Kommunens revisorer Revisorernas redogörelse 2011 Väsentlighets- och riskanalys

Transkript

1 Kommunens revisorer s redogörelse 2011 Vi har under året granskat den verksamhet som bedrivits inom Kommunstyrelsens och övriga nämnders ansvarsområden enligt särskild granskningsplan. PwC har biträtt oss vid revisionen. Kommunens fullmäktige är de kommunala revisorernas uppdragsgivare. Det är därför befogat att vi skriftligt för fullmäktige redovisar vårt uppdrag och de bedömningar vi gjort. Syftet med den årliga granskningen av all verksamhet är att pröva om nämnderna fullgör sitt uppdrag från fullmäktige. Revisionen skall också vara stödjande och framåtsyftande. I uppdraget ingår bl a att pröva hur nämnderna tar till sig och tolkar uppdraget och operativt omvandlar detta så att verksamheten når de politiska målen. I nämndernas uppdrag ingår både uppbyggnad av system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning och kontroll, liksom att säkerställa att systemen och verktygen tillämpas på avsett sätt. Utgångspunkten är nämndernas och styrelsens ansvar för att skapa förutsättningar för en ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och säker verksamhet genom aktivt beslutsfattande. En förutsättning för att kunna uttala oss i ansvarsfrågan är att ha förvissat oss om att Kommunstyrelsen och nämnderna aktivt visat att de tagit ansvar för att fullgöra fullmäktiges uppdrag. Nedan lämnas en redogörelse för de granskningar som genomförts under revisionsåret Kommunens verksamhet har dessutom följts kontinuerligt genom protokoll och andra handlingar från Kommunstyrelsen och nämnderna. Träffar har under verksamhetsåret ägt rum med representanter från Kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Väsentlighets- och riskanalys En viktig och grundläggande del i revisionsprocessen är planeringen av revisionsinsatser. En utgångspunkt för revisionsplaneringen är bedömning av väsentlighet och risk inom verksamheterna. Revisionsarbetet skall inriktas mot sådana områden där det kan finnas risk för att väsentliga fel uppstår som kan påverka verksamhetens inriktning, förvaltning och redovisning. har genomfört en väsentlighets- och riskanalys till grund för revisionsplaneringen.

2 2 Granskning av delårsrapport per den Resultatet för perioden är positivt med 67,9 mnkr vilket är 33,6 mnkr lägre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat på 36,9 mnkr, vilket är 27,4 mnkr bättre än budgeterat resultat. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Utifrån genomförd granskning av kommunens delårsrapport gör vi följande bedömning: Delårsrapporten är i allt väsentligt upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt Utifrån de finansiella mål som kommunfullmäktige fastställt instämmer vi i kommunstyrelsens bedömning av möjligheterna att nå de finansiella målen. Vid granskningen har inte framkommit något som tyder på att det verksamhetsmässiga resultatet inte är förenligt med fullmäktiges mål. Granskning av årsredovisning år 2011 Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. God ekonomisk hushållning skall utifrån kommunallagen bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål för den ekonomiska förvaltningen som fullmäktige beslutat om i årsbudget och flerårsplan. Bedömningen skall avse både de verksamhetsmål och finansiella mål som fullmäktige fastställt och som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Vi bedömer att två av de finansiella målen har uppnåtts och att ett mål inte helt är uppnått, men på väg i och med redovisat resultat och ekonomisk ställning för Vi bedömer utifrån återrapporteringen i årsredovisningen att verksamhetens resultat är förenligt med fullmäktiges fastställda verksamhetsmål. I årsredovisningen redovisas en uppföljning för de övergripande mål som fullmäktige har antagit under Måluppfyllelsen bedöms på en skala från 1-4 där 1 är uppnått och 4 ej uppnått/ej startat. Av de sju mål som återrapporteras i årsredovisningen anses två vara uppnått (1) tre vara inte helt uppnått, är på väg (2), och två som ej uppnått, påbörjat (3). Utöver denna bedömning kommenteras måluppfyllelsen för de övergripande målen i en samlad bedömning inom respektive område. Balanskravet Vi instämmer i kommunens bedömning av att balanskravet har uppfyllts. Resultatet vid avstämning mot balanskravet uppgår till 29 mnkr.

3 3 Kommunens ekonomiska läge Resultatet för kommunkoncernen uppgår avseende verksamhetsår 2011 till 15,9 mnkr, föregående år var resultatet 75,2 mnkr. Vilket innebär en försämring om 59,3 mnkr. Av årsredovisningen framgår att årets resultat för kommunen uppgick till 37,2 mnkr, vilket är 35,6 mnkr lägre än föregående år och 27,6 mnkr bättre än budgeterat resultat. Avvikelsen från budget härrörs till ökade skatteintäkter och utjämningsbidrag (21,8 mnkr), samt lägre nettokostnader för verksamheten (5,5 mnkr). Verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar uppgår till 1 124,4 mnkr (1 054 mnkr) och de totala skatteintäkterna inklusive statsbidrag och utjämning uppgår till 1 185,2 mnkr. Verksamhetens nettokostnaders andel av skatteintäkter och statsbidrag uppgår till 94,8 procent, vilket bedöms vara bra. Soliditeten uppgick vid utgången av 2011 till 26,3 procent och har ökat jämfört med föregående år (23,3 procent 2010). Om justering görs för de pensionsåtaganden som redovisas som ansvarsförbindelse är Ekerö kommuns soliditet negativ, minus 13 procent (minus 12 procent 2010). Under året har den s.k. diskonteringsräntan för pensionsberäkningen sänkts vilket påverkat såväl årets pensionskostnad i resultaträkningen (9,8 mnkr) som ansvarsförbindelsen (33,4 mnkr). Ekerö kommun har under 2011 investerat för 66 mnkr, varav 10,3 mnkr avser balansenheterna. Finansieringen av årets investeringar har skett med egna medel och således har ingen nyupplåning skett. Årets investeringsbudget uppgick till 147,5 mnkr, vilket innebär att 45 procent ianspråktagits. Den långfristiga upplåningen (banklån) har minskat och uppgick vid årsskiftet till 434,2 mnkr (469,2 mnkr). Nämnderna redovisar ett överskott om 5,6 mnkr. Tekniska nämnden står för den enskilt största avvikelsen om -15,2 mnkr. Av nämndens avvikelse är -10,8 mnkr relaterat till den extra satsningen på underhåll av kommunens verksamhetslokaler i enlighet med Kommunfullmäktiges beslut. Barn- och utbildningsnämnden redovisar en positiv avvikelse med 7,8 mnkr och Kommunstyrelsen med 11,8 mnkr. Granskningen har dokumenterats i en särskild rapport. Särskilda granskningsinsatser Övergripande granskning av den interna kontrollen har under en följd av år genomfört ett årligt internkontrollprojekt. Projektets inriktning har förändrats över tiden i takt med att nämndernas arbete med intern styrning och kontroll har utvecklats. De senaste åren har projektet inriktats mot att granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Granskningen av den interna kontrollen sker utifrån ett perspektiv där såväl styrning

4 4 och uppföljning av verksamhet och ekonomi, system för intern kontroll samt nämndernas ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat innefattas. s sammanfattande uppfattning är att Kommunstyrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll under senare år utvecklats i flera avseenden såväl avseende verksamhetsstyrning (målstyrning), ekonomistyrning och systematik i kontrollarbetet. Även under 2011 har arbetet gått framåt. Resultatet av tidigare revisionsgranskningar samt brister som i olika sammanhang identifierats av kommunen själv visar på behovet av en kontinuerlig uppföljning och utveckling av den interna kontrollen. Enligt vår bedömning ligger det inom Kommunstyrelsens uppsiktsplikt att löpande följa nämndernas arbete med intern kontroll. Det är även rimligt att Kommunstyrelsen årligen förslagsvis i samband med årsredovisningen redovisar sin syn på det samlade kontrollsystemet i kommunen. Respektive nämnd bör även årligen behandla och ta ställning till om den interna kontrollen är tillräcklig inom nämndens ansvarsområde. Den sammanfattande bedömningen är att kommunen saknat ett samlat system för sitt arbete med intern kontroll under 2011 vilket innebär att det saknas övergripande riktlinjer för hur kommunen skall arbeta med den interna kontrollen. Dock har kommunledningen under 2011 lagt fast hur arbetet med intern kontroll skall organiseras i kommunen som helhet vilket vi bedömer är positivt. Inom ramen för årets granskning har revisorerna även översiktligt granskat och bedömt Kommunstyrelsens och nämndernas förebyggande arbete och hantering kring förtroendekänsligt beteende och förtroendekänsliga poster. Våra iakttagelser utifrån intervjuer, genomgång av rutiner, styrdokument och stickprov är att det finns på nämndansvarignivå en tillfredsställande kunskap om innehållet i attestreglementet om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även dokumenterade riktlinjer för kontering av resor och representation på intranätet. Vi bedömer utifrån stickprov av underlag för konton gällande extern representation samt kurs och konferens att den interna kontrollen för dessa konton behöver stärkas. Vår bedömning är att alla nämnder behöver förtydliga de formella kraven på underlagen och säkerställa att rätt kontering sker enligt god redovisningssed för dessa konton. Den övergripande granskningen av nämndernas interna kontroll har dokumenterats i en särskild rapport. Granskning av inköp och upphandling Granskningen har syftat till att bedöma om Kommunstyrelsen och nämnderna har en ändamålsenlig organisation och ändamålsenliga rutiner för upphandling och inköp och om den interna kontrollen är tillräcklig.

5 5 Vi bedömer att upphandlingsfunktionen i kommunen är ändamålsenligt organiserad. Tydliga regler och riktlinjer finns avseende hur upphandlingar ska gå till. Vi bedömer vidare att ansvarfördelningen är tydlig. Upphandlingsfunktionen i sin nuvarande funktion och bemanning är relativt nyetablerad i kommunen och arbete pågår med att utveckla rutiner och samverkan med förvaltningarna. Det går därför inte i dagsläget att fullt ut analysera i vilken utsträckning de riktlinjer och rutiner som hittills utvecklats, efterlevs. Vi kan konstatera att vissa ramavtal som finns inom tekniska kontoret, inte finns i kommunens samlade ramavtalslista. Detta är en brist. Vi bedömer att upphandlingsfunktionen och tekniska kontoret behöver samverka för att alla ramavtal ska kunna bli synliga för kommunens samtliga förvaltningar. Utifrån resultatet av granskningen vill vi lyfta fram vikten av att ansvarig nämnd/styrelse kontinuerligt säkerställer att erforderliga ramavtal finns som svarar upp mot de behov som finns inom verksamheten. Rapporten har översänts till Kommunstyrelsen, Tekniska nämnden samt Socialnämnden för kännedom och åtgärd. Granskning av löner och ersättningar Under året har en granskning skett av lönehanteringen i kommunen. Granskningen har dels omfattat en kartläggning av lönerutinen (en s.k. flödesbeskrivning) med genomgång av vilka kontroller som görs, dels en registeranalys av poster i lönesystemet med tillhörande uppföljning/verifiering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Kommunstyrelsen och nämnderna har en tillräcklig intern kontroll avseende löner inklusive arvoden till förtroendevalda. Efter genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsen och nämndernas interna kontroll inom lönehanteringen är tillräcklig. Vi bedömer att kommunens lönerutiner, kontroller och ansvarsfördelning är tydliga, ändamålsenliga och väl dokumenterade. Vi har i granskningen inte bedömt substansen i det material som anställda har rapporterat in i självservicemodulen. Rapporten har översänts till Kommunstyrelsen för kännedom. Uppföljning av tidigare granskning avseende underhåll av infrastruktur och fastigheter har under året genomfört en uppföljning av den granskning av bl.a. hantering av underhåll av fastigheter och infrastruktur som gjordes under Sammanfattningsvis är vår slutsats att det fortfarande kvarstår brister inom flera av de granskade områdena. Redovisade underhållsplaner och rutiner för underhållsplanering och redovisning av underhållskostnader bedömer vi inte fullt ut vara tillfredsställande. Vi menar att behov finns av att utveckla och konkretisera

6 6 underlagen för de årliga underhållsinsatserna samt att utveckla ett IT baserat systemstöd för detta arbete. Den höga nivån för akut/felavhjälpande underhåll torde även vara en effekt av ett eftersatt underhåll. Med utgångspunkt i de relativt sett höga underhållsnivåer som gällt de senaste åren och de extra satsningar som fullmäktige beslutat om måste enligt vår uppfattning målsättningen vara att väsentligt öka andelen planerat underhåll framgent. Det är positivt att Tekniska nämnden har uppmärksammat behovet av en utvecklad underhållsplanering och att frågan verkar vara prioriterad fortsättningsvis. Tekniska kontoret förefaller arbeta systematiskt med risk- och säkerhetsfrågor inom fastighetsförvaltningen. Någon redovisning av konkret arbete med risk- och säkerhet som berör va-anläggningar har inte redovisats. En va-plan uppges vara under arbete för att presenteras som förslag till sommaren 2012 och läggas för beslut under hösten har översänt rapporten till Tekniska nämnden med begäran om yttrande. Granskning av ändamålsenlighet och intern kontroll i AB Ekerö Bostäder Lekmannarevisorerna i AB Ekerö Bostäder har genom särskilda insatser granskat om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. En översiktlig granskning har skett utifrån ägardirektiv, styrelsens arbetsordning samt VD-instruktion om rapportering till styrelsen. Vår sammanfattande bedömning är att bolaget, med varierande grad av tydlighet, återrapporterar tre av fyra mål för ekonomi och finansiering i årsredovisningen för Vidare gör vi bedömningen att bolaget uppfyller två av målen, inte fullt ut uppfyller ett av målen samt att ett av målen ännu ej utvärderats eller återrapporterats till ägaren. Vi gör bedömningen att återrapporteringen av måluppfyllelsen i allt väsentligt är tillräcklig, under förutsättning att protokollet med bolagets återrapportering av måluppfyllelsen för det ännu ej avrapporterade målet kommer Kommunstyrelsen tillhanda. Lekmannarevisorerna har avgivit en särskild granskningsrapport. Ekerö den 3 april 2012 Gunilla Jerlinger Ordförande Kjell O Johansson Vice ordförande Jan Edvin Henriksson Klas Johansson Mats Palmborg Lena Samuelsson Lars Ångström