Ägardirektiv för Älvkarleby Kommunhus AB, org.nr

Transkript

1 1 Beslutad av kommunfullmäktige Dnr 27/ och Dnr 30/ (punkt 23) Ägardirektiv för Älvkarleby Kommunhus AB, org.nr Bolaget som organ för kommunal verksamhet Bolaget är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Älvkarleby kommun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och av kommunstyrelsen med stöd av delegation utfärdade direktiv. Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom a) gällande bolagsordning, b) gällande ägardirektiv, c) av fullmäktige och av kommunstyrelse enligt ovan utfärdade särskilda direktiv, d) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget. 2. Kommunens direktivrätt Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa utfärdade direktiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning. 3. Kommunens insyn och styrfunktion Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen och kommunstyrelsen utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsereglementet. Kommunstyrelsen skall ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen skall fastställas efter samråd med bolagets styrelse. Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.

2 2 4. Föremålet för bolagets verksamhet Föremålet för bolagets verksamhet, som till sin art anges i bolagsordningen, är att inom Älvkarleby kommun äga och förvalta aktier i de bolag som Älvkarleby kommun använder för sin verksamhet, liksom att tillhandahålla konsultativa och administrativa tjänster angående finansieringsfrågor. Bolaget får ej driva verksamhet eller vidtaga åtgärd som ej är förenlig med kommunal kompetens. 5. Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att genom koncernbildning av företag, som ingår i kommunens totala organisation enligt 3 kap kommunallagen, åstadkomma en samordning till gagn för ett optimalt resursutnyttjande. 6. Mål för bolagets verksamhet Bolaget skall eftersträva följande verksamhets- och ekonomiska mål: Bolaget skall efter koncernbidrag från sina dotterbolag visa lägst nollresultat. 7. Grundläggande principer för bolagets verksamhet Ansvaret för bolagets organisation vilar enligt aktiebolagslagen på bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att de bästa förutsättningarna för bolagets ändamål och mål tillgodoses. Bolaget skall drivas enligt affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av dessa direktiv. Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin verksamhet om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget. Kommunen och bolaget skall därför i samråd på sikt söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.

3 3 8. Självkostnads- och likställighetsprinciperna Bolaget skall i sin verksamhet tillämpa de kommunala självkostnads- och likställighetsprinciperna. 9. Underställningsplikt Bolagets styrelse beslutar efter samråd med kommunstyrelsen om fördelning av koncernbidrag. Kommunfullmäktiges godkännande skall inhämtas såvitt avser a) större investeringar b) normbeslut c) bildande eller förvärv av dotterföretag d) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet e) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen, om fråga är av sådant slag att den skall underställas fullmäktige, skall samråd ske med kommunstyrelsen. 10. Budget och handlingsprogram Bolaget skall årligen fastställa handlingsprogram för de närmaste 3 räkenskapsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras. Handlingsprogram och budget skall årligen senast vid utgången av april månad delges kommunstyrelsen. 11. Underlag för sammanställd redovisning Bolaget skall årligen senast vid utgången av februari månad tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag styrelsen begär för upprättande av kommunens sammanställda redovisning enligt lagen om kommunal redovisning. 12. Informationsskyldighet Bolaget skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunen snarast översända a) protokoll från bolagsstämma, b) protokoll från styrelsesammanträde, c) bolagets årsredovisning, d) revisionsberättelse, e) granskningsrapport.

4 4 Innehåller protokoll som skall översändas till kommunen uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla enskild handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits. 13. Upphandling I den mån detta låter sig göra skall bolaget medverka i samordning av kommunens och övriga företags upphandling. 14. Direktiv till dotterbolag Bolaget äger rätt att utfärda ägardirektiv för dotterbolagens verksamhet. Sådana direktiv skall i så fall dessförinnan ha godkänts antingen av kommunfullmäktige eller av kommunstyrelsen, beroende på om ärendetypen delegerats till kommunstyrelsen eller ej. Bolaget tillser att sådant direktiv vidarefastställs genom bolagsstämmobeslut. Utfärdas sådana direktiv skall de bl.a. innehåller punkterna 1-3, 5-8, 12-13, i dessa ägardirektiv. 15. Utseende av ombud till bolagsstämma Bolaget utser ombud med erforderlig fullmakt till dotterbolagens bolagsstämmor. 16. Suppleanters inträde För suppleanters inträde i styrelsen gäller vad som sagts i bolagsordningen. Finns ej sådan föreskrift skall ordningen för suppleanters inträde bestämmas av den regel som kommunfullmäktige beslutat skall gälla för de kommunala nämnderna. Suppleant skall alltid kallas till styrelsesammanträde. Suppleant har rätt att yttra sig vid styrelsesammanträde även om han ej ersätter ledamot. Närvarande suppleant som ej ersätter ledamot har att iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot.

5 5 17. Instruktion för verkställande direktör Styrelsen har enligt 8 kap 29 ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen samt enligt 8 kap 7 ABL ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Detta skall ske i skriftlig instruktion. Styrelsen skall tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter. I instruktionen skall anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen skall anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten skall upptas i styrelseprotokollet. 18. Arbetsordning för styrelsen Styrelsen skall enligt 8 kap 6 ABL utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete vari bl.a. skall redovisas arbetsfördelningen mellan styrelsen och eventuellt inrättade andra organ. 19. Informationssammanträde Bolaget skall årligen sedan årsredovisning, revisionsberättelse och granskningsrapport tillställts kommunen och i god tid innan bolagsstämma hålls anordna informationssammanträde för ledamöterna och suppleanterna i kommunfullmäktige. Vid sammanträdet skall styrelseledamöter, verkställande direktör, revisorer och lekmannarevisorer närvara och besvara frågor om bolagets verksamhet. Frågor skall ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter som enskild ej äger ta del av. Vid informationssammanträde är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfoga över. 20. Förvaltningsberättelsens innehåll Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma och av kommunen uppställda mål.

6 6 21. Revisorer och lekmannarevisorer Revisorer och lekmannarevisorer skall samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta skall FAR:s rekommendation om gemensam revision tillämpas. Lekmannarevisorerna skall i sin granskning, förutom vad lag anger, söka utvärdera bolagets måluppfyllelse samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten. 22. Arkivreglemente Kommunens arkivreglemente som antagits av kommunfullmäktige , 196, dnr 115/ gäller för bolagets dokumenthantering. 23. Extraordinär händelse I händelse av extraordinär händelse som föranleder krisledningsnämnden i Älvkarleby kommun att träda i funktion skall styrelse och vd i Kommunhus AB samråda med sagda nämnd angående vilka åtgärder som erfordras från bolagets sida med anledning av den uppkomna situationen.