För att kunna skapa svarskoder krävs det att användaren antingen har rättigheter som AIPALutbildningsaktörens

Transkript

1 1 ( 5 ) AIPAL-ANVISNING Examensarrangör AIPAL utbildningsaktörens ansvarig användare AIPAL utbildningsaktörens användare ATT SKAPA SVARSKODER I denna anvisning ges information om hur enkäter som sparats i responssystemet för vuxenutbildningen AIPAL ges till examinanderna att svara på och hur svaren skrivs ut. För att kunna skapa svarskoder krävs det att användaren antingen har rättigheter som AIPALutbildningsaktörens ansvarig användare eller som AIPAL-utbildningsaktörens användare. DEN EGNA ORGANISATIONENS ENKÄTER De enkäter som används i din organisation ser du i vyn Frågeformulär. Om det finns många enkäter kan du söka dem med namnet eller en del av namnet på enkäten eller enkätomgången. Endast AIPAL-utbildningsaktörens ansvariga användare kan bearbeta och publicera enkäter (Enkätmallar och Frågegrupper syns endast hos den ansvariga användaren). Om du inte hittar den enkät du söker eller om du vill ha mer ingående information om enkäternas innehåll, kontakta personen som gjort enkäterna i din organisation. Öppna uppgifterna om en enkät genom att klicka på namnraden (eller + -knappen) ENKÄT OCH ENKÄTOMGÅNG Enkät Enkätomgång En enkät är ett frågeformulär som examensarrangören själv har namngett och som den svarande ser (till exempel Enkät i ansökningsstadiet ). En enkätomgång är en åtgärd där man skapar svarskoder och ger den som avlägger examen enkäten att svara på. En enkätomgång kan vara examensspecifik eller gälla examinander som avlägger olika examina (till exempel Examen A, Examen A, utbildare Y, Respons från samarbetsparten X o.d.). Med hjälp av enkätomgångarna kan resultat rapporteras för en mindre enhet än en examen (till exempel en utbildares grupp) eller någon annan målgrupp som den som ordnar examen väljer. Enkätomgångarna är avsedda endast för internt bruk hos examensarrangören. Om det inte behövs rapporter om varje enkätomgång kan man fortsätta använda en tidigare enkätomgång och skapa nya svarskoder för den. Resultaten rapporteras specifikt per examen och studieområde samt per enkät och per enkätomgång. Enkäter och enkätomgångar rapporteras endast till examensarrangörerna själva. I rapporteringen finns dessutom möjligheter att begränsa utskrifterna med olika sökvillkor, bl.a. genom att fritt ange en tidsperiod.

2 2 ( 5 ) ATT SKAPA SVARSKODER MOMENT FÖR MOMENT 1. Välj önskad enkät genom att klicka på namnet När man för en enkät skapar svarskoder för första gången gör man en enkätomgång. Välj funktionen Ny enkätomgång +. När samma enkät upprepas för följande examinander gör man antingen en ny enkätomgång eller fortsätter använda den tidigare enkätomgången genom att välja Svarskoder. Varje AIPAL-användare som skapar svarskoder kan göra enkätomgångar fritt enligt den egna organisationens behov och namnge dem som han eller hon vill. 2. Ny enkätomgång Välj önskad enkät genom att trycka på Ny enkätomgång. Namnet är en fritt formulerad text som specificerar enkätomgången (bl.a. i rapporteringen). De svarande ser det inte. Svarstiden är enkätomgångens giltighetstid, under vilken man kan skapa svarskoder för den. Om samma enkätomgång används även i fortsättningen kan den sista svarsdagen lämnas tom (gäller tills vidare) och kompletteras senare. Responsen kan skrivas ut genast. Enkätomgångens giltighetstid påverkar inte rapporteringen. Spara den nya enkätomgången.

3 3 ( 5 ) 3. Att skapa svarskoder Om du fortsätter använda en tidigare enkätomgång, välj den önskade enkätomgången i din organisation och klicka på funktionen Svarskoder. Välj därefter Skapa koder +. Välj Antal svarande Antalet examinander som det skapas svarskoder för den här gången. Svarskoder skapas separat per finansieringsform och examen/ examensspråk/ examensarrangör. Endast det antal svarskoder skapas som behövs i respektive omgång. Utgående från det totala antalet svarande räknas svarsprocenten ut (de som svarat/antalet svarande). Personlig Ja, programmet ger varje svarande en individuell kod (internetlänk), som man kan svara med endast en gång. Det rekommenderas att personliga koder alltid används när en internetlänk skickas till de svarande per e-post. Nej, programmet gör en s.k. gruppkod (internetlänk) som flera svarande använder. Med en gruppkod går det att logga in och svara det antal gånger som motsvarar antalet svarande som användaren meddelat. Det rekommenderas att gruppkoder används endast när flera svarande är samlade på plats för att svara. Finansieringsform Svarskoder skapas separat för varje finansieringsform: statsandel, läroavtal, arbetskraftspolitisk, personalutbildning, ingen finansieringsform.

4 4 ( 5 ) Examen Utbildningsanordnare Examina för vilka examensarrangören har ett gällande avtal om att ordna fristående examina. Informationen läses in från Utbildningsstyrelsens databas för avtal om att ordna fristående examina (systemet AITU), där informationen uppdateras utgående från examenskommissionernas beslut. Om listan inte är uppdaterad, kontakta AIPAL-informationen. Standardvärdet är den egna organisationen. Om föremålet för responsen är en samarbetspartner som utfört arbetet kan man välja en annan organisation som utbildningsanordnare. Responsen kan rapporteras endast av en representant för den organisation som skapat svarskoden (inte samarbetspartnern), men i rapporten ser man vilken organisation som utfört arbetet i praktiken. Uppgiften om organisation gäller hela responsenkäten. Läroanstalt Svarstid Med uppgiften om läroanstalt kan man precisera det ovan nämnda. Det är inte obligatoriskt att ange läroanstalt. Tidsperiod under vilken examinanden kan svara på enkäten. Därefter stänger programmet svarskoden för bruk. Skapa svarskod med funktionen Om det bland de svarande i en enkätomgång för de ovan nämnda uppgifternas del finns olika examinander, skapa svarskoder separat för alla. Organions namn Organisations namn Svar Kod Antal svar/ antal svarande (= antalet skapade svarskoder) En internetlänk till de svarande; de som ännu inte besvarats anges med grön färg Stänger svarskoderna för bruk fastän den/de alla ännu inte har använts Överför internetlänken till e-posten så att den kan sändas till de svarande. Bifoga till mejlet eller skriv en egen följetext.

5 5 ( 5 ) ATT GE RESPONS Examinanden loggar in direkt till platsen för respons med länken som han eller hon har fått. Länken innehåller svarskoden. Responsen kan ges via dator, smarttelefon eller pekplatta. ANTALET SVAR OCH RAPPORTERING Välj önskad enkät och enkätomgång och funktionen Svarskoder så ser du antalet svar och svarsprocent per enkätomgång. Skriver ut en rapport per enkätomgång. För närvarande utskrivs det totala antalet svar på rapporten. Rapporteringen kommer att utökas med möjligheten att begränsa utskrivningen till önskad tidsperiod och examen. Funktionen Visa rapport kommer även att läggas till enkäten. På så sätt får man resultaten i alla enkätomgångar sammanräknade samt angivna examensspecifikt. BORTTAPPAD SVARSKOD ANVÄNDARSTÖD En skapad svarskod (internetlänk) kan ges/sändas en svarande på nytt. Om det fortfarande finns tid att svara skapas ingen ny kod, utan den som redan finns används. Om svarstiden gått ut ska en ny kod skapas. Skapandet av svarskoder påverkar alltid uträkningen av svarsprocenten. Programmet kommer att få en funktion för radering av överflödiga svarskoder. De skapade svarskoderna ser du i informationen om enkätomgångar med funktionen Svarskoder. Utbildningsstyrelsens AIPAL-information e-post aipal@oph.fi, tfn