Kontrollerad projektavslutning. ESF-koordinator Sanna Laiho EU-inspektör Mikael Posti

Transkript

1 Kontrollerad projektavslutning ESF-koordinator Sanna Laiho EU-inspektör Mikael Posti Kontrollerad projektavslutning

2 Att avsluta ett projekt Att avsluta projektet är en av de kritiska faserna i genomförandet av ett projekt. Att i god tid planera tidtabellen för avslutandet underlättar projektets slutarbete och förebygger överraskningar. I planeringen bör bl.a. följande saker uppmärksammas: Resursfördelning, ansvarsfördelning, dokumentering och spridning av resultat, styrgruppens verksamhet, inlämnande av administrativa handlingar, arkivering och den slutliga stängningen av projektet. Kontrollerad projektavslutning

3 Resurser för avslutandet av projektet Projektets kostnader är stödberättigande fram till det slutdatum som genom beslut fastställts för projektet Vem gör rapporterna och den sista utbetalningsansökan samt arkiverar projektets material? Den organisation som administrerar projektet svarar för att avsluta projektet och åtgärderna vidtas ofta på organisationens egen bekostnad Kontrollerad projektavslutning

4 Dokumentera och sprida resultat Åtgärder för att permanenta projektets verksamhet och ett avslutande seminarium Informera om resultaten både internt och externt Informationsplan Trygga kontinuiteten, ansvarsfrågor Övervakningsblanketten och slutrapporten beskriver projektets verksamhet och resultat Obs! Datum när dokumenten (utbetalningsansökan, slutrapport, övervakningsblankett) ska lämnas in till finansiären framgår av projektbeslutet Kontrollerad projektavslutning

5 Styrgruppens sista möte Genomgång av de avslutande åtgärderna Behandling av den sista övervakningsblanketten och slutrapporten (i regel görs ingen mellanrapport i slutet av projektet) Projektets slututvärdering enligt planen T.ex. utgående från en enkät Behandling av finansiella tal (kostnader, finansieringsandelar) Projektets resultat och hur de ska utnyttjas Styrgruppens medlemmars roll när det gäller att sprida och permanenta resultaten Eventuell överenskommelse om fortsatt samarbete Kontrollerad projektavslutning

6 Arkivering och dokumentförvaring Projektadministratören ska sköta om projektmaterialets förvaring och meddela var materialet förvaras (adress och/eller kontaktuppgifter) i projektets slutrapport. Projektmaterialet förvaras i ett brandsäkert arkiv åtminstone fram till Finansiären är skyldig att meddela, ifall förvaringstiden måste förlängas. Elektronisk arkivering är möjlig, men då måste man se till att materialet är tillgängligt (= att man med säkerhet kommer åt innehållet) under förvaringstiden. Kontrollerad projektavslutning

7 Vad arkiveras? (1) Exempel på dokument som ska arkiveras (listan är inte uttömmande): Finansieringsansökningar, ändringsansökningar Finansieringsbeslut, beslut om fortsatt finansiering och ändring (också t.ex. kommunernas finansieringsbeslut) jämte bilagor Godkända projektplaner jämte bilagor, anskaffningsförteckning (särskilt ERUFprojekt) Utbetalningsansökningar jämte bilagor och utbetalningsbeslut Samarbetsavtal, avtal med delgenomförare Mellan-, övervaknings- och slutrapporter samt bl.a. bakgrundsmaterial för insamlingen av övervakningsuppgifter Alla konkurrensutsättningshandlingar: anbudsförfrågningar, protokoll eller annan utredning över konkurrensutsättningen, t.ex. anbudsförfrågningar per telefon och svar samt grunderna för godkännande av anbud, beslut om anskaffningar Anskaffningsavtal (maskiner, anordningar, tjänster) Kontrollerad projektavslutning

8 Vad arkiveras? (2) Beslutet om tillsättande av styrgruppen, möteskallelser och protokoll, övrigt mötesmaterial (bilagor) Utbildningsmaterial, utbildningsprogram, seminarieprogram Förteckningar över deltagare i utbildningar, informationsmöten och andra evenemang som projektet ordnat Tidningsannonser, broschyrer, tidningsartiklar och annat material som anknyter till projektets offentlighet, informationsmaterial Verifikatmaterial i original, projektets övriga bokföringsmaterial Arbetstidsuppföljningar och arbetsavtal, personalens befattningsbeskrivningar Utredningar, meddelanden och sammandrag över kalkylerade kostnader som ska rapporteras separat samt bakomliggande kalkyler som förklarar kostnaderna och grunderna för beräkning av allmänna kostnader Korrespondens som på ett väsentligt sätt anknyter till genomförandet av projektet (bl.a. e-postmeddelanden) Utlåtanden, rapporter gällande andra kontroller (kontroller på plats, kommissionens inspektioner o.dyl.) Kontrollerad projektavslutning

9 När är projektet avslutat? Slutrapporten och övervakningsblanketten har behandlas och godkänts i EURA-systemet Den sista utbetalningsansökan har behandlats och stödet betalats Tiden för ändringssökande (rättelseyrkan) har gått ut Materialet har arkiverats Projektet har stängts i systemen (genomförare, finansiär) Obs! Projektet kan bli utsatt för kontroller även efter att det har avslutats. Kontrollerad projektavslutning

10 Gällande den sista utbetalningsansökan Utbetalningsansökan lämnas in inom utsatt tid (se finansieringsbeslutet) Vid behov kan man ansöka om förlängd tid av betalningsinspektören. Ansökan ska göras före utsatt tid och man ska ha en grundad anledning) Kostnaderna ska ha uppstått under den godkända projekttiden och de ska ha förts in i projektets bokföring (exkl. revisorsutlåtandet, om ett sådant krävts) Inga beräknade, på förhand uppskattade kostnader Kostnaderna ska ha betalats innan utbetalningsansökan lämnas in Betalning för semesterlöner och pengar som intjänats under projekttiden men ännu inte betalats ut kan sökas i form av semesterreserveringar (en redogörelse för att de har betalats lämnas in inom 12 månader från att projektet har avslutats) Kontrollerad projektavslutning

11 Gällande den sista utbetalningsansökan Alla finansieringsrater som projektet får ska upptas som intäkter i sin helhet. Medfinansieringen kontrolleras så att den motsvarar finansieringsbeslutet (kan också leda till återkrav) Kan betalas ut, när slutrapporten och övervakningsrapporten har godkänts och eventuella beslut om fortsatta åtgärder har fattats Säkerställ också att det elektroniska bokförings- och lönematerialet samt reseräkningar förvaras åtminstone till (avviker från bokföringslagens förvaringstid) Varaktighetsregeln och de minimis-bestämmelserna (se finansieringsbeslutets villkor) Kontrollerad projektavslutning