Allas delaktighet om förankring av ett kvalitetsutvecklingsprogram

Transkript

1 Malmö mars Allas delaktighet om förankring av ett kvalitetsutvecklingsprogram Leif Svensson, Barbro Thurberg Högskolan i Gävle Abstract: I denna uppsats beskrivs kort Högskolans i Gävle kvalitetsutvecklingsprogram samt hur det tagits fram och förankrats i högskolans organisation och studentkår. Exempel lämnas på några av de gängse teorierna inom kvalitetsområdet samt hur dessa tillämpats i programmet. Inledning Varje lärosäte har ansvar för kvaliteten i sin verksamhet och för att finna formerna för sitt kvalitetsarbete. Vidare har statsmakterna som en konsekvens av 1993 års universitets- och högskolereform föreskrivit att varje lärosäte skall ha ett samlat program för kvalitetsutveckling. Kvalitetsutveckling handlar bl a om att ge studenterna de bästa förutsättningar för sitt eget lärande men även om att ge lärosätet ett gott renommé. Högskolans personal och studenter är de inre krafter som i samverkan åstadkommer en meningsfull och varaktig utveckling av kvaliteten. För att tillvarata dessa krafter i kvalitetsutvecklingsprocessen är det viktigt att personal och studenter känner delaktighet och förstår betydelsen av kvalitetsutveckling. Att vara delaktig innebär inte bara att ha kunskap om kvalitetsutvecklingens betydelse utan även att aktivt delta i kvalitetsutvecklingsprocessen. Kvalitetsutvecklingsprogrammet Nuvarande kvalitetsutvecklingsprogram för Högskolan i Gävle fastställdes av högskolans styrelse i december Programmet anger fyra prioriterade områden för kvalitetsutveckling, forskningskultur, lärande, studentmedverkan och omvärldskontakter. Forskningskultur är ett vidare begrepp än forskningsanknytning och innefattar även forskningen i sig och forskarutbildning. Lärande har valts för att det är en väsentlig nyckel till framgång för högskolans utbildning men också för att lärandet i sig är ett viktigt mål. Att kunna lära sig är ett viktigt mål för alla högre studier. Större delen av de som lägger ned sin dagliga möda vid DAGLIGT KVALITETSARBETE PRIORITERADE OMRÅDEN Nämnder Enheter Inst Bild 1: Samband mellan dagligt kvalitetsarbete och prioriterade områden högskolan är studenter och därför är student medverkan väsentlig för en god kvalitetsutveckling. Omvärldskontakter känns extra angeläget i Gävle där omgivningen ger stort stöd och har stora förväntningar på högskolan. Tillsammans med de prioriterade områdena betonar programmet vikten av det dagliga kvalitetsarbetet, som en naturlig del i verksamheten. En medvetenhet om att det vi gör bedöms av andra är en viktig insikt i ett kvalitetsinriktat arbetssätt.

2 Malmö mars Processen att ta fram programmet För att ett kvalitetsutvecklingsprogram skall fungera krävs allas deltagande. Alla medarbetare och studenter måste känna att de har kunnat påverka programmet, att de äger en del i programmet och att de har ett ansvar för sin del av programmet. Denna breda uppslutning är utomordentligt viktig, inte minst när det gäller en högskola eller ett universitet som i så hög utsträckning bygger på individernas insatser. För att kvalitetsutvecklingen skall finnas mitt i högskolans verksamhet har högskolans ledningsgrupp, med bland annat prefekter och avdelningschefer, givits ansvaret som kvalitetsgrupp. Genom representationen i ledningsgruppen finns en direkt kontakt med alla i organisationen. Kvalitetsutvecklingsprogrammet har beretts i ledningsgruppen och beslutats av högskolans styrelse. Därigenom ges programmet hög status i organisationen och ledningsgruppen ett ansvar att stimulera och motivera kvalitetsarbetet. MODELL Vision Allas delaktighet Viljeinriktning PROCESS Prioriterade områden KVALITETSUTVECKLINGSPROGRAM Tidigare erfarenheter Bild 2: Några viktiga utgångspunkter för processen att skapa ett kvalitetsutvecklingsprogram Möjligheten att påverka och äga del i programmet öppnades genom ett allmänt utlyst seminarium. Till seminariet inbjöds samtliga anställda och studenter. Syftet var att stimulera till ett kvalitetsinriktat arbetssätt, att ge förslag till prioriterade områden samt att diskutera och lämna synpunkter på modellen för hur kvalitetsutvecklingsprogrammet skulle tas fram. Karl-Axel Nilsson [1], utvärderingsenheten vid Lunds universitet, föreläste om kvalitetsutveckling i högskolan och ett antal grupparbeten genomfördes. I seminariet deltog cirka 50 personer. Resultatet från seminariet påverkade den fortsatta beredningen av programmet. Det tidigare kvalitetsutvecklingsprogrammet följdes upp genom att samtliga institutioner, enheter, nämnder och studeranderepresentanter ombads lämna sina synpunkter på såväl programmet som den betydelse programmet haft för kvalitetsarbetet samt vilka effekter som uppnåtts. Styrkor och svagheter identifierades och många av förslagen som fördes fram förstärkte de idéer och tankar som fanns om hur det nya programmet skulle utformas. Ett första utkast av kvalitetsutvecklingsprogrammet sändes på remiss till institutioner, enheter, nämnder och studeranderepresentanter. Tanken var att varje arbetsenhet skulle ges tillfälle att ta del av programmets utformning och innehåll. Exempel på frågeställningar var: Är programmets syfte klart? Är programmet tydligt, relevant och tillämpbart på den egna verksamheten? Är de prioriterade områdena av vikt för högskolans kvalitetsutveckling? Är valet av mål och indikatorer rimligt? Är beskrivningsnivån rätt? Remissvaren ingick som en väsentlig del i slutberedningen av programmet. Hur går vi vidare? Det nya kvalitetsutvecklingsprogrammet gäller från och med Nu är institutioner, enheter, nämnder och studeranderepresentanter i färd med att konkretisera och sätta upp egna mål samt ta fram handlingsplaner med hjälp av de övergripande mål och indikatorer som finns i programmet. Som stöd för detta arbete finns ett antal riktlinjer. Resultatet skall följas upp årligen och bilda underlag för en utvärdering av högskolans kvalitetsarbete. De prioriterade områdena följer inte den organisatoriska indelningen. För att få en samlad och översiktlig bild av de åtgärder som planeras för dessa kommer en gemensam handlingsplan att sammanställas. Det är av stor vikt att kvalitetsarbetet hålls vid liv, eftersom kvalitetsarbetet är långsiktigt och inte alltid ger omedelbara resultat. Vi måste börja med de förutsättningar som finns. Det kan också vara svårt att sälja budskapet till samtliga. Strävan bör dock vara att budskapet

3 Malmö mars skall genomsyra hela organisationen och nå ut till varje enskild lärare, student, administrativ personal etc. Högskolans ledningsgrupp har här ett stort ansvar att stimulera och motivera sin personal. Kvalitetsutvecklingsfrågor bör därför vara en stående punkt vid ledningsgruppens möten. Ett kvalitetsutvecklingsseminarium är inplanerat i maj månad. Stöd och förankring i teoribildning Högskolans i Gävle kvalitetsutvecklingsprogram tar stöd i tankegångar och teorier som formulerats inom området. Bergman och Klefsjö [2] menar att man med ledningens engagemang för kvalitet som grund kan bygga upp ett framgångsrikt arbete med kvalitetsutveckling. Viktiga baselement och hörnstenar i detta arbete är: att sätta kunderna (studenter, samhälle, industri) i centrum att basera beslut på fakta att arbeta med processer att arbeta för ständig kvalitetsförbättring att låta alla vara delaktiga I högskolans kvalitetsutvecklingsprogram relateras de flesta övergripande mål direkt eller indirekt till studenterna som kunder. Studentmedverkan är dessutom ett av fyra prioriterade områden. Även de prioriterade områdena lärande och forskningskultur berör i hög grad studenterna, medan området omvärldskontakter främst berör samhälle och industri. Studenterna ställer krav på en god, intressant och relevant utbildning medan samhället och industrin ställer krav på ökad effektivitet med bibehållen kvalitet. Effektiviteten kan beskrivas som minskade studentavhopp och minskad genomströmningstid. Att basera beslut på fakta är i kvalitetsutvecklingsprogrammet liktydigt med att följa upp kvalitetsarbetet, att genomföra studentbarometrar och att utvärdera resultat. Genom att ledningsgruppen ansvarar för utvärdering finns organisatoriska förutsättningar för att beslutade förändringar får genomslag. Kvalitetsutvecklingsprogrammet är till sin grund processinriktat. I processen ingår målformulering, handlingsplaner, genomförande, uppföljning och förändring som en ständigt pågående aktivitetskedja. Därigenom ges förutsättningar för en ständig kvalitetsförbättring. Allas delaktighet berör både process och innehåll i kvalitetsutvecklingsprogrammet. Programmet medger frihet för institutioner, enheter och nämnder att själva formulera mål och bedriva kvalitetsarbetet efter egna förutsättningar och behov. I den processen är det viktigt att alla deltar aktivt. Vikten av en offensiv kvalitetsutveckling betonas i Demings [3] 14 punkter, här fritt översatta av Bergman och Klefsjö [2]: skapa ett klimat för långsiktiga beslut och ständig förbättring övergå till det nya kvalitetstänkandet sluta försöka kontrollera in kvalitet minska antalet leverantörer och värdera dem inte enbart efter pris förbättra ständigt varje process ge alla möjlighet att utvecklas i sitt arbete betona ledarskap fördriv rädslan riv ner barriärerna mellan avdelningarna sluta med slogans. Vidta åtgärder istället avskaffa ackord ta bort hindren för yrkesstolthet uppmuntra till utbildning och vidareutveckling vidta åtgärder för att få igång förändringsprocessen

4 Malmö mars Några punkter måste givetvis anpassas till universitetsvärldens terminologi och förhållanden. Det nya kvalitetstänkandet innebär i högskolans program att kvalitetsarbetet så långt som möjligt baseras på allas delaktighet - i stället för att fokusera på vad ledningen kan göra för att utveckla kvaliteten bör vi ställa oss frågan: Vad kan vi göra? Ledarskapet betonas genom att högskolans ledningsgrupp är ansvarig kvalitetsgrupp. Ett viktigt instrument är utvärdering av kvalitetsarbetet. Genom övergripande målformuleringar kan ledningsgruppen styra inriktningen av arbetet med att utveckla högskolans kvalitet utan att detaljstyra. Genom att högskolans kvalitetsutvecklingsprogram formulerats som ett ramverk med övergripande mål ges varje arbetsenhet frihet att själva tillsammans planera och utveckla sitt kvalitetsarbete. Programmet är också tänkt att skapa en förståelse för att hela organisationen har viktiga roller att fylla i det dagliga kvalitetsarbetet. Referenser [1] Nilsson, K-A, 2002: Om enkelhet och nytta. En studie av metodiken för ämnes- och programutvärderingar, Utvärderingsenheten, Lunds universitet [2] Bergman, B, Klefsjö, B, 1995: Kvalitet från behov till användning, 2:a upplagan, Studentlitteratur, Lund [3] Deming, W E, 1986: Out of the Crisis, Cambridge University press, Cambridge, Massachusetts [4] Imai, M, 1986: Kaizen. Att med kontinuerliga, stegvisa förbättringar höja produktiviteten och öka konkurrenskraften, upplaga 1:3, Konsultförlaget AB, Uppsala [5] Grönroos, C, 2002: Service Management och marknadsföring - en CRM-ansats, Liber Ekonomi Imai [4] för fram synsättet att med kontinuerliga, stegvisa förbättringar höja produktiviteten och öka konkurrenskraften. Kaizen betyder ungefär förändra till det bättre. Innebörden är att alla inblandade skall bidra till förbättring av de olika processerna i företaget eller i organisationen genom att arbeta med ständiga för bättringar. Det är de små, men ständigt återkommande förbättringarna som ger effekt på lång sikt. Högskolans kvalitetsutvecklingsprogram ger frihet till institutioner, enheter och nämnder - dvs till dem som producerar utbildning och övriga tjänsterna - att själv avgöra hur arbetet kan förändras till det bättre. Tanken är att därigenom skapa ett klimat av engagemang i det dagliga arbetet och en vilja till ständig förbättring. Detta stöds även av Grönroos [5], som lyfter fram ett antal principer för kvalitet i tjänsteproduktion; en av dessa principer handlar om befogenhet att fatta beslut och att besluten måste decentraliseras så nära kundkontakterna (studenterna) som möjligt.

5 Malmö mars