Näringslivets arbete mot korruption utifrån policy och i praktiken

Transkript

1 Näringslivets arbete mot korruption utifrån policy och i praktiken

2 Innehållsförteckning LISTA ÖVER TABELLER... 3 SAMMANFATTNING INLEDNING Syfte Tillvägagångssätt BAKGRUND Varför ska vi arbeta mot korruption? Vad är korruption? UNDERSÖKNINGEN Ledningen Företagskulturen Riskhantering Det förebyggande arbetet mot korruption Hantering av incidenter Whistleblowing Hur företagen håller arbetet mot korruption vid liv AVSLUTANDE ORD TACK APPENDIX Lista över tillfrågade företag Frågeformulär

3 lista över tabeller Tabell 1: Svarsfrekvens... Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell Tabell

4 sammanfattning Institutet mot Mutor har genomfört en undersökning där syftet varit att belysa hur företag verksamma inom svenskt näringsliv arbetar mot korruption i policy och hur arbetet genomförs i praktiken. 0 företag har fått frågan om att delta och besvara 32 huvudfrågor samt 24 underfrågor. Frågorna har täckt områdena; ledningen, företagskulturen, riskhantering, det förebyggande arbetet mot korruption, hantering av incidenter, whistleblowing och hur företagen håller arbetet mot korruption vid liv. Majoriteten av de 3 deltagande företagen har uppgett att medvetenheten kring antikorruption är hög på ledningsnivå och att anti-korruptionsarbetet prioriteras. Undersökningen visar också områden där resurser kan stärkas i det framtida arbetet mot korruption. Dessa områden är; (I) en långsiktig strategi för att integrera arbetet mot korruption som en naturlig del i den dagliga verksamheten, (II) en tydlighet kring var gränsen går för vad som är tillåtet, (III) fortsatt utbildning i syftet att uppnå en högre grad av medvetenhet i hela organisationen för att förebygga korruption, (IX) fortsatt uppföljning och rapportering om efterlevnaden av anti-korruptionspolicy och riktlinjer, (X) en etablerad intern plan för hantering av incidenter och plan för intern och extern kommunikation om incidenter uppstår, (XI) ett utökat samarbete inom branscher, företag och offentliga verksamheter för att definiera var gränsen går för vad som är tillåtet. 4

5 1. Inledning 1.1 Syfte Syftet med undersökningen är att belysa hur företag i Sverige arbetar mot korruption. Frågorna i undersökningen har baserats på hur arbetet ska genomföras utifrån de interna dokument som finns och hur arbetet går till i praktiken. Genom undersökningen har områden inom företagen där resurser behöver fokuseras för att stärka arbetet mot korruption identifierats. IMM ställde frågan om att medverka i undersökningen till 0 företag. Företagen valdes ut slumpmässigt utifrån att de är verksamma i Sverige. Företagen tillhör olika branscher och samtliga företag som har svarat kan klassas som ett större företag enligt Bolagsverkets definition. 1.2 Tillvägagångssätt De företag som tillfrågades om att delta i undersökningen fick möjligheten att besvara totalt 32 huvudfrågor samt 24 underfrågor. Detta för att få en översikt av arbetet mot korruption inom de företag som deltagit. Frågorna besvarades genom intervjuer eller genom att respondenterna själva fyllde i ett frågeformulär. Frågorna ställdes till person er som är ansvariga för arbetet mot korruption inom respektive företag. Det är respondenternas uppfattning som reflekteras i undersökningen. Avsatt tid för genomförande av undersökningen har varit 17 veckor, varav veckor för att genomföra intervjuer. Intervjuerna har tagit mellan tjugo minuter upp till en timme. Frågeformuläret har konstruerats utifrån Ja - och Nej -frågor med möjlighet att utveckla svaren genom fritext. Det har bedömts vara en stor fördel i undersökningen att respond enterna fritt formulerat sina svar. Detta för att ge insyn i hur respondenterna, som i detta fall också representerar företagen i undersökningen, uppfattar arbetet mot korruption i praktiken. Svarsfrekvens Tabell 1 Tillfrågade att delta i undersökning Fysiska intervjuer Telefonintervjuer Besvarade frågeformulär Tackat nej till att delta Inte meddelat svar Antal 0 st 22 st 9 st 22 st 9 st 37 st Svarsfrekvens 3 %

6 2. Bakgrund På 1990-talet lyftes korruption som en internationell fråga, globala organisationer som Världsbanken och regionala organisationer som Europeiska Unionen började prioritera korruptionen och dess skadeverkningar. Detta grundade sig bland annat på forskning som visat att korruption sänker andelen investeringar, höjer transaktionskostnader och osäkerhet i ekonomin som helhet vilket leder till ineffektiva ekonomiska utfall. 1 Globalisering och ömsesidigt beroende har också påverkat den ökade medvetenheten då nationella ekonomier påverkar varandra på dagens globala marknad. 2.1 Varför ska vi arbeta mot korruption? Korruption förvränger fri och rättvis konkurrens. Resurser allokeras mindre effektivt och leder till högre kostnader och lägre kvalitet. Det finns alltid en alternativkostnad. De resurser som exempelvis går till betalningar av mutor skulle kunna användas på ett annat sätt. Korruption underminerar god styrning eftersom korruption innebär ett partiskt och påverkat beslutsfattande. Korruption leder till oförutsägbarhet, instabilitet och osäkra äganderättigheter där möjligheten att lösa tvister är begränsad. Korruption är svårupptäckt och stora ekonomiska resurser går förlorade. Forskning visar att korruption främst påverkar de fattiga Vad är korruption? En definition som vanligen används är utnyttjandet av sin position för privat vinning. 3 För att sätta definitionen i den privata sektorns sammanhang sker detta när en chef eller anställd utnyttjar sin ställning och agerar på ett partiskt och illojalt sätt mot företaget genom att exempelvis fatta beslut som gynnar den anställde själv, en vän eller en släkting. 3. Undersökningen Nedan redovisas resultatet av undersökningen där frågorna delats upp under olika rubriker; ledningen, företagskulturen, riskhantering, det förebyggande arbetet mot korruption, hantering av incidenter, whistleblowing samt hur företagen håller arbetet mot korruption vid liv. Frågorna redovisas nedan genom tabeller och text. De frågor som varit öppna har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angivit, vilket innebär att ett företag fått mer än en röst per fråga. I de frågor där ett alternativ efterfrågats har företagen endast tilldelats en röst. Under varje tabell anges hur frågan är kategoriserad. De frågor som endast har svarsalternativen Ja eller Nej redovisas nedan i kort löpande text. 1 P. Szarek-Mason, The European Union s Fight Against Corruption: The Evolving Policy Towards Member States and Candidate countries,, Cambridge University Press, s. 19. Författarens översättning från engelska till svenska. 2 World Bank, Helping Countries Combat Corruption: The Role of the World Bank, 1997, World Bank, s.1: 3 Transparency International. 6

7 3.1 Ledningen Utan ledningens mandat och stöd är det omöjligt att arbeta mot korruption. Ofta talas det om Tone at the top, vilket innebär att initiativet kommer från toppen av organisationen som sänder tydliga signaler om vad som gäller. Det handlar om att leva som man lär, att ledningen själv måste visa att det menas allvar med efterlevnaden av policydokument och andra riktlinjer mot korruption. Fråga 1: Har företaget en anti-korruptionspolicy? 2 av respondenterna uppgav att de har en anti-korruptionspolicy. Ett företag saknade en anti-korruptionspolicy men uppgav att det var en identifierad risk och att policy skulle utarbetas inom en snar framtid. Fråga 1.1: Om ja, hur länge har företaget haft anti-korruptionspolicyn? Tabell år 6- år Mer än Vet inte år Förklaring: Tabellen ovan visar en fördelning av hur länge företagen som deltagit i undersökningen haft en anti-korruptionspolicy. Fråga 2: Har ledningen genomgått någon form av anti-korruptionsutbildning? 44 av respondenterna uppgav att ledningen har genomgått någon form av anti-korruptionsutbildning medan sju svarade att ledningen inte utbildats. Två av respondenterna visste inte om ledningen genomgått någon utbildning i anti-korruptionsfrågor. Fråga 2.1: Är utbildning i företagets anti-korruptionspolicy obligatorisk för alla anställda? 3 av respondenterna svarade att företaget har någon form av obligatorisk utbildning för alla anställda. 17 respondenter uppgav att de inte har någon utbildning. En respondent besvarade inte frågan. 7

8 Fråga 2.2 Vilken typ av utbildning genomförs? Tabell E-Learning Workshop/ seminarier, inkl. utbildning vid mindre grupper Föreläsning, inkl. utbildning i större grupper Introutbildning vid nyanställning Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Fråga 2.3: Är ledningen delaktig i företagets interna anti-korruptionsutbildning? 44 av respondenterna svarade att deras ledning är delaktig i antikorruptionsutbildningen. Åtta respondenter uppgav att ledningen inte är delaktig i utbildningen och en respondent besvarade inte frågan. Ledningen kan vara delaktig i anti-korruptionsutbildningen på olika sätt. Som VD går jag igenom vår Code of Conduct med alla nyanställda i 30 minuter, säger exempelvis en respondent. Företagets CFO förespråkar hela tiden vikten av efterlevnad av policy och compliance. Fråga 3: Är ledningen tydlig med hur de anställda ska agera för att följa anti-korruptionspolicyn? 43 respondenter har svarat Ja på frågan. Dock svarade åtta respondenter att ledningen inte var tydlig och att ökad tydlighet eftersöks. Två respondenter svarade inte på frågan och av de totalt 3 företag som deltog, kommenterade 28 respondenter på vilket sätt ledningen är tydlig. Exempel på svar följer nedan: Samma regler gäller för både ledning såväl som anställda. VD talar ofta om att korruption är en av de största riskerna. Budskapet är att man riskerar avsked för det första, för det andra polisanmälan och för det tredje skadas hela varumärket om man medverkat till mutor eller motsvarande. 8

9 Fråga 4: Var inom företaget finns ansvaret för efterlevnaden av anti-korruptionspolicyn? Tabell Varje person har ansvar att följa vår policy som är del av anställningskontraktet Legal/ Complicance, Chef för resp. Ledning inkl. verksamhet chefsjurist 3 3 Varje medarbetare har ett individuellt ansvar CSR VD Säkerhet, inkl. Risk Förklaring: Det hierarkiskt högsta svarsalternativ som angivits inom organisationen framgår av grafen. 4 Styrelse Ekonomi Inget svar Fråga 4.1: Finns det en person i ledningsgruppen som är ansvarig för korruptionsfrågorna? 46 respondenter har svarat att det finns en person i ledningsgruppen som ansvarar för anti-korruptionsfrågorna och sju respondenter har besvarat frågan med ett Nej. Fråga 4.2: Om ja, på vilken position? De som svarat Ja på fråga 4.1 uppgav vilken position personen som ansvarade för anti-korruptions frågorna innehar och sammanställningen av resultatet blev följande: Tabell På varje koncernledningsmöte finns alltid en punkt för affärsetik Chefsjurist VD/VP CSR HR Risk Chef för resp. verksamhet Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Ekonomichef Hela ledningen 6 Inget svar 9

10 Fråga 4.3: Vem har huvudansvaret för policydokumentet och rapporteringen till styrelsen? Tabell Legal/ Compliance, inkl. chefsjurist VD/VP CSR HR Risk Ekonomichef Styrelse Audit Inget svar Förklaring: Det hierarkiskt högsta svarsalternativ som angivits inom organisationen framgår av grafen. Notering: Ingen rapportering till styrelsen förekom enligt två av respondenterna. Fråga 4.4: Hur ofta sker uppföljning av efterlevnad av anti-korruptionspolicyn? Tabell Det är ett dagligt och kontinuerligt arbete. Man mäter hela tiden sin personal i dessa frågor Årligen Löpande Vid behov/ Ad hoc Kvartalsvis Månadsvis Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Ingen uppföljning Varje halvår Vartannat år Vart :e år Vet inte Inget svar

11 Fråga 4.: Hur ofta rapporteras efterlevnaden av anti-korruptionspolicyn till styrelsen? Tabell Årligen Kvartalsvis Vid behov/ Ad hoc Varje halvår Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Löpande Sällan Rapporterar ej till styrelsen 6 ggr/år Inget svar Fråga : Finns tillräckliga resurser avsatta för att antikorruptionspolicyn ska kunna efterföljas i sin helhet? 39 respondenter svarade att tillräckliga resurser är avsatta, 11 respondenter uppgav att resurserna är otillräckliga, två svarade att de inte vet och en respondent besvarade inte frågan. Det handlar inte så mycket om resurser utan mer om Tone at the top. Fråga.1: Om nej, på vilket sätt är resurserna otillräckliga enligt din uppfattning? Några anledningar till varför resurserna anses otillräckliga angavs: Brist på resurser för utredningar med mera gör att det inte går att hantera dessa frågor tillräckligt skyndsamt. I princip skulle det behövas en intern polis men det har man inte råd med. Man har blivit bättre men har en väg kvar att gå. Resurser till riskanalyser saknas. Vi är verksamma i många länder. Vi är några fåtal som jobbar med detta på deltid. Även om man anställde personer till på heltid skulle de ha massor att göra. Tillräckliga resurser finns inte i något företag. 11

12 Fråga 6: Hur medveten är ledningsgruppen om riskerna för korruption enligt din uppfattning? (1 = låg grad av medvetenhet och = hög grad av medvetenhet) Tabell 6 30 ANTAL , 1 Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var SKALA Fråga 7: Förs diskussioner i ledningsgruppen kring etiska dilemman? 0 av respondenterna uppger att diskussioner förs kring etiska dilemman i ledningsgruppen medan två respondenter uppger att detta inte görs, en respondent svarar vet inte. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är Tone at the top och om anti-korruptionsfrågor prioriteras av ledningen. Även vem som har huvudansvaret för anti-korruptionsfrågor samt utbildning och uppföljning har belysts. Majoriteten uppger att det finns en hög grad av medvetenhet hos ledningen och en tydlighet gentemot de anställda om hur de förväntas agera för att undvika korruption. Majoriteten använder sig av e-learning som modell att nå ut till de anställda. Uppföljningen av arbetet mot korruption varierar. Resultatet visar på en osäkerhet avseende vad och hur efterlevnaden av anti-korruptionspolicyn ska mätas. 3.2 Företagskulturen I vissa kulturer är korruption en del av var dagen och mutor en sätt att överleva, i andra kulturer är mutor oacceptabla. 4 Företag som är verksamma globalt måste bemöta korruptionsfrågan utifrån den verklighet de befinner sig i. Medvetenheten är hög och företagets värderingar och policy ska följas oavsett var man befinner sig, nära eller långt borta. Fråga 8: Finns det skillnader i företagets arbete mot korruption i olika länder? 30 respondenter har svarat att det inte finns några skillnader i företagets arbete mot korruption i olika länder, och 22 uppger att det finns skillnader. En respondent svarade inte och 3 respondenter lämnade kommentarer om hur arbetet skiljer sig åt i olika länder. Generellt används riktade och fördjupade insatser i högriskländer. Som exempel på riktade insatser anges: djup intervjuer med anställda i antikorruptionsfrågor, mer anti-korruptionsutbildning, flera uppföljningskontroller och ett striktare regelverk kring inköp och andra korruptionsutsatta områden. 4 Center for Creative Leadership, Leader Effectiveness and Culture: The GLOBE Study,

13 Fråga 9: Kan det finnas en risk att personer som rent geografiskt befinner sig lång ifrån huvudkontoret kan känna press att exempelvis uppfylla finansiella mål i relation till affärer i utlandet vilket kan öka risken för korruption? 17 respondenter svarade att denna risk finns medan 31 respondenter uppgav att risken inte finns. Två respondenter svarade att risken kanske finns och tre respondenter gav inget svar. I vissa fall förklarade också respondenterna på vilket sätt dessa risker kan uppstå: Ett företag, en kultur och en värdegrund oavsett var du befinner dig i världen. Klart att det finns en risk, säljare har säljmål att uppnå. Risken är stor. Man behöver nog inte ens befinna sig långt ifrån huvudkontoret. Ja, det behöver inte ens vara i utlandet utan finansiella mål är alltid problematiska i förhållande till anti-korruption. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är hur företagskulturen mot korruption ser ut. 41 % uppgav att det inte finns skillnader i företagets arbete mot korruption i olika länder. I de fall där skillnader finns avses främst riktade och fördjupade insatser i geografiska områden som anses vara högriskområden för korruption. 32 % av respondenterna uppgav att det finns en motstridighet mellan att uppfylla finans iella mål, särskilt i relation till affärer i utlandet, och att följa anti korruptionspolicyn. Arbeta för att antikorruption inte stannar på toppen utan att arbetet ska genomsyra hela organisationen. 3.3 Riskhantering För att policyn ska reflektera de risker som varje företag står inför behöver dessa identifieras. En riskbedömning som tar hänsyn till företagets storlek, art och ägarförhållanden, den verksamhet som bedrivs och risken för otillåten påverkan inom företaget bör alltså ligga till grund för policyn och anti-korruptionsarbetet. Fråga : Inkluderas risker för korruption i företagets riskanalyser? 47 respondenter uppgav att risker för korruption inkluderas i företagets riskanalyser. Fem svarade att riskerna för korruption inte inkluderades i riskanalyserna och en respondent visste inte. Fråga.1: Hur frekvent görs riskanalyser med fokus på korruption? Tabell Ofta 12 Mycket ofta Inte alls Vet inte Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Sällan 13

14 Fråga.2: Vem ansvarar för genomförande av riskanalyser avseende risken för korruption? Tabell.2 Det ligger ett brand-value i att förebygga korruption Chef Legal/ för resp. Compliance verksamhet 4 Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Övriga kommentarer av respondenter: Har inte kommit dit ännu i arbetet. Har inte den mognaden ännu. 3 Revisionsutskott Risk Ekonomichef Audit/ HR Säkerhet Etiskt råd Inget svar Intern kontroll 8 Fråga.3: Till vilken nivå inom företaget rapporteras utförda riskanalyser avseende korruption? Tabell Ledning Styrelse Compliance board Chef för resp. verksamhet Vet inte Inget svar Förklaring: Respondenternas svar har blivit kategoriserade, och om det rapporteras till fler sorteras svaret i den kategori som befinner sig högst i hierarkin. Fråga.4: Rapporteras resultat från genomförda riskanalyser avseende risken för korruption externt? 37 respondenter uppgav att genomförda riskanalyser avseende risken för korruption inte rapporteras externt medan åtta svarade att företaget gör detta. Två visste inte och sex respondenter lämnade inget svar på frågan. 14

15 30 Fråga 11: Vilka områden inom verksamheten, exempelvis geografiska eller interna, är riskområden för korruption enligt din uppfattning? Tabell Geografiska risker Inköp Avtalsförhandlingar Upphandling mot publik sektor Leverantörer Försäljning Agenter Gåvor & representation Godkännande av affärspartners Intressekonflikter Snedvriden konkurrens Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Notering: De mest frekventa områden som uppgetts av respondenterna som geografiska risker är Kina, Ryssland och Afrika. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är riskanalyser inom verksamheten med fokus på korruption, hur frekvent dessa genomförs, vilka riskområden som identifierats och vilken nivå inom företaget som ansvarar för att genomföra riskanalyserna samt rapportering. Majoriteten av respondenterna uppgav att riskanalyser inkluderade risken för korruption. Ca 32 % svarade att det är chefen för respektive verksamhet som är ansvarig för att genomföra riskanalyser med fokus på korruption. 0 % har uppgett att identifierade risker är geografiska områden som Kina, Ryssland, Afrika och 43 % har uppgett att avtalsförhandlingar är riskområden för korruption. 1

16 3.4 Det förebyggande arbetet mot korruption För att förebygga korruption är det viktigt att det tydligt framgår hur medarbetare ska agera som representanter för sitt företag. Detta arbete involverar riskbedömning, policy och utbildning som tillsammans verkar för att öka medveten heten kring de risker som det individuella företaget kan möta. Ekonomi styr allt och det talas mer om de ekonomiska vinsterna och kostnaderna snarare än riskerna för oegentligheter Fråga 12: Vilka verktyg finns inom företaget för att förebygga korruption? Tabell Det ska vara lätt att göra rätt. Policy Quiz Inga Processer/godkännandeprocedurer Utbildning Uppföljning Intern kontroll Företagskultur Avtalsklausul Whistleblowingsystem Kommunikation/Intranät Etiskt råd/stödfunktion Complianceprogram Incidenthanteringssystem Riskbedömning Chefsansvar Nolltolerans Stående punkt på agenda vid koncernledningsmöte Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Fråga 13: Är information om hur medarbetarna ska agera för att undvika korruption lättillgänglig? 48 respondenter svarade att informationen för att undvika korruption är lättillgänglig medan resterande fem svarade att informationen inte är lättillgänglig. Fråga 14: Hur är de interna reglerna mot korruption utformade? Respondenterna kunde välja mellan två olika alternativ; i nivå med lagen eller strängare än lagen. 14 svarade att de interna reglerna är i nivå med lagen, 38 svarade att de är strängare än lagen och en respondent svarade både och. 16

17 Fråga 1: Finns några styrmedel på plats för att medarbetare ska avhålla sig från oetiskt beteende i strid med företagets anti-korruptionspolicy? Tabell 1 Detta är inga svåra frågor. Alla förstår korruption när de ser det. Det handlar om att alla ska förstå att företaget inte accepterar korruption Disciplinära åtgärder Policy Inga styrmedel Regleras via bonus/ provision Intern kontroll/ utredning Nolltolerans Utvärderingssystem av anställda Tydligt ledarskap Avtalsklausul Utbildning Företagskultur Processer Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Styrmedel, eller incitament, kan användas för att visa vilket beteende som är att föredra. Det kan talas om positiva incitament, moroten och dess motsats: negativa incitament, piskan. Positiva incitament i detta fall kan vara att anställda på något sätt belönas för att de agerat på ett etiskt sätt i en situation medan ett negativt incitament ofta handlar om olika typer av sanktioner vid tillfällen då en anställd beter sig oetiskt. Nedan följer exempel på hur företag tillämpat dessa i praktiken: Vissa funktioner har bonus kopplat till vad de gör för att se till att de regler som finns efterlevs. Det bästa styrmedlet är att ledningen signalerar företagets värderingar. Den som bryter mot dessa blir inte framgångsrik. Det ses som ett misslyckande. Nej inget belöningssystem men man straffas om man spelar fult. Tydliga konsekvenser, inga bonusar ges men däremot avskedas anställda som bryter mot företagets policy. Ja, vissa bonusregler är utformade så att bonus reduceras om man agerar oetiskt. Ingen provision på inköp och kapital. Avsaknad av ekonomisk drivkraft från företagets sida, alltså saknas positiva incitament. Man har heller inget belöningssystem för ledningen. Nolltolerans mot beteende i strid med Code of Conduct. Alla nyanställda skriver på avtal och om avtalet bryts avskedas personerna från företaget. Har även ett ratingsystem på medarbetarna där de betygsätts utifrån sex olika kriterier kopplade till ledarskap och etik. Företaget har en gräns på 0 euro för gåvor och representationer, har även utbildning och information om detta. Detta kommenteras ofta som positivt av styrelsen. Företaget har en nolltolerans som är tydligt uttryckt. Straffrättsliga konsekvenser men även arbetsrättsliga. Detta flaggar företaget för och det är sanktioner som vidtas vid oegentligheter. 17

18 Fråga 16: Samarbetar företagets olika avdelningar med varandra i anti-korruptionsarbetet? Tabell Ja, genom ledningen Ja, genom erfarenhetsutbyte/ utbildning 32 Ja, på ett gränsöverskridande sätt inom verksamheten Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. 7 Nej Vi har tagit inspiration från andra företag i arbetet mot korruption. Fråga 17: Samverkar företaget med externa parter, exempelvis under leverantörer för att även de ska följa företagets värderingar mot korruption? Tabell Något som det finns behov av är ett nätverk som kan jobba med medelstora företag verksamma i Ryssland med dessa frågor Ja, genom avtal Ja, genom leverantörsbedömning /Due Diligence Ja, genom diskussion Ja, genom utbildning Ja, genom uppföljning Ja, genom CSRarbete Ja, genom branschorganisation Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Nej Inget svar 18

19 Fråga 18: Samverkar företaget med andra företag i branschen i arbetet mot korruption? Tabell Snabbaste sättet att bli avskedad är att ge eller ta en muta Ja, genom nätverk/ branschorganisation Ja, genom kunder Nej Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Fråga 19: Upplever du att dina kollegor har en positiv eller negativ inställning till arbetet mot korruption? Ingen av respondenterna som deltagit i undersökning uppgav att det finns en negativ inställning inom företaget mot anti-korruptionsarbetet. Tre respondenter uppgav dock att inställningen är neutral och resterande 0 respondenter svarade att inställningen till arbetet är positiv. 1 kommentarer lämnades där det uppgavs att även om inställningen är positiv så upplever medarbetare svårigheter att förstå anti korruptionsfrågorna som ofta är komplexa. Vidare uppger respondenterna att den positiva inställningen sätts på prov när företagen kräver utbildning och kunskap om policy vilket kan upplevas som både tids krävande och som att en extra uppgift läggs på de anställda. Sammanfattning: Fokus i avsnittet har varit det förebyggande arbetet mot korruption inom företaget. Policy och utbildning är de mest frekvent angivna verktygen mot korruption enligt respondenterna. Det vanligaste styrmedlet som används av företagen för att anställda ska avhålla sig från oetiskt beteende är disciplinära åtgärder. Majoriteten av respondenterna uppger att det finns ett gränsöverskridande samarbete inom företaget och mot underleverantörer men samarbetet och erfarenhetsutbytet mellan företag är mindre. Majoriteten uppger att de upplever en positiv inställning till arbetet mot korruption hos sina kollegor men att korruptionsfrågor upplevs som svåra och komplexa. 19

20 3. Hantering av incidenter Effektiv hantering av incidenter sänder signalen att korruption hanteras och att överträdelser kan medföra konsekvenser. Det är därför av vikt att varje företag etablerar rutiner och agerar konsekvent vid hantering av incidenter. Utan handlingsplan vid incidenter finns risk för otydlighet. Fråga : Finns en handlingsplan för hantering av misstänkt korruption? 47 av respondenterna svarade att en handlingsplan för hantering av misstänkt korruption finns och resterande sex hade ingen handlingsplan utan uppgav att de agerar ad hoc. Fråga 21: Vilka interna åtgärder vidtas vid misstanke om korruption? 1 av respondenterna svarade att någon typ av utredning och/eller rapportering sker vid misstanke om korruption, två uppgav att de inte visste. Exempel på hur företagen agerar när åtgärder ska vidtas är följande: Beror på vad som hänt men verktyget fungerar så att vid en inrapportering om misstanke av oegentligheter så träffas CFO, hållbarhetschefen och HR-chefen för att utreda saken och har fem dagar på sig att avgöra hur fallet ska hanteras. Alla situationer är helt olika så de behandlas från fall till fall. Först intern utredning och i andra hand extern utredning. Slutligen tas beslut om åtgärder. Först utredning, hålls så litet som möjligt internt och görs proportionerligt. Extern advokat sätts in i vissa fall för att hanteringen ska vara korrekt. Fråga 22: Kommuniceras fallen internt och externt? Tabell Enbart internt Ja Vet inte/ har ej förekommit något att kommunicera Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Nej Ibland Inget svar

21 Fråga 22.1: Polisanmäls fall av misstänkt korruption? Tabell Ja Beror på Vet inte/ har ej förekommit något att anmäla Nej Inget svar Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Har inte några fall genom whistleblower-systemet. Det finns dock en tendens att medarbetare skriver om saker på sociala medier som Facebook och Twitter. Dessa följs upp och genom dessa kanaler kan rapporteringar inkomma. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är hur företagen hanterar incidenter där misstanke om korruption uppkommer. Majoriteten av respondenterna uppgav att en handlingsplan för hantering av incidenter finns. Huruvida företagen kommunicerar fallen internt eller externt är mycket olika. Ca 70 % av respondenterna uppger att misstänkta fall av korruption polisanmäls. 3.6 Whistleblowing En företagskultur som främjar transparens och där det är tillåtet att prata om var gränsen går för vad som är tillåtet är av central betydelse. Osäkerhet gällande skydd för den som vågar lyfta frågan eller vetskap om otillräckligt skydd kan verka avskräckande för potentiella whistleblowers, vars tillgång till information kan vara avgörande i arbetet mot korruption. Fråga 23: Finns ett system för whistleblowing? 44 respondenter uppgav att företaget har ett whistleblower-system internt och/eller externt medan åtta respondenter uppgav att de inte har ett whistleblower-system, men att det finns någon person inom företaget som anställda alltid kan vända sig till vid frågor eller misstankar om korruption. En respondent uppgav att företaget saknar whistleblower-system och någon person som anställda kan vända sig till vid misstanke om korruption. Fråga 23.1: Om ja, hur länge har systemet för whistleblowing funnits? Tabell Svårigheten är det som inte syns i affärsverksamheten. 1- år 6- år Mer än år Inget svar Förklaring: Tabellen ovan visar en fördelning på hur länge företagen som deltagit i undersökningen haft whistleblower-system. 21

22 Fråga 24: Hur uppmuntras anställda inom företaget att använda whistleblower-systemet vid misstanke om korruption? Tabell Genom information/ Intranät, kommunikation Genom utbildning Genom en uppmuntrande kultur Genom att anställda har ansvar att rapportera till chef Inget svar/ inget sätt Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Fråga 2: Hur bedöms trovärdigheten i den information som inkommer i whistleblower- systemet? Tabell En baktanke med att införa whistleblower-systemet var att företaget skulle föregå med gott exempel inte bara gentemot sina anställda men också mot alla externa intressenter. Den information som inkommer bedöms som trovärdig tills motsats är bevisad Varierande/ från fall till fall Vet inte/ har inte förekommit Inget svar Förklaring: Respondenterna har tilldelats en röst var. Fråga 26: Hur skyddas de som rapporterar genom whistleblower-systemet? Tabell Genom anonymitet Genom diskret hantering av fall* Genom förbud av repressalier mot den som rapporterar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Genom skydd av uppgifter men garanterar ej anonymitet Finns inget skydd Inget svar * få personer hanterar inkommande rapporter 22

23 Ett flertal respondenter beskrev hur de som rapporterar genom whistleblower-systemet skyddas i praktiken: Självklarhet i vår företagskultur, what says, stays. Via ombudsmannasystem och anonymitet. Om en person har blivit felaktigt anklagad så har företaget en skyldighet att stödja personen och med obegränsade resurser. Inga negativa konsekvenser får riktas mot rapporterande person. Man kan även rapportera anonymt. Just nu görs whistleblower-systemet om lite grann och i samband med detta så tas även en whistleblower-protection policy fram. Men det finns en uppmaning till medarbetare att ledning åtar sig att utreda. Det finns vissa svårigheter med exempelvis anonymitet: Garanteras anonymitet, dock en sanning med modifikation eftersom de som utreder behöver veta vem som rapporterar. Kan vara anonymt men det försvårar utredningen. Man informeras om sin rätt att vara anonym men att identiteten kan komma att röjas om nödvändigt enligt lag. Hålls diskret, man har inte vågat gå ut och säga att man kan vara anonym vilket beror på om man behöver polisanmäla. Fråga 27: Skulle du själv använda whistleblower-systemet om du misstänkte korruption inom företaget? 37 respondenter uppgav att de skulle använda whistleblower-systemet vid misstanke om korruption, 1 svarade Nej. En respondent svarade att det berodde på situationen och en respondent svarade inte på frågan. Fråga 27.1: Om nej, varför? I detta svarsfält inkom 30 kommentarer från respondenter som besvarat frågan med antingen Ja eller Nej. Det framgick att de flesta som svarat Nej på frågan sitter på den position som mottar informationen via whistleblower-systemet. Utöver detta framgick att många föredrar att primärt gå till en kollega och använda whistleblower-systemet som en sista utväg. Det innebär att det finns fler alternativa vägar som utnyttjas eller används: Går till en kollega i koncernledningen som man känner förtroende för. Det är lättare att prata med en kollega man känner. Skulle använda incidentsystem och registrera i whistleblower-systemet för att veta att det kommer att registreras och utredas. 23

24 Arbetet mot korruption vilar aldrig. Faran är att man blir självgod. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är whistleblower-system, hur whistleblowers skyddas, på vilket sätt anställda uppmuntras att använda sig av systemet samt om respondenterna själva skulle använda sig av systemet. Majoriteten av företagen har ett whistleblower-system på plats och uppmuntrar sina anställda att använda sig av detta via intranät, annan kommunikation och genom den utbildning som ges i företagets anti-korruptionspolicy. Många anger att de skyddar potentiella whistleblowers genom att erbjuda anonymitet, dock lyfts problematiken med anonym rapportering då det försvårar utredning. De flesta respondenter skulle använda sig av whistleblower-systemet som en sista utväg och i första hand vända sig till en kollega som de känner förtroende för. 3.7 Hur företagen håller arbetet mot korruption vid liv För att arbetet mot korruption ska kunna hållas vid liv för utsätts att anti-korruptionsarbetet blir en naturlig del i affärsprocesser och beslutsfattande. Det är inte en engångsinsats utan ett sätt att tänka långsiktigt. Fråga 28: Finns det en långsiktig plan för hur företaget ska arbeta mot korruption? 48 respondenter svarade att det finns en långsiktig plan för hur företaget ska fortsätta arbeta mot korruption medan fem uppgav att någon sådan plan inte finns. Amerikanska bolag har en betydligt tuffare approach än svenska. Svenska bolag har fortfarande en bit att gå och det finns förbättringsområden. Integritet är inte alls lika självklart och naturligt. Fråga 29: Hur tar företaget tillvara på erfarenheter från rapporter i whistleblower-systemet eller andra korruptions relaterade incidenter inom verksamheten? Tabell Inkluderas i framtida utbildning Förbättrar processer/ arbetsmetoder Inkluderas i årlig riskanalys Tar inte tillvara på detta Inget svar Förklaring: Frågan har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. 24

25 1 19 Fråga 30: Vad kan förbättras inom företagets arbete mot korruption enligt din uppfattning? Tabell Utbildning Policy Belysa frågan mer Riskbedömningar Erfarenhetsutbyte Implementering Uppföljning/kontroller Externa parter/leverantörer Kommunikation/Intranät Långsiktig/formell plan Ledningen/Tone at the top Företagskultur/värderingar Whistleblower-system Utvecklingssamtal med anställda Avtal Vet inte Inget svar Förklaring: Fråga har kategoriserats efter samtliga svar som respondenterna angett. Fråga 31: Övriga kommentarer Respondenterna kunde lämna övriga kommentarer och flera gav praktiska råd på hur risken för korruption kan förebyggas: Alla betalar själv för att slippa situa tioner av tveksamheter. Man får söka managements godkännande hos kunden ifall man ska bjuda på något. Företaget har en stark värdegrund för att medarbetare själva ska äga frågan och ta ansvar för sina handlingar. Det har gjorts stora investeringar i denna fråga för att ha transparens och lika arbete i alla länder genom att göra informationen lättillgänglig och användarvänlig. Sammanfattning: Fokus i avsnittet är hur företagen ser på att hålla arbetet mot korruption vid liv långsiktigt, samt hur företaget tar tillvara på erfarenheter Det finns en hög medvetenhet om de uppenbara riskerna och vad som kan förbättras inom företagets arbete mot korruption. men svagare medvetenhet om Majoriteten svarade att en långsiktig plan för hur dessa situationer uppstår. Det saknas alltså detaljkunskap och en problem hur företaget ska fortsätta arbeta mot korruption finns och att det inte är något som atisering av frågan. görs under en tidsbegränsad period. Många uppgav att företaget tar till sig nya erfarenheter genom att integrera dessa erfarenheter i sina utbildningar och genom att förbättra sina rutiner och system. De fyra mest frekvent angivna områden som kan förbättras inom företagens arbete mot korruption är; utbildning, uppföljning och kontroller, belysa frågan mer samt implementering. 2

26 4. Avslutande ord Arbetet mot korruption är prioriterat inom de företag som deltagit i undersökningen. Ansvaret för anti-korruptionsfrågorna är förankrat högt upp i organisationerna och mer parten av de deltagande företagen har någon form av policy mot korruption och intern anti-korruptionsutbildning. En av utmaningarna är att få alla anställda motiverade till att både förstå vikten av att efterleva de policydokument som finns och hur dessa ska tillämpas praktiskt. De vardagliga anti-korruptionsfrågorna är komplexa och handlar ofta om gränsdragningar. Utmaningarna finns inte i vad som är svart eller vitt utan i den stora gråzon som finns däremellan. Det finns också en risk för otydlighet i kommunikationen från ledningen i relation till att efterleva policyn och samtidigt uppnå finansiella mål som exempelvis ställs upp för säljare. Tydlighet är ett begrepp som många av respondenterna kommer tillbaka till. Tydligheten behöver gå hela vägen från toppen av organisationen och ut till alla berörda parter om vad som gäller och hur enskilda personer ska agera i olika situationer. Det finns mycket att lära av andra företag och aktörer på marknaden avseende genomförandet av det förebyggande arbetet. Gemensamma insatser kan vara lönsamma för att skapa en samsyn kring var gränsen går för vad som är tillåtet inom olika branscher och mellan olika aktörer. Utöver tanken att samla styrkorna finns ett behov av att lyfta blicken och vidga perspektivet så att arbetet mot korruption blir en naturlig del i den vardagliga verksamheten och del i ett långsiktigt tänkt kring att göra affärer. Daniela Bergsten Rapportförfattare Institutet Mot Mutor Helena Sundén Generalsekreterare Institutet Mot Mutor. Tack IMM vill tacka alla de företag som tagit sig tid att delta i undersökningen och hoppas på ett fortsatt samarbete och positiv dialog i arbetet mot korruption. 26

27 6. Appendix 6.1 Lista över tillfrågade företag Lista över utvalda företag, tillfrågade att delta i IMM:s undersökning: 3M AB Tetra Pak ABB Accelerator AGA Albert Bonnier Alfa Laval Arla Foods Arvid Nordquist Astra Zeneca Atlas Copco Axfood Barilla Bird & Bird Boliden Bravida Canal Digital Capio CDON Group Clas Ohlson Cloetta Coca-Cola Coor Dedicare Electrolux Eniro EON Ericsson Fazer Fingerprint Folksam Fortum Fritidsresor H&M Hemtex Hewlett-Packard HSB ICA IF IKEA Indiska Infratek International General Electric Intellecta Intrum Justitia Investor ISS JM KF KPMG Lantmännen Lindorff Lundin Petroleum Löfbergs Lila Mannheimer Swartling Microsoft MIO Movestic Kapitalförvaltning MTG NCC PEAB Pfizer Health PwC Strategy Swe Ragn-Sells Ratos rnb Retail & Brands Saab Samsung Sandvik SAS SCA Scania Schenker Securitas SHB Siba Siemens SITA Skanska SKF Spendrups SPP SSAB Stadium Statoil Stora Enso SWECO Swedbank Swedish Match Tamro Tele2 The Absolut Company /Pernod Ricard Uniflex Unilever Wallenstam Vasakronan Ving Volvo WSP ÅF 27

28 6.2 Frågeformulär Näringslivets arbete mot korruption utifrån policydokument och i praktiken Avsikten med undersökningen är att belysa hur företag verksamma i Sverige arbetar mot korruption. 1. Har företaget en anti-korruptionspolicy? Ja Nej 1.1 Om ja, hur länge har företaget haft anti-korruptionspolicyn? 1.2 Om nej, varför saknas en sådan enligt din uppfattning? 2. Har ledningen genomgått någon form av anti-korruptionsutbildning? Ja Nej Vet inte 2.1 Är utbildning i företagets anti-korruptionspolicy obligatorisk för alla anställda? Ja Nej 2.2 Vilken typ av utbildning genomförs? 2.3 Är ledningen delaktig i företagets interna anti-korruptionsutbildning? Ja Nej 3. Är ledningen tydlig med hur de anställda ska agera för att följa anti-korruptionspolicyn? 4. Var inom företaget finns ansvaret för efterlevnaden av anti-korruptionspolicyn? 4.1 Finns det en person i ledningsgruppen som är ansvarig för korruptionsfrågorna? Ja Nej 4.2 Om ja, på vilken position? 4.3 Vem har huvudansvaret för policydokumentet och rapporteringen till styrelsen? 4.4 Hur ofta sker uppföljning av efterlevnad av anti-korruptionspolicyn? 4. Hur ofta rapporteras efterlevnaden av anti-korruptionspolicyn till styrelsen?. Finns tillräckliga resurser avsatta för att anti-korruptionspolicyn ska kunna efterföljas i sin helhet? (svara utifrån din egen uppfattning) Ja Nej.1 Om nej, på vilket sätt är resurserna otillräckliga enligt din uppfattning? 28

29 6. Hur medveten är ledningsgruppen om riskerna för korruption enligt din uppfattning? (kryssa för det alternativ som stämmer bäst där 1= låg grad av medvetenhet och = hög grad av medvetenhet) Förs diskussioner i ledningsgruppen kring etiska dilemman? Ja Nej Vet inte 8. Finns det skillnader i företagets arbete mot korruption i olika länder? Ja Nej 8.1 Om ja, på vilket sätt arbetar företaget annorlunda i länder med andra kulturer? 9. Kan det finnas en risk att personer som rent geografiskt befinner sig lång ifrån huvudkontoret kan känna press att exempelvis uppfylla finansiella mål i relation till affärer i utlandet vilket kan öka risken för korruption?. Inkluderas risker för korruption i företagets riskanalyser? Ja Nej.1 Hur frekvent görs riskanalyser med fokus på korruption? Inte alls Ofta Mycket ofta Vet inte.2 Vem ansvarar för genomförande av riskanalyser avseende risken på korruption?.3 Till vilken nivå inom företaget rapporteras utförda riskanalyser avseende korruption?.4 Rapporteras resultat från genomförda riskanalyser avseende risken för korruption externt? 11. Vilka områden inom verksamheten, exempelvis geografiska eller interna, är riskområden för korruption enligt din uppfattning? 12. Vilka verktyg finns inom företaget för att förebygga korruption? 13. Är information om hur medarbetarna ska agera för att undvika korruption lättillgänglig? Ja Nej 29

30 14. Hur är de interna reglerna mot korruption utformade? (välj det alternativ som stämmer bäst) I nivå med lagen Strängare än lagen 1. Finns några styrmedel på plats för att medarbetare skall avhålla sig från oetiskt beteende i strid med företagets anti-korruptionspolicy? 16. Samarbetar företagets olika avdelningar med varandra i anti-korruptionsarbetet? Ja Nej 16.1 Om ja, på vilket sätt sker samarbetet mellan olika avdelningar? 17. Samverkar företaget med externa parter, exempelvis underleverantörer för att även de ska följa företagets värderingar mot korruption? Ja Nej 17.1 Om ja, på vilket sätt sker samverkan? 18. Samverkar företaget med andra företag i branschen i arbetet mot korruption? Ja Nej 18.1 Om ja, på vilket sätt sker samverkan? 19. Upplever du att dina kollegor har en positiv eller negativ inställning till arbetet mot korruption? Positiv Negativ 19.1 Om negativ, på vilket sätt upplever du en negativ inställning hos dina kollegor?. Finns en handlingsplan för hantering av misstänkt korruption? Ja Nej 21. Vilka interna åtgärder vidtas vid misstanke om korruption? 22. Kommuniceras fallen internt och externt? 22.1 Polisanmäls fall av misstänkt korruption? 30

31 23. Finns ett system för whistleblowing? Ja Nej 23.1 Om ja, hur länge har systemet för whistleblowing funnits? 23.2 Om nej, finns det personer anställda kan vända sig till vid misstanke om korruption? 24. Hur uppmuntras anställda inom företaget att använda whistleblower-systemet vid misstanke om korruption? 2. Hur bedöms trovärdigheten i den information som inkommer i whistleblower-systemet? 26. Hur skyddas de som rapporterar genom whistleblower-systemet? 27. Skulle du själv använda whistleblower-systemet om du misstänkte korruption inom företaget? Ja Nej 27.1 Om nej, varför? 28. Finns det en långsiktig plan för hur företaget ska arbeta mot korruption? 29. Hur tar företaget tillvara på erfarenheter från rapporter i whistleblower-systemet eller andra korruptionsrelaterade incidenter inom verksamheten? 30. Vad kan förbättras inom företagets arbete mot korruption enligt din uppfattning? 31. Övriga kommentarer: 32. Företagets klassificering i enlighet med Bolagsverkets klassificering av mindre och större bolag: Mindre bolag Större bolag 31

32 FRÅGOR OCH BESTÄLLNING AV MATERIAL För mer information om IMM:s skrifter och material gå in på under fliken Litteratur. Har du allmänna frågor och problem när det gäller att avgöra om en förmån är tillbörlig eller riskerar att bli bedömd som en lagstridig muta eller korruptiv marknadsföringsåtgärd kan du vända dig till Institutet Mot Mutor. Institutets kansli finns hos Stockholms Handelskammare. Kontaktperson: Helena Sundén, Generalsekreterare Adress: Box 1600, 3 21 Stockholm Tel: E-post: info@institutetmotmutor.se Hemsida: