivåerna. Kontrollen utförs enligt särskild framtagen kontrollrutin med hjälp av statistik från kontaktcentersystemet. Varje månad Månadsvis gå igenom rapporter från KC-systemet och återkoppla till handläggare Lösningsgraden av ärenden i KC har ökat under året och ligger på ca 50 procent. För att öka lösningsgraden behöver KC använda verksamhetssystem. Redovisning representation av Kommunfullmäktige har angett området som särskilt väsentligt och obligatoriskt kontrollmoment för nämnden. Kontrollen syftar till att säkerställa att redovisning av representation görs enligt stadens anvisning för representation och uppvaktning. Kontrollen utförs enligt stadens rutin för kontrollmoment representation. Per oktober Granska förvaltningens representation genom stickprov på 8 fakturor Brist upptäcktes i ett fall då det saknades deltagarförteckning samt kvitto som medför att moms inte kan redovisas korrekt. Rutin för detta påtalas för berörda.