Verksamhetsberättelse 2009 Universitetsförvaltningen

Transkript

1 Verksamhetsberättelse 2009 Universitetsförvaltningen

2

3 Innehållsförteckning Universitetsförvaltningen Rektors uppdrag... 3 Värderingar... 3 Vision... 3 Verksamhetsidé... 3 Verksamhetsåret 2009 Förvaltning i förvandling...4 Utvecklingsarbetet...4 Undersökta av studenter...4 Chefsgruppen i ständig utveckling... 5 Medarbetarenkäten... 5 Nya redovisningsmodellen... 5 Administratörer i process... 5 Cambro vållade bekymmer... 5 Ladok fick ISO-certifiering... 5 Förvaltningsdagen i september... 5 Många chefer har bytt jobb... 6 Ny jämställdhetshandläggare... 6 Umdac och Ladok blir ett... 7 Förvaltningens enheter Ekonomienheten... 9 Enheten för näringsliv och samhälle Informationsenheten...12 Internrevision...14 IT-enheten...15 Ladokenheten...16 Lokalförsörjningen inkl Teleservice...19 Personalenheten...21 Planeringsenheten...23 Studentcentrum...24 Umdac...27 Universitetsledningens kansli...29 Universitetsservice

4 2

5 Universitetsförvaltningen Universitetsförvaltningen har ett uppdrag som är fastställt av rektor. Uppdraget består av tre delar: initiera och utveckla, stödja och ge service samt förvalta och administrera. Rektors uppdrag Initiera och utveckla Universitetsförvaltningen initierar och stödjer förnyelse och långsiktig utveckling av utbildning, forskning, samverkan och universitetets stödprocesser. På styrelsens och ledningens uppdrag handlägger universitetsförvaltningen ärenden och bereder riktlinjer och uppdrag till fakulteter och institutioner. Stödja och ge service Universitetsförvaltningen tillhandahåller och underhåller infrastruktur i form av lokaler, informationsteknik samt administrativa system. Universitetsförvaltningen erbjuder service och expertstöd till anställda och studenter. Förvalta och administrera Universitetsförvaltningen ansvarar för att effektivt förvalta stödprocesserna. Universitetsförvaltningen ansvarar för att säkerställa att universitetet tar till vara sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter. Universitetsförvaltningen följer upp verksamhet och beslut. Värderingar Organisationen ska genomsyras av en gemensam syn, där alla medarbetare är lika viktiga och värdefulla. Förutom de tre värdeorden respekt, tillit och samhörighet har vi målmedvetenhet som innebär att vi månar om att nå våra mål genom ett stimulerande och ett effektivt arbetssätt. Vi säkerställer att våra personliga ambitioner harmonierar med verksamhetens mål på både kort och lång sikt. Ett annat ord är utvecklingsvilja som innebär att vi vill och vågar se möjligheter, att vi antar utmaningar både rörande den egna utvecklingen och rörande verksamhetens utveckling samt att vi skapar förutsättningar och tillåter både att vi lyckas och misslyckas. Vision Vi är efterfrågade, uppskattade och en förebild för andra genom att vi arbetar professionellt och effektivt känner stolthet, lust och glädje har en levande dialog med våra uppdragsgivare Verksamhetsidé Vi skapar de bästa förutsättningarna för universitetets utbildning, forskning och samverkan med omvärlden. Med helhetssyn och nytänkande initierar och stödjer vi verksamheten, samt utvecklar och förvaltar universitetets resurser på ett effektivt sätt. Vi arbetar i nära samverkan med studenter, personal och beslutsfattare. 3

6 Verksamhetsåret 2009 Förvaltning i förvandling Förvaltningschef Siv Olofsson har en dröm att 2014: har universitetsförvaltningen utvecklats till en framgångsrik modern förvaltning som svarar mot kundernas efterfrågan. för vi en nära dialog med våra kunder och har en samsyn om vart vi är på väg. Tillsammans driver vi ständiga förbättringar. har alla vi på förvaltningen en bred kompetens och en stark känsla för kunden. är alla delaktiga i utvecklingsarbetet. Helhetssyn genomsyrar förvaltningen. arbetar vi smart och kommunicerar tydliga resultat mellan varandra och till våra kunder. Ambitionen är att universitetsförvaltningen utifrån allas kvalitetsarbete ska erhålla utmärkelsen Svensk Kvalitet år 2014, ett arbete som inleddes hösten 2008 och fått namnet 2014 Förvaltning i förvandling. Det är en stor utmaning och innebär ett omfattande och långsiktigt utvecklingsarbete för att leva upp till de hårda krav som ställs för denna kvalitetsstämpel. Utvecklingsarbetet Utvecklingsarbetet startade i augusti 2008 när Siv Olofsson blev ny förvaltningschef. Hösten 2008 utvecklades bl.a. formerna för chefsmötena och de fyra pelarna personal, marknad, ekonomi och infrastruktur infördes. Siv skapade det virtuella huset som presenterar förvaltningens uppdrag, vision, verksamhet och utvecklingsarbete. I oktober bjöds alla medarbetare på förvaltningen in till den första förvaltningsdagen, då vi kom fram till 7 utvecklingsområden: Skapa helhetssyn Utveckla samarbetet över gränserna Förbättra samordningen Kompetensutveckling Tydliggöra uppdrag och roller Skapa mervärde för verksamheten Utveckla kultur och värdegrund. I januari 2009 var det dags att gå vidare med de fyra pelarna till de så kallade fyra rummen. Varje chef valde vilket rum de önskade arbeta i. Marknadsrummet: Sören Berglund, Ingrid Fängmark, Chatarina Larson, Gunilla Lindholm Lindqvist och Ulla Nordlinder Personalrummet: Lena Bohlin och Birgitta Nyström Infrastrukturrummet: Torgny Jonsson, Johnny Karlsson, Hans Wallberg, och Torbjörn Wiberg Ekonomirummet: Eva Blomqvist, Per Ragnarsson och Peder Tjäderborn I varje rum har deltagarna hanterat en mängd olika frågor och tagit fram förslag till förbättringar. I personalrummet har man bland annat tagit fram ett förslag till chefskontrakt. Ekonomirummet har arbetat med en ny budgetprocess för förvaltningen och Marknadsrummet har kartlagt vilka uppdrag/uppgifter som förvaltningen ger institutionerna under ett år. I oktober tillsattes utvecklingsledare, Ulla Nordlinder på heltid och Johan Bergström på halvtid. Utvecklingsledarna har ett samordningsansvar för rummen. Ulla är sammankallande för marknad och personal och Johan för ekonomi och infrastruktur. Undersökta av studenter I slutet av 2008 blev förvaltningen kontaktad av de programansvariga för det internationella masterprogrammet Master s Program in Management: People, Projects and Processes vid Handelshögskolan. De erbjöd oss att låta deras studenter undersöka och skriva om strategisk planering inom universitetsförvaltningen och självklart nappade vi på erbjudandet. Tre grupper med studenter från hela världen träffade olika konstellationer av representanter för förvaltningens enheter under tre olika hearingar som skulle ge underlag till deras arbete, en bra träning i engelska för de som deltog. Slutpresentationen gjordes i slutet av januari. Alla grupper hade lagt 4

7 ner ett omfattande arbete och verkade tycka att vår verksamhet var spännande och intressant. Det var sporrande och gav en hel del kickar. Presentationerna var inspirerade och givande. En grupp med tre unga kvinnor vars metaforer och språkbruk tilltalade juryn, valdes som bästa arbete. Uppsatsens titel var The Mountain Strategy. Chefsgruppen i ständig utveckling Chefsgruppen arbetar och möts regelbundet i chefsmöten och chefsdagar med ständig fokus på utveckling, allt ifrån utveckling av formen för chefsmötena, till hur vi kan få en bättre dialog med kärnverksamheten. Siv har besökt alla förvaltningsenheter för att berätta om tankar och framtidsvisioner och visat Huset, där förvaltningens styrdokument och verksamhet sammanfattas. Även våra kunder har fått besök. Siv har mött samtliga fakultetskanslier med dess personal och Sören Berglund nästan alla institutioner för att diskutera universitetets IT-verksamhet. Sörens besök gav ett stort och innehållsrikt underlag till IT-strategiarbetet som pågått under hela året. IT-strategin fastställdes av styrelsen i november. Medarbetarenkäten Resultatet från medarbetarenkäten som gjordes hösten 2008 har analyserats och diskuterats ur olika perspektiv. Alla enhetschefer har fått en personlig genomgång av förvaltningens resultat men också av enhetens specifika resultat. De frågor som förvaltningen behövde jobba vidare med var organisation, inflytande och arbetsbelastning. Ekonomirummet jobbade fram ett förslag till modell för strategisk planering samt en ny budgetprocess för förvaltningen. Vi tog också fram en strategisk plan för att öka/minska myndighetskapitalet. Målet är att vi ska ha 5 procent i balanserat kapital. Ett exempel på att vi minskar stuprörstänkandet är att vi skapat en övertalighetsfond till vilken alla enheterna bidrar för att gemensamt bekosta rehabiliterings- och omstruktureringskostnader som uppstår p.g.a. långtidssjukskrivningar. Enhetscheferna fick också för första gången vara med och tycka till om förvaltningens budget och dess prioriteringar. Resultaträkning Förvaltningen totalt, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda, 15 okt varav män/kvinnor 249/ /327 Antal helårsarbetare Medelålder 46,2 år Sjukfrånvaro, % 3,1 Nya redovisningsmodellen Den nya redovisningsmodellen har inneburit mycket arbete för såväl de som jobbat fram dem, som alla enheter som jobbat med att anpassa sig till nya förutsättningar. Inom köp-och-säljenheterna har många oroat sig för vilka konsekvenser prishöjningar får för deras verksamhet. Marknadsrummet började under våren att vidareutveckla en idé om bättre samordning av alla uppdrag/förfrågningar som går ut från förvaltningen till kärnverksamheten. Arbetet började med att vi kartlade vilka uppdrag alla enheter ger till institutionerna under året. Detta sammanställdes i en matris som gav en bra överblick. Idén väcktes om att göra en planeringskalender på webben, som kan ge kärnverksamheten bilden över vad de förväntas göra under hela året, direktiv, tidsgränser, kontaktpersoner o.s.v. Vår ambition är att ytterligare utveckla samordningen inom förvaltningen. Under året har flera servicecenter invigts runt om på campus, i Samhällsvetarhuset, Universum och i KBC. Genom våra Servicecenter ger vi anställda, studenter och besökare en högre servicenivå. Till servicecenter Universum har också kontorsbutiken och profilshopen flyttat sin butiksverksamhet. Administratörer i process Vad kännetecknar en framgångsrik administration? Denna fråga bad universitetets administratörer Siv om hjälp att processa. Siv ledde tillsammans med Lena Bohlin och Ulla Nordlinder ett 70-tal administratörer som arbetade med temat. Inte bara administratörerna hör av sig till Siv utan många andra förfrågningar kommer om allt från föreläsningar till konsultarbeten. Några exempel är Domstolsverket med samtliga domstolschefer i Sverige, socialtjänsten i Umeå, institutionen för klinisk vetenskap och pediatrik samt NUAS informatörskonferens i Reykjavik. Cambro vållade bekymmer Lärplattformen Cambro har under året gett oss bekymmer och en grupp har tillsatts för att lösa problemen så snabbt som möjligt. Det nya lönebildningssystemet har inneburit mycket jobb, men vi nådde ändå inte ända fram så att resultatet kunde användas i arbetet med lönerevisionen under hösten. Många har också haft synpunkter på det nya reseräkningssystemet och löneadministrationen har jobbat hårt för att åtgärda de största problemen. Ladok fick ISO-certifiering Vi gladdes åt Ladokenhetens ISO9001-certifiertifiering samt åt att Umeå universitet teleservice kom på delad andra plats när SM i telefoni och kundservice avgjordes på Berns Salonger i Stockholm! Telefonisten Fredrik Andrén tilldelades dessutom utmärkelsen Mr First Impression. Förvaltningsdagen i september På förvaltningsdagen som genomfördes i september diskuterades de sju olika ut 5

8 vecklingsområden som tidigare tagits fram av förvaltningens medarbetare i arbetet hur når vi vår vision. Dagen gav bra idéer till hur vi kan gå vidare med förvaltningens utveckling. Vill du veta mer, läs minnesanteckningarna på < dokumentarkiv/>. Det blev en lång bruttolista med förslag till aktiviteter och åtgärder som resulterade i ett förslag till fyra trappsteg med fyra mål med tre olika strategier för varje mål och förslag till aktiviteter. Vi publicerade en ny förvaltningswebb i november. Vi har också utvecklat en chefskanal i Cambro med gemensamma dokument, nyheter m.m. En ny modell för vp-arbetet togs fram med en mall för enheternas verksamhetsplaner. De fyra rummen fick nya uppdrag inför Marknadsrummet ska bl.a. arbeta med hur vi kan få nöjda kunder, hur vi kan utveckla förvaltningens tjänster och produkter samt vår kommunikation med kunderna. Personalrummet ska bl.a. arbeta med hur vi kan utveckla kundorienterade medarbetare. Infrastrukturrummet ska bl.a. arbeta med förvaltningens processer, men också vår infrastruktur som lokaler, ITfrågor, gemensamma funktioner. Ekonomirummet ska bl.a. arbeta med hur vi kan ta fram och presentera tydliga resultat. Många chefer har bytt jobb Under året har det varit hela havet stormar bland förvaltningens chefer. Åsa Rudehäll tillträdde i april jobbet som kampanjchef med uppdraget att leda universitetets fundraisingkampanj och Chatarina Larsson blev därmed ordinarie chef för universitetsledningens kansli. IT-chef Torbjörn Wiberg blev senior advisor och när Sören Berglund på Ladokenheten gick in som t.f. IT-chef klev Ali Foroutan-Rad in som chef på Ladokenheten. Torgny Jonsson, chef för lokalförsörjningsenheten, gick i deltidspension och Johanna Damber blev t.f. chef för lokalförsörjningsenheten. Personalchef Johnny Karlsson gick i pension och två rekryteringsomgångar gjordes utan att någon lämplig efterträdare kunde hittas. Rekryteringen av personalchef påbörjades igen under hösten. Siv har stått som enhetsansvarig med Ingrid Undén Lindehell som t.f. biträdande chef. Informationschef Ulla Nordlinder fick uppdraget som utvecklingsledare för förvaltningen och Bobo Spetz gick in som t.f. i väntan på ny kommunikationschef. Ny jämställdhetshandläggare I februari fick förvaltningen en ny jämställdhetshandläggare Jeanette Lundberg. Jeanette har under 2009 träffat alla enhetschefer, för att ta reda på hur jämställdheten ser ut på enheterna, samt vilka förväntningar och önskemål som finns kring jämställdhetsarbete. Arbetet med att ta fram särskilda nyckeltal för årliga mätningar påbörjades därför under Under året har förvaltningens organisation anpassats till nya förutsättningar. Genomförande i fyra trappor År 1, 2010 Mål Strategi Exempel på aktiviteter Former för mätning Nöjda kunder Vi ska utveckla Utveckla former för dialog med våra kunder Kundundersökning ett kundorienterat Genomföra dialoger med våra kunder och inventera arbetssätt inom deras behov förvaltningen Trappa Kundorientering Trappa Medarbetarutveckling Trappa Processutveckling Trappa Resultatutveckling Kundorienterade medarbetare Tydliga processer Tydliga resultat Vi ska utveckla en kundorienterad helhetssyn inom förvaltningen Vi ska utveckla och marknadsföra ett tydligt tjänsteoch produktutbud Vi ska utveckla och kommunicera tydliga resultat. Utveckla former för kundundersökningar Genomföra kundundersökning Utveckla former för hantering av kundernas synpunkter Fördjupa arbetet med gemensam verksamhetsutveckling och värdegrund Förvaltningsintern information Utveckla former för introduktion av nyanställda och nya chefer på förvaltningen Gemensam kompetensutveckling inom förvaltningen Identifiera, kartlägga och utveckla förvaltningens processer Ta fram former för hur vi mäter våra processer Utveckla former för att arbeta med ständiga förbättringar Tydliggöra uppdrag och roller Benchmarking Marknadsföring Utveckla förvaltningens organisation Sätta tydliga och mätbara mål Bestämma nyckeltal och former för mätningar Skapa kunskap om våra resultat Härleda resultatet till vårt arbete med ständiga förbättringar Återkoppla resultatet av vårt arbete till våra kunder Använda resultatet i vp-arbetet Medarbetarenkäten Fastställs senare Bokslut Kundundersökning Medarbetarenkäten Jämförelser med konkurrenter och and ra myndigheter och organisationer 6

9 Televäxeln fördes i somras över från lokalförsörjningsenheten till universitetsservice, utom teknikdelen av växeln som gick till IT-enheten. Universitetsledningens kansli har blivit det nya hemmet för flera verksamheter: EU-funktionen med större fokus på forskningsservice fördes över från ENS och fick den nya benämningen Grant s Office och upphandlingsfrågorna fördes över från universitetsservice. Akademisek reteraren fördes över till planeringsenheten. Omstruktureringen av IT-verksamheten har pågått under hela året och styrelsen beslutade i november om en ny organisation av en beställar- och en utförarenhet. IT-enheten blir beställare och ansvarar bland annat för: Umeå universitets IT-strategi Dialog med ledningen och verksamheten Omvärldsbevakning Samtliga gemensamma IT-system (inkluderar samordning, beställning, förvaltning och avtal) Umdac och Ladok blir ett Enheterna Umdac och Ladokenheten kommer att slås samman till en stor utförarenhet vilken kommer att tillhandahålla tjänster som: Systemutveckling, systemförvaltning, drift, support, programförmedling, IT-säkerhetsarbete, IT-upphandling. Förberedelsen för sammanslagningen av Umdac och Ladok har pågått under hela hösten. Universitetsförvaltningens personal i siffror Antal anst. Antal män Antal kvinnor Andel kvin. % Antal anst. Antal män Antal kvinnor Andel kvin. % Ekonomienheten % % ENS % % Informationsenheten % % Internrevision % % IT-enheten % % Ladok-enheten % % Lokalförsörjningen % % Telefonväxeln % % Personalenheten % % Planeringsenheten % % Studentcentrum % % Universitetsledningens kansli % % Universitetsservice % % Umdac % % Totalt % % Den 10 oktober 2009 hade förvaltningen 562 anställda, en minskning med 15 personer jämfört med Sjukfrånvaro 2009 Total sjukfrånvaro Långtids - sjukfrånvaro Sjukfrånvaro män Sjukfrånvaro kvinnor Ekonomienheten 7,9 54,6 2,1 8,9 ENS 2,5 21,8 0,3 3,3 Informationsenheten 7,4 78,6 13,1 4,3 Internrevision 0,2 0 0,4 0 IT-enheten 0, ,6 Ladok 2,0 11,5 1,4 3,3 Lokalförsörjningen 1,9 0 1,0 2,6 Telefonväxeln 3,5 0 3,2 3,7 Personalenheten 3,4 64,4 0,4 4,8 Planeringsenheten 2,6 92,8 3,4 0,2 Studentcentrum 3,1 48,2 0,9 3,8 Universitetsledningens kansli 1,0 0 0,1 1,7 Universitetsservice 3,8 58,7 2,8 4,4 Umdac 3,2 49,6 1,2 8,6 Definitioner: Total sjukfrånvaro = (Antal sjukfrånvarotimmar/antalet arbetade timmar) x 100 Långtidssjukfrånvaro = (Sjukfrånvaro i minst 60 dgr (timmar)/total sjukfrånvaro) x 100 Sjukfrånvaro kv = (Total sjukfrånvaro kv/antalet arbetade timmar kv) x 100 Sjukfrånvaro m = (Total sjukfrånvaro m/antalet arbetade timmer m) x 100 Siv Olofsson 7

10 Gemensamma resurser för universitetsförvaltningen Under 2009 har Birgitta Nyström varit ekonomiansvarig för förvaltningen. Ulla Tallander har arbetat som förvaltningens ekonom. Gunilla Lindkvist Lindholm har arbetat 50 procent som förvaltningens personalsekreterare. Jeanette Lundberg har arbetat med jämställdhetsfrågor för förvaltningen på 25 procent av sin tid. Frida Fjellström har 25 procent som informatör för förvaltningen. Under hösten tillkom två utvecklingsledare, Ulla Nordlinder på 100 procent och Johan Bergström 50 procent. Åsa Rudehäll tillträdde 1 april jobbet som kampanjchef med uppdrag att planera och leda en fundraisingkampanj under fyra år. Syftet med kampanjen är att vidareutveckla universitetets samarbete med bland annat näringslivet och att bredda basen för universitetets externa forskningsfinansiering. Gemensamma resurser för universitetsförvaltningen Birgitta Nyström Ulla Tallander Gunilla Lindkvist Lindholm Jeanette Lundberg Frida Fjellström Ulla Nordlinder Johan Bergström Fundraisingkampanjen Åsa Rudehäll 8

11 Ekonomienheten Ekonomienheten ansvarar för universitetets gemensamma ekonomiadministration, universitetets ekonomisystem och dess långsiktiga utveckling, ekonomiadministrativ service till alla nivåer inom universitetet samt utveckling inom det ekonomiadministrativa området. Efterfrågad kompetens Ekonomienhetens medarbetare har varit mycket efterfrågade som ekonomiexperter under året och kunderna har varit nöjda med det jobb som gjorts. Enheten har fått ytterligare konsultuppdrag för bland annat EU-projekt. En nackdel har varit att projektens omfattning och komplexitet medfört svårigheter att i tid genomföra andra planerade aktiviteter, berättar enhetschef Birgitta Nyström. Bra arbetsklimat En EU-ekonom har rekryterats till enheten. Förutom det har en person tillfälligt anställts, så att den ordinarie personalen kunde arbeta med kvalitetshöjande åtgärder som främst rör hantering av elektroniska fakturor. En profilanalys har gjorts på alla medarbetare samt på personer som varit aktuella vid rekrytering. Svårigheter har varit sjukskrivningar, helt och delvis, som successivt förlängts och försvårat planering, samt lokalbrist som komplicerat planerad kompetensväxling och projektanställningar. Medarbetarna är nöjda med sitt arbete och uppmuntras av kundernas beröm. De uttrycker att man får ett gott stöd av arbetskamrater och att vi har ett bra arbetsklimat, berättar Birgitta. Budget och prognos Ekonomienheten har arbetat med den nya redovisningsmodellen under året, de Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda varav män/kvinnor 5/15 5/13 Sjukfrånvaro, % 7,9 3,4 har medverkat i projektet och bland annat tagit fram kalkylmallar och rapporter. De har också infört det nya systemet Budget och Prognos, som ersatt budgetmallen och som är ett verktyg där budgetansvariga lägger in och följer upp budget. En ny Raindance-server för ekonomisystemet med större kapacitet och nya utvecklingsmöjligheter installerades. Tyvärr blev serverbytet kraftigt försenat, vilket bland annat medförde en försening av Budget och Prognos. Men när vi väl kunde komma igång med arbetet så skedde införandet av budgetverktyget på hela universitetet på mycket kort tid, berättar Birgitta. Ständiga förbättringar Enheten har effektiviserat inbetalningar vilket bland annat betyder att kundfakturan som betalas in till det ordinarie betalningsflödet automatiskt prickas av mot den preliminära fakturan. En annan nyhet är att utländska fakturor nu scannas in i Strömsund och läggs in i fakturaportalen. Vi har även arbetat med en förstudie inför en ny kontraktsreskontra, berättar Birgitta. Stabil ekonomi Ekonomin är stabil. Mer uppdrag och sjukskrivningar har medfört nedprioriteringar av planerade projekt och därmed gett ett ökat överskott. Enhetschef Birgitta Nyström och medarbetare Birgitta Nyström Christina Adolfsson Göran Bergmark Annelie Enström Annica Eriksson Carina Forsberg Ulf Hansson Paul Johansson Zaida Karlsson Elvy Lindgren Pia Lundin Peter Nordin Marie Nässén Marica Sjöman Ulla Tallander Katrine Wikström Mikael Åhed Inger Lundström Saknas på bild: Anna Nordström, Camilla Gulliksson 9

12 Enheten för näringsliv och samhälle ENS är Umeå universitets centrala funktion för samverkan med näringsliv och samhälle. De förmedlar utvecklingsprojekt, forskningssamarbeten, uppdragsutbildningar, medverkar vid framtagande av nya utbildningssatsningar samt arbetar för att skapa kontakter mellan studenter och arbetsliv. Förutom på campus finns de även i Kiruna, Lycksele, Skellefteå och Örnsköldsvik. Vidareutveckling av regionala nätverk ENS har arbetat vidare på en långsiktigt hållbar struktur för att på ett resurseffektivt sätt kunna förmedla kontakter och verka för samarbeten mellan universiteten och regionens näringsliv. Istället för att representanter från universitetet reser regionen runt och inventerar företagens behov av exempelvis framtida utbildningar och eventuella examensjobb, har ENS etablerat kontakter med ett stort antal kommuner och kommunala lärcentra, berättar enhetschef Ingrid Fängmark. Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda varav män/kvinnor 8/22 9/29 Sjukfrånvaro 2,5 1,9 Kompetensportfölj Arbetet med kompetensportföljen har utökats och har under året omfattat elva program. Målet är att examinera studenter som är medvetna om sin egen kompetens och har goda kontakter inom arbetslivet redan på examensdagen. Karriärplanering har även etablerats i forskarutbildningen inom ramen för företagsforskarskolan. Ett annat lyckat projekt är att vi har anställt studentambassadörer som är ute och pratar om våra tjänster kring CVgranskning, karriärplanering och examensjobb för studenter. Därigenom har vi ökat kännedomen om våra tjänster samt ökat antalet exjobb som förverkligas, berättar Ingrid. Virtuellt EU Project Office Enheten har också etablerat ett virtuellt EU Project Office med stöd från strukturfonderna mål 2, för att kunna ge bättre stöd till forskare vid ansökningar till EU och större nationella satsningar. Kompetenslyft vid campus Skellefteå Inom ramen för Kompetenslyftet har ENS i samråd med Teknikföretagen i Skellefteå identifierat behov av utbildning inom produktionsteknik med inriktning produktionsekonomi. En 7,5 p kurs startade i januari Totalt deltog tjugotre per ENS Umeå Enhetschef Ingrid Fängmark och medarbetare Ingrid Fängmark Boel Elmroth Mats Falck Anna Galin Eva Isander Karl Jäghagen Erika Lind Barbro Lindström Susanne Mikaelsson Kerstin Reinholdsson Anthony Scully Cecilia Stigedahl Victoria Sörensson Benkt Wiklund Lars Wikman Malin Vikström Saknas på bild: Bengt Enqvist ENS Kiruna Saknas på bild: Susanna Lörstrand Unga 10

13 soner från företag i Skellefteå och Umeå, som behövde kompetensutvecklas inom produktionsteknik för nya arbetsuppgifter eller för att få en fastare grund för det man redan arbetar med. ENS och Nyckelaktörsprogrammet DARE har också bidragit till etableringen av Infotech Umeå, som ska öka intresset för avknoppningar från, investeringar i och nyetableringar av IT-verksamhet i regionen, berättar Ingrid. Enhetens kompetensutvecklingssatsning Nu utgör Individuell utvecklingsplan en del av dokumentationen från utvecklingssamtalen. 72 procent av medarbetarna har deltagit i en projektledarutbildning och samtlig personal har deltagit i ENS utvecklingsdagar som har haft följande innehåll: Möte med universitetsledningen för tydliggörande av ledningens syn på samverkansuppgiften och ENS roll. Utbildning i ekonomi och marknadsföring. EU-dag med EU-funktionen. Ledningssystem i form av balanserade styrkort Rutiner för uppföljning har utformats. Vid avrapportering sker även en kort utvärdering och utvecklingsdiskussion. Resultatmål 2 och 3, utvärdering av mätetal och styrkortsmodell samt förslag till förbättring av mätetal i styrkort ska in i VP för 2010 med särskilda resurser. Årets arbete finns dokumenterat i form av slutrapport för respektive styrkort. ENS Lycksele ENS Skellefteå Anna Norberg Saknas på bild: Caroline Hopstadius Eva Lundström Anna Dahlberg Ewa Gustafsson Marita Lundmark Liselotte Lundqvist Jörgen Markgren Saknas på bild: Anders Norberg ENS Örnsköldsvik Anette Eikelboom Camilla Fahlander Lena Johansson Magnus Lundmark Anna Mannelqvist Margareta Östlund Visén 11

14 Informationsenheten Informationsenheten ansvarar för att utveckla universitetsgemensamma mål och strategier för information, profilering och marknadsföring, att informera om universitetets verksamhet samt att tillhandahålla och utveckla universitetets infrastruktur för information. Informationsenheten genomför också universitetsgemensamma kommunikations- och marknadsföringsaktiviteter som bidrar till att stärka varumärket Umeå universitet. Nya webbplatsen Lanseringen av den nya publika webben ut på enhetsnivå fungerade mycket bra och webbprojektet kunde avslutas enligt plan vid årets slut. Även lanseringen av Anställdawebben, som varit ett stort samarbetsprojekt över enhetsgränserna inom förvaltningen, blev lyckad. Det aktiva redaktörskapet för nya webben skapar ett dynamiskt och intressant innehåll. Men det innebär också att mer tid går åt till att göra webbinnehåll och att utveckla webbstrukturen. Det är svårt att få alla att arbeta likartat med Anställdawebben, vilket framöver kommer att innebära kontinuerlig uppföljning och avstämning, som i sin tur också kräver tid och resurser, berättar biträdande informationschef Ulrika Bergfors Kriström. Framgångsrik kommunikation Marknadsföringskampanjerna har varit framgångsrika, både nationellt och internationellt. Mediearbetet har även det varit lyckat, vilket ett bra resultat i PR-barometern bevisar. IVA-aktuellts undersökning Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda varav män/kvinnor 10/17 8/20 Sjukfrånvaro 7,4 4,8 visar att Umeå universitet är bäst av alla lärosäten på att kommunicera sin forskning på webben. Vi har utvecklat utbildningskatalog och kurskatalog samtidigt som vi minskat sidantalet. En svårighet vi mött under året är att det finns oklara beslutsvägar inom utbildningssidan, det är oklart vem som bestämmer över frågor där både förvaltning och fakulteter är inblandade, säger Ulrika. Publikrekord på flera håll Både Kultur på campus, med besökare och Valborg på campus, med ca besökare, har satt publikrekord under Tf. enhetschef Bobo Spetz och medarbetare Bobo Spetz Ulrika Bergfors Kriström Jessica Bergström Ann-Katrin Björner Carina Dahlberg Jonas Ericson Ejvår Falck Christina Granström Saha Maria Hammarström Anja Hansen Anna Holmström Gunvor Larsson Maud Lie Kristina Lindmark Stefan Lybeck Tord Mattsson David Meyers John Molander Anna Nabb Ulrika Nordlander Michael Nordvall Tomas Pleje Kristina Sehlin Macneil Marika Wahlberg Saknas på bild: Anna Kronvall Nils Seye Larsen Ulla Nordlinder Enhetschef t.o.m

15 Informationsenheten har bland annat samordnat två lyckade besök vid Umeå universitet under året, dels besök av den finske ambassadören, dels EU-ministermötet och den middag som arrangerades på Restaurang Universum. En förändring som vi är nöjda med vad gäller interna och externa relationer är att Umdac övertog produkt- och licensgivaransvaret för alumndatabasen, vilket gör att vi kan lägga mer fokus på det interna och profilerande arbetet med alumnfrågor, säger Ulrika. Infrastruktur Vad gäller infrastruktur är enheten mest nöjd med lanseringen av nya utbildningskatalogen på webben, samt arbetet som ledde fram till att Umdac tog över produktansvaret för Alumndatabasen. Svårigheter har varit oklarheter kring ansvar, roller och finansiering för systemförvaltning av Infoglue och webbutveckling mellan ITenheten, Umdac och informationsenheten. En annan svårighet har varit att det inte finns en klar struktur över hur utbildningskatalogen på webben kommer in i Infoglues förvaltning. Detta kan medföra att Infoglue-komponenterna för katalogen inte kommer in bra i den övriga webben. Dessutom har buggar i utbildningskatalogen medfört att vi varit tvungen prioritera om resurser, berättar Ulrika. Ekonomin Det ekonomiska resultatet för 2009 var positivt. Förändringar har varit införandet av den nya redovisningsmodellen samt uppföljning av månads- och kvartalsrapporter. Ledningens ambitioner överensstämmer inte med budget för vissa aktiviteter. Vi har inte mandat att själva påverka budgeten för vissa aktiviteter, till exempel för ceremonier och större arrangemang. Slutligen kan jag bara säga att trots sjukskrivningar och andra vakanser lyckades vi genomföra de flesta av våra planerade aktiviteter med ett mycket gott resultat, säger Ulrika. 13

16 Internrevisionen Internrevisionen är en intern resurs som hjälper universitetets ledning, fakulteter, institutioner och centrumbildningar att bedriva en säker och effektiv verksamhet. Enheten bidrar genom granskningar samt stödjande och rådgivande verksamhet till en förbättrad styrning, ledning, uppföljning och kontroll av verksamheterna. Granskningar Under året har enheten gjort några stora granskningar som de sammanställt i granskningspromemorior. De har bland annat granskat den decentraliserade utbildningen samt den nuvarande IT-organisationen. Vi har även tittat på doktorandernas arbetssituation, universitetets informationsarbete, samt lokalutnyttjandet, berättar enhetschef Eva Blomquist. Internrevisionen gör också alltid löpande internkontroll, vilket innebär att de till exempel granskar att man attesterar fakturor rätt, ger rätt momsavlyft samt att reseräkningarna är korrekta. Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda 2 2 varav män/kvinnor 1/1 1/1 Sjukfrånvaro 0,2 0,1 Samverkan Andra aktiviteter har varit löpande samråd med riksrevisionen och ekonomistyrningsverket. Riksrevisionen har under året stickprovsmässigt granskat akter och rapporter inom internrevisionen, utan några egentliga påpekanden. Löpande samråd sker även med ekonomienheten och planeringsenheten och regelbunden dialog sker med universitetets ledning, berättar Eva. Nätverksträff på UmU Kunskapsinhämtning och kompetensutveckling har skett genom deltagande i nätverkträffar, seminarier, kurser och konferenser, berättar Eva. I augusti arrangerade internrevisionen en konferens för nätverket för internrevisorer inom universitet och högskolor i Norden för ett tjugofemtal deltagare. Rektor, förvaltningschef samt universitetsjurist var några av talarna vid konferensen som i huvudsak var förlagd till campus. Ekonomin Vi har gått med underskott då budgeten inte motsvarar verkligheten. Den har varit underbalanserad flera år avseende personalkostnader. Men vi är nöjda med anslaget till kompetensutveckling, berättar Eva. Enhetschef Eva Blomquist och medarbetare Eva Blomquist Kjell Moberg 14

17 IT-enheten IT-enheten vid Umeå universitet svarar för universitetets gemensamma IT-infrastruktur, utveckling och genomförande av universitetets ITstrategi, utveckling och samordning av IT-användningen vid universitetet, gemensamma IT-tjänster och IT-plattformar, samordning av gemensamma IT-system, samt för IT-säkerheten. Ny chef IT-enheten har fått två nya medarbetare under året. Mattias Wallmark har tillträtt som IT-samordnare och Sören Berglund från Ladokenheten är enhetens nya chef. Han berättar att fokus för honom varit att sätta sig in i frågor kring ekonomi, avtal och upphandling. Jag har även haft möjligheten att besöka många institutioner. Svårigheten har varit att prioritera bland allt viktigt som ska och bör göras, samt att hinna med omvärldsbevakningen, säger han. Efterfrågad resurs Sören berättar att de möter stor nyfikenhet och förväntan på IT och att enhetens medarbetare varit en efterfrågad resurs för stöd och kvalitetssäkring i verksamhetsutvecklingsprojekt. IT-enheten har en liten men stabil och kompetent personalstab. Men vi behöver mer resurser, gärna i samarbete med andra enheter vid universitetet, säger Sören. IT-utredningen Vi är mycket nöjda med att universitetsstyrelsen stod bakom IT-utredningen i juni och den IT-strategi och handlingsprogram som gjordes under hösten. Det innebär en ny IT-organisation, med en tydligare utförare då Ladokenheten och Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda 6 5 varav män/kvinnor 4/2 3/2 Sjukfrånvaro 0,2 0 Umdac ska gå samman. IT-enheten blir en starkare beställare med ökade möjligheter, berättar Sören. Infrastruktur De är nöjda med att de senaste årens satsningar nu gett en basplattform att verka från och att standardiseringsarbetet, till exempel UmU-dator, kommit igång. Webb-projektet och Cambro-projektet avslutades under året. Cambro-projektet kunde dock inte leverera version 2.6 under året, berättar Sören. Ekonomin Glädjande är att den negativa kostnadsutvecklingen hejdats och att det finns nya leveransavtal med utförarenheten. Att hem-pc-kontot avvecklades var positivt eftersom det har genererat minussiffror. Det har varit svårt att få den nedåtgående riktningen i ekonomin att plana ut och att förstå konsekvenserna av den nya ekonomimodellen, säger Sören. Tf. enhetschef Sören Berglund och medarbetare Sören Berglund Åsa Nordström Saknas på bild: Torbjörn Wiberg, Enhetschef t.o.m Roland Hedberg Mattias Wallmark Karoline Westerlund 15

18 Ladokenheten Ladokenheten är en utvecklingsenhet inom IT. Kärnverksamheten är utveckling av system för studieadministration. Enheten arbetar både med utveckling av nya system och förvaltning och gör allt ifrån utredning, krav och analys till design, konstruktion och test. Att estimera kostnader, planera, leda och styra projekt inom tids- och budgetramar är ett viktigt affärs- och kompetensområde för enheten. Har certifierats En stor händelse var att enheten under juli 2009 erhöll sitt certifikat för processbaserat ledningssystem för kvalitet enligt ISO 9001:2008. Detta efter ett par års målmedvetet arbete med kartläggning, identifiering och beskrivning av verksamhetens processer, samt arbete med organisation och förtydligande av roller och ansvar. Syftet har varit att skapa en verksamhet med ännu större ordning och reda, där avvikelser och kundsynpunkter identifieras, analyseras, hanteras och följs upp på ett strukturerat sätt. Standarden är ett ramverk som har hjälpt oss i arbetet att skapa en tydlig struktur för kvalitetsutveckling och revisionerna är både en piska och morot. Det gäller att vid varje revision visa på att vi ständigt har fokus på kvalitet och förbättringsarbete, för att behålla certifikatet, säger enhetschef Ali Foroutan-Rad. Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda varav män/kvinnor 55/25 52/27 Sjukfrånvaro 2 4,5 Fortsatt successiv tillväxt Uppdragsvolymen har ökat under året, både för de nationella förvaltningsuppdragen och universitetsinternt. Även kundkretsen har utvidgats, både internt och externt. Enheten hade större efterfrågan på sina tjänster än vad de kunde åta sig. Vi försöker hjälpa till på alla sätt vi kan, men det är viktigt också att kunna hålla vad vi lovar och fullfölja det vi åtar oss. Att genomföra uppdragen på bästa möjliga sätt och till prisvärd kvalitet har varit och är vår ledstjärna. Att vara lika bra som eller något bättre än sina konkurrenter räcker inte långt. Det kräver sitt att vara en nationell utvecklingsenhet med internationell respekt med vårt geografiska läge, säger Ali och sammanfattar årets prestationer med: Våra kunder är överlag mycket nöjda med att samarbeta med oss. Problem med Enhetschef Ali Foroutan-Rad och medarbetare Ali Foroutan-Rad Olof Appelblad Christoffer Aronsson Mikaela Asplund Britt Berglund Mikael Berglund Johan Bergström Anders Bergström Jan Bidner Sabine Brännström Johan Bucht Thomas Dahlberg Martin Edlund Staffan Ekstedt Jonas Eriksson Johan Forsman Johan Forssell Håkan Fransson Torgny Fridlund Fredrik Granström Johan Grip Andreas Hansen Lars Hansson Anders Hed Fredrik Hedlund Lena Hedman Rahm Sven Hedqvist 16

19 leveranskvalitet och att hålla ihop leveransen i ett av våra stora förvaltningsuppdrag, är ett större moln på den annars klarblåa himlen. Vi fokuserar på att förbättra såväl våra interna processer som processer i beställar- och mottagarled, för att skingra det molnet. Förvaltar de basadministrativa systemen Ladokenheten är uteslutande intäktsfinansierad och arbetar huvudsakligen med utveckling och förvaltning av de basadministrativa systemen NyA, för antagning av studenter och Ladok, för registrering av studerandeuppgifter och studiemeriter. Utöver dessa två uppdrag som tillsammans utgör nästan 90 procent av vår verksamhet har vi under året även haft andra uppdrag av varierande volym och inriktning. Ett samarbete med sjukvårdsrådgivningen under 2008 och kundens stora belåtenhet med oss ledde till väsentligt utökat uppdrag. Uppdrag inom universitetet var bland annat åt universitetspedagogiskt centrum (UPC), institutionen för fysik, inom projektet Umevatoriets virtuella världar och Demografiska databasen, berättar Ali. ung personal och det har varit många föräldraledigheter under året. Total nio personer slutade sin anställning, vilket var högre än normalt, medan tretton nyanställdes. Vi hade två rekryteringsomgångar men lyckades inte riktigt tillgodose våra behov. Det märks att tillgången på kvalificerade arbetssökande inom IT minskar. En allt större utmaning då IT-utbildningarna har nedrustats kraftigt samtidigt som efterfrågan nu ökar i takt med att företag börjar investera, säger Ali. Utbildning och kompetensutveckling Personalbrist under 2009 gjorde att enheten inte mäktade med att fullfölja sina kompetensplaner. Kompetensutveckling är ett måste för oss. Verksamhetsområdet utvecklas ständigt. Nya tekniker, metoder och verktyg, men också att tjänsteutbudet och kundkraven förändras på verksamhetssidan, ställer höga krav på kontinuerlig kompetensutveckling. Utöver utbildning, konferenser och seminarier är det via arbetsuppgifter och arbetsrotation som våra medarbetare fördjupar och breddar sina kunskaper, berättar Ali. Under året har det genomförts ett par större omflyttningar utifrån planering av uppdragsgrupper och därutöver löpande omflyttningar utifrån projektgrupperingar. Lokalbristen tilltog under året och en samlad lokalisering fortsätter att vara en utopisk strävan, säger Ali. Ekonomin Enheten har fortsatt stadigt grepp över ekonomin med hög grad av styrning och uppföljning. Bristen på personal i kombination med viss volymökning av uppdragen, bidrog till att överskottet blev större än beräknat. Att tänkta satsningar på kompetensutveckling inte förverkligades fullt ut förstärkte obalansen mellan intäkterna och utgifterna. Osäkerhet beträffande effekter av ny redovisningsmodell var en fråga av fokus på ekonomisidan. Det har funnits osäkerhet kring storleken på gemensamma påslag och den exakta tillämpningen. Timpriskalkyler tillhandahålls redan vid halvårsskifte till kunder för deras budgeteringsprocess inför nytt år. Det är viktigt att vi omkring juni månad känner till alla prispåverkande faktorer inför kommande år, säger Ali. Personal Förändringar har skett på ledningsnivå, med en ny chef samt nya roller och personer i ledningen. Enheten har en relativt Lokalbrist Under 2009 var enheten bara utspridd i fem olika kontorslandskap, till största del i Naturvetarhuset samt i Förvaltnings huset. Påbörjat resa mot större organisationsförändring En stor händelse var översynen av ITverksamheten vid Umeå universitet. Som Bengt Hellström Peter Holm Per Hörnblad Per Idahl Matts Jakobsson Marie Johansson Patrik Jonasson Lennart Jonsson Göran Kero Eleonore Lantz Birgitta Lewen Johansson Mikael Lidman Jonas Lilja Erik Linder Håkan Lindgren Linda Lindgren Magnus Lindgren Erik Lorentzson Stefan Lundkvist Mikael Lundquist Mats Lundström Anita Nilsson Marita Nilsson Roger Nilsson Kristina Nordström Janssen Jan Olofsson Bengt Reinholdsson 17

20 ett led i detta beslutades att Ladokenheten och Umdac ska slås ihop till en gemensam enhet. Umeå universitet kommer på så vis att ha en enda utförandeenhet medan ITenheten utgör beställarenhet. Det är en stor och rolig utmaning som kommer att landa i en för universitetsvärlden unik tillgång till en komplett, professionell enhet på IT-sidan. Synergieffekterna kommer att göra nytta för såväl universitetet som andra kunder. Arbetet började under hösten 2009 och siktet är inställt på gemensam enhet 1 januari 2011, berättar Ali. Nils Risslén Stefano Salmaso Jon Sandfors Jenny Sandqvist Hooshmand Shadman Rikard Skelander Ingegerd Stenlund Jenny Svensson- Höglund Therese Söderlund Jonas Söderström Tobias Thörn Emma Wallmark Maria Valtersson Anna-Carin Wiklund Sara Vilhelmsson Maria Vännman Annica Ågren Fredrik Åslund Anna Öhlund Saknas på bild: Pernilla Alkebro Sören Johansson Kenneth Koskenniemi Ville Lahdensuo Jon Larsson Mikael Lindmark Maria Pettersson Sören Berglund Enhetschef t.o.m

21 Lokalförsörjningen inkl. Teleservice Lokalförsörjningsenheten arbetar med universitetsgemensam infrastruktur inom ett flertal verksamhetsområden såsom lokalförsörjning, miljö, fysisk arbetsmiljö och säkerhet samt teleservice. Många projekt Lokalförsörjningsenheten har under året arbetat med ett stort antal projekt. De största är Konstnärligt campus, Fysikhuset, Naturvetarhuset NA inklusive skywalk till Fysikhuset, Speciallabb, Centrala parkrummet samt Stråket till Umeå Östra. Umeå universitet har under 2009 också haft flera stora arrangemang som inneburit särskilda åtgärder på säkerhetssidan. Det största av dessa var EU-middagen i oktober. Även Campuskort-projektet har inneburit mycket arbete inom larm/passage. Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda LOK varav män/kvinnor 5/6 5/6 Antal anställda Teleservice 8 9 varav män/kvinnor 1/7 2/7 Sjukfrånvaro LOK 1,9 3,5 Sjukfrånvaro Teleservice 3,5 5,8 Intensivt år Dessutom har det arbetats med nya miljömål och en masterplan för alla planområden. Arbetet med att utveckla universitetets systematiska arbetsmiljöarbete har intensifierats och miljöutredningen har färdigställts. Telefonisterna märkte av det ökade söktrycket till Umeå universitet, antalet inkommande samtal under hösten var stort. Under vecka 35 kom det samtal, det tidigare rekordet var samtal på en vecka. En mycket rolig händelse under året var att Teleservice kom på delad andra plats när SM i telefoni och kundservice avgjordes på Berns Salonger i Stockholm. Telefonisten Fredrik Andrén tilldelades dessutom utmärkelsen Mr first impression. De senaste åren har varit mycket intensiva för vår enhet. Umeå universitet har påbörjat och planerar för stora satsningar i infrastruktur, säger tillförordnade enhetschef Johanna Damber. Förändringar i personalgruppen Enhetschefen har blivit seniorkonsult och enheten leds nu av tillförordnade enhetschef Johanna Damber. Ytterligare en lokalplanerare samt en vikarierande ekonom har rekryterats. Säkerhetschefen har gått i pension och en ny säkerhetschef har inskolats. Teleservice har överförts till Tf. enhetschef Johanna Damber och medarbetare Johanna Damber Fredrik Andrén Lennart Arnesson Åsa Bäckström Sylvia Bäckström Nina Falk Marie Forsman Benny Hansson Eva-Lotta Johansson Andrea Johansson Torgny Jonsson Enhetschef t.o.m Sara Mannelqvist Gun Näslund Elisabeth Rydh Anna Strömberg Solveig Svensson Arne Vederfors Saknas på bild: Dan Eriksson Mia Nordeman Jörgen Sandström Lennart Åström 19

22 Universitetsservice och telechefen till ITenheten. Enheten har haft en mycket hög arbetsbelastning under året. Vår nya lokalplanerare började i maj vilket förbättrade situationen. En minskning av personalresurser inom arbetsmiljöområdet har varit problematiskt. Ekonomtjänsten var under några månader vakant vilket också innebar en alltför hög arbetsbelastning, berättar Johanna. Effektiviseringar Under året har enheten kunnat inrymma det universitetsgemensamma förrådet i KBC och därmed avflyttat det gamla förrådet på Västerslätt. Detta har både sänkt universitets hyreskostnad och effektiviserat för flyttverksamheten. Vi har under året uppgraderat vårt ritningsarkiv HyperDoc vilket även det har inneburit en förbättring. En svårighet har varit övergången till Infoglue och den nya webben. Det har inneburit mycket arbete och vi har inte riktigt hunnit med, berättar Johanna. Ekonomin Budgeten inför 2009 visade på ett underskott och enheten har därför jobbat mycket med att få en ekonomi i balans. Ansträngningarna var en bidragande orsak till att resultatet för året ändå blev positivt. I december fick vi veta att vi skulle få ökad ram 2010 för att kunna rekrytera en arbetsmiljösamordnare på heltid. Det finns ett stort behov av denna ytterligare bemanning och det här tillskottet var därför mycket värdefullt, säger Johanna. Något som är väldigt positivt är att Umeå universitet sedan några år tillbaka ligger lägst av landets universitet vad gäller lokalkostnader i förhållande till omslutning. 20

23 Personalenheten Personalenhetens uppdrag innefattar samordnad arbetsgivarfunktion, ledaroch kompetensutveckling, arbetsmiljöutveckling och hälsa, jämlikhet, jämställdhet och likabehandling, systemutveckling och drift av PA/HR-stöd, samt pensions- och löneadministration. Personalenheten omfattar både personaloch organisationsutveckling (POU) samt löneadministrationen (LA). Väl genomförda aktiviteter Det medarbetarna på enheten är mest nöjda med från 2009 är projektet Satsa friskt som avslutats och att flera delresultat har kunnat implementeras i ordinarie verksamhet, genomförandet och utfallet av löne- och avtalsrevisionen, implementeringen av samverkansavtalet till alla enheter och institutioner, utveckling och tydliggörande av omställningsprocessen, med fokus på tidiga åtgärder som gett positiva resultat, att nödvändiga omställningsprocesser genomförts med gott resultat, att ytterligare delar av enhetens information på webben översatts till engelska, utbildning och information kring LAfrågor och Primula som genomförts och uppskattats av mottagarna, projektet en frisk och välmående personal som avslutats och övergått i ordinarie verksamhet, fortsatt utveckling och systematisering av rehabiliteringsarbetet som inneburit ytterligare höjd kvalitet, Resultaträkning, tkr Finansiering Anslag Bidrag, uppdrag och försäljning Summa intäkter Kostnader Personal Övriga kostnader Summa kostnader Resultat Antal anställda varav män/kvinnor 8/20 9/17 Sjukfrånvaro 3,4 2,7 många väl genomförda karriärvägledningsuppdrag som bidragit till konstruktiv omställning för såväl individer som organisation och verksamhet, att likabehandlingsrådet och POU lämnat en utredning och förslag till ny organisation av likabehandlingsområdet till ledningen, att enheten fått finansiering av delegationen för jämställdhet för två projekt, Storytelling, som syftar till att lyfta fram kvinnliga forskares berättelser om akademin, samt Kompensation av tid, som syftar till att utarbeta en modell för kompensation till kvinnor som lägger ner tid i akademiska uppdrag, en uppskattad webbaserad utbildning om den nya sammanhållna diskrimineringslagstiftningen som erbjudits universitetets chefer. Tf. bitr. enhetschef Ingrid Undén Lindehell och medarbetare Ingrid Unden Lindehell Birgitta Berglund Åsa Bergström Matts Björklund Maria Eskilsson Marie Funde Kerstin Karlsson Stefan Larsson Mona Lundgren Hanna Lönnerskog Nilsson Ebba Moritz Ingrid Mårtensson Elsie-Mari Nilsson Gunnel Nordin Marguerite Olofsson Cathrine Sandström Karl-Gunnar Sandström Elizabeth Selander Kristina Sjögren Anders Sjöström Tommy Strindlund Ing-Marie Sundgren Sigfridsson Anette Wahlström Christer Åkerberg Saknas på bild: Torbjörn Carlsson Pia Fredriksson Anette Renström Johnny Karlsson Enhetschef t.o.m