Övervakningsrapporter. Jukka Anttila ELY-centralen i Nyland Hilton Helsinki Strand

Transkript

1 Övervakningsrapporter Jukka Anttila ELY-centralen i Nyland Hilton Helsinki Strand

2 Varför rapporteras övervakningsuppgifter? (1) Uppföljning av projektets genomförande och resultat: -> jämförelse av de mål som ställts upp i projektplanen och de kvantitativa resultat som uppnåtts -> mäter omfattningen och resultaten av projektets verksamhet och delvis också dess genomslagskraft -> indikerar eventuella behov av ändringar i projektplanen eller mindre justeringar i genomförandet av projektet -> kompletterar projektets verbala mellan- och slutrapporter

3 Varför rapporteras övervakningsuppgifter? (2) Rättsgrund för övervakningen av indikatoruppgifter för strukturfondsprojekt (ESF, ERUF): den allmänna förordningen om strukturfonderna (EG nr 1083/2006, artikel 66), strukturfondslagen (1401/2006, 65 ), programdokumentet Mätning av utfallet inom ESF-programmets alla prioriterade områden: utfallsindikatorerna (t.ex. antalet personer som påbörjat en åtgärd och antalet nya företag) och deras kvantitativa mål finns i programdokumentet för ESF-programmet för Fastlandsfinland -> informationskälla informationssystemen för övervakning (=EURA-systemet) Mätning av strukturfondsprogrammens framskridande: på programnivå (ESF, ERUF), per programdel (t.ex. Södra Finland), per finansierande myndighet (t.ex. ELY-centralen) -> varje projekt rapporterar sina egna indikatoruppgifter

4 Projektplan vs. övervakningsrapport (1) Projektets centrala måltal har skrivits in i projektplanen (=godkänd EURA-ansökan) Projektpersonalen ska sätta sig in i projektplanens mål för prestationerna och hur de rapporteras på rätt sätt (Obs! Särskilt då personal rekryterats först efter projektstarten eller bytts ut) Notera att alla uppgifter som efterfrågas i övervakningsrapporterna inte finns på projektplansblanketten i EURA (ålder och utbildningsnivå för personer som påbörjat en åtgärd, personer med svagt utgångsläge på arbetsmarknaden, personer som påbörjat kortvariga åtgärder, personer som deltagit i informationsmöten, avlagda delexamina)

5 Projektplan vs. övervakningsrapport (2) Projekttyper av olika slag (ESF): -> involverar personer : den vanligaste projekttypen, normal övervakningsrapport (innehåller för alla personer som påbörjat en åtgärd också uppgift om arbetsmarknadsställning, ålder, utbildningsnivå och fördelning enligt kön; för personer som avslutat eller avbrutit en åtgärd uppgift om arbetsmarknadsställningen efter deltagandet i projektet) -> involverar inte personer : projekt som utvecklar metoder, begränsad övervakningsrapport (personer som påbörjat kortvariga åtgärder, deltagit i informationsmöten, medverkande företag och andra organisationer, nya arbetsplatser och nya företag)

6 Projektplan vs. övervakningsrapport (3) ERUF-projekt och ESF-projekt inom UKM:s förvaltningsområde: -> För ERUF en blankettyp med samma innehåll (mer begränsad än för ESF: medverkande företag och andra organisationer, nya arbetsplatser och nya företag) -> För ESF/UKM också specificerade uppgifter om examina och delexamina enligt examenstyp samt som särskilda frågor uppgifter om lärare och arbetsplatshandledare som påbörjat en åtgärd Alla projekt följer samma rapporteringslogik under hela projekttiden: -> uppgifterna från alla övervakningsperioder rapporteras på samma grunder -> projektplanen anknyter till övervakningsblanketten (måltalen kommer från den godkända EURA-ansökan)

7

8

9 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (1) Antal personer som påbörjat en åtgärd -> antalet personer indelat enligt arbetsmarknadsställning, ålder och utbildningsnivå, antalet kvinnor anges separat för varje punkt -> antalet personer som deltar åtminstone en dag i projektets verksamhet (jfr antalet personer som påbörjat kortvariga åtgärder) -> endast dem som hör till projektets egentliga målgrupp: räkna INTE in projektpersonal/utbildare/konsulter o.dyl. ELLER personer som påbörjat kortvariga åtgärder eller deltagit i informationsmöten -> samma person räknas endast en gång ha påbörjat projektet -> personernas kontaktuppgifter ska sparas också efter projektet -> särskilda frågor inom UKM:s förvaltningsområde: antalet lärare och arbetsplatshandledare som påbörjat en åtgärd inom projektet (antalet kvinnor separat)

10 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (2) Antal personer som påbörjat kortvariga åtgärder -> antal personer som deltar i projektets åtgärder mindre än en dag (7 h) -> den tid som använts för åtgärderna anges i hela dagar (antal personer x timmar deltagande/ 7 timmar) Antal personer som deltagit i informationsmöten -> antal personer som deltagit i tillfälliga evenemang (mässor, infon osv.) -> man behöver inte kunna namnge personerna Antal personer som avslutat och avbrutit projektet -> arbetsmarknadsställning efter deltagandet i projektet -> att avbryta = om man slutar innan man slutfört de planerade åtgärderna (Obs! inte alltid en dålig sak, t.ex. om man fått arbete eller studieplats) -> projektets sista övervakningsblankett: personer som påbörjat = som avslutat + som avbrutit

11 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten(3) Avlagda examina och delexamina -> samma examen bara en gång (meddelas för den övervakningsperiod under vilken examen avläggs) -> endast en avlagd delexamen/person, även om personen i fråga skulle ha flera delprestationer inom en examen (meddelas för den övervakningsperiod under vilken personen slutade/avbröt) -> UKM:s förvaltningsområde: antal per examenstyp Utbildningsdagar och dagsverken -> när- och distansundervisningsdagar, stödsysselsättningsdagar (=lönesubventionerat arbete/anm), handledning och konsultation, andra dagsverken -> endast dagar gjorda av personer som påbörjat en åtgärd: INTE dagar gjorda av projektpersonal/utbildare/konsulter ELLER personer som deltagit i kortvariga åtgärder eller informationsmöten

12 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (4) ( fortsättning) -> räknas för deltagandetiden (ANTALET PERSONER x DELTAGARDAGAR; Obs! 1 dagsverke = 7 timmar) EXEMPEL: antalet deltagare är 10 och de har deltagit i undervisning i 20 dagar (undervisningsdagens längd 5 timmar, ett dagsverke är 7 h) 10 pers. x (20 dgr x 5 h / 7 h) = 10 x 100/7 = 142 dagsverken

13 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (5) Medverkande företag och andra organisationer -> deltar i projektets verksamhet i praktiken: t.ex. personalen deltar i utbildning eller utvecklingsarbete som ordnats av projektet (INTE de som bara finansierar verksamhet eller säljer produkter/tjänster) -> företagens uppgifter matas in per företag via länken för bakgrundsblanketter: företagets namn, FO-nummer och antalet anställda (Obs! bara företag ) -> andra organisationer än företag: antal -> samma företag/andra organisation räknas bara en gång som medverkande

14 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (6) Antalet nya arbetsplatser -> antal arbetsplatser som projektet bidragit till (utan projektet skulle arbetsplatsen inte ha uppstått eller åtminstone inte inom samma tidtabell) - > endast arbetsplatser för projektets målgrupp - > två deltidsplatser räknas som en heltidsplats - > det ska gå att visa att projektet har bidragit till arbetsplatsernas uppkomst -> Länk till bakgrundsblanketter: namn och FO-nummer för det företag/den organisation som sysselsätter, antalet nya arbetsplatser och antalet kvinnor som sysselsatts i dem

15 Uppgifter som rapporteras på övervakningsblanketten (7) Antalet nya företag -> antalet nya företag som projektet bidragit till (utan projektet skulle företaget inte ha uppstått eller åtminstone inte inom samma tidtabell) -> företag som inlett sin verksamhet och som ansökt om att bli upptaget i förskottsuppbördsregistret (Obs! t.ex. ett nytt företag genererar åtminstone en ny arbetsplats som antecknas under punkten Antalet nya arbetsplatser ) -> det ska gå att visa att projektet har bidragit till företagets uppkomst -> Länk till bakgrundsblanketter: företagets namn, FO-nummer, uppgift om det har grundats av en kvinna

16 Insamling och dokumentering av övervakningsuppgifter Projektets genomförare svarar för insamlingen av uppgifterna och rapporteringen av övervakningsuppgifterna Insamlingen kräver vanligen att genomföraren har egna separata blanketter för ändamålet och underlag för bakgrundskalkyler (t.ex. Excel-tabeller) Uppgifter samlas in kontinuerligt under projektets gång, så att uppföljningen är up-to-date och eventuella brister upptäcks i tid (det är arbetsamt och besvärligt att korrigera uppgifter i efterskott) -> alla uppgifter ska vara rätt och stämma senast då projektet avslutas! (jfr t.ex. pers. som påbörjat = som avslutat + som avbrutit) Uppgifterna ska sparas åtminstone till slutet av år 2020 (de uppgifter om verksamheten och deltagarna som anknyter till projektets genomförande ska sparas som en del av projektmaterialet för bl.a. projektkontroller; anteckna i slutrapporten var handlingarna förvaras)

17 Att fylla i övervakningsblanketten Fylls i för övervakningsperioderna och : -> uppgifterna ges separat för varje period Anvisningar i EURA: -> teknisk användarinstruktion Ifyllnadsanvisningar för övervakningsblanketter (Under länken Användarinstruktioner på EURA:s ingångssida, instruktionerna på finska) -> Ifyllnadsanvisningar för innehållet (klicka på? i EURA-blanketten) Ifyllnadsanvisningen för övervakningsblanketten skickas också som bilaga till projektbeslutet Anvisningar fås också av EU-projektrådgivarna och koordinatorerna I EURA finns en kontrollfunktion (rapporterar brister) Görs också även om det inte finns prestationer att rapportera för övervakningsperioden (t.ex. alldeles i början av ett projekt)

18 Lämna in övervakningsblanketten Den färdigt ifyllda blanketten lämnas in i EURA för myndighetsbehandling Efter att blanketten har lämnats in i EURA för behandling skrivs den ut och undertecknas och skickas tillsammans med bakgrundsblanketter till ELY-centralen (Obs! Måste vara i läget Inlämnats för myndighetsbehandling ) Ska undertecknas av organisationens officiella namntecknare eller den som i projektplanen utsetts till projektansvarig Inlämningstider: *perioden > senast 31.8 *perioden > senast > tidtabellerna måste följas!

19 Att korrigera fel i övervakningsuppgifterna Projektets genomförare svarar för rapporteringen av riktiga uppgifter Öppen övervakningsperiod: den till finansiären inlämnade blanketten skickas på begäran tillbaka till genomföraren för behandling i EURA, korrigeringarna ska göras före utsatt tid, en ny undertecknad pappersversion ska skickas till ELY-centralen Stängda övervakningsperioder (korrigeringsblankett): -> om det finns i fel i de uppgifter som inlämnats för tidigare övervakningsperioder, måste genomföraren rätta felen på en korrigeringsblankett -> blankettyp Innehåller korrigeringar av tidigare uppgifter -> också negativa tal kan matas in på korrigeringsblanketten -> samma blankett innehåller också utfallstalen från övervakningsperioden - > efter korrigeringarna stämmer det kumulativa utfallet av projektets övervakningsuppgifter -> i fältet för tilläggsuppgifter ges en verbal förklaring till korrigeringarna

20 Allmänt Övervakningsblanketten är en allmän blankett som inte nödvändigtvis fungerar på samma sätt i alla projekt och varje specialfall (t.ex. personer som påbörjat vs. personer som påbörjat kortvariga åtgärder ) -> det viktigaste är att rapporteringslogiken är densamma under hela projekttiden och att den motsvarar projektplanen Redan när projektet inleds ska man ha på klart hur indikatortalen för projektplanen och övervakningsrapporterna har fastställts, t.ex.: vem är en person som påbörjat inom ett projekt?, vilka åtgärder består ett dagsverke av?, vilka företag räknas som medverkande företag i projektet? I projekt med många genomförare samlas övervakningsuppgifterna på samma blankett (den huvudsakliga genomföraren lämnar in uppgifterna för hela projektet på en blankett)

21 Rapporterade prestationer i slutet av 2012 (Källa: EURA-systemet) Nylands ELY (ESF) Personer som påbörjat: (ANM , UKM , SHM 2.869) Dagsverken: (ANM , UKM , SHM ) Medverkande företag: (ANM 6.660, UKM 3.064, SHM 280) Nya arbetsplatser: (ANM 4.099, UKM 5, SHM 27) Nya företag: (ANM 1.304, UKM 14, SHM 3) Hela Fastlandsfinland (ESF) Personer som påbörjat: (varav Nylands ELY 15 %) Dagsverken: (varav Nylands ELY 26 %) Medverkande företag: (varav Nylands ELY 14 %) Nya arbetsplatser: (varav Nylands ELY 16 %) Nya företag: (varav Nylands ELY 9 %)