Den temporära organisationen

Transkript

1 Den temporära organisationen Cecilia Enberg Institutionen för Ekonomisk och Industriell Utveckling avdelningen för företagsekonomi Traditionell ekonomi traditionella krav traditionell arbetsordning Traditionell industriell ordning Ekonomisk ordning Fabriker Kapitalintensiv Enkla produkter låg servicegrad Massproduktion Produktionsstyrt Arbetsordning Långtgående specialisering Hierarkisk Regelstyrd (rutiner/procedurer) dvs. standardisering Ekstedt et al. (1999) Neo-industrial organising renewal by action and knowledge formation in a project-intensive economy 1

2 Byråkratin - den traditionella strukturen / arbetsordningen Långtgående arbetsuppdelning Varje uppgift omgärdas av regler och rutiner för dess genomförande (standardisering) Beslutshierarki separering av planering/verkställande och mentalt/kroppsligt Positiva effekter av byråkratier? Vad är byråkratierna mindre bra på? Ny ekonomi nya krav ny arbetsordning Neo-industriell ordning Ekonomisk ordning Industriell verksamhet Kunskaps- och serviceintensiv Sofistikerade och komplexa produkter och tjänster Kundstyrt Flexibla / temporära organisationer Arbetsordning Beslut fattas där kunskap finns Kunskapsstyrd kreativitet Handling Kunskapande Integrering? Ekstedt et al. (1999) Neo-industrial organising renewal by action and knowledge formation in a project-intensive economy 2

3 Projektet den nya strukturen / arbetsordningen Ett projekt kan definieras utifrån dess utmärkande egenskaper ett projekt är ett tillfälligt åtagande som utförs för att skapa en unik produkt eller service (PMI - Project management book of knowledge) Avgränsad tidsperiod Avgränsat mål tydligt med avseende på funktionalitet, kostnad osv. Förutbestämd resursinsats En jämförelse mellan byråkrati och projekt, mellan traditionellt och nytt Time Task Team Transition Temporär (projekt) Deadline Tydlig uppgift unik? Utvald, förtätad, tillfällig, ofta heterogena grupper Förändring, göra ett avtryck Permanent (byråkrati) Bortre gräns saknas evighet? Övergripande organisatoriskt mål Linjens rutiner och roller, homogena grupper Löpande operationer Ur Berggren, C. (2001) Om projekt, projektledningsläran och andra perspektiv ur C. Berggren och L. Lindkvist (red.) Projekt Organisation för målorientering och lärande, sid. 39 3

4 Från enskilda projekt till projektbaserade organisationer Clark & Wheelwright Projekt i relation till permanenta funktionsorganisationer den permanenta organisationen utgör det naturliga tillståndet Projektet som något avvikande något som skapar konflikter i förhållande till den permanenta organisationen Hobday respektive Lindkvist Projektet som det naturliga tillståndet Projektet utgör den enhet där koordination och integration av kritiska affärsfunktioner sker (definition på projektbaserad organisation) Projekt som en del av funktionsorganisationer Funktionsbaserat projekt Lättvikts PL (adm. roll) Tungvikts PL (reellt inflytande) Autonomt projekt Funktionsorg. PM finns kvar i funktionsorg. Funktionsorg. Representant på projektnivå Funktionsorg. Samlokalisering verkliga specialister Projektet är en egen organisation, med egna regler, rutiner, belöningssystem etc. - helhetssynen? + koordination? + koordination + koordination - koordination? + helhetssyn? + helhetssyn + helhetssyn - totalansvar? + totalansvar + totalansvar + totalansvar -projektet prioriteras ej (resurs etc.) + projektet har prioritet - konflikter med funktionsorg. - konflikter med ev. funktionsorg. 4

5 Från funktionsbaserade projekt till autonoma och från sekventiell utveckling till parallell Tid Bilden på fontänmodellen hämtad ur Lindkvist et al Vad var det nu de sa? Och hur menade de egentligen? Källa: Trott (1998) Innovation Management and New Product Development, sid

6 Den projektbaserade organisationen (PBO) Lättvikts PL Tungvikts PL Projektet utgör den enhet där koordination och integration av kritiska affärsfunktioner sker. Den primära organisatoriska enheten. Hobday (2000:877) NÄR ÄR DET LÄMPLIGT ATT ANVÄNDA SIG AV EN PROJEKTBASERAD ORGANISATION? EXEMPEL PÅ PROJEKTBASERADE ORGANISATIONER? 6

7 Den projektbaserade organisationen några övergripande karaktärsdrag Flexibilitet - kundanpassning / marknadsanpassning Interdisciplinär kunskapsintegration Snabbhet fontänmodellen, resurstilldelning och prioritet Projektets behov i fokus styrsystem och verktyg Det här låter förstås bra men kom ihåg att olika förutsättningar ställer olika krav på lösningar; den projektbaserade organisationen är inte alltid per automatik den bästa. Organisering i projektbaserade organisationer Självorganisering om man inte kan förlita sig på regler, rutiner andras beslutsfattande, tydliga roller, delade föreställningar osv vad kan man förlita sig på då? Projektmål (boundary objects, ex. trucken på BT) Transaktivt minne att veta vad andra vet men inte det som andra vet Interaktion och kommunikation för problemlösning och samordning (ex. problemlösningsmöte med närmast berörda på BT) Vad innebär detta för individen som jobbar i den projektbaserade organisationen? 7

8 Ledning i projektbaserade organisationer Projektportfolio relationen mellan projekt och mellan enskilda projekt och övergripande mål och strategier Projektuppföljning checklistor, stagegates och deadlines. Projektmål och ramverk för projektverksamheten ( rules-of-thegame) Marknadsstrategier Teknologiutveckling Ser ni några särskilda risker med avseende på ovanstående i förhållande till just projektbaserade organisationer? Finns det några risker med projektbaserade organisationer? Svagheter i förhållande till funktionsorganisationer Organisatoriskt lärande och säkerställande av långsiktig kompetensutveckling Ingen daglig kontakt med kollegor inom samma kompetensområde Mål- och handlingsfokus leder till dåligt med tid för reflektion Oklarheter kring vem som ansvarar för kompetensutveckling och kompetensförsörjning på lång sikt Risken att tappa kontroll över helheten Projektens behov styr vem har kontroll över helheten? PBO är bra på att koordinera inom projektet men dålig på att koordinera processer, resurser och förmågor mellan projekt och över projektgränser 8

9 REFLEKTIONER KRING PROJEKT MINSKAD SEPARERING? ÖKAD INTEGRERING? ÄR PROJEKT MOTSATSEN TILL BYRÅKRATI? ARBETSDELNING REGLER OCH RUTINER BESLUTSHIERARKI 9