Landstingets projektverksamhet analys av projekt, etapp II

Transkript

1 Revisionsrapport* Landstingets projektverksamhet analys av projekt, etapp II Norrbottens läns landsting Oktober 2007 Lars-Åke Ullström, Certifierad kommunal revisor *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Uppdrag Revisionsfrågor Metod Projekten Kolsänkor Kalix Naturbruksgymnasium Växkraft 1 inom lokalservice - division service Äldre projekt - division diagnostik Gränslös tandvård division folktandvård E-hälsa - landstingsdirektörens stab/it enheten Etikprojektet - division Primärvård

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Inom ett landsting bedrivs ett stort antal projekt. På Norrbottens läns landstings hemsida under rubriken Utvecklings- och förbättringsarbete lämnas en redovisning av pågående och avslutade projekt. Detta är dock inte en samlad redovisning av landstingets totala projektverksamhet på central och lokal nivå. 1.2 Uppdrag Landstingets revisorer inom Norrbottens läns landsting har gett Komrev inom ÖhrlingsPricewaterhouse Coopers i uppdrag att granska landstingets projektverksamhet. Granskningen genomförs i två etapper. Etapp 1 som avrapporterades i april 2007, fokuserade på att lämna en bild över landstingets projektverksamhet, regler och rutiner för projekt och om dessa tillämpas samt uppföljning/rapportering. Denna rapport avser etapp 2. I denna del har vissa projekt valts ut för djupstudier. 1.3 Revisionsfrågor De revisionsfrågor som angetts för etapp 2 är följande: Har projekten levt upp till målsättningarna? Redovisas projektens resultat och verksamhetsnytta tillfredställande? Är den ekonomiska redovisningen tydlig? Har projekten klarat fastställda tids- och resursramar? 1.4 Metod Intervjuer/samtal har genomförts med projektansvariga för projekten: Projekt Kolsänkor i Norrbotten (Kalix naturbruksgymnasium). Växkraft 1 inom Lokalservice (Division service) Äldre projekt (Division diagnostik) Gränslös tandvård (Division Folktandvård) E hälsa (Finansiering via regionala enheten, drivs via IT-enheten) Etik i praktiken (Division Primärvård) 2

4 2. Projekten 2.1 Kolsänkor Kalix Naturbruksgymnasium Bakgrund Kalix Naturbruksgymnasium bedriver på uppdrag av Norrbottens läns landsting regionalt utvecklingsarbete inom naturbruksområdet. Utvecklingsarbetet består huvudsakligen av assistans och stöd till kommuner, företag och organisationer med teknisk och organisatorisk support och projektarbete i nätverk etc. Syfte Syftet med projektet är att anpassa befintlig kunskap till praktiska skogsskötselmetoder som kan utgöra viktiga länkar i uppbyggnaden av det hållbara kretsloppssamhället. Detta finns bl a angivet i länsplanen som säger att Norrbotten skall vara ett nollsummeområde för CO2 - utsläpp. Projektet syftar till att genom bättre skötsel med bl a gödsling av skog öka tillväxten och samtidigt binda koldioxid. Ett sådant här projekt kan endast bedrivas i det Boreala bältet (norr om Dalälven). Start Projektet startade genom att Lantbrukarnas Riksförbund bjöd in intressenter till ett första möte. Naturbruksgymnasiet arrangerade därefter ett seminarium. Seminariet utmynnade i riktlinjer för fortsatt arbete. Projektdeltagare är: - Sveaskog - Norrbottens läns landsting - Länsstyrelsen Norrbotten - LKAB - SLU Projektbeskrivning Ett projektdokument har tagits fram som beskriver inriktningen av projektet. Beslut Våren 2006 togs beslut om deltagande och finansiering i Landstingsstyrelsen. Då beviljades bidrag med kr. 3

5 Landstingsstyrelsen behandlade även projektet vid sitt möte 31/ ( 117). Projektet erhöll nu ytterligare kr för etapp 2. Ett krav var dock att övriga finansiärer bidrar så att förväntade resultat kunde uppnås. Övriga finansiärer är enligt uppgift fortsatt intresserade. Finansiering förutom landstinget är: Sveaskog mark, spridningskontroll m m. LKAB personella resurser 2006 samt Under 2007 även ett ekonomiskt stöd om 0,5 mnkr. Länsstyrelsen 0,5 mnkr 2006 samt Projektet rekvirerar medel i efterskott från Länsstyrelsen. SYVAB transporter m m av gödsel till ett beräknat värde av kr. Även Statens lantbruksuniversitet är en viktig partner i själva processen. Vinster med projektet I vanliga fall är rötslammet avfall och måste deponeras vilket är förenat med avgifter. I detta projekt tillvaratas rötslammet som renas och kan användas för gödsling. Skogsbolagens vinst är ökad tillväxt i skogen. För Norrbottens läns landsting innebär projektet att man deltar som en part i den regionala utvecklingen. Målsättningen är att skapa ytterliggare arbetstillfällen i Norrbotten. Miljövinsten är större upptag av koldioxid. Projektorganisation I pilotprojektet kom projektledare från Kalix Naturbruksgymnasium. Nu är projektledaren hämtad från Sveriges Lantbruksuniversitet. En särskild styrgrupp finns för projektet som leds av enhetschefen för regionala enheten vid landstingsdirektörens stab. Styrgruppen har möten 2 ggr/halvår. En referensgrupp, med politiker, följer projektets utveckling. Ekonomi Landstinget hanterar den ekonomiska redovisningen i projektet. Kalix Naturbruksgymnasium är projektägare. Bokföringen finns som ett kostnadsställe och ett projektnummer under Naturbruksgymnasiet. Skolans ekonom är sakattestant och rektor som är firmatecknare för Naturbruksgymnasiet är beslutsattestant. Rekvisitioner från Länsstyrelsen skrivs under av divisionschefen. Projektets budget uppgick till kr år Omslutningen blev något högre då en av finansiärerna bidragit med mer än beräknat. 4

6 Rapportering Rapportering sker löpande till regionala enheten. Även landstingstyrelsen har fått direkta rapporter både 2006 och Måluppfyllelse Under 2006 nådde inte projektet upp till målsättningen hur mycket areal som skulle gödslas. Detta kommer att kompenseras med mer gödsling under 2007 och Ytterligare analys och beskrivning av projektet kommer att ske 2007 och Resultat kan beskrivas från 2010 och framåt. Kommentar Ett intressant och långsiktigt projekt med många vinnare. Projektet är väldokumenterat. Återrapporteringar har lämnats. Den ekonomiska förvaltningen har tydliga rutiner. 2.2 Växkraft 1 inom lokalservice - division service Bakgrund Lokalservice har genomgått stora förändringar genom att verksamheten sparat 19 mnkr under senare år. Detta har inneburit en lägre bemanning och större städområden. Det projekt som startat inom lokalservice avser kompetensutveckling för att kunna leva upp till de krav och förväntningar som kunderna har på verksamheten. Samtidigt är det väsentligt att nå upp till de mål som finns i divisionens verksamhetsplan angående attraktiv arbetsgivare. Målgrupp Projektets målgrupp är städerskor samt chefer inom lokalservice, totalt ca 90 personer. Projektet Projektets etapp 1 avsåg en organisationsanalys för att beskriva styrkor, svagheter, hot och möjligheter för städverksamheten de närmaste åren. Ansökan lämnades in till Mål 1 Växtkraft. Ansökan beviljades våren Analysen presenterades i rapporter för respektive lokalserviceenhet. Resultaten från analysen ledde fram till etapp 2. Även denna gång ansöktes om Mål 1 medel som beviljades. Denna etapp avsåg städutbildning, besök på städmässa etc för att kompetensutveckla personalen och även få ett större kundfocus. Denna del startade hösten 2006 och avslutades under Projektets inriktning finns väl dokumenterat. 5

7 Vid sidan av projektet har även Regionala enheten stöttat ett friskvårdsprojekt i Piteå. Projektorganisation Uppdragsgivare är divisionschefen för service, projektledare är verksamhetschefen för bl a städ. Projektgruppen innehåller städledare från respektive sjukhus. Divisionschefen har beslutanderätt i de frågor som berör projektet. Ekonomi För etapp 1 beviljades kr i Mål 1 medel. Etapp 2 gav ett bidrag om kr. Nivån var ursprungligen satt högre men alla aktiviteter hanns inte med under projekttiden. Den slutliga utbetalningen från Länsstyrelsen väntas under hösten Landstingets egen insats uppgår till ca kr. Fakturaunderlag har presenterats i granskningen liksom deltagarunderlag för kurser/konferenser fördelat på lokalserviceenheter. Projektet har ett en egen projektkod i redovisningen (E 100). Rapportering Rapporter om projektet har lämnats till divisionschef och finns medtagna i divisionens månadsrapporter. Därmed är även landstingsdirektören informerad. En slutrapport för projektet som helhet finns framtagen och är daterad juni I och med att det är ett EU projekt så är även redovisningen till Länsstyrelsen utförlig. Framtiden Divisionen kommer att följa upp resultaten även framledes via: - medarbetarenkät - sjukskrivningsstatistik - kundenkät - medarbetarsamtal. Kommentar Ett väl avgränsat projekt som i dokumentationen gått att följa från start till avslut. Arbetssätt, resultat och måluppfyllelse är väldokumenterat bl a via rapporterna till Länsstyrelsen. 2.3 Äldre projekt - division diagnostik Projektet Ö 331 (utbildningsfond) Fonden tillkom i samband med start av Sunderbyns sjukhus

8 Akutsjukvård/röntgen fick kr från landstinget och kr från Siemens. Medlen skulle användas till utbildning/kompetensutveckling. De fick pengarna Ingen projektbeskrivning fanns tillgänglig vid intervjutillfället. Efterhand har ett samarbetsavtal från 1998 presenterats mellan Norrbottens läns landsting och Siemens Elema AB. Avtalet skulle gälla t o m och reglerade samarbetet mellan parterna. I avtalet fanns bl a med att parterna skulle satsa kr vardera i en utbildningsfond. Anslag från fonden skulle fördelas till anställd(a) två gånger per år. Fonden ska upphöra när det inte längre finns medel kvar att fördela. Enligt uppgift finns det kr kvar i fonden och dessa redovisas under divisionsgemensamt. Underlag som visar att anställda erhållit medel ur fonden framgår ej. Däremot finns fakturor som visar att medlen använts för utbildningar, driftsstöd etc även efter avtalstidens utgång. Projekt Ö 332 (utveckling kemlab/blodcentral) Även detta projekt tillkom i samband med Sunderbyns sjukhus. Det finns inga underlag tillgängliga som i detalj beskriver syftet med Utveckling kem lab/blodcentral. Intäkter är ersättning från företag för deltagande i studier, ersättning från andra divisioner i samband med utbildningsdagar etc beskriver projektet. Totalt uppgår intäkterna till ca kr perioden I dagsläget finns ca kr kvar i projektet. Kultur i vården I projektredovisningen har detta projekt koden K 104. Projektet har sin utgångspunkt distriktsplan för äldre som startade i mitten av 1990-talet. Ett produktmål var försöksverksamhet med kulturaktiviteter i vården En slutrapport för hela projektet presenterades Kommentar Landstingsledningen bör initiera en genomgång av dessa projekt. Det är möjligt att medlen kan användas på annat sätt inom landstingsverksamheten. En genomgång bör även ske av övriga divisioner för att utröna om även dessa har äldre projekt förknippade med starten av Sunderbyns sjukhus. 7

9 Projektet Kultur i vården kan tas bort ur projektredovisningen då projektet avsåg en aktivitet Gränslös tandvård division folktandvård Bakgrund Folktandvårdens ansvar för folktandvård i Kiruna kommun löses via klinikerna i Kiruna och Vittangi samt en annexklinik i Karesuando. Patientunderlaget i Karesuando är tillräckligt för en halvtidstandläkare. Det har dock visat sig mycket svårt att bemanna Karesuandokliniken men en fast tandläkare så tandläkare från andra kliniker får täcka upp behovet i Karesuando. Med hänsyn till bemanningen så har det även hänt att akuta patienter fått åka till Kiruna t o r för vård. På den finska sidan har patienterna lång resväg till närmaste tandvårdsklinik. Befolkningen i den finska kommunen Karesuvanto har 75 km till närmaste tandvårdsklinik. Projektet syftade till att undersöka möjligheten att slå ihop patientunderlaget i svenska Karesuando och finska Karesuvanto och Kilpisjärvi så skulle det vara tillräckligt för en hel tandläkartjänst i Karesuando. Projektansökan En första projektansökan lämnades in till Europeiska regionala utvecklingsfonden Delprogrammet varifrån medel söktes var Gränsöverskridande regional- och lokal kompetensutveckling och resursmobilisering. En förnyad ansökan inlämnades 2004 och den avsåg i första hand utvecklandet av Gränslös digital tandvård. Projektorganisation Projektledare är en person anställd vid Karesuandokliniken. Projektgruppen har bestått att personal från Karesuandokliniken och personer från de finska kommunerna. Styrgruppen har bestått av divisionschef och ekonomichef från Folktandvården samt personer från de finska kommunerna. Styrgruppen har träffats 3-4 ggr/halvår. Projektdefinition För båda projekten finns utförlig projektdefinition med avgränsning, projektstruktur, ansvarsfördelning, tid- och resursplan, arbetsformer samt rutiner för rapportering. Kostnad Den totala kostnaden för Gränslös tandvård projektet angavs till lite drygt 1,5 mnkr. 60% av kostnaden kunde täckas av EU bidrag. Norrbottens läns landstings insats har uppgått till ca kr. Den kostnaden avsåg resurser i form av arbetad tid för de som ingick i projektet. 8

10 Fördelningsnyckeln mellan Norrbottens läns landsting och de finska kommunerna utgick från målgruppens storlek. Den totala kostnaden för steg 2 Gränslös digital tandvård uppgick i ansökan till ca 2,5 mnkr. Landstingets del motsvarade ca kr. Slutrapporter En slutrapport avseende projektet Gränslös tandvård togs fram i februari För projektet Gränslös digital tandvård finns en slutrapport från april Avrapportering Projekten har regelbundet avrapporterats till landstingsdirektören. Finns således med i rapporter till landstingsstyrelsen. Effekter Måluppfyllelsen utifrån projektansökningarna är hög. Tandläkare finns nu på plats i Karesuando. Samarbetet fungerar bra med de finska kommunerna. Digital röntgen finns utvecklad. Projektet har blivit uppmärksammat nationellt (ex tandläkarstämman) och internationellt. Fortsättning Ett samverkansavtal har tagits fram mellan division Folktandvård och de finska kommunerna. Avtalet reglerar samarbetsformer, finansiering och bokföring (kostnader fördelas, intäkter tillfaller respektive huvudman). Avtalet gäller t o m Kommentar Gränslös tandvård är ett projekt med hög måluppfyllelse och god dokumentation. Nationellt och internationellt uppmärksammat. 2.5 E-hälsa - landstingsdirektörens stab/it enheten Bakgrund Norrbotten har identifierat e-hälsa som ett strategiskt tillväxtområde i det regionala tillväxtprogrammet RTP. Norrbottens läns landsting har fått ett ansvar för att driva e-hälsa. E-hälsa Inom hälso- och sjukvården har man sedan länge använt begreppet telemedicin. Under senare tid har dock begreppet e- hälsa etablerats vilket innebär att göra hälso- och sjukvården till en integrerad del av vårt informationssamhälle. 9

11 De delar som avses vad gäller detta projekt är: distanskonsultation och behandling med hjälp av IT-baserade verktyg, förbättring av samarbete och informationsflöde mellan de olika vårdleverantörerna i vårdkedjan, design och implementering av ett hållbart Regionalt innovationssystem för att utveckla produkter och tjänster, inom e-hälsa och biomedicin. Beslut Landstingstyrelsen behandlade i februari 2005 ( 24) ärendet Satsning på e-hälsa. Ärendet bygger på intentionerna i det regionala tillväxtprogrammet. Beslutet blev att genomföra projektet och att landstingets skall bidra med 2 mnkr per år perioden 1 januari 2005 t o m 31 december 2007 under förutsättning av länsstyrelsens medfinansiering. Inför 2007 erhölls 1,3 mnkr ur styrelsens anslag för oförutsett då medel fanns kvar från föregående år. Projektet Projektet startade I ett utkast till verksamhetsplan från 2006 skisserades hur projektet skulle bedrivas. Verksamhetsplanen har inte färdigställts. Under projektets gång har verksamheterna kunnat lämna förslag på möjliga projekt inom området. Förslagen har beretts i programgruppen och ett antal projekt avses stödjas inom de prioriterade områdena. Projektorganisation Projektet e-hälsa leds av Styrgruppen för det Regionala Tillväxtprogrammet. Landshövdingen är ordförande. I gruppen ingår politiker utsedda av kommunförbundet och landstinget samt representanter från partnerskapet. E-hälsa har en särskild programgrupp med landstingets IT-chef som ordförande. Ekonomi Kostnaderna för E-hälsa projektet uppgår till ca 4,3 mnkr tiden Intäkterna består av stöd från Länsstyrelsen motsvarande period om 1,9 mnkr och landstingets beslutade stöd. IT-chefen är beslutsattestant. Rapportering Programgruppen har kontinuerligt lämnat statusrapporter som till styrgrupp och landstingsledning. 10

12 Måluppfyllelse Om projektet bedrivs utifrån intentionerna bedömer projektledning att det är möjligt att mäta resultat tidigast Kommentarer Projektet E-hälsa har haft vissa svårigheter inledningsvis. Enligt programgruppens ordförande och processledaren beror det på varierande intresse från externa aktörer samt att Länsstyrelsen inte bidragit med de medel som förutsattes inledningsvis. Verksamhetsplanen från 2006 är inte färdigställd vilket bör ske och förankras i styrgruppen för det Regionala tillväxtprogrammet. En genomgång av verksamhetsplanen visar att vissa planerade aktiviteter genomförts medan andra inte påbörjats. Projektets ambitioner och målsättningar bör tydliggöras så att de blir realistiska framförallt mot bakgrund av att projektets intäktsnivå inte är den som beräknades då landstingstyrelsen antog Satsning på e-hälsa. I intervjuerna har även framkommit vikten av interna överenskommelser inom landstinget som tydliggör att detta är ett projekt som berör många verksamheter inom landstinget och att det således finns ett gemensamt ansvar. I granskningen har erhållits omfattande dokumentation från projektet. 2.6 Etikprojektet - division Primärvård Bakgrund Utgångspunkten är att personalen vid Arvidsjaurs vårdcentral tagit etiken till hjälp för att bli mer professionella i sitt bemötande av patienterna och varandra. Vårdcentralen tog intryck av andra s k genombrottsprojekt som bedrivits bl a i Västerbotten. Själva arbetet vid Arvidsjaurs vårdcentral startade år 2000 med genombrott och 2001 med etikprojektet. Några väsentliga områden var bemötande, sekretess och professionalitet. Gösta Tingström, etikkonsult, genomförde intervjuer med personal. Inom vårdcentralen bildades ett genombrottsteam som arbetade med produktivitet, tillgänglighet och ett etikteam som arbetade med relationer och bemötande. Arbetet som bedrevs med en hög delaktighet avslutades som projekt och integrerades i den normala verksamheten år Då kom man även överens om att sammanfatta intryck och erfarenheter från det arbete som bedrivits i en etikpraktika. Slutprodukten blev senare en bok med titeln Det lönar sig om etik i vardagen på en vårdcentral. Boken gavs ut 2007 med hjälp av EU-medel. 11

13 Den ekonomiska situationen inom divisionen gjorde att Arvidsjaurs vårdcentral våren 2004 fick ett besparingskrav på sig om 3 mnkr. De båda grupperna som tidigare arbetat med förändringar av arbetssätt och relationer slogs samman till en utvecklingsgrupp med ansvar för att hantera besparingarna. Från vårdcentralen bedömdes besparingarna som stora med hänsyn till den totala budgeten. Vårdcentralen klarade de besparingskrav som fanns. Senare visade det sig dock, enligt verksamhetsföreträdare vid vårdcentralen, att nivån på besparingarna varit för höga så 1,6 mnkr återfördes. I och med detta arbete så avstannade förändringsarbetet i övrigt under några år. En nystart har nu skett våren Etik i praktiken Erfarenheterna från förändringsarbetet i Arvidsjaur var så goda att division primärvård ansåg att arbetssättet kunde användas bredare i organisationen. Verksamhetschefen vid Arvidsjaurs vårdcentral med medarbetare träffade cheferna inom primärvården vid en chefsdag våren enheter framförde önskemål om medverkan. Efter några inspirationsdagar hösten 2005 hade antalet deltagande enheter ökat till 23. Verksamhetschefen vid Arvidsjaurs vårdcentral blev processledare för projektet i sin helhet. Då bestämdes även att söka EU-medel (Mål 1). Projektet blev beviljat 2,4 mnkr (för en period av 1,5 år). Landstinget skulle stå för egna kostnader (lönekostnader m m) till en summa dubbelt så stor som EU insatsen. För att samordna arbetet bildades en projektgrupp hösten 2005 som senare blev Länsetikgruppen inom division Primärvård. Den gruppen består av 13 personer. Arbetet inleddes med djupintervjuer vid de enheter som deltog. Syftet var att få en bra bild över situationen vad gällde bemötande, relationer, professionalitet som ett underlag för det fortsatta arbetet. Team utsågs för varje deltagande arbetsplats och de fick kunskap och metodik via lärandeseminarier. Därefter har teamen haft egna samtalsgrupper ute på vårdcentralerna. Arbetet bedrivs nu i hög utsträckning lokalt med hjälp av handledare från den egna organisationen. Projektet Etik i praktiken avslutades i juni Rapportering I och med att det är ett EU-projekt har utförliga redovisningar lämnats in till Länsstyrelsen. Det har även rapporterats internt på olika sätt bl a i divisionens månadsrapporter som går till landstingsdirektören. 12

14 Ekonomi Projektet har blivit ca kr dyrare än beräknat vilket beror på ökade seminariekostnader, större behov av konsultstöd samt att boken blev dyrare än beräknat. Kostnadsökningarna har diskuterats i primärvårdens ledningsgrupp där beslutet blev att ändå fullfölja planerade insatser utifrån projektplanen. Projektet har haft ett eget projektnummer i redovisningen för att kunna följa alla intäkter och kostnader. Det är även ett krav då EU-medel beviljas. Processledaren är sakattestant och centralt placerad ekonom är beslutsattestant. Divisionschefen skriver under rekvisitioner vad gäller EU-medel. Kommentarer Ett väl dokumenterat projekt med tydliga redovisningar. Då en fortsättning nu diskuteras inom divisionen är det väsentligt att en tydlig projektplan utarbetas med kostnadsberäkningar för att undvika de överskridanden som ovan nämnts. 13