En god affär. En inspirationsskrift om att underlätta företags deltagande i offentlig upphandling

Transkript

1 En god affär En inspirationsskrift om att underlätta företags deltagande i offentlig upphandling

2 Omslagsfoto: Torget i Trosa. Foto: Thomas Henrikson

3 Förord Små och medelstora företag har en viktig roll i svensk ekonomi. Att dessa företag utvecklas är av stor betydelse för tillväxten. Upphandling under konkurrens främjar utveckling och innovation vilket är avgörande för att öka små och medelstora företags produktivitet och konkurrenskraft. Tillväxtverket arbetar för att underlätta för små och medelstora företag att delta i offentliga upphandlingar och därmed bidra till ökade affärsmöjligheter. Det ska vara enkelt att upphandla och att lämna anbud på offentliga upphandlingar. Här har vi samlat några exempel på hur bland annat kommuner och myndigheter underlättar för företag i offentliga upphandlingar. Vi lyfter även fram några företags upplevelser och Tillväxtverkets arbete inom offentlig upphandling. Vi hoppas att skriften kan ge inspiration till upphandlande myndigheter om hur man kan arbeta med offentlig upphandling för att öka möjligheterna för små och medelstora företag att delta.

4

5 Innehåll Förord 1 Vad tycker företagen? Strukturen kring offentlig upphandling ett hinder 4 Bättre kunskap om branschen efterfrågas 5 Viktigt med rätt stöd och information 6 Erfarenheter från kommuner borlänge, sigtuna, växjö och sollefteå Distributionslokaler underlättar för de små leverantörerna 8 Fokus på upphandlingsfrågor ger resultat 10 Medveten strategi ökar affärsmöjligheterna 12 Dialog med företagen öppnar för fler anbud 14 så här gör vi ett axplock från upphandlande myndigheter Uppföljning och avropssystem ökar avtalstroheten 16 Elektroniska lösningar gör det lättare att lämna anbud 16 Marknadsanalys ger tydliga förfrågningsunderlag 16 Strategisk upphandling sparar pengar 17 God kunskap om leverantörerna ger träffsäkerhet 17 Delade upphandlingar ger ökade möjligheter 17 Tillväxtverkets arbete inom offentlig upphandling 18

6 Vad tycker företagen? Strukturen kring offentlig upphandling ett hinder Avgörande för små företags möjlighet att delta i offentlig upphandling är hur de upphandlande myndigheterna väljer att strukturera sin upphandling. Både när det gäller upphandlingarnas storlek och utformningen av vissa krav, säger företagaren Anders Sundström. Användningen av ramavtal blir allt vanligare, bland annat beroende på tidsmässigt utdragen upphandlingsprocess och risken för överprövning. Samordnade ramavtal för flera myndigheter är både större och mer komplexa, vilket ytterligare försvårar för mindre leverantörer. Avgörande för små företags möjlighet att delta i offentlig upphandling är hur de upphandlande myndigheterna väljer att strukturera sin upphandling. Anders Sundström önskar sig också tydliga krav och en möjlighet att förutse hur anbudet kommer att utvärderas. Frågorna kan alltför ofta uppfattas på olika sätt och utvärderingsmodellerna är ofta svårtydda eller svåra att förutse utfallet av. Det förekommer också att utvärderingsmodeller har svagheter som kan leda till oönskade resultat, såsom att möjliggöra osund strategisk prissättning, exempelvis orimligt låga priser i vissa kategorier. För att kunna bli tydliga behöver myndigheterna vara pålästa inom det aktuella upphandlingsområdet och veta vilka de riktar sig till vid en specifik upphandling, anser Anders Sundström. Först då blir det möjligt att ställa krav som motsvarar verkligheten. Jag har till exempel varit med om att en myndighet efterfrågat tio års konsulterfarenhet av ett visst kompetensområde inom IT, trots att området de facto bara existerat i sju år. Ett sådant krav blir givetvis omöjligt att uppfylla, men likväl lockas en och annan leverantör att säga sig uppfylla det ändå och därmed tänja på sanningen. Hur en myndighet väljer att formulera kraven på referenser och ekonomiska nyckeltal kan också missgynna mindre företag, påpekar Anders Sundström. Det är exempelvis inte ovanligt att man kräver tre referensprojekt som avslutats det senaste året, vilket små eller nystartade företag kanske inte har. Myndigheterna kan underlätta anbudsförfarandet, men det krävs också något av oss småföretagare. Att vi skaffar oss kunskap om reglerna, förkovrar oss inom området och, inte minst, inser vikten av noggrannhet. Anders Sundström, delägare till IT-konsult och produktbolaget Sunstone Systems AB 4

7 Vad tycker företagen? Bättre kunskap om branschen efterfrågas För att öka kunskapen om marknaden och företagens förmåga att leverera olika slags varor och tjänster är det bra om upphandlande myndigheter träffar sina potentiella leverantörer, anser företagaren Pär Johansson. Kontakt med företagen gör att upphandlingarna får en bättre utformning, som underlättar för företagen att lämna anbud. Men det innebär också en fördel för upphandlarna när det gäller att specificera sina krav och få in anbud som är bättre anpassade till de faktiska behoven. När jag läser förfrågningsunderlaget ska jag förstå vilken kvalitet och vilken vara eller tjänst som efterfrågas. En bra upphandling bör vara tydlig, säger Pär Johansson. När jag läser förfrågningsunderlaget ska jag förstå vilken kvalitet och vilken vara eller tjänst som efterfrågas. Ibland verkar det tyvärr som om myndigheter upphandlar saker som de inte förstår sig på och som de heller inte har ansträngt sig för att skaffa sig mer kunskap om. I värsta fall ser det ut som om förfrågningsunderlaget kopierats från tidigare upphandlingar. Med den enda skillnaden att man har bytt ut till exempel spånplattor mot T-shirts. I Östersunds kommun, där Pär Johansson är stationerad, arbetar kommunen aktivt med att anordna möten och ställa frågor till företagare för att få utökad kännedom om olika branscher. Det är mycket positivt. Men jag önskar att upphandlande myndigheter förde mer dialog, inte enbart med företagare, utan också med andra upphandlande myndigheter. Då skulle de, efter att ha gjort sina utvärderingar, kunna jämföra sina resultat med andras så att förfrågningsunderlagen blev mer nationellt samstämmiga. Hela principen med offentlig upphandling är bra, anser Pär Johansson. Skattemedel bör användas effektivt och upphandlingarna ger också möjlighet för småföretagare att växa utanför den egna regionen. Därigenom blir upphandling en viktig del i företagets tillväxt. Man kan se anbudslämnandet som ett sätt att öva upp sin färdighet att göra företagspresentationer och skriva offerter så att de blir korrekta och konkurrenskraftiga. Även om myndigheter har blivit bättre på att utforma förfrågningsunderlag, så förekommer fortfarande exempel där rena formaliafel kan stjälpa en anbudsgivare. Så bör det givetvis inte vara. Pär Johansson, ansvarig för marknad och ekonomi på profilföretaget Meri textil i Östersund 5

8 Vad tycker företagen? Viktigt med rätt stöd och information Ska vi kunna ha ett bra näringsliv på en liten ort, så måste småföretagen kunna delta i upphandlingarna, hävdar Mathias Bäcklund, företagare i Sorsele. Om de mindre företagen aldrig får en chans att göra jobb i sin egen kommun, så får de svårt att växa. Då tappar orten livskraft. Ett stort hinder för de mindre företagen är storleken på upphandlingarna, anser han. Stora upphandlingar medför att mindre företag har svårt att lämna anbud eftersom de inte kan leverera de volymer som efterfrågas. Att lämna anbud är inte så komplicerat som jag tidigare trodde. Det gäller bara att få tillgång till rätt stöd och information. Vi säger att kommunen ska byta alla fönster i en skola inom tre år, till en kostnad av totalt sex miljoner kronor. Om kommunen styckar upp upphandlingen i flera mindre delar, så kan även små byggföretag klara av att utföra jobbet. Riskerna för leverantören minskar också om upphandlingen är mindre. Detta gäller även för livsmedelsbranschen, påpekar Mathias Bäcklund. Kommunen köper upp mycket mat till sina äldreboenden, skolor och dagis. Istället för att upphandla en leverantör som ska leverera allt, så kan en upphandling av grönsaker delas upp i olika poster, till exempel i potatis, gurka eller tomater. En annan sak som upphandlande myndigheter bör kunna bli bättre på är att följa upp de krav som ställts. Framförallt mindre kommuner har idag svårt att få tid för uppföljning och möten med företag på grund av bristande resurser. Mathias Bäcklund betonar också vikten av att småföretagare själva lär sig mer om upphandlingar och deras möjligheter. Att lämna anbud är inte så komplicerat som jag tidigare trodde. Det gäller bara att få tillgång till rätt stöd och information. Det är jätteviktigt att det finns en dialog mellan upphandlare och företag. Antingen kan kommunen anordna utbildningsträffar. Eller så bjuder företagarföreningar in upphandlingsansvariga från kommunen för utbyte av kunskap. Det kan också bli ett möjligt forum för inledande samtal om samarbeten mellan småföretagarna. Vi behöver ta stöd av varandra i de här frågorna. Vi småföretagare är inte enbart konkurrenter utan också, vad jag skulle vilja kalla, komplementer. Det är särskilt viktigt att ta fasta på i glesbygder. Mathias Bäcklund, entreprenör inom livsmedels- och byggbranschen i Sorsele 6

9 7

10 Erfarenheter från kommuner borlänge Distributionslokaler underlättar för de små leverantörerna Borlänge kommun arbetar med en distributionsmodell som gör att upphandlade livsmedelsleverantörer kan samordna sina leveranser. I stället för att varje leverantör ska leverera enskilt lämnas varorna till en gemensam distributionscentral, varifrån de körs ut till skola, daghem och servicehus. Transportsystemet kombineras med delad upphandling, säger Åke Persson, strateg på enheten Hållbar Samhällsbyggnad i Borlänge kommun och en av initiativtagarna till den så kallade Borlängemodellen. Många kommuner tror att detta är något stort och komplicerat. Så är det inte. Man måste veta två saker: att transportbranschen kan leverera och att det finns en lämplig lokal med kylmöjligheter. Det kräver nära kontakt med branschen. Åke Persson, strateg på enheten Hållbar Samhällsbyggnad, Borlänge kommun Genom att livsmedel och transporter upphandlas var för sig, får de mindre leverantörerna ökad möjlighet att konkurrera. Men distributionslokalerna ger också en rad andra fördelar: minskade kostnader, reducerade miljöutsläpp och säkrare leveranser. När de små lokala leverantörerna får hjälp att leverera sina varor, så ökar möjligheterna att producera närodlade och ekologiska livsmedel. Även för mottagarna av transporterna har en samordnad distribution fördelar. Färre och effektivare leveranser på bestämda dagar och tider innebär sänkta hanteringskostnader och en förbättrad arbetssituation för kostpersonalen. Ingen anställd behöver exempelvis gå ifrån mitt i lunchen för att packa upp varor. I dag har sex kommuner i Dalarna gått med i Borlängemodellen. Ett tiotal andra kommuner i landet har infört den och ytterligare 40 kommuner har planer på att starta. Enligt Åke Persson finns det ett stort intresse för modellen i Europa. Borlänge kommun deltar i EU-projektet Trailblazer, vars syfte är att dela erfarenheter kring dessa frågor och utveckla distributionsmodeller. Delade upphandlingar ökar mindre leverantörers möjlighet att delta. Ett problem är dock att de grossister, som lämnar anbud, kan sänka priset på strategiska varor och därmed dumpa marknaden. Vi kan inte göra så mycket åt det. Prissänkningarna är inte tillräckligt stora för att vi ska kunna säga att de är orimliga, säger Åke Persson. Däremot försöker vi få kontroll genom att kräva ett fast pris under en första period, gärna ett år. Vid fyra tillfällen per år får leverantören höja priset om leverantörer kan visa för beställaren att det är rimligt. 8

11 Åke Persson pratar med Bengt Benjaminsson i en av omlastningscentralerna på Maserfrakt Borlänge kommun har ännu inte vågat ta steget fullt ut med delade upphandlingar. Om vi ska göra flera mindre upphandlingar i stället för en enda stor, så sätts våra upphandlarresurser på prov, säger Åke Persson. För att få full kontroll över inköpen krävs ett elektroniskt inköpssystem, där leverantörernas produkter och priser läggs in. Det gör att man kan kontrollera beställningar och fakturor, så att kommunen enklare kan hålla reda på om leverantörerna går utanför avtal. Borlänge kommun håller som bäst på att införa systemet. Det är en omfattande procedur i stora organisationer eftersom många anställda ska lära sig att använda systemet. Man kan nog säga att detta är mer en utbildningsfråga än en teknisk fråga. Kommunen har också gjort en översyn över en webb-baserad information, som gör det möjligt att exponera och marknadsföra kommunens leverantörer på nätet. Detta kan utvecklas till en marknadsplats, speciellt för de mindre leverantörerna, berättar Åke Persson. Där kan exempelvis friskolor, restauranger och hotell nå lokala, mindre leverantörer och göra affärer. 9

12 Erfarenheter från kommuner sigtuna Fokus på upphandlingsfrågor ger resultat För att förändra kommunens upphandlingsstrategi krävs både politisk förankring och ett omfattande internt arbete. I Sigtuna kommun fick politiker och tjänstemän signaler från lokala företagare som undrade varför de inte kom i fråga vid kommunala upphandlingar. I och med det startade ett arbete med att se över upphandlingsarbetet i kommunen och år 2009 påbörjades ett projekt som delfinansierades av Tillväxtverket. Upphandling kom därmed högt upp på agendan både för politiker och för tjänstemän. Förnyelsearbetet har gett goda resultat, konstaterar näringslivsutvecklare Caroline Olsson. Caroline Olsson, Näringslivsutvecklare, Sigtuna kommun Sigtuna kommun har i dag ett kommunalråd med upphandlingsfrågor på sitt bord samt en anställd upphandlingsstrateg och en upphandlingscontroller. Det är viktigt att de avtal som kommunen tecknar verkligen följs. Sigtuna kommun arbetar därför med att utveckla en bra dialog med avtalade leverantörer under hela avtalstiden. Utbildning och kompetensutveckling är också nödvändigt för att kommunen ska få ökad kunskap om och förståelse för de små och medelstora företagens förutsättningar. Sigtuna kommun har utbildat 100 av sina anställda, men också 100 företagare i hur man deltar i upphandlingar. Sigtuna kommun arbetar också kontinuerligt med att utforma förfrågningsunderlagen, så att det blir enklare för företag att delta i upphandlingar. För att få fram bra förfrågningsunderlag behövs goda kunskaper både hos dem som ställer krav ute i kommunens verksamheter och hos de upphandlare som kan regelverket. Det är viktigt att kraven är tydliga och relevanta. I upphandlingsfrågor har kommunen god hjälp av en referensgrupp med representanter från organisationen Företagarna och från lokala företag. Därifrån får vi mycket input och direktrespons på hur vi tänker, säger Caroline Olsson. Vi går exempelvis igenom aktuella frågeställningar och vilka upphandlingar som är på gång. Referensgruppen är också en viktig länk ut till företagen. Ett mycket bra forum, som jag verkligen kan rekommendera. Kommunen har även inbjudit till några dialogmöten med lokala företag i olika frågor. Det är en metod som man planerar att fortsätta med. Genom näringslivsenhetens nära kontakt med företagen kan kommunen även hålla sig uppdaterad om marknaden, vilket ger bättre omvärldsanalys inför kommande upphandlingar. 10

13 För oss har den kontakten gett nya infallsvinklar på hur till exempel förfrågningsunderlag kan uppfattas, men även en ökad förståelse för de mindre företagens förutsättningar, säger Caroline Olsson. Ett konkret resultat är att vi har gått över till elektroniska förfrågningsunderlag, anbud och fakturor. Där har vi fått positiv respons från företagen. Inför varje upphandling i Sigtuna kommun är en del av förberedelsearbetet att titta på hur upphandlingar kan paketeras för att öka konkurrensen och möjligheten för småföretag att delta. Ett aktuellt exempel är en upphandling inom hantverkstjänster som paketerats i mindre delar exempelvis el, ventilation, värme och sanitet. Vi får in fler anbud nu, men tack vare att vi investerat i ett elektroniskt verksamhetssystem ger det inget administrativt merarbete. Genom att öka konkurrensen kan vi snarare få bättre pris till bättre kvalitet. Caroline Olsson i samspråk med Johan Kjellander på Kjellander Bygg Målsättningen är att underlätta för småföretagare så långt det är möjligt och lagen tillåter. Arbetet före själva upphandlingen är det viktiga, menar Caroline Olsson. När vi sedan är inne i upphandlingsskedet gäller självklart strikta upphandlingsregler. 11

14 Erfarenheter från kommuner växjö Medveten strategi ökar affärsmöjligheterna Tidigare låg upphandlingsenheten i Växjö kommun direkt under ekonomikontoret. Sedan år 2010 är den självständig och direkt underställd kommunledningen. Det har gett upphandlingschef David Braic en helt ny plattform att verka utifrån. Många frågor har blivit alltmer politiska; miljö, etiska aspekter och livsmedel är några exempel. Att jag kan följa de politiska diskussionerna på nära håll är viktigt för att kunna göra upphandlingar enligt kommunens politiska intentioner. Och givetvis helt korrekt enligt LOU. Vid tillträdet som upphandlingschef upplevde David Braic att upphandlingsfrågorna befann sig i ett vakuum. David Braic, Upphandlingschef, Växjö kommun Precis som i så många andra kommuner var upphandlingsenheten traditionellt förvaltande. Man följde LOU, tecknade avtal och började med nästa upphandling. Men vad som sedan hände med avtalet det hade man ingen kontroll över. David Braic ville ge enheten en ny och central roll för att kunna utveckla en tydlig upphandlingsstrategi. Viktiga mål var att kunna göra kostnadseffektiva inköp, uppnå hög avtalstrohet, öka upphandlingskompetensen inom kommunen och få en god internkontroll. För att skapa en bra fungerande och dynamisk inköpsverksamhet krävs att strategin är förankrad i hela verksamheten, betonar han. Ett första steg blev därför att få mandat från den politiska ledningen i kommunen för att dra igång ett förändringsarbete. Nästa steg blev ett intensivt internt marknadsföringsarbete för att informera alla förvaltningar och bolag om de nya tankarna. Det resulterade snart i bildandet av ett inköpsnätverk med personer från kommunens olika förvaltningar. Syftet var att skapa en plattform där krav och förväntningar i organisationerna kunde fångas upp och som dessutom kunde fungera som informationskanal. Därefter blev det dags att starta arbetet med att hitta ett inköpssystem för att underlätta för beställarna att köpa rätt varor från rätt leverantör. I samband med det utbildades omkring 900 beställare, som numera bär titeln certifierad inköpare, på de olika kommunala enheterna. Alla inköp av produkter görs numera av dessa personer. Tillsammans med en samordnad varudistribution öppnade det nya inköpssystemet möjligheten att dela upp den senaste livsmedelsupphandlingen ned till minsta produkt, vilket gav även de mindre leverantörerna chans att delta. Vanligtvis får kommunen in tre till fyra anbud 12

15 David Braic i samspråk med Mats Runefors, kock på Östra Lugnets skola inom livsmedelområdet. Den här gången kom anbud från 17 leverantörer, av dem 13 från närområdet. Kommunen tecknade avtal med alla. Men trots goda intentioner hamnade de mindre leverantörerna i kläm. Eftersom de stora grossisterna också lämnat anbud, blev det svårt för de mindre att konkurrera om priset. Många av dem fick mycket små delar av kakan. Många mindre anbudsgivare blev besvikna, vilket var tråkigt, säger David Braic. Men förhoppningsvis har vi hjälpt företagen en bit på väg mot att bygga upp sin verksamhet, så att de kan komma tillbaka till nästa upphandling. En del stora leverantörer tyckte inte om affärens uppdelning, vilket resulterade i en överprövning av kommunens upphandling av frukt och grönt. Klagande leverantör fick dock avslag. De slutsatser vi kan dra är att det nya upplägget med uppdelade upphandlingar kräver ansenligt mer resurser, jämfört med tidigare. Både vad gäller förberedelser, förfrågningsunderlag och utvärdering. Ändå är David Braic nöjd. Vi vågade göra det. Nästa gång ska vi arbeta för att få en bättre balans. Utvecklingsarbetet fortsätter. 13

16 Erfarenheter från kommuner sollefteå Dialog med företagen öppnar för fler anbud Öppenhet, engagemang och förändringsvilja från beställarnas sida är viktiga ingredienser för att förbättra de små leverantörernas chans att lämna anbud. Många småföretagare vet inte hur anbudsförfarandet fungerar. Där har vi upphandlare en viktig informationsfunktion, säger Patrik Sandström, upphandlingsansvarig i Sollefteå kommun, som anser att det är viktigt att bryta vi och dom tänkandet mellan upphandlare och leverantörer. Vi behöver mer kunskap om varandra leverantörerna om hur upphandlingar och LOU fungerar och kommunen om vad leverantörerna kan erbjuda. Om vi från beställarsidan är tydliga med att vi vill förändra, så påverkar det också näringslivet på ett positivt sätt. Patrik Sandström, upphandlingsansvarig, Sollefteå kommun Över hundra lokala företag deltog när Sollefteå kommun under 2010, med stöd från Tillväxtverket, anordnade en grundläggande utbildning i offentlig upphandling. Det blev mycket lyckat. Företagarna fick ökad förståelse för regelverket och vi fick igång den välbehövliga dialogen med näringslivet. Men det kräver engagemang och vilja att bryta gamla mönster. Patrik Sandström insåg snart vikten av att aktivt söka dialog och berätta om kommunens vilja att underlätta för de mindre företagen att lämna anbud. Projektet marknadsfördes både i lokaltidningen och direkt till företagen. Utbildningen delades upp i flera omgångar och förlades till kvällstid. Ett par utbildningstillfällen arrangerades på kommunens mindre orter, allt för att vara nära leverantörerna. När företagen lärde sig mer om lagstiftningen, ökade deras förståelse för kommunens upphandlingsbeslut. Likaså viljan att delta i framtida upphandlingar. En större upphandling av byggtjänster i Sollefteå kommun 2011 visade att den nya öppenheten gentemot marknaden gett resultat. Flera lokala företagare kunde vara med och dela på kakan. På ett antal områden upphandlar kommunen numera rangordnade avtal kombinerat med förnyad konkurrensutsättning. Vinnaren, som är etta i rangordningen, avropas för alla mindre uppdrag. Vid medelstora uppdrag sker förnyad konkurrensutsättning mellan dem som kommunen har tecknat avtal med. Det innebär att konkurrensen blir bättre och att fler företagare får möjlighet att vara med, konstaterar Patrik Sandström. Men den kommunala insatsen kan inte sluta vid seminarier och informationsträffar. 14

17 Ta om möjligt direkt kontakt med företagarna i god tid innan upphandlingsprocessen drar igång. Undersök marknaden och var öppen för informella möten! Det är också nödvändigt att utveckla kunskapen om upphandlingar i den kommunala organisationen. Sollefteå kommun har under senare år centraliserat sin upphandlingsorganisation, utvecklat upphandlingskompetensen och förstärkt bemanningen. Kommuner är stora och spretiga organisationer med många förvaltningar och inriktningar, så det behövs en ordentlig struktur för hela inköpskedjan, säger Patrik Sandström. Införandet av e-handel kan vara en del av lösningen. Vi har börjat med utbildning för beställarna i kommunen och har nyligen anslutit våra första leverantörer. Patrik Sandström har också, tillsammans med kollegan Jonny Ohlsson, förnyat kommunens skrivna upphandlingspolicy. Det tidigare fyrtiosidiga policydokumentet bantades ned till två sidor, utan att förlora i innehåll. Patrik Sandström pratar med småföretagaren och elektrikern Jens Norén Man ska inte göra saker krångligare än vad de är, säger Patrik Sandström. Varken kommun eller leverantörer tjänar på invecklade regler och rutiner. Enklare processer leder till fler anbud. Men också bättre avtalstrohet och ökad förståelse mellan beställare och leverantörer. 15

18 så här gör vi ett axplock från upphandlande myndigheter Uppföljning och avropssystem ökar avtalstroheten Kommunalförbundet Inköp Gävleborg upphandlar varor och tjänster enligt LOU åt tio kommuner och deras bolag. Hela upphandlingsprocessen drivs i ett elektroniskt stödsystem, vilket underlättar för mindre företag att delta. Genom uppföljning och användande av avropssystem ökar avtalstroheten. Därmed säkerställs den volym och marginal som leverantören förväntar sig att få. Inköp Gävleborg delar också upp upphandlingarna i många avtalsområden, vilket gör att mindre företag får ökade möjligheter att delta. Nära en fjärdedel av kommunernas köp sker via direktupphandling. Genom att i högre grad än tidigare konkurrensutsätta leverantörerna ökar mängden affärer som sker öppet. Elektroniska lösningar gör det lättare att lämna anbud Genom ett elektroniskt system har Transportstyrelsen fått bättre kontroll över sina direktupphandlingar. Systemet har lett till tidsvinster och inneburit en effektivisering av den interna processen. Det går snabbt att läsa igenom anbuden och se vilket det vinnande anbudet är. Systemet gör det också lättare för små och medelstora företag att lämna anbud och ger även tydlig statistik på området. Transportstyrelsen arbetar aktivt med att förenkla sina förfrågningsunderlag genom att ställa tydliga, begripliga och inte alltför många krav. Det finns också möjlighet för företag att lämna anbud på delar av en upphandling. Myndigheten har utsett en person per avdelning med ansvar för att samordna inköp för avdelningen och se över vilka upphandlingar som behöver göras. Marknadsanalys ger tydliga förfrågningsunderlag Trollhättans kommun arbetar aktivt med att informera företagare om direktupphandlingar och uppmanar företagen att vara aktiva och ta kontakt med upphandlingsavdelningarna. Informationsmöten anordnas två gånger per år. Kommunen arbetar mycket med att anpassa förfrågningsunderlagen efter olika branscher förenkla formuläret, ställa relevanta krav som branschen känner igen och inte fråga efter mer än det som behövs. Kommunen lägger tid på marknadsanalys för att ta reda på vilka anbudsgivarna är, hur de tänker och vad de kan leverera. Det är viktigt att informationsträffarna tar död på myten att det är svårt att lägga anbud, anser man. För att minimera osäkerheten från båda håll arbetar kommunen med att ge snabb återkoppling till anbudsgivarna. 16

19 Strategisk upphandling sparar pengar Region Skåne har lyft upp upphandlingsfrågorna till en strategisk nivå för att kunna genomföra bättre upphandlingar. Tidigare låg upphandlingsfrågorna under en egen förvaltning. Numera ligger de under ett upphandlingsstrategiskt utskott, direkt under regionstyrelsen. Med denna strategiska förändring sparar Region Skåne omkring 500 miljoner kronor årligen. Region Skåne ger möjlighet för företag att lämna anbud på olika varugrupper inom livsmedelsområdet. Företagen behöver inte lämna anbud på samtliga varugrupper, vilket innebär att även små specificerade leverantörer kan delta. Varje grupp utvärderas för sig och genom en avropsrangordning har regionen alltid en back-up om någon leverantör tillfälligtvis inte kan leverera. God kunskap om leverantörerna ger träffsäker het Sveriges Television investerar mycket tid för att skaffa sig god kunskap om sina leverantörer och anpassa upphandlingar efter behov. SVT vill arbeta mer med mindre leverantörer med specialistkompetens, vilket gör att man är mycket specifika i sina krav. Detta ökar träffsäkerheten och affärsmässigheten vid upphandlingarna, anser man. SVT arbetar mycket med dialog för att vara så transparenta som möjligt gentemot företagen och bjuder vanligtvis in leverantörer som ska lämna anbud till informationsmöte med den ansvariga beställaren. Efter avslutad anbudstid, återkopplar SVT till anbudsgivarna för att de ska få ökad förståelse för varför de inte vann upphandlingen. Delade upphandlingar ger ökade möjligheter Efter ett beslut år 2004 om en central inköpsenhet, har Skatteverket genomfört fem upphandlingar på städområdet. Samtliga har varit delade. Därigenom har små och medelstora städleverantörer haft möjlighet att lämna anbud utan att behöva nyttja underleverantörer för att klara av ett geografiskt område. Denna strategi har också använts för att uppnå en acceptabel konkurrens eftersom endast ett fåtal städleverantörer är rikstäckande. Den senaste upphandlingen inom städ genomfördes år 2010 som en upphandling för hela landet. Den delades in i 22 olika anbudsområden, där varje leverantör kunde lämna anbud på ett eller flera anbudsområden. 17

20 Tillväxtverkets arbete inom offentlig upphandling Tillväxtverket vill i den här skriften visa att det går att främja en ökad medverkan av små och medelstora företag i offentliga upphandlingar. Vår förhoppning är att upphandlande myndigheter kan hämta inspiration från dessa exempel och arbeta för att underlätta små och medelstora företags deltagande. Tillväxtverket vill göra det enklare att upphandla och lämna anbud Tillväxtverket har initierat Offentlig upphandling helt enkelt som riktar sig till små och medelstora företag samt till upphandlande myndigheter. Syftet är att underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar och därmed bidra till ökade affärsmöjligheter. På kan företag få information om de affärsmöjligheter som kan finnas i offentliga upphandlingar, likaså hur det går till att utforma anbud och var man kan hitta förfrågningsunderlag. Företag kan också lämna förslag på hur offentlig upphandling kan förenklas på Tillväxtverket skapar arenor för dialog Bristande kunskap om offentlig upphandling leder ofta till att mindre företag på landsbygden diskrimineras. I projektet Lärande om innovativ upphandling har Tillväxtverket under 2011 genomfört seminarier i Västerbotten, Västra Götaland och Skåne. Syftet har varit att stärka kommunerna i arbetet med att utveckla den offentliga upphandlingen samt att skapa bättre förutsättningar för att även mindre företag ska kunna konkurrera framgångsrikt. Projektet har genomförts inom programmet Lokala servicelösningar. Fokus har främst inriktats på livsmedelssektorn där många lokala leverantörer verkar. Projektet visar att lokala leverantörer gärna vill sälja närproducerade livsmedel inom kommunen. Det är dock få som deltar i upphandlingar, vilket kan bero på att de upplever förfrågningsunderlagen som krångliga och att det ställs irrelevanta krav. Ett sätt att få små företag att delta är att använda sig av distributionscentraler där lokala transporter kan samordnas. 18

21 Det är viktigt att ha ett processtänkande kring offentlig upphandling. Tydligare krav och bättre utnyttjande av upphandlingssystemet kan också öka deltagandet. Många upphandlare känner sig i onödan begränsade av direktiv och regler inom området. En annan viktig slutsats från projektet är att en ökad dialog mellan kommunen och leverantörer kan bidra till att fler företag deltar i kommunens upphandlingar. Det kan i sin tur leda till bättre service och ökad tillväxt. I programmet Lokala servicelösningar ingår även projektet Innovativ upphandling i Säffle kommun. Projektet bygger på ett samarbete mellan Säffle kommun, företag och näringslivsorganisationer för att finna åtgärder som förenklar upphandlingsprocessen. Inom Offentlig upphandling helt enkelt kommer Tillväxtverket att anordna informationsseminarier gentemot kommuner och företag i samverkan med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) samt Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet under 2012 och Kommunerna ska få kunskap om företagens förutsättningar att delta i offentliga upphandlingar samt om vilka erfarenheter som finns när det gäller att främja en ökad medverkan av små och medelstora företag. Företag ska få information om de affärsmöjligheter som finns genom offentlig upphandling. Vid seminarierna kommer det att finnas möjligheter för företagen att föra en dialog med kommunen och diskutera med politiker och tjänstemän. Tillväxtverket arbetar med hälsa, vård och omsorg Tillväxtverket arrangerar tillsammans med kommuner seminarier om hur man kan arbeta för att skapa goda förutsättningar för företagande vid införande av valfrihetssystem. Informationsinsatser riktas mot potentiella och befintliga leverantörer av omsorg och hälso- och sjukvård samt till politiker och tjänstemän i kommuner. Tillväxtverket genomför en pilotsatsning som ger småföretag som är eller vill bli verksamma inom vård och omsorg möjlighet att utveckla en ny eller befintlig tjänst, ett arbetssätt eller en vara. Syftet är att stimulera till konkurrenskraftiga företag och att öka tillväxten i små företag samt främja en positiv utveckling av antalet innovationer i branschen. 19

22 Tillväxtverket arbetar med socialt företagande Tillväxtverket planerar att under 2012 ta fram en guide för kommuner som vill ta fram en policy för arbetsintegrerande socialt företagande där upphandling med sociala hänsyn kommer att vara en del av guiden. Tillväxtverket ger också bland annat företag möjligheter att söka medel för affärsutveckling i arbetsintegrerade sociala företag och för utveckling och kommersialisering av sociala innovationer. Tillväxtverket arbetar med lokalt och regionalt tillväxtarbete Inom programmet Lokalt och regionalt tillväxtarbete har Tillväxtverket gett projektmedel till Sigtuna och Sollefteå kommun. Kommunerna har arbetat med hur de kan använda offentlig upphandling som ett verktyg för att få till stånd en ökad kommunal och regional tillväxt. Tillväxtverket arbetar med miljödrivna marknader Tillväxtverket har inom programmet Miljödrivna marknader genomfört insatser, såsom kompetensutveckling av företag i upphandlingsprocessen, för att stödja deras affärsutveckling i den kommersiella fasen. Syftet med insatserna har varit att underlätta för små och medelstora företag att kunna lämna egna eller gemensamma anbud som är tillräckligt konkurrenskraftiga för att kunna ta hem affärer genom upphandling. 20

23

24 Tillväxtverket Swedish Agency for Economic and Regional Growth Tel Tillväxtverket underlättar förnyelse i företag och regioner, och gör det enklare för företag. Tillväxtverkets arbete med offentlig upphandling Det ska vara enkelt att upphandla och att lämna anbud i offentliga upphandlingar. Enklare regler ger minskade kostnader och irritation. Enklare regler ger fler affärsmöjligheter för företagen och leder till ett bättre företagsklimat och stärkt konkurrenskraft för Sverige. Kontakta oss gärna vid frågor! Enheten Regelförenkling Tel regelforenkling@tillvaxtverket.se Info Produktion: Ordförrådet. Foto: Thomas Henrikson. Tryck: DanagårdLiTHO. Tryckt i 900 ex, januari Därefter tryck vid behov.