Gnesta kommun. GNESTA KOMMUN Revisorerna. Till Kommunfullmäktige i Gnesta kommun Org.nr

Transkript

1 Gnesta kommun Ink: Dnr: För handläggning. GNESTA KOMMUN Revisorerna Till Kommunfullmäktige i Gnesta kommun Org.nr Revisionsberättelse för år 2014 Revisorerna har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet och genom utsedda lekmannarevisorer verksamheterna i Gnesta Kommunkoncern AB, Gnestahem AB, Gnesta Förvaltnings AB och Gnesta Stadsnät AB. Granskningen har även omfattat hjälpmedelsnämnden och den gemensamma patientnämnden. Kommunstyrelsen och nämnderna ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns en tillräcklig intern kontroll samt för återredovisningen till fullmäktige av hur de fullgjort uppdraget. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, redovisning, intern kontroll och pröva om verksamheten bedrivits i enlighet med fullmäktiges uppdrag. Granskningen har såvitt avser kommunen utförts enligt kommunallag, god revisionssed i kommunal verksamhet och fastställt revisionsreglemente. Vår granskning har haft den omfattning och inriktning samt givit det resultat som redovisas i bilagan "Revisorernas redogörelse för 2014 års granskningar". Årets resultat uppgår till tkr före balanskravsutredning och 32 tkr efter. Vi noterar att de största avvikelserna mot budget finns inom vissa nämnder, men ingen nämnd redovisar sammanlagt underskott över 1 mnkr, vilket är en förbättring jämfört med föregående år. Förvaltningsberättelsen innehåller en uppföljning av de elva verksamhets- och finansiella mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige har angivit i 2014 års framtidsplan med flerårsplan Det finansiella målet avseende resultatet har inte uppfyllts, vilket de andra två finansiella målen har gjort. Fyra av verksamhetsmålen bedöms ha uppfyllts medan övriga fyra bedöms delvis ha uppfyllts. Dessa mål är strävansmål och gäller för perioden Redovisning lämnas över vad som gjorts för att nå målen samt ett antal mått och indikatorer. Det finns ingen tydlig definition av vad som ska ha uppnåtts för att målen ska anses ha uppfyllts helt eller delvis, vilket innebär att revisorerna inte kan uttala sig om målen har uppfyllts. Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som god då två av tre mål har uppnåtts, men vi noterar att kommunen inte har nått målet om resultatet. Vi bedömer utifrån årsredovisningens återrapportering verksamhetsmålens uppfyllelse som god totalt sett, då vi väger samman antalet mål som har uppfyllts helt och delvis.

2 Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Några mindre avvikelser har noterats och kommenterats i rapporten, men de bedöms ej vara väsentliga. Förbättring har gjorts sedan förra året då anskaffningskostnader och ackumulerade avskrivningar nu redovisas i noterna till balansräkningen avseende tillgångarna. När det gäller de fördjupade granskningar som genomförts under året har vill vi uppmärksamma följande: Att det inom socialnämnden bedrivs ett förbättringsarbete utifrån de brister som tidigare granskningar har konstaterat. Efterlevnaden av det nya kvalitetsledningssystemet var inte ännu inte möjlig att bedöma vid tidpunkten för revisorernas uppföljning. Kvarstående brister som nämnden har att arbeta med rör bl a att åtgärda brister i genomförandeplanerna vad gäller brukarnas delaktighet och sociala aktiviteter, samt tydliggörande av nämndens ambitionsnivå avseende kvalitet. Att kultur- och tekniknämndens interna kontroll vad gäller upphandling och inköp inte är tillräcklig och uppvisar brister. Utöver detta gör vi iakttagelsen att nästintill inga åtgärder har vidtagits med anledning av den granskning av inköp och upphandling som gjordes 2013 där kommunstyrelsens inköps- och upphandlingsverksamhet inte bedömdes vara ändamålsenligt organiserad. Till detta är vi kritiska och utgår från att erforderliga åtgärder vidtas under Ansvarsfrihet Revisionen för 2014 har inte föranlett någon anmärkning mot styrelsen och övriga nämnder. Efter en samlad bedömning tillstyrker vi att kommunstyrelsen, nämnderna, den gemensamma nämnden för tekniska hjälpmedel och den gemensamma patientnämnden samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet. Vi tillstyrker också att kommunens årsredovisning godkänns. a 2015-,k20 Åke Nilsson 07.1r-11 C./!3< d Björn Svallfors Bir a Bergq CU4/k/ Lena Dahlö Lööf Sune Åkerlind

3 Bilagor Till revisionsberättelsen hör bilagorna: Revisorernas redogörelse för 2014 års granskningar (i) Granskningsrapport från lekmannarevisor i - Gnesta Kommunkoncern AB (2) - Gnestahem AB (3) _ Gnesta Förvaltnings AB (4) - Gnesta Stadsnät AB (5) Gnesta Centrumfastigheter AB Hjälpmedelsverksamheten (7) Gemensam patientnämnd (8)

4 Revisorernas redogörelse för 2014 års granskningar Granskningens inriktning och omfattning Revisionsarbetet har skett i enlighet med fastlagd revisionsplan och de av revisorerna fastställda granskningsuppdragen. Löpande granskning har gjorts av Kommunstyrelsens och övriga nämnders protokoll. Revisionsarbetet har även omfattat möten och kontakter med representanter för kommunens styrelse samt nämnder och förvaltningsledningar. Under året har revisorerna träffat presidierna från kommunstyrelsen, socialnämnden, kultur- och tekniknämnden, barn- och utbildningsnämnden och miljö- och byggnämnden tillsammans med respektive förvaltningschef. Revisionen har föranlett synpunkter och förslag av olika karaktär. Dessa har delgivits berörda nämnder och förvaltningar. Revisionsskrivelser har avgivits till kommunstyrelsen och berörda nämnder samt lämnats till kommunfullmäktige för kännedom. Granskningen av bokslut och årsredovisning 2014 grundar sig på material som fastställts av kommunstyrelsen. Revisorernas redogörelse för 2014 års granskningar Revisorerna har under år 2014 genomfört följandegranskningar: Granskning IT-säkerhet externt penetrationstest Intern kontroll Inköp och attestering inom barn- och utbildningsnämnden Intern kontroll avseende inköp från externa leverantörer inom kulturoch tekniknämnden Uppföljning av tidigare revisionsgranskningar Socialnämndens styrning av äldreomsorg Granskning av delårsrapport 2014 Granskning av årsredovisning 2014 I det följande redovisas en sammanfattning av syfte och resultat för respektive granskning. Granskning av delårsrapport Syfte: Revisorerna har granskat kommunens delårsrapport för perioden Syftet med den översiktliga granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige fastställt. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultat: Resultatet för perioden är 8,5 mnkr (-4,1 mnkr), vilket är 12,6 mnkr högre än motsvarande period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett resultat om 9,2 mnkr. Bedömningen i delårsrapporten är att balanskravet kommer att uppfyllas. Utifrån vår översiktliga granskning gör vi följande bedömning av kommunens delårsrapport:

5 Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed i övrigt. Vi bedömer att det finns möjlighet att uppnå de finansiella mål om god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige har fastställt utifrån den prognos som lämnas. Vi bedömer att det finns möjlighet att delvis uppnå de verksamhetsmål för god ekonomisk hushållning som kommunfullmäktige har fastställt. Vi bedömer att redovisning lämnas utifrån de mått som finns fastställda. Målen är strävansmål och det finns inte någon tydlig definition för vad som ska ha uppnåtts för att de olika nivåerna ska anses uppnådda. Vi har noterat att kommunen har påbörjat arbete med att införa komponentavskrivning. Granskning av årsredovisning 2014 Syfte: Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift bedöms om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Vidare ska revisorerna enligt kommunallagen (9:9a) avge en skriftlig bedömning av om resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de mål fullmäktige beslutat om. Bedömningen ska biläggas årsbokslutet. Detta sker inom ramen för upprättandet av revisionsberättelsen. Granskningen, som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv, ska besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen? Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Har balanskravet uppfyllts och hanteras eventuella underskott i enlighet med balanskravets regler? Är årsredovisningens resultat förenligt med de mål fullmäktige beslutat avseende god ekonomisk hushållning? Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande? Med rättvisande avses följsamhet mot lag, rekommendationer och god redovisningssed. Resultat: Vi bedömer att årsredovisningen huvudsakligen redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Kommunen lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans (KL 8:5 a-b). Årets resultat uppgår till tkr före balanskravsutredning och 32 tkr efter. Vi noterar att de största avvikelserna mot budget finns inom vissa nämnder, men ingen nämnd redovisar sammanlagt underskott över 1 mnkr, vilket är en förbättring jämfört med föregående år. Årsredovisningen i Gnesta kommun är upprättad utifrån kommunens styrmodell och utgår från visionen: "Gnesta för dig som vill växa i stadens lugn och landets puls." Till visionen finns både långsiktiga mål och en tillväxtstrategi. Förvaltningsberättelsen innehåller en uppföljning av de elva verksamhets- och finansiella mål för god ekonomisk hushållning som fullmäktige har angivit i 2014 års framtidsplan med flerårsplan Det finansiella målet avseende resultatet har inte uppfyllts, vilket de andra två finansiella målen har gjort. Fyra av verksamhetsmålen bedöms ha uppfyllts medan övriga fyra bedöms delvis ha uppfyllts. Dessa mål är strävansmål och gäller för perioden Redovisning lämnas över vad som gjorts för att nå målen samt ett antal mått och indikatorer. Det finns ingen tydlig definition av vad som ska ha uppnåtts för att målen ska anses ha uppfyllts helt eller delvis, vilket innebär att revisorerna inte kan uttala sig om målen har uppfyllts.

6 Vi bedömer den finansiella måluppfyllelsen som god då två av tre mål har uppnåtts, men vi noterar att kommunen inte har nått målet om resultatet. Vi bedömer utifrån årsredovisningens återrapportering verksamhetsmålens uppfyllelse som god totalt sett, då vi väger samman antalet mål som har uppfyllts helt och delvis. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Några mindre avvikelser har noterats och kommenterats i rapporten, men de bedöms ej vara väsentliga. Förbättring har gjorts sedan förra året då anskaffningskostnader och ackumulerade avskrivningar nu redovisas i noterna till balansräkningen avseende tillgångarna. Granskning IT-säkerhet externt penetrationstest Syfte: Granskningen syftade till att identifiera sårbarheter i kommunens externa nätverk genom tekniska tester. För att uppnå granskningens var följande kontrollmål styrande för granskningen: Är kommunens nuvarande IT-säkerhet tillräcklig för att minimera risker för obehörigt intrång av extern aktör? Uppfyller kommunen vad som anses vara god praxis inom informations- och ITsäkerhetsområdet? Resultat: På det externa nätverket identifierades endast ett fåtal brister av betydande karaktär. Trots de observationer som gjordes bedöms kommunens externa IT-miljö ha en säkerhetsnivå som ligger över genomsnittet i jämförelse med resultatet av andra penetrationstester som PwC utfört inom offentlig verksamhet. Denna slutsats är baserad på identifierad konfiguration samt typen och antalet tjänster som exponeras. Revisorerna rekommenderar att Gnesta kommun genomför en riskanalys samt åtgärdsanalys baserat på de i denna rapport angivna bristerna och rekommendationerna. Fokus bör sättas på att verifiera att uppdateringsrutiner efterlevs, speciellt för system som är exponerade mot Internet, samt att det finns tydliga riktlinjer kring vilka tjänster som far exponeras mot Internet. De åtgärder som genomförs bör revideras och granskas efter införande för att säkerställa att effekten av åtgärden är uppnådd. Detta kan exempelvis göras genom analys av utförda åtgärder, nya penetrationstester eller manuella kontroller. Uppföljning av tidigare revisionsgranskningar socialnämndens styrning av äldreomsorg Syfte: Under har fyra revisionsgranskningar genomförts som visat på brister bl a i Socialnämndens styrning. Nämnden har i sina svar i viss mån instämt i kritiken och redovisat åtgärder för att nå en förbättring. Nämnden har också i sina svar hänvisat till pågående utvecklingsarbete. Det har under denna tidsperiod varit flera chefsbyten på olika nivåer, vilket lett till oro. Personalgrupper har fört fram kritik mot ledning och nämnd, även kritik och misstroende på utförandet av äldreomsorg har förekommit. Mot denna bakgrund beslutade revisorerna att göra en översiktlig uppföljning av de fyra granskningarna. De revisionsfrågor som ska besvaras är om Socialnämnden har ett pågående utvecklingsarbete för att förbättra styrningen, samt om Socialnämnden har åtgärdat övriga brister som har konstaterats i granskningarna. Resultat: Alltsedan de uppföljda granskningarna genomfördes, har det pågått ett förändringsarbete. Omställningarna och förändringarna har tagit betydligt längre tid än planerat. Det finns fortfarande områden som har brister. Som svar på revisionsfrågan avseende nämndens styrning är bedömningen att den har förbättrats. Samarbetet och förtroendet mellan nämnd och förvaltning har förbättrats avsevärt. Det nya kvalitets-

7 ledningssystemet har tydliggjort nämndens styrning och uppföljning. Det förutsätter dock att det efterlevs, vilket denna granskning inte kan verifiera, då det inte gått tillräckligt lång tid. De brister som konstaterats i granskningarna har till delar åtgärdats. Uppföljningen av externa utförares följsamhet till gällande avtal är numera reglerat i avtalet med utföraren. Det finns förutsättningar för ett ändamålsenligt och aktuellt kvalitetsledningssystem. Nämndens styrning har blivit bättre. Kommunikationen mellan nämnd och förvaltning fungerar tillfredsställande. Kvarstående brister: Genomförandeplanerna har stora brister bl a vad gäller brukarnas delaktighet och sociala aktiviteter. Nämnden har ännu inte tydliggjort sin ambitionsnivå vad gäller kvalitet. Värdighetsgarantin, som är under utarbetande, kan vara en sådan. Intern kontroll Inköp och attestering inom barn- och utbildningsnämnden Syfte: Den övergripande revisionsfrågan huruvida den interna kontrollen inom barn- och utbildningsnämnden tillräcklig vid betalning av leverantörsfakturor. Resultat: Den sammantagna bedömningen var att attestreglementet är anpassat till förutsättningarna i kommunen. Det framgår inte i reglementet att fakturorna går vidare till överordnad om de inte har beslutsattesterats inom ett visst antal dagar. Vi bedömer att detta bör ske och att det på attestlistorna anges vem attesträtten går vidare till. Vi rekommenderar att det skickas meddelande till överordnad chef när en faktura inte attesteras i tid. Vår bedömning är att rutinerna är ändamålsenliga, säkra och tillförlitliga avseende hanteringen av leverantörsfakturor och att rutiner tillämpas. Intern kontroll avseende inköp från externa leverantörer inom kultur- och tekniknämnden Syfte: Revisionsfrågorna har varit huruvida kultur-och tekniknämndens interna kontroll tillräcklig vad gäller inköp från externa leverantörer, samt om kultur-och tekniknämndens interna kontroll tillräcklig vad gäller jävsförhållanden avseende upphandling och inköp? Resultat: Den sammanfattande revisionella bedömningen är att kultur- och tekniknämndens interna kontroll vad gäller inköp från externa leverantörer och jävsförhållande avseende upphandling och inköp inte är tillräcklig och uppvisar stora brister. Utöver detta gör vi iakttagelsen att nästintill inga åtgärder har vidtagits med anledning av den granskning av inköp och upphandling som gjordes I granskningen har bl a konstaterats att otillåtna direktupphandlingar från ett flertal leverantörer. Hjälpmedelsverksamheten Vid granskningen av hjälpmedelsverksamheten har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor. Gemensam patientnämnd Vid granskningen av den gemensamma patientnämnden har revisorerna biträtts av Landstinget Sörmlands revisionskontor.