Ladok förvaltningsorganisation

Transkript

1 Bil p 594 Ladok förvaltningsorganisation Behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 Kerstin Pihl

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Förslag Slutsatser Uppdraget Bakgrund Beskrivning av utredningsuppdrag Mål Avgränsningar Sammanställning av genomförda intervjuer Behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok Utvärdering av nuvarande förvaltningsorganisation Mål för förvaltningsorganisationen Resultat Organisation Beslutsprocessen i förvaltningsorganisationen Arbetssätt och arbetsinnehåll Roll, ansvar och befogenhet Roligt Bemanning Samverkan Samverkan med förvaltningsorganisation -teknik Samverkan med driftleverantörerna Samverkan med högskolor och studenter Samverkan externa intressenter Kommunikation Möten Informationsspridning Bra och dåligt i förvaltningsorganisationen Övriga synpunkter och idéer på förändringar Intervjuade personer Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 2 av 70

3 1 Sammanfattning Uppdraget har varit att utvärdera nuvarande förvaltningsorganisation och lämna förslag till förändringar av förvaltningsorganisationen i samband med att Ladok3 införs. Utvärderingen bygger på 32 intervjuer med olika rollinnehavare inom Ladokförvaltningen och dess kunder. Resultatet av utvärderingen redovisas i avsnitt 5 och 6. Intervjupersonernas helhetsbedömning är att förvaltningen fungerat bra inom många områden med kunniga och hängivna medarbetare som får systemet att fungera trots att resurserna varit begränsade. Intervjuerna visar också att det finns möjligheter till förbättringar inom ett antal områden. I förslagen till förändringar återkommer många av de synpunkter som lämnats av intervjupersonerna. Förslaget till ny förvaltningsorganisation avser de förändringar som behöver göras i förvaltningsorganisationen för att kunna ta emot och förvalta leveranser från Ladok3. Det finns ingen inbördes prioriteringsordning mellan förslagen men de följer en logisk ordning. De flesta förslagen kan hanteras var och en för sig och förutsätter då att genomförandet drivs i form av ett uppdrag eller ett delprojekt. Följande förändringar i 20 punkter föreslås: Revidera måldokument och hantera förvaltningsorganisationens styrande dokument Ge förvaltningsorganisationen mandat att ta ett helhetsansvar för produkten Ladok3 och fatta besluten som krävs för att nå målen och uppfylla förvaltningsplanen Tydliggör och skapa förståelse för ansvarsfördelningen mellan verksamhetsoch teknikförvaltningen och VHS roll kopplat till detta Kom överens om vad som ska förvaltas inom förvaltningsorganisation verksamhet Anpassa förvaltningsorganisationen till Ladok3 Förtydliga förvaltningsorganisationens ansvar för produkten Ladok3 genom att utse en produktägare Inför ett processorienterat synsätt på ansvaret för Ladok3 och ersätt områdesansvar med processansvarig och delprocessansvariga kopplade till den studieadministrativa processen Dela upp underhållsansvaret Lyft upp rollen delproduktägare och ge dem reell möjlighet att kravställa och medverka aktivt i utvecklingsprojekt Förtydliga och förbättra hur leveransgodkännande ska gå till. I detta ingår att förbättra acceptanstestningen som är grunden för ett leveransgodkännande Inordna driften i förvaltningsorganisationen Utöka och förstärk förvaltningsorganisationens koppling till verksamhetsansvaret på högskolorna genom att etablera ett förvaltningsråd Använd temporära förankringsgrupper i högskolorna för olika frågor som rör nyttjande och vidareutveckling av Ladok3. Här säkerställs användbarhet, nytänkande och verksamhetsnytta. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 3 av 70

4 Förstärk användarsupporten för frågor och problemsituationer - en enda kanal in i förvaltningsorganisationen Ta ansvar för att utforma utbildnings- och informationsmaterial kring Ladok3 och dess användning Utöka och förstärk resurserna i förvaltningsorganisationen Utöka rekryteringsbasen genom att erbjuda anställningar i förvaltningsorganisationen Ta ställning till den geografiska placeringen av resurserna och om det finns möjlighet till att använda sig av gemensamma stödresurser Förstärk kopplingen till Ladok3-projektet och upprätta ett införande projekt som möjliggör en anpassad förvaltningsorganisation och förberedda högskolor Förstärk koppling till NyA:s förvaltningsorganisation Förslagen kommer att innebära effektivitet i förvaltningen av Ladok3. Det lägger grunden för att Ladok3 ska kunna vidmakthållas, vidareutvecklas och skapa nytta för sina beställare och nyttjare. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 4 av 70

5 2 Förslag Nedan presenteras förslag till åtgärder i 20 punkter för att anpassa dagens förvaltningsorganisation av Ladok till införandet och förvaltningen av Ladok3. Det finns ingen inbördes prioriteringsordning mellan förslagen men de följer en logisk ordning. De flesta förslagen kan hanteras var och en för sig och förutsätter då att genomförandet drivs i form av ett uppdrag eller ett delprojekt. Punkt 5 Anpassa förvaltningsorganisationen till Ladok3 med förslag till ny organisationsstruktur inrymmer många av de efterföljande förslagen. 1. Revidera måldokument och hantera förvaltningsorganisationens styrande dokument Förvaltningen behöver ett reviderat långsiktigt måldokument. I dag finns strategidokumentet för Ladokkonsortiet men det behöver utvecklas utifrån de förändringar som Ladok3 innebär. Verksamhetsplan bör byta namn till förvaltningsplan. Förvaltningsplan är ett etablerat begrepp i de flesta förvaltningsorganisationer och är det operativa styrinstrumentet för en förvaltningsorganisation på ett års sikt. Det är utifrån den långsiktiga målbilden som förvaltningsplanen skapas. Måldokumentet är ett strategiskt styrinstrument för styrelsen att kunna fatta beslut om förvaltningsplanen. Måldokumentet möjliggör målstyrning och rätt prioriteringar i organisationen, det borde vara stämmans och styrelsens viktigaste dokument. Ett överenskommet och beslutat måldokument, tillsammans med en verksamhetsmässig och ekonomisk uppföljning av målen, möjliggör en större frihet att verkställa målen inom förvaltningsorganisationen. Styrande dokumenten i form av delegationsordning, ansvarsfördelning, kommunikationsplan och processbeskrivningar bör förankras och uppdateras tillsammans med dem som berörs. Här skulle man vara betjänt av att på ett överskådligt sätt presentera vilka dokument som är viktiga för olika målgrupper. Gör därför en enkel sammanställning och struktur på dokumenten så de är lätta att återfinna för respektive målgrupp. Det behövs en kontinuerlig kommunikationsinsats avseende innehållet i de styrande dokumenten. 2. Ge förvaltningsorganisationen mandat att ta ett helhetsansvar för produkten Ladok3 och fatta besluten som krävs för att nå målen och uppfylla förvaltningsplanen En översiktlig beskrivning av förvaltningsorganisationen skulle kunna illustreras med nedanstående bild. Där framgår ansvarsförhållandena mellan styrelsen och förvaltningsorganisationen. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 5 av 70

6 Föreslagen förvaltningsplan Ändringskrav utanför ram Styrelsen Beslutar Beslutad förvaltningsplan Förankrade behov Förankringsgrupper Ladok Förvaltningsorganisation Ladok Prioriterar och beslutar inom ram Uppdrag inom förvaltningsplan Uppdrag utanför förvaltningsplan Kvalitetssäkrad studieadministrativ nytta Resultat Införande 39 högskolor Förvaltningsobjekt Ladok Införande Här står medlemmarna i Ladokkonsortiet inför ett vägval, antingen fortsätter man som nu med ett förfarande som karaktäriseras av koncensus, långa beslutsprocesser och otydligt ansvar för Ladok-systemet eller också får förvaltningsorganisationen för Ladok3 ett mer tydligt ansvar för det totala förvaltningsåtagandet som består av följande: Stödja, i detta ingår användarstöd och rådgivning. Tillgängliggöra, i detta ingår applikationsdrift och övervakning. Vidmakthålla systemets funktionalitet, i detta kan ingå förebyggande åtgärder, felrättning, hantering av ändringar. Vidareutveckla applikationen i detta ingår anpassningar, förbättringar och utveckling av nya funktioner. Förvaltningen har till uppgift att både skapa stabilitet och förändring i applikationen för att tillgodose beställare/nyttjares krav på effektivt verksamhetsstöd. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 6 av 70

7 Nöjd beställare/nyttjare och effektiv verksamhet Stödja Tillgängliggöra Förvaltningsobjekt Vidmakthålla Vidareutveckla Stabilitet och förändring Det har från flera håll uttrycks en önskan om att förvaltningsorganisationen behöver bli mer tydlig och peka med hela handen gentemot högskolorna om vad som tillåts och inte, kopplat till Ladok. Att ha en uppdelning i beställare och utförare har utvecklats i sina former men kan utvecklas ytterligare. För att få hög kostnadseffektivitet ska förvaltningsarbetet målstyras mellan verksamhetsförvaltning och teknikförvaltning. Med mätbara, realistiska och tydliga mål går det att beräkna resurser, mäta utfallet kontinuerligt mot dessa mål och därefter åtgärda eventuella avvikelser. Förvaltningsledningen verksamhet bör utökas med två roller. Förutom konsortiechef, förvaltningsledare verksamhet och IT-strateg, bör IT-strategen också få rollen som driftbeställare genom att styra, samordna och följa upp kraven på driften. Produktägarrollen, den som har huvudansvaret för produkten Ladok bör också ingå i förvaltningsledningen. 3. Tydliggör och skapa förståelse för ansvarsfördelningen mellan verksamhets- och teknikförvaltningen och VHS roll kopplat till detta Det finns många ifrågasättande av VHS roll i förvaltningen denna måste tydliggöras för samtliga intressenter. Här är huvudavtal Teknisk förvaltning av Ladoksystemet med ansvarsfördelningen till VHS viktigt att alla känner till. Där framgår klart och tydligt ansvarsfördelningen mellan verksamhetsförvaltningen och teknikförvaltningen och vad VHS ansvarar för. Samtidigt som det finns ett ifrågasättande så ser många att förvaltningsledaren teknik gör ett bra arbete och att det är bra att det finns en samlad styrning och uppföljning av det som levereras från ITS. I och med förslaget att driften ingår i förvaltningsorganisationen kommer ansvaret inom teknikförvaltningen att utökas. Man kan också tänka sig att det tillkommer underleverantörer utanför ITS som levererar komponenter till Ladok3. I och med Ladok3 ökar också behovet av ett nära samarbete med NyA, detta måste VHS säkerställa. Allt detta sammantaget visar att VHS har en viktig roll att fylla i förvaltningsorganisationen. Både konsortiets ledning och VHS har en uppgift att informera om ansvarsfördelningen. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 7 av 70

8 4. Kom överens om vad som ska förvaltas inom förvaltningsorganisation verksamhet Förvaltningsobjektet definierar vad som ska förvaltas och utgör därmed också avgränsningen för förvaltningsorganisationens ansvarsområde. Ett förvaltningsobjekt innehåller IT-system och verksamhetsstöd som förtydligar IT-systemens användning och nytta i verksamheten. Det behöver tydliggöras vilka förvaltningsobjekt som verksamhetsförvaltningen är ansvarig för. Den verksamhetsmodell som tas fram i och med utvecklingen av Ladok3 måste förvaltas. Annars finns det risk att förändringar i systemet utvecklas okontrollerat och att man då får en situation som man har med nuvarande Ladok. Innehåll i verksamhetsmodellen: Informationsmodell Processbeskrivningar Verksamhetsregler Målmodell Kravdokument Gemensam information, generella kataloguppgifter som orter, landskoder Det är inte bara verksamhetsmodellen som ska förvaltas på verksamhetssidan utan också: Upprättade avtal Strategier och planer Övergripande rutinbeskrivningar/informationsmaterial/utbildningsmaterial Resultat från acceptanstest Leveransgodkännande Nyttovärdering Projektdirektiv, slutrapporter, protokoll etc. Det är angeläget att man skapar en struktur och ordning för dessa förvaltningsobjekt. När det gäller verksamhetsmodellen behövs någon form av Enterprise Architect systemstöd för att förändringar i processer, regler och informationsmodeller ska slå igenom i hela modellen när förändringar görs. En fungerande förändringshantering blir oerhört viktig för att behålla en bra struktur på systemet. 5. Anpassa förvaltningsorganisationen till Ladok3 I och med införande av Ladok3 finns behov av att anpassa och utveckla nuvarande förvaltningsorganisation. Förvaltningsorganisationen får ett mer totalt ansvar för förvaltningen. Verksamhetsförvaltningen svarar för vad, teknikförvaltningen för hur, driften för tillgängligheten och tillsammans svarar de tre delarna för att Ladok3 är ett effektivt verksamhetsstöd för högskolorna. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 8 av 70

9 Beställare/nyttjare Förvaltning Ladok3 Beslutar om behoven Strategiskt styr beslutade behov Verkställer beslutade behov 39 högskolors behov Vad Hur Tillgäng -liggör Även om det är ett beställare- och leverantörsförhållande så måste ett vi skapas inom förvaltningsorganisationen. Det är förvaltningsorganisationen totalt som lyckas eller misslyckas att erbjuda en bra produkt till sina beställare och nyttjare. Det innebär att varje del har sitt tydliga ansvar att föreslå förändringar som leder till förbättringar för högskolorna. Nedan presenteras förslag till ny förvaltningsorganisation mer i detalj. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 9 av 70

10 Användarsupport Kerstin Pihl Förvaltning Ladok3 Beställare/nyttjare Utformar vision o mål Beslutar förvaltningsplan Styrelsen n Måldokument Förvaltningsplan Driftägare VHS Konsortiechef IT-strateg Driftbeställare Förvaltningsråd ingsråd (representanter för garna) Tjänsteansvarig Förvaltningsledare teknik Förvaltningsledare verksamhet Processansvarig Produktägare Systemarkitekt Uppdragssamordnare Scrum master Verksamhetsarkitekt Delprocessansvariga Delproduktägare Projektsamordnare Ärenden* Driftansvarig Driftsättningsansvarig lornas Ladokansvariga o ingsledare IT** Scrumteam rankringsgrupper Acceptanstest Information CM Administration Mottagning/ Leverans Gemensamma funktioner kan vara frågor, avvikelser eller ändringsönskemål t med förvaltningen kanaliseras via en ladokansvarig och en förvaltningsledare skola Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 10 av 70 nstestare CM = Configuration Management

11 Förslaget innebär att förvaltningsorganisationen får en ökad tyngd genom att den tillförs viktiga resurser. Den främsta förändringen är att driften föreslås ingå i förvaltningen. Kopplingen till kunderna stärks genom skapande av ett förvaltningsråd som representerar systemägarna. Användarsupporten utvecklas och omfattar inte bara Ladokansvariga utan också förvaltningsledare IT. Temporära förankringsgrupper knyts till förvaltningen som tillsammans med acceptanstestare säkerställer kvalitén och användbarheten i det som tas fram. Produktägare utses med ansvar för hela Ladok3, en verksamhetsarkitekt får ansvar för Ladoks verksamhetsmodell. Ett antal gemensamma stödfunktioner etableras som är centrala för att vidmakthålla Ladok och erbjuda stöd till kunderna. I de följande punkterna kommer detaljerna i förslaget att utvecklas vidare. 6. Förtydliga förvaltningsorganisationens ansvar för produkten Ladok3 genom att utse en produktägare Utse en produktägare inom förvaltningsorganisationen. Det måste vara helt klart vem som har huvudansvaret för produkten Ladok3 inom förvaltningsorganisationen. Idag är alla och ingen ansvarig det behövs därför ett övergripande ansvar för hela produkten Ladok3. I Ladok3-projektet har två personer utsetts att ha denna roll. 7. Inför ett processorienterat synsätt på ansvaret för Ladok3 och ersätt områdesansvar med processansvarig och delprocessansvariga kopplade till den studieadministrativa processen Ladok3 har till uppgift att stödja den studieadministrativa processen. Det innebär att man måste införa ett processynsätt i ansvaret för Ladok3. Produktägaren bör därför också bli processansvarig för hela den studieadministrativa processen. För att säkerställa expertkunnande behövs delprocessansvariga som också är delproduktägare. Processindelningen utgår ifrån den valda processindelningen i Ladok3. Förslaget som nu finns bygger på att flera delprocesser stöds helt eller delvis av Ladok3. Man bör göra en lämplig ansvarsindelning för dessa. 8. Dela upp underhållsansvaret Det är viktigt att varje roll i förvaltningsorganisationen har ett tydligt ansvar. Den delprocessansvarige ansvarar för att den egna delprocessen fungerar väl och att förändringar i IT-stödet ligger i linje med behovet i processen. För att åstadkomma detta behöver underhållsansvaret delas upp, så att förvaltningsorganisation teknik ansvara för rättningar av fel och delprocessansvariga ansvarar för anpassningar och förbättringar som berör den egna delprocessen. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 11 av 70

12 9. Lyft upp rollen delproduktägare och ge dem reell möjlighet att kravställa och medverka aktivt i utvecklingsprojekt Rollen delproduktägare ersätter rollen kravsamordnare. Att förändringar i Ladok3 verkligen ligger i linje med högskolornas önskemål sätter stor press på delproduktägarna i deras arbete. Med Scrum som vald systemutvecklingsmetod så kommer delproduktägare att arbeta närmare utvecklarna då gäller det att de har förståelse för arbetsmetodiken och processkraven. Förstärk delproduktägares roll och ge dem stöd att kunna genomföra sina uppdrag på ett bra sätt. Viktiga roller för att stödja delproduktägare är verksamhetsarkitekten som kan skapa förståelse för hur delarna hänger ihop med helheten, delprocessansvariga som har kontroll på vilken nytta som kraven ska åstadkomma i verksamheten samt projektsamordnaren som stödjer med arbetsmetodik och samordning. 10. Förtydliga och förbättra hur leveransgodkännande ska gå till - i detta ingår att förbättra acceptanstestningen som är grunden för ett leveransgodkännande I dagsläget gör alla 39 högskolor ett leveransgodkännande som utmynnar i att driftleverantörerna får klartecken att sätta en ny leverans av Ladok i produktion. Leveransgodkännande i form av att verksamhetsförvaltningen gör ett formellt godkännande av vad som har utvecklats är inte tydligt. Processen för leveransgodkännande måste formaliseras. Denna process med tillhörande roller, rutiner och mallar måste finnas på plats i god tid innan planerade leveranser kommer ifrån Ladok3-projektet. En svårighet i detta är att det ofta är samma personer som arbetar i utvecklingsprojekten som sedan kommer att förvalta resultatet. Verksamhetsförvaltningen måste godkänna leveransen innan den går ut till högskolorna. Det innebär att en Ladok leverans inte är godkänd förrän acceptanstest är genomförd och produkten har uppfyllt de godkännandekriterier som ställts upp från verksamhetssidan. Acceptanstestningen svarar verksamhetsförvaltningen för men testningen genomförs av ett antal utvalda acceptanstestare från högskolorna. 11. Inordna driften i förvaltningsorganisationen Driftansvar avser åtgärder i syfte att, ur teknisk synvinkel, säkerställa verksamhetens tillgänglighet till IT-stödet. I dagsläget är driften utanför förvaltningsorganisationen vilket skapar många problem. I dokumentet LADOK3 Nästa generations studieadministrativasystem som är ute på remiss föreslås Ladok3 vara en gemensam installation, till skillnad mot dagens Ladok där lärosätena har egna lokala installationer. Det innebär att test och driftsättning av systemet sker en gång och på ett ställe och att Ladoks integration mot externa aktörer som VHS, CSN och SCB kräver endast en integration. Detta möjliggör att driften kan inordnas i förvaltningsorganisationen. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 12 av 70

13 Driftpartnern ansvarar för teknisk infrastruktur, uppsättning av driftmiljöer, teknisk drift, incidenthantering och problemhantering med koppling till driften samt användarsupport-funktionen och ärendehanteringssystem. Några viktiga aktiviteter i applikationsdriften är: Övervakning av applikationens ingående delar, loggar, kopplingar mot interna och externa system samt övervakning av svarstider och tillgänglighet för förvaltningsobjektet Felavhjälpning analys och lösning av de larm som övervakningen genererar samt även inrapporterade fel Batchhantering planering och körning av batchjobb Underhåll uppgraderingar, rensningar, automatiseringar och uppgradering av applikation Följande punkter är viktiga att besluta vem som har ansvaret för och hur de ska hanteras: Förändringshanteringsprocessen (Change) Paketering av nya releaser Driftsättningar Ansvarfördelning/fördelning av kostnader i samband med felsökningar För att följa upp samarbetet med driftpartnern behövs samarbetsmöten på två nivåer: strategisk/taktisk och operativ. Driftbeställaren har här en viktig uppgift att kravställa driften. Driftbeställaren samordnar beställarnas önskemål och krav på driften via förvaltningsrådet. Viktiga frågor att hantera är integration. 12. Utöka och förstärk förvaltningsorganisationens koppling till verksamhetsansvaret på högskolorna genom att etablera ett förvaltningsråd I dag har systemägarna inte den aktiva påverkan de borde ha på Ladoks innehåll och utveckling. Det är systemägarna som ska säkra att de studieadministrativa processerna på hemmaplan verkligen stöds av Ladok. Systemägarnas inflytande på Ladoks utveckling måste öka. Det är därför lämpligt att representanter för systemägarna etablerar ett förvaltningsråd och blir en tydligare representant för beställarna. Uppgifter i rådet kan vara att medverka i framtagning och uppföljning av förvaltningsplanen, förankring av gjorda överenskommelser och resultat i hela systemägargruppen, beredning av ärenden till styrelsen. En viktig fråga är att, tillsammans med produktägaren, behandla prioriteringar av vad som ska vidareutvecklas och tillsammans med förvaltningsledaren prioritera resurser. Även om högskolorna själva svarar för ev. kundanpassningar så kan det vara samma resurser som kommer att involveras. Krav och önskemål gällande driften drivs tillsammans med driftbeställaren Införandet av ett förvaltningsråd får effekt på framtagning av den årliga förvaltningsplanen. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 13 av 70

14 13. Använd temporära förankringsgrupper i högskolorna för olika frågor som rör nyttjande och vidareutveckling av Ladok3, här säkerställs användbarhet, nytänkande och verksamhetsnytta För att säkerställs användbarhet, nytänkande och verksamhetsnytta behövs mer temporära förankringsgrupper från högskolorna. Det ger möjlighet att stämma av nuvarande och nya användargruppers behov. Grupper som utses kan ha till uppgift att ha idéer om hur systemet kan utvecklas, synpunkter på användbarhet etc. Formerna för hur förankringsgrupperna ska arbeta kan variera från workshop, hearing, parintervjuer eller observationer, det viktiga är att alla aktiviteter är mycket väl förberedda, genomförda och dokumenterade så att det önskade resultaten uppnås. När uppgiften är genomförd upplöses gruppen. Arbetssättet skapar en möjlighet till förankring bland bredare grupper inom högskolorna, detta ligger i linje med visionen för Ladokkonsortiet. 14. Förstärk användarsupporten för frågor och problemsituationer endast en kanal in i förvaltningsorganisationen Användarsupport avser hantering av fel, enklare beställningar, åtgärder för att ge stöd i problemsituationer, samt åtgärder för att förebygga problem t ex utbildning. Idag ligger hela användarstödet för Ladok lokalt på varje högskola. Förvaltningsorganisationen ger stöd till ladokansvariga i form av åtgärdshanteringen i Jira, nätverksträffar, maillistor och att områdesansvariga svarar på frågor. Förslaget är att användarsupporten utvecklas och också omfattar en mer teknisk support. Det innebär att respektive högskola också har en förvaltningsledare IT som kan kanalisera ärenden till förvaltningsorganisationen. Användarsupportärenden tas emot via en funktion som sedan säkerställer att verksamhet, teknik eller drift löser ärendet. Återrapportering till kund och stängning av ärenden svarar mottaningsfunktionen för. Mottagningsfunktionen bör vara placerad inom driften. 15. Ta ansvar för att utforma utbildnings- och informationsmaterial kring Ladok3 och dess användning Lärosätena behöver slutanvändarinformation, driftsättnings information, kursmaterial, informations- och marknadsföringsmaterial. Nu får varje ladokansvarig ute på högskolorna ansvara för detta. Det ska istället finnas färdigt informationsmaterial. Informations- och utbildningsmaterial bör tas fram centralt och tillgängliggörs för alla högskolorna och bli en del i den gemensamma kunskapsbanken om systemet. Ladok3 kommer till vissa delar stödja en gemensam studieadministrativ process det underlätta informationsspridningen. Det finns möjlighet att ge samtliga 39 högskolor ett gemensamt informations- och utbildningsmaterial. Det har många fördelar dels kommer mycket tid att kunna sparas ute på högskolorna dels säkerställs att tolkningar av regler och föreskrifter blir likformade. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 14 av 70

15 16. Utöka och förstärk resurserna i förvaltningsorganisationen Med tanke på att Ladok är högskolornas viktigaste system och deras affärssystem så bör det också återspeglas i dess förvaltning. Ladok3 möjliggör att utöka den gemensamma verksamhetsförvaltningen och minska förvaltningen på varje högskola detta ger totalt sett lägre kostnader. I förslaget till utveckling av nuvarande förvaltningsorganisation finns behov av nya roller och förändring av gamla roller. Verksamhetsarkitekt Förvaltningen av verksamhetsmodellen bör göras av en verksamhetsarkitekt. Denne säkerställer att verksamhetsmodellen är både stabil och utvecklas när nya krav ska uppfyllas. Verksamhetsarkitekten kommer att ha ett nära samarbete med Configuration Mangement som håller ordning på förändringar i verksamhetsmodellen. Förändringarna i verksamhetsmodellen och omfattningen på den gemensamma informationen som ska förvaltas styr arbetsbelastningen. Systemarkitekten är verksamhetsarkitektens motpart på tekniksidan. Processansvarig/produktägare och delprocessansvariga/delproduktägare Ladok3 har till uppgift att stödja den studieadministrativa processen rollen processansvarig säkerställer det. Processansvarig blir också produktägare för Ladok3. I utvecklingen av Ladok3 kommer en agil utvecklingsmetodik Scrum att användas. Produktägaren är den yttersta representanten för verksamheten under utvecklingen och har som uppdrag att fatta beslut i alla frågor som rör den produkt som ska tas fram. Produktägaren är också den som ytterst godkänner leveranser från utvecklingsteamen. Stöd till processansvarig/produktägaren är delprocessansvariga/delproduktägare med ansvar inom olika verksamhetsområden inom studieadministrationen. Dessa två roller behövs också i förvaltningsorganisationen och kommer att vara ansvariga för vidareutvecklingen av Ladok3. Acceptanstestare För att förvaltningsorganisationen ska kunna göra ett leveransgodkännande av en ny version av Ladok3 krävs att den blivit acceptanstestad i verksamheten. Här bör förvaltningsorganisationen knyta ett antal acceptanstestare till sig som har den uppgiften. Lösningen kan vara att flera högskolor är involverade eller att en högskola tar på sig acceptanstestningen för de andras räkning. En testledare håller ihop och driver testarbetet. Testledaren bör ha en fastare knytning till förvaltningsorganisationen för att säkerställa kontinuitet i metoder och arbetssätt. Informatör I och med utvecklingen av Ladok3 har det gjorts en stor satsning på informationsspridning i form av nyhetsbrev som på ett smidigt sätt håller alla intressenter informerade om vad som händer, med länkarna till Ladoks webbsida ökar tillgängligheten till den. En viktig del i informationsspridningen är att lagar och regelverk som påverkar Ladok görs tillgängligt på ett begripligt sätt. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 15 av 70

16 Ovanstående roller finns redan idag inom Ladok3-projektet förutom verksamhetsarkitekten. Utöver dessa roller tillkommer det roller som ingår i de gemensamma stödfunktionerna och i driften. 17. Utöka rekryteringsbasen genom att erbjuda anställningar i förvaltningsorganisationen I dagsläget är de flesta resurser inom verksamhetsförvaltningen utlånade på viss procent till verksamhetsförvaltningen. Det gör organisationen sårbar och osäker för den enskilda personen. Förslaget är att erbjuda anställning för ett antal roller i förvaltningsorganisationen. Ett rekryteringsförfarande utökar intresset för att få sökanden inom olika kompetensområden. 18. Ta ställning till den geografiska placeringen av resurserna, finns det möjlighet till att använda sig av gemensamma stödresurser I den förslagna förvaltningsorganisationen finns ett antal gemensamma resurser/funktioner som kan vara placerade inom verksamhet, teknik eller drift men utgöra stöd för hela förvaltningsorganisationen. Sådana resurser är Configuration Mangement CM, information, administration, mottagning/leverans och användarsupport. Dessa funktioner behövs för att ge förvaltningsorganisationen stadga. Den information som verksamhetsmodellen innehåller är alla inom förvaltningen i stort behov av, därför måste man lägga ner kraft på att få en bra struktur på förvaltningen av verksamhetsmodellen redan från början. I dagsläget är funktionsbeskrivningarna inte alltid uppdaterade, kravdokumenten inte alltid tillgängliga för dem som behöver dem. För att kunna förvalta Ladok3 behövs en fungerande Configuration Mangement (CM) som tillgängliggör och håller ordning på förändringar i verksamhetsmodellen. En sådan funktion finns inom ITS och skulle kunna utnyttjas för att förvalta verksamhetsmodellen. Det finns behov av att mer information om Ladok3 produceras centralt inom förvaltningsorganisationen och görs tillgänglig för alla högskolorna. Alla högskolor har behov av pedagogisk och lättillgänglig information om förändringar i systemet, nya lagar och regler, utbildningsmaterial etc. Hela förvaltningsorganisationen behöver stöd för administration, här ingår personaladministration, personalrekrytering, ekonomiadministration och ekonomisk uppföljning. I denna funktion ryms också den administrativa infrastrukturen med dokumenthantering och kalender etc. Ladok3-projektet kommer att eventuellt att leverera Ladok3 i fem block till högskolorna då ska allt finnas på plats så att högskolorna kan på ett säkert sätt ta emot leveranserna. Förvaltningsorganisationen för Ladok3 måste i god tid bygga upp en mottagnings/leveransfunktion som både har till uppgift att ta emot leveranser från Ladok3-projektet och paketera och tillgängliggöra leveranserna för högskolorna. Användarsupport för att ta emot och hantera frågor, fel och enklare beställningar blir den gemensamma ingången in i förvaltningsorganisationen. Den kommer att bestå av Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 16 av 70

17 kompetens från verksamhet, teknik och drift. Det är lämpligt att driften har uppgiften att ta emot ärendena. 19. Förstärk kopplingen till Ladok3-projektet och upprätta ett införande projekt som möjliggör en anpassad förvaltningsorganisation och förberedda högskolor Förvaltningsorganisationens koppling till Ladok3 måste förstärkas. I och med utveckling av Ladok3, tas förvaltningsobjekt fram som sedan ska förvaltas av både teknikförvaltning och verksamhetsförvaltning. Den nuvarande kopplingen kan illustreras i följande bild: Stämman Styrelsen Styrgrupp Ladok3 Projektledare Ladok3 Behov av resurser Konsortiechef Ladok Avtal Teknikförvaltning VHS Erhållna resurser Resurser Resurser ITS I dag lever de två organisationerna separat sida vid sida och det är endast när det gäller resurser som en samverkan finns. I Ladok3-projektet läggs grunden för innehållet som ska förvaltas. Här finns också utrymme att utveckla arbetsformer som sedan kan användas i förvaltningen. Det är därför angeläget att goda erfarenheter tas om hand och införs i förvaltningsorganisationen. Förvaltningsorganisationen ska också ha förutsättningar att kunna godkänna att förvaltningsobjekten som tas fram inom Ladok3-projektet har önskad kvalitet i innehåll, struktur och form. Förvaltningsorganisationen måste ställa krav på att systemet kan förvaltas effektivt. Det är inte bara Ladok förvaltningsorganisation som ska kunna ta emot leveranserna från Ladok3-projektet, de 39 högskolorna ska också vara förberedda i sina respektive förvaltningsorganisationer att ta emot resultaten. De måste göra anpassningar av lokala system, kvalitetssäkra, utbilda, ge support, informera och återkoppla eventuella problem till förvaltningsorganisationen vid införande av gemensamma förvaltningsobjekt. Förslaget är att utifrån de 20 punkter som presenterats ovan upprätta ett införandeprojekt för Ladok3 vars syfte är att ta fram och genomföra nödvändiga förändringar i nuvarande Ladok förvaltningsorganisation. Införandeprojektet ska också utforma riktlinjer och stöd för hur respektive högskola ska förbereda sig inför införandet av Ladok3. I detta ingår bl.a. stöd för uppbyggnad av lärosätena mottagarorganisation och reservrutiner. Inordningen av driften i förvaltningsorganisationen bör drivas som ett separat projekt. Eftersom Ladok3-projektet planerar för att löpande leverera till en Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 17 av 70

18 drifttestmiljö är det viktigt att omgående starta arbetet med hur driften ska kunna ta emot leveranserna. Överenskommelse om hur incidenthantering, problemhantering, förändringshantering (change) och driftsättningar ska gå till är tillsammans med en fungerande användarsupport några av de områden som måste finnas på plats. Parallellt med införande av Ladok3 i förvaltningsorganisationen och respektive högskolas förvaltningsorganisation måste också avvecklingen av Ladok drivas på ett strukturerat sätt antingen som en del av införandeprojektet eller som ett separat projekt. 20. Förstärk koppling till NyA:s förvaltningsorganisation För högskolorna ingår Ladok och NyA i samma förvaltningsobjekt Studieadministration. Det är en anledning varför VHS svarar för den tekniska förvaltningsledningen. Här måste man skapa kanaler för en nära samverkan mellan de båda systemen. I och med Ladok3 kommer krav på förändringar i NyA. Det är också önskvärt för högskolorna om förvaltningsåtgärder i de båda systemen kan koordineras så att det skapar så lite störningar som möjligt för högskolorna. En viktig aspekt att tänka på i detta sammanhang är att ett optimalt förvaltningsobjekt består av den bästa mixen av verksamhet och IT. Om flera applikationer ständigt påverkar varandra vid förändringar kan det vara en indikation på att det skulle vara lämpligt att de tillhörde samma förvaltningsobjekt. 2.1 Slutsatser Ovanstående förslag kommer att innebära effektivitet i förvaltningen av Ladok3. Det lägger grunden för att Ladok3 ska kunna vidmakthållas, vidareutvecklas och skapa nytta för sina beställare och nyttjare. Det innebär ökade kostnader för den centrala förvaltningen och möjliggör samtidigt stora kostnadsbesparingar på varje högskola. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 18 av 70

19 3 Uppdraget Avsnitt 3 utgör direktivet för uppdraget daterat Bakgrund Styrelsen och förvaltningsledningen för Ladokkonsortiet har identifierat behovet av att se över förvaltningsorganisationen till följd av arbetet med Ladok3. Som bakgrund beskrivs här dagens organisation och hur den kommit till. Samverkansform, ägande Ladokkonsortiet är ett samarbetsorgan sedan Idag samverkar 37 högskolor + CSN (omf 98% av stud). Samarbetet regleras i ett konsortialavtal, nu gällande 1/ / Konsortiet får sina uppdrag och ramar från medlemmarna på stämmomöten. Finansiering sker i princip uteslutande genom medlemsavgifter. Konsortiet levererar Ladokprogramvara till medlemshögskolorna. Systemdriften däremot avtalas lokalt av varje högskola mot någon av 3 certifierade driftleverantörer. Formell status Ladokkonsortiet (Konsortiet) är ingen juridisk person, utan i formellt och ekonomiskt avseende en del (en enhet) inom Umeå universitet (UmU). Konsortiets bokslut konsolideras i UmUs men fungerar beslutsmässigt som en egen ekonomi. UmUs checkräkningskredit och låneram utnyttjas. Ladokprogramvaran är bokförd som immateriell tillgång i UmUs anläggningsregister. Registratur och ekonomiadministration sköts av UmU enligt avtal. Förvaltningsobjekt, förvaltningsprocesser Det tekniska Ladoksystemet (programkod, system- och driftdokumentationer, funktions- och rutinbeskrivningar samt leverans- och installationsbeskrivningar) är samarbetets förvaltningsobjekt. Det ägs av Ladokkonsortiet. Ladokregistren är dock lokala, med lokalt kvalitets- och juridiskt ansvar. Konsortiet är processägare till ett antal förvaltningsprocesser. I huvudavtalet med VHS räknas ett antal huvudprocesser upp som tillhörande verksamhetsförvaltningen förvaltas av Konsortiets förvaltningsledning och ett antal som tillhörande teknikförvaltningen förvaltas av den tekniska förvaltningsledningen på VHS. Förvaltningsorganisationen Sedan 2004 har huvudansvaret för den tekniska förvaltningen av Ladok anförtrotts VHS (i skepnad av Enheten för systemförvaltning) och regleras i dels ett flerårigt huvudavtal (nu gällande ), dels ettåriga förvaltningsavtal. Om huvudavtalet behöver sägas upp gäller en uppsägningstid om 12 månader före det att avtalet löper ut. Om så inte skett förlängs avtalet med två år i taget. VHS tecknar i sin tur utföraravtal med Ladokenheten vid UmU, initialt under ett flerårigt ramavtal men nu bara ettåriga. Den relationen råder inte Konsortiet över, men avtalet säger att VHS å sin sida tecknar avtal med överenskommen underleverantör. VHS avgör vilka beställningar som utförs i egen regi och vilka som utförs av underleverantörer. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 19 av 70

20 Förvaltningsorganisationen har en verksamhets-(beställar-)sida (V) och en teknik- (utförar-)sida (T). Man har från 2004 försökt att genomgående renodla de olika rollerna och hur de samverkar utifrån ett regelverk. 3.2 Beskrivning av utredningsuppdrag Nuläge En extern utredare skall gå igenom dagens förvaltningsorganisation. För att få en bra bild av hur den fungerar bör företrädare för flertalet roller i förvaltningsorganisationen intervjuas. Utredaren skall också ges möjlighet att ta del av referat från de diskussioner som föregått i ämnet i forum såsom styrelsen, systemägargruppen och i gruppen av områdesansvariga. Exempel på skriftlig dokumentation som ska ligga till grund för nulägesanalysen är delegations- och arbetsordningar, kommunikationsplan för Ladokkonsortiet, beskrivning av förvaltningsprocesser för verksamhets respektive teknikförvaltning, huvudavtal med VHS, årligt förvaltningsavtal med VHS och tidigare utvärderingar. Börläge Efter analysen av nuläget skall utredaren sätta sig in i Ladok3-projektets målbilder och planer. Utifrån detta skall utredaren A. bedöma vilka förändringar i dagens förvaltningsorganisation som behövs - inom verksamhetsförvaltningen - i samverkan mellan verksamhets- och teknikförvaltning - hur påverkas processen för verksamhetsplanering? - behov av arbetsutskott eller beredningsgrupp som länk mellan förvaltningsledning och styrelse för att åstadkomma en förvaltningsorganisation som är lämplig - dels under den period när nya systemdelar efterhand överlämnas till förvaltning tillsammans med äldre, - dels efter Ladok3-projektets slut, dvs på längre sikt Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 20 av 70

21 B. lämna förslag om sådana förändringar. 3.3 Mål Efter genomförda förslag finns en tydlig och väl fungerande förvaltningsorganisation som är förankrad hos Konsortiets medlemmar och som försäkrar att investeringen i Ladok3-projektet tas emot på ett så bra sätt som möjligt vid övergång till förvaltning, och som kan fungera väl även därefter. 3.4 Avgränsningar Vissa delar av förvaltningsorganisationen bör inte ses över i detta skede: Ägandet, konsortieformen med nationell samverkan inom sektorn ska inte värderas eller kommenteras i denna utredning. Associationsform/hemvist, lösningen med Umeå universitet som juridisk person för Ladokkonsortiets verksamhet ses inte heller den över i denna utredning. VHS-samarbetet, där Konsortiet använder VHS som teknikleverantör för utvecklingstjänster bör inte ändras mitt under Ladok3-projektet, för att minimera riskerna i projektet. Men denna fråga kan belysas kort ändå, då frågan kan vara intressant på längre sikt. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 21 av 70

22 4 Sammanställning av genomförda intervjuer Under hösten 2011 genomfördes 32 intervjuer med personer som har olika roller knutna till förvaltningsorganisationen. Grupperna som intervjuades var styrelsen (St), konsortiets ledning (LK), områdesansvariga (OA), systemägare (SÄ), ladokansvariga (LA), leverantören (Lev) här ingår även driftrepresentanten samt projektledare från Ladok3 (L3). Förkortningarna för respektive roll återfinns i de diagram som presenteras i avsnitt 6. Avsnitt 5 avser den sista frågan i intervjun dvs. Vilka förändringar behöver göras i förvaltningsorganisationen för att kunna ta emot leveranser från Ladok3? I övrigt följer sammanställningen av intervjuerna det intervjuformulär som användes i intervjuerna. Varje fråga följs av synpunkter från intervjupersonerna. Formuleringarna i synpunkterna har så långt som möjligt följt vad intervjupersonen sagt under intervjun. Urvalet av synpunkter har byggt på antingen att synpunkten kommit från flera intervjupersoner eller att synpunkten visar på en förbättringsmöjlighet som bör tas till vara. Varje fråga avslutas med kommentarer. Kommentarerna är utredarens reflektioner kopplat till synpunkterna från intervjupersonerna. När det varit låg svarsfrekvens på en fråga som presenteras i tabellerna anges detta med antal personer som inte svarat. För att intervjupersonerna skulle kunna få med alla sina synpunkter avslutades varje intervju med att intervjupersonen fick möjlighet att lägga till synpunkter som man ansåg att inte tagits upp i intervjun. Totalt sett var det ytterst få frågor som man ansåg inte hade hanterats under intervjun. Frågeformuläret testades och godkändes av konsortiets ledning. Sammanställningen avser följande områden: Behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3, dessa redovisas i kapitel 5. Utvärdering av nuvarande förvaltningsorganisation, denna redovisas i kapitel 6. Utvärderingen belyser följande områden: Mål för förvaltningsorganisationen Förvaltningsorganisationens resultat Generella synpunkter på organisationen Beslutsprocessen Arbetssätt och arbetsinnehåll Roll, ansvar och befogenhet Bemanning Samverkan Kommunikation Övriga synpunkter och idéer på förändring Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 22 av 70

23 5 Behov av förändringar i förvaltningsorganisationen vid införande av Ladok3 Vilka förändringar behöver göras i förvaltningsorganisationen för att kunna ta emot leveranser från Ladok3? Synpunkter från intervjupersoner När Ladok3 levererar ska vi vara beredda att ta emot, veta vad som ska förvaltas, vilka insatser som behövs, våra medlemmar behöver också veta det så vi alla kan skapa förutsättningar för mottagandet. Det behövs nya roller som tar hand om processerna. VHS roll behöver förändras, i andra sammanhang har teknikförvaltningen huvudansvaret för underleverantörerna och hänvisar inte till underleverantörerna, men frågan är om VHS kan klara den rollen med tanke på det otydliga ansvaret. Det behövs en tydligare testorganisation. Inga leveranser kommer att vara 100 % en möjlighet är att ha en Beta kund som mot avdrag på priset gör acceptanstester. Leverabler som processbeskrivningar, kravspecifikationer, migreringsplaner och gränssnitt behöver förvaltas. Det blir en ny form av leveranspaket som behöver förvaltas vidare. OA är bra men behöver byta namn. Acceptanstester måste mer bygga på verklig användning på en institution än på en teoretisk test. I acceptanstesten tar man ställning till om det var detta vi behövde. Vi måste bort från stora leveranser, där allt kan gå ner. Nuvarande OA indelning är en dum idé. Processerna går på andra ledden. Det behövs mycket kravställarkompetens med bredd istället för djup, det behövs därför samordning av kravinsamlingen eller stödjare för dem som kommer in i projekten. Verksamhetsutveckling är färskvara för att förstå hur det fungerar, risken finns alltid i den agila utvecklingen att verksamhetsrepresentanten förstår de tekniska frågorna lite för bra och därmed inte blir någon bra motpart. Det kan behövas nya roller men det ska vara driftsäkert och billigt. Låt VHS ta hand om våra studentdata. Nya roller som behövs är informationsansvarig, informationsarkitekt/verksamhetsarkitekt och mer professionell acceptanstest. Idag testar vi i drift. I nuläget kräver varannan leverans en extra leverans. OA-indelningen måste ses över radikalt. Felrapporterna ska leverantören hantera via inlämnade ändringsbegäran. Vi måste generellt lita på teknikleverantören, men idag vill vi inte släppa, vi är rädda att de får beslutanderätten. Vi ska ha en IT-strategi och utifrån den ska vi göra uppföljning av vad som levereras. Utifrån IT-strategin ska vi inte lägga näsan i blöt utan låta teknikleverantören ordna en bra teknisk plattform. Är man inte nöjda med det så får man agera utifrån detta. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 23 av 70

24 Jag har inte mycket kontakt med projektet Ladok3 och det är svårt veta vad vi behöver anpassa oss till. Ladok3 och förvaltningen har inget gemensamt forum. Ladok3 tänker inte på att det finns en existerande förvaltning. Vem har resurserna på ITS är det Ladok3 eller förvaltningen? Ladok3 har blivit en egen verksamhet. Det behövs en HR-funktion som följer upp hur det är att jobba i förvaltningen och jobbar med ständiga förbättringar för att säkerställa att personer vill arbeta i organisationen, i andra organisationer hade detta varit möjligt. Modellerna, begreppen, migreringsplanen ska förvaltas, allt ska in under förvaltningsledarens domän. Leveranserna sker kontinuerligt, det måste göras acceptanstest innan överlämning och godkännande. Den struktur som tas fram för förvaltningen borde hålla och innebära också att vissa roller skalas ner. Om man dödar nuvarande OA-organisation då blir det kaotiskt. OA ansvarsområdet ska följa processerna, OA området underhåll bör utgå. Det behövs en verksamhetsarkitekt som säkerställer en korrekt informationsmodell. Databas på ett ställe möjliggör en driftcentral och att acceptanstester kan genomföras centralt. Central produktion av informationsmaterial och centrala tester skulle medföra besparingar på högskolorna med personer. Ladok3 kräver inte en ny förvaltningsorganisation men det är ett tillfälle att förändra och förbättra. Arbetsmiljön ska konsortiet ta ansvar för speciellt om organisationen sväller. Det behövs nya OA för acceptanstest (vi har ingen modell för hur detta ska gå till) och för informationsmodeller och metoder. Vi måste ha en bättre struktur och enhetlighet på den information som vi förvaltar gemensamt än vad vi har idag. Med Ladok3 är det svårt att tänka att det inte blir processtyrande, vissa är rädda för det, men t.ex. hantering av betygssättning där måste vissa saker göras, därför ska inte alla tänkbara sätt stödjas. Informationsmodellen blir också styrande. Jag ser inte att det behövs nya roller om det blir ett nytt system. Om det blir en installation då förändras rollerna i förvaltningsorganisationen, viss utbildning centraliseras, kravsamordnarna blir mer permanenta roller både i form av metod- och verksamhetskompetens. Det ger möjlighet till nya skärningar i indelning av OA, vissa områden finns kvar som underhåll. Det skulle behövas en tätare koppling mellan Ladok3 och Ladok förvaltningen. Idag upplevs det som vi och dom. Det behövs förstärkning centralt. Vi behöver dela och hämta information på ett helt annat sätt, vi behöver centrala resurser för test och regelverksfrågor. Idag är utbildningsfrågorna helt lagda på lokal nivå vi skulle vinna på en gemensam lösning. Jag önskar en mer allround studieadministrativ kompetens. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 24 av 70

25 Det behövs en professionell organisation som också har hand om driften, business intelligence (BI), omvärldsanalys och har ett processansvar. Idag är processerna helt lokala. Det är ett generationsskifte inom Ladokadministrationen, nu behövs nytt utbildningsinnehåll, datorvanan finns men man behöver lära sig lagarna. Det är viktigt att arbeta enligt de agila utvecklingsmetoderna. Det är märkligt att kravarna får den makten de har idag när det inte har tillgång till helheten utan kraven bygger på lokal kunskap. Ett driftställe där förvaltningsledningen har ett tydligt ansvar för driften. Med en databas blir det mer centralstyrt vilket innebär att inte var och en kan göra som de vill på hemmaplan med Ladok. Det måste finnas möjlighet till flexibilitet att kunna prioritera upp behov om man är beredd att betala men resultatet ska komma alla till godo. Grundkompetens ska ges ute på högskolorna medan specialistkompetens ska finns centralt. Snabba beslutsled kommer att behövas. Förvaltningsorganisationen måste våga ta beslut och får inte förhala. Den ekonomiska uppföljningen blir viktigare och behöver förstärkas. Med två system blir det hårda krav på informationen utåt. Det behövs mycket större likriktning i processerna för att styra verksamheterna. Man måste ställa sig frågan om hur man få in nya tankar i projekten och ökar förändringsbenägenheten. Jag ser inte något nytt behov av att förändra förvaltningsorganisationen möjligen någon utvecklingsresurs som kan vara stöd för oss små högskolor. Det behövs en inordnad drift. De 39 SÄ borde framstå som en ägare gentemot förvaltningen och utse en talesperson för dem. Det behövs en stark förvaltningsorganisation som vågar fatta obekväma beslut och få respekt för det. Detta ställer krav på att SÄ vågar förändra. Det är för mycket terrorbalans. Inom vilket annat system får man hålla på så här. Studieadministration har inte med högkolornas profil och identitet att göra. Systemet måste vara stabilt innan man övergår till Ladok3. Det måste finnas reservrutiner. Jag är villig at betala för att acceptanstestningen läggs centralt. Hur ska användarstödet organiseras centralt? Vad är vår roll lokalt? Hur täcker de centrala de lokala behoven? Hur ska vi ta om hand användarna? Det känns osäkert hur vi ska agera lokalt. Vi använder oss av pm 3 lokalt hur förhåller sig detta till en central lösnig? Vi har två roller som kund och som medlem. Lärosätena måste ha en mottagarorganisation för att kunna ta emot leveranserna. Ladok3 ska vara självinstruerande och hjälpa användarna framåt, acceptanstesterna bör vara hårdare kopplade till ett lärosäte, som sköter acceptanstesten. Rollen omvärldsbevakning behövs och specialistkunskap för att hantera juridik och specialfall. Med Ladok-utbildning på webben får alla samma utbildning. Det behövs kompetensutveckling på specialområden som PUL, E-arkivering etc. Liknande processer mellan högskolorna underlättar. Vision för förvaltningsorganisationen är en förvaltningsledare verksamhet, verksamhetsarkitekt, domändesign, produktägare, delproduktägare enligt Scrum som möter förvaltningsledare teknik, teknisk arkitektur, databas, scrummaster och teamscrummaster. Förvaltningsorganisation_Ladok Sida 25 av 70