Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

Transkript

1 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv 1. STYRA VERKSAMHETEN 1.1 Hantera uppdrag och extern styrning 1.2 Hantera intern styrning Utforma och utveckla organisationen Ledningens kansli Ledningens kansli Regleringsbrev, Budgetunderlag, Underlag till budgetunderlag, Årsredovisning Ja Bevaras 2004:3 Nej Diariet Papper 2 år Organisationsplan Ja Bevaras Nej Webb-plats Server Pärm Papper 2 år Hantera bemanning av beslutsorgan Ledningens kansli Röstlängder, Valberedningens beslut, Valresultat; Valnämndens protokoll Nej Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ledningens kansli Högskolestyrelsens protokoll med bilagor i original Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ledningens kansli Minnesanteckningar från rektorsledningsrådet Nej Bevaras Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Utb och forskningsadm avd/ Ledningens kansli KU-nämndens kallelser och protokoll Innefattar: -Kallelse med dagordning -Protokoll från KU-nämndens möten Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

2 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Utb och forskningsadm avd Lärarförslagsnämndens protokoll Nej Bevaras Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten BI Protokoll från Nämnden för utbildning och forskning Nej Bevaras Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Bibliotek/ Ledningens kansli Minnesanteckningar från biblioteksnämndens möten Nej Bevaras Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten IT Minnesanteckningar från ITrådets möten Nej Bevaras Nej Pärm Pärm 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Institutionerna Ämnesrådets protokoll Nej Bevaras Nej Pärm Papper Direkt beslut Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

3 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ledningens kansli Förvaltningsbeslut (FUFA) Ja Bevaras 2004:3 Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Institu-tioner/ Ledningens kansli Prefektbeslut Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ledningens kansli Rektorsbeslut Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Institutioner Minnesanteckningar från personalmöten Nej Bevaras Nej Pärm Intranät Papper 2 år Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Ledningens kansli Arbetsmiljökommitténs protokoll Nej Bevaras Nej Intranät Intranät 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

4 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Planera och upprätta verksamhetsmål Ledningens kansli/ Institution Måldokument Se dokumentet Översikt Ja Bevaras 2004:3 Nej Diariet Beslut Papper 2 år Planera och upprätta verksamhetsmål Ekonomi Underlag för intern budget Nej vid inaktualitet 1997:6 Nej Pärm Pärm Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

5 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera interna styrdokument Ledningens kansli/ Institution Regel- och policydokument Se dokumentet Översikt Ja Bevaras 2004:3 Nej Diariet Beslut Papper 2 år Hantera interna styrdokument Ledningens kansli s arbets- och beslutsordning Nej Bevaras Nej Server Intranät Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

6 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv 1.3 Följa upp verksamheten Följa upp och redovisa verksamheten Ekonomi Årsredovisning med bilagor, original Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Följa upp och redovisa verksamheten Ekonomi Årsredovisning med bilagor, tryckt version Ja Bevaras 2004:3 Nej Diariet Tryckt version Tryckt version 2 år Följa upp och redovisa verksamheten Ekonomi Bilagor till årsredovisning Exempelvis: -Underlag till balansräkning -Rapporter Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Pärm 2 år -Underlag till noter/ årsredovisning Följa upp och redovisa verksamheten Ekonomi Underlag till årsredovisning Nej Bevaras Nej USB USB Följa upp och redovisa verksamheten Ekonomi Underlag till resultatredovisning Nej vid inaktualitet 1997:6 Nej Server Server Ej till arkivet Hantera extern tillsyn och rapportering Ledningens kansli Inspektionsärenden Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Hantera extern tillsyn och rapportering Ledningens kansli Rapportering till andra myndigheter såsom UKÄ, ESV och Riksrevisionen Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

7 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv 1.4 Hantera remisser och enkäter Ledningens kansli Remisskrivelser Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år 1.4 Hantera remisser och enkäter Ledningens kansli Remissvar Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år 1.4 Hantera remisser och enkäter Personal Enkäter Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år 1.4 Hantera remisser och enkäter Personal Enkätsvar Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år 2. GE VERKSAMHETS- STÖD 2.1 Anskaffa varor och tjänster Hantera upphandling Ekonomi Anskaffningsbeslut/ investeringsbeslut/ inköpsanmodan Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

8 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Underlag för beslut/ tjänsteutlåtande Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Inbjudan att lämna anbud Ja Bevaras 2005:1 Nej Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Sändlistor Ja Bevaras Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Ansökan om att få lämna anbud, antagna Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Sammanställning över ansökningar om att få lämna anbud Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Underlag från anbudsansökan Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Anbudsinbjudan Ja Bevaras 2005:1 Nej Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

9 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Branschvillkor/ -bestämmelser Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Kravspecifikationer Ja Bevaras 2005:1 Nej Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Avtalsvillkor Ja Bevaras 2005:1 Nej Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Protokoll från MBL-förhandling Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Begäran om förlängd anbudstid Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Bekräftelse på förlängd anbudstid Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Broschyrer innehållande sakuppgifter Ja Bevaras Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

10 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Tävlingsbidrag Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Bekräftelse om deltagande inom ramen för kvalifikationssystem Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Öppningsprotokoll Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Dokumentation under anbudstiden, antagen anbudsgivare Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Begäran om förtydligande eller kompletteringar Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Svar på begärda förtydligande eller kompletteringar Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Förfrågningar från anbudsgivarna Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

11 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Svar på förfrågningar Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Ja Bevaras Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Leverantörsvärderingar/ soliditetsupplysningar Ja Bevaras Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Tjänsteanteckningar Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Utvärdering av anbud Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Dokumentation från muntlig presentation Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Provningsdokumentation Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

12 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Testdokumentation Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Förhandlings-dokumentation Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Minnesanteckningar från förhandlingar med anbudsgivare Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Protokoll från MBL-förhandling Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Utvärdering av anbud Ja Bevaras 2005:1 Sekretess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Beslut om att avbryta upphandling Ja Bevaras 2005:1 Nej Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Tilldelningsbeslut Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

13 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera upphandling Ekonomi Upplysning om tilldelningsbeslut Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera upphandling Ekonomi Rapport om avslutad upphandling Ja Bevaras 2005:1 Pröva sektre-tess enligt OSL 19 3 Diariet Papper 2 år Hantera direktupphandling och avrop mot ramavtal Ekonomi Handlingar vid direktupphandling. Ja 2005:1 Pröva sekretess Diariet Papper 2 år Hantera direktupphandling och avrop mot ramavtal Ekonomi Handlingar rörande avrop mot ramavtal Ja 2005:1 Pröva sekretess Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

14 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera inköp Ekonomi Förvalta och bevaka avtal Förvalta och bevaka avtal Ekonomi Supportavtal, driftavtal, leasingavtal, hyresavtal, försäkringsavtal Ja Ekonomi Upphandlingsavtal Ja 2004:3 Nej Diariet W3D3 / Papper 2 år 2004:03:00 Nej Diariet Diariet 2 år 2.2 Hantera löpande ekonomiadministration Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

15 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera löpande ekonomi-redovisning Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Ekonomi Uppgifter om anläggningsregistret Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Orgnr -Företag -Anläggningsnummer -Beskrivningstext -Datum -Avskrivningsmetod -Avskrivningsfrekvens -Avskrivningstid -Avskrivningssats -Avskrivning innevarande år -ackumulerade avskrivningar -Restvärde Anläggningsregister, utskrift per år Nej Bevaras 2004:3 Nej Softwin/ Agresso Softwin/ Agresso tills vidare Ja Bevaras 2004:3 Nej Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Dagbok (grundbokföring) ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Org.nr -Företag -Verifikationsnummer -Verifikationsrad -Verifikationstyp -Konto -Konteringsdimensionerna 1-7 -Verifikationstext -Belopp Nej Bevaras 2004:3 Nej Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

16 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Huvudbok ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: -Org.nr -Företag -Konto -Beskrivning -År -Årets ingående balanser -Årets utfall (aggregerat) -Årets utgående balanser Nej Bevaras 2004:3 Nej Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Sidoordnad bokföring ur ekonomisystemet Exempel på uppgifter som bör bevaras: Leverantörsreskontra -Org.nr -Företag -Leverantörsnr -Fakturanr -Fakturadatum -Förfallodatum -Verifikationsnummer -Verifikationsdatum -Belopp Nej Bevaras 2004:3 Nej Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

17 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Uppgifter av betydelse för att förstå de enskilda bokföringsposternas behandling i bokföringen Exempel på uppgifter som bör bevaras: Leverantörslista -Org.nr -Företag -Verifikationsdatum -Verifikationsnummer -Verifikationsrad -Verifikationstyp -Konto Övriga konterings-dimensioner -Org.nr -Företag -Aktivitet -Prestation -Koder -Beskrivning -Till per, Från per Kontoplan -Org.nr -Företag -Konto -Beskrivning -Till per, Från per Nej Bevaras 2004:3 Nej Agresso Agresso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Hantera löpande ekonomi-redovisning Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Saldodata per begrepp/ budgetrapport, sista listan per år Ekonomi Anslagsredovisning, månatlig Nej 10 år Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år 2004:3 Nej Agresso/ Pärm Agresso/ Pärm Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

18 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Bokförda betalningsuppdrag, post- och bankgiro Nej 10 år 2004:3 Nej Agresso/ Pärm Papper 2 år Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Postgiro, svenska och utländska betalningar Nej 10 år 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Kontoutdrag, post- och bankgiro Nej 10 år 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Behandlingshistorik Nej Bevaras 2004:3 Nej System/ Pärm Papper 2 år Hantera löpande ekonomi-redovisning Ekonomi Verifikationer Nej 10 år 2004:3 Nej Agresso/ Pärm Papper 2 år Förvalta stiftelsetillgångar Ekonomi Stiftelsernas årsredovisningar med underlag Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

19 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Förvalta stiftelsetillgångar Ekonomi Handlingar rörande placering av stiftelsernas tillgångar Nej Bevaras 2004:3 Nej Pärm i kassaskåp hos Ekonomi Papper 2 år Förvalta stiftelsetillgångar Ekonomi Handlingar rörande den löpande redovisningen av stiftelsemedel Exempelvis: -Listor/uttdrag ur Agresso m.m. Nej 10 år 2004:3 Nej Agresso/ Pärm Papper 2 år Förvalta stiftelsetillgångar Ekonomi Stiftelsernas verifikationer Nej 10 år 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Institutionerna Skriftlig rapport Nej Bevaras 2007:1 Nej Pärm Server Pärm intranät 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

20 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Stipendienämndens protokoll Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Underlag till stipendienämndens protokoll Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Korrespondens rörande stipendienämndens ärenden Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Sammanställning över ansökningar om stipendiemedel Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

21 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Ansökningar om stipendier, avslagna Ja 2 år 2007:1 Nej Diariet Papper Ej till arkivet Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Ansökningar om stipendier, beviljade Ja 10 år 2007:1 Nej Diariet Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Ekonomi Underlag till rektorsbeslut om rektorsstipendiet Exempelvis: -Nomineringar -Handlingar rörande röstning om rektorsstipendiet m.m. Rektorsbeslut om rektorsstipendiet Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Nej Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Underlag från institutionerna om övriga avgångsstipendier Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

22 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Rektors lokala beslut om löpande stipendiemedel Nej 10 år 2004:3 Nej Pärm Papper 2 år Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Rektorsbeslut om fördelning av resestipendium Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder Ekonomi Externa förfrågningar Nej 1997:6 Nej Pärm Papper Samverka med omgivande samhälle Ledningens kansli Föreslå stipendiater Ja Bevaras Nej Diariet Diariet 2 år Samverka med omgivande samhälle Ledningens kansli/ Institutionern a/fastighet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Nej Anslås i urval. vid inaktualitet 1997:6 Nej Anslagstavlor/Intranät Papper, Digitalt Rekrytera personal Rekrytera lektorer och professorer Ledningens kansli Rektorsbeslut om att utlysa lektors-/professorstjänst Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

23 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera lektorer och professorer Personal KU-nämndens beslut om förslag på ämnesområde Rekrytera lektorer och professorer Personal Lärarförslagnämndens protokoll Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

24 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera lektorer och professorer Personal Annons för lektors- eller professorstjänst Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet ReachMee Anslagstavla Papper 2 år Rekrytera lektorer och professorer Personal Ansökningar med bilagor, ej anställda lektorer/professorer Ja 2 år 2004:1 Nej Diariet ReachMee Anslagstavla Diariet/ ReachMee Ej till arkivet Rekrytera lektorer och professorer Personal Ansökningar med bilagor, anställda lektorer/professorer Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet ReachMee Anslagstavla Personalakt Personal-akt När personalakt arkiveras Rekrytera lektorer och professorer Rekrytera lektorer och professorer Personal Svarsmejl till lektors- /professors-kandidater Innehåller: -Bekräftelse på ansökan -Tidplan för rekrytering -Uppgifter om sakkunniga Nej 2 år 2004:1 Nej ReachMee ReachMee Ej till arkivet Personal Sakkunnigutlåtanden Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

25 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera lektorer och professorer Personal Lärarförslagnämndens protokoll Nej Bevaras 2004: Rekrytera lektorer och professorer Rekrytera lektorer och professorer Personal Svarsmejl till sökande Innehåller: sakkunnigs yttrande -Information om vilka som kallas till intervju Nej 2 år 2004:1 Nej Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet Personal KU-nämndens protokoll Nej Bevaras 2004:1 Nej Pärm Pärm 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

26 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera lektorer och professorer Ledningens kansli / Personal Rektorsbeslut Nej Bevaras 2004:1 Nej Pärm Pärm 2 år Rekrytera lektorer och professorer Personal Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning av lektor/professor Nej 2 år 2004:1 Nej Reach-Mee ReachMee Ej till arkivet Rekrytera lektorer och professorer Personal Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning av lektor/professor Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Rekrytera lärare och adjunkter Personal Övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Rekrytera lärare och adjunkter Personal Annons för övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet ReachMee Anslagstavla Papper 2 år Rekrytera lärare och adjunkter Personal Ansökningar med bilagor, ej anställda övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja 2 år 2004:1 Nej Diariet ReachMee Diariet ReachMee Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

27 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera lärare och adjunkter Personal Ansökningar med bilagor, anställda övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet ReachMee Anslagstavla Personalakt Personal-akt När personalakt arkiveras Rekrytera lärare och adjunkter Personal Svarsmejl till övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Innehåller: -Bekräftelse på ansökan -Tidplan för rekrytering Nej 2 år 2004:1 Nej Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet Rekrytera lärare och adjunkter Personal Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Nej 2 år 2004:1 Nej Reach-Mee Reach-Mee Ej till arkivet Rekrytera lärare och adjunkter Personal Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning övriga lärarkategorier enligt anställningsordningen Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Rekrytera teknisk och administrativ personal Personal Annons för TA-personal Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet ReachMee Webb-plats Anslagstavla Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

28 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Rekrytera teknisk och administrativ personal Personal Ansökningar med bilagor, ej anställda TA-personal Ja 2 år 2004:1 Nej ReachMee ReachMee Ej till arkivet Rekrytera teknisk och administrativ personal Personal Ansökningar med bilagor, anställda TA-personal Ja Bevaras 2004:1 Nej ReachMee Personal-akt När personalakt arkiveras Rekrytera teknisk och administrativ personal Rekrytera teknisk och administrativ personal Rekrytera teknisk och administrativ personal Rekrytera teknisk och administrativ personal 2.4 Hantera personaladministration och löner Personal Tack-för-din ansökan-brev Nej 2 år Personal Personal Registrator Beslutsbrev med överklagandehänvisning rörande tjänstetillsättning av TA-personal Handlingar rörande överklagande av tjänstetillsättning av TApersonal Spontansökan eller intresseanmälan Nej 2 år 2004:1 Nej ReachMee ReachMee Ej till arkivet 2004:1 Nej ReachMee ReachMee Ej till arkivet Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Nej 1 år 2004:1 Nej E-post E-post Ej till arkivet. Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

29 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Personalakter Exempelvis: - Ansökningshandling-ar - Meritlista - Anställningsbekräftelse - Lönehistorik -Kursintyg - Uppsägningsbekräftelse Sekretessbelagda handlingar diarieförs Bevaras 2006:5 Pröva sekretess I låst hängmappsskåp Papper Till arkiv i tioårsperioder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Anställningshandlingar Exempelvis: -Annons för tjänst -CV -Personligt brev -Betyg/intyg från tidigare arbetsplatser m.m. -Arbetsprover Personal Underlag för nyanställningar Nej vid inaktualitet Personal Personal Anställningsavtal/ uppdragsavtal Individuella personalbeslut, kopia Ja Bevaras 2004:1 Nej Diariet Personalakt 1997:6 Nej E-postsystem/ Pärm Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Diariet/ Personal-akt E-postsystem/ Pärm Vid arkivering av personal-akt Ej till arkivet Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

30 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Befattningsbeskrivningar Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Personal Personal Längre ledigheter Exempelvis: -Föräldraledighet, över 6 mån -Tjänstledighet, över 6 mån Handlingar från personalansvarsnämnden Exempel på handlingar som ingår: -anmälan. -Protokoll från personal-ansvarsnämnd -Handlingar rörande överklagan -Övriga handlingar rörande ärende hos personal-ansvarsnämnd m.m. Nej Bevaras 2006:5 Nej Palasso/ Personalakt Nej Bevaras 2006:5 Sekretess enligt OSL 39 2 Pärm/ Personalakt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Bisyssla, blankett Nej 10 år 1997:6 Nej Pärm Pärm Ej till arkivet Personal Bisyssla, sammanställning Nej Bevaras Nej Server Pers K Excellfil Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

31 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Handlingar rörande befordran, kopia Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Aviseringar om namnändringar Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Personal/ Ledningens kansli Personal/ Ledningens kansli Personal Handlingar rörande nomineringar till personalutmärkelser Nej Bevaras Nej Personalakt Rektorsavtackningar Nej Bevaras Nej Personalakt Handlingar rörande byte av Nej Bevaras Nej Personalakt tjänst/ förändrad anställningsform, med underlag Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

32 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Handlingar rörande avslut av anställning Exempelvis: egen uppsägning -Arbetsbristuppsägning m.m. Nej Bevaras Nej Personalakt Personal Utköp av personal Ja Bevaras 2006:5 Pröva sekretess Personal Intyg om anställningsförhållanden Exempelvis till: -Försäkringskassan -Arbetsförmedlingen -A-kassan Nej vid inaktualitet Personalakt 1997:6 Nej Personalakt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Personal-akt Ej till arkivet Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Personal Anställningsbetyg Nej Bevaras 2006:5 Nej Personalakt Personal Matrikelutdrag över tjänstgöringstid från SPV Nej vid inaktualitet Personal Underlag till pensionsberäkning Nej 10 år Personal-akt Vid arkivering av personal-akt 1997:6 Nej Pärm Pärm Ej till arkivet 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

33 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Administrera lön och andra ersättningar Personal Pensionsbeslut, SPV-kopior Nej Bevaras Nej Personalakt Personal Institution/ Personal Handlingar rörande praktik/ arbetspolitiska åtgärder Löneunderlag för timanställda Nej 10 år Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Löneunderlag per månad Exempelvis: -Reseräkningar -Kvitton -Semesteransökningar -Tjänstledigheter, under 6 mån -Föräldraledigheter, under 6 mån -Ändrad kontering m.m. Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Kontrollista per månad Exempelvis för: -Egenrapportering -Reseräkningar (logg) -Straffskatt m.m. Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

34 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera lön och andra ersättningar Personal Preliminär lönelista Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Signallista/ kontrolllista Nej 10 år 2006:5 Nej Server Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Kontrollista mot kontering Nej 10 år 2006:5 Nej Server Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Retroaktivitetslista Nej 10 år 2006:5 Nej Server Pärm Även 3 mån i Palasso Papper 2 år enligt RA-FS 2006: Administrera lön och andra ersättningar Personal Löneartsfördelning per månad Nej 10 år 2006:5 Nej Server Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Utbetalningsunderlag till lönebokföringen Exempelvis avgifter till: -Skatteverket -Bank -Trygghetsstiftelse -Kronofogden Nej 10 år 2006:5, 2004:3 Nej Server Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

35 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera lön och andra ersättningar Personal Kodlista över lönearter, digital Nej Bevaras 2006:5 Nej Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Administrera lön och andra ersättningar Administrera lön och andra ersättningar Personal Personal Slutlig lönelista med avslutade anställningar Slutlig lönelista utan avslutade anställningar Nej Nej vid inaktualitet Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå 1997:6 Nej Server Server Ej till arkivet 2006:5 Nej Server Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

36 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera lön och andra ersättningar Personal Lönesammanställningar/ lönespecifikationer/ lönelistor, digitala Nej Bevaras 2006:5 Nej Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Administrera lön och andra ersättningar Personal Lönekostnadsspecifikation (sammanslagen) per månad Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Administrera lön och andra ersättningar Personal Personal Semesterlöneskuldslista per person respektive sammanställd Sammanställning över avgifter för de anställda per månad Exempelvis: -SPV-underlag m.m. Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Nej Bevaras 2006:5 Nej Pärm Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

37 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera lön och andra ersättningar Personal Utbetalningsunderlag, digitala För exempelvis: -Kåpan -Preliminärskatt -Löneavdrag -Utmätningar -Intresseavdrag Nej Bevaras 2006:5 Nej Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Administrera lön och andra ersättningar Personal Skattedeklaration Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Indrivningsbeslut från Kronofogden Nej 10 år 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Administrera lön och andra ersättningar Personal Sammanställning av kontrolluppgifter Nej Bevaras 2006:5 Nej Pärm Bevaras på papper till dess att en hållbar e- arkiv lösning finns att tillgå 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

38 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Administrera lön och andra ersättningar Personal Årsjournaler/ tjänstgöringsjournaler per år, digitala Nej Bevaras 2006:5 Nej Palasso Palasso tills vidare Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Administrera lön och andra ersättningar Administrera lön och andra ersättningar Personal Personal Lista över uppgifter om nya skattetabeller Ledighetsansökningar/ Intyg om frånvaro Exempelvis: -Läkarintyg -Vabintyg -Anmälan om sjukskrivning Nej Nej vid inaktualitet 10 år 1997:6 Nej Palasso Pärm Palasso Pärm 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år Ej till arkivet Administrera lön och andra ersättningar Personal Ledighetsansökningar, digitala Nej 2 år 2006:5 Nej Palasso Palasso Ej till arkivet Hantera kompetensutveckling Personal Betyg/intyg från utbildning Nej Bevaras 2006:6 Nej Personalakt Personal-akt Vid arkivering av personal-akt Hantera kompetensutveckling Personal Utbildningsmaterial från interna utbildningar Ja Bevaras 2006:6 Nej Diariet Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

39 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera kompetensutveckling Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Personal Personal Utbildningsmaterial från externutbildningar Rehabiliteringsutredning Exempelvis: -Rehabiliteringsplan -Korrespondens -Intyg m.m. Nej 1997:6 Nej Pärm Pärm Ej till arkivet Ja Bevaras 2006:5 Sekretess enligt OSL 39 2 vid inaktualitet Rehabiliteringsakt Rehabiliteringsakt Vid arkivering av rehabiliteringsakt Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

40 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Personal Arbetsskadeutredning Exempelvis: -Arbets-skadeanmälan/ arbetsskaderapport -Korrespondens exvis med Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket -Intyg m.m. Ja, Per år Bevaras 2006:6 Sekretess enligt OSL 39 3 Arbetsskadeakt Arbetsskadeakt Vid arkivering av arbetsskadeakt Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

41 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Personal Medicinska undersökningar Exempelvis: -Härdplatsundersökning -Hörselundersökning -Hälsokontroll Ja Bevaras 2006:6 Sekretess enligt OSL 39 3 Akt, medicinska underskningar Akt, medi-cinska underskningar Vid arkivering av akt med medicinska undersökningar Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Personal Handlingar rörande förebyggande hälsovård/ friskvårdssatsningar allmänt Nej Bevaras 2006:5 Server Pers K Server Pers K 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

42 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Personal Personal Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på individnivå Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå 2.5 Hantera arbetsmiljö Personal Arbetsmiljökommitténs protokoll Ja Bevaras 2006:5 Sekretess enligt OSL 39 2 Ja Bevaras 2006:5 Sekretess enligt OSL 39 2 Personalakt Personalakt Nej Bevaras 2006:5 Nej Pärm/ Papper Intranät/Se rver Personal-akt Vid arkivering av personal-akt. Personal-akt 2 år 2 år 2.5 Hantera arbetsmiljö Personal Tillbudshandlingar Ja Bevaras 2006:5 Nej Diariet/Ser ver Papper 2 år 2.5 Hantera arbetsmiljö Personal Analys av processvatten m.m. Nej vid inaktualitet 2.6 Samverka med fackliga organisationer 1997:6 Nej Server Server Ej till arkivet Personal MBL-protokoll med underlag Nej Bevaras 2006:5 Pröva sekretess E-postsystem/ vid individärenden Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

43 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv 2.6 Samverka med fackliga organisationer Personal Handlingar rörande lönebildning 2.6 Samverka med fackliga organisationer Personal Tjänstgöringsplaner Nej Bevaras 2006:5 Nej Pärm Papper 2 år 2.7 Organisera och genomföra högtider Personal Handlingar och publikationer från jubileum, professorsinstallationer, rektorsinstallationer, rektorsavtackningar och andra högtider. Exempelvis: - Power Point-presentationer - Korrespondens -Pressinfo m.m. Nej Bevaras Nej Trycksak E-post Server Pärm Papper, Digitalt 2 år 2.8 Förvalta gemensamma funktioner Hantera och redovisa allmänna handlingar Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Nej Bevaras Nej Server Papper Papper 2 år Hantera och redovisa allmänna handlingar Ledningens kansli Arkivförteckning Nej Bevaras Nej Server Papper Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

44 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera och redovisa allmänna handlingar Ledningens kansli Gallringsbeslut Nej Bevaras Nej Server Papper Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

45 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Kommunicera högskolans verksamhet externt Webb- master Webbplats Nej Bevaras 2 ggr per år December och Maj Nej Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet 2 ggr per år December och Maj Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

46 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Kommunciera högskolans verksahet externt Kommunicera högskolans verksamhet externt Alumniwebben Nej Bevaras Nej Extern hårddisk placerad i arkivet Webb-master Webbaserad katalog över anställda och studenter Nej Bevaras Nej Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet 2 år Kommunicera högskolans verksamhet externt Alumniansvarig Informationsansv Affischer Nej Bevaras Nej Trycksak Trycksak 2 år Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansv Trycksaker Exempelvis: -kurs och ansöknings-information till studenter -Anmälningskatalog -Information om verksamhet -Trycksaker rörande utställningar m.m. Bevaras Nej Trycksak Trycksak 2 år Kommunicera högskolans verksamhet externt Kommunicera högskolans verksamhet externt Utb och forskningsadministrativa avddelningen Informationsansv s publikationer (egna) Nej Bevaras Nej Trycksak Trycksak 2 år Pressurklipp Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

47 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansvarig m fl Filmer/ Ljudupptagningar om Nej Bevaras Nej DVD/ Fil på server DVD/ Fil på server tills vidare Informationen ligger kvar i befintligt skick fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Kommunicera högskolans verksamhet externt Informationsansv m fl Fotografier från Nej Bevaras Nej Papper Server Papper Server Informationen ligger kvar på server fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå. Kopor som enbart finns på papper arkiveras 2 år Samverka med omgivande samhälle - Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

48 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera intern kommunikation Informationsansvarig Studenttidningar/ studentskrifter Nej Bevaras Nej Papper Papper 2 år Hantera intern kommunikation Ledningens kansli Seminarie- och symposierapporter Nej Bevaras Nej Papper Papper 3 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

49 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera intern kommunikation Ledningens kansli Intranät Nej Bevaras Nej Webb-plats Extern hårddisk placerad i arkivet 2 ggr per år December och Maj Hantera intern kommunikation Ledningens kansli Handlingar från personalfester/kickoffer Nej Bevaras Nej Pärm Pärm 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

50 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi IT Systemdokumentation Nej Bevaras 2004:3 Nej System Pärm Papper 2 år Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi IT Behandlingshistorik Nej Bevaras 2004:3 Nej System System Informationen ligger kvar i systemet fram till dess att en hållbar e- arkiv-lösning finns att tillgå Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi IT Helpdeskärenden Nej 1 år Nej System System Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi IT Karantänporten Nej Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

51 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera fastighet och lokaler Hantera fastighet och lokaler Fastighet Projekthandlingar rörande lokalförsörjning/ ombyggnationer/ nybyggnation Exempel på projekthandlingar som ska bevaras: - Förstudiedirektiv/ förstudien - Projektorganisation/ kontaktinformation - Projekt- och tidsplan - Budget - Offerter/avtal - Mötesanteckningar från styr-, projektgrupps- och referensgruppsmöten - Förslag, skisser, idéer - Genomförande, projektdagbok - Marknadsföring - Externa förfrågningar - Uppföljning/ utvärdering - Inspirationsdokument - Projektrapport -Protokoll från styrgrupps- och projektgruppsmöten -Skissförslag -Slutredovisning m.m. Ja Bevaras Nej Server Diariet Papper Fastighet Lokalbokningssystem Nej 1997:6 Nej Kronox Kronox Ej till arkivet Papper 2 år Hantera fastighet och lokaler Fastighet Housing Nej när depositionen återbetalats Nej I pärm hos receptionens arbetsledare Papper Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

52 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera fastighet och lokaler Fastighet Förteckning över nuvarande hyresgäster i studentbostäder Nej vid inaktualitet Nej I pärm hos receptionens arbetsledare Papper Ej till arkivet Hantera fastighet och lokaler Konst Allmänna regler för arbete i s lokaler - blankett Nej vid inaktualitet Nej I pärm hos ansvarig Papper Ej till arkivet Hantera säkerhetsarbete Hantera säkerhetsarbete Fastighet Kombinerad ansvarsförsäkring Nej när behörighet upphört Fastighet Behörighetsblankett för åtkomst till nätverk Nej när behörighet upphört 1997:6 Pröva sekretess enligt OSL 18 kap 8-9 Eduroom Eduroom Ej till arkivet 1997:6 Nej Intranät Intranät Ej till arkivet Hantera säkerhetsarbete Fastighet Inpasseringssystem Loggar: -Användare -Behörighet -Tider Nej 3 månader i system och 2 år som textfil 1997:6 Pröva sekretess enligt OSL 18 kap 8-9 RCOM5 Mega RCOM5 Mega Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

53 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera säkerhetsarbete Fastighet Ärenden rörande polisanmälningar Exempelvis rörande: -Inbrott -Stöld -Skadegörelse -Olaga intrång m.m. Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Hantera säkerhetsarbete Fastighet Överensstämmelse, hissar Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Hantera säkerhetsarbete Fastighet Besiktningsintyg, hissar Nej 2 år 1997:6 Nej Pärm Papper Ej till arkivet Hantera säkerhetsarbete Fastighet Tillsynsrapport från Stockholms brandförsvar Ja Bevaras Nej Diariet Papper 2 år Hantera säkerhetsarbete Fastighet Protokoll från kontroll av utrymmningsplan Nej 10 år 2004:3 1997:6 Nej Pärm Papper 2 år Hantera säkerhetsarbete Fastighet Protokoll från kontroll av brandsläckare Nej 10 år 2004:3 1997:6 Nej Pärm Papper 2 år Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)

54 Not. Process Ansvarig avd/ funktion Handlingsslag/ Handlingstyp Till diariet Gallrings-beslut (RA-FS) Sekretess Förvaring Medium Till arkiv Hantera säkerhetsarbete Fastighet Besiktningsprotokoll, sprinkler Nej vid upprättande av nytt protokoll 1997:6 Nej Pärm Papper Ej till arkivet Hantera säkerhetsarbete Hantera säkerhetsarbete Institutionern a Institutionern a Skyddsrondsprotokoll Nej 3 år Nej Pärm Papper 2 år Handlingsplan Nej Bevaras Nej Pärm Papper 2 år Hantera säkerhetsarbete Ledningens kansli Ifylld blankett motiverad av PUL, som beskriver behandling av uppgifter i register Bevaras Nej I pärm hos registrator Papper Ej till arkivet Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser Fastighet Konstdatabasen Nej vid inaktualitet Nej System System Ej till arkivet Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser Fastighet Konstdatabasen - tjänsteanteckningar Nej Bevaras Ej allmän handling System System Ej till arkivet Bra arkivkonsult Utskriftsdatum (160)