PROTOKOLL Överlämnande av allmänna handlingar till andra myndigheter

Transkript

1 TÄBY U PROTOKOLL KOMMUNFULLMÄKTIGE Dnr KS 70/ Överlämnande av allmänna handlingar till andra myndigheter Under perioden drev kommunerna Täby, Danderyd, Vallentuna, Vaxholm och Österåker kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasium. Arkivhandlingarna förvaras idag hos både T ä by och Danderyds kommuner. Då kommunalförbundet hade sitt säte i Danderyd ligger det närmast till hands att handlingarna förvaras samlat där. Undantaget från detta bör vara betygshandling ar, som föreslås överlämnas till landstinget, som drev vårdgymnasiet i 30 år före kommunalförbundets tillkomst. Samråd har skett med arkivmyndigheterna i Danderyds kommun och Stockholms läns landsting. Flyktingakter har förts inom socialnämnden med undantag av perioden O, då ansvaret för flyktingmottagning låg hos gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. För att underlätta återsökning föreslås att akterna hålls samlade hos socialnämnden genom att akterna från den aktuella perioden överförs från gymnasie-och vuxen utbildningsnämnden. Kommunledningskontoret har lämnat tjänsteutlåtande daterat den 20 februari Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden behandlade ärendet vid sitt sammanträde den 13 december 2013, 99. Kommunstyrelsen behandlade ärendet vid sitt sammanträde den10mars 2014, 24. Kommunfullmäktiges beslut 1. Kommunens administrativa handlingar (exklusive personalhandlingar) tillhörande Kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasium överlämnas till arkivmyndigheten i Danderyds kommun. ordf.sign:.../f.rt/... juslsign:... L(f1/.. ~ l

2 TÄBY C PROTOKOLL KOMMUNFULLMÄKTIGE 28, forts. 2. Kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasiums betygshandlingar överlämnas till arkivmyndigheten i Stockholms läns landsting, 3. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens individrelaterade flyktingakter under åren O överlämnas till socialnämnden. Expedierat GVN SON Arkivmyndigheten l Danderyds kommun Arkivmyndigheten l Slackholms läns landsung 1t(J ordf.slgrr.. ~f!......

3 TÄBY~ TJÄNSTEUTLATANDE 1(3) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Cecilia Bendtz Kommunstyrelsen Överlämnade av allmänna handlingar till andra myndigheter Sammanfattning Under perioden drev kommunerna Täby, Danderyd, Vallentuna, Vaxholm och österåker kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasium. Arkivhandlingarna förvaras idag hos både Täby och Danderyds kommuner. Då kommunalförbundet hade sitt säte l Danderyd ligger det närmast till hands att handlingarna förvaras samlat där. Undantaget från detta bör vara betygshandlingar, som föreslås överlämnas till landstinget, som drev vårdgymnasiet i 30 år före kommunalförbundets tillkomst. Samråd har skett med arkivmyndigheterna i Danderyds kommun och Stockholms li!ns landsting. Flyktingakter har förts inom socialnämnden med undantag av perioden , då ansvaret för flyktingmottagning låg hos gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden. För att underlätta återsökning föreslås att akterna hålls samlade hos socialnämnden genom att akterna från den aktuella perioden överförs från gymnasie-och vuxenutblldningsnämnden. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden behandlade ärendet vid sill sammanträde den 13 december 2013, 99. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunful/mllmige besluta. '. J 1. Kommunens administrativa handlingar (exklusive personalhandlingar) tillhörande Kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasium överlämnas till arkivmyndigheten i Danderyds kommun. 2. Kommunalförbundet Edsvikens vårdgymnasiums betygshandlingar överlämnas till arkivmyndigheten l Stockholms läns landsting.

4 TÄBY C TJÄNsTEUTLÄTANDE 2(3) 3. Gymnasie- och vuxenutbildningsnämndens individrelaterade flyktingakter under åren O överlämnas till socialnämnden. Ärendet 1. Edsvikens vårdgymnasium Edsvikens vårdgymnasium drevs av Stockholms läns landsting fram till och med Frånjanuarl1999 bildade kommunerna Danderyd, Täby, Vallentuna, Vaxholm och österåker ett kommunalförbund som övertog huvudmannaskapet för skolan. Målsättningen var att driva skolan vidare och samtidigt arbeta aktivt för att verksamheten skulle kunna föras över till en annan utförare. Kommunalförbundet drev skolan fram , då verksamheten fördes över till Didaktus hälso- och sjukvårdsutbildningar AB. Kommunalförbundet fanns sedan kvar i vilande form utan egen verksamhet och avvecklades Administrativa handlingar Kommunalförbundets arkiv förvaras idag hos både Täby och Danderyds kommuner. VIlken kommun som bar arkivansvaret för kommunalförbundet fastställdes aldrig. Danderyds kommun var dock säte för kommunalförbundet och bör anses vara arkivansvarig kommun. Hos Täby kommunarkiv finns förbundets protokoll (vissa år och vissa l kopleform), diarieförda handlingar, vissa betygshandlingar samt handlingar rörande personal (Ingår i kommunens arkiverade personalakter). Då kommunalförbundet hade sitt säte l Danderyd ligger det närmast till hands att handlingar efterfrågas där. För att underlätta sökning föreslår arkivmyndigheten att hela arkivet förvaras samlat l Danderyd. Undantaget från detta bör vara betygshandlingar. Samråd har skett med Danderyds kommunarkiv och Stockhoims läns landstingsarkiv om överlämnande av kommunalförbundets administrativa handlingar till Danderyd. Betygshandlingar Vid kommunalförbundets övertagande från landstinget 1999 hade Edsvikens vårdgymnasium drivits med landstinget som huvudman l drygt 30 år och handlingarna från denna perlod är Idag arkiverade hos Stockholms läns landstingsarkiv. Medborgarna vänder sig i första hand tilllandstinget för att begära ut handlingar från vårdgymnasiet För att underlätta återsökning av betyg från åren föreslås att betygshandlingarna även från denna tid flyttas över från Täby kommun och införlivas i stockhalms läns landstingsarkiv.

5 TÄBY U TJÄNSTEUTLATANDE 3(3) Föreslaget om överlämnande av kommunalförbundets betygshandlingar till landstinget lämnas l samråd med Danderyds kommunarkiv och Stockholms läns landstlngsarkiv. 2. Flyktingakter mellan kommunens nämnder Den 1 januari 2008 överfördes ansvaret för flyktingmottagningen i Täby kommun från socialnämnden (SON) till gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden (GVN). Ansvaret återgick dock till SON den 1 januari Anledningen var förändrad lagstiftning och ansvarsfördelning mellan kommunen och Arbetsförmedlingen. Under den period (1 januari december 2010) som GVN genom vuxenutbildningens kommungemensamma kansli - Kunskapscentrum Nordostansvarade för flyktingmottagningen fortsatte man att föra Individrelaterade flyktingakter i det verksamhetssystem, som hade använts inom SON. Syftet var att underlätta administrationen och ersättningen mellan kommunens verksamheter. Efter återgång av ansvaret till SON fortsatte man att föra dokumentationen i samma system. övergripande icke-individrelaterad dokumentation finns däremot i respektive nämnds diarium. l samband med byte av verksamhetssystem inom SON har frågan om arkivering och bevarande av de akter som fördes av GVN under O aktualiserats. SON har uppmärksammat att dessa,personakter tillhör GVN, som är en annan myndighet. För att underlätta återsökning av akterna föreslår GVN att dessa överförs och införlivas i SON:s arkiv. Gymnasle- och vuxenutbildningsnämnden behandlade ärendet vid sitt sammanträde den 13 december 2013, Avhändande av allmänna handlingar l en kommun är varje nämnd en myndighet. Myndigheters allmänna handlingar kan överföras till arkivmyndigheten (kommunarklvet) och en myndighet kan också besluta att dess arkivhandlingar ska gallras (förstöras). Däremot får en myndighet Inte överföra allmänna handlingar till en annan myndighet utan lagstö<teller efter särskilt beslut av kommunfullmäktige. Detta regleras l Arkivlagen (1.9s0:782) / 15. S~ftet med lagregle~lngen är att myndigheterna inte sk~: Ö'Hllg av med ~~11~~#~ /.//~-> Carin~~~~~ uwffilepp 1 ~ Kommundirektör Leif Eriksson chef för planeringsavdelningen, COO ')