Datum Sune Ekman, revisor Birgitta Berggren, sekreterare. Underskrifter Sekreterare Paragrafer Birgitta Berggren

Transkript

1 1(32) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, Kl Beslutande Ledamöter Susanne Grundström (S), ordförande Siv Sander(S) Erkki Vuorijärvi (GL) Wilhelm Tham (GL) Göran Strömqvist (M) Tommy Kvarnström (HOB) Fredrik Fogelqvist (V) Övriga närvarande Sune Ekman, revisor Birgitta Berggren, sekreterare Justerare Erkki Vuorijärvi Justeringens plats och tid Kommunkontoret 17/ Underskrifter Sekreterare Paragrafer Birgitta Berggren Ordförande Susanne Grundström Justerare Erkki Vuorijärvi ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Val- och demokratinämnden Sammanträdesdatum då anslaget sätts upp då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Birgitta Berggren

2 2(32) 10 Godkännande av kallelse till dagens sammanträde Ordförande Susanne Grundström (S) redogör för kallelsen till dagens sammanträde. Kallelsen godkänns.

3 3(32) 11 Faställande av dagordning Till dagens sammanträde har en kallelse omfattande punkterna 1-9, samt en tilläggslista fastställts.

4 4(32) 12 Statsbidrag för projekt som syftar till ökat valdeltagande, dnr VDN 13/00024 Ordförande Susanne Grundström (S) redogör för beslutsmeddelande om bidrag från Ungdomsstyrelsen för projekt som syftar till ökat valdeltagande. Ungdomsstyrelsen avslår ansökan om bidrag till projekt Ökad delaktighet genom praktisk demokrati. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

5 5(32) 13 LSU-Sveriges ungdomsorganisationer Susanne Grundström (S) redogör för en inbjudan som kommit från LSU Sveriges ungdomsorganisationer föreningen, föreningen är en ideell organisation som är partipolitiskt och religiöst obunden. Föreningen bjuder in kommunen att bli kommunpartner till kampanjen Makten är din, syftet är att engagera unga att diskutera demokrati och politik. Susanne Grundström (S) föreslår att Folkhögskolan, Pihlskolan tillsammans med Fredrik Fogelqvist (V) får i uppdrag att till nämnden inkomma med förslag på aktiviteter för att engagera unga att engagera sig i demokrati och politik, och att inbjudan som kommit från LSU ej är aktuell. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

6 6(32) 14 Rapport från informationsträff med Länsstyrelsen Ordförande Susanne Grundström (S), och Mathias Brandt, kommunsekreretare har deltagit i en informationsträff med Länsstyrelsen inför valen Frågor som säkerhet före och under valet diskuterades och bör belysas lokalt. Förtidsröstningen väntas öka, se till att ha bemanning är ett budskap. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

7 7(32) 15 Revisorernas granskningsrapport Ordförande Susanne Grundström (S) informerar om att Val- och demokratinämnden fått revisorernas granskningsrapport. Rapporten kommer att behandlas på nämnden i mars. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

8 8(32) 16 Uppföljning av våra mål, dnr VDN 13/00025 Ordförande Susanne Grundström (S) redovisar checklistan för nämndens resultatmål. Samliga resultatmål för 2014 har påbörjats, när det gäller valet 2014, så har utbildning på länsstyrelsen genomförts, och en ny fråga är på väg ut till E- panel. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

9 9(32) 17 Utvärdering av medborgarförslag, dnr VDN 13/00026 Fredrik Fogelkvist (V) redovisar en kartläggning över inkomna/besvarade medborgarförslag. Under tiden har 50 stycken medborgarförslag lämnats in, 48% har besvarats. Behandlingstiden medel är 273 dagar. Fredrik Fogelkvist (V) får i uppdrag att fortsätta att jobba vidare, sekreteraren tar fram protokoll från de besvarade medborgarförslagen för att kunna se vad medborgarförslagen handlar om, och vilken förvaltning som har handlagt dem. Extern hjälp med att sammanställa kan bli aktuellt, och ersättning utgår per timme. Ordförande Susanne Grundström (S) tackar för en bra redovisning. Med detta har nämnden informerats och ärendet läggs till handlingarna.

10 10(32) 18 Organisation av förtidsröstningen vid EP-valet samt riksdag, kommun och landstingsval Ordföranden föreslår att förtidsröstningen liksom tidigare ska ske på kommunkontoret i Hällefors och i Grythyttan genom att val- och demokratinämnden träffar avtal med Tempo i Grythyttan. Föreslagna röstningslokaler ät tillgängliga för fysiskt funktionshindrade. Val- och demokratinämndens beslut Förtidsröstningen i Hällefors ska ske på kommunkontoret under ordinarie öppettider utom veckan före valet då det dessutom ska vara kvällsöppet för röstning till klockan Kommunkontoret ska även ha förtidsröstning på lördagen före valdagen klockan samt på valdagen , när det gäller EP-valet. RKL-valets öppettider på valdagen är Ordförande Susanne Grundström (S) får i uppdrag att träffa avtal med Tempo för förtidsröstning i Grythyttan.

11 11(32) 19 Vallokaler, och öppethållande på valdagen vid EP-val samt val till riksdag, kommun och landsting Ordföranden Susanne Grundström (S) redogör för förslaget till vallokaler och öppethållande. Röstning ska kunna ske klockan , men val- och demokratinämnden kan, efter samråd med länsstyrelsen, fatta beslut om avkortat öppethållande i valdistrikt med få röstberättigade. Beträffande Hjulsjö röstninglokal så föreslås avkortat öppethållande så att röstning kan ske klockan och Alla föreslagna vallokaler ät tillgängliga för handikappade. Valdistrikt Vallokal Öppethållande Centrum Folkets Hus, EP-valet Hällefors RKL-valet Gillershöjden Fyrklövern EP-valet Entrévåning RKL-valet Hjulsjö-Kronhagen Kronhagsskolans EP-valet Gymnastiksal RKL-valet Grythyttan Sörgården, EP-valet Cafeterian RKL-valet Grythyttan Röstningslokal Hjulsjö Hjulsjö motions Center, fd skolan EP-valet 17: RKL-valet Val- och demokratinämndens beslut Nämnden beslutar enligt ordförandens förslag.

12 12(32) 20 Val av röstmottagare, ordförande och vice ordförande i vallokalerna samt Följande personer föreslås som röstmottagare, ordförande och vice ordförande i vallokalerna/röstningslokal. Centrum (Folkets Hus, Hällefors) telnr Torbjörn Ström Ordf Stenvägen Margareta Berglöf Vice ordf Björnvägen Sune Ekman Gillersvägen Eva Kuusisto Hammarvägen Thomas Lönn Brandtvägen Bengt Stross Göransvägen Gillershöjden(Fyrklövern entrevån) Bo Nilsson Ordf Mossvägen Anita Bergsten Vice ordf Holmqvistvägen Tarja Varis Göransvägen Ann Sköld Gyltbovägen Maria Eriksson Skålen Mives Bengtzing-Wennerström Kullbergsvägen Silvy Bergström Martinvägen Hjulsjö-Kronhagen (Kronhagsskolans gymnastiksal) Östen Nilsson Ordf Grävlingsvägen Gunnel Rundqvist Vice ordf Sävsjön Torbjörn Jansson Stålvägen Tuula Eriksson Hjulsjö / Benny Jansson Sikforvägen Turid Ericsson Wigelievägen 14 Peter Berg Bollvägen Ove Lundqvist Bollvägen Laila Nilsson Grävlingsvägen

13 13(32) Grythyttan (Sörgården, Grythyttan) Sune Gustavsson Ordf Nygård Dagny Andersson Vice ordf Bovik Päivi Saxin Smedsgatan Åsa Örtlund Bovik Torbjörn Saxin Smedsgatan Kjell Kvarnström Saxhyttan Erika Heisner Saxhyttefallet Astrid Berglund Granliden Röstningslokal Hjulsjö (Hjulsjö motionscenter, fd skolan) Birgitta Törnqvist Ordf Hjulsjö / Sinnikka Börjel Vice ordf Hjulsjö / Kristina Lundin Jönshyttan / Stig Hedlund Hjulsjö / Olle Samuelsson Hjulsjö / Val- och demokratinämndens beslut Föreslagna personer utses som röstmottagare, ordförande och vice ordförande. I den händelse någon av de utsedda röstmottagarna meddelar förhinder, får val- och demokratinämndens ordförande och sekreterare i uppdrag att ordna med ersättare.

14 14(32) 21 Ersättning för medverkan i vallokal Kommunfullmäktige beslutade under 2003 att ersättningen ska vara 150 kronor per timme. Inget beslutades om automatiska ersättningar. Val- och demokratinämndens beslut Ersättning enligt kommunfullmäktiges beslut 2003 utgår till röstmottagarna.

15 15(32) 22 Ersättning till ordförande och vice ordförande i vallokal Ersättning till ordförande och vice ordförande i vallokal, var utöver timarvodet, 452 kronor resp 226 kronor vid valet Val- och demokratinämndens beslut Arvode utgår enligt tidigare beslut till ordförande resp vice ordförande.

16 16(32) 23 Ersättning för extra arbeten för ordförande i vallokalerna Ordförande och vice ordförande i Hjulsjö ska ersättas med två extra timmar för hämtning av material och iordningsställande av vallokal, i övrigt ska ersättning för detta utgå till ordförande med en extra timme. Val- och demokratinämndens beslut Enligt förslag ersätts ordförande och vice ordförande i Hjulsjö med två extra timmar, och i övrigt utgår ersättning till ordförande med en extra timme.

17 17(32) 24 Placering av valsedlar i valsedelsställen Enbart de valsedelsställ som valmyndigheten har tagit fram ska användas, en låda för de partivalsedlar som kommunen (i praktiken röstmottagarna) ansvarar för och en låda där partierna kan placera sina namnvalsedlar. Valsedelsställen placeras intill varandra så att samtliga partiers valsedlar exponeras på likvärdigtsätt. Inga valsedlar får läggas på borden. Kommunen (röstmottagarna) har enligt vallagen skyldighet att lägga ut partivalsedlar för partier som fått mer än 1% av rösterna i något av de två senaste riksdagsvalen och för partier som är representerade i landstingsfullmäktige eller kommunfullmäktige där lokalen ligger. Val- och demokratinämndens beslut I den vänstra raden i ställen placeras valsedlar till riksdagsvalet (gula), i den mellersta raden valsedlar till kommunvalet (vita) och i den högra raden valsedlar till landstingsvalet (blå). I varje rad placeras valsedlarna i alfabetisk ordning enligt ovan. Kommunen (i praktiken röstmottagarna) ska inte lägga ut andra valsedlar än ovan nämnda. Ev. övriga partier som vill lägga ut sina valsedlar ska kontakta ordföranden i lokalen och anvisas plats i stället. Partierna ska genom anslag upplysas om att det är partiernas ansvar att de fylls på med namnvalsedlar i facken.

18 18(32) 25 Valskjutsar och annonsering Val- och demokratinämndens beslut Hällefors Taxi ska ombesörja erforderliga skjutsar efter beställning från allmänheten i likhet med tidigare. Annonsering av valskjutsar ska ske i Vecko-Nytt. I annonsen ska anges att handikappanpassat fordon finns.

19 19(32) 26 Annonsering om förtidsröstning, dubblettröstkort, kommunala bud och onsdagsräkning Varje kommun har ansvar för att allmänheten får god information om vad som gäller i fråga om förtidsröstningen. Information om var förtidsröstning kan ske kommer att finnas på röstkortet. Det ska också informeras om var väljare kan få dubblettröstkort. Onsdagsräkningen är en offentlig förrättning och tid och plats ska kungöras. Val- och demokratinämndens beslut Annonsering med information om förtidsröstning, möjlighet att få dubblettröstkort, kommunala bud och onsdagsräkning ska ske i Vecko-Nytt.

20 20(32) 27 Tider och platser för institutionsröstning Ordförande föreslår att institutionsröstning ska ordnas vid Sörgården och Björkhaga söndagen den 18 maj för EP-valet och söndagen den 7 september för RKL-valet. Val- och demokratinämndens beslut Institutionsröstning ordnas söndagen den 18 maj 2014 för EP-valet och söndagen den 7 september 2014 för RKL-valet enligt följande: Sörgården, Grythyttan (cafeterian) kl Björkhaga, (matsalen) kl Val- och demokratinämnden ska affischera och lämna information till varje boende på Sörgården och Björkhaga om när röstning kan ske.

21 21(32) 28 Val av personer att medverka vid institutionsröstningen Val- och demokratinämndens beslut Följande personer utses att medverka vid institutionsröstningen: Sörgården, Grythyttan (cafeterian) kl Erkki Vuorijärvi, Sune Gustavsson och Dagny Andersson Björkhaga, Hällefors (matsalen) kl Siv Sander, Malin Bergkvist och Anne-Marie Hammar I den händelse någon av de utsedda röstmottagarna meddelar förhinder, får val- och demokratinämndens ordförande och sekreterare i uppdrag att ordna med ersättare.

22 22(32) 29 Ersättning till röstmottagare vid institutionsröstning Ersättning har tidigare utgått med timarvodet 150 kronor och med minst tre timmar per röstningslokal, vilket också inkluderar tid för förberedelser. Ordföranden föreslår att samma ska gälla i år vid valen Val- och demokratinämndens beslut Röstmottagarna vid institutionsröstningen får ersättning med timarvode 150,- med minst tre timmar per röstningslokal.

23 23(32) 30 Val av personer att kvittera ut val- och demokratinämndens försändelser från Posten Val- och demokratinämndens beslut Susanne Grundström, Mathias Brandt och Birgitta Berggren får kvittera ut val- och demokratinämndens försändelser från Posten.

24 24(32) 31 Ev. kommunala bud, vid EP-valet och RKL-valet 2014 Väljare som på grund av sjukdom, funktionshinder eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe kan rösta genom bud. Dessutom får väljare som betjänas av Posten AB:s lantbrevbärare, väljare som är intagna i häkte och väljare som är intagna i kriminalvårdsanstalt och av säkerhetsskäl inte kan rösta i samma röstningslokal som andra intagna på anstalten rösta med bud. Följande personer får enligt vallagen vara bud: väljarens make eller sambo samt väljarens, makens eller sambons barn, barnbarn, föräldrar eller syskon, de som yrkesmässigt eller på liknande sätt ger väljaren vård eller som annars brukar hjälpa väljaren i personliga angelägenheter, de som särskilt har förordnats av kommunen att vara bud, Av Posten AB anställda lantbrevbärare och anställda vid ett häkte eller kriminalvårdsanstalt. Ett bud ska ha fyllt 18 år. Val- och demokratinämndens beslut Följande personer förordnas att tjänstgöra som kommunala bud: Bo Nilsson, Torbjörn Ström och Margareta Berglöf, om någon väljare uttrycker behov av ett kommunalt bud. Till kommunala buden utgår ersättning med 150 kronor per timme.

25 25(32) 32 Utbildning/information för röstmottagare i vallokal samt röstmottagare vid förtidsröstning och institutionsröstning och för kommunala bud vid EPvalet 25 maj Val- och demokratinämnden beslut En träff med samtliga röstmottagare i vallokalerna, röstmottagarna vid institutionsröstningen samt kommunala bud skall hållas måndagen den 31 mars klockan Röstmottagare vid kommunkontoret och Tempo, Grythyttan ska ges utbildning innan förtidsröstningen startar.

26 26(32) 33 Val- och demokratinämndens kanslilokaler på valdagen Val- och demokratinämndens beslut Valnämndens kansli ska finnas i kommunhuset, Sikforsvägen 15, Hällefors. Den som ringer kommunväxeln ska få upplysning om direktnumren till Val- och demokratinämnden.

27 27(32) 34 Val- och demokratinämndens tjänstgöring under valdagen och transport av rösterna till Örebro Ordföranden och sekreteraren upprättar ett schema för val- och demokratinämndens tjänstgöring på valdagen. Utkörning av förtidsröster till valdistrikten, enligt schema som upprättas av ordförande och sekreteraren. Susanne Grundström och Erkki Vuorijärvi vidarebefordrar rösterna till länsstyrelsen i Örebro.

28 28(32) 35 Angående onsdagsräkningen Val- och demokratinämndens beslut Valnämndens granskning och räkning av sent inkomna förtidsröster mm börjar klockan den 28 maj 2014, samt även den 17 september Hela val- och demokratinämnden deltar. Onsdagsräkningen är offentlig och ska annonseras i Veckonytt inför EP-valet och RKL-valet. Susanne Grundström och Erkki Vuorijärvi vidarebefordrar rösterna till länsstyrelsen i Örebro.

29 29(32) 36 Demokratipris 2013 Ordförande Susanne Grundström (S) redogör för de förslag som inkommit till val- och demokratinämnden till Demokratipriset Gunther Heydorn, för sitt folkhälsoarbete i Korpen. HAIF, för sitt arbete med att samla barn och ungdomar med olika etniska bakgrund i sin verksamhet, ochman genom detta gör ett uppskattat integrationsarbete. Ordförande Susanne Grundström (S) har tagit emot ett muntligt förslag från flera håll på Eero Kumpujärvi för sitt engagerade arbete som flyktingsamordnare på kommunen, ett arbete som varit gränslöst och sträckt sig långt över vad som förväntas inom tjänstens utövning. Erkki Vuorijärvi (GL) föreslår att Hällefors Närradioförening tilldelas Demokratipriset 2013, då de gör ett bra arbete med bl.a sändning av kommunfullmäktige. Wilhelm Tham (GL) yrkar på att priset skall tilldelas enskild person och ej förening. Fredrik Fogelqvist (V) anser att de nomineringar som inkommit ej är tillräckliga för att dela ut Demokratipriset När det gäller förslaget på Eero Kumpujärvi, så anses det ligga i hans tjänst inom kommunen. Förslag till beslut Ordförande Susanne Grundström (S) finner att det finns två förslag till beslut - Susanne Grundströms förslag att uppmärksamma HAIF och Eero Kumpujärvi för deras stora engagemang i det angelägna integrationsarbetet. HAIF får en penningsumma för något de önskar göra i sin verksamhet som fortsatt gynnar integrationen för ungdomen. Både HAIF och Eero Kumpujärvi får diplom och blommor, som symboliska bevis för sina insatser för demokratins sak genom sitt integrationsarbete. - Fredrik Fogelqvist (V) förslag att uppmärksamma HAIF för sitt integrationsarbete och då i ungdomsverksamheten.

30 30(32) Val och demokratinämndens beslut Ordförande Susanne Grundström ställer proposition på de båda förslagen och finner att Val- och demokratinämnden beslutar med övervägande majoritet enligt ordförandens förslag, att dela HAIF ungdomsverksamheten en penningsumma för något de önskar göra i verksamheten som fortsatt gynnar integrationen. Både HAIF och Eero Kumpujärvi får diplom och blommor, som symboliska bevis för sina insatser för demokratins sak genom sitt integrationsarbete.

31 31(32) 37 Inbjudan till Demokratidag 2014 Sveriges kommuner och landsting inbjuder till Demokratidag Ordförande Susanne Grundström (S) kommer att delta och finns intresse från fler av nämndens ledamöter så kan de anmäla sig till sekreteraren.

32 32(32) 38 Delgivningsärenden A) Val av Maria Gustafsson (V), till ny ersättare i Val- och demokratinämnden