Projekformen och det industriella arvet - med exempel från sjukvården

Transkript

1 Projekformen och det industriella arvet - med exempel från sjukvården Anders Edvik Göteborgs universitet, Institutionen för arbetsvetenskap/ Malmö högskola, Institutionen för urbana studier

2 Anders Edvik Malmö högskola, Institutionen för urbana studier, 2008 LAYOUT OCH FORM: Fredrik Björk OMSLAGSFOTO: Anders Edvik TRYCK: Holmbergs, Malmö 2008 ISBN 13: BESTÄLLNINGSADRESS: Holmbergs AB Stora Trädgårdsgatan 30 Box 25, Malmö INTERNETBESTÄLLNING:

3 Innehåll Förord 7 1 Projektformen och det industriella arvet med exempel från sjukvården Inledning Projektformen ett redskap för att möta den föränderliga omvärlden Projektformen och det industriella arvet samt begreppet projekt Begreppet projekt Organisering av arbete en kombination av temporära och permanenta organisationsformer Projektforskning med vården som utgångspunkt Sammanfattning 19 2 Avhandlingens syfte och disposition Syfte Översättning, projektformen och den institutionaliserade kontexten en process där aktören har en nyckelroll Tillämpningen av projektformen ett resultat av institutionella förhållanden Avhandlingens disposition 23 3 Projektformen en översikt Projektformen i ett historiskt perspektiv Sammanfattning Projektformen utifrån ett samhällsutvecklingsperspektiv Sammanfattning Studier om projekt Projektbegreppets innebörd och olika kategorier av projekt Den temporära organisationen en teori om projekt som organiseringsform Projektformens funktioner Projekt i teori - och i praktiken Sammanfattning 45

4 4 Projektformens spridning i tid och rum ett resultat av institutionaliserings- och översättningsprocesser Projekt en institutionaliserad organiseringsidé Institutionalisering handlingsmönster och normsystem Projektorganisering ett resultat av isomorfism Tillämpningen av projekt ett resultat av institutionella förhållanden Sättet som projektformen genomförs på - ett resultat av översättningsoch materialiseringsprocesser Spridningen av organiseringsidéer en modell av idéers resor i tid och rum Översättning ett resultat av sociala strukturer och processer Struktur för analys av empiri 61 5 Metodologiska utgångspunkter, undersökningsdesign och genomförande Avhandlingens metodologiska design Val av undersökningsmetoder Intervju föreställningar om projektformen Observation organiseringen av projekt Projektdokumentation Forskningsprocessens bakgrund och utveckling Studien utökas med ytterligare två förändringsprojekt inom vårdsektorn Val av intervjupersoner och genomförande Val av observationstillfällen och genomförande Val av projektdokumentation Analysstrukturen växer fram Projektets historia Den legitima projektformen Projektets sammanhang Projektets koppling till organisationen 82 6 Förutsättningar för sjukvård en bakgrund till projekten Vad är processkartläggning respektive ABC-kalkylering? 85 7 Verksamhetsutvecklingsprojekt (ABC-projektet) inom verksamhetsområdet Omvårdnaden ABC-projektets historia konflikter, organisatoriska barriärer och hot om uppsägningar Tolkning och analys ABC-projektet och den omgivande organisationen Tolkning och analys 103

5 7.3 Den legitima projektformen ett sätt att testa nya idéer Tolkning och analys Nöjda kunder eller friska patienter svårigheten att koppla samman ABC-projektet med verksamheten Tolkning och analys Resultat Verksamhetsutvecklingsprojekt (ABC-projektet) inom verksamhetsområdet Provtagningen ABC-projektet en strategisk möjlighet till utveckling Tolkning och analys Provtagningen- en organisatorisk kontext till ABC-projektet Tolkning och analys Projektformen en tydlig organisationsform för utveckling och förnyelse Kartläggningsarbetet organiseras och genomförs Tolkning och analys ABC-projektet kopplas samman med den omgivande verksamheten Resultat Kvalitetsutvecklingsprojekt (Vision-06) inom verksamhetsområdet Vården Vision-06 - ett kvalitets- och utvecklingsprojekt med många syften Tolkning och analys Verksamhetsområdet Vården en beskrivning av den organisatoriska kontexten till Vision Vision-06 tar form Vision-06 testas, avslutas och blir till två nya projekt Tolkning och analys Projektformen en organiseringsform associerad med utveckling och tydlighet Tolkning och analys Vision-06 ett projekt med begränsad räckvidd Resultat Projektformen och det industriella arvet en organiseringsform för funktionell frihet alternativt funktionell låsning Resultat Slutsatser Projektformen som organisatorisk funktionell frihet alternativt organisatorisk funktionell låsning 167

6 Bidraget till projektforskningen projektformen och exemplet från sjukvården Förslag på framtida projektforskning Litteraturförteckning 172 Summary 180

7 Förord Projektbegreppet står i dag för en rad olika innebörder och används följaktligen i många skiftande sammanhang. Inom akademin har projektformen länge varit en del av det vardagliga arbetet, vilket inte minst är påtagligt när en hel del av forskningsarbetet genomförs som i projektform. Att skriva en avhandling fyller många av de karaktäristika som projektbegreppet associeras med och i vardagligt tal omtalas också avhandlingsarbetet i termer av ett projekt. Förvisso kan slutpunkten för doktoranden te sig något flytande men den tidsbegränsade finansieringen utgör om inte annat en slags definierad slutpunkt. Likaså är målet inte alla gånger särskilt tydligt, men efterhand som arbetet pågår klarnar även detta. I likhet med ett projekt syftar en avhandling till att ge ett avtryck, leda till en förändring eller bidra till en utveckling. Det finns således en hel del paralleller mellan ett avhandlings- och ett projektarbete men inom ett område går det inte att dra några överensstämmande paralleller. Avhandlingsarbete är i mångt och mycket en individuell arbetsinsats där doktoranden innehar både rollen som projektledare och projektdeltagare. Denna dubbla organisatoriska funktion är inte alla gånger lätt att bemästra och därför är stödet av familj, vänner, handledare samt kolleger oerhört viltigt, inte enbart för att säkerställa kvaliteten i arbetet, utan också för att få processen att gå framåt. Jag vill därför tacka mina handledare: Professor Jan Holmer vid institutionen för arbetsvetenskap, Göteborgs universitet, Professor Lena Gonäs vid avdelningen för arbetsvetenskap, Karlstads universitet, för den hjälp och det tålmodiga stöd jag fått under avhandlingsarbetets gång. Jag vill även riktiga ett stort tack till kollegerna vid institutionen för arbetsvetenskap i Göteborg och särskilt ett stort tack till nuvarande och tidigare doktorander som bidragit till att hålla inspirationen på högsta nivå. Jag vill även tacka Professor Jonas Söderlund, BI Handelshögskolan Norge, för sin insats som kommentator vid slutseminariet. Jag vill rikta ett stort tack till Malmö högskola som har skapat förutsättningar för avhandlingsarbetet. Jag vill rikta ett tack till mina kollegor vid avdelningen för Ledarskap och organisation, Urbana 7

8 studier, Malmö högskola, som genom sitt engagemang medverkat till att driva avhandlingsprojektet framåt. Jag vill tack Per Sederblad, lektor arbetsvetenskap, IMER, Malmö högskola, Frida Wikstrand, doktorand arbetsvetenskap, Lärarutbildningen, Malmö högskola, Esbjörn Mildh, universitetsadjunkt Ledarskap och organisation, Urbana studier, Malmö högskola samt Fredrik Björk, doktorand historia, Urbana studier, Malmö högskola, för ert engagemang och stöd under hela avhandlingsperioden. Arbetsliv och privatliv flyter i många hänseenden samman och det är inte alldeles lätt att dra gränser mellan familjelivet och avhandlingslivet. Med utgångspunkt från denna empiriska erfarenhet vill jag påstå att ett projekt inte alla gånger är tydligt avgränsat från sin omgivning. Utan familjens stöd, tålamod och kämpande, hade projektet haft svårt att nått sitt mål inom bestämd tid och till definierade resurser. Jag vill därför tacka familjen för allt stöd jag fått under hela avhandlingsperioden och framför allt ett stort tack till Ann som bidragit aktivt till avhandlingens slutförande. Tack! 8

9 1 Projektformen och det industriella arvet med exempel från sjukvården Föreliggande avhandling behandlar spridningen av idén om projektorganisering. Jag kommer att argumentera för att dagens projektifiering av arbetslivet inte är oproblematisk. Med detta menar jag att projektformen har kommit att bli en för givet tagen organiseringsprincip för allahanda ändamål - oavsett sammanhang vilket blir stora utmaningar för den befintliga verksamheten att hantera. Inom dagens organisationer pågår en rad olika projekt samtidigt och parallellt med den mer permanenta verksamheten. Projekt med olika syften och i olika konstellationer, skapas inom ett redan befintligt organisatoriskt sammanhang och ska på olika sätt kopplas samman med denna. Det är just här utmaningen ligger för såväl projekten som den permanenta verksamheten, att en sådan sammankoppling kommer till stånd. Med exempel från sjukvården kommer avhandlingen att problematisera spridningen och tillämpningen av projektformen som en för givet tagen organiseringsprincip utifrån ett översättnings- och materialiseringsperspektiv. 1.1 Inledning Begreppet projekt är numera välbekant inom stora delar av arbetslivsområdet, då organiseringsformen tillämpas inom de flesta av arbetslivets sektorer (Jensen m.fl. 2007). 1 Det är också känt att projektformen sedan en längre tid tillämpats inom industri- samt bygg- och anläggningssektorn (Engwall 1995; Morris 1994/1997). Tillämpningsområdet som projektformen spänner över är brett och omfattar IT-utveckling, produktutveckling, verksamhetsförändring, utförande av tjänster eller uppdrag åt en beställare. Alltsomoftast utförs dessa projekt i en specifik organisation inom ramen för en redan befintlig verksamhet. Naturligtvis finns det projekt som i allt väsentligt genomförs oberoende av en moderorganisation, såsom Öresundsbroprojektet, men i de allra flesta fall utgör projekten en temporär 1 Google är en sökmotor på Internet med adressen: Jensen m.fl. (2007, s 10) sökte på ordet projekt + kommun (två miljoner träffar), samt på projekt + staten (cirka en miljon träffar) samt på projekt + vård och omsorg (en halv miljon träffar). 9

10 organisation inom en befintlig verksamhet, med andra ord en organisation i organisationen. Studier av arbete och dess organisering har länge varit föremål för forskning i vid bemärkelse (Clegg och Hardy 1996; Czarniawska 1998; Eriksson- Zetterquist m.fl. 2005; Holmer och Simonson 2006). Alltsedan Taylors (1911/1967) principer om vetenskaplig arbetsledning har forskare studerat arbetsorganisationer i syfte att förbättra villkoren för såväl anställda som organisation i stort. Det har kunnat handla om hur arbete bör organiseras för att uppnå maximal prestation eller att belysa arbetsmiljömässiga aspekter på arbetets utformning. Det är emellertid inte enbart forskarvärlden som har intresserat sig för frågor rörande arbetets organisering. Konsulter, intresseföreningar och organisationer har under en längre tid arbetat med frågor som kan hänföras till området. PMI och IPMA är exempel på två internationella medlemsföreningar inom projektledningsområdet som bland annat arbetar med att arrangera återkommande forskningskonferenser, bedriver utbildnings- och konsultverksamhet samt erbjuder certifieringsprogram för projektledare. 2 Det finns med andra ord en mängd forskning gjord inom området och praktisk hjälp att få då det handlar om att finna lösningar på arbetsorganisatoriska problem. Trots denna källa av problemlösare förefaller dagens arbetsliv stå inför nya utmaningar att hantera och nya problem att lösa. Kanske hänger detta samman med informationsteknologins genombrott, eller med medvetenheten om anpassningsförmågans betydelse i förhållande till omvärlden. Det kan också vara den ekonomiska drivkraften till att sprida nya organisationsideal och organiseringsprinciper, eller med den alltmer omtalade globaliseringseffekten. Oavsett vilka av dessa möjliga förklaringar det än må vara ställs arbetsorganisationer inför nya fenomen och ideal att hantera, vilket i förlängningen har stor inverkan på arbetets organisering. Föreliggande kapitel är disponerat enligt följande: Inledningsvis behandlas bakgrunden till varför projekt som organiseringsform blivit allt vanligare och detta huvudsakligen utifrån ett omvärlds-/utvecklingsperspektiv. Det är emellertid ytterst svårt att statistiskt visa på att projekt verkligen blivit vanligare, eftersom en hel del av projektarbete genomförs inom ramen för ordinarie verksamhet. Däremot - som vi i senare avsnitt kommer att se - återges projektformen allt oftare i en rad olika sammanhang vilket tyder på en projektifiering av arbetslivet. Efterföljande avsnitt behandlar dels vad som är utmärkande för den institutionaliserade projektformen, dels formens starka koppling till industriell verksamhet. I därpå 2 PMI står för: Project Management Institute, och IPMA står för: International Project Management Association. 10

11 följande avsnitt behandlas projektformen i relation till den byråkratiska organisationsformen, detta mot bakgrund av att projekt vanligtvis genomförs som en organisation i organisationen. Föreliggande avhandling har sin utgångspunkt i tre förändringsprojekt som genomförts inom sjukvården, vars verksamhet traditionellt organiserats utifrån byråkratiska principer (professionell byråkrati). Kapitlet avslutas med en kortfattad sammanfattning. 1.2 Projektformen ett redskap för att möta den föränderliga omvärlden En utmaning som lyfts fram för dagens företag, myndigheter och organisationer att hantera är den allt snabbare förändringstakten i omvärlden. Det handlar ytterst om de svårigheter och problem som tecknas av de permanenta organisationernas bristande anpassningsförmåga och flexibilitet (Clegg 1990). I motsats till den mer svårföränderliga och byråkratiska organisationsformen anses projektformen att vara mer flexibel, vara mer anpassad till omgivningens behov samt vara en form för lärande, experimenterande och förnyelse (Christensen och Kreiner 1991). 3 Sådana karaktäristika upplevs som nödvändiga då dagens organisationer, i allt högre utsträckning än tidigare, anses behöva anpassa sig till en allt mer specialiserad och kundanpassad omvärld (Huzell 2005, s ). 4 Det är bland annat denna utveckling och förändring av de ekonomiska förhållandena som inneburit att projektformen på senare tid har kommit att erövra ett allt större utrymme i det publika rummet, en indikator på ett allt mer projektifierat samhälls- och arbetsliv (Blomquist och Söderholm 2002; Packendorff 2002; Ekstedt 2002). En typ av organisationsförebild tycks ha kommit alltmer i allmänt svang i den praktiska världen för närvarande. Det gäller förebilden temporära organisationer (eller, med ett mer vedertaget ord, projekt). Det speciella med den förebilden är att den kan vara ett samtidigt svar på efterfrågan på såväl lösliga organisationsformer som stabilitet. Ett projekt kan å ena sidan vara ett redskap eller ett verktyg för att skapa ordning och reda enligt 3 Hodgson (2004) pekar exempelvis på retoriken kring byråkratins svagheter, medan projektformen lyfts fram som mer flexibel, samtidigt som densamma medger en ökad kontroll i likhet med principerna för just byråkratin. 4 Författaren sammanfattar i managementperspektivet hur den offentliga sektorn genomgår en förändring från byråkratiska organiseringsprinciper till mer marknadsinspirerande, där flexibilitet och anpasslighet står i fokus. 11

12 väl kända modeller, men å andra sidan kan den samtidigt utformas på ett mer organiskt sätt och anpassas till alla de krav på föränderlighet som en instabil miljö kräver. (Lundin 1998, s 196) Av citatet ovan framgår det att projektformen kan ses som en respons på de permanenta organisationernas svårighet att hantera en föränderlig omvärld. I ett sådant perspektiv ses projekten fylla en funktion av att vara stabiliserande samtidigt som formen ger möjlighet till anpassning. Men innebörden av begreppet projekt innefattar inte enbart ovannämnda egenskaper. Inom arbetslivet associeras begreppet vanligtvis med en temporär organiseringsform ämnad för realiserande av fastställda mål (Engwall m.fl. 2003, s ; Packendorff 1995, s 326). Det förefaller således som om projekt skapas i syfte att tillfälligt kraftsamla kring just ett specifikt problem - och inte som är fallet i den mer permanenta organisationen - bygga på standardisering och upprepning. Motiven till att tillämpa projektformen bör ses i ljuset av att dagens organisationer, i allt högre grad än tidigare, producerar varor eller utför tjänster som fordrar en nära relation till kund eller brukare. De tidigare standardiserade produkterna och tjänsterna som erbjöds marknaden har i dag kundanpassats, samtidigt som den ekonomiska styrningen av produktionen övergått från att fokusera maximering av produktion till att fokusera styrning av kapital. 5 Projektformen kan med andra ord ses som ett organiseringsredskap i syfte att komma kunderna/brukarna närmare, samtidigt som organisationens resurser ska styras till att nyttjas vid lämpligast tidpunkt; allt för att undvika onödig bindning av kapital i exempelvis lagerhållning. 1.3 Projektformen och det industriella arvet samt begreppet projekt Utvecklingen av organiseringsformen projekt sträcker sig i dag längre än till endast teknikdominerade näringslivssektorer. Numera tillämpas formen inom de flesta områden, såsom marknadsföring, teater och produktutveckling. Begränsningen i tid - vilket begreppet temporär avser att återspegla - är enligt Lundin det utmärkande draget för projektformen: / / att tiden uppfattas som en viktig variabel. Såväl byggandet som teaterföreställningar måste bli klara i tid. Det är bland annat denna fokusering på tiden som gör att beteckningen temporär 5 Utvecklingen från standardisering till kundanpassad produktion behandlas utförligare i kapitel 3 nedan. 12

13 organisation är lämplig. Alla projekt har i princip definitionsmässigt en tidsbegränsning, men kravet på struktur skiljer sig givetvis åt mellan olika tillämpningar. (Lundin 1998, s 196) Projektformen har tillämpats inom industrin sedan femtio- och sextiotalet. 6 Det finns således ett industriellt arv som projektformen bär med sig då denna nu sprids vidare till andra områden, exempelvis till den offentliga sektorn. Kunskap om hur projekt bör organiseras, struktureras och genomförs, är färgad utifrån industrins sätt att tänka och handla kring organiseringsfrågor. För sjukvården har det industriella projektarvet inneburit att det befintliga organisationsmönstret tvingas förena två för varandra delvis motstridiga principer: det unika och temporära med det standardiserade och varaktiga Begreppet projekt Projektbegreppet är inte alldeles lätt att definiera då ordet uttrycks i de mest skiftande sammanhang, alltifrån byggandet av JAS-stridsflygplan till politiska inlägg i EMU-debatten. 7 För att avgränsa begreppets mångtydiga innebörd till att enbart omfatta ett specifikt område används begreppet i föreliggande avhandling synonymt med organiseringsform för arbete. Som vi såg i avsnittet ovan talar just Lundin om projektformen i termer av organiseringsform för arbetsinsatser. Utifrån ett arbetstagarperspektiv identifierar Packendorff (2002, s 41-44) fyra olika situationer som organiseringsformen projekt associeras med, nämligen: Projektbaserat arbete, tidsbegränsade arbetsinsatser, förnyelseprojekt, entreprenörsprojekt. Inom en del organisationer utgör projektformen den dominerande organiseringsformen som arbetet utförs inom. För den anställde blir projektbaserat arbete snarare en rutin än något exceptionellt och unikt. Den anställde identifierar sig närmast med företaget eller med organisationen han/hon arbetar inom och inte med det temporära projektet. I andra situationer anställs arbetstagaren just för att uträtta specifika insatser i ett specifikt projekt. Det kan exempelvis röra konsulter som är anställda av ett företag för att utföra sitt arbete inom en annan organisation. Efter avslutat arbete går individen vidare till ett nytt projekt och för den anställde blir de återkommande och tidsbegränsade arbetsinsatserna en rutin. Utöver att se projekt som en rutiniserad organiseringsform talar Packendorff om projekt som något nytt och exceptionellt. Förnyelseprojekt inom en organisation är exempel på 6 Se kapitel 3 nedan. 7 Se exempelvis Dagens Industri ( ) i vilken Maud Olofsson för fram kritik mot Göran Persson i en artikel rubricerad: Persson tror inte på EMU-projektet. 13

14 en situation där arbetstagarens deltagande upplevs som brytande mot de vardagliga arbetsrutinerna. Arbetstagaren ingår i ett specifikt och unikt projekt för att utföra insatser som han/hon vanligtvis arbetar med, men i en annan organisatorisk konstellation. Slutligen talar Packendorff om entreprenörsprojekt. Det kan handla om ett projekt där egenföretagare arbetar som experter på uppdrag av en organisation eller ett företag. Projekten är unika och för den självständiga egenföretagaren finns ingen organisatorisk kontext att knyta an till efter avslutad insats. Vad utmärker då projektformen jämfört med andra organiseringsprinciper? I avsnittet ovan lyftes den temporära karaktären fram som typisk för denna form. Andra karaktäristika som vanligtvis lyfts fram är det definierade målet, den definierade resursmängden, att arbetet vanligtvis utförs i ett lag/team och att projektarbetet bör leda till en förändring eller utveckling. Inom den mer teknikorienterade projektforskningen talar man ofta om projekt i termer av livscykel, i syfte att beskriva de faser som projekt vanligtvis genomgår: konceptualisering, planering, utförande och avslutning (Packendorff 2003). Trots avgränsningen i tid är projektformen inte särskilt lätt att särskilja från andra organisationsformer. Att tillverka bilar kan exempelvis ses som en tidsbegränsad insats om den färdigmonterade bilen utgör referens för gruppens arbete. Bilen utgör ett specifikt mål, det fordras en specifik mängd resurser för arbetet och tiden för monteringen är begränsad. Vidare är själva monteringsarbetet en transformation av ett antal resurser som fordrar någon form av planering, vilket slutligen bildar den avsedda produkten. Bilbyggande fordrar även en organisation i form av en grupp som utför arbetet. Denna typ av samarbete/teamwork anses, trots tidsbegränsning, inte vara ett projekt, då tillverkning av bilar mer är av repetitiv karaktär och således inte tillräckligt unik för att benämnas som projekt. Däremot kan ett utvecklingsarbete gällande framtagning av en ny bilmodell genomföras som projekt, då arbetet mer är av temporär karaktär (Backman 2005). 8 Trots att projektbegreppet är relativt svårt att definiera på ett entydigt sätt förefaller det som om projektformen ändå återges relativt samstämmigt såsom tidsbegränsad, målinriktad, resursbestämd och en form som är kopplad till förändringar i omgivningen. Det är denna samstämmiga bild av projektformen som i denna avhandling omtalas i termer av det industriella arvet. Empirin i föreliggande avhandling utgörs av tre genomförda förändringsinsatser som samtliga genomförts inom sjukvården och som har organiserats i projektform. Sjukvården är - som vi senare kommer att se - ett relativt outforskat område gällande forskning om projekt. 8 Backman (2005) beskriver hur utvecklingen av en konceptbil organiseras i projektform. 14

15 Tillika är sjukvården ett särskilt intressant studieobjekt eftersom två delvis olika organiseringsprinciper möts inom detta område: den temporära projektformen och den permanenta professionella byråkratin. I kommande avsnitt behandlas organiseringen av sjukvård på ett mer övergripande plan och detta i relation till projektformen. 1.4 Organisering av arbete en kombination av temporära och permanenta organisationsformer Vi har tidigare nämnt att begreppet projekt används synonymt med en form för organisering av arbete. Projektformen är således en möjlig organiseringsform bland många andra. Inom sjukvården har arbetet sedan länge organiserats utifrån administrativa och byråkratiska grunder. Den byråkratiska organisationen som idealtyp eller med Mintzbergs terminologi maskinbyråkratin (1983, kap 9) - kan sägas bygga på tanken om att arbete bör organiseras med tydliga vertikala ansvarsområden, regelverk, horisontella och vertikala avgränsningar och standardiserade arbetsprocesser, i syfte att nå maximal effektivitet (Eriksson-Zetterquist m.fl. 2005, s 65-86). 9 Maskinbyråkratins kärna anses vanligtvis vara en produktionsprocess, en tekniskt präglad struktur, som resterande verksamheter inom en organisation är formade utifrån. Samtidigt skiljer sig sjukvården åt från andra byråkratiska organisationer såtillvida att verksamheten i mångt och mycket vilar på expertis inom medicin och omvårdnad (profession) istället för på administrativa rutiner (Mintzberg 1983, kap 10). 10 Sjukvården är hierarkiskt organiserad utifrån en ordning baserad på medicinska och omvårdnadsmässiga överväganden, vilket lett till att yrkeskategorier såsom läkare och sjuksköterskor haft en framträdande position inom organisationen (Berlin 2006, s 21-29), se även kapitel 6 nedan. Den professionella byråkratin är både horisontellt och vertikalt specialiserad där professionens kunskap utgör kärnan som övriga verksamheter har att formas utifrån. Utöver maskin- och professionell byråkrati talar Mintzberg om organisation i termer av Divisionaliserad (kap 11), Adhockrati (kap 12) och som Enkel (kap 8) form. Den divisionaliserade 9 Begreppet byråkrati inom organisationsteoriområdet bygger på Max Webers (1983) tankar om byråkratimodellen som idealtyp för rationell organisering av arbete. 10 Mintzberg (1983, kap 10) benämner denna typ av byråkrati professionell byråkrati. Det finns ett stort forskningsområde, New Public Management, som visar på att det pågår en stegvis förskjutning av inflytande från professionerna till mer administrativ ledningspersonal till följd av att ett mer ekonomiorienterat styrsystem/ledningsfilosofi förs in i verksamheterna. 15

16 organisationsformen utgör en relativt självständig enhet inom en oftast större verksamhet. Specifika marknader, grupper av produkter och/eller tjänster, bildar en sammanhållen organisatorisk enhet (division) som styrs utifrån administrativa riktlinjer från exempelvis ett huvudkontor. Verksamheten inom en division är standardiserad och formad utifrån en standardiserad produktion. Den adhockratiska organisationsformen menar Mintzberg utgör en komplex och föränderlig form som till stora delar bygger på organisationsmedlemmarnas specifika kunskaper. Denna organisationsform ses i huvudsak vara organiserad utifrån horisontella strukturer skapade för ett specifikt ändamål eller funktion, och inte som en standardiserad och rutiniserad verksamhet. Det finns en del likheter mellan projektformen och den adhockratiska organisationsformen. Framför allt gäller detta det specifika syftet, den horisontella strukturen, bemanningen som vanligtvis kan sägas vara specialist-/expertorienterad och att insatserna leder till någon form av definierad slutprodukt eller avtryck. Organisationsformerna skiljer sig emellertid åt såtillvida att ett projekt initialt genomförs med avsikt att vara slutfört vid en given tidpunkt, vilket inte gäller för den adhockratiska organisationsformen Den enkla organisationsformen kännetecknas enligt Mintzberg av det lilla företaget som i allt väsentligt formats utifrån en persons ledarskap, exempelvis grundaren till företaget. De administrativa rutinerna sammanfaller med ledarskapet, vilket utgör kärnan inom den enkla organisationsformen. Sjukvården som professionell byråkrati kan jämföras med den temporära projektformen som bygger på tanken om att arbete bör organiseras utifrån det specifika och unika problemet som exempelvis en kund identifierat. I motsats till den permanenta organisationen avslutas projekten när målet eller syftet är nått, medan byråkratin är mer av permanent och kontinuerlig karaktär. Kombinationen av projekt och byråkrati handlar således om att förena två olika organiseringsmodeller, tankar och idéer om hur organisering av arbete bör gå till. Projektifieringen av sjukvården innebär att befintliga mönster - såväl organisatoriska som sociala - tvingas förändras då organiseringssättet inrymmer olika utgångspunkter. Det kan exempelvis gälla patientens relation till verksamheten, som i ett projektsammanhang närmast kan betraktas som beställare, medan patienten inom byråkratin är en medborgare som är berättigad till vård likt andra samhällsmedborgare. I rollen som läkare respektive sjuksköterska har dessa yrkesgrupper en stark ställning inom den professionella byråkratin, medan projektledaren har motsvarande starka position inom den projektbaserade organisationen. I den professionella byråkratin styrs verksamheten av rutiner, procedurer och av medicinsk respektive omvårdnadsmässig etik och moral, medan arbetet i projektformen styrs utifrån planer baserade på det unika målet. Vi har tidigare berört dominansen av tekniskt orienterad forskning inom projektområdet. I nästa avsnitt ska forskningsläget beskrivas något 16

17 utförligare med särskilt fokus på forskning om projekt med koppling till sjukvården. 1.5 Projektforskning med vården som utgångspunkt Forskningen om projekt med vården som utgångspunkt är mycket begränsad i jämförelse med forskning om projekt med exempelvis industriell anknytning. Lundin och Söderholm (1997) har studerat hur strategiska projekt skapas på landstingsnivå i syfte att förändra förutsättningarna för sjukvårdsverksamhet. Blomquist och Packendorff (1998) har studerat ett försöksprojekt inom vården, vilket gällde införandet av beställare/utförare-modell. Ett annat exempel där sjukvården utgör empirisk utgångspunkt är i en studie genomförd av Gray (2005). I sin studie jämför Gray regler/uppförandekoder för etik och moral inom amerikansk sjukvård med motsvarande inom certifieringsprogrammet för projektledare enligt PMI-standard. Utgångspunkten i hennes studie är att projektledning anses vara ett specifikt kompetensområde som fordrar särskilda kunskaper och färdigheter, vilket certifieringen syftar till att mäta och säkerställa. Detta har sedan en längre tid varit fallet inom sjukvården, där exempelvis läkarlegitimationen fyller en liknande funktion. Ett annat exempel med vården som utgångspunkt och som i detta sammanhang är relevant att nämna - men där projektformen inte står i fokus för studien - utgörs av Lindbergs (2002; Lindberg och Czarniawska 2006) beskrivning av samverkansprojekt inom vården i Göteborg. Fokus i denna studie var att belysa spridnings- och översättningsprocessen av idén om vårdkedjor. På liknande sätt har Erlingsdóttir (1999) studerat hälso- och sjukvården i Lund utifrån ett närliggande perspektiv, nämligen spridningen och översättningen av idén om kvalitetssäkring. Att sjukvården och andra offentliga organisationer i allt större utsträckning tillämpar projektformen kan möjligtvis ses mot bakgrund av en mer omfattande strukturell förändring av sättet att leda och styra arbetet inom offentlig förvaltning. För sjukvårdens del - menar exempelvis Kowalczyk (2002) som studerat brittisk intensivsjukvård - innebär förändringarna att den traditionellt starka ställning som exempelvis läkare och sjuksköterskor haft minskas då nya och mer ekonomiorienterade styrningsprinciper förs in i verksamheten. Kowalczyk pekar utifrån sin studie på problematiken med att exempelvis läkare får allt mer diversifierade arbetsuppgifter att utföra som inte ligger inom ramen för det medicinska området. Det finns en del begränsningar inom projektforskningen, vilket framför allt gäller den traditionellt starka fokuseringen på interna framgångsfaktorer. 17

18 Den organisatoriska miljön och det sammanhang som projekten genomförs inom faller bort - eller rättare sagt bortses från - när projekt beskrivs och studeras. Projekt blir härigenom en isolerad ö utan koppling till den historia och det sammanhang som omgivande organisation utgör (se exempelvis Engwall 2003; Sahlin-Andersson 1996). Förståelsen för varför projekten lyckas eller misslyckas, varför aktörerna agerar på det ena eller andra sättet, koncentreras huvudsakligen till interna förklaringar innanför projektet. Förklaringar som däremot går att finna i förhållandena utanför projektet, såsom organisationens historia, verksamhetens syfte och mål, aktörernas arbetsförhållanden inom organisationen i övrigt, normer och värderingar samt institutionella förhållanden, inryms inte i det professionaliserade projektkunskapsområdet. Engwall menar att projektforskningen hittills varit alltför inriktad på interna faktorer och att projekt snarare bör ses som ett öppet system i sitt historiska och organisatoriska sammanhang: Thus, this calls for an ontological change; instead of lonely and closed systems, projects have to be conceptualized as contextually-embedded open systems, open in time as well as in space. (Engwall 2003, s 790) Djupare kunskap om projektarbete och projektorganisering bör således inkludera den omgivning som projekten genomförs inom, och detta särskilt som organiseringsformen anses vara ett svar på omgivningens föränderliga karaktär. Engwall pekar på avsaknaden av sådana perspektiv inom forskningen om projekt. Detsamma kan även sägas gälla den mer praktiknära litteraturen. Fokus har huvudsakligen fästs vid projektledarrollen och vid vilka metoder och tekniker som leder projektet till framgång. Härigenom avgränsas projektet från övrig verksamhet trots att det omvända gäller i praktiken. Inte sällan arbetar projektdeltagare samtidigt med sina ordinarie uppgifter inom den permanenta organisationen. Projekten är därigenom sammanlänkade med såväl varandra som sin omgivning genom de handlande aktörerna. Ett specifikt tillvägagångssätt kan vara framgångsrikt i en situation, medan samma metoder kan vara motsatsen i en annan. Projekten vävs samman med den struktur och kultur som moderorganisationen är uppbyggd av. Naturligtvis kan en skarp gräns dras mellan projekt och exempelvis en linjeorganisation utifrån ett administrativt perspektiv såsom kostnadsställe, men detta ger inte tillräcklig förståelse för projektens utveckling. Bilden av projektorganisering är förenklad - vilket möjligtvis kan leda till problem i praktiken. Utbildningar, forskning, litteratur och expertis, som samtliga fyller funktionen av att vara bärare av den institutionaliserade 18

19 innebörden, sprider således en alltför förenklad bild vidare till andra områden; det industriella projektarvet sprids vidare såväl i tid som rum. Praktiker organiserar sålunda ett förändringsarbete i en temporär form - i enlighet med det för givet tagna organiseringssättet - därför att detta anses som det rätta och mest rationella. Om organiseringssättet däremot är det mest lämpliga i den specifika situationen, kan vara mera oklart. Det är således inte projektformen i sig självt som är problematisk, utan snarare bristen på bredd och djup i förklaringen av dess innebörd. 1.6 Sammanfattning Inledningsvis i föreliggande kapitel har vi behandlat spridningen av idén om att organisera arbete i projektform. Vi har kunnat konstatera att det finns ett industriellt arv inom området som aktörer på olika sätt har att tolka och översätta utifrån redan etablerade handlingsmönster (såsom det byråkratiska arvet). Vi har även kunnat konstatera att projekt alltsomoftast utgör en organisation i organisationen, vilket innebär att det finns en historia och kontext som projektformen förenas med. Detta har inte varit en central fråga inom forskningen, utan projekt har snarare studerats utan beaktande av dess omgivning. Mot denna bakgrund avhandlas i följande kapitel avhandlingens syfte och disposition. 19

20 2 Avhandlingens syfte och disposition Föreliggande kapitel behandlar huvudsakligen avhandlingens syfte och disposition. Kapitlet inleds med en beskrivning av studiens syfte och teoretiska utgångspunkter. Kapitlet avslutas med en redogörelse för avhandlingens disposition. 2.1 Syfte Avhandlingen behandlar hur projektformen tillämpas när denna organiseringsform används inom en redan befintlig organisation. Mer precist syftar avhandlingen till att belysa på vilket sätt idén om projektorganisering tolkas, översätts och materialiseras när denna tillämpas inom en organisation som vanligtvis inte associeras med projektverksamhet. Syftet kan tydliggöras på följande sätt: Med idén om projektorganisering, menas den normativa innebörd som följer med projektbegreppet och som talar om för användarna av organiseringsformen vad ett projekt är samt hur projektformen bör tillämpas. I avhandlingen används projektform synonymt med det industriella arvet i syfte att tydliggöra kopplingen mellan projektbegreppets innebörd och projektformens ursprung (se vidare kapitel 3). Med formuleringen: / / tolkas, översätts och materialiseras när denna tillämpas / / menas hur den institutionaliserade projektformen används i termer av översättning, materialisering och institutionalisering (se vidare kapitel 4). Med formuleringen: / / en organisation som vanligtvis inte associeras med projektverksamhet / / avses en organisation som i allt väsentligt är organiserad utifrån den professionella byråkratins principer (se vidare kapitel 6). Med hjälp av begreppen institutionalisering, översättning och materialisering ämnar jag förklara hur det industriella projektarvet påverkar sättet som ett förändringsprojekt organiseras på med utgångspunkt från ett redan befintligt handlingsmönster. Genom att studera skapandet av ett projekt i ett sammanhang som vanligtvis inte associeras med projektverksamhet 20

21 - närmare bestämt inom sjukvården - har vi möjlighet att fördjupa vår förståelse för kontextens betydelse för ett projekts utveckling. I föregående kapitel konstaterades att projekt alltsomoftast utgör en organisation i organisationen. Det finns med andra ord en historia och ett sammanhang som den temporära organiseringsformen upprättas inom och som aktörerna utgår från när projekt organiseras och struktureras. Samtidigt bär projektformen med sig en institutionaliserad innebörd - ett industriellt arv - som samma aktörer har att tolka och översätta. Med sjukvården som empirisk utgångspunkt kan följande frågeställningar formuleras: Hur tillämpas den industriella projektformen när denna används inom en komplex och i en allt väsentligt byråkratiserad organisation såsom sjukvården? Vilken funktion fyller projektformen i relation till den omgivande organisationen? Med funktion menas i detta sammanhang relationen som projektformen får till den omgivande organisatoriska miljön och vilka konsekvenser projektformen har för den permanenta verksamheten. Valet av syfte bör ses mot bakgrund av tidigare forskning och dess starka fokus på framgångsfaktorer inom projektarbete. Forskning om projekt har utvecklats under senare år och i dag spänner fältet över många ämnesdiscipliner, även om tyngdpunkten fortfarande ligger inom ekonomiska och tekniska fakulteter (se exempelvis Söderlunds 2005 forskningsöversikt; Hodgson och Cicmil 2006; Smyth och Morris 2007). Studier av projekt inom andra sektorer - såsom sjukvården - bidrar därigenom till en breddning inom projektforskningsområdet. Jag vill emellertid understryka att avhandlingsämnet inte specifikt handlar om organisering av sjukvård. Snarare bör det ses som exempel på hur tillämpningen av projektformen går till, med andra ord skapandet av projekt. Jag ansluter mig därmed till den forskningstradition som Berggren (2001, s 38) benämner som den Skandinaviska organisationsteoretiska projektforskningen, som huvudsakligen studerar offentliga satsningar 11 där forskningssyftet är att tolka och problematisera projektfenomenet. Författarna beskriver denna tradition med begrepp som legitimitet, koalitionsbildning och paradoxer. Inriktningen beskriver Berggren enligt följande: Avsikten är här inte att försöka bygga någon speciell projektteori eller att föreslå normativa modeller med viss systematik eller logik. Snarare är det så att man använder olika slags generella organisationsteorier för att ge perspektiv på projekt och att därigenom förhoppningsvis också kunna bidra till att utveckla en sådan teori. (s 40) 11 Här skiljer jag mig från denna tradition eftersom avhandlingen fokuserar projekt i termer av idé och inte som satsning, se kapitel fem nedan. 21

22 I de två följande avsnitten ges en kortfattad beskrivning av avhandlingens teoretiska utgångspunkter som presenteras mer utförligt i kapitel 3 och 4 nedan. 2.2 Översättning, projektformen och den institutionaliserade kontexten en process där aktören har en nyckelroll Hittills har vi behandlat projektformen som ett svar på förändringarna i omvärlden. Vi har även kunnat se att projekt har en innebörd som utvecklats inom industriell verksamhet. Samtidigt är begreppet inte entydigt, utan bör snarare ses utifrån ett mer övergripande perspektiv som handlar om en temporär insats. När denna projektform tillämpas inom ett annat sammanhang som bygger på andra organiseringsprinciper, visar forskningen på nödvändigheten av att innebörden översätts om den senare ska kunna materialiseras. 12 I denna process har aktörerna en nyckelroll som översättare. Översättningen sker emellertid inte utifrån tomma referensramar, utan äger rum utifrån ett redan befintligt innehåll som genererats genom socialisationsprocsser. 13 Det finns således en redan upparbetad kunskapsmassa som medlemmarna i en organisation relaterar till när man bedömer om exempelvis ett projekt är meningsfullt eller ej. På motsvarande sätt värderas tillvägagångssättet, det vill säga projektformen som sådan. Projekt skapas med andra ord genom handlingar som baseras dels på allmänna och för givet tagna föreställningar (det industriella arvet), dels på de handlingsmönster som den befintliga organisationen utgörs av (den professionella byråkratin). 2.3 Tillämpningen av projektformen ett resultat av institutionella förhållanden Motiven till att tillämpa projektformen behöver inte nödvändigtvis finnas i företagsekonomiska överväganden såsom att kundanpassa produktionen. Motiven kan lika gärna vara ett resultat av institutionella förhållanden där den enskilda organisationen responderar gentemot omgivningens förväntningar på hur arbete bör organiseras. Tillämpningen av projektformen kan i ett sådant perspektiv förstås som ett sätt att tillskansa sig legitimitet genom att göra som alla andra gör: driva projekt Se kapitel 4 nedan. 13 Se kapitel 4 nedan. 14 I kapitel 4 nedan behandlas nyinstitutionell teoribildning mer ingående. 22

23 Även om tillämpningen av projekt kan förstås som ett resultat av institutionella krafter menar Lundin att projekt struktureras olika mycket beroende på inom vilket tillämpningsområde som projektet utförs. Det lokala sammanhanget har med andra ord en stor inverkan på såväl organisering som genomförande. Vår förståelse av projektformen bör således vara avhängig av dess kontext, vilket samtidigt medför slutsatsen att projektformen inte går att reducera till ett generellt fenomen som är allmängiltigt för alla situationer och sammanhang. Med andra ord tillämpas projektformen inom exempelvis byggbranschen på ett annat sätt i jämförelse med exempelvis teaterbranschen (Lindgren och Packendorff 2007). Ovanstående resonemang betyder således att projekt inom sjukvården tillämpas mot bakgrund av institutionella förhållanden som i förlängningen handlar om att tillskansa sig legitimitet, att organisera arbete rationellt. Sjukvården tillämpar projektformen mot bakgrund av den föränderliga omvärld som ytterst handlar om att komma brukarna närmare. 2.4 Avhandlingens disposition Avhandlingen är disponerad enligt följande, se tabell nedan. Efter de två inledande kapitlen behandlas projektbegreppet mera överskådligt i kapitel 3. Syftet med denna översikt är att ge läsaren en inblick i såväl begreppets innebörd som dess historiska ursprung. I kapitel 4 - som tillika utgör avhandlingens teoretiska utgångspunkt - behandlas spridningen av projektformen utifrån ett översättningsperspektiv och nyinstitutionell teoribildning. I kapitel 5 redovisas studiens undersökningsdesign samt val av metod. Därefter, i kapitel 6, ges en bakgrund till förutsättningarna för sjukvårdsverksamhet. Kapitlet bör ses som en inledning till efterföljande tre kapitel som behandlar empirin. Avhandlingen avslutas med kapitel 10 som omfattar slutsatser. 23

24 Kapitel Innehåller Behandlar Kapitel 1 Inledning/bakgrund Introduktion till undersökningsområdet. Kapitel 2 Syfte & disposition Undersökningens syfte. Kapitel 3 Projektformen det industriella arvet Projektformens innebörd och ursprung. Kapitel 4 Projektformens spridning i tid och rum Hur idén om projektorganisering rest i tid och rum. Kapitel 5 Undersökningsdesign och metodval Metodologiska utgångspunkter samt val av undersökningsmetod. Kapitel 6 Introduktion till empirin Förutsättningar för sjukvårdsverksamhet. Kapitel 7 Projektexempel 1 Verksamhetsutvecklingsprojekt inom området Omvårdnaden. Kapitel 8 Projektexempel 2 Verksamhetsutvecklingsprojekt inom området Provtagningen. Kapitel 9 Projektexempel 3 Kvalitetsutvecklingsprojekt inom området Vården. Kapitel 10 Slutsatser Undersökningens slutsatser. Tabell 2.1: Avhandlingens disposition 24

25 3 Projektformen en översikt Vi har i kapitel 1 ovan behandlat projektformen på ett övergripande plan där fokus i huvudsak fästs vid formens industriella arv. I föreliggande kapitel kommer begreppet projekt att belysas något närmare i syfte att visa på dess starka koppling till nämnda näringslivssektor. Kapitlets övergripande resonemang fokuseras kring projektbegreppets innebörd och om denna har någon betydelse för sättet som projekt organiseras och genomförs på. Kapitlet behandlar även forskningen inom området som till stor del fokuserat på frågor av mer framgångskaraktär. Det finns således ett behov av att bredda forskningsområdet både gällande val av studieobjekt och val av forskningsansats. 3.1 Projektformen i ett historiskt perspektiv Varifrån är dagens diskursiva förståelse hämtad/formad? Begreppet projekt slog igenom på femtiotalet inom framför allt amerikansk militäroch rymdindustri. Formen fick sitt genombrott i Sverige på sextiotalet och kontexten utgjordes även här av industriproduktion. Likt Taylorismens idéer om vetenskaplig arbetsledning (rationaliseringsrörelsen och Scientific Management) intog konsulter och praktiker en framträdande roll i idéutvecklingen av projektläran. Idéerna fick fotfäste framför allt inom teknikbaserad industriproduktion, vilket medförde att ingenjören som praktiker även blev den arbetsorganisatoriska kreatören. Med hjälp av detaljerade och vanligtvis avancerade planeringsmodeller strukturerades arbetet utifrån mål, tid och resurser. 15 Bakgrunden till projektformens genombrott var behovet av militära tekniska innovationer och kortare produktutvecklingsförlopp under andra världskriget. Teknisk och naturvetenskaplig forskning blev därmed en viktig faktor för den militära teknikutvecklingen. Att få fram avancerad teknisk utrustning medförde stor framgång i kriget, vilket skapade en kapplöpning i dels militära innovationer, dels i hur snabbt dessa kunde tas i drift. Organiseringen av det nya samarbetet mellan forskare och praktiker - i termer av tillämpad forskning - tog nya former. Arbetsgrupper bestående av individer med olika kompetenser fördes 15 Exempel på planeringsmodeller är PERT och Gantt-schema. 25

26 samman och bildade självständiga enheter, vars uppgifter identifierades utifrån ett specifikt problem eller mål. Styrningen av arbetet inspirerades av vetenskaplig systematik och utgjorde därigenom grunden för tron på planering och förutsägelse av framtida förlopp/skeenden. Denna form visade sig uppfylla militärindustrins behov av såväl effektivitet som kortare produktutvecklingsförlopp och högre grad av innovation (Engwall 1995; Blomquist och Söderholm 2002). Grunden för det tekniska och organisatoriska genombrottet under andra världskriget kan hänföras till mellankrigstidens idéströmningar. Perioden mellan första och andra världskriget kan karaktäriseras av förändringens och spänningens tid. I delar av Europa demokratiserades de politiska systemen, samtidigt som andra delar präglades av politiska strider och förberedelser för införandet av diktaturer. Demokratiseringen innebar att stora befolkningsgrupper gavs möjlighet till inflytande på det politiska arbetet (Högnäs 2003). Under trettiotalet rådde en svår ekonomisk depression som fick arbetslösheten att nå höga nivåer. Nationalekonomer, med Keynes i spetsen, framhävde kapitalismens - då i termer av den fria marknadens - oförmåga att nå ekonomisk jämvikt och därmed undvika en samhällsekonomisk stagnation. Istället framhävdes idéer om intervention i ekonomin i syfte att dels jämna ut konjunkturcyklerna, dels skapa ett bättre socialt liv för medborgarna. Bekämpning av arbetslöshet och visionen om full sysselsättning blev en strategisk-politisk målsättning, vilket låg till grund för det politiska arbetet. Med olika stimulansåtgärder alternativt regleringar kunde staten kompensera svängningarna i ekonomin. 16 Med utgångspunkt i övertygelsen om möjligheten att planera framtiden fick staten således en aktiv roll (Andersson och Sylwan 1997). Taylors (1911/1967) tankar om vetenskaplig arbetsledning började tillämpas allt mer. Med hjälp av vetenskaplig systematik och metodik - då främst tekniska och naturvetenskapliga metoder - skulle arbetsprocessen kartläggas i syfte att maximera arbetsprestationerna. Principerna för vetenskaplig arbetsledning var kontroll och nedbrytning av arbetsprocessen i mindre delar, och med hjälp av tidsstudier planerades och korrigerades respektive arbetsmoment. Ansvaret för utformningen av arbetet vilade på ledningen och inte som tidigare på arbetstagaren. Vidare ansåg Taylor att arbetstagarens kvalifikationer var av största vikt, vilket innebar att rekryteringsarbetet skulle ske utifrån noga överlagda analyser. Arbetskraften skulle inneha rätt kunskaper för de aktuella arbetsuppgifterna, och arbetsledaren skulle utgöra stöd till arbetstagaren i dennes arbete, i syfte att korrigera felaktigt utförande. Taylor ansåg 16 Exempelvis genomfördes större infrastrukturprojekt inom byggsektorn i syfte att kompensera för nedgången inom exportsektorn. 26