ÅRSRAPPORT 2009 FÖR FASTIGHETS- OCH INKÖPSKONTORET

Transkript

1 Verksamhetsbeskrivning Fastighetsförvaltningen, städ-, transport- och verkstadsservicen skall vara ekonomiskt självbärande enligt kommunens riktlinjer. Verksamheterna på inköpsavdelningen/säkerhet och försäkring och centralförrådet får kommunbidrag. Dessutom delfinansieras inköpsavdelningens verksamhet med ersättningar från externa kommuner för upphandlingssamarbetet. Enligt vår kvalitetspolicy ska vi: tillhandahålla ändamålsenliga lokaler, varor, fordon, fastighetsservice, upphandlings-, transport-, verkstads-, och städtjänster till rätt kvalitet och konkurrenskraftiga priser enligt kundens önskemål. Enligt vår miljöpolicy ska vi: med allas insats målmedvetet arbeta förebyggande och långsiktigt för att skapa en livsmiljö byggd på miljö- och resurshushållning. Viktiga händelser och ändrade förutsättningar Under juni månad genomfördes en extern revision av både kvalitets- och miljöledningssystemet. Utfallet av revisionen blev mycket bra med endast fem mindre avvikelser och tre noteringar. Att notera från revisionsrapporten: Revisionsledarens bedömning utifrån den senaste 3 års perioden är att företagets prestanda har höjts. På kvalitetssidan kan nämnas följande: - Optimering av processen reparation och underhåll av fordon. - centralförrådet har startat en webb-butik, vilket leder till en effektivisering. För närvarande sker ca 25 % av beställningarna via web-butken. - täthetsprovning genomförs på fastigheter Inom miljö kan nämnas: - av totalt m2 lokalyta (exkl sporthallarna) har enbart ca m2 uppvärmning med olja, vilket innebär att resten av lokalytorna värms med hjälp av förnybar energikälla. - ekologisk upphandling, f n ca 25 % ekologiska livsmedel i kostverksamheten. - koldioxidutsläppen har minskat genom att antalet etanolbilar ökat. F n drivs ca 36 % av bilarna på etanol. - ramavtal för vitvaror, som inte ingår i byggnader, i syfte att minska energiförbrukningen. - sponsring av Miljöpärmen som är skolbarnens miljöutbildning i Kalmar kommun. - energibesiktning två år efter nybyggnation. EU s direktiv på energideklaration av fastigheter har påbörjats Energieffektivisering och driftoptimering gällande energiförbrukningen i fastighetsbeståendet är en prioriterad uppgift. Kravet på energideklarationer för byggnader över kvm innebär att ca 80 byggnader ska deklareras under 2008 och början av Målet har inte uppfyllts under 2009 och ca en tredjedel kvarstår att deklarera. Så fort den f n vakanta tjänst som handlägger dessa ärenden blir återtillsatt under 2010 kommer det fortsatta arbetet ge nya förslag till energieffektiviseringar. Anslag till åtgärder finns budgeterat med 5 mnkr per år i investeringsbudgeten. Fjärrvärmepriset är enl överenskommelse med leverantören satt till ett takpris för 2009 med 5 % s ökning och för med 3 % vart år. Takpriset innebär att om prisutvecklingen skulle bli lägre gäller den lägre nivån. 1/10

2 Under 2009 gjordes en ny upphandling av el-avtalet för kommunen och de delägda bolagen vilket överklagades varför ny upphandling genomförs under Nuvarande leverantörs, Öresundskraft, avtal löper ut december Kravet enligt lag att inventera och dokumentera trycksatta kärl är avslutat. Inköpsavdelningen har startat ett samarbete med Kalmarhem AB avseende upphandlingar inom bygg, måleri, låssystem mm för att få mer fördelaktiga priser. Samarbetet pågår. För att förbättra möjligheterna för kommunala medarbetare att nå information om träffade ramavtal var avsikten att ett nytt avtalssystem skulle införas under våren Projektet är försenat men startar i februari I syfte att förenkla direktupphandlingsprocessen genomförs en genomgripande översyn av den delen i verksamhetsledningssystemet. Vid den nya upphandlingen av kommunens samtliga försäkringar inför 2009 reducerades försäkringskostnaderna med ca 500 tkr årligen. På grund av förändringar inom grundskolan, gymnasieskolan och omsorgsverksamheten pågår ett ständigt arbete att planera, förändra och utöka användningssättet för aktuella lokaler. Lokalresursplanering samt inventering av möjliga fastighetsförsäljningar bör ägnas större uppmärksamhet för att undvika och eliminera framtida större hyresförluster. Exakt när i tiden försäljningar blir effektuerade är inte fastställt. En låg vakansgrad i fastighetsbeståndet har hittills förekommit. Utbyggnadstakten inom förskola mm ställer krav på alternativa lösningar. I samverkan med barnoch ungdomsförvaltningen och samhällsbyggnadskontoret pågår studier kring flexibla förskolor vilka kan ge vinster på sikt i lokalplanering, projektering, konsultkostnader, flexibilitet samt byggkostnader. För att maximera effektiviseringen bör förskolebyggnaderna helst stå i anslutning till befintliga skoltomter för att samnyttja kök och att förskolelokaler ska kunna användas för skolverksamhet. Sk passiva hus som alternativ till traditionellt uppvärmda lokaler har utretts liksom användandet av paviljonger för kommunens SOL verksamhet. Förskolan Kalmarmodellen har tillämpas vid byggnationerna av Vimpeltorpets-, och Fjölebro förskolor samt att förprojektering av denna modell pågår för Ljungbyholms-, Rinkabyholms- och Norrlidensförskolor. Resultatredovisning och analys Driftbudget Driftbudgetens resultat ska för året enligt beslut visa tkr i överskott (avkastningskrav). Årets resultat blev tkr. Det redovisade nettoöverskott på tkr föreslås bli avsatt till resultatutjämningsfonden för drift av fastigheter. Efter resultatöverföringen uppgår driftfonden för fastigheter till 5,1 Mnkr, skaderegleringsfonden till 2, 9 Mnkr och driftfonden för fordon och maskiner uppgår till 359 tkr. Dessutom finns 1,8 Mnkr för maskiner och fordon i en egen investeringsfond för transportverksamhet. 2/10

3 Samtliga serviceverksamhet har hållit sin budget. Ökad arbetsnärvaro och ökat antal serviceuppdrag ger fler debiterbara produktionstimmar. Även ökad efterfrågan av support i upphandlingar hos inköpsavdelningen ger ett överskott. Den gemensamma administrationen redovisar ett underskott för att intäktsräntan på resultatutjämningsfonden blev låg. Överskottet från serviceverksamheterna blev 2,6 Mnkr. Det milda och snöfattiga vintervädret under året har medfört lägre el- och fjärrvärmekostnader förutom att den yttre fastighetsskötseln varit på en mycket låg aktivitetsnivå och inga köldskador behövt åtgärdas. Dessutom har de energisparåtgärder som vidtagits gjort viss verkan avseende energiförbrukningen. Förändringarna av priserna för förbrukningskostnaderna blev ungefär vad som kalkylerats med. Ambitionsnivån enl investeringsbudgeten för fastighets- o inköpskontoret har under de senaste tre åren legat betydligt högre än vad som blev fallet för 2009 efter Budget i balans projektet. Budgeten för kapitalkostnader har lagts efter tänkt investeringstakt. Men eftersom utfallet legat på ca 40 % har det resulterat i lägre kapitalkostnader. För 2009 blev kapitalkostnaderna 5,6 Mnkr lägre än budget. Även övriga driftbudgetposter, kostnader som intäkter, påverkas av detta. Hyresintäkterna hade resulterat i ett underskott om inte utfallet av konsumentprisindexet blivit 4 % mot budgeterat 2 %. Investeringsbudget (tkr) Budget Utfall % Administration och serviceverksamhet Redovisade årskostnader (inkl beställningsarbeten) för olika serviceverksamheter med årets resultat inom parentes: gemensam administration dvs. förv.ledn, ekonomiavd, förvaltarna och byggnadsavdelningen tkr ( -174 tkr inkl beställningsarbeten + 16 tkr). särskilda verksamheter dvs. transportcentralen tkr (+576 tkr), verkstaden tkr (+499 tkr), Drift o Service tkr ( tkr, varav beställningsarbeten +19 tkr), städ tkr (+156 tkr). särskilda verksamheter, skattefinansierat dvs. inköpsavd/kommunskyddet tkr (+631 tkr), centralförråd tkr (+233 tkr). Redovisat överskott för de olika serviceverksamheterna beror förutom av justerade priser på ökat antal beställda uppdrag och efterfrågan på administrativ konsultation. Dessutom har arbetsnärvaron ökat varför antalet debiterbara produktionstimmar ökat. Målet för sjukfrånvaron var en sänkning till 7,9 % av arbetad tid och resultatet blev 7,2 %. Det var en förbättring jämfört med 2008 då sjukfrånvaron var just över åtta procent. 3/10

4 Verksamhetsmått/Nyckeltal BUDGET DECEMBER BUDGET DECEMBER Kostnad kr/m2 lokaler Drift 184:25 165:65 185:70 182:50 Avhjälpande underhåll (inkl skador) 43:30 53:75 48:25 63:25 Planerat underhåll 67:55 95:15 75: Fotnot: endast verksamheter för lokaler som ägs av kommunen berörs, alltså exkl. bostäder, förhyrda lokaler och markreservsfastigheter. Driftredovisning Tkr (netto) Verksamhet Bokslut Budget inkl TB Prognos bokslut Avvikelse bokslut Gemensam administration: förv.ledn,ek.avd,förvaltare,byggnadsavd Särskilda verksamheter: transportavd,verkstad,drift o Service,städavd Särskilda verksamheter(skattefinansierat): inköpsavd, centralförråd Säkerhet och försäkring Fastighetsförvaltning: arbetslokaler markförsörjning bostäder NÄMNDENS NETTOKOSTNAD Budgeten för fastighets- o inköpskontoret kan svårligen periodiseras över löpande redovisningsår eftersom vår huvudverksamhet, fastighetsförvaltning, är beroende av så många olika aspekter. Kapitalkostnaderna, som utgör omkring hälften av kostnaderna för fastighetsförvaltningen, är beroende av investeringstakten och när entreprenörerna utfärdar fakturorna. Andra driftkostnader är säsongsbetonade och beroende av vädret medan kostnaderna för planerat underhåll inte alls är periodiserade över året. Många gånger styr lokalnyttjaren när byggarbeten kan utföras vilket ofta blir då verksamheten är stängd eller på låg nivå. BUDGET BOKSLUT % BUDGET BOKSLUT % Kostnader i tkr Drift Avhjälpande underhåll Planerat underhåll Kapitalkostnader Beställningsarbeten /10

5 Driftkostnader: Förbrukningskostnaderna blev detta år 93 % av anslaget ( tkr) med anledning av det varma vädret under året. Enligt SMHI blev graddagsavvikelsen 8 % jämfört med ett statistiskt normalår, alltså var 2009 varmare än normalt. Energisparåtgärder och konverteringar till förnyelsebar energi har vidtagits på olika fastigheter under 2008, som fönsterbyten, ombyggnad av styr- och reglersystem, bergvärmeanläggning, installation av biobränslepanna, flera installationer av värmepumpar. På Södermöreskolan enskilt har värmeisolering utförts, ny ventilation samt styr- och reglerutrustning installerats under Anläggningar där vi satt in värmepumpar under 2009 är, Ljungnäsvillan, förskolan Skogrået, skolan på Vävstolen Förlösavägen, Påryds förskola, Halltorpsskolan ( Skogsskolan och Flythska- huset ), Rockneby och Voxtorps brandstationer. Påryds brandstation är fjärrvärmeansluten. De energibesparande åtgärder som gjorts börjar också ge effekt i energiförbrukningen. Under 2009 har vi minskat energiförbrukningen (Graddagskorrigerat) i skolor med c:a -3%, i förskolor c:a -10% och i servicehem ca: -6%. Fastighetsavgiften och fastighetsskatten blev sammanlagt ca 400 tkr högre än budgeterat 1,1 Mnkr pga höjda taxeringsvärden på mark. Egendomsförsäkringen kommer att minska mot budget med ca 285 tkr i huvudsak efter ny upphandling av kommunens försäkringar. Kapitalkostnader: Årets kapitalkostnader redovisar ett överskott med 5,6 Mnkr mot budgeterat 117 Mnkr. Överskottet är en effekt av att investeringstakten sänkts enligt ambitionen efter handläggningen i Budget i Balans projektet. Avhjälpande underhåll: Kostnaderna för skadegörelse ligger högt, tkr vilket är 12 % av kostnaderna för avhjälpande underhåll. År 2008 var kostnaden för skador tkr viket var 14 % av kostnaderna för avhjälpande underhåll. som nu var glaskrossning den största kostnadsorsaken men 2009 är beloppet ännu högre, tkr mot 937 tkr Skillnaden mellan åren är kostnaden för fuktsanering. Branden på Trekantensskolan 2007 gör skillnad mot de övriga årens kostnader. Kostnaderna för glaskrossning ligger 2009 på samma nivå, ca 1,2 Mnkr, som åren innan trots uppsatta övervakningskameror. KRONOR SKADOR ÅR /10

6 2009 (kr) Vatten och fukt Brand Klotter Glas Inbrott Övrigt TOTALT KRONOR SKADOR GLAS ÅR URVAL AV SKOLOR (Tkr) (k) = övervakningskamera KALMARSKOLOR Östra Funkabo Västra Funkabo Novaskolan 75( k) 51 (k) 120 (k) 72 (k) 98 (k) Bergaviksskolan (k) 69 (k) 36 (k) 37(k) Vasaskolan Oxhagsskolan (k) 24(k) SMEDBYSKOLOR Barkestorpskolan 12(k) 9(k) 7(k) 50(k) 11(k) Tingbydalsskolan LINDSDALSSKOLOR Lindsdalsskolan 17(k) 11(k) 25(k) 42(k) 54(k) Sjöängsskolan (k) LJUNGBYHOLM Ljungbyholmsskolan /10

7 Planerat underhåll: Redovisade kostnader till planerat underhåll uppgår till 30 Mnkr vilket är på ungefär samma nivå som år Kostnader för det periodiska fastighetsunderhållet och brukarnas behov av lokalanpassningar redovisas här. Till övervägande del härrör kostnaderna, ca 10 Mnkr, till arbeten i skollokaler. Med vetskap om att kapitalkostnaderna pga sänkt investeringstakt inte skulle uppgå till det budgeterade beloppet har de arbeten i arbetsplanen för planerat underhåll som fått anstå i avvaktan på kommande års anslag kunnat genomföras till viss del detta år. Enligt arbetsplanen finns eftersatt underhåll att genomföra varför vårt mål är att öka anslagen till minst 35 Mnkr per år. Syftet med målet är att inte medverka till kapitalförstöring. Beställningsarbeten: här redovisas arbeten som görs på uppdrag från andra förvaltningar och inte ingår i hyresavtal, eller beställs av andra uppdragsgivare inom kommunkoncernen. Det största beställningsarbetet avser målningsarbeten på Dahmska villan ca 310 tkr. Redovisade intäkter i urval BUDGET BOKSLUT % BUDGET BOKSLUT % Intäkter i tkr Externa hyror/arrenden Interna hyror/arrenden Räntebidrag Hyresintäkter: Hyres-/arrendeintäkter redovisades till 100 % av budget dvs 240,4 Mnkr. Konsumentprisindexet, som används vid hyresregleringar föll ut med 4 % mot kalkylerat 2 % i budget Den höjda procentsatsen på indexet täckte bortfallet av intäkter från de investeringsprojekt som inte färdigställts för villkorsändring av hyresavtalet. Även förändringar i fastighetsbeståndet påverkar utfallet av intäkterna. Fastighets- och inköpskontorets hyror är marknadsanpassade och konkurrenskraftiga som framgår av nedanstående tabell. Förändringar kan bero på ändringar i fastighetsbeståndet. Vid hyressättning tillämpas självkostnadsprincipen vid intern uthyrning. Förändringarna mellan åren kan bero på ny-, och/eller tillbyggnad och/eller förändringar i fastighetsbeståndet genom köp eller försäljningar. Internhyror , hyra kr/m Skollokaler** Förskolor** Gymnasielokaler Omsorgslokaler ** Förvaltningslokaler * Fritidslokaler Arbetslokaler* * ca 70 % av avtalen med värme ** Värme och vatten ingår i hyran 7/10

8 Investeringsredovisning Tkr (netto) Verksamhet Bokslut Budget inkl TB Prognos bokslut Avvikelse bokslut Arbetslokaler Förvaltningslokaler Gymnasielokaler Fritidslokaler Omsorgslokaler Skollokaler Förskolelokaler Bostäder Tillgänglighet till lokaler Energieffektiviseringar/Mätutr mm Diverse oförutsedda invest Oförutsedda investeringar (fördelningspost)) Fordon (räntabel investering) NÄMNDENS NETTO- INVESTERINGAR Investeringar Nettoinvesteringarna uppgår i år till tkr inkl tilläggsbudget varav tkr avser investeringar i fastigheter. Av dessa medel är tkr (41 %) förbrukade. Med hänvisning till kommunens pågående arbete med Budget i balans har beslutade investeringar omprövats och skjutits upp under planperioden. Samtliga planerade projekt är inte ännu färdigutredda av nyttjaren avseende placering och dimensionering, varför någon slutgiltig beställning inte lämnats in. Somliga projekt avvaktar planändringar, detaljplaner och bygglov. Större projekt som fördröjts eller senarelagts i tidplanen är förskolorna i Fjölebro, Ljungbyholm, och förskolan Ögonstenen, ombyggnaden av korttidsboendet i Norrlidshemmet och delar av idrottspaketet ex vis idrottsanläggningen i Fjölebro, omklädningsrum på Spelefanten och den nu påbörjade byggnationen av träningshall för aktiviteter på is i Kv Nötskrikan. Anslagna medel för räntabla investeringar, fordon och maskiner, tkr i år, har användas främst till småbilsparken och överskridits totalt med ca 1,2 Mnkr. Framtiden Det kommer under 2010 vara ett år med stort fokus på att sätta den nya organisationen, Serviceförvaltningen. Självklart finns det en hel del frågetecken när vi starta i januari men vi har kommit en bra bit på väg. Då inte alla förvaltningar som ska in i serviceförvaltningen är certifierade så blir detta ett mål att nå inom rimlig tid. Beslut om chefer mm är klart och vi ser redan idag att det kommer att bli en hel del förändringar, en enhet kommer att ansvarar för kommunens grönytor samma sak när det gäller lekplatser. Men vi kommer ändå att göra förändringar i etapper så att alla anställda få möjlighet att vara med på tåget. Här måste vi jobba mycket med bra kommunikation. 8/10

9 Vi kommer från den 1 januari att ha en gemensam felanmälan på serviceförvaltningen, vilket kommer att underlätta samt binda ihop våra olika förvaltningar så att vi blir sammansvetsade. En stor förändring för många är den mängd personer som jobbar hos oss på arbetsmarknadspolitiska åtgärder här gäller det att både tv anställda och icke tv får en bra arbetsmiljö med rätt förutsättningar. Det kan ligga en osäkerhet i att bygga upp en verksamhet på icke anställd personal. Vi tror också att vi kommer att bli påverkade av det antal ökade detaljplaner som ska tas fram och som i nästa steg kan påverka vår förvaltning. På grund av förändringar inom grundskolan, gymnasieskolan och omsorgsverksamheten pågår ett ständigt arbete att planera, förändra och utöka användningssättet för aktuella lokaler. Detta ger vissa hyresförluster under en övergångsperiod. Ökade driftskostnader och tillkommande myndighetskrav ställt mot begränsade hyreshöjningar minskar förvaltningens resurser till att utföra planerat underhåll enligt lokalnyttjarnas önskemål. Arbetsplanen för planerat underhåll är ständigt föremål för revideringar och omprioriteringar alltefter det att ändrade behov framkommer under budgetåret. Under 2010 finns budgeterat 27,7 Mkr men behovet ligger enligt underhållsplanen de närmaste åren på ca 40 Mnk till större som mindre arbeten. Målsättning är att återställa omslutningen för planerat fastighetsunderhåll till den kostnadsnivå som är behövlig för att säkerställa en god arbetsmiljö för lokalnyttjarna och att mota en hotande kapitalförstöring. Omslutningen bör ligga på ca tkr per år. Myndighetskravet att genomföra energideklarationer på våra fastigheter har påbörjats 2008 och pågår med hjälp av både interna och externa resurser. Intentionen är att med än större engagemang vidta åtgärder mot kostnadspådrivande faktorer. Energideklarationerna kommer att resultera i förslag på energibesparande åtgärder i ett antal fastigheter. Finansieringen av en löpande åtgärdsplan för räntabla investeringar är budgeterad med ett schablonbelopp med tkr per år under innevarande planeringsperiod. Med hänvisning till kommunens pågående arbete med budget i balans och stimulanspaketet för investeringar kan beslutade investeringar omprövas och förskjutas under planperioden. Samtliga planerade projekt är inte ännu färdigutredda av nyttjaren avseende placering och dimensionering varför någon beställning inte lämnats in och somliga avvaktar planändringar, detaljplaner och bygglov. Större projekt som senarelagts i tidplanen är förskolorna i Lindsdal, Ljungbyholm, Djurängen och förskolan Ögonstenen, ombyggnaden av korttidsboendet i Norrlidshemmet och delar av idrottspaketet ex vis konstgräsplan i Ljungbyholm, sporthall och allaktivitetshus (fd Folkets Hus) i Rockneby, Arenahallen och den nu påbörjade byggnationen av träningshall för aktiviteter på is i Kv Nötskrikan. 9/10

10 Inventeringen av samtliga lokaler har blivit gjord och åtgärdsplan upprättats till det handikappolitiska programmet. För att arbeta med de enkelt avhjälpta hindren har nu verkställandet av delar av åtgärderna framskridit långt men fortgår även under 2010 med hjälp av en extra resurs för ändamålet. Åtgärder som kommer att utföras berör dörröppnare på skolor och förskolor, hörselslingor, och utrymningssäkerhet. Medel finns upptaget i budget. Under 2010 är följande större upphandlingar planerade: - Asfalt - Papper, plast, kemprodukter (Kalmar län) - Tvätttjänster - Läromedel ( även samverkanskommunerna ) - Livsmedel, delar av (även samverkanskommunerna ) - Kontors- och skolmaterial - Omsorgsboende - Ståthållaren - Elenergi ( slutföra 2009 års upphandling ) Kommunen har en målsättning att ekologiska livsmedel ska utgöra 25% av den totala senast Under 2009 har vi nått en nivå om ca 14%. Nivån är klart under vår målsättning och är beroende av utbudet på ekologiska produkter i marknaden. Det som främst saknas är produkter framtagen från griskött. Annette Andersson Förvaltningschef Sten Niemi Förvaltningsekonom 10/10