Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden Reviderad av myndighetsnämnden xx Reviderad av myndighetsnämnden Reviderad av myndighetsnämnden Antagen av myndighetsnämnden

2 2 Innehållsförteckning Arkivering... 3 Nämnd- och förvaltningsorganisation... 3 Organisationsschema... 3 Allmänt... 3 Lagar och förordningar som styr hantering/arkivering av dokument 4 Arkivering av handlingar... 4 ADB... 4 Terminologi... 5 Bevara... 5 Gallring... 5 Rensning... 5 Kommunarkiv... 5 Arkivredogörare... 5 Överlämnande till... 6 Ekonomiarkiv... 6 Personalakter... 6 Arkivbeskrivning för myndighetsnämnden i Sävsjö kommun... 7 Myndighetsnämndens arbetsuppgifter... 7 Verksamhetsområden... 7 Arkiv och arkivhandlingar... 7 Kontaktpersoner... 8 Ansvarsfördelning... 8 Beslutande och verkställande... 8 Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

3 3 Arkivering Nämnd- och förvaltningsorganisation Under myndighetsnämnden är miljö- och byggförvaltningens respektive räddningstjänstens verksamheter i Sävsjö kommun är organiserade. Nämnden fungerar även som trafiknämnd där viss handläggning delegeras till tekniska förvaltningen. I delegationsordningen för myndighetsnämnden framgår vilka ärenden som får hanteras och beslutas av handläggare på delegation av nämnden. Myndighetsnämnden avgör själv vilka ärenden som ska omfattas av delegation. Organisationsschema Trafikfrågor Myndighetsnämnden Räddningstjänst Förvaltningschef Miljö & Bygg Förvaltningschef Stf. räddningschef Brandman / materialförvaltare Bygg, kart och mät Assistent Miljö, livsmedel och hälsoskydd Bygg & GIS-chef Miljösamordnare Byggnadsinspektör Miljöinspektör Miljöinspektör Allmänt Dokumenthanteringsplanen avser handlingar som är original (huvudexemplar), och arkiveringsansvaret ligger hos den funktion/det ansvarsområde som framställt eller mottagit originalhandlingen. Handlingar (kopior eller original), som inte ska registreras/diarieföras eller nämns i dokumenthanteringsplan, gallras när de är inaktuella, det vill säga när de inte längre behövs för verksamheten. Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

4 4 Lagar och förordningar som styr hantering/arkivering av dokument Arkivlag, arkivförordningen, tryckfrihetsförordningen, myndighetsnämndens reglemente samt kommunstyrelsens reglemente. Arkivering av handlingar Med handling avses alla typer av typer av informationsbärare, det vill säga: - pappersdokument - kartor - fotografier - ljudupptagningar - microfilm - ADB-upptagningar mm - CD-rom/DVD-skivor En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, oavsett om den har inkommit eller upprättats där. I arkivlagen finns bestämmelser om myndigheternas arkiv/ansvarsfördelning. I arkivförordningen regleras tidpunkten när allmänna handlingar blir arkivhandlingar. Allmänna handlingar som tillhör ett ärende kan i vissa fall arkiveras under ärendegången men ska annars arkiveras så snart ärendet har slutbehandlats hos miljö- och byggförvaltningen respektive räddningstjänsten. I samband med detta är förvaltningen skyldig att pröva i vilken utsträckning PM, utkast och liknande minnesanteckningar som inte tillför ärendet några sakuppgifter, också bör tillhöra arkivet. Om man inte vill att sådana handlingar skall belasta arkivet, skall dessa rensas bort före arkivläggning. Handlingar som inte tillhör ett visst ärende ska arkiveras så snart de färdigställs hos miljö- och byggförvaltningen eller räddningstjänsten. Uppgifter som införts i diarier, register och förteckningar som förs fortlöpande, anses vara arkiverade så snart de blivit införda. ADB Något ADB-medium som uppfyller kraven enligt arkivlagen för bevarande finns för närvarande varken inom miljö- och byggförvaltningen eller räddningstjänsten, utan utskrifter med godkänt skrivmaterial måste göras. Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

5 5 Terminologi Bevara Bevara innebär att inga tidsbegränsningar finns. Om en handling ska bevaras, menar man att den är av sådant värde för framtida forskning att den för alltid ska vara tillgänglig i arkivet. Vad som ska bevaras är vanligtvis beslutat i lag och förordning. Gallring Gallring innebär avsiktlig och planmässig förstöring av handlingar i enlighet med ett i förväg fattat myndighetsbeslut. I fråga om ADB-upptagningar innebär gallring att informationen raderas på databäraren. Gallring är tvingande, det vill säga handlingarna ska förstöras när detta sker. Dokumenthanteringsplanen anger tider för gallring. Rensning Rensning innebär att handlingar förstörs före arkivläggning. Rensning får dock aldrig förekomma när det gäller allmänna handlingar och arkivhandlingar, utan är ett begrepp som främst är tillämpbart på arbetsmaterial, till exempel i diarieakter. Rent praktiskt innebär det att man före arkivläggningen plockar bort arbetspapper av tillfällig betydelse som inte är nödvändiga för att man ska förstå ärendet. Det krävs inte myndighetsbeslut för att man ska få rensa. Kommunarkiv Kommunarkiv avser de arkiv som arkivmyndigheten disponerar, vårdar och ansvarar för och där kommunens samtliga handlingar som ska bevaras lagras. Arkivet finns till största del beläget i kommunalhusets källare, men delar av det finns också på miljö- och byggförvaltningens våningsplan i kommunalhuset samt hos räddningstjänsten på brandstationen. Arkivredogörare Respektive arkivredogörare har ansvar för att dokumenthanteringsplanen hålls aktuell. Arkivläggning och gallring ska utföras kontinuerligt och efter behov. Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

6 6 Överlämnande till Miljö- och byggförvaltningen och räddningstjänsten överför handlingar till et kontinuerligt i det dagliga arbetet. I dokumenthanteringsplanen har det fastställts när respektive handling ska överföras till et för slutförvaring. Handlingarna som lämnas ska vara väl rensade från kladdar, utkast och övertaliga kopior. Gem, tejp och plastfickor ska vara borttagna (dessa förstör papper och läsbarhet efter något tiotal år). Ekonomiarkiv Ekonomiska handlingar har speciella gallringsregler beträffande tidsfrister och bevaranderegler. För att få en enhetlig hantering inom kommunen av dessa ansvarar ekonomiavdelningen för gallring och bevarande av vissa handlingar. Av myndighetsnämndens dokumenthanteringsplan framgår vilka handlingar som ska arkiveras i et. Dessa handlingar får inte förväxlas även om arkivering sker i samma lokaler. Personalakter Personalakter som ska bevaras, det vill säga i originalakt, finns på personalavdelningen som därmed har ansvaret för arkivering. De handlingar som upprättas eller inkommer till miljö- och byggförvaltningen respektive räddningstjänsten och som ska förvaras i personalakt, ska därför snarast möjligt och utan dröjsmål sändas till personalavdelningen (tag kopia om behov finns). Sådana handlingar kan vara till exempel intyg, betyg. De handlingar som förvaras inom myndighetsnämndens förvaltningar är därmed kopior av handlingar som man har behov av i verksamheten. Del av beläget på miljö- och byggförvaltningen. Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

7 7 Arkivbeskrivning för myndighetsnämnden i Sävsjö kommun Myndighetsnämndens arbetsuppgifter Miljö- och byggförvaltningens verksamhet kan i huvuddrag indelas i tre olika delar. Den första är politisk verksamhet och administration i vilken ledning och samordning av förvaltningens olika verksamhetsområden ingår tillsammans med myndighetsnämndens administration. Verksamhetsplanering, uppföljning och budget precis som ärende- och fakturahantering ingår också i denna del. Den andra delen är bygg och karta med bygglov- och tillståndsprövningar, mätnings- och kartteknisk verksamhet samt hela den kommunala förvaltningens GIS- och kartstöd. Den tredje och sista delen utgörs av miljö-, hälsoskydd och livsmedel innefattande tillsyn enligt gällande lagstiftningar, kalkningsverksamhet inom kommunen samt dessutom service till enskilda, företag, skolor och myndigheter inom olika områden. Räddningstjänstens verksamhet behandlas i två områden, dels administration tillsammans med förebyggande räddningstjänst och dels operativ räddningstjänst. De frågor som rör trafik där myndighetsnämnden fungerar som kommunens trafiknämnd behandlas i ett eget verksamhetsområde. Verksamhetsområden Administration Ekonomi Bygg Plan Karta GIS Miljöskydd Hälsoskydd Livsmedel Djurskydd Tobak och receptfria läkemedel Trafik Administration och förebyggande räddningstjänst Operativ räddningstjänst Arkiv och arkivhandlingar Allmänt Myndighetsnämnden tillämpar upprättade dokumenthanteringsplan som baseras på Sveriges kommuner och landstings gallringsråd. Handlingar som ska bevaras arkiveras i et, som lyder under kommunstyrelsen/arkivmyndigheten. Sekretess Enstaka ärenden i diariet. Register/sökingångar Datoriserade sökprogram för ekonomihantering, diarium, databaser samt manuella register. Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

8 8 Kontaktpersoner Arkivansvarig Förvaltningschef miljö- och byggförvaltningen Arkivredogörare Administration Förvaltningsassistent Ekonomi Förvaltningsassistent Bygg Byggnadsinspektör Plan Bygg- och GIS-chef Karta Bygg- och GIS-chef GIS Bygg- och GIS-chef Miljöskydd Miljösamordnare Hälsoskydd Miljöinspektör inriktning hälsoskydd Livsmedel Miljöinspektör inriktning livsmedel Djurskydd Miljösamordnare Tobak och receptfria läkemedel Miljöinspektör inriktning hälsoskydd Trafik Förvaltningsassistent Administration och förebyggande räddningstjänst Brandman/materialförvaltare Operativ räddningstjänst Brandman/materialförvaltare Ansvarsfördelning Beslutande och verkställande Revision - granska Kommunfullmäktige - meddela föreskrifter - utse arkivmyndighet - fördela anslag - besluta om avhändande - ange inriktning/ambitionsnivå Arkivmyndighet - utöva tillsyn Kommunala förvaltningar och företag - ha fullt arkivansvar - fatta gallringsbeslut - organisera arkivet - redovisa arkivet Kommunarkiv - förvaring, vård och råd Arkivansvarig Arkivredogörare Registrator Dokumenthanteringsplan inklusive arkivbeskrivning för myndighetsnämnden

9 Dokumenthanteringsplan Miljö o Bygg Administration/Allmänt Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Ajourhållning av lägenhetsregister I samband med nyregistrering eller ändring av lägenheter kopplas rätt lägenhet till rätt adress Anställningsbevis Anställningsbevis till den ny anställde. Avtal Diverse avtal, Metria, abonnemang mm. Avtal Avtal som berör förvaltningens uppgifter Beslut länsstyrelse Beslut från länsstyrelse som inte berör specifik fastighet. Bokslut Bokslut för avdelningens/ förvaltningens/ nämndens verksamhet Budget Budget för avdelningens/förvaltningens/nämndens verksamhet Delegationsordning Förvaltningens delegationsordning Ej aktuell Fastighet Pärm på kontor Efter handläggning Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Pärm på expedition Efter avslutad tjänst Ej aktuell Efter beslut Bokstavsordning Pärm i närarkiv Efter granskning Kronologisk Pärm i närarkiv Efter handläggarens Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor 2 år Ej aktuell Pärm i närarkiv Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Vid nytt dokument den 12 september 2013 Sida 1 av 40

10 Delgivning Delgivningkvitto mot person eller företag. Domar Domar som berör nämndens ärenden från Länsrätt, Kammarrätt, Miljööverdomstol, mark- och mijödomstol, mark- och miljööverdomstol, förvaltningsrätten mm. Följesedlar Följesedlar Handlingar för tjänstekort Handlingar och kopieansökningar för tjänstekort. Inbjudan Inbjudan till diverse möten, kurser och sammankomster IT-behörighet IT-behörighet Kallelse Kallelse till sammanträde Efter handläggning Fastighet Efter granskning Fastighet Efter kontroll och genomläsning Bokstavsordning Pärm på expedition 2 år Ej aktuell Efter genomförande Bokstavsordning Pärm i närarkiv 1 år efter id-kortets utgång Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggarens Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Pärm på expedition Efter avslutad tjänst Ej aktuell Efter utskick Kronologisk Pärm i närarkiv KF/ Ks/ KsAu/ Nämnder- protokoll/beslut Beslut från Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Kommunstyrlesens arbetsutskott eller andra nämnder som berör förvaltningen eller nämnden. Missiv Brev från Länsstyrelsen Nämndprotokoll Nämndens beslutprotokoll Efter handläggning Kronologisk Pärm på expedition 2 år Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Efter utskick Kronologisk Pärm i närarkiv 2 år den 12 september 2013 Sida 2 av 40

11 Platsansökningar Platsansökan för tillsatt tjänst. Platsansökningar Ansökningar som ej tilldelats tjänsten. Reglemente Nämndens reglemente Remiss Remiss för förvaltningens yttrande från länsstyrelse, andra myndigheter och organisationer Remissvar Remissvar till länsstyrelse, andra myndigheter och organisationer. Taxa Taxa för fövaltningens arbete Verifikationslistor Verifikationslistor vid utgående fakturor. Åtgärdsprogram Åtgärdsprogram från länsstyrelse och andra myndigheter samt organisationer. Efter beslut Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Efter beslut Övrigt Pärm på expedition Vid nytt dokument Efter genomförande Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år eller 2 år efter Efter utskick Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år eller 2 år efter Efter beslut Övrigt Pärm i närarkiv Vid nytt dokument Ej aktuell Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 3 av 40

12 Bygg Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälan Anmälan om samråd enligt miljöbalken 6 kap 4 angående nätkoncession. Anmälan diverse Anmälan/ delgivning/ beslut om olovligt byggande, ovårdad fastighet, dålig ventilation eller liknande. Anmälan brott mot MB eller PBL. Anmälan om färdigställande Anmälan genom förtryckt blankett att byggnationen är färdigställd. Ärendet kan därmed avslutas. Anmälan om kvalitetsansvarig Anmälan om en person som skall vara kvalitetsansvarig (arbetsledare, byggmästare) Anmälan om lägenhetsregistrering Blankett om uppgift om lägenhetesnummer, bostadsyta mm. Ansökan om lov Ansökningshandling för bygglov Ansökan om OVK-besiktningsman Ansökan om att bli godkänd som OVKbesiktningsman. Ansökan om strandskyddsdispens Ansökan om dispens fråns strandskyddsbestämmelser Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Efter handläggning Fastighet 10 år efter senast vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggning Ej aktuell Efter handläggning Fastighet Efter beslut Bokstavsordning Pärm i låst arkiv Godkännandetidens utgång den 12 september 2013 Sida 4 av 40

13 Avrop för besiktning Blankett/ skrivelse angående avrop för besiktning Bekräftelse av bygganmälan Bekräftelse/ mottagningsbevis på mottagen bygganmälan med kravspec över ärendets fortsatta hantering. Bekräftelse kontrollplan Bekräftelse av förslag till kontrollplan. Besiktningsbevis Besiktningsbevis som utfärdas efter slutbesiktning Besiktningsintyg Besiktningsintyg för värmepannor mm. Beslut - Länsstyrelse Beslut från länsstyrelse för delgivning och information. Beslut från länsstyrelse Beslut från länsstyrelse som inte berör specifik fastighet. Brandskyddsdokumentation Brandskyddsdokumentation; beskrivning, ritningar Bygganmälan Bygganmälan som enskild åtgärd eller i samband med lov Byggfelsförsäkring Intyg över tecknad byggfelsförsäkring och/ eller färdigställandeförsäkring Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell Efter utskick Fastighet Efter inkommen slutlig kontrollplan Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell 10 år Efter granskning Fastighet 10 år Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggarens Ej aktuell Efter granskning Kronologisk Pärm i närarkiv Efter handläggarens Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Efter handläggning Fastighet Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Efter ärendets avslut den 12 september 2013 Sida 5 av 40

14 Bygglov Utfärdat bygglov via delegation eller nämndbeslut Cisternkontroll Protokoll över utförd cisternkontroll av tankar med brandfarlig vara Protokoll över utförd cisternkontroll för cisterner mellan 1 och 10 kubikmeter Energiberäkning Energiberäkning Fullmakt Fullmakt av olika slag för att, för annan persons räkning, underteckna eller föra talan. Föreläggande Föreläggande om åtgärd för bristande underhåll, saknad OVK mm. Förhandsförfrågan Sökandens egenhändiga förfrågan om förhandsbesked för byggnation Förstagångs-OVK Redovisning av utförd ventilationskontroll för anläggningar där återkommande kontroll ej krävs. Geotekniskt utlåtande Utlåtande från geoteknisk undersökning Godkännande av OVK-besiktningsman Godkännande av besiktningsman för utförande av OVK. Efter granskning/beslut Fastighet Vid nytt protokoll/ rapport Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Efter granskning Fastighet 2 år efter beslut efter scanning Ej aktuell Efter granskning Fastighet Efter handläggning Efter beslut Bokstavsordning Pärm i låst arkiv Godkännandetidens utgång den 12 september 2013 Sida 6 av 40

15 Grannes utlåtande Utlåtande/ yttrande från berörd person (granne)/ myndighet i samband med lovsökt arbete eller liknande. Granskningsblad Formulär eller skrivelse över utförd granskning av ett ärende Granskningsblad/ yttrande Blankett för anteckningar vid ritningsgranskning Kallelse till samråd Kallelse till byggherre m.fl angående plats o tid för samråd. Konstruktionsritning Diverse ritningar över byggnadskonstruktioner, detaljer, stomme mm. Kontrollplan - förslag Förslag till kontrollplan/ rivningsplan med kvalitetsansvariges redovisning av kontrollpunkter mm. Kontrollplan - slutligt Slutlig kontrollplan/ rivningsplan som redovisar kvalitetsansvariges kontrollpunkter mm. Korrespondens - egen Korrespondens med sökanden o. likn. genom brev eller mail Kungörelse Kungörelse från myndigheter Efter handläggning Fastighet Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Vid nytt dokument Ej aktuell Efter granskning Fastighet Efter utskick Fastighet 10 år Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 7 av 40

16 Luftflödesprotokoll Protokoll över uppmätta luftflöden för ventilation. Meddelande/ Missiv - Länsstyrelse Meddelande från länsstyrelse Meriter och studieintyg OVK, bygg Meriter, CV, studieintyg o.dyl i samband med ansökan om godkännande av besiktningsman/ arbetsledare för utförande av OVK och bygg Mottagningsbevis Mottagninsbevis från posten vid rekommenderad försändelse Myndighetsbeslut Beslut från andra myndigheter såsom yrkesinspektion och skyddsombud mm OVK-intyg Intyg över utförd OVK-besiktning OVK-protokoll Protokoll över utförd obligatorisk ventilationskontroll, OVK, med tillhörande handlingar. Plan-/ fasadritning Plan och fasadritning över byggnad, normalt i skala 1:100 PM / meddelande PM och meddelanden från olika organisationer för kännedom Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Efter beslut Bokstavsordning Pärm i närarkiv Godkännandetidens utgång Efter handläggning Fastighet Efter lagakraftvunnet tillstånd Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Vid nytt protokoll Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 8 av 40

17 Rivningsinventering Redovisning av förekommande material och hur detta skall omhändertas i samband med rivning. Sakägarlista Lista över de som är berörda av ett ärende Samrådshandling Handling sänd till förvaltningen/ nämnden för samråd, t.ex. översiktsplan Samrådsprotokoll Protokoll över utfört samråd. Samrådssvar Svar på handling översänd för samråd, t.ex översiktplan Situationsplan Ritning över byggnader och anläggningars läge, såsom situationsplan, nybyggnadskarta. Skrivelse Skrivelse från föreningar och organisationer etc. Slutbevis Slutbevis - Utfärdas efter att inspektören godkänt fastställd kontrollplan. Sotares intyg Intyg över utförd besiktning av skorsten och/ eller fastbränseleanordning Sotningsintyg Intyg över utförd kontroll av rökkanal och/ eller eldstad. Efter granskning Fastighet Efter handläggning Fastighet 10 år Efter handläggning Fastighet Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Efter utskick Fastighet Efter handläggning Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år Efter granskning Fastighet 10 år efter scanning Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 9 av 40

18 Statiska beräkningar Statiska hållfasthetsberäkningar, dimensioneringar o.dyl. Särskild arkeologisk utredning Från länsstyrelsen utsänd rapport om arkeologisk utredning angående enskilt fornlämningsobjekt eller område Teknisk beskrivning Teknisk beskrivning över konstruktion och utförande Typgodkännande Handling utvisande om en produkt är typgodkänd. Typgodkännande Broschyr eller rapport som beskriver en produkt och att denna är typgodkänd. Typgodkännandebevis/ intyg Material som visar att en produkt är typgodkänd. Upplysning om OVK-krav Upplysning om att fastigheten omfattas av OVK och krav om utförande av detta. Utlåtande över utförd slutbesiktning - avlopp Utlåtande över utförd slutbesiktning. Utredningar/ Rapporter Utredningar från andra nämnder, politiska organ, myndigheter och andra organisationer VVS-ritning Ritning över byggnaders vvs-installation Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggarens Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm på kontor Ej aktuell Ej aktuell Efter utskick Fastighet Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell efter scanning Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 10 av 40

19 Yttrande - Länsstyrelse Yttrande från Länsstyrelse på t.ex utredningar mm. Ägarinformation Rapporter om vem som är fastighetsägare, t.ex. uttag från fastighetssök. Ärendeblad Registrering av inkomna handlingar o behov av remisser Ärendeblad Registrering av inkomna handlingar och behov av remisser Överklagan Överklagan av nämndbeslut Efter granskning Fastighet 10 år eller 2 år efter Efter handläggning Fastighet Ej aktuell efter scanning Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter ärendets avslut Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 11 av 40

20 Djur Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälan Anmälan om brister i djurskyddet Cirkusinspektioner Protokoll förda över inspektioner på cirkusar utförda av andra kommuner eller länsveterinärer Domstolsbeslut Domstolsbeslut Föreläggande Föreläggande om förbättring av djurskydd Inspektionsmeddelande Andra kommuners inspektionsmeddelanden som berör ärendet. Inspektionsprotokoll Rapport över djurskyddsinspektion Kallelse Kallelse till inspektion Länsstyrelsebeslut Länsstyrelsebeslut Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Gallras efter Ej aktuell vidarebefordran till länsstyrelsen Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd den 12 september 2013 Sida 12 av 40

21 Omhändertagnadebeslut Beslut om omhändertagande av djur. Tjänsteanteckningar Tjänsteanteckningar antingen från besök eller från telefonsamtal Uppföljande besök Uppföljande inspektionsbesök. Veterinärintyg Intyg från veterinär om smittsam sjukdom bland djur. Skickas till samtliga kommuner i länet eller riket beroende på sjukdomen per mail. Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Pärm i arkiv. 5 år efter senast Ej aktuell vidtagna åtgärd den 12 september 2013 Sida 13 av 40

22 Hälsoskydd Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälan Anmälan av lokal/anläggning enligt 38 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Anmälan Anmälan enligt smittskyddslagen från landstinget. Anmälan hälsoskydd Anmälan om nedskräpning, fuktskador etc. Anmälan om värmepump Anmälan om installation av värmepumpsanläggning. Ansökan Ansökan om tillstånd för enskilt avlopp Anmälan om ändring av enskilt avlopp Anmälan om installation av vattentoalett Bekräftelse Bekräftelse av köldmedierapport. Bekräftelse av lokal/anläggning Bekräftelse av anmälan av lokal/anläggning enligt 38 i förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Beslut länsstyrelse Beslut från länsstyrelse som inte berör specifik fastighet. Efter prövningsförfarande Efter kontroll och genomläsning Efter granskning som föranleder påbörjande av ett ärende Fastighet 2 år efter Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år Ej aktuell Fastighet Efter utskick Fastighet Efter diarieregistrering Fastighet 2 år efter senast vidtagna åtgärd Vid nytt dokument 2 år efter Efter granskning Kronologisk Pärm i närarkiv Efter handläggarens den 12 september 2013 Sida 14 av 40

23 Beslut värmepumpsanläggning Beslut om värmepumpsanläggning. Egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Föreläggande Föreläggande till privatpersoner eller verksamhetsutövare för att få åtägrder utförda. Inspektionsrapport 38 MB Inspektionsrapport avseende lokal/anläggning enligt 38 förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd. Kommunicering Kommunicering samt kammarkollegiebrev vid beslut om Köldmedierapport Årlig kontrollrapport för stationär kyl- /värmepumpanläggning/aggregat. Projektrapporter Projektrapport avseende eget tillsynsarbete inom hälsoskydd. Rapport radon Analysrapport av radon. Svar på anmälan Svar på anmälan enligt smittskyddslagen. Efter granskning Fastighet Efter diarieregistrering Fastighet Efter diarieregistrering Fastighet Efter utskick Fastighet Efter granskning Fastighet Efter handläggarens 2 år efter 10 år eller 2 år efter 5 år Efter genomförande Kronologisk Pärm i närarkiv Efter registrering i ärendesystem Fastighet Efter diarieregistrering Kronologisk Pärm i närarkiv Tillstånd Förhandsgodkännande (tillstånd) av utförande av avloppsanläggning. Efter diarieregistrering Fastighet korridor eller källare den 12 september 2013 Sida 15 av 40

24 Tillstånd/ Slutintyg Slutbesiktning / Slutintyg av avloppsanläggning. Efter diarieregistrering Fastighet Tjänstebrev Tjänstebrev - företag Efter diarieregistrering Fastighet 10 år eller 2 år efter Tjänstebrev Tjänstebrev Efter diarieregistrering Fastighet 2 år efter Karta Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Nämndbeslut Nämndbeslut om gatunamen eller kvartersnamn etc Skrivelse och förslag Skrivelse och förslag om gatunamn eller kvartersnamn etc. Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv den 12 september 2013 Sida 16 av 40

25 Livsmedel Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälningsärenden Anmälningsärenden Ansökan om godkännande Ansökan om godkännande av livsmedelsanläggning Avgift för extra offentlig kontroll Delegationsbeslut gällande avgift för extra offfentlig kontroll Begäran Begäran om avslutad registrering Bekräftelse Bekräftelse om avregistering Bekräftelse av registrering Bekräftelse av registrering av livsmedelsanläggning. Beslut länsstyrelse Beslut från länsstyrelse som inte berör specifik fastighet. Beslut om godkännande Godkännande av livsmedelsverksamhet Efter genomförande Fastighet 5 år 2 år Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor 2 år efter beslut 2 år 2 år efter 2 år efter Efter granskning Kronologisk Pärm i närarkiv Efter handläggarens 2 år efter den 12 september 2013 Sida 17 av 40

26 Egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Kontrollrapport Kontrollrapport avseende tillsyn enligt livsmedelslagen. Korrespondens - egen Korrespondens med sökanden o. likn. genom brev eller mail Provtagningsschema Provtagningsschema vatten- och reningsverk. Provtagningssvar Provtagningrapport Rapport VA Analysrapport avseende dricksvatten och avlopp. Registrering Ansökan om registrering av livsmedelsanläggning. Registrering Registrering av livsmedelsanläggning. Registreringsbevis F-skattebevis Ritning Ritning över livsmedelslokal Efter granskning Fastighet Efter utskick Fastighet Efter handläggning Fastighet Efter handläggarens 5 år eller 2 år efter Gallras efter beslut 2 år Efter handläggning Fastighet Pärm på kontor 2 år Efter kontroll och genomläsning Fastighet Pärm på kontor 2 år 2 år 2 år efter Gallras efter beslut 5 år eller 2 år efter den 12 september 2013 Sida 18 av 40

27 Årlig kontrollavgift Delegationsbeslut årlig kontrollavgift. Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor 2 år efter beslut den 12 september 2013 Sida 19 av 40

28 Miljö Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälan Anmälan enligt miljöbalkens 9 kap 6 om miljöfarlig verksamhet Anmälan Ritningar tillhörande anmälan enligt miljöbalkens 9 kap 6 om miljöfarlig verksamhet. (Både situationsplan och diverse ritningar) Anmälan om PCB-sanering Anmälan om sanering av PCB. Bekräftesle Bekräftelse av kontrollrapport för cistern. Beslut Kemikalieinspektions beslut och föreläggande Beslut enl 9.6 Yttrande över B- verksamhet där länsstyrelsen är tillsynsmyndighet. Beslut enligt 9.6 Beslut länsstyrelse Beslut från länsstyrelse som inte berör specifik fastighet. Beslut länsstyrelsen Beslut från länsstyrelsen gällande efterbehandlad och slutbesiktigad täkt. Efter utskick Fastighet Efter kontroll och genomläsning Fastighet Efter diarieregistrering Fastighet 2 år efter Vid nytt protokoll/ rapport 10 år eller 2 år efter 10 år eller 2 år efter Efter granskning Kronologisk Pärm i närarkiv Efter handläggarens Efter granskning Fastighet efter scanning Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 20 av 40

29 Beslut om miljösanktionsavgifter Kommunicering samt kammarkollegiebrev vid beslut om Efter utskick Fastighet Egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Efter granskning Fastighet Efter handläggarens Enklare MKB Enklare miljökonsekvensbeskrivning tillsammans med anmälan enligt miljöbalkens 9 kap 6 om miljöfarlig verksamhet. 2 år efter Erinran Erinran mot beslutsförslag vid kommunicering. Efter diarieregistrering Fastighet 2 år Föreläggande Föreläggande till privatpersoner eller verksamhetsutövare för att få åtgärder utförda Efter diarieregistrering Fastighet 2 år efter Handlingsplan gällande PCB Handlingsplan gällande bortskaffande av PCB. Efter granskning/beslut Fastighet Inspektionsmeddelande Inspektionsmeddelande efter besök Efter diarieregistrering Fastighet 10 år eller 2 år efter Inspektionsrapport 9.6 MB Inspektionrapport för tillsyn enligt Miljöbalken 9.6 Efter diarieregistrering Fastighet 10 år eller 2 år efter Installationsrapport Installationsrapport av cistern. Efter scanning Fastighet den 12 september 2013 Sida 21 av 40

30 Kemiska bekämpningsmedel Ansökan spridning av kemiska beskämpningsmedel inom vattenskyddsområde. Kemiska bekämpningsmedel Beslut om spridning av kemiska bekämpningsmedel inom vattenskyddsområde. Kommunicering Kommunicering av beslutsförslag enligt miljöbalken och livsmedelslagen Kontrollrapport Rapport över återkommande kontroll av cistern. Meddelande från Miljödomstolen Meddelande från Miljödomstolen - Återkallande av mål eller avskrivning av mål Nedgrävning av död häst Beslut om nedgrävning av död häst. Olika slags domstolsbeslut Kopia på olika domstolsbeslut såsom länsstyrelse, miljödomstol, länsrätten, miljööverdomstolen och kammarrätten samt regeringsrätten mm PCB- inventering Redovisad PCB-inventering. Rapport Kontroll av gasåterföringssystem på bensinstationer. Efter granskning Fastighet Efter granskning Fastighet Efter kontroll och genomläsning Efter granskning/beslut Fastighet Fastighet 2 år efter senast vidtagna åtgärd 10 år 2 år Vid nytt protokoll/ rapport 10 år eller 2 år efter 5 år 10 år eller 2 år efter Ej aktuell Ej aktuell Pärm i närarkiv Vid nytt protokoll/ Ej aktuell rapport den 12 september 2013 Sida 22 av 40

31 Rapport Rapport - Kröning av bensinspumpar Rapport miljöfarligt avfall Rapport miljöfarligt avfall Samrådsyttrande (inkommande) Inkommande yttranden från länsstyrelsen och berörda sakägare Slutrapport gällande PCB-sanering Slutrapport gällande sanering av PCB. Svar på PCB- inventering Svar på redovisad PCB-inventering och/ eller handlingsplan. Svar på slutrapport gällande PCB-sanering Svar på redovisad slutrapport gällande sanering av PCB. Tillsynsplan Tillsynsplan - Beskrivning av nästa års verksamhet och prioriteringar inom miljöbalkens, djurskydds- och livsmedelstillsynens område Tjänstebrev Tjänstebrev Tjänstebrev företag Tjänstebrev företag Ej aktuell Ej aktuell Pärm i närarkiv Vid nytt protokoll/ Ej aktuell rapport Efter handläggning Fastighet Efter granskning/beslut Fastighet Efter utskick Fastighet Efter utskick Fastighet 5 år 2 år efter Efter beslut Kronologisk Pärm på expedition 5 år Efter diarieregistrering Fastighet Efter diarieregistrering Fastighet 2 år efter ärendets avslut 10 år eller 2 år efter den 12 september 2013 Sida 23 av 40

32 Uppföljning av beslut Uppföljning av beslut enligt miljöbalken 9.6 Uppmaning om komplettering av PCB-inventering Uppmaning om komplettering av PCBinventering, till enskild. Uppmaning om PCB-inventering Uppmaning om PCB- inventering, till enskild. Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivning tillsammans med anmälan enligt miljöbalkens 9 kap 6 om miljöfarlig verksamhet. Yttrande tillstånd Yttrande över A och B- verksamhet där länsstyrelsen är tillsynsmyndighet Årlig rapport Årlig rappotering över lösningsmedel Efter diarieregistrering Fastighet Efter handläggning Fastighet Efter utskick Fastighet Efter handläggning Fastighet Efter handläggning Fastighet 10 år eller 2 år efter 2 år efter ärendets avslut 2 år efter ärendets avslut 2 år efter 10 år eller 2 år efter 5 år den 12 september 2013 Sida 24 av 40

33 Plan Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Beskrivning Fastighetsreglering beskrivning av ärende Beslut Godkännande av förrättning. Detaljplan Detaljplanekarta Fastighetsförteckning Fastighetsförteckning - Berörda fastighetsägares adress med mera. Genomförandebeskrivning Genomförandebeskrivning - Organisatoriska frågor m m Karta karta, fastighetsreglering över fastighet Länsstyrelsebeslut LänsstyreIsebeslut, ingår i samrådshandling Miljökonsekvensbeskrivning Bedömning av detaljplanens miljöpåverkan Planbeskrivning Beskrivning av detaljplanens syfte, läge, förutsättningar med mera Plankarta Plankarta Efter handläggning Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Efter beslut Kronologisk Närarkiv Efter genomförande Kronologisk Närarkiv Efter planens Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter granskning Kronologisk Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv den 12 september 2013 Sida 25 av 40

34 Protokoll Protokoll avseende fastighetsreglering Remissvar Svar på remisser från länsstyrelse och andra myndigheter och organisationer Samråd Lantmäteriets begäran om samråd med tillstånds- och myndighetsnämnden om lämplighets-och planvillkor rörande avstyckning Särskilt utlåtande Särskilt utlåtande - yttrandehandlingar från kommunen, företag och berörda privatpersoner Underrättelse om förrättning Underrättelse och meddelande om närvaro vid förrättning. Lantmäteriet. Efter handläggning Ej aktuell Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter beslut Kronologisk & ortsvis Närarkiv Efter handläggning Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 26 av 40

35 Tobak & receptfria läkemedel Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Anmälan Anmälan om försäljning av tobak 2 år Anmälan Anmälan/Klagomål gällande tobak eller receptfria läkemedel. Efter granskning som föranleder påbörjande av ett ärende Fastighet 2 år efter senast vidtagna åtgärd Bekräftelse Bekräftelse av anmälan för tobaksförsäljning. 2 år efter Egenkontrollprogram Egenkontrollprogram för tobaksförsäljning Efter granskning Fastighet Efter handläggarens Inspektionsrapport Inspektionsrapport - tobakstillsyn Efter utskick Fastighet 5 år eller 2 år efter Inspektionsrapport Inspektionsrapport - receptfria läkemedel Efter utskick Fastighet 5 år eller 2 år efter Skrivelse Skrivelse till läkemedelsverket. Efter utskick Fastighet 5 år eller 2 år efter den 12 september 2013 Sida 27 av 40

36 Trafik Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Ansökan Ansökan om trafikreglering Beslut Beslut om trafikreglering Parkeringstillstånd Parkeringstillstånd Skrivelse Skrivelse från allmänheten berörande trafikfrågor. Svar på skrivelse Svar på skrivelse från allmänheten berörande trafikfrågor. Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Då åtgärd upphör Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Då åtgärd upphör Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv 1 år efter giltighetstidens utgång Efter handläggning Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år Efter handläggning Kronologisk Pärm i närarkiv 10 år den 12 september 2013 Sida 28 av 40

37 Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Kartor Kartor finns i fordon. Ej aktuell Ej aktuell Övrigt Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 29 av 40

38 Administrativ o förebyggande räddningstjänst Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Analys Analys av andningsluften. Automatiskt brandlarm. Förteckning automatiskt brandlarm. Automatslarmsobjekt Företeckning automatslarmsobjekt. Avtal Avtal som berör förvaltningens uppgifter Avtal Avtal med entreprenörer sotning. Avtal automatiskt brandlarm Avtal automatiskt brandlarm. Bokslut Brandspridning/utredning Brandspridningsintyg/brandutredning Brev Länsstyrelsen Brev från Länsstyrelsen Budget Budget för förvaltningen/nämndens verksamhet Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter granskning Kronologisk På server Efter handläggning Efter granskning Kronologisk På server Gallras efter beslut Efter beslut Bokstavsordning Pärm i närarkiv Efter beslut Bokstavsordning På server 10 år Efter handläggning Bokstavsordning Pärm på kontor 2 år efter Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor 2 år Efter utskick Kronologisk På server Efter handläggarens Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Efter handläggarens Pärm i närarkiv den 12 september 2013 Sida 30 av 40

39 Delegation Förvaltningens delegationsordning Delegation Delegationsbeslut inom förvaltningen. Delgivning Delgivning mot person eller företag Dokumentation Dokumentation rörande byggsamråd och byggnadstekniskt brandskydd. Egensotning Beslut om egensotning som innebär om en person får sota själv eller inte. Egensotning Ansökan om egensotning, En privatperson ansökar om att få sota själv. Elverk Utlåning av elverk. Enkäter Enkäter av långsiktig betydelse. Fordonshandlingar Fordonshandlingar. Fordonsplan Fordonsplan (investering/planering) Fotografier Fotografier som belyser den egna verksamheten i urval. Efter beslut Kronologisk Pärm i närarkiv Vid nytt dokument Efter beslut Bokstavsordning På server Efter avslutad tjänst Efter handläggning Fastighet Närarkiv Efter genomförande Bokstavsordning På server 2 år efter Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor 10 år Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor 10 år Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter genomförande Bokstavsordning Pärm på kontor Gallras efter beslut Ej aktuell Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Ej aktuell Kronologisk På server Efter handläggning Digital direktkopia Ärende På server Efter handläggning den 12 september 2013 Sida 31 av 40

40 Följesedlar Följesedlar Förteckning Förteckning luftflaskor. Förteckning Förteckning över fordon. Förteckning Förteckning materiel övrigt. Förteckning Förteckning materiel fordon. Förteckning Förteckning RHUB material MSB. Förteckning Förteckning branddammar. Finns på fordon, pärm kontor och server. Gasol kamin Utlåning av gasol kamin. Handlingsprogram Handlingsprogram förebyggande verksamhet. Inbjudan Inbjudan till diverse möten, kurser och sammankomster Information Informationsskrifter och broschyrer som franställts inom den egna verksamheten. Instruktioner Instruktioner materiel. Efter kontroll och genomläsning Bokstavsordning Pärm på expedition 2 år Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Ej aktuell Kronologisk Pärm på kontor Vid nytt dokument Ej aktuell Övrigt På server Gallras efter beslut Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter beslut Kronologisk På server Gallras efter beslut Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter genomförande Ej aktuell På server Ej aktuell Ej aktuell Ej aktuell Efter handläggarens Ej aktuell Ej aktuell Närarkiv Ej aktuell Bokstavsordning På server Gallras efter beslut den 12 september 2013 Sida 32 av 40

41 Instruktioner Instruktioner och beskrivningar fordon. Instruktioner Standardrutiner. Kommunfullmäktige Beslut från Kommunfullmäktige, Kommunstyrelsen, Kommunstyrelsens arbetsutskott eller andra nämnder som berör förvaltningen eller nämnden Månadskontroll Månadskontroll av fordon. Nämndens protokoll Nämndens beslutsprotokoll Organisation Organisationsplaner och organisationsscheman. Personal anställningsbevis Anställningsbevis Personal ansökan Ansökan utbildning Räddningsledare B MSB. Personal ansökan Ansökan utbildning brandman deltid Räddningsinsats MSB. Personal ansökan Ansökan som deltids brandman Personal ansökan Ansökan utbildning Tillsyn och Olycksförebyggande A MSB. Ej aktuell Övrigt Pärm på kontor Ej aktuell Efter kontroll och genomläsning Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Efter handläggning Kronologisk Pärm på kontor 2 år Ej aktuell Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor 2 år Efter genomförande Kronologisk På server Efter handläggning Efter beslut Bokstavsordning Närarkiv Efter avslutad tjänst Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter granskning Bokstavsordning Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut den 12 september 2013 Sida 33 av 40

42 Personal ansökan Ansökan utbildning brandman preparand. En förberedande utbildning till brandman MSB. Personal ansökan Ansökan utbildning Tillsyn och Olycksförebyggande B MSB. Personal ansökan Ansökan utbildning Räddningsledare A. Utbildning som brandförman/styrkeledare. Personal EKG EKG arbetsprov: EKG arbetsprov på testcykel upp till max puls med åldersintervall. Genomförs av kardiolog. Personal Hälsokontroll Hälsokontroll Företagshälsan, en årlig kontroll hos sköterska och läkare. Personal Rullbandstest Rullbandstest är ett fysiskt test som personalen genomför varje år för att vara godkänd som rökdykare. Personal utbildning brandman Intyg utbildning brandman. Personal utbildning Räddningsledare A Intyg utbildning Räddningsledare A. Protokoll Protkokoll av beslut om fordonsvrak. Protokoll Protokoll från arbetgrupper och samverkansgrupper. Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter genomförande Bokstavsordning Pärm på kontor Efter avslutad tjänst Efter genomförande Bokstavsordning Närarkiv Efter avslutad tjänst Efter genomförande Bokstavsordning Närarkiv Efter avslutad tjänst Efter genomförande Bokstavsordning Pärm i närarkiv Efter avslutad tjänst Efter genomförande Bokstavsordning Närarkiv Efter avslutad tjänst Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor 10 år Digital direktkopia Kronologisk På server Gallras efter beslut den 12 september 2013 Sida 34 av 40

43 Protokoll Protokoll, kontroll av regulatorenhet. Protokoll Protokoll, kontroll av andningsventil. Protokoll Protokoll, kontroll av klipputrustning. Protokoll Protokoll från nämnd sammanträden, arbetsutskott och kommit teer med mera. Protokoll Protokoll, kontroll av jordningsutrustning. Protokoll Befälsmöten Protokoll Protokoll från samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare. Protokoll tillsyn Tillsynsprotokoll Rakel Instruktioner för Rakel. Register Register sotningsobjekt. Rekvisition Rekvisition till fordons besiktningar. Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Digital direktkopia Kronologisk På server Gallras efter beslut Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor 10 år Efter genomförande Kronologisk Närarkiv 10 år Efter genomförande Bokstavsordning På server 2 år efter Ej aktuell Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Ej aktuell Bokstavsordning På server 10 år Ej aktuell Ej aktuell På server Ej aktuell den 12 september 2013 Sida 35 av 40

44 Remiss Remiss för förvaltningens yttrande från Länsstyrelse, andra myndigheter och organisationer Remissvar Remissvar till Länsstyrelse, andra myndigheter och organisationer Riskanalyser/riskinventering Riskanalyser och riskinventering Skriftlig redogörelse Skriftlig redogörelse av organisation och brandskydd. Statistik Statistik, verksamhetsspecifik egenproducerad. Tele/radio Tele/radio systemuppbyggnad Tidningsurklipp Tidningsurklipp, ett urval. Tillstånd Tillstånd från Post- och Telestyrelsen - tillåtna frekvenser. Tillstånd brandfarlig vara Tillstånd brandfarlig vara ansökan. Tillstånd brandfarlig vara beslut Tillstånd brandfarlig vara beslut. Tillstånd brandfarlig vara remiss Tillstånd brandfarlig vara remiss svar Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor 10 år eller 2 år efter Efter utskick Kronologisk Pärm på kontor 10 år eller 2 år efter Efter genomförande Bokstavsordning På server 10 år Efter kontroll och genomläsning Bokstavsordning Närarkiv 5 år eller 2 år efter Efter genomförande Kronologisk På server Gallras efter beslut Ej aktuell Ej aktuell På server Ej aktuell Kronologisk Pärm på kontor Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Digital direktkopia Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Digital direktkopia Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Digital direktkopia Bokstavsordning På server Gallras efter beslut den 12 september 2013 Sida 36 av 40

45 Tillstånd explosiv vara ansökan. Tillstånd explosiv vara ansökan. Tillstånd explosiv vara beslut. Tillstånd explosiv vara beslut. Tillsyn register Register över objekt/tillsyn. Vattenförsörjning Undantagsbeviljande för vattenförsörjning (utredning brandpost). Yttrande Yttrande offentlig dans. Yttrande Yttrande om utökande av antal personer i offentliga lokaler. Yttrande Yttrande av tillståndsbevis Yttrande Yttrande serveringstillstånd. Yttrande Yttrande cirkusplatser. Årsberättelser Årsberättelser och verksamhetsberättelser. Digital direktkopia Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Digital direktkopia Bokstavsordning På server Gallras efter beslut Efter granskning Bokstavsordning På server 2 år efter Efter genomförande Kronologisk På server 10 år Efter handläggning Kronologisk På server 10 år Efter utskick Kronologisk På server 10 år Efter handläggning Kronologisk På server 10 år Efter handläggning Kronologisk På server 10 år Efter handläggning Kronologisk På server 10 år Efter granskning Kronologisk På server Gallras efter beslut den 12 september 2013 Sida 37 av 40

46 Operativ räddningstjänst Beskrivning Framtida arkivläggni Framtida arkivordni Framtida förvaring Framtida gallring Överföring till arkiv Scannas Beslut om avslutande av insats Beslut om avslutande av räddningsinsats Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Beslut om ingripande i annans rätt eller tjänstepl Beslut om ingrepp i annans rätt eller tjänsteplikt Brandutredningar Brandutredningar Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor Gallras efter beslut Efter genomförande Kronologisk På server Gallras efter beslut Checklista Checklista suicid. Finns i pärm fordon. Delegeringsbeslut Delegeringsbeslut - räddningsledare, utses vanligtsvis årsvis. Farligt gods Farligt gods pärmar finns placerade på fordon och kontor. Förenklad insatsrapport Styrkeledarens rapport om en insats. Handlingsprogram Handlingsprogram för Räddningstjänsten Insatser Insatsplanering. Insatsplan Ett insatskort som beskriver viktiga punkter för ett objekt. Ej aktuell Ej aktuell Övrigt Ej aktuell Efter beslut Kronologisk Närarkiv Efter avslutad tjänst Ej aktuell Kronologisk Pärm på kontor Vid nytt dokument Ej aktuell Efter genomförande Kronologisk Pärm på kontor 10 år Efter genomförande Ej aktuell På server Ej aktuell Efter granskning Kronologisk Pärm på kontor Efter handläggarens Ej aktuell Ej aktuell Övrigt Efter handläggarens den 12 september 2013 Sida 38 av 40