Granskning av hyresprocessen inom Nysätra Fastighets AB

Transkript

1 Granskning av hyresprocessen inom Nysätra Fastighets AB Lekmannarevisorernas granskning 2013 Nacka kommun

2 1. Inledning och bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Metod Inledande iakttagelser... 4 Organisation och bemanning... 4 Gällande styrdokument Svar på revisionsfrågor Sammanfattande slutsatser och bedömning... 7 Nacka kommun 2

3 1. Inledning och bakgrund Nysätra Fastighets AB, ett helägt dotterbolag till Nacka Stadshus AB sedan den 1 december 2010, ska inom ramen för av kommunen givna direktiv och med optimalt resursutnyttjande äga och förvalta fastigheten Sicklaön 269:1. Syftet är ytterst att tillgodose behov av lokaler för verksamheter av allmänt intresse och som har anknytning till Nacka kommun. Bolaget ska framförallt tillgodose behovet av lokaler för sådan verksamhet som är att betrakta som allmänt intresse, såsom kommunal service, kultur, idrott, utbildning eller liknande samt verka för ett optimalt resursutnyttjande. Bolaget har under de senaste åren haft svårigheter att erhålla hyresintäkter i enlighet med hyresavtal och övrig verksamhetsplanering, vilket inneburit finansiella påfrestningar på bolaget. Med anledning av detta gav bolagets lekmannarevisorer EY i uppdrag att genomföra en granskning av ändamålsenligheten i bolagets intäktsprocess. 2. Syfte och avgränsning Granskningen har syftat till att bedöma styrningen av och effektiviteten i bolagets intäktsprocess (hyresprocess. Granskningen avser den period som kommunen varit ägare. 3. Revisionsfrågor Följande revisionsfrågor har legat till grund för granskningen vilka besvaras i ett särskilt avsnitt. Finns en ändamålsenlig och tydlig affärsplan framtagen för bolaget, och som omfattar en tydlig strategi för verksamheten? Finns tydliga riktlinjer för fastställande av hyresnivåer och för hantering av eventuella rabatter/hyresreduceringar? Ledningens bedömning och hantering av risker kopplat till hyresavtal? Vem bör/kan stå för eventuella förluster hänförliga till förlustbringande hyresavtal? Hur bedöms risker kopplat till bristande underhåll av fastigheten? 4. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med företagsledningen. En genomgång har gjorts av relevanta policies, riktlinjer, styrelsematerial samt väsentliga avtal. Nacka kommun 3

4 5. Inledande iakttagelser Organisation och bemanning: Nysätra fastighets AB (bolaget har ingen egen anställd personal. Bolagets ledning, dvs den verkställande direktören, tillhandahålls från Nacka kommun. Likaså köper bolaget administrativa tjänster, bokföring, hyresadministration samt upprättande av finansiell rapportering från Nacka kommun. Det noteras att det för närvarande inte finns något upprättat avtal mellan Nacka kommun och bolaget avseende kommunens tillhandahållande av administrativa tjänster. Ett sådant avtal behöver tas fram. Under år 2013 har avtal ingåtts med extern part avseende fastighetsförvaltning, främst gällande teknisk förvaltning av bolagets två byggnader. Syftet med detta har varit att säkerställa att byggnaderna hålls i befintligt skick och att minimera risken för kapitalsförstöring. Avtalet löper ut vid halsårsskiftet. Upphandling av ramavtal avseende fastighetsförvaltning från och med genomförs under början av. Vår bedömning är att roller och ansvar inom bolaget är tydliggjorda och ändamålsenliga med utgångspunkt från bolagets storlek och omfattning på verksamheten. Gällande styrdokument: Granskningen har bland annat omfattat följande dokument: Affärsplan Bolagsordning Ägardirektiv (ej fastställda av kommunfullmäktige Budgetdokument VD-instruktion samt styrelsens arbetsordning. Styrelseprotokoll Väsentliga avtal samt skriftliga överenskommelser Det noteras att bolagets styrelse i december 2013 antagit en affärsplan för verksamhetsåret (se nedanstående avsnitt. Vidare har det framkommit att ägardirektiv håller på att arbetas fram för bolaget men att några sådana ännu inte fastställts av kommunfullmäktige. Bolaget omfattas av de kommunövergripande policies och riktlinjer som gäller för samtliga verksamheter inom Nacka kommun. Nacka kommun 4

5 Det är positivt att bolaget under det senaste året arbetat med att ta fram tydligare och mer omfattande styrdokument för verksamheten. Att bolaget under flera år saknat en tydlig affärsplan har utgjort en tydlig brist. Vår bedömning är att bolagets styrdokument i allt väsentligt är ändamålsenliga och är uppfyller de krav som ställs enligt lagstiftning och i förhållande till omfattning och verksamhet. Det är dock av stor vikt att ägardirektiv snarast fastställs. 6. Svar på revisionsfrågor I detta avsnitt besvaras de revisionsfrågor som utgjort utgångspunkt för granskningen. Finns en ändamålsenlig och tydlig affärsplan framtagen för bolaget, och som omfattar en tydlig strategi för verksamheten? Bolagets styrelse antog i december 2013 en affärsplan som börjar gälla från och med verksamhetsåret. Planen syftar till att tydliggöra den stratagiska inriktningen för verksamheten under de kommande tre åren. Tidigare har det inte funnits någon tydlig och ändamålsenlig affärsplan varför den strategiska inriktningen av verksamheten varit otydlig. Denna otydlighet har delvis sin grund i det övergripande planerarbete som Nacka kommun bedriver avseende området runt Sickla. Den övergripande strategiska inriktningen för hela Sicklaområdet har varit under omfattande utveckling och strategiska beslut har inte funnits klara för samtliga planområden. Inom kommunen har ett omfattande planarbete påbörjats under det senaste året med avseende på utveckling och fortsatt exploatering av Sickla. Detta har inneburit en större möjlighet för bolaget att planera och verka strategiskt. Ett led i detta har varit att arbeta fram en övergripande affärsplan för verksamheten. Affärsplanen omfattar övergripande vision, mål, strategier samt roller och ansvar för bolaget. Av affärsplanen framgår bland annat att: Nysätra Fastighets AB skall framförallt tillgodose behovet av lokaler för sådan verksamhet som är att betrakta som allmänt intresse, såsom kommunal service, kultur, idrott, utbildning eller liknande samt verka för ett optimalt resursutnyttjande. Det övergripande målet enligt affärsplanen är att: Våra fastigheter förvaltas med optimalt resursutnyttjande, bra service och relation till våra hyresgäster, långsiktigt verka för att öka värdet av kapitalet, verka för att långsiktigt säkerställa lokaler för allmänt intresse enligt vår affärsidé. Vår bedömning är att bolaget har en ändamålsenlig affärsplan som omfattar väsentliga delar av den verksamhets som bedrivs. Det noteras att affärsplanen endast beskriver utveckling av fastigheten, inte specifikt de två byggnader som finns belägna på fastigheten. Finns tydliga riktlinjer för fastställande av hyresnivåer och för hantering av eventuella rabatter/hyresreduceringar? Det finns för närvarande inga specifika och dokumenterade riktlinjer eller andra styrdokument som anger på vilket sätt hyror och eventuella hyresreduceringar ska hanteras. Det är bolagets verkställande ledning som ansvarar för en hyressättning som möjliggör att verksamhetens mål uppnås, vad gäller en sund ekonomi, på kort och lång sikt. Vid beslut om hyresnivåer utgår bolaget från en analys av marknadshyror i det område fastigheten är belägen. Med utgångspunkt från hyresmarknaden sker förhandlingar med varje enskild hyresgäst. I de fall där reduceringar av hyran har varit aktuell har Nacka kommun 5

6 hyresgästens avstående från besittningsskydd tagits i beaktande. Genom att förhandla bort hyresgästens besittningsskydd har en större flexibilitet inför beslut om eventuella förändringar i verksamhetens inriktning möjliggjorts. Ett rimligt antagande är att marknadshyrorna i det aktuella området kommer att stiga framöver i takt med att området fortsätter att exploateras ytterligare. Detta kommer att påverka bolagets förutsättningar att justera hyrorna, exempelvis efter genomförda renoveringsåtgärder. Vår bedömning är att bolagets ledning har en medveten strategi vid hyressättning och hyresförhandling, men att denna inte finns dokumenterad på särskilt sätt. I affärsplanen nämns dock vilka hyresnivåer som bör gälla inom det aktuella området. Ledningens bedömning och hantering av risker kopplat till hyresavtal? Bolagets ledning genomför löpande bedömningar av befintliga hyresavtal samt identifierade risker kopplat till respektive hyresgäst. Dock finns det ingen specifik riskanalys dokumenterad med avseende på de hyresavtal som av olika anledningar är problematiska. I den överenskommelse som ingåtts med Konstnärernas kollektivverkstad (KKV framgår i viss utstäckning vilka risker som bolaget identifierat med verksamheten samt hur dessa ska hanteras. Vår bedömning är att bolagets ledning på ett informellt sätt tagit identifierade risker i beaktande i samband med att uppgörelser om hyresreduktioner har ingåtts med hyresgäster. Dessa har dock inte dokumenterats på särskilt sätt annat än i skriftliga överenskommelser med hyresgäst. Vidare är det vår bedömning att bolaget identifierat risker med utgångspunkt från de förändringar som sker med avseende på planarbetet för det aktuella området. Bolaget har under år 2013 vidtagit åtgärder för att minimera risker kopplat till underhåll av fastighetens byggnader. Exempelvis gäller detta risken för vattenoch fuktskador. Vem bör/kan stå för eventuella förluster hänförliga till förlustbringande hyresavtal? Bolaget har sedan förvärvet visat positiva rörelseresultat och finansiellt klarat av att vissa enskilda hyresavtal inneburit förluster (avser framförallt avtalet med KKV. Bolagets ledning har i sin styrning av verksamheten haft ett övergripande fokus på att uppnå en finansiell stabilitet. Med hyresgäster som uppvisat betalningssvårigheter (huvudsakligen KKV har särskilda överenskommelser ingåtts. Under det senaste verksamhetsåret 2013 har dessa överenskommelser hållits och inga ytterligare förluster upparbetats. För närvarande anses det inte föreligga väsentliga problem med att vissa hyresgäster subventioneras på bekostad av andra. Det har inte funnits behov av finansiella tillskott från ägarna för att klara den fortsatta driften av bolaget. Den externa fastighetsförvaltare som engagerats för verksamheten har erhållit uppdraget att påbörja ett arbete med att omförhandla gällande hyresavtal. Vår bedömning är att det inte föreligger omständigheter som indikerar att vissa hyresgäster har oskäligt låga hyror eller att vissa hyresgäster särbehandlas. Detta då fastighetens tekniska status samt hantering av besittningsskydd återspeglas i avtalade hyror. Hur bedöms risker kopplat till bristande underhåll av fastigheten? Under senare år har bolaget inte haft en tydlig och dokumenterad affärsplan. En anledning är att bolaget inväntat igångsättandet och utvecklingen av planarbetet rörande området runt Sickla. En konsekvens av detta är att planering och genomförande av underhållsåtgärder av de två byggnader som finns på fastigheten skjutits på framtiden. Under 2013 har dock bolaget engagerat och ingått avtal med extern fastighetsförvaltare. Ett flertal Nacka kommun 6

7 underhållsåtgärder har vidtagits bland annat med avseende på ventilation, vatten- och avlopp samt vidtagit åtgärder för att minska risken för bränder, bland annat via brandtillsyn. Vår bedömning är att det tidigare förelegat risk för kapitalförstörning kopplat till byggnaderna på fastigheten. Detta då tydliga underhållsplaner saknats samt att förebyggande underhållsåtgärder skjutits på framtiden. Under året har bolagets ledning dock vidtagit ett antal åtgärder i syfte att säkerställa byggnadernas skick, till dess att långsiktiga beslut fattas om framtida renoverings- och upprustningsåtgärder. Bolagets bedömning är att eventuell renovering kan komma igång inom tre till fem år. 7. Sammanfattande slutsatser och bedömning Granskningen har visat att bolagets styrelse och VD under det senaste året vidtagit ett antal åtgärder i syfte att klargöra verksamhetens strategiska inriktning samt säkerställa värdet på bolagets fastighet. Bolaget har en affärsplan för, vilket har saknats under tidigare år. Bolagets framtida verksamhet är beroende av kommunens planarbete för Sicklaområdet. Det saknas tydliga dokumenterade riktlinjer för fastställande av hyresnivåer och för hantering av eventuella rabatter/hyresreduceringar. Vår bedömning är dock att de hyresnivåer och rabatter som framförhandlats är marknadsmässiga. Ledningen utför kontinuerligt riskbedömningar kopplat till hyresavtalen och agerar utifrån dessa. Bolaget har hittills kunnat redovisa positiva resultat sedan förvärvet trots svårigheter med betalningar, framförallt från KKV. En särskild överenskommelse har träffats med KKV om betalningsplan för ej betalda fordringar. Denna plan har följts under Det finns ett eftersatt underhåll på fastigheten. Akuta åtgärder har vidtagits för att undvika direkt kapitalförstöring. Mer omfattande underhållsarbeten planeras inom en 3-5 årsperiod. För att ytterligare stärka ändamålsenligheten i bolagets verksamhet och den interna kontrollen lämnas följande rekommendationer: Avtal mellan Nysätra Fastighets AB och Nacka kommun bör upprättas för de administrativ tjänster som kommunen tillhandahåller bolaget. Bolaget bör upprätta dokumenterade underhållsplaner för byggnaderna i syfte att undvika ett eftersatt underhåll. En extern värdering av fastigheten bör ske under. Stockholm den 17 mars, Johan Perols Certifierad kommunal revisor Nacka kommun 7