Anvisningar för ESF projekt

Transkript

1 Anvisningar för ESF projekt

2 2/14 Innehåll 1. INLEDNING HUR MAN GÖR UTBETALNINGSANSÖKAN PROJEKTETS BOKFÖRING UTDRAG UR HUVUDBOKEN OCH HUVUDBOKSNYCKEL SAMMANDRAG ÖVER VERKSAMHETEN UNDER UTBETALNINGSPERIODEN PERSONALKOSTNADER RESEKOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt) SERVERINGSKOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt, förutom servering för målgrupper) INDIREKTA KOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt) AVSKRIVNINGAR (gäller inte Flat Rate-projekt, förutom anskaffningar för målgrupper) UPPHANDLING OCH KONKURRENSUTSÄTTNING PROJEKTETS INFORMATION FINANSIERINGEN OCH DESS UTFALL KOSTNADER SOM RAPPORTERAS SEPARAT REVISORSUTLÅTANDE UTBETALNINGSBESLUT OCH ÄNDRINGSSÖKANDE ÖVERVAKNINGSBLANKETTER, MELLAN- OCH SLUTRAPPORTER HUR MAN AVSLUTAR ETT PROJEKT DOKUMENTERING OCH UPPBEVARING AV MATERIAL BILAGOR TILL UTBETALNINGSANSÖKAN NYTTIGA LÄNKAR KONTAKTUPPGIFTER... 14

3 3/14 1. INLEDNING Efter att projektplanen har godkänts följer flera olika skeden i administrationen av projektet. De återkommer inom alla projekt oberoende av projektens egentliga innehåll. De viktigaste är att söka betalning av projektets kostnader på blanketten för utbetalningsansökan och finansieringsuppföljning och rapportera projektets framskridande på övervakningsblanketten samt mellan- och slutrapporter. I alla skeden använder man de formbundna blanketterna i EURA. I denna anvisning behandlas i första hand frågor som gäller ansökan om utbetalning. Anvisningar ges också för frågor som gäller informering om projektet, rapportering, uppföljning av projektets verksamhet, avslutande av projektet och förvaring av materialet. Genast i början av projektet är det viktigt att se till att projektet har de verktyg som behövs (datasystem, tabellunderlag, blanketter m.m.) för att kunna avlägga verksamhets- och ekonomirapporter under projekttiden. Projektets verksamhet måste kunna verifieras i efterhand, t.ex. på evenemang som projektet ordnar ska man samla in underskrifter av deltagarna på en deltagarlista. Stödtagaren bör bekanta sig med utbetalningsanvisningarna innan projektets första kostnader uppstår. Likaså bör stödtagaren se till att den som svarar för bokföringen och den som gör utbetalningsansökan har tillgång till allt material som de behöver. Man bör alltid bekanta sig noga med finansieringsbeslutet och dess villkor för genomförandet av projektet. 2. HUR MAN GÖR UTBETALNINGSANSÖKAN Utbetalningsansökan görs på en blankett i EURA2007-systemet i enlighet med villkoren i projektbeslutet, utbetalningsansökans ifyllnadsanvisning och anvisningen om stödberättigande kostnader. I utbetalningsansökan antecknas de kostnader som betalats enligt bokföringen, finansieringsposter som införts i bokföringen samt poster som rapporteras separat. Till utbetalningsansökan bifogas också handlingar som styrker kostnaderna. Blankettunderlag för de uppgifter som ska bifogas utbetalningsansökan fås från ELY-centralen. Utbetalningsansökan kontrolleras så att både verksamhetens innehåll och de betalade kostnaderna motsvarar projektplanen, anvisningarna om stödberättigande kostnader samt författningarna. Vilken lagstiftning som tillämpas nämns i finansieringsbeslutet. ELY-centralen godkänner kostnaderna utgående från det material som läggs fram i utbetalningsansökan. ELY-centralens stöd beräknas på basis av de godkända, stödberättigande kostnaderna. När kostnader godkänns följs principer som ändamålsenlighet och skälighet samt upphovsprincipen.

4 4/14 Om projektet har andra kostnader än de som godkänts i beslutet, kan man göra på två olika sätt. Antingen ansöker man om ändring av finansieringsbeslutet hos finansiären innan förändringen sker och utbetalningsansökan görs eller så konstaterar man att kostnaderna nog har orsakats av projektet, men inte är stödberättigande och tar därmed inte med dem i utbetalningsansökan som godtagbara kostnader. I det senare fallet betalar den genomförande organisationen kostnaderna själv. Stödtagaren ska alltid meddela ändringar i projektet till finansiären, som bedömer om en ändringsansökan är nödvändig. Inom den totala budgeten kan till projektkostnader ändå godkännas mindre ändringar utan ändringssökande, om ändringarna är nödvändiga för genomförandet av projektet och om kostnaderna hänför sig till ett sådant kostnadsslag som det i projektplanen finns kostnader i. Utbetalningsansökan undertecknas av den som har rätt att teckna stödtagarorganisationens namn. Ett dokument som visar namnteckningsrätten bifogas till den första utbetalningsansökan, om det inte har lämnats in tidigare, t.ex. i anslutning till finansieringsbeslutet. Om det sker ändringar i namnteckningsrätten, inlämnas de uppdaterade dokumenten. Utbetalningsansökan fylls i och lämnas in till myndighetsbehandling i EURA2007-systemet. Utöver det ska en undertecknad utbetalningsansökan med bilagor inlämnas som pappersversion till ELY-centralens registratur. Av projektbeslutet framgår utbetalningsperioderna och utbetalningsansökningarnas inlämningsdagar. Utbetalningstidtabellen i projektbeslutet ska följas. Om det behövs, kan man begära förlängning per e-post av ELY-centralen. Projektets sista utbetalningsansökan ska inlämnas till finansiären inom den tidtabell som anges i finansieringsbeslutet, dock senast inom 4 månader från att tiden för genomförande av projektet har gått ut. Om saken överenskoms separat med den ELY-central som finansierar projektet. Vid all kontakt och i alla tilläggsutredningar är det skäl att nämna projektets kod eller projektets namn. Betalningsinspektören kan vid behov be sökanden om tilläggsutredningar. Det sätts ut en viss tid inom vilken tilläggsutredningarna ska lämnas in och den ska följas. 3. PROJEKTETS BOKFÖRING För att projektet ska vara genomfört på tillbörligt sätt, krävs en projektspecifik, med bokföringslagen överensstämmande bokföring över alla utgifter och inkomster. De ska tydligt och klart och utan besvär kunna åtskiljas från de övriga transaktionerna i bokföringen för stödtagaren den organisation som genomför projektet - med hjälp av ett eget kostnadsställe eller underkonton. Av utdraget ut bokföringen ska framgå projektets utgifter, finansiering och inkomster per kostnadsslag och verifikat. Av varje verifikat som hör till projektet ska framgå ett klart samband med projektet (t.ex. projektets namn, kod eller kostnadsställe). Projektet ska lämna in en beskrivning av vilken metod man har använt för att hålla projektets utgifter och inkomster åtskilda i bokföringen samt en beskrivning av registreringsgrunderna (kontant- eller prestationsprincip), utredning av hur man antecknar mervärdesskatt och projektets kontoplan. Dokumenten ska tillställas finansiären senast som bilaga till den första utbetalningsansökan.

5 5/14 4. UTDRAG UR HUVUDBOKEN OCH HUVUDBOKSNYCKEL Till utbetalningsansökan bifogas ett utdrag ur den avslutade bokföringen. Av utdraget ska man kunna se utbetalningsperiodens kostnader och influtna finansieringsposter per verifikat. Utdraget ur huvudboken undertecknas av den som svarar för bokföringen. Underskriften ska göras på sista sidan i rapporten. Alla kostnader som man söker betalning för ska vara betalade (exkl. semesterlönereserveringar) innan utbetalningsansökan lämnas in till myndighetsbehandling. För att man ska kunna kontrollera riktigheten i utbetalningsansökan, måste det av huvudboksutdraget tydligt framgå till vilket av de i utbetalningsansökan nämnda kostnadsslagen (personalkostnader, resekostnader m.m.) vilken kostnad hör. Det kan man visa t.ex. genom att i huvudboken anteckna numret på kostnadsslaget i fråga vid kostnaden. Om det av huvudboksutdraget inte enkelt går att se huruvida kostnadsslagen är indelade enligt den godkända projektplanen samt kostnadernas innehåll, ska huvudboksnyckeln eller en motsvarande specifikation lämnas in till den finansierande myndigheten som bilaga till utbetalningsansökan. Huvudboksnyckeln rekommenderas, eftersom det ofta är så att bokföringens registreringsförklaringar inte visar tillräckligt tydligt på vilket sätt kostnaden hör samman med projektet eller överhuvudtaget hurdan kostnad det är fråga om. Att använda huvudboksnyckel innebär färre utredningsbegäranden och snabbare behandling av utbetalningsansökan. I huvudboksnyckeln har kostnaderna specificerats på samma sätt som i utbetalningsansökan, vilket också underlättar behandlingen av utbetalningsansökan. De kostnader för vilka betalning söks i utbetalningsansökan ska stämma överens med summorna i utdraget ur huvudboken. Om de inte gör det, kan utbetalningsansökan skickas tillbaka till sökanden för kompletteringar i form av ändringar och preciseringar. 5. SAMMANDRAG ÖVER VERKSAMHETEN UNDER UTBETALNINGSPERIODEN I samband med varje utbetalningsansökan inlämnas ett sammandrag eller alternativt en mellanrapport över de egentliga åtgärder som i praktiken vidtagits inom projektet under utbetalningsperioden i fråga. Vilket förfarande som ska användas framgår av finansieringsbeslutet. Utifrån sammandraget följer finansiären upp att projektet genomförs innehållsmässigt på det sätt som planerats. Med sammandraget förtydligar man för finansiären hur kostnaderna har uppstått och visar att kostnaderna är en följd av sådan verksamhet som beskrivs i projektplanen. 6. PERSONALKOSTNADER Löner och bikostnader Projektets personal ska ha skriftliga uppgiftsbeskrivningar, som visar vilka arbetsuppgifter som hör till projektet. Uppgiftsbeskrivningarna ska inlämnas senast som bilaga till den första utbetalningsansökan. Om personer byts ut eller det sker förändringar i uppgiftsbeskrivningarna, bör

6 6/14 stödtagaren underrätta ELY-centralen om det. Till uppgiftsbeskrivningen för personer som arbetar 100 % för projektet får inte höra andra uppgifter än sådana som hör till projektet. Arbetstid som följer kollektivavtalet berättigar till stöd. Stödberättigande kostnader är skäliga löner som intjänats under projekttiden, löner för semestertid, semesterpengar, semesterersättning samt lagstadgade bikostnader. Med skäliga löner avses lön enligt kollektivavtalet/tjänstekollektivavtalet eller sådan lön som betalas för motsvarande arbete inom organisationen. Naturaförmåner, resultatpremier, bonus och andra dylika tillägg till lönen berättigar inte till stöd. Personalkostnader som inte berättigar till stöd är också kostnader för ledningens allmänna ledning, lönekostnader för stödsysselsatta, stipendier samt frivilliga försäkringar. När man söker utbetalning av personalkostnader ska man till utbetalningsansökan bifoga en lönespecifikation som styrkts med underskrift av den person som svarar för organisationens löneräkning och som visar vem lönen har betalats till samt den månatliga lönesumman jämte bikostnadsspecifikationer. Om man söker utbetalning av löner för sjukdomstid till personer som arbetar inom projektet, ska de ersättningar som arbetsgivaren får från Fpa dras av i samma proportion som lönerna för sjukdomstiden har inriktats till projektet. Deltidsanställd projektpersonal ska ha en arbetstidsuppföljning som bifogas till utbetalningsansökan. Av arbetstidsuppföljningen ska framgå hur hela arbetsinsatsen (100 % av arbetstiden) används per dag samt vilka arbetsuppgifter personen har utfört för projektet och hurudan del dessa utgör av personens totala arbetstid. Arbetstidsuppföljningen undertecknas av både arbetstagare och chef. I lönespecifikationen för deltidsanställd projektpersonal ska man kunna se personens hela månadslön, den andel av lönen som hänför sig till projektet samt hur den lön som hänförs till projektet har räknats ut utgående från personens timbokföring och totallön. Exempel på hur lönen för en deltidsanställd hänförs till projektet: Personens totala arbetstid är 169h, varav 76h har använts för arbetsuppgifter inom projektet och 93h för arbetsuppgifter inom den administrerande organisationen. Den betalda månadslönen ska delas upp på projektet och den administrerande organisationen i proportion till de utförda arbetstimmarna, med andra ord som procentandel arbetstimmar för projektet respektive den administrerande organisationen, projektets andel 45 % och den administrerande organisationens andel 55 %. Övertid godtas som kostnad endast i undantagsfall och ska grunda sig på ett sådant skriftligt förordnande till övertidsarbete som getts i enlighet med organisationens praxis. När stödberättigandet övervägs grundar finansiären sitt beslut på övertidsförordnandet och dess tillbörlighet. Semesterlöner och -pengar Till projektet kan man hänföra löner för semestertid, semesterpengar och semesterersättning från projekttiden i proportion till den arbetstid som gjorts för projektet. Om personen har arbetat för samma arbetsgivare före projektet och under den tiden tjänat in semester som han eller hon tar ut under projekttiden, är det bara den lön för semestertid och semesterpeng som intjänats under projekttiden som hör till projektet.

7 7/14 Exempel: Arbetstagaren har tjänat in semesterdagar hos arbetsgivaren under perioden Antalet intjänade semesterdagar är tre per kvalifikationsmånad, dvs. sammanlagt 36. Arbetstagaren har börjat arbeta för projektet , vilket innebär att han under projekttiden tjänat in semesterdagar från tidsperioden , dvs. nio semesterdagar. Enligt exemplet ovan: av de löner för semestertid och de semesterpengar som betalas till projektets heltidsanställda arbetstagare kan en del som motsvarar nio semesterdagar hänföras till projektet. Resten (27 semesterdagar och semesterpengarna) blir en kostnad för den administrerande organisationen. För deltidsanställda inom projektet ska man också beakta den arbetstid som gjorts för projektet. Om den projektanställda i det ovan nämnda exemplet har arbetat 30 % av den totala arbetstiden (144h/480h) för projektet under tidsperioden , så kan kostnaderna för lönen och semesterpengen för de nio semesterdagarna hänföras till projektet i samma proportion, dvs. 30 % av kostnaderna. Under projekttiden kan man söka utbetalning för betalade semesterlöner och semesterpengar. Alternativt kan man söka betalning för semesterlönerna och semesterpengarna som semesterlönereserveringar. Om semesterlön som inkluderats i utbetalningsansökan inte har betalats i verkligheten, bör stödtagaren inlämna en redogörelse för betalningen omedelbart då betalningen har gjorts eller senast inom 12 månader från att projektet avslutats. Stödtagaren bör underrätta finansiären om vilket förfarande som stödtagaren valt. Det valda förfarandet ska iakttas under hela projekttiden. 7. RESEKOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt) För projektet godkänns sådana skäliga resekostnader som ingår i den godkända projektplanen. Resekostnaderna berättigar till stöd till den del de inte överskrider reseersättningarna enligt det tjänste- eller kollektivavtal som tillämpas på stödtagaren. Resan ska som helhet betraktad göras på det sätt som är förmånligast. Om man använder egen bil eller taxi bör man ha en tydlig orsak till det och den ska nämnas i utbetalningsansökan (t.ex. brist på kollektivtrafik, transport av varor). När det gäller dagtraktamentets storlek bör man också beakta t.ex. de måltider som ingår i avgiften för att delta i ett seminarium, för de kan minska dagtraktamentet. Av alla reseräkningar ska klart framgå på vilket sätt de hör ihop med projektet. Till utbetalningsansökan bifogas kopior av alla reseräkningar eller alternativt en separat utredning (t.ex. på huvudboksnyckeln) som visar resmål och syfte, tidpunkt och kostnader. När det gäller kostnader för utlandsresor som ingår i projektplanen inlämnas också reseprogrammet och en koncis reserapport som visar på vilket sätt resan främjar projektets målsättning och hurdant mervärde resan har gett projektet. 8. SERVERINGSKOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt, förutom servering för målgrupper) När det gäller serveringskostnader är projektägaren skyldig att bevara verifikat samt deltagarförteckningar. Till utbetalningsansökan bifogas en redogörelse för evenemanget (t.ex. program) och kostnadens samband med genomförandet av projektet, t.ex. huvudboksnyckeln (t.ex. styrgruppens möte, kaffeservering, 10 personer, ).

8 8/14 9. INDIREKTA KOSTNADER (gäller inte Flat Rate-projekt) Allmänna kostnader, dvs. indirekta kostnader, är sådana kostnader som också gagnar organisationens övriga resultatenheter. T.ex. utgifter för telefon, el och vatten, bokförings-, hyresoch städningskostnader, kontorskostnader samt vissa administrations- och personalutgifter, t.ex. ekonomisekreterartjänster. När allmänna kostnader godkänns, följer man i huvudsak upphovsprincipen och godkänner endast kostnader som förorsakats av projektets verksamhet. ELY-centralen godkänner de använda beräkningsgrunderna på stödtagarens framställning. Till utbetalningsansökan bifogas, om man inte gjort det tidigare, en utredning över organisationens interna kostnader, kostnadernas belopp, beräknings- och fördelningsgrunder samt på vilket sätt kostnaderna har hänförts till projektet. Kostnader som grundar sig på faktiska och realiserade kostnader berättigar till stöd. Enligt upphovsprincipen ska man för alla interna kostnader kunna visa att de har orsakats av projektet och är kostnader som verkligen har uppstått för projektet och inte innehåller bidrag. Beräknade kostnader eller kostnader som grundar sig på procentuella andelar är inte godtagbara. 10. AVSKRIVNINGAR (gäller inte Flat Rate-projekt, förutom anskaffningar för målgrupper) Då man i utbetalningsansökan för första gången ansöker om betalning för avskrivningar av maskiner eller anordningar, ska man bifoga en kopia av fakturan på anskaffningen samt en avskrivningsplan eller en motsvarande redogörelse, som visar anskaffningstidpunkt, anskaffningspris, avskrivna rater och avskrivningstidtabell. Av avskrivningarna godtas sådana andelar som infaller under projekttiden. De anskaffningar som kräver en avskrivningsplan ska överensstämma med projektplanen. 11. UPPHANDLING OCH KONKURRENSUTSÄTTNING ESF-projekt ska i sin upphandling följa den gällande lagen om offentlig upphandling, arbets- och näringsministeriets och ELY-centralens anvisningar om anskaffningsförfarandet. Förfarandet kan vara stödtagarens egen anvisning under förutsättning att ELY-centralen godkänner den. Vilket förfarande som ska användas fastställs i finansieringsbeslutet. Anskaffningar av både varor och tjänster (t.ex. maskin-, anordnings- och inredningsanskaffningar samt köptjänster inkl. lokalkostnader) ska i regel konkurrensutsättas. Direktanskaffning är alltid ett undantag, som bör motiveras i anskaffningsbeslutet. Projektet kan utnyttja motsvarande varu- eller tjänsteanskaffningar som den genomförande organisationen redan har konkurrensutsatt i ett annat sammanhang. Anskaffningarna ska grunda sig på den godkända projektplanen. Anbudsbegäran, protokollet från öppnande av anbuden, alla inkomna anbud, anbudens jämförelsehandlingar, anskaffningsbeslutet eller beställningen samt anvisningen för ändringssökande ska bevaras på samma ställe som projekthandlingarna.

9 9/14 Lagen om offentlig upphandling (348/2007) jämte ändringar tillämpas på varu- och tjänsteanskaffningar som är lika stora eller större än det nationella tröskelvärdet (30 000, moms 0 %) då det offentliga stödet överstiger 50 % eller stödtagaren är en sådan upphandlingsenhet som avses i upphandlingslagen. Anskaffningar som överskrider upphandlingslagens tröskelvärden ska alltid läggas ut på HILMA ( Förfarandet enligt olika gränser i euro Anskaffningar under 4000 euro > Förenklat förfarande Anskaffningar på åtminstone 4000 euro, men under upphandlingslagens tröskelvärden > Anbudsbegäran Anskaffningar som avses i upphandlingslagen > Förfarande enligt upphandlingslagen Anskaffningar som inte överskrider euro kan betraktas som små anskaffningar. För dem räcker det att jämförelsen görs med uppgifter som fåtts t.ex. per e-post, per telefon eller från internet och som får utgöra grund för en promemoria över prisjämförelsen. Också när det gäller dessa anskaffningar bör anskaffningspriset vara skäligt. Anskaffningar som är minst euro men underskrider det nationella tröskelvärdet euro kräver ett förfarande med anbudsbegäran. Det innebär att man till åtminstone 3-5 leverantörer skriftligen, per e-post eller per fax skickar en anbudsbegäran som dokumenteras. Anbudsbegäran ska innehålla alla de uppgifter som är av betydelse för anskaffningen. Tiden för att lämna in anbud ska vara skälig och man behandlar endast anbud som anlänt i tid. Man gör en tydlig jämförelse av anbuden och fattar sitt beslut på basis av anbudsbegäran. I regel fattas beslutet utgående från totalekonomisk förmånlighet eller billigaste pris. Till utbetalningsansökan bifogas en blankett där man redogör för anskaffningarna. På blanketten antecknas anskaffningar över 500 euro (leverantör, pris, uppgift om man har konkurrensutsatt och på vilket sätt eller motivering till varför man inte har konkurrensutsatt anskaffningen). Bilagor till anskaffningsutredningen: För anskaffningar under behöver inga handlingar inlämnas För anskaffningar på under lämnar man in en redogörelse för prisjämförelsen och anskaffningsgrunderna samt kopior av anskaffningsavtalen För anskaffningar på och större summor inlämnas kopior av följande anskaffningshandlingar: HILMA-annonsen, anbudsbegäran, öppningsprotokollet, jämförelseprotokollet, anskaffningsprotokollet eller anskaffningsbeslutet, anskaffningsavtalet och det vinnande anbudet.

10 10/ PROJEKTETS INFORMATION Ett villkor för att få ESF-finansiering är att följa synlighets- och offentlighetsprincipen. Projekt som finansieras av Europeiska socialfonden förutsätts informera aktivt under hela projektets livscykel. Projekten är skyldiga att informera om sin egen verksamhet till målgruppen, samarbetspartner, finansiärer, aktörer i branschen, massmedierna och allmänheten. Projektet ansvarar för att deltagarna känner till att projektet fått finansiering från ESF. Det är också skäl att nämna den andel som ELY-centralen bidrar med som nationell finansiär. För att ett projekt ska vara berättigat till stöd måste projektet i sin information använda Europaemblemet (EU-flaggan) och dess text (på två rader) Europeiska unionen Europeiska socialfonden. Projektet ska i sitt informationsmaterial (t.ex. tidningsannonser, pressmeddelanden, broschyrer, publikationer, affischer, webbsidor) också använda slogan Hävkraft från EU och om möjligt det grafiska streckelementet samt den nationella finansiärens (ELY-centralen) logo. Närmare anvisningar om informationen finns på och i den informationsanvisning som bifogats projektbeslutet. Till utbetalningsansökan bifogas prov på broschyrer, annonser och trycksaker etcetera och en utredning över informationskostnaderna (t.ex. på huvudboksnyckeln). 13. FINANSIERINGEN OCH DESS UTFALL Finansieringsandelarna (kommunernas finansiering, annan offentlig finansiering, privat finansiering) och inkomsterna (t.ex. av försäljning) antecknas i projektets bokföring. Finansieringsandelarna bör förverkligas enligt projektplanen under projekttiden. Med utbetalningsbeslutet godkänns för utbetalning ett sådant belopp där man dragit av inkomster och andra finansieringsposter från de godtagbara kostnaderna. Om den kommunala, övriga offentliga eller privata finansiering som införs i projektbokföringen betalas ut till projektet i ett tidigt skede (t.ex. i början av varje år eller i sin helhet i början av projektet), ska finansieringsposten lämnas i balansräkningen för den organisation som genomför projektet och inkomstföras till projektet i etapper. Projektadministratören ska se till att finansieringen inflyter jämnt under hela projekttiden i den proportion som sägs i finansieringsbeslutet. 14. KOSTNADER SOM RAPPORTERAS SEPARAT De kostnader som ska rapporteras separat (deltagarnas löner och resekostnader under utbildningstiden) är en del av projektets totalkostnader, men man kan inte söka stöd för dem. De meddelas i form av ett organisationsspecifikt sammandrag som bilaga till utbetalningsansökan. Projektägaren ska bevara uppgifterna om deltagarnas timmar och dagar för eventuell granskning. Löne- och resekostnader som en deltagande organisation har och som dess löneräknare har styrkt ska vid behov kunna kontrolleras i den deltagande organisationens bokföring. Man ska ha en förteckning över alla som deltar i utbildningarna. Den ska ta upp deltagarnas namn och organisationer, utbildningens tema samt tidpunkterna för deltagandet. Den dagliga närvaron ska bekräftas med deltagarens egenhändiga underskrift. Projektägaren bevarar förteckningarna för eventuell granskning.

11 11/ REVISORSUTLÅTANDE Om det i beslutets villkor förutsätts ett revisorsutlåtande, skickas det in i original inom den tidtabell som sägs i finansieringsbeslutet. I utlåtandet ska det åtminstone konstateras att a) de betalade utgiftsposter som nämns i kostnadsspecifikationen grundar sig på godtagbara verifikat i den sökande sammanslutningens bokföring, b) utbetalningsansökan har gjorts enligt de villkor som finansiären ställt i beslutet och ingen annan finansiering har fåtts för den finansieringsandel som det söks utbetalning för, c) kostnadsspecifikationen endast innehåller utgiftsposter som överensstämmer med den godkända projektplanen och hör till projektet. 16. UTBETALNINGSBESLUT OCH ÄNDRINGSSÖKANDE ELY-centralen fattar beslut om utbetalningen på basis av utbetalningsansökan och dess bilagor. Utbetalningsbeslutet grundar sig på faktiska och betalda stödberättigande kostnader som överensstämmer med finansieringsbeslutet. Om kostnader och finansieringsposter har förkastats, så motiveras det i utbetalningsbeslutet. Bifogat utbetalningsbeslutet finns en besvärsanvisning (anvisning om rättelseyrkande). Rättelseyrkandet riktas till och behandlas av den finansieringsmyndighet som har beviljat stödet. Rättelseyrkandet bör lämnas in inom 30 dagar från att stödtagaren fick del av beslutet. 17. ÖVERVAKNINGSBLANKETTER, MELLAN- OCH SLUTRAPPORTER Ett villkor för att utbetalningar ska göras är att övervakningsblanketter samt mellan- och slutrapporter skickas in till ELY-centralen på de tidpunkter som sägs i projektbeslutet. Anvisningar för övervakning och rapportering finns i projektbeslutet och EURA2007-systemet. På övervakningsblanketten ser man om de måltal som ställts upp i projektplanen uppnås. Övervakningsuppgifterna ska lämnas in 31.8 (för tiden ) och 31.1 (för tiden ). Projektets övervakningsblankett undertecknas antingen av den person som i den godkända projektplanen utsetts till ansvarig för projektet eller av stödtagarorganisationens behöriga namntecknare. Mellanrapporterna görs i regel årligen och lämnas in till ELY-centralen i samband med årets sista utbetalningsansökan. Mellanrapporten är en verbal beskrivning av projektets målsättning, verksamhet och resultat under det gångna verksamhetsåret. Underskriftspraxis är samma som för övervakningsblanketten. Slutrapporten skickas in i samband med den sista utbetalningsansökan. I slutrapporten beskrivs projektets verksamhet och resultat för hela projekttiden. Slutrapporten undertecknas av stödtagarorganisationens behöriga namntecknare.

12 12/ HUR MAN AVSLUTAR ETT PROJEKT Projektets sista utbetalningsansökan lämnas in enligt den tidtabell som nämns i projektbeslutet. När man gör utbetalningsansökan ska man beakta att uppskattade, på förhand antagna eller icke betalade kostnader inte är stödberättigande kostnader som kan ersättas. Alla kostnader ska ha uppstått under projekttiden (exkl. revisorsutlåtandet) och de ska ha betalats i verkligheten (förutom semesterlönereserveringar) innan den sista utbetalningsansökan lämnas in till myndighetsbehandling. Alla kostnader för vilka betalning söks ska antecknas i utbetalningsansökan, även kostnaderna för revisionen. Utbetalning kan göras på den sista utbetalningsansökan först när projektet slutrapport och sista övervakningsblankett har godkänts. Utöver det inlämnas också ett revisorsutlåtande över projektet, om ett sådant har krävts i beslutsvillkoren. 19. DOKUMENTERING OCH UPPBEVARING AV MATERIAL Projektägarna ska bevara projektets bokföringsmaterial och andra handlingar som gäller genomförandet av projektet åtminstone till utgången av Finansiären informerar dem separat ifall bevaringstiden eventuellt är längre än så. Vid elektronisk förvaring av verifikaten ska den nationella lagstiftningen följas, dock så att den bevaringstid följs som bestämts för projektets bokföring. Projektmaterialet ska dokumenteras så att man utan besvär kan granska alla skeden i genomförandet av projektet i efterhand (s.k. audit trail, obruten verifikationskedja). 20. BILAGOR TILL UTBETALNINGSANSÖKAN Bilagor till första utbetalningsansökan, om de inte lämnats in tidigare: en beskrivning av vilken metod man har använt för att hålla projektets inkomster och kostnader åtskilda i bokföringen (separata konton eller kostnadsställe) beskrivning av registreringsgrunderna (kontant- eller prestationsprincip, hur syns det i utbetalningsansökan) utredning av hur man antecknar mervärdesskatt projektets kontoplan utdrag ur handelsregistret, arbetsordningen eller en motsvarande handling som visar stödtagarorganisationens behöriga namntecknare uppgiftsbeskrivningar för projektets personal

13 13/14 Till varje utbetalningsansökan och vid ansökan om utbetalning: ett utdrag ur huvudboken för projektet. Utdraget ska verifieras med underskrift av den som svarar för bokföringen. huvudboksnyckel eller en annan specifikation som visar kostnadernas innehåll per kostnadsslag en utredning över löner som betalats ur projektet (lönespecifikation) per lönetagare. Utredningen ska undertecknas av den som svarar för löneräkningen. blanketter för uppföljningen av den totala arbetstiden för personer som arbetar deltid inom projektet. Blanketterna ska undertecknas av arbetstagare och chef. sammandrag över verksamheten under utbetalningsperioden. Sammandraget ska undertecknas av projektchefen. för resekostnaderna reseräkningar eller en separat utredning, över utlandsresor en reserapport, reseprogram och reseräkningar jämte bilagor när det gäller serveringskostnader en utredning t.ex. i huvudboksnyckeln eller, om kostnaderna överstiger 100 euro, kopior av fakturorna och en förteckning över deltagarna när det gäller informationskostnader prov på materialet och en utredning t.ex. i huvudboksnyckeln eller kopior av fakturorna en utredning över de kostnader som ska rapporteras separat specificerade enligt organisation när det gäller konkurrensutsättning och dokumentering av prisjämförelser (anskaffningar över 500 ) ifylls blanketten för utredning av anskaffningar, se vilka bilagor som behövs i kapitel 12. Upphandling och konkurrensutsättning revisorsutlåtande om det krävs i projektbeslutet Vid ansökan om utbetalning första gången och vid ändring av kostnadsgrunderna: utredningar över interna/indirekta kostnader och deras fakturerings- och fördelningsgrunder utredning över hyreskostnaderna för projektpersonalen och deras fördelningsgrunder (både lokal- och leasinghyror) avskrivningsplan och en kopia av fakturan på anskaffningen 21. NYTTIGA LÄNKAR strukturfonder.fi eura2007.fi finlex.fi (nationell lagstiftning) hankinnat.fi hankintailmoitukset.fi (HILMA) vm.fi (statens resebestämmelse) ely-centralen.fi

14 14/14 KONTAKTUPPGIFTER ELY-centralen i Tavastland, registraturen PB Lahtis (Besöksadress: Kirkkokatu 12, Lahtis) ELY-centralen i Sydöstra Finland, registraturen PB Kouvola (Besöksadress: Salpausselänkatu 22, Kouvola) ELY-centralen i Nyland, registraturen PB Helsingfors (Besöksadress: Stinsgatan 14, Helsingfors) ELY-centralen i Egentliga Finland, registraturen PB Åbo (Besöksadress: Bangårdsgatan 36, Åbo)