Ansvarsfördelning mellan Eksjö kommun och Eksjö Kommunfastigheter AB, policy

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ansvarsfördelning mellan Eksjö kommun och Eksjö Kommunfastigheter AB, policy"

Camilla Sundberg
för 8 år sedan
Visningar:

1 Nr Ersätter nr Ansvarsfördelning mellan Eksjö kommun och Eksjö Kommunfastigheter AB, policy Antagen av kommunfullmäktige , Grundförutsättningar * Samtliga byggnader förvaltas av EKFAB (Eksjö Kommunfastigheter AB). I fastigheter där det bedrivs kommunal verksamhet ska fastigheterna i huvudsak ägas av EKFAB. * EKFAB har ett tydligt ägaransvar. Sektorerna får inte vidta åtgärder i lokalerna utan bolagets godkännande. * EKFAB ska hjälpa till att effektivisera lokalanvändningen, så att lokalerna används på ett ändamålsenligt sätt. Bolaget agerar som en servicepartner till sektorerna. * Samtliga strategiska fastighetsfrågor bereds politiskt och behandlas inom ramen för fastighetsgruppens uppdrag. I gruppen ingår kommundirektören och samtliga sektorschefer samt företrädare för EKFAB. Andra representanter adjungeras vid behov. Övriga fastighetsfrågor hanteras i första hand av respektive fastighetsansvarig. * EKFAB ansvarar för en lokalförsörjningsplan, där kommunkoncernens samtliga fastigheter ingår, liksom extern förhyrning, uppdateras med relevanta faktauppgifter och driftsnetton. Planen ligger till grund för fastighetsgruppens arbete. * Alla fastighetsfrågor över kr, som bekostas av sektorernas egna medel, ska godkännas av fastighetsgruppen innan EKFAB startar någon insats. Kalkyl upprättas alltid av EKFAF innan uppdrag verkställs och ett uppdragsformulär undertecknas av parterna. * Alla utredningar som genomförs, såväl interna som externa, och som inte blir byggprojekt betalas av sektorerna. Vid projekt ingår detta i investeringen. Tiden mellan utredning och genomförande ska vara max 6 månader. Sektorerna får i förväg information om vad utredningen kostar.

Sektorerna får inte vidta åtgärder i lokalerna utan bolagets godkännande. * EKFAB ska hjälpa till att effektivisera lokalanvändningen, så att lokalerna används på ett ändamålsenligt sätt.

2 * Vid genomförande av mindre projekt är fastighetsansvarig vid EKFAB kontaktperson. Vid större projekt utses en projektledare från EKFAB. * EKFAB företräder alltid verksamheterna vid extern förhyrning. Ingen förhyrning får ske om den inte har behandlats av fastighetsgruppen. 2 Eksjö kommuns åtagande * Om sektorerna inom löpande avtalstid vill minska sina lokaler görs detta i samråd med EKFAB. Hyresreduktion sker, om inget annat har överenskommits, när ny hyresgäst är kontrakterad. * Sektorerna ska varje år informera bolaget om de behov som föreligger under ett till tre års sikt. * Om sektorerna, under pågående avtalsperiod, lämnar sina lokaler och investeringar/ombyggnadsåtgärder har utförts på sektorernas begäran, ska sektorn betala den del som återstår av investeringen/ombyggnadskostnaden i enlighet med avskrivningsplanen. * När någon åtgärd är helt avskriven har sektorn rätt att få minskad hyra. * Vid underhåll/investeringar i energibesparande åtgärder har EKFAB rätt till en skälig hyreshöjning vid påvisande av sänkta driftskostnader. Höjningen sker efter samråd med sektorerna. * I de fall lokalerna används av flera kommunala sektorer ska en av sektorerna vara hyresgäst gentemot EKFAB (undantag kök i vissa fastigheter). * Ansvar för fastighetstillbehör, lås, inbrottslarm etc. och utrustning fördelas enligt gränsdragningslista (BAF), om inget annat överenskommits. Lokalerna uthyrs utan, för verksamheten särskild avsedd inredning. * Sektorn ansvarar på egen bekostnad för åtgärder, som av försäkringsbolag eller byggnadsnämnd, miljö- och hälsoskyddsnämnd, brandmyndighet eller annan myndighet efter tillträdesdagen kan komma att krävas för lokalens nyttjande för avsedd användning. Sektorn samråder med EKFAB innan åtgärder vidtas. 3 Eksjö Kommunfastigheter AB:s åtagande * Bolaget ansvarar för långsiktig lokalförsörjningsplan som årligen uppdateras och en effektiv fastighetsförvaltning. All strategisk lokalplanering för kommunkoncernen samordnas via bolaget. * En stark teknikkompetens byggs upp inom bolagen bygg, teknik och förvaltning för att kunna utveckla fastigheterna på ett långsiktigt och ekonomiskt fördelaktigt sätt. För att tillvarata kulturmiljön i fastigheterna anlitar EKFAB arkitekt vid färgsättning etc. * Samtliga fastigheter ska vara energideklarerade, ha godkänd OVK, och på sikt vara miljöklassificerade.

2 Eksjö kommuns åtagande * Om sektorerna inom löpande avtalstid vill minska sina lokaler görs detta i samråd med EKFAB.

3 * Bolaget ska varje år informera sektorerna om vad som händer i fastigheterna på 1-3 års sikt. Kort information vid mindre reparationer. * EKFAB genomför årligen fastighetssyner som protokollförs. Åtgärdspunkterna läggs in i underhållsplanen och åtgärdas inom en treårsperiod. Planen finns tillgänglig på nätet och stäms av med sektorerna. Fastighetsronderingar sker en gång i månaden utifrån särskild checklista. Åtgärderna följs upp via arbetsledaren vid EKFAB. 4 Arbetssätt vid investeringar (om- och tillbyggnader, nyproduktion) * Sektorn och EKFAB initierar i samverkan investeringen utifrån sektorns behov som förs in i lokalförsörjningsplanen. * EKFAB utreder och föreslår lokallösning inkl. kostnadsberäkning och redovisar vad detta medför i hyreshöjning (ökad driftskostnad för sektorerna). Investeringar som kan sänka driftskostnaderna och ha positiva miljöeffekter ska alltid övervägas. * I processen att ta fram förslag ingår att samla in synpunkter från sektorerna, brukarna och allmänna tendenser inom området. Även skötsel och driftsfrågor ska beaktas i förslaget, så att detta är heltäckande även ur ett förvaltningsperspektiv. * Samtliga investeringar medför en höjd hyra. Respektive sektor ansvarar för att medel för höjd hyra finns i sektorns budget. * Avskrivningar sker enligt SKL-rekommendation. Avvikelse kan förekomma vid vissa kortsiktiga investeringar. Överenskommelse träffas med berörd sektor och EKFAB. * Sektorn och EKFAB informerar berört utskott och lämnar ett komplett beslutsunderlag med fakta, förslag, kalkyl och ny hyra. Sektorn svarar för verksamhetsuppgifter och EKFAB för fastighetsrelaterade uppgifter. * Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige godkänner investeringen och eventuell utökad borgensram, samt ökade driftskostnader. * En projektgrupp bildas som leds av EKFAB, där berörd sektor väljer sina deltagare. * Vid information till media och allmänheten upprättas med informationsenheten en gemensam informations- och kommunikationsplan, i samverkan. Sektorn svarar för verksamhetsrelaterade frågor och EKFAB för fastighetsrelaterade frågor. * Projektgruppen fastställer programhandlingar, vilka utgör grunden för upphandling enligt LOU. All upphandling annonseras digitalt via Opic. Gäller alla investeringar. * Återrapportering av projektets måluppfyllelse sker gemensamt av sektorn

Fastighetsronderingar sker en gång i månaden utifrån särskild checklista. Åtgärderna följs upp via arbetsledaren vid EKFAB.

4 och EKFAB till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. 5 Arbetssätt vid underhåll/reparationer * EKFAB tar årligen fram en detaljerad underhållsplan per fastighet som redovisas för respektive sektor och enhet. I denna plan ingår också insatser som planeras för de kommande tre åren. Planen redovisas även i fastighetsgruppen. * Varje år genomförs fastighetssyn som dokumenteras och ligger till grund för olika insatser. Sektorerna väljer sina representanter att delta. EKFAB kallar till fastighetssynerna. * Kostnader för skadegörelse regleras i hyresavtalet. * Vissa investeringar kan genomföras av EKFAB för att stärka fastighetens värde och funktion utan att detta leder till hyreshöjning. * Vid underhåll/investeringar i energibesparande syfte har EKFAB rätt till en skälig hyreshöjning vid påvisandet av sänkta driftskostnader för sektorerna. Detta sker i samråd med sektorerna. * Inga åtgärder på fastigheter ska, enligt huvudregeln, göras av sektorerna. Efter särskild överenskommelse kan sektorn bekosta och utföra åtgärd som godkänts av EKFAB. Dessa insatser genomförs därefter av sektorn. * EKFAB:s ansvarar vid åtgärder enligt ovan för kontroll av kvalitet och utfall, så att fastigheterna säkras upp via slutbesiktningar och andra besiktningsformer.

I denna plan ingår också insatser som planeras för de kommande tre åren. Planen redovisas även i fastighetsgruppen.

5 Punkter för fastighetsrondering 1 Parkering/Garage * Skyltar och uppmärkning * Träräcken * Asfaltering * Portar och fasad (garage) * Markbrunnar 2 Utomhusmiljö/Gårdsmiljö * Lekplats * Plantering och grönytor * Gångar * Stängsel * Staket * Asfalt * Städning * Sopor * Belysning * Markbrunnar 3 Fasader/Tak * Stuprör * Entréer * Fönster * Sprickor/hål i fasad * Tak * Vindskivor * Balkong 4 Inomhusmiljö * Undercentral * Ventilation * Lås * Belysning * Tvättstugor * Källare/vind/trapphus * Värme * Toaletter * Innerdörrar

Städning * Sopor * Belysning * Markbrunnar 3 Fasader/Tak * Stuprör * Entréer * Fönster * Sprickor/hål i fasad * Tak * Vindskivor

Relevanta dokument

Organisering, styrning och ledning av kommunala verksamhetslokaler

Tjänsteskrivelse 1 (6) Kommunledningsförvaltningen Jenny Bolander 2018-03-08 Dnr KS 2017-1040 Kommunstyrelsen Organisering, styrning och ledning av kommunala verksamhetslokaler Förslag till kommunstyrelsens