Upphandlingsbolaget, Magasinsgatan 18 A

Transkript

1 MINNESANTECKNINGAR FRÅN MÖTE MED STRATEGIFORUM UPPHANDLINGS- OCH INKÖPSFRÅGOR Datum: 5 februari 2016, kl Plats: Närvarande: Upphandlingsbolaget, Magasinsgatan 18 A Anders Johansson, Stadsledningskontoret Carina Grönberg, Framtiden AB Henrik Kant, Kretslopp och vatten Monika Olsson, Park och Natur Nisse Waldefeldt, Intraservice Peter Norling, Färdtjänsten Rickard Nilsson, Lokalförvaltningen Stefan Lundqvist, HIGAB Kathrin Ahlstedt, Arbetsmarknad och vuxenutbildning Inger Ek, Upphandlingsbolaget Elin Berg Mannebo, Upphandlingsbolaget Ej närvarande: Eva Hessman, Stadsledningskontoret Ylva Runnström, Norra Hisingen Pia Zätterström, Idrotts- och föreningsförvaltningen Sven Höper, Stadsledningskontoret Markus Landahl, Stadsledningskontoret Jan Elftorp, Arbetsmarknad och vuxenutbildning Andreas Rydbo, Göteborg Energi AB 1 AKTUELL INFORMATION Inger informerar om att hon kommer att sluta som VD i mitten av april 2016 för att bli generaldirektör för Upphandlingsmyndigheten. 2 NYTT KRING UPPHANDLINGSREGELVERKET Upphandlingsjurist Charlotta Ståhlberg redogör för att ändringarna i LOU, LUF och LUK dröjer till 1 jan Upphandlande myndighet kan inte tillämpa de nya reglerna förrän de är implementerade i svensk lag. Däremot kan leverantörer åberopa direktivbestämmelser framför nuvarande LOU/LUF om de är tillräckligt klara och tydliga ( direkt effekt ). Ex på bestämmelser som skulle kunna få direkt effekt är tak på omsättningskrav, ramavtalstid i LUF, skyldighet att förkasta onormalt lågt anbud i vissa situationer och överprövning av tjänstekoncessioner.

2 Som upphandlande myndigheter/enheter bör vi vara observanta på skyldigheten att förkasta onormalt låga anbud där leverantör inte kan lämna tillräcklig förklaring till det låga anbudet. Annan anbudsgivare kan begära överprövning om inte onormalt lågt anbud förkastas. 3 POLICY FÖR UPPHANDLING OCH INKÖP, STATUSUPPDATERING Policyn antogs av kommunstyrelsen den 27 januari 2016 jämte ett yrkande från alliansen. Tilläggsyrkandet ska arbetas in i policyn. Tillägget avser bl a: Strategi för hur Göteborgs Stad genom kontinuerlig dialog bemöter den som är föremål för upphandling med en återkoppling till samtliga deltagare efter upphandlingens slut. Konsekvensanalys av kraven som ställs vid upphandling. 4 STATUSREDOVISNING AV KOLLEKTIVAVTALSLIKNANDE VILL- KOR CSR-samordnare Helena Sagvall informerar om nätverksgruppens arbete kring kollektivavtalsliknande villkor. Kollektivavtalsliknande villkor i offentlig upphandling innebär att säkerställa att de som utför arbete för det offentliga ska ha anställningsförhållanden som är på en viss nivå. Nätverksgruppen arbetar fram hur Göteborgs Stad vill arbeta med dessa villkor så att staden agerar på ett likartat sätt. Almega har lyft frågan till KKV om huruvida det är ok att fackförbunden reviderar i Vita-jobb-modellen. Beslutet från KKV är att det är ok att använda ombud för uppföljning samt att uppföljning ska ske på ett oberoende sätt. Frågan kvarstår om fackförbunden respektive arbetsgivare kan anses vara oberoende i förhållande till personalens avtalsvillkor. Vidare säger KKV i sitt beslut att det redan i förfrågningsunderlaget måste redovisas hur uppföljning kommer att ske. Diskussion Viktiga frågor att ta ställning till nu är hur och av vem uppföljning av kollektivavtalsliknande villkor ska ske. Av vem? Extern aktör (uppskattad kostnad tkr per uppföljning) Anlita facklig representant (som Malmö stad har gjort) Skapa en egen organisation Använda befintliga resurser inom Göteborgs stad

3 Hur? Kontrollera alla Stickprover? Omfattningen av kontrollens innehåll? Vita-jobb-modellen känns lite politisk. Externa leverantörer verkar dyrt, det borde kunna bli billigare att bygga upp en egen organisation. Villkoren är med i tre ramavtalsupphandlingar (flyttningstransporter samt två olika tvätteritjänstupphandlingar) där extern part ska göra uppföljningar. Uppföljning kommer att ske under året. Stockholm har bjudit in Göteborg och Malmö för att samverka kring dessa frågor och komma fram till ett gemensamt förhållningssätt. Arbetsgruppens rapport förväntas bli klar under våren och presenteras då för Strategiforum för inköp och upphandling. Strategiforum ger klartecken för Helena Sagvall och Carin Bergdahl att delta i samverkan tillsammans med representanter för Stockholm och Malmö. Rapportering till strategiforum senare vår kring nätverksgruppens arbete. Rapportering till strategiforum hösten 2016 kring UHBs arbete med kollektivavtalsliknande villkor i ramavtal för hantverkstjänster. 5 ERSÄTTARE I STRATEGIFORUM FÖR UPPHANDLING OCH INKÖP Uppfattningen lyftes att det inte behövs någon ersättare från Idrott- och föreningsförvaltningen eftersom fackförvaltningarna redan är väl representerade. Stadsdelsförvaltningarna bör vara representerade, inte minst inför ett ev införande av LOV. Stadsdelsförvaltningarna har, enligt uppgift, utsett en efterträdare till Ylva Runnström. Ingen ersättare utse för Pia Zätterström. Återkommer med namn på ersättare från stadsdelsförvaltningarna. 6 E-HANDEL, BUDGET WINST 2017 Fredric Holm, t f tjänsteansvarig för e-handel, informerar om budget 2017, med anledning av att strategiforum även är prioriteringsforum för Winst. Observera att 20 maj är sista datum för beslut i prioriteringsforum inför besluts-

4 forum 30 maj. Enligt nytt lagförslag nov 2017 får inga offentliga myndigheter ta emot pappersfakturor. Andelen e-fakturaandelen som är ca 67 procent måste därför öka till 100 procent. Som utvecklingsmöjligheter nämns att få in uppgifter i Nekksus för att på så sätt få ut säkrare och mer detaljerad statistik och uppföljning samt automatiskt användarupplägg som synkas med övrig behörighetshantering. Sju bolag har gått in i Winst, ytterligare två går in i mars Ju fler som är med desto fler delar på de fasta kostnaderna elektroniska beställningar har gått genom Winst 2015 och 3,1 miljarder sek har behandlats totalt. Andel ordermatchade fakturor har ökat från 17 till 20 procent. Reflektion Statistiken för fakturahantering måste kommuniceras tydligare och mer tillgängligt. Information finns i ekonomihandboken, men den når inte ut i tillräcklig utsträckning. Inger informerar om att beslut tagits att delta i den förfrågan om samverkan kring upphandling av e-handelssystem som ESV nu går ut med. 7 KATEGORIPLAN, STATUSUPPDATERING Anna Brandt, gruppchef Analys och uppföljning, redogör för kategoriplan och dess syfte, d v s sammanfattning av kategorins långsiktiga strategi. Anna presenterar exempel på kategoriplan för kategori Måleri, som ingår i Hantverkstjänster, som tillhör segment Bygg och fastighet. Den andra piloten som har utsetts är Livsmedel, där det redan finns en grundstruktur med Måltid Göteborg som strategisk grupp. Övriga prioriterade kategorier är Vård och omsorg samt IT. Det bör betonas att kategoriledare är en särskild profession och att arbetet tar tid. De experter som har anlitats för att ta fram underlag för kategoriplan Måleri bedömer att ledtiden för att ta fram en kategoriplan är16-20 veckor. Faktisk tidsåtgång uppskattas till ca 40 h. Det är viktigt att sätta igång en arbetsgrupp och prova modellen så snart som möjligt. En förutsättning för arbetet är att verksamheterna tar ansvar för att ta fram underlag till analys och statistik över vad som köps, för vilka belopp, från vilka leverantörer och hur det har upphandlats inom respektive kategori. Diskussion: Frågor att ta ställning till:

5 Hur utser vi kategoriledare? Hur tillsätter vi teamen? Kompetensprofil: Kategoriledaren behöver inte ha spetskompetens inom upphandling, men måste vara en god projektledare och kunna driva arbetet. Framtiden är gärna med och driver detta och har god kompetens kring metoderna. Verksamheterna måste bidra med deltagare, men i början behövs stöd från konsult med spetskompetens på området. Framtiden och LF deltar med personal i kategoriteam Måleri och meddelar Anna Brandt vilka dessa deltagare är. UHB deltar med två personer. Vi kör igång projekten utan föregående remiss för att på så sätt öka strategiforums förståelse för modellen och arbetssättet. Under förutsättning att piloten kan starta enligt plan och inget oförutsett hinder tillkommer kan slutrapport ske i maj Delrapportering sker vid strategiforum i mitten på april. 8 ÖVRIGA FRÅGOR: Inga övriga frågor anmäls. Mötet avslutades. Nästa möte hålls den 17 mars kl