Region Skåne. Revisionskontoret. Granskningsprojekt. Följsamhet till Region Skånes resepolicy. Revisionsrapport

Transkript

1 Granskningsprojekt Följsamhet till s resepolicy Revisionsrapport KPMG AB Olof Eriksson Eric Rydén KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative

2 Innehåll Sammanfattning 1 1. Uppdraget Bakgrund, uppdrag och syfte Revisionskriterier och frågor Avgränsningar Metod och genomförande 4 2. s miljömål 4 3. Resepolicy 5 4. Avtal Via Travel och forum för resefrågor Avtalet Forum för resefrågor 7 5. LOCA-utredning 7 6. Enkät 9 7. Revisionsfrågor Följsamhet till resepolicy Iakttagelser Slutsatser och bedömningar Avtal med resebyrå Iakttagelser Slutsatser och bedömningar Dokumentation och hantering av reseräkningar Iakttagelser Slutsatser och bedömningar 24 Bilagor: 1 Enkätformulär

3 Sammanfattning ska verka för att de nationella och regionala klimatmålen uppnås. ska bli hundra procent fritt från fossila bränslen Som ett led i bland annat miljöarbetet finns en antagen resepolicy för regionen. Regionstyrelsen fastställde 2008 Riktlinjer för möten och resor som senare kompletterades med anvisningar vid resor. Riktlinjer med anvisningar ersatte den tidigare resepolicyn från Dessa Riktlinjer för Möten och Resor i är normgivande inom hela och ska i linje med antaget Miljöprogram bidra till att minska miljöbelastningen, öka trafiksäkerheten och sänka kostnaderna. Uppdraget har varit att med utgångspunkt från bakgrundsinformationen ge revisorerna ett underlag för att bedöma om följsamheten till s resepolicy fungerar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt utifrån fattade beslut. Det kan konstateras att i regionens budget 2012 och verksamhetsplan finns angivet att kontrollen av den interna resepolicyn ska skärpas. Granskningen har förutom det regionövergripande perspektivet omfattat de fyra akutsjukhusen, Regionstyrelsen, Koncernkontoret, Näringsliv Skåne, Regionala Tillväxtnämnden, Kollektivtrafiknämnden och Fastighets- och Servicenämnden. Vidare har granskningen även innefattat Malmö Opera och Musikteater AB, Skånes Dansteater AB och Business AB med tillhörande dotterbolag. Granskningen har haft sikte på såväl politiker som tjänstemän. Uppdraget har genomförts genom dokumentstudier, ett 40-tal intervjuer, stickprov och enkät. I kapitel 2-4 redovisar vi kortfattat bakgrundsdokument som miljöprogram, resepolicy och avtal om resebyråtjänster. Kapitel 5-6 innehåller beskrivning av genomförd utredning om resvanor inom regionen och en sammanfattning av enkätundersökningen. De olika revisionsfrågorna besvaras i kapitel 7. Sammantaget bedömer vi trots identifierade förbättringsområden att gällande resepolicy i allt väsentligt fungerar ändamålsenligt och effektivt som styrande dokument för möten och resor i. Följsamheten till policyn i den praktiska verksamheten är relativt låg i mera formell mening. Det finns stor potential till ökad följsamhet men för att framgångsrikt uppnå detta krävs sannolikt förtydligande och uppgradering av vissa skrivningar. För att säkerställa god intern kontroll och en önskvärd hantering av resekostnader är det av stor vikt att övergripande policy, riktlinjer och övrig vägledning är formaliserade på ett tydligt sätt och kända i organisationen. Mot bakgrund av våra iakttagelser och bedömningar vill vi sammantaget rekommendera följande: Resepolicyn behöver förtydligas, anpassas och uppgraderas för att accentuera dess verkningsgrad som styrande dokument. Förändringar av resepolicyn behöver ske för att skapa förutsättningar för att uppnå fastställda miljömål med avseende på fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet. 1

4 Former för systematisk och kontinuerlig uppföljning och utvärdering av tjänsteresor bör utvecklas och krav på genomförande bör utformas. Specifik uppföljning och fortlöpande analys bör prioriteras av resandet främst avseende resandet med egen bil i tjänsten och flygresor. Behov föreligger att utveckla informationen om resepolicy/riktlinjer/anvisningar generellt i organisationen för ökad kunskap om och legitimitet för styrdokumentet. Klargörande bör ske snarast avseende krav på bolagens följsamhet till resepolicy och nödvändiga beslut bör fattas. Bolagens självklara tillgång till regionens intranät och reseportal bör snarats effektueras. LOCA-utredningen 1 bör bli föremål för en seriös analys och utnyttjas för kommande förslag till ytterligare åtgärder för det offensiva miljöarbetet inkl resvanor inom Region Skåne. Initiativ bör ske för utveckling av avtalet om resebyråtjänster i syfte att ytterligare förbättra en redan hög avtalstrohet och leverantörens förutsättningar att reducera kostnader. För att uppnå kostnadsreducerande effekter samt måluppfyllelse avseende fossilbränslefria persontransporter krävs kraftfulla åtgärder och attitydförändringar för att minska resandet i tjänsten inom. Resor med egen bil i tjänsten måste reduceras samtidigt som resepolicyn tillämpas fullt ut. Dessutom måste utnyttjandet av resfria mötesformer avsevärt utvecklas. Satsningar på ökad användning av kollektivtrafik och bilpooler bör accelerera. 1 Trivector AB, LOCA kartläggning, analys, samt mål och åtgärder för tjänsteresande och arbetspendling (Rapport 2011:97) 2

5 1. Uppdraget 1.1 Bakgrund, uppdrag och syfte s verksamheter finns representerade i hela Skåne. Detta innebär för många medarbetare ett antal resor utanför den egna arbetsplatsen. s antagna resepolicy ska bidra till att minska miljöbelastningen, öka trafiksäkerheten och sänka kostnaderna. Revisionen har beslutat att uppmärksamma följsamheten till s resepolicy och genomföra en granskning inom detta område under Uppdraget avser att, med utgångspunkt från ovan nämnda bakgrund och de av revisionskontoret fastställda revisionsfrågorna, ge revisorerna ett underlag för att bedöma om följsamheten till resepolicyn fungerar på ett ändamålsenligt och effektivt sätt utifrån fattade beslut. Resornas syfte, dokumentation och effekter ska utgöra en viktig del av granskningen. Granskningen ska vidare utgå från ett demokrati- och förtroendeperspektiv. I s resepolicy framgår att resor i tjänsten ska planeras och genomföras så att de är kostnadseffektiva, sker på ett miljöanpassat sätt, skapar förutsättningar för ett säkert resande samt sker på ett ansvarsfullt sätt. 1.2 Revisionskriterier och frågor De revisionskriterier som bildar underlag för analyser, slutsatser och bedömningar utgörs i denna granskning i första hand av regionens policy, anvisningar, avtal och riktlinjer avseende tjänsteresor. De konkreta delfrågorna i projektet är enligt uppdragshandling följande: 1. Hur är följsamheten till s resepolicy? 2. Ger s nya avtal med upphandlad resebyrå det resultat som förväntas och är önskvärt utifrån s beslut och hur sker utvärderingsarbetet? 3. Sker dokumentation av medarbetarnas reseräkningar enligt gällande lagar och regler? 4. Förekommer det felaktiga utbetalningar? 5. Hur hanteras eventuella brister? 1.3 Avgränsningar Granskningen omfattar, förutom det regionövergripande perspektivet, de fyra akutsjukhusen, Regionstyrelsen, Koncernkontoret, Näringsliv Skåne, Regionala Tillväxtnämnden, Kollektivtrafiknämnden och Fastighets- och servicenämnden. Vidare ingår i granskningen även Malmö Opera och Musikteater AB och Skånes Dansteater AB samt Business AB med tillhörande dotterbolag. Granskningen tar sikte på såväl politiker som tjänstemän. Malmö Opera- och Musikteater AB (nedan benämnd Operan) och Skånes Dansteater AB (nedan benämnd Dansteatern) ägs till 90 % av regionen och till 10 % av Malmö stad. Koncernen Busi- 3

6 ness med sina fyra dotterbolag (nedan benämnd BRS) ägs till 85 % av regionen och till 15 % av Kommunförbundet Skåne. 1.4 Metod och genomförande Arbetet har genomförts i nära samverkan med revisionskontoret bland annat via avstämningsmöten. Vi har genomfört studier och analys av dokument samt ett 40-tal intervjuer. Genom stickprov har vi bl.a. analyserat hur dokumentationen av reseräkningar genomförs. Vi har vidare kompletterat granskningen med en enkät för att få ett bredare underlag för hur hanteringen av resepolicyn sker och för att få in synpunkter på hur den upplevs av de som har ansvaret för att den tillämpas på ett adekvat sätt. Målgruppen för enkäten var chefer med personalansvar i de förvaltningar och bolag som granskningen omfattar. Kontaktperson från revisionskollegiet har varit Hans Johansson och projektledare från revisionskontoret har varit Helena Olsson. Arbetet med granskningen har bedrivits under mars-april. Projektet har genomförts av KPMG med seniorkonsult Eric Rydén och konsult Olof Eriksson i teamet. De är tillika båda certifierade kommunala revisorer enligt Skyrevs regler. 2. s miljömål I Strategiskt program för Skånes klimatarbete sägs bland annat att ska arbeta för att gemensamma satsningar görs för åtgärder inom beteendeförändring och för effektivt utnyttjande av infrastruktur etc. Här nämns exempel på åtgärder som information till olika målgrupper, utveckling av resplaner och resepolicy, åtgärder som ökar antalet bilpooler och underlättar möjligheten till samåkning, åtgärder som underlättar ersättningsalternativ till resor t.ex. distansarbete, telefon- och videokonferenser samt information om och utbildning i sparsam körning. Utifrån tidigare miljöprogram, fastställd bränslestrategi för övergång till förnybar energi 2020 och ovan nämnda strategiska program för Skånes klimatarbete antog Regionfullmäktige i november 2009 Miljöprogram för en offensiv satsning på framtiden. Utgångspunkterna är att ett effektivt miljöarbete bidrar till att skapa tillväxt, attraktionskraft, bärkraft och balans i regionen. De övergripande miljömålen i miljöprogrammet är följande: 1. Fossilbränslefri, klimatneutral och klimatanpassad verksamhet 2. Hälsosam miljö 3. Hållbar resursanvändning 4. Stark miljöprofil En successiv ökning skall ske av andelen transporter som sker med förnybara bränslen. Målet är att 100 % av alla transporter 2020 sker fossilbränslefritt. Skrivningen i miljöprogrammet lyder: Samtliga fordon som ägs, hyrs eller används i s verksamheter drivs på fossilbränslefria drivmedel. Kvarvarande klimatpåverkande utsläpp som inte har reducerats med egna åtgärder ska klimatkompenseras. Målet är att välja kollektivtrafik och miljöfordon och genom användning av ny teknik och ändrat beteende minska medarbetarnas resande generellt. 4

7 Det konstateras att s verksamheter har betydande miljöpåverkan och att dessa ska bidra till ett hållbart samhälle genom konstruktiva lösningar för en ren miljö och genom att bedriva en klimatneutral, fossilbränslefri och klimatanpassad verksamhet. Miljöprogrammet syftar till att stärka och utveckla regionens interna miljöarbete. Det sägs att alla medarbetare ska kunna medverka till god miljö, bättre hälsa och hållbar utveckling. Miljöprogrammet omfattar och vänder sig till samtliga egna och av finansierade verksamheter, vilket innebär att dessa tar ansvar för sin miljöpåverkan och bidrar till att miljöpolicy och miljömål uppnås. Tyngdpunkten för Miljöprogram för ligger på ett fortsatt effektivt och kraftfullt miljöarbete, minskad klimatpåverkan och klimatanpassad verksamhet. Programmet är en vision om att ska bidra till ett livskraftigt Skåne där alla ska kunna leva ett gott liv i en god miljö. Vi kan konstatera att miljöprogrammet för utgör en offensiv och ambitiös strävan mot en fossilfri framtid. I detta arbete ingår resepolicyn som en viktig ingrediens. I nästa avsnitt gör vi en kort sammanfattning av gällande regelverk och inriktning för möten och resor i regionen. 3. Resepolicy Regionens resepolicy Riktlinjer för Möten och Resor i syftar till att i linje med antaget Miljöprogram bidra till att minska miljöbelastningen, öka trafiksäkerheten och sänka kostnaderna. Riktlinjerna ska vara normgivande inom hela och fastställdes av Regionstyrelsen ( 318). Tillhörande anvisningar vid resor är sedan fastställda av Regiondirektören Viss revidering av resepolicyn ägde rum i maj 2010 med anledning av ingånget avtal med ny leverantör av resebyråtjänster till regionen. Riktlinjerna för möten och resor innehåller tre delar, nämligen avsnitt om riktlinjer för möten, riktlinjer för resor och anvisningar vid resor. När det gäller mötesformer sägs att syftet är att öka användningen av distansmöten dvs. telefonoch videomöten. Vid planering ska alltid övervägas om mötet kan ske på distans och ansvaret för val av mötesform ligger primärt hos den som kallar till ett möte. Faktorer som ska beaktas är därvid åtgång av arbetstid, mötets karaktär, reskostnader, kostnader för informations- och kommunikationstjänster samt miljöpåverkan. Resepolicyn anger i riktlinjer och anvisningar styrande principer för de resor som görs i tjänsten av regionens anställda och förtroendevalda och som betalas av regionen. Enligt resepolicyn ska resor i tjänsten planeras och genomföras så att de är kostnadseffektiva sker på ett miljöanpassat sätt skapar förutsättningar för ett säkert resande att resandet sker på ett ansvarsfullt sätt 5

8 Ansvaret för att policyn efterlevs åligger varje chef. Det innebär att chefen ska säkerställa att alla medarbetare känner till policyn med tillhörande riktlinjer, att alla medarbetare har kunskaper om miljöanpassat och säkert resande och att följa upp medarbetares resor i tjänsten. Alla medarbetare ska planera sina resor så att var och en genom sitt agerande bidrar till ett kostnadseffektivt, miljöanpassat och säkert resande. Nyttan för verksamheten ska vara vägledande. Det förutsätter att resor planeras med god framförhållning samt att bokning av resor sker i överensstämmelse med fastställda riktlinjer och hos vald leverantör. Kollektiva transporter med tåg och buss ska vara förstahandsalternativ och transporter med personbil andrahandsalternativ. Elektronisk biljett/biljettlöst resande ska eftersträvas. Flygresor får nyttjas om en sammanlagd tidsvinst om minst två timmar kan göras i jämförelse med annat färdsätt. Riktlinjerna anger bland annat att för beslut om tjänsteresa gäller: Alla resor som görs i tjänsten ska vara kända och godkända av resenärens närmaste chef enligt gällande beslutsordning. Vid resor med bil ska i första hand tjänstebilar eller hyrbilar från egna bilpooler nyttjas. I andra hand kan privat bil användas efter särskilt godkännande av närmaste chef. Samåkning ska ske i största möjliga utsträckning. ska minska användningen av privata bilar i tjänsten. Lokala initiativ ska tas för att stödja detta övergripande mål. När resan avslutats ska reseräkning upprättas månadsvis. Samtliga kvitton ska bifogas reseräkningen och utbetalning sker sedan via lönesystemet. 4. Avtal Via Travel och forum för resefrågor 4.1 Avtalet Avtalet mellan och Via Travel AB gäller under perioden med förlängningsklausul längst tom sista maj Via Travel ska enligt avtalet tillhandahålla fullständig affärsmässig service som s.k. total reseleverantör. Dessutom ska företaget vara konsulterande partner i resefrågor samt fullfölja av regionen anvisad totalsänkning av resekostnaderna. Vidare sägs att Via Travel ska medverka till att målen i regionens miljöprogram uppnås. Avtalet omfattar bokning av följande tjänster: flyg, tåg, hotell/övernattning, kurs och konferensanläggningar, hyrbilar, anslutningstransport och färja. Leverantören är skyldig att leverera i enlighet med beställarens verkliga behov, oaktat om detta över- eller underskrider i avtalet angiven kvantitet. Vidare stipuleras i avtalet hur uppföljningen ska gå till. Här ingår bl.a. tertialrapporter och uppföljningsmöten som ska innehålla avstämningar av det aktuella läget, genomgång av metoder, uppdateringar/förändringar samt uppföljning av kvalitet mm. I avtalet finns också krav angivet på statistikrapporteringar från leverantörens sida. Vidare ingår i avtalet regler för anlitande av underleverantörer. 6

9 4.2 Forum för resefrågor För hanteringen av avtalet med Via Travel och den uppföljning som avtalet anger finns en särskild grupp inrättad kallad TM-gruppen (Travel Management gruppen). Gruppen har det övergripande ansvaret och arbetar med avtalsfrågor, uppföljning, utveckling och omvärldsbevakning inom området. TM-gruppen har fem representanter från Regionservice (sammankallande), Koncerninköp, Koncernkontoret samt Primärvården. Till sin hjälp har TM-gruppen en referensgrupp bestående av, förutom representanter från TMgruppen, representanter från verksamheten. Gruppen arbeta med dialoger kring utveckling och förändringar i avtalen. Enligt vår information ska den omfatta ca tre representanter från olika förvaltningar. Referensgruppen ersätter den tidigare uppföljningsgruppen. Därutöver finns i många förvaltningar resebeställare. I reseportalen finns en förteckning som omfattar 23 resebeställare från olika förvaltningar och bolag. Inom förvaltningarna finns i många fall ytterligare resebeställare på enhetsnivå/motsvarande. Vissa förvaltningar har valt att inte arbeta med resebeställare utan i dessa förvaltningar ska varje medarbetare själv boka sina resor. Det gäller t ex CSK i Kristianstad och Ängelholms sjukhus liksom Trelleborgs lasarett. Av Riktlinjer för Möten och Resor i framgår att resebeställning kan ske av resebeställare om sådan finnes vid förvaltningen. Det är således upp till varje förvaltning att själv bestämma hur detta ska gå till under förutsättning att beställningarna hamnar hos Via Travel på det sätt som i övrigt anvisas. Resebeställarna bokar resor och utgör stöd i övrigt för resebeställningar samt informerar verksamheten. Enligt reseportalen träffas de en till två gånger per år eller efter behov tillsammans med TM-gruppen. Av våra intervjuer framgår att aktiviteten under en period varit relativt låg när det gäller de möten som är sagt ska äga rum. En förklaring är att det varit personbyten i TM-gruppen, men efter det har nyligen (19 april) ett möte ägt rum med reseinformation m.fl. programpunkter. 5. LOCA-utredning Under förra året genomförde företaget Trivector Traffic AB en s.k. LOCA-utredning (LOw Carbon Access for added value). Metoden kartlägger på ett systematiskt sätt resor och transporter, föreslår mål och konkreta kostnadseffektiva åtgärder som styr mot mer klimatsmarta resor och transporter. Rapporten levererades i januari 2012 och var beställd av Miljöledningsenheten och finansierades med stöd från Trafikverket. Utredningen behandlade s anställda och deras arbetspendling och deras tjänsteresande. Underlaget byggde på uppgifter från regionens egna administrativa system och resvaneundersökningar som omfattade sammantaget drygt anställda. De anställda reste ca 12,5 miljoner mil per år till och från arbetet. Bil stod för drygt 40 % av arbetsresorna. 7

10 Tjänsteresorna beräknades omfatta drygt 5 miljoner mil per år vilket motsvarade en kostnad om nästan 110 miljoner kr årligen. Per anställd betydde detta ca 170 mil per år i tjänsten. Ca en tredjedel av persontrafikarbetet ägde rum med bil. ska vara fossilfritt år Samtliga fordon som ägs och/eller används i tjänsten ska 2020 drivas förnyelsebart. LOCA-utredningen visade bl.a. att de anställda i de studerade förvaltningarna körde ca mil med privatbil i tjänsten Sett till mil per anställd var det Kultur Skåne, Koncernkontoret, Näringsliv Skåne och Regionservice som reste mest med privatbilar i tjänsten. Kostnaden för tjänsteresor med egen bil beräknades uppgå till drygt 23 mkr per år. Motsvarande för s.k. förmånsbilar (2010 fanns 81 sådana bilar i drift i regionen, varav 58 finns vid Koncernkontoret inkl 14 bilar som kördes av de politiskt tillsatta regionråden) uppgick till knappt 7 mkr. Samtliga förmånsbilar körde drygt mil i tjänsten, vilket motsvarade drygt 860 mil per bil i snitt Under 2010 fanns 138 poolbilar fördelade på nio orter inom Skånetransport. Vid hög belastning kompletterades dessa bilar via avtal med extern biluthyrare. Kartläggningen visade att bilpoolen utnyttjades med totalt mil. Den totala kostnaden för poolbilarna uppgick till ca 10,4 mkr. På de olika förvaltningarna fanns ca 425 s.k. verksamhetsbundna bilar. Totalt körde dessa bilar drygt mil under Majoriteten av dessa bilar återfanns inom SUS, Habilitering & Hjälpmedel, Primärvården, Psykiatrin och inom Regionservice. Totalkostnaden för verksamhetsbundna bilar beräknades till ca 19,4 mkr. Kostnaden för taxiresor uppgick till drygt 5,2 mkr under 2010 medan kostnaden totalt för flygresor uppgick till nästan 23 mkr. Av kostnaden stod inrikesflygningarna för ca 60 %. Flygresorna mellan Skåne och Stockholm dominerade kraftigt (ca 83 % av alla flygresor). Avtalstroheten för flygresor bedömdes till 87 % för 2010 om man såg till andelen av kostnaden som fakturerades via Via Travel. Kostnaden för långväga tågresor uppgick samtidigt till nästan 18,5 mkr och avtalstroheten låg på ca 48 %. Ungefär var fjärde resa gick till Stockholm. Förvaltningarnas utlägg för kollektivtrafik (kortväga resor med buss och tåg) uppgick dessutom till ca 3,9 mkr Med utgångspunkt från gällande mål och kartläggning i LOCA föreslog utredningen detaljerade mål för s tjänsteresande. Vi redovisar mål för minskningar i tablån nedan: Tabell Mål i LOCA-utredningen minskning av Mål/År Kostnad i % Resande i % Koldioxidutsläpp i % LOCA-utredningen avslutades med en beskrivning av åtgärdsförslag för såväl tjänsteresor som för arbetsresor/arbetspendling. För tjänsteresor fanns bland annat förslag om inrättande av mobilitetssamordnare, kampanjer för miljöanpassat tjänsteresande, systematisk implementering av 8

11 Riktlinjer för möten och resor/resepolicy, satsning för ny teknik för resfria mötes- och konferensformer, översyn av reseersättningssystemet, åtgärder för att ersätta flyg med tåg främst avseende sträckan Skåne-Stockholm, olika åtgärder för att optimera bilanvändningen innebärande utökad användning av bilpoolen och minskad körning med privata bilar i tjänsten, successivt utbyte till miljöbilar, ökad samåkning och ökat kollektivresande mm. 6. Enkät För att få en bredare bild av hur processen med tillämpning av resepolicyn går till, har vi skickat ut en webenkät till ett större antal chefer med personalansvar och attestansvar för resor i de förvaltningar granskningen omfattar. Enkäten har besvarats av 338 chefer vilket innebär en svarsfrekvens om närmare 75 % 2. I enkätens öppna svar har vi fått väldigt många kommentarer vilket är positivt och vi tolkar det som ett stort intresse för området. Enkätformuläret återfinns som bilaga 1. Av de som svarat på enkäten kommer tre av fyra från hälso- och sjukvårdsförvaltningar (de fyra akutsjukhusen) medan resterande finns i central förvaltning (Koncernkontoret), serviceförvaltning (Regionservice) och i andra funktioner (bolag, Näringsliv Skåne och Skånetrafiken). De flesta har direkt underställda medarbetare i intervallet personer (ca 65 %). Resten har färre än 10 (19 %) eller fler än 50 (16 %). I det följande redogör vi kortfattat för enkäten och resultatet av densamma. En viktig fråga som vi velat få belyst är frågan om man regelmässigt prövar om möte med deltagare från olika arbetsplatser kan genomföras som distansmöten. Nedanstående diagram visar att en stor andel (%) av de som svarat inte prövar detta regelmässigt. Här finns en viss skillnad beroende på var man finns i organisationen. De som tillhör Central förvaltning och gruppen Andra, mest bolagen, anger i högre utsträckning än de som tillhör akutsjukhusen och serviceförvaltning att man prövar om möten kan genomföras som distansmöten. 2 Efter att 5 felaktiga mejladresser, en pensionering, 5 ej längre chefer och 4 ej chefer räknats bort. Därutöver finns autosvar som anger föräldraledighet eller att man inte är inne. 9

12 En följdfråga till den nyss nämnda frågan handlar om vilka skäl och motiv som finns för att inte genomföra telefon- och videomöten. Vi har fått en stor mängd svar och ett försök att gruppera dessa skulle kunna se ut som följer: - Vissa ärenden är känsliga och lämpar sig inte för video t. ex. personalärenden - Det finns en fysisk närhet mellan arbetsplatserna - Systemen fungerar inte och IT-stöd upplevs otillräckligt/saknas - Tekniken/utrustningen saknas - I vissa möten krävs utrustning för utbildning/övning etc - Några använder gärna men det finns ovilja från andra mötesdeltagare - Ovana och okunskap - Det personliga mötet upplevs som viktigt - Gruppen för mötet är för stor - Behovet av möten är lågt/sällan förekommande En fråga avser användningen av resebeställare. Enligt hälften av respondenterna anlitas resebeställare och enligt 13 % så beställer varje medarbetare själv medan 37 % anger att båda alternativen används. Här skiljer det sig mellan de olika grupperingarna på så sätt att de som tillhör central förvaltning och de som angett Annan, dvs. de flesta i bolagen, använder till mer än 50 % resebeställare när det alternativt går att själv beställa direkt eller via reseportalen. I de kommentarer vi fått anges att resebeställare främst används vid längre resor och vid kurs/konferens. Andra kommentarer pekar på att resa med Jojo-kort är frekvent och då sker ingen beställning. En fråga som handlar om det finns en praxis/generellt godkännande i förväg för korta/regionala resor, t ex med Jojo-kort. Drygt hälften svarar Ja och resten Nej. Vår tolkning av lämnade kommentarer är att det finns många varianter beroende på vad karaktären på resan handlar om, men att man kommer överens om vad som ska gälla för ett godkännande av aktuell resa. Vi har också frågat om resebeställningar sker vid sidan om avtalad resebyrå. Procentfördelningen för svarsalternativen redovisas i diagrammet nedan. 10

13 Vid en jämförelse mellan våra grupper så framgår det att de som svarat från central förvaltning anger att inte några beställningar sker vid sidan om avtalad resebyrå, medan de som mest tillhör bolagen anger att det sker i en tredjedel av fallen medan resten anger det till lägre siffror. När svaret är Ja och det således förekommer, anger flera att externa kurser ofta har förbokade hotellrum som då inte bokas särskilt. Det blir billigare svarar flera respondenter. En annan fråga gäller hur Riktlinjer för Möten och Resor i har kommunicerats till medarbetarna. Det visar sig att knappt en fjärdedel anger att det inte har kommunicerats särskilt medan det råder en jämn fördelning mellan svarsalternativen Utskick till medarbetarna, Hänvisning till reseportalen samt Särskild genomgång. Det fanns också alternativet Introduktion vid nyanställning som inte angetts lika frekvent. Av de många kommentarerna framgår dock att flera alternativ är tillämpade. Frekvent är information vid arbetsplatsträff etc. Vi har också efterfrågat vilka riktade åtgärder i övrigt har respondenterna vidtagit eller avser man vidta för efterlevnaden av riktlinjerna för resandet. Vi har fått kommentarer från nästan alla som besvarat enkäten. Svaren varierar men kommunikation kring resandet med medarbetarna är ett genomgående inslag. Av svaren framgår också att graden av resande varierar stort och kommunikationen kring resandet ser därmed också olika ut. En fråga gäller om förvaltningen/enheten har en lokal skriftlig tillämpning av Riktlinjer för Möten och Resor i. Hälften svarar Ja och hälften svarar Nej. Vidare har vi frågat om det i förvaltningen finns en medveten styrning mot kollektiva färdmedel. Nästan 80 % svarar att det är fallet. På frågan om hur det går till finns ofta en hänvisning till att JoJo-kort finns för lån och ska användas samt att man muntligt talar om detta. Flera tar upp att detta ingår i miljömål och miljöledningssystem. På frågan om man har praktisk tillgång till bilpool vid enheten/verksamheten svarar tre av fyra att man har detta. Här skiljer det sig mellan våra grupperingar så att de som svarat från central förvaltning anger till 100 % och serviceförvaltningarna till 94 % medan resterande ligger mellan % i svaren. En följdfråga är om den är ändamålsenligt inrättad och det svarar de allra flesta (82 %). Betraktar man inte den som ändamålsenlig så finns kommentarer som handlar om att det är svårt att tanka gas, det bör vara möjligt att hyra bil enkel sträcka, bilpoolen ligger för långt från verksamheten och den är för dyr. Privat bil används vid tjänsteresor en del enligt de samlade enkätsvaren och svaren fördelar sig i procent enligt nedanstående tabell. 11

14 Det är totalt sett färre som använder privat bil frekvent, men det finns också de som använder privat bil ofta. På frågan om vilka initiativ som tagits för att minska användningen av privata bilar vid tjänsteresor har många (35 svarande) pekat på användning och tillgång till Jojo-kort. Det synes som denna lösning fått en stor spridning i förvaltningarna. Uppmaning till kollektiv åkning och hänvisning till bilpoolen och miljönpolicyn är andra svar men det finns också begränsningar som tas upp vilket handlar om geografin när alternativ saknas. Vi har också frågat om det genomförs en systematisk uppföljning och utvärdering av tjänsteresor i verksamheten. Svaren fördelar sig så att 15 % svarar Ja, 52 % svarar Nej och 32 % svarar Vet ej. De som svarat Ja redovisar olika svar på hur uppföljningen sker/genom vilka aktiviteter. Följande exempel illustrerar bilden. - Alla resor beviljas och följs upp av mig som chef - Redovisas varje månad - Teammöte, kostnadsanalys med ekonomiansvarig koordinator - Miljöstrategen sammanställer och redovisar - Vi mäter hur vi använder bilpoolen och jämför år från år - Resejournal, intern kontroll - I samband med medarbetarsamtal Enkäten avslutas med den öppna frågan om vilka brister/förbättringsområden som kan iakttas när det gäller följsamheten till resepolicyn. Vi har fått många svar på frågan och många anser att resepolicyn och följsamheten fungerar väl. Ett antal tar upp följande aspekter: Det behövs fler goda exempel, det tar annars tid att man ändrar beteende, alla bör följa policyn. Ett annat citat lyder: Framförallt politiker och högre tjänstemän förefaller sätta sig över alla resepolicybeslut och förfogar över tjänstebilar och använder bilar utan att nyttja pooler eller kollektiva lösningar. Detta undergräver förutsättningarna för övriga kategorier att känna lojalitet och vara följsamma till beslutade riktlinjer. I en annan kommentar påpekas att förutsättningarna är olika beroende på var i regionen man finns, närhet till allmänna kommunikationer, bilpool osv, vilket egentligen inte är en brist i policyn men ett reellt faktum. Några kommenterar resebeställarfunktionen: Större följsamhet till användandet av resebeställare respektive Stark försämring att vår resebeställarfunktion dragits in. Kunskapen om resepolicyn och regler är också ett förbättringsområde enligt en del svar: Ökad uppföljning och ökad kunskap om resepolicyn respektive Både medarbetarna och cheferna i förvaltningen har dålig kunskap i resepolicyn och övriga regler. 12

15 7. Revisionsfrågor 7.1 Följsamhet till resepolicy Iakttagelser I LOCA-utredningen redovisas personalens syn på Riktlinjer för Möten och Resor. Drygt var tionde anställd anser att riktlinjerna i liten grad eller inte alls utgör ett bra stöd. Nästan 4 av 10 bland personalen känner inte till riktlinjerna. Samtidigt anger nästan en tredjedel att de aldrig reser i tjänsten och därmed inte berörs av riktlinjerna. Våra intervjuer bland verksamhetsföreträdarna bekräftar bilden från resvaneutredningen, dvs. att kännedomen och kunskapen om resepolicyn varierar stort i organisationen. Den allmänna uppfattningen synes vara att absolut flertalet medarbetare ändå känner till reglerna för resor i tjänsten. Kunskaperna tenderar naturligt att öka ju frekventare resenär personen ifråga är. I flera förvaltningar har olika utbildningsinsatser genomförts. Bland resebeställarna är kunskaperna väl utvecklade. Enligt vår enkät har resepolicyn kommunicerats på flera olika sätt, även om drygt var femte respondent/chef anger att dokumentet inte kommunicerats på något särskilt sätt. Informationsmetoderna har bl.a. varit särskilda utskick till medarbetare, information vid lednings- och avdelningsmöten liksom vid APT (arbetsplatsträffar), hänvisning till Reseportalen, specifika riktlinjer från ledningsnivån, information vid introduktionsträffar med nyanställda, framtagande av förvaltningsspecifik resepolicy/anvisningar för resor, information via egen hemsida och sjukhusets intranät etc. Hälften av förvaltningarna uppges ha utarbetade lokala tillämpningsanvisningar av resepolicyn. Flera av våra intervjupersoner hävdar att resepolicyn behöver bli föremål för revidering med tanke på vissa otydligheter i skrivningen och kraven på anpassning till förändringar av förutsättningar vilket ger utrymme för olika tolkningar. Samtidigt framförs uppfattningar att problemet inte är resepolicyn i sig utan snarare att få chefer/anställda att faktiskt följa densamma. När det gäller påpekade otydligheter i resepolicyn nämns bl.a. skrivningen om att alla beställningar ska göras med avtalad resebyrå, att alla tjänsteresor ska godkännas av närmaste chef, att användande av egen bil vid tjänsteresa ska särskilt godkännas av närmaste chef, olika tolkningar om resepolicyn avseende lokala resor, regionala resor inom regionen, resor inom landet företrädesvis t.o.r. Stockholm, utnyttjande av Jojo-kort mm. Enligt policyn ansvarar respektive chef för att riktlinjerna och anvisningarna efterlevs av medarbetarna. Det handlar då om kännedom, kunskap, beslut och uppföljning. I vår enkät ställer vi frågan om åtgärder för detta ansvarstagande. Nedan följer en sammanställning av svar över de mest frekventa aktiviteterna (genomförda/planerade) i denna fråga: Tydliggöra chefsansvaret Fortlöpande och systematiskt information och kommunikation om riktlinjer/anvisningar i olika forum (t.ex. ledningsgrupp, avdelningsmöten, APT etc.) Mer konsekvent följsamhet till riktlinjer om prioriteringar om val av mötesform, kollektiva transporter före bil och flyg, bilpool före privat bil etc. Systematisk uppföljning och dialog om resultaten 13

16 Leva som vi lär föregå med gott exempel cheferna skapar norm för önskvärt beteende Underlätta användningen av Jojo-kort Utveckla bilpoolsystemet Införskaffande av lätthanterlig teknisk utrustning för distansmöten Ytterligare förfina bokningssystemet för poolbilar Ökad kommunikation mellan chef medarbetare om val av transportmedel Utarbeta lokala tillämpningsanvisningar som följer resepolicyn. Enligt LOCA-utredningen finns en svag efterlevnad på kravet att distansmöten ska övervägas då deltagarna kommer från olika platser. Generellt sett är enligt utredningen användningen av telefon, video- och webbmöten låg bland de anställda i. Bland de som gör längre resor uppger ca 1/3 att minst en av tio resor skulle kunna ersättas med någon typ av distansmöten. Riktlinjerna syftar till att öka användningen av distansmöten. Av våra enkätsvar framgår att endast en av fyra regelmässigt prövar om distansmöte kan vara ett alternativ. Som skäl eller motiv för att inte genomföra telefon- och videomöte anförs av respondenterna bl.a. okunskap om möjligheter och ovana med tekniken mötets karaktär (t.ex. grad av komplexitet, behov av teambildning, förhandlingsform, krävs bildvisning o.dyl.) behov av personlig interaktion - personlig kontakt och relationer trygghet i kommunikation betydelse av att vårda nätverk brist på tekniska möjligheter hos deltagarna, fortfarande tekniska problem m.m. Andra problem som framförts är att bokningssystemet för digitala mötesarenor ofta upplevs som tidskrävande t.ex. då tekniskt utrustade lokaler måste finnas på aktuella orter/arbetsplatser. På flera ställen finns fasta videorum och/eller mobila enheter för distansmöten. Inom koncernkontoret uppges trycket vara stort vad gäller bokning av rum/utrustning. Inom politiken förekommer distansmöten mer sällan. Tekniken med t.ex. Lync (webbaserat via PC) blir mer och mer vanligt. För koncernkontoret ska enligt antagna miljömål 2012 alla medarbetarna ha möjlighet att ersätta lämpliga tjänsteresor med distansmöten. Samtliga medarbetare ska få tillgång till program för personlig distansmötesform (Lync) och utbildning att använda systemet senast under Drygt 80 % av personalen uppger i LOCA-utredningen att man efterlever att tjänsteresan ska vara godkänd i förväg av närmaste chef. 82 % av personalen uppger att de i de flesta fall väljer inrikesflyg utifrån stipulerad tidsvinst om minst två timmar. Samtidigt säger 7 av 10 anställda att de som regel får godkännande av närmaste chef vid användning av privat bil i tjänsten. I stort visar vår enkät samma bild. Av svaren framgår att drygt 80 % av cheferna med personalansvar anser att tjänsteresor i praktiken godkänns i förväg av närmaste chef. Svaren på frågan om praxis om godkännande vid korta/regionala resor (t.ex. med Jojo-kort) indikerar dock en lägre frekvens (knappt 60 %). För att uppnå målen i regionens miljöprogram måste arbetet med att minska antalet tjänsteresor i allmänhet och resor med egen bil i tjänsten i synnerhet fortgå. Tjänsteresor med bil har minskat med sju procent under 2011 jämfört med Även för 2010 minskade total körsträcka gällande tjänsteresor. Det är främst kategorin bilpool som har minskat medan resor med egen bil ligger på 14

17 ungefär samma nivå. Enligt resepolicyn ska minska användningen av egen bil i tjänsten. Körning med egen bil och förmånsbil i tjänsten uppgår till ca mil under 2011, vilket innebär en kostnad om ca 24 mkr. Av förvaltningarna står koncernkontoret för en relativt stor andel resor med förmånsbilar och privatbilskörning. Politikerna svarar när det gäller de senare för ungefär 60 % av resorna inom koncernkontoret, vilket motsvarar en kostnad om ca 2,8 mkr (uppgiften från LOCA). När det gäller andelen förmånsbilar i regionen (ca 80 st) står koncernkontoret inkl regionråden för 7 av 10. De totala kostnaderna för förmånsbilar i regionen uppgår 2010 till knappt 7 mkr. Vi konstaterar att alla politiker i regionen har hemmet som utgångspunkt för sina resor till och från sammanträden och andra politiska aktiviteter. För detta har man ersättning för de merkostnader som uppstår. För flera politiker är inte kollektivtrafik något reellt alternativ med tanke på praktiska frågor och tidsaspekten. I denna fråga väger också demokratiaspekten tungt. Absoluta flertalet av regionråden har förmånsbil. Deras resor i övrigt hanteras via respektive chefssekreterare/regionrådsassistent inom den administrativa funktionen vid regionkansliet. Resorna för regionråden attesteras av kanslidirektören. Övriga politiker replierar främst via resebeställare/administrativa assistenter inom respektive tjänstemannaorganisation kopplad till berörd nämnd/styrelse/utskott/beredning/motsvarande. Politiker med koppling till Skånehuset i Kristianstad utnyttjar resebeställarna i receptionen i sällsynta fall. I vår kommunikation med politiska nämndsföreträdare och nämndssekreterare framkommer att resepolicyn främst är föremål för information och diskussion i samband med ny mandatperiod. I Fastighets- och servicenämnden har dessa frågor också tagits upp i samband med distributionen av broschyren Vad är dina möten egentligen värda? Broschyren, som är framtagen av Miljöledningsenheten, har under våren även delats ut till alla fullmäktigeledamöter. Den allmänna uppfattningen är att nämndspolitiker är medvetna om innehållet i Riktlinjer för möten och resor. Flera politiker trycker på det egna ansvaret att följa regelverket. Tydligt är att det inte finns några tveksamheter om resepolicyn även gäller politikerna i. I Fastighets- och servicenämnden lyfts frågan om resepolicy kontinuerligt vid kallelser till möten genom en bifogad länk till Skånetrafiken med tillhörande karta om kollektivtrafiklinjer. Det finns ambitioner ute i nämnderna att också i större utsträckning genomföra distansmöten. Här finns dock vissa juridiska kommunalrättsliga aspekter att ta hänsyn till vad avser att beslutsfattarna måste vara på samma ort och dessutom inom landet. Inom t.ex. Regionala tillväxtnämnden sker regelbundet ordförandeberedningar via videokonferenser. Förutsättningar att välja kollektiva transportmedel beror i stor utsträckning på boendeort och val av mötesplatser. I t.ex. Kollektivtrafiknämnden läggs sammanträden regelmässigt på orter där hela resan kan säkerställas kollektivtrafikmässigt. Av vår enkät framgår att endast 16 % av cheferna uppger att privat bil i tjänsten används mycket ofta eller ofta vid enheten. Vi ställer också frågan om vilka initiativ/aktiviteter som har tagits/avses tas för att minska användningen av egen bil för tjänsteresor. I de öppna svaren nämns bl.a. information om kollektivt resande, samåkning, bilpool, Jojo-kort, miljöpåverkan, ekonomiska konsekvenser mm, på olika sätt uppmana till förändrat beteende som kollektivt resande, lyfter frågan på ledningsnivån, upprepad information om miljömål och policy, styrning via kontinuerlig mätning, uppföljning och redovisning på olika nivåer etc. Ca 8 av 10 respondenter i vår enkätstudie anser att det i deras förvaltning finns en medveten styrning mot kollektiva färdmedel i enlighet med intentionerna i resepolicyn. Styrning sker bland 15

18 annat genom ökad information och dialog om miljö-, säkerhets- och ekonomiska aspekter, direkta uppmaningar vid olika möten, tillhandahållande av Jojo-kort. Större möten planeras tidsmässigt utifrån möjligheter att utnyttja kollektivtrafik mm. Det föreligger en klart positiv syn på bilpoolsystemet (82 % anser att det fungerar i stort ändamålsenligt) och 3 av 4 anger att man har tillgång till dessa bilar vid enheten/verksamheten. Bland kommentarer kan nämnas problematik om gastankning (brist på tappställen) mer information om bilpoolerna efterfrågas ibland brist på bilar trots 9 olika bilpoolplatser finns praktiska problem att utnyttja bilarna och att systemet fungerar utmärkt för personal nära bilpoolerna Våra intervjuer bekräftar ovan beskrivna bild om bilpoolsystemet. Bäst fungerar av naturliga skäl systemet vid eller nära de nio geografiska placeringarna. Det poängteras också att en poolbil parkeras gratis på t.ex. sjukhusområdena. Den allmänna uppfattningen är att bilpoolerna fungerar bättre och bättre. När det gäller förekomsten av systematisk uppföljning och utvärdering av tjänsteresor visar vår enkät att endast 15 % av cheferna svarar ja på denna fråga. Drygt 8 av 10 chefer anser att ingen systematisk uppföljning/utvärdering sker alternativt inte vet om det sker i den egna verksamheten. Den uppföljning/utvärdering som ändå sker uppges bestå av bl.a. statistik, redovisning och diskussion på arbetsplatsmöten, avrapporteringar av reseberättelser/reserapporter, samråd och dialog med miljösamordnare, intern kontroll av reseräkningar och fakturor, införande av resestopp och individuell uppföljning vid medarbetarsamtal mm. Enligt regionens miljöledningssystem och miljöcertifiering (ISO 14001) ställs krav på framtagande och uppföljning av miljömål och handlingsplaner på förvaltningsnivå. Som exempel på detta kan nämnas Helsingsborgs lasarett och Koncernkontoret som medvetet har utarbetat mål för tjänsteresor. För Koncernkontoret finns t.ex. målet att körsträckan med egen bil/medarbetare skall minska med 30 % under 2012 jämfört med Vidare finns målet att flygsträckan per medarbetare ska minska med 25 % under samma tidsperiod. Redan vid våra inledande samtal med bolagsföreträdare diskuterar vi frågan huruvida bolagen rent juridiskt och formellt är tvingade att följa regionens resepolicy. I gällande bolagspolicy heter det att bolagen ska följa utfärdade ägardirektiv och i övrigt följa s policybeslut i den utsträckning som är tillämpbart för bolagen. Samtidigt framgår det av resepolicyn/riktlinjerna att de är normgivande inom hela. I respektive bolags ägardirektiv finns en passus om policy i fråga om arvoden, löner, pensioner och liknande som säger att de ska i den omfattning som är tillämpligt följa de personalpolicies som gäller i. Ägardirektiv ska antas på bolagsstämma varje år. Det blir därmed bindande enligt aktiebolagslagen för respektive bolag. Vi har tidigare beskrivit regionens miljöprogram som stipulerar att all verksamhet som helt eller delvis finansieras av regionen skall ta ansvar för sin miljöpåverkan och bidra till att miljöpolicy och miljömål uppnås. En rimlig tolkning är att man då också bör följa antagen resepolicy. Rent generellt gäller att bolagen i formell mening inte har några skyldigheter att följa riktlinjer/policies för de fall de inte är protokollförda vid bolagsstämma. När det gäller resepolicy har 16

19 inte detta skett i någon av de i granskningen aktuella bolagen. Vid våra intervjuer framkommer att regionen endast i två fall fattat explicita beslut om att policy/motsvarande skall gälla även bolagen. Detta gäller upphandlingspolicy respektive beslut om reglemente avseende internkontroll. Våra intervjuer visar på ett genuint intresse och ambition från berörda bolags sida att följa regionens resepolicy oaktat om detta är en s.k. tvingande regel eller inte. Denna bild bekräftas också av representant för Avdelning för ägarfrågor inom koncernkontoret. Frågan om vilka policies som reellt gäller för bolagen är på agendan i diskussioner mellan ägarna och respektive bolags verkställande ledning. Av de berörda bolagen strävar BRS med dotterbolag att följa resepolicyn till fullo även om den inte formellt är antagen vid bolagsstämma. BRS har gemensam administration med förvaltningen Näringsliv Skåne. Bolagen anser sig ha en hög följsamhet till resepolicyn. Med hänvisning till stor andel extern finansiering av projekt o.dyl. (t.ex. via EU-medel) har en speciell kontroll- och uppföljningsfunktion skapats inom BRS. Uppföljning av resor finns också med i bolagens interna kontrollplaner. Rätten att fatta beslut om resor är direkt kopplat till ett definierat budgetansvar. BRS har inte utarbetat några särskilda tillämpningsanvisningar. Samtal har förts med den s.k. TM-gruppen om såväl resepolicyn som avtalet om resebyråtjänster. Med tanke på bolagens speciella karaktär anses det föreligga vissa behov av förtydliganden. Bilpoolssystemet anses fungera smidigt för bolagen och används förhållandevis frekvent. Utbildningsinsatser sker fortlöpande för personalen om regelverket för resor i tjänsten. När det gäller Operan och Dansteatern gäller också tveksamheter till tvingande följsamhet till resepolicyn. Kunskaperna om denna är relativt liten. I ett fall var kunskapen helt obefintlig om resepolicyns existens. Bolagen saknar dessutom tillgång/access till intranätet och därmed till regionens reseportal. Diskussioner har ägt rum med företrädare för ägaren Regionen i frågan. Operan sköter redovisningen för Dansteatern. Båda bolagen har en internkontrollplan där resor finns med som kontrollaktivitet. Operan, med en resebudget om ca 3,5 mkr per år, har ett väl utvecklat system för resor och traktamente, delegationsordning för resor, ansökningsförfarande och reseblankett med krav på underlag. I bolaget pågår framtagande av intern resepolicy. Samma situation föreligger vid Dansteatern, som med anledning av aktuell revision haft uppe resepolicyfrågan i sin ledningsgrupp. Därvid kunde konstateras att, trots avsaknad av kunskap, följsamheten var stor till regionens regelverk. Resebudgeten uppgår till ca 600 tkr 2012 varav nästan hälften utgör resekostnader för turnéverksamheten. Få i bolagen känner ens till bilpoolsystemet och använder sig därför inte av detta. Båda bolagen är dock intresserade av att få denna möjlighet Slutsatser och bedömningar I det tidigare har vi redovisat våra iakttagelser avseende revisionsfrågan om hur följsamheten är till regionens resepolicy. Vi bedömer sammantaget att följsamheten måste betraktas som låg med utgångspunkt från det faktum att endast knappt var femte anställd anser att resepolicyn utgör ett markant stöd för val och hantering av tjänsteresandet inkl. val av mötesform. Det faktum att drygt 1/3 av regionens anställda uppger att de inte känner till riktlinjerna för möten och resor försvårar av naturliga skäl en hög följsamhet till styrdokumentet. Om vi sedan bedömer följsamheten utifrån resepolicyns olika delar blir bilden mera mångfacetterad och våra slutsatser mindre kategoriska. Processen att öka andelen digitala mötesarenor är fortfarande i sin linda även om vi kan konstatera ett begynnande intresse parat med utvecklade möjligheter via ny teknik, mer utrustning och flera lokaler för ändamålet. Införandet av den s.k. Lync-modellen eller motsvarande skapar nya förutsättningar för distansmöten. 17

20 Merparten av tjänsteresorna inom organisationen godkänns i förväg enligt vår enkätundersökning. Olika insatser görs för att minska användningen av egen i bil i tjänsten. En klar majoritet av chefer med personalansvar uppger att man eftersträvar en styrning för ökat kollektivt resande. Bilpoolsystemet fungerar allt bättre och bättre och strävan är att öka utnyttjandegraden. Inom regionen finns ambitioner dels att utveckla bokningssystem och nyckelhantering, dels att öka kvantiteten poolbilar bl.a. genom att använda även s.k. verksamhetsbundna fordon i systemet och att anskaffa fler bilar. Däremot kan vi konstatera att systematiserad och kontinuerlig uppföljning och utvärdering av tjänsteresor kan avsevärt förbättras och planmässigt effektueras. Även systemet med miljömål och handlingsplaner inom ramen för miljöledningssystemet kan utvecklas vidare. Det framstår generellt som uppenbart att behov finns att ytterligare förfina informationen om gällande resepolicy riktlinjer i hela organisationen. Detta underlättas sannolikt av utvecklingen av ny reseportal och ett gemensamt intranät VGI i regionen. Det kan konstateras att det inom området tjänsteresor finns en stor potential till förbättring genom ett bättre val av resmetoder. Åtgärder inom området leder till reducerade kostnader och minskad miljöbelastning. Det kan poängteras att beslut finns om att samlokalisera verksamheten vid Skånehuset (koncernkontoret och den politiska ledningen) med kommunen i centrala Kristianstad. Härigenom kommer möjligheter att utnyttja bl.a. tåg att avsevärt förbättras. Nödvändiga förändringar i resemönstret underlättas generellt med devisen - Leva som man lär! Erfarenhetsmässigt beter sig medarbetare mer som chefen gör än som chefen säger. Vi tror att denna enkla psykologiska norm även gäller inom politiken och för politiker. En av våra intervjupersoner uttrycker sig så här. Kolla hur cheferna gör och formulera policyn därefter! Vi anser sammantaget att problemet i princip egentligen inte handlar om utformningen av resepolicyn utan snarare i vilken utsträckning organisationen på alla nivåer strävar efter att följa intentioner och inriktning i riktlinjerna. Vi anser trots detta att regionen bör överväga en översyn av skrivningen i styrdokumentet för att göra det ytterligare tydligare och distinktare och därmed mera styrande. Anpassningen och uppgraderingen bör också ske med anledning av nya förutsättningar t.ex. möjligheter till mera konsekvent kollektivt resande, nödvändigheten att ändra resebeteende för uppfyllande av antaget miljöprogram samt konsekvenser av genomförd resvaneundersökning. Följsamheten till resepolicyn bland de berörda bolagen är något problematiskt att bedöma då endast BRS med dotterbolag hittills haft tillgång och kännedom om densamma. Dessutom finns oklarheter om dess tvingande karaktär för bolagen. Trots detta bedömer vi att bolagen generellt dels har ett stort intresse och engagemang att följa regelverket och dels i praktiken faktiskt har en hög följsamhetsgrad till bolagsinterna regelverk som i stort motsvarar regionens övergripande resepolicy. Vår tolkning är att regionens intentioner innebär att resepolicyn och även andra policybeslut fullt ut skall gälla även för bolagen. Vår bedömning av den formella situationen om policies och bolag har konfirmerats av regionens chefsjurist. Skrivningarna i bolagspolicy, ägardirektiv och andra styrdokument bör tydliggöras för undvikande av tolkningstvister. Aktiebolagslagsrättsligt bör sedan policyn fastställas vid respektive bolagsstämma. Inom regionen pågår identifiering och 18

21 analys om vilka policies som skall gälla generellt. Ägarnas krav och kunskaper om regelverket måste aktivt spridas ut till bolagen. En förbättrad dialog bör också initieras om bolagens förutsättningar och behov vad gäller resefrågorna. En sådan process ger sedan sannolikt besked om önskemål om eventuell anpassning av regelverket till bolagens speciella verksamheter. Vi anser det som självklart att om krav finns att bolagen skall följa en policy så bör också bolagen ha tillgång till regionens intranät och därmed i detta fall beställningsportalen för tjänsteresor. Vi anser det anmärkningsvärt att denna fråga, som även identifierats som ett förbättringsområde i andra tidigare granskningar, ännu inte fått en snabb och pragmatisk lösning. Vi konstaterar att regionen genom LOCA-utredningen erhållit ett omfattande och kvalificerat underlag för analyser och ytterligare ställningstagande om tjänsteresor i. I materialet finns också framtaget ett stort antal åtgärdsförslag som syftar till att uppfylla gällande miljömål och därvid minska miljöbelastningen, energianvändningen och kostnaderna för regionens tjänsteresor. Vi konstaterar att utredningen på olika sätt sedan den presenterades har redovisats för bl.a. den politiska majoriteten i regionen, koncernledningen, förvaltningschefer, miljöstrateger, TM-gruppen och s.k. miljönätverk. Regionens förvaltningsledningar har uppmanats att vidta åtgärder med anledning av rapportens slutsatser. Utredningen är däremot inte bekantgjord inom bolagssfären. Vi ser det som angeläget att regionen samlat utnyttjar rapporten för ytterligare profilerade åtgärder för att bland annat minska resandet i stort och främst reducera användandet av egen bil i tjänsten och antalet flygresor främst mellan Skåne och Stockholm. Detta synes vara helt nödvändigt för att regionen skall nå sina egna ambitiösa mål i Miljöprogrammet Vi tror därvidlag att åtgärderna och förändringarna måste för att få fullt genomslag komma till stånd relativt snabbt. Vi ser med tillfredsställelse att ett uppdrag nu är utlagt via beslut i koncernledningen vad avser att ta fram en övergripande handlingsplan med anledning av LOCA-utredningen. Detta arbete ska vara genomfört under maj månad Vi anser vidare att regionens miljöprogram har en hög ambitionsnivå mot ett helt fossilfritt resande och transporter. Resepolicyn utgör ett aktivt redskap för att nå dessa mål. En förutsättning är då en så hög följsamhet som möjligt. Vi kan konstatera att det i organisationen finns vissa tolkningsfrågor avseende formuleringen i miljöprogrammet om fordon som ägs, hyrs och används i. Det förekommer en tolkning på vissa håll att flygresor och även tjänsteresor med egen bil i tjänsten inte ingår i målsättningen om 100 % fossiloberoende. Denna fråga bör bli föremål för klargörande vid föreslagen revidering och uppgradering av regionens resepolicy. Under genomgång av dokument fann vi indikationer på att en ny resepolicy var under framtagande (regionstyrelsens arbetsutskott 45/2011). Våra intervjuer visar att bakgrunden sannolikt var vid tillfället aktuell händelse med flygresa av enskild chef. Överväganden i koncernledningen innebar att resepolicyn inte ändrades. Ytterligare fokus på resefrågor har däremot skett i den interna kontrollen. Det kan nämnas att det inom Regionkansliet pågår framtagande av en s.k. Uppförandekod med direkt koppling till Riktlinjerna för Möten och Resor I. Ambitionen är att lägga den som ett tillägg till resepolicyn. Det kan konstateras att i likhet med vad som gäller inom professionen så handlar frågan om följsamhet till resepolicyn för politiker om synliggörande, personligt ansvar och ledningsansvar. 19

22 Vi har i det tidigare berört effekterna av möten och resor utifrån bl.a. ekonomiska och miljömässiga aspekter. Resor som ur verksamhetssynpunkt inte kan sägas vara ändamålsenliga och/eller nödvändiga drabbar i förlängningen annan verksamhet utifrån suboptimerande konsekvenser. Vi bedömer att följsamheten till resepolicyn måste öka för att regionen ska kunna nå måluppfyllelse avseende bl.a. miljöprogrammet och uppnå ambitionen om en mer kostnadseffektiv verksamhet. En annan dimension av begreppet resandets effekter handlar om resvanor och möteskulturer i. Konkreta effekter av enskilda möten/resor är det svårt att bedöma med tanke på dess långsiktiga konsekvenser. Effekterna kan bedömas med hjälp av graden av påverkan på uppdragets genomförande med hänvisning till styrning, ledning, samordning, utveckling, information och resultat i relation till nedlagda kostnader. Vi anser rent allmänt att detta handlar om fundamentet i en organisation dvs. behovet av och t.o.m. kravet på kommunikation och dialog för uppdragens genomförande. För att ett arbete ska bli utfört på bästa vis krävs gott ledarskap vilket framgår av regionens budgethandling för 2012 under rubriken Förbättring av målkvalitet, ledarskap och delaktighet. Vidare heter det att ska ha chefer som arbetar för att förverkliga målen och tydliggör dem genom en god dialog med medarbetarna. Bland inkomna enkätsvar på frågan om skäl/motiv för fysiska möten och därmed resor hämtar vi följande exempel: Personalärenden bör hanteras vid personliga möten. Möten kräver ofta fysisk närvaro av såväl pedagogiska som processuella skäl. Nya konstellationer kräver personliga kontakter. Mötets karaktär bestämmer behovet av personell interaktion (t.ex. komplexa arbetsuppgifter, verksamhetsövergripande uppdrag, förhandlingar, sinsemellan obekanta deltagare) Det innebär vi-känsla att träffas i verkligheten. s organisationsstruktur och lokaliseringar kräver per definition möten och genererar resor. Förändringar, förvaltningsövergripande projekt och omstruktureringar likaså. Möten med stort antal deltagare och möten som används för att etablera relationer kräver ofta fysiska möten. Samarbete och samverkan ställer krav på dialog mellan olika interna och externa parter. Workshops, brainstorming, projekt- och processinriktade arbetsformer, utbildningar, teamarbete o.dyl. kräver ett innovativt arbetssätt med närvaro som ger förutsättningar för stämningar och känslor. Bristande följsamhet till resepolicyn betyder att resandets och möteskulturens effekter för miljömålen blir negativa och en god följsamhet får motsatt effekt. Vi konstaterar att följsamheten kan förbättras. I miljöredovisningen för 2012 konstateras att tjänsteresorna visserligen har minskat något under de senaste åren men att de fortfarande är på en alldeles för hög nivå. Vidare sägs att behöver kraftsamla för att avsevärt minska resandet i tjänsten. 20

23 7.2 Avtal med resebyrå Iakttagelser Kravet att alla resebeställningar ska göras med avtalad resebyrå återfinns i avsnitt 2 i resepolicyn. I LOCA-utredningen uppger drygt 80 % av personalen att de i mycket hög grad eller i hög grad gör alla beställningar via kontrakterad resebyrå. Som framgår av avsnittet om reseavtalet med Via Travel finns reglerat hur uppföljning av avtalet ska gå till. Uppföljningen hanteras av Koncerninköp och TM-gruppen (Travel Management Group). Vi har tagit del av Rapport 1 som behandlar den första 12 månaders perioden av avtalet (2010/11). Enligt rapporten pekar resultatet av granskningen sammanfattningsvis på följande: - Via Travel uppfyller de krav som anges i avtalet. - Avtalet och dess verksamhet mellan leverantör och beställare har fungerat väl. - Avtalets förutsättning om sänkning av s totala resekostnader som inte beror på eller omständigheter som leverantören inte kan påverka, visar statistiken att det är få positioner där besparingspotential uppnås. Det anges bero på att leverantörens förslag om lägsta pris inte alltid accepteras. - Beställarens medverkan till kostnadsoptimeringen bedöms som låg. En grundförutsättning för medverkan är att det finns kännedom om s Riktlinjer för möten och resor. 37 % av de anställda inom exkl SUS känner inte till riktlinjerna. Vidare anges i rapporten att det finns variationer när det gäller avtalstrohet mellan olika typer av resande enligt följande: Avtalstrohet resor med tåg och flyg 12 månader Utrikes tåg 13% Inrikes tåg Utrikes flyg 73% 78% Inrikes flyg 98% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% I rapporten finns ett antal identifierade förbättringsområden som det anges att beställare och leverantör bör arbeta vidare med: - Effektivera beställarens bokningsrutiner, förkortade processer och bättre planering i tid - Ge leverantören mer utrymme och mandat för att hitta lägsta pris - Ökad avtalstrohet 21

24 - Frångå beställning genom resebeställare - Ökad kunskap om Riktlinjer för möten och resor i för alla medarbetare Rapporten innehåller i övrigt redovisning av volymernas utveckling. Värdet av leverantören Via Travels produkter och tjänster var 72,7 miljoner kr under perioden juni 2010 till maj Kostnaderna fördelades enligt rapporten enligt diagrammet nedan. Kurs,konferen s 33% Kostnadsfördelning VIA Travel/ 12 månader Flyg inrikes 20% Flyg utrikes 11% Hotell 20% Totalt 72,7 miljoner/12 månader Övrigt, bil, båt, måltid 0% Tåg inrikes 12% Tåg utrikes 0% Marktransport 4% Vidare framgår av rapporten att de totala kostnaderna för resor och logi ökat med ca 10 %. Den tar också bland annat upp olika aspekter och statistik över flyg- och tågresor samt hotell och konferensbokningar Slutsatser och bedömningar Vi finner att uppföljningen av avtalet med Via Travel görs på ett utmärkt sätt och den rapport som upprättats ger en bra bild av det aktuella läget. Vi instämmer också i de flesta av förbättringsförslagen som lämnas i rapporten. På en punkt är vi dock inte så säkra på att rapportens bedömning är rimlig och det gäller frågan om resebeställarnas vara eller inte vara. Som kostnadsoptimering kan det vara riktigt att frångå resebeställarrollen, men utifrån våra intervjusynpunkter så kan det finnas andra motiv för att behålla rollen. Även om man inte vill vara polis, som någon resebeställare uttryckte det, så kan man på många sätt bidra till följsamheten av resepolicyn genom att komma med tips och fungera som guide för de resealternativ som bättre står i samklang med resepolicyns intentioner. Genom resebeställarnas kunskap och kompetens kan också kunskapen om resepolicyn spridas bättre till alla medarbetare, vilket vi ser som ett uttalat behov. Av vår enkät framgår att enligt respondenterna så används resebeställarna frekvent i verksamheterna. Endast 13 % anger att istället beställer varje medarbetare själv medan 36 % anger att båda alternativen används. I det senare fallet uppskattar 65 % av de svarande att andelen bokning via resebeställare ligger på hälften eller mer. I vår enkät har vi efterfrågat om resebeställningar sker vid sidan om avtalad resebyrå. Enligt 67 % av enkätsvaren så sker det inte medan 6 % medger att så sker, och 14 % anger att det sker vid enstaka tillfällen. Resterande har svarat vet ej. Motiv som anges för att frångå beställningsrutinen är t.ex. okunskap eller hittat billigare resa själv. Här finns en pedagogisk uppgift och ett in- 22