Universitetsförvaltningens verksamhetsplan

Transkript

1 Universitetsförvaltningen Förvaltningschef Siv Olofsson Verksamhetsplan Universitetsförvaltningens verksamhetsplan Förvaltning i förvandling Sid 1

2 Sid 2 Innehållsförteckning Universitetsförvaltningens verksamhetsplan Innehållsförteckning... 2 Universitetsförvaltningen en kort beskrivning... 3 Förvaltningens enheter... 3 Vår vision... 3 Vår verksamhetsidé... 3 Rektors uppdrag... 3 Värderingar... 3 Målbild förvaltning i förvandling... 4 Hur arbetar vi med utveckling av förvaltningen?... 4 Vi arbetar med att utveckla förvaltningens verksamhet utifrån två olika perspektiv, förvaltningens huvudprocesser (huvudområden) samt stödprocesser I våra fyra huvudområden tydliggör och utvecklar vi vårt stöd till universitetets kärnverksamhet... 4 Chefsträffar... 4 Fyra pelare/rum... 4 Kvalitetsutveckling... 5 Marknad/huvudområden... 6 Övergripande mål: Nöjda kunder Övergripande strategi: Vi ska utveckla ett kundorienterat arbetssätt inom förvaltningen 6 Riskanalys... 6 Strategiskt stöd... 7 Stöd till utåtriktade kontakter... 8 Administrativt stöd... 9 Universitetets infrastruktur Förvaltningens stödprocesser Personal Övergripande mål: Kundorienterade medarbetare Övergripande strategi: Vi ska utveckla en kundorienterad helhetssyn inom förvaltningen 11 Riskanalys Förvaltningens infrastruktur Övergripande mål: Tydliga processer Övergripande strategi: Vi ska utveckla och marknadsföra ett tydligt tjänste- och produktutbud 12 Riskanalys Ekonomi Riskanalys Mål, strategier och aktiviteter för arbetsmiljöområdet (inkluderar fysisk arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, likabehandling)... 14

3 Sid 3 Universitetsförvaltningen en kort beskrivning Förvaltningens verksamhet är bred och mångfacetterad. Vid förvaltningen arbetar närmare 600 personer i 10 enheter med att stödja universitetets huvudprocesser Utbildning, Forskning samt Samverkan och innovation. Förvaltningens enheter Ekonomienheten Enheten för näringsliv och samhälle Informationsenheten IT-enheten IT-stöd och systemutveckling Lokalförsörjningsenheten Personalenheten Studentcentrum Universitetsledningens kansli Universitetsservice Vår vision Vi är efterfrågade, uppskattade och en förebild för andra genom att vi arbetar professionellt och effektivt känner stolthet, lust och glädje och har en levande dialog med våra uppdragsgivare Vår verksamhetsidé Vi skapar de bästa förutsättningarna för universitetets utbildning, forskning och samverkan med omvärlden. Med helhetssyn och nytänkande initierar och stödjer vi verksamheten, samt utvecklar och förvaltar universitetets resurser på ett effektivt sätt. Vi arbetar i nära samverkan med studenter, personal och beslutsfattare. Rektors uppdrag Initiera och utveckla Universitetsförvaltningen initierar och stödjer förnyelse och långsiktig utveckling av universitetets stödprocesser till huvudprocesserna utbildning, forskning och samverkan. På styrelsens och ledningens uppdrag handlägger universitetsförvaltningen ärenden och bereder riktlinjer och uppdrag till fakulteter och institutioner. Stödja och ge service Universitetsförvaltningen tillhandahåller och underhåller infrastruktur i form av lokaler, informationsteknik samt administrativa system. Universitetsförvaltningen erbjuder service och expertstöd till anställda och studenter. Förvalta och administrera Universitetsförvaltningen ansvarar för att effektivt förvalta stödprocesserna. Universitetsförvaltningen ansvarar för att säkerställa att universitetet tar till vara sina rättigheter och fullgör sina skyldigheter. Universitetsförvaltningen följer upp verksamhet och beslut. Värderingar Organisationen ska genomsyras av respekt, tillit och samhörighet. Alla medarbetare är lika viktiga och värdefulla. Målmedvetenhet innebär att vi arbetar för att nå våra mål genom ett stimulerande och ett effektivt arbetssätt. Vi säkerställer att våra personliga ambitioner överensstämmer med verksamhetens mål på både kort och lång sikt. Utvecklingsvilja innebär att vi vill och vågar se möjligheter och att vi antar utmaningar, rörande såväl den egna utvecklingen som verksamhetens utveckling. Vi skapar förutsättningar för att lyckas men också ett klimat som tillåter både att vi lyckas och misslyckas.

4 Sid 4 Målbild Förvaltning i förvandling Sedan 2008 arbetar vi målmedvetet med kvalitetsutveckling med följande målbild: 2014 har universitetsförvaltningen utvecklats till en framgångsrik modern förvaltning som svarar mot kundernas efterfrågan. Vi har tack vare detta fått motta utmärkelsen Svensk Kvalitet. Vi har lyckats genom ett kreativt och uthålligt utvecklingsarbete. Vi för en nära dialog med våra kunder och har på så sätt skapat en samsyn om vart vi är på väg och tillsammans driver vi ständiga förbättringar. Detta i kombination med tydliga processer har gjort att vi sparat tid och både kunder och medarbetare är nöjdare. Våra medarbetare har en bred kompetens och en stark känsla för kunden. Vi har gemensamma arbetsformer för hur vi informerar kunden, ger expertråd och hur vi hanterar kundens synpunkter. Helhetssynen genomsyrar förvaltningen och alla är delaktiga i utvecklingsarbetet. Vi arbetar smart och kommunicerar tydliga resultat till medarbetare och kunder. Hur arbetar vi med utveckling av förvaltningen? Vi arbetar med att utveckla förvaltningens verksamhet utifrån två olika perspektiv, förvaltningens huvudprocesser (huvudområden) samt stödprocesser. I våra fyra huvudområden tydliggör och utvecklar vi vårt stöd till universitetets kärnverksamhet. Strategiskt stöd Strategisk planering och utveckling av förvaltningens fyra huvudområden Varumärkesutveckling Strategisk kompetensförsörjning och ledarutveckling Expertstöd Uppföljning Stöd till utåtriktade kontakter Stöd till samverkan och innovation Externa relationer Kommunikation och marknadsföring Internationella kontakter Extern forskningsfinansiering Nationella och internationella nätverk Administrativt stöd Personaladministration Ekonomiadministration Utbildningsadministration Diarieföring, dokumenthantering, arkiv Juridiskt stöd Inköp och upphandling Infrastruktur IT och telefoni Campus och lokaler Miljö Fysisk arbetsmiljö Säkerhet Service- och stödtjänster Regler och riktlinjer Chefsträffar Förvaltningschefen träffar enhetscheferna inom varje huvudområde (stöd till utåtriktade kontakter, administrativt stöd, samt infrastruktur) var 3-4 vecka. Tre heldagar per termin träffas alla enhetschefer för att diskutera det strategiska stödet samt förvaltningsgemensamma strategiska frågor. Fyra pelare/rum Det andra perspektivet är förvaltningens stödprocesser, vårt inre liv som vi kallar fyra pelare/rum personal, marknad, ekonomi och infrastruktur. Varje chef träffar regelbundet förvaltningschefen och går igenom vad som händer i enhetens fyra pelare. De fyra rummen Marknad, Personal, Infrastruktur och Ekonomi fungerar som arbetsgrupper, där prioriterade aktiviteter i förvaltningens verksamhetsplan förädlas till konkreta åtgärdsförslag och aktiviteter. Kansliet har ett samordningsansvar för rummen.

5 Kvalitetsutveckling Under 2009 startade ett utvecklingsarbete som vi kallar 2014 Förvaltning i förvandling. Arbetet bedrivs som årlig verksamhetsutveckling, då vi tar några steg i taget, utvärderar och går vidare. Utgångspunkter är de prioriterade utvecklingsområden som kommit fram vid förvaltningsdagar, där anställda bidragit med idéer och erfarenheter, synpunkter från våra kunder, samt SIQ:s modell för verksamhetsutveckling. Det är vår ambition att alla medarbetare ska vara delaktiga i utvecklingsarbetet. Ambitionen är att det förbättrings- och utvecklingsarbete som pågår ska leda till kundnöjdhet men också att vi kan nå utmärkelsen Svensk Kvalitet inom några år. En första ansökan skickades in i augusti

6 Sid 6 Marknad/huvudområden Övergripande mål: Nöjda kunder Övergripande strategi: Vi ska utveckla ett kundorienterat arbetssätt inom förvaltningen + Plus Minus Utmaningar Vi har genomfört kundundersökningar och dialoger som gett oss en tydligare bild om hur våra interna kunder uppfattar våra tjänster och produkter Vi har identifierat ett antal förbättringsområden och arbetar på att utveckla dessa. Vi har inte hunnit med att genomföra alla etapper av kundundersökningen Ny förvaltningschef? Anpassa vårt utbud efter efterfrågan och resurser Att utveckla samarbetet och samordningen i våra fyra huvudområden Statens satsning på nationella Servicecenter Delmål 2013 Aktiviteter 2013 Vi har genomfört dialoger om infrastruktur och utåtriktat stöd Vi har prioriterat och genomfört förbättringar utifrån kundundersökningar och dialoger Vi har utvecklat informationen om våra tjänster/produkter på webben Vi har samordnat och skapat en enhetlig presentation av förvaltningens utbildningsutbud Vi har upphandlat en extern genomförare av kommande kundundersökningar Dialoger om utåtriktat stöd och strategiskt stöd Upphandling av extern samarbetspartner för genomförande av kundundersökningarna Fortsätta förbättringsarbetet utifrån kundernas synpunkter och samordna det med VParbetet Utveckla informationen om våra tjänster/produkter på webben Riskanalys Risker att målen inte nås Vi misslyckas i dialogen med kunderna, med att ta reda på vad de vill och kommunicera vad de kan förvänta sig Vi saknar tillräcklig omvärldsspaning Inom vissa områden kan vi ibland inte tillgodose kundernas efterfrågan. Kunderna efterfrågar tjänster som vi inte har resurser till att utföra. Utvecklingsarbetet stannar av p.g.a. byte av förvaltningschef Åtgärder Fortsätta arbetet med kundundersökningar och dialoger Alla chefer samt förvaltningens kansli ska omvärldsspana och benchmarka, samt delge varandra Vi ska tydligt visa vilka tjänster och produkter vi kan erbjuda i en tjänstekatalog Kansliet och enhetscheferna driver arbetet vidare i väntan på en ny chef

7 Sid 7 Strategiskt stöd + Plus Minus Utmaningar Framgångsfaktorer Vi har ett strategiskt förhållningssätt inom varje affärsområde och på de enskilda enheterna. Vi får en allt bättre helhetssyn inom förvaltningen Ibland suboptimering när helhetssynen saknas Ledarbyte skapar osäkerhet Att fortsätta utvecklingsarbetet i väntan på ny ledare Att hitta en ny ledare med hjärta, hjärna och helhetssyn som driver utvecklingsarbetet vidare Att hitta en ny ledare med hjärta, hjärna och helhetssyn som driver utvecklingsarbetet vidare Omvärldsbevakning Regelbundna dialoger med universitetsledning och fakultetsledningar Tydlig intern och extern kommunikation Mål och strategier Mål Strategi Strategiska satsningar Universitetsledningen och fakultetsledningarna är nöjda med förvaltningens strategiska stöd. Vi underlättar universitets strategiska beslutsfattande inom de stödprocesser som förvaltningen ansvarar för. Strategisk kommunikation Ledarutveckling Implementering av universitetets visionsdokument

8 Sid 8 Stöd till utåtriktade kontakter + Plus Minus Utmaningar Framgångsfaktorer Företagsforskarskolan har utvecklats Kompetensportföljen är uppskattad av verksamheten Vi har bidragit till att stärka näringslivsanknytningen i utbildningarna genom bland annat coop-projektet. Fundraisingkampanjen har förmedlat många kontakter mellan externa samarbetspartner och forskare har och ökat kompetensen inom universitetet om hur man systematiskt bedriver insamling av större gåvor och donationer ENS tappar lite fart i samband med omorganisation. Omfattningen av UmUs fundraisingverksamhet är betydligt lägre än vid flera av de andra större lärosätena. Vi riskerar att komma efter. Långa ledtider gör att vi ibland tappar fart gentemot möjliga finansiärer/samarbetspartner. Nytt uppdrag för ENS med ny organisation och snart även nytt namn. Förändrade förutsättningar för den regionala verksamheten. Att nödvändiga beslut tas Rätt kompetens för att klara ENS framtida uppdrag Kampanjen har utgjort en arena där forskare från olika discipliner har skapat kontakt och inlett samarbete. Mål, strategier och strategiska satsningar Mål Strategi Strategiska satsningar Universitets- och fakultetsledningarna är nöjda med förvaltningens stöd till utåtriktade kontakter Det ska vara lätt att få kontakt med och få information om, samt att samarbeta med Umeå universitet för ömsesidig nytta och utbyte. Kundtjänst för internationella förfrågningar

9 Sid 9 Administrativt stöd + Plus Minus Utmaningar Framgångsfaktorer Kunderna är nöjda med bemötandet och har stort förtroende för oss och vår kompetens Stor vilja till förbättringsarbete bland medarbetarna Förbättringsbenägen organisation med bra samarbete och vilja att hitta enkla lösningar mellan enheterna Sårbara inom vissa områden där vi är beroende av nyckelkompetens Vi når inte ut med vår information till viktiga målgrupper. Den är svår att hitta och ibland även svår att förstå, texter på engelska saknas m.m Prefekter och administratörer efterfrågar mer målgruppsanpassad utbildning från förvaltningen Avsaknaden av enhetliga universitetsgemensamma arbetsflöden inom vissa administrativa områden gör det svårt för förvaltningens enheter att ta ansvar för flödena. Vi ger inte tillräckligt stöd i införandet av nya system. För låg bemanning. Att behålla det goda bemötandet Många nyanställningar på institutionerna innebär att högre kompetens behövs på förvaltningen Att hitta nya och mer effektiva former för utbildning och kommunikation, t.ex. webbaserade utbildningar Att få ordning på hela det administrativa flödet. Beslut om statens servicecenter innebär bl.a. att vi måste kunna visa att vi är effektiva. Beslutet om e-beställningar ställer krav på utveckling, samordning och kommunikation av inköpsprocessen Fortsatt bra bemötande Kompetens i yrkesrollen Tydlig och målgruppsanpassad kommunikation Tydliga arbetsflöden Ständiga besparings- och effektiviseringskrav. Mål, strategier och strategiska satsningar Mål Strategi Strategiska satsningar Universitetets chefer, administratörer och andra anställda är nöjda med förvaltningens administrativa stöd. Det ska vara lätt att göra rätt Projekt E-beställningar EA-stöd till EU-projekt Effektiv och kvalitetssäker rekrytering Verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Umu

10 Sid 10 Universitetets infrastruktur + Plus Minus Utmaningar Framgångsfaktorer Första kundundersökningen inom Infrastruktur visar att kunderna är nöjda med bemötandet och har stort förtroende för oss Hög nivå på universitetets infrastruktur lokaler, datanät, service m.m. Vi har lokaler för en mängd olika behov inom undervisning och forskning. Sveriges lägsta lokalkostnader Ett samlat campus som skapar en mänsklig miljö. Allt större samarbete mellan de enheter som jobbar med infrastruktur Vi saknar systemstöd för vissa områden, t.ex. rekrytering av kompetens Vi når inte ut med vår information om utbud, support och service till viktiga målgrupper. Den är svår att hitta och ibland även svår att förstå, texter på engelska saknas m.m. Stora skillnader i utbud och service i olika hus beroende på att vi har olika aktörer som ansvarar. Infrastrukturen brister ibland till verksamheter som inte ligger på campus. Kundundersökningen visar att kunderna är något mindre nöjda med bemötande och förtroende inom ITområdet än inom övrig infrastruktur Att förbättra personlig support och service i universitetets undervisningslokaler Att förbättra infrastrukturen och service i undervisningslokalerna samt för videokonferenser Att förbättra bokning av lokaler, kringutrustning och kringservice som teknikstöd och konferensservice Att förbättra forskningsinfrastruktur, t.ex. nätansluten apparatur, säkerhetsfrågor m.m. Införandet av kreativa lärmiljöer Att beskriva olika servicenivåer och vad de kostar för att underlätta beslutsfattande. Tydliga mål Uppföljning och analys, t.ex. av webbstatistik och statistik från olika system. Ledarskap Långsiktig planering Tydliga tjänster Bra projektmodeller och verktyg Att bygga upp kundtjänsten inom infrastruktur Att kreativt och inspirerande missionera om miljöarbetet Mål, strategier och strategiska satsningar Mål Strategi Strategiska satsningar Universitetets anställda och studenter är nöjda med den infrastruktur och service som universitetsförvaltningen tillhandahåller och utvecklar. Vår infrastruktur ska underlätta kreativa verksamheter, vara lätt att få tillgång till, lätt att använda och det ska vara lätt att få hjälp IT-strategiska insatser Utökade resurser för IT-säkerhet Utökade resurser till lokalplanering Förbättra lokalbokningssystemet

11 Förvaltningens stödprocesser 2013 Personal Övergripande mål: Kundorienterade medarbetare Övergripande strategi: Vi ska utveckla en kundorienterad helhetssyn inom förvaltningen + Plus Minus Utmaningar Lätt att rekrytera, vi är en attraktiv arbetsgivare Engagerade ledare med vilja att hitta lösningar över enhetsgränserna Medvetna, engagerade medarbetare med hög och rätt kompetens Pensionsavgångar ger möjlighet att kompetensväxla och se över kravprofiler Låg långtidssjukfrånvaro Första gemensamma kompetensutvecklingsinsatsen är genomförd Många pensionsavgångar de kommande åren Ojämn könsfördelning inom vissa yrkesgrupper Utveckla en kundorienterad kultur Attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla medarbetare utifrån verksamhetens behov Kompetensväxling p.g.a. pensionsavgångar de kommande åren Hålla energin uppe i utvecklingsarbetet, när förvaltningschefen slutar Delmål 2013 Aktiviteter 2013 Vi har genomfört kompetensutvecklingsprojektet Kundorienterad kommunikation Vi har ökat samordningen av HR-arbetet inom förvaltningen Förbättra den förvaltningsinterna informationen Fortsatt satsning på förvaltningsgemensam kompetensutveckling Kundorienterad kommunikation, muntlig kommunikation och språkvård. Riskanalys Risker att målen inte nås Sparkrav försämrar möjligheterna att tillgodose kundernas behov Osäkerhet p.g.a. chefsbyte och sparkrav kan försämra samspelet mellan enheterna, man ser främst till sina egna behov. Åtgärder Tydligt kommunicera vilka tjänster och produkter som försämras p.g.a. sparkrav. Ny chef som driver arbetet vidare 11

12 Sid 12 Förvaltningens infrastruktur Övergripande mål: Tydliga processer Övergripande strategi: Vi ska utveckla och marknadsföra ett tydligt tjänste- och produktutbud + Plus Minus Utmaningar Robust och stabil infrastruktur, t.ex. ändamålsenliga lokaler och bra IT-stöd Vi har utökade resurser för förvaltningsgemensamt stöd, t.ex. IT-samordnare, språkkonsult Vi har kommit på god med arbeta med ständiga förbättringar Vi saknar regelbunden förvaltningsintern information Att samordna och utveckla arbetet med ständiga förbättringar Skapa en fungerande kundtjänst Utveckla den förvaltningsinterna informationen Delmål 2013 Aktiviteter 2013 Alla enheter har former för arbetet med ständiga förbättringar Vi har genomfört etapp 2 av projektet kundtjänst för förvaltningen Utveckla samarbetet och samordningen inom våra huvudområden. Omvärldsanalys och benchmarking Genomföra etapp 1 av projekt kundtjänst Fortsatt utveckling av samarbetsytan SharePoint Riskanalys Mål: Tydliga processer Risker att målen inte nås Vi lyckas inte kommunicera vårt resultat Åtgärder Skapa former för återkoppling till/från kunder

13 Sid 13 Ekonomi + Plus Minus Utmaningar Ökad transparens och helhetssyn. Alla har bättre inblick i övriga enheters ekonomi Ekonomi i balans Vi har tagit fram en ny modell för populär VB som uppskattats av många Ettårsperspektivet i budgetarbetet försvårar långsiktig planering Budgetdialogen handlar om procentsatser (10,72 % i gemensamma avsättningar, av vilka 5,54 går till förvaltningen) och inte om vårt uppdrag och resultat Mäta och påvisa våra resultat för att visa vad vi åstadkommer och vad det kostar. Delmål 2013 Aktiviteter 2013 Vi har påbörjat ett benchmarking projekt med Linköpings universitetsförvaltning. Vi har nyckeltal som översiktligt förklarar och beskriver förvaltningens resultat Vi har en gemensam modell för intern försäljning av tjänster inom förvaltningen Vi har en tydlig prisstrategi och en tydlig kommunikation om priser på varor och tjänster till våra kunder Delta i benchmarkingprojekt om nyckeltal och former för mätningar med Linköping Utveckla en gemensam modell för försäljning av tjänster inom förvaltningen Ta fram prisstrategi för förvaltningens varor och tjänster inom köpsäljorganisationen Återkoppla resultatet av vårt arbete till medarbetare och kunder Skapa ekonomiskt utrymme för strategiska utvecklingsinsatser Riskanalys Mål: Tydliga resultat Risker att målen inte nås Icke relevanta, obefintliga och/eller för många nyckeltal Åtgärder Bestämma nyckeltal och former för mätningar

14 Sid 14 Mål, strategier och aktiviteter för arbetsmiljöområdet (inkluderar fysisk arbetsmiljö, hälsa, jämställdhet, likabehandling) Mål Nöjd och delaktig personal Strategier Vi ska ge våra medarbetare insyn och möjlighet att påverka Aktiviteter 2013 Förvaltningsintern information ska kanaliseras via våra enhetschefer till alla medarbetare. Gemensamma friskvårdsaktiviteter, t.ex. hälsoscreening i samarbete med Feel- Good Ansvar Förvaltningschef Enhetschefer Enhetschefer Förvaltningens arbetsmiljöombud ligger i SharePoint på Förvaltningens gemensamma dokument.