Organisation och förbättringsarbete av Verksamhetsstödet, VSS, vid Luleå tekniska universitet

Transkript

1 Nätverk administrativa chefer mars 2015 Organisation och förbättringsarbete av Verksamhetsstödet, VSS, vid Luleå tekniska universitet Lisette Edin

2 Disposition Kort om Luleå tekniska universitet Verksamhetsstödet idag Viktiga steg som vi tagit i vårt utvecklingsarbete Vad händer nu? Varför och vad blev resultatet av de stora förändringar 2003 och 2008 Erfarenheter

3

4 Luleå tekniska universitet Grundat 1971 Omsättning1,6 miljarder varav 0,9 miljarder forskning 63% externfinansierad forskning studenter anställda 70 olika nationaliteter 70 forskningsämnen 59% 41% Utbildning Forskning Källa årsredovisning 2014

5 Övergripande organisation Universitetsstyrelse Fakultetsnämnder TFN och FFN Verksamhetsstöd Rektor Anställningsnämnder Sex institutioner ETS,HLV,KKL SBN,SRT,TVM

6 6 Resultatenheter Institutionen för ekonomi, teknik, och samhälle, ETS 217 mnkr, Institutionen för hälsovetenskap, HLV 115 mnkr, Institutionen för konst, kommunikation och lärande, KKL 190 mnkr, Institutionen för samhällsbyggnad och naturresurser, SBN 407 mnkr, Institutionen för system- och rymdteknik, SRT 190 mnkr, Institutionen för teknikvetenskap och matematik, TVM 362 mnkr 2 Kostnadsenheter, indirekta kostnader Verksamhetsstödet centralt,160 mnkr Universitetsgemensamt, 65 mnkr 3 Interna serviceenheter, intern prissättning ITS, 80 mnkr Grafisk produktion, 7 mnkr Centralverkstan, 4 mnkr

7 Verksamhetsstödets verksamhetsidé Med tydliga tjänster och kompetenta medarbetare ger vi ett professionellt stöd som skapar mervärde för vår uppdragsgivare och våra kunder. Vi ska vara bra på bli bättre

8 Verksamhetsstödets inre organisation Lednings stab Fastighet o säkerhet Kommunikation o varumärke Utbildningsoch forsknings enhet Grants Office Biblioteket LRC Infrastruktur ITS Universitetsservice Centralverkstad Student- Service ITkontor Administrativt verksamhetsstöd HR-enhet Ekonomienhet Arkiv och reg 7 admgrupper

9 Verksamhetsstödets organisation Ledningsstab Chef VSS Adm VSS Arkiv o reg Ekonomienhet HR-enhet Biblioteket /LRC Kundtjänst och info resurser Pedagogiskt stöd Fastighet o Säkerhet Kommunikation o varumärke Grants Office Infrastruktur ITS Support Infrastruktur Utveckling IT-kontor Studentservice LTU Karriär Studieadministration Studenttorget Studenthälsan Vägledning Utbildnings- o forskningsenhet Adm grupp ETS Adm grupp KKL Universitets Service Grafisk produktion Adm grupp HLV Närservice Adm grupp SBN Logistik o utrust. Adm grupp SRT Centralverkstad Adm grupp TVM Admgrupp VSS centralt

10 Institutionsnära verksamhetsstöd Adm VSS Prefekt Administration ORGANISATION En sammanhållen administration Enhetlig struktur Enhetliga befattningar En administrativ arbetsledning ARBETSSÄTT Behovsanpassat och verksamhetsnära BEFATTNINGAR Administrativ chef Ekonom Projektekonom Utbildningsadministratör Institutionsadministratör

11 VSS budget- och finansieringsmodell VSS centrala enheter, universitetsgemensamma kostnader och universitetsledning. Rektor beslutar om budgetram som kan variera i förhållande till nedanstående finansiering Täckningsbidrag/finansiering Universitetspålägg fördelat utifrån antalet HST, KR/HST Universitetspålägg lönebaserat 24% på institutionernas faktiska lönekostnad inom utbildning och forskning VSS på institutionerna Prefekt beslutar om budgetram, Finansieras via OH-pålägg som varierar från institution till institution ITS, Grafisk produktion och Centralverkstan Internfakturerar sina tjänster, internpriser beslutas av rektor

12 Viktiga steg Administrativ chef - nyckelroll Stöd och support till institutionsledning Arbetsledning och utveckling administrativ grupp Resurs i verksamhetsutveckling för hela LTU Samordnad rekrytering bla poolbefattningar Studenttorg Gemensamma studenttorg Bemanning av first line och second line support Ärendehanteringssystem

13 Forts viktiga steg Ledning centralt, medarbetare fysiskt tillgängliga på institutionerna i varierande grad Studievägledare, upphandlare, huvudredaktörer Utveckling av kultur och värdegrund Chefsdagar, medarbetardagar Värdskap Medarbetarenkäter Nätverk Många olika interna nätverk över organisatoriska gränser Kompetensutveckling, lära av varandra Utveckla gemensamma rutiner

14 Forts viktiga steg Förvaltningsmodell för IT-system Objektfamiljer samverkan Styrning av IT-relaterade utvecklingsprojekt Koll på alla Prioritering tillsammans med institutionsrepresentanter Gemensam Projektmodell Inom hela VSS oavsett typ av projekt Kontinuerliga utbildningar av styrgrupper, projektledare mm Processbaserat arbetssätt- modell för ständigt förbättringsarbete

15 Modell för ständigt förbättringsarbete Kompetensutveckling - hur gör man? Verksamhetsstödsperspektiv Styrning och ledning - från stuprör till samarbete över gränser Beslutad verksamhetskarta Övergripande mål för VSS Verksamhetsbaserad arkivredovisning 30-tal processer kartlagda, stora och små

16 LTU: s verksamhetskarta Bygga varumärke Attrahera studenter Utbilda studenter & doktorander Ta ut färdriktning Utveckla utbud Attrahera kompetens Attrahera partners & finansiärer Nyttiggöra kunskap Skapa forskningsresultat Säkra service Säkra Intern miljö

17 Säkra intern miljö Myndighet & organisation Lokaler Informationsförsörjning Studenten och forskaren vid LTU Processorienterat förbättringsarbete Projektstyrning IT Ekonomi Kultur, ledare & medarbetare Verksamheten kring utbildning & forskning Informationsresurser till forskning och utbildning

18 Ta ut färdriktning Vi säkerställer att LTU har en välfungerande, tydlig och accepterad styrprocess. Bygga varumärke Vi säkerställer att LTU har en modell och en plattform för varumärkesbyggande som vi kommunicerar och lever efter. Utveckla utbud Vi säkerställer att LTU har en utvecklad systematik och utvecklade redskap för ett kvalitetssäkrat utbud utifrån beslutade styrdokument Mål för VSS Rekrytera studenter Vi säkerställer att LTU har en effektiv process och organisation för rekrytering av studenter/doktorander nationellt och internationellt. Attrahera kompetens Vi säkerställer att LTU har en proaktiv och effektiv kompetensförsörjning med en helhetssyn. Attrahera finansiärer Vi underlättar och understödjer samarbetsformer mellan forskare och finansiär från ansökan till redovisning i forskningsprojekt. Utbilda studenter & doktorander Vi bidrar och stödjer en attraktiv läromiljö som ligger i framkant för så väl lärare som studenter både före, under och efter utbildningstillfället. Nyttiggöra kunskap Vi säkerställer att vi har ett väl fungerande innovationssystem. Vi stödjer och uppmuntrar synliggörandet av våra medarbetares och studenters resultat för den akademiska världen och allmänheten Skapa forskningsresultat Vi ger ett professionellt stöd i relevanta delar av forskningsprocessen. Säkra service Vi utövar värdskap och upprätthåller god service till studenter, anställda och besökare Säkra Intern miljö Vi säkerställer att vi har ett effektivt och systematiskt arbetssätt om tillvaratar myndighetskraven och utvecklar vår interna miljö.

19 Vad händer nu inom Verksamhetsstödet? Kvalitet, nytta och effektivitet Fortsatt arbete med processorienterat arbetssätt- ständiga förbättringar Utveckla nyckeltal, mål och mått Visualisering av processer utveckla internwebb Kvalitetsäkring Planering och uppföljning,studieadministration, Informationsförsörjning, Forskarstöd Många stora IT-utvecklingsprojekt, Ladok, Lärplattform, beslutsstöd, dokument- och ärendehantering, studiemiljö Utveckla sättet att fånga verksamhetens behov dialog Samarbete största utmaningen

20 Ett effektivt och professionellt verksamhetsstöd 2003 Enhetlig organisation på institutionsnivå, ny organisation av förvaltningen Ett LTU, gemensamma rutiner, utvecklade verktyg Kompetensutveckling, nätverk, gemensamt utvecklingsarbete Minskade kostnader på 12 mnkr, 26 befattningar 2008 Ett Verksamhetsstöd under en ledning oavsett fysisk placering Ett gemensamt Studenttorg Successivt införa ett processorienterad arbetssätt Minskade kostnader på 22 mnkr, 40 befattningar

21 Förändringar tar tid Erfarenheter Samlat verksamhetsstöd bygger på förtroende och tillit och återkommande dialog stor utmaning Stora institutioner mindre tid för gemensamt utvecklingsarbete Bättre styrning av kompetensförsörjning, dimensionering och bemanning Ökat engagemang i utvecklingsfrågor, men svårt att genomföra enhetliga rutiner mm Viktig med stöd från den akademiska ledningen rektor, prefekter