Klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4

Transkript

1 Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 3, 2014 Klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4 Tidpunkt för gällande: Konstfacks beslut: Klassificeringsstrukturens beståndsdelar. Klassificeringsstrukturen är uppbyggd i tre olika nivåer: verksamhetsområde, processgrupp samt process. I kolumnen längst till vänster i strukturen används förkortningarna VO, PG samt P för att tydliggöra vad som redovisas på respektive nivå. Verksamhetsområdena utgår från myndighetens uppdrag och utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen. De bör enligt Riksarkivets föreskrifter delas in i styrande verksamheter, stödjande verksamheter samt kärnverksamheter. Verksamhetsområdena är skrivna kursivt. Exempel: 1. STYRA VERKSAMHETEN. Nivå två i strukturen är processgrupp. Detta är endast en rubriknivå som används för att hålla samman ett antal processer som har en gemensam nämnare inom ett område. Exempelvis är 1.2 Hantera interna styrning en processgrupp som samlar de processer som beskriver hur myndigheten styrs. I förslaget är processgrupperna skrivna kursivt. Processerna är den lägsta nivån i klassificeringsstrukturen. En process kan beskrivas som ett återkommande arbetsflöde eller en kedja av aktiviteter som genomförs till exempel när ett ärende handläggs. Verksamhetens allmänna handlingar ska alltid redovisas på processnivå. Exempel: Organisera och genomföra det interna ledningsarbetet. I förslaget nedan anges processerna i fetstil.

2 Bilaga till förvaltningsbeslut FÖ 3, 2014 Nr. Verksamhetsområde/ VO 1. STYRA VERKSAMHETEN P 1.1 Hantera uppdrag och extern styrning Processen omfattar att hantera uppdrag och styrdokument från regering/departementet. Här ingår även att hantera återrapportering om hur uppdraget genomförts samt begäran om och mottagande av anslag från uppdragsgivare. Exempel på handlingstyper: Regleringsbrev, beslut om statliga bidrag, begäran om extra anslag, rapporteringar till departement/regering som är kopplad till uppdraget, förordning med instruktion. PG 1.2 Hantera intern styrning P Utforma och utveckla organisationen Processen omfattar att beskriva, utreda och utveckla verksamheten, samt att fatta beslut om organisatoriska enheter. Exempel på handlingstyper: Organisationsplaner, organisationsutredningar, projekthandlingar från verksamhetsutvecklingsprojekt P Hantera bemanning av beslutsorgan Processen omfattar val till beslutande organ, exempelvis val av rektor eller av ledamöter i beslutande organ. Exempel på handlingstyper: Röstlängder, valberedningens beslut, valresultat, valnämndens protokoll P Bereda, sammanträda och besluta inom verksamheten Processen omfattar att förbereda, genomföra samt dokumentera möten i högskolans beredande och beslutsfattande organ. Exempel på handlingstyper: Kallelser, dagordningar, protokoll, rektorsbeslut, förvaltningschefsbeslut, prefektbeslut. P Planera och upprätta verksamhetsmål Processen omfattar arbetet med högskolans verksamhetsplanering. I processen ingå även att beräkna och sammanställa en budget för Konstfacks verksamhet. Exempel på handlingstyper: Verksamhetsplan, årliga handlingsplaner, kompetensförsörjningsplan, budget, underlag för intern budget årliga tidsplaner, budgetunderlag m.m. P Hantera interna styrdokument Processen avser arbetet med att fördela arbete och ansvar samt sätta upp riktlinjer och gemensamma rutiner inom organisationen. Här samlas exempelvis de dokument som beskriver vem som gör vad och hur vissa uppgifter ska utföras. Exempel på handlingstyper: Arbets- och beslutsordning, policys, riktlinjer, handböcker, rutiner, beskrivningar, regler, interna föreskrifter, fullmakter PG 1.3 Följa upp verksamheten

3 P Följa upp och redovisa verksamheten Processen består i att följa upp högskolans verksamhet och ekonomiska resultat. Exempel på handlingstyper: Delårsrapporter, årsredovisningsunderlag, övriga verksamhetsuppföljningar, resultat, utfall P Hantera extern tillsyn och rapportering Processen innefattar revision från annan myndighet eller organisation samt återkommande rapporteringar till eller från extern myndighet eller organisation. Exempel på handlingstyper: Skrivelser från och till andra myndigheter, inspektionsärenden, rapportering till myndigheter såsom Universitetskanslerämbetet, Ekonomistyrningsverket (statsredovisningen), Riksrevisionen P 1.4 Hantera remisser och enkäter Processen innefattar högskolans remiss- och enkäthantering. Exempel på handlingstyper: Remisser, remissvar, enkäter, enkätsvar VO 2. GE VERKSAMHETSSTÖD PG 2.1 Anskaffa varor och tjänster P Hantera upphandling Processen omfattar att genomföra upphandlingar över beloppsgräns med anbudsförfarande enligt 15 kap. 3 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Processen rymmer även ansökan om överprövning av tilldelningsbeslut. Exempel på handlingstyper: Anskaffningsbeslut, underlag för beslut, inbjudan att lämna anbud, ansökan om att få lämna anbud, anbud, sammanställning över ansökningar, kravspecifikation, protokoll från MBL, begäran om kompletteringar, svar om kompletteringar, utvärdering av anbud, tilldelningsbeslut P Hantera direktupphandling och avrop mot ramavtal Processen rymmer upphandlingar under beloppsgräns där offertförfrågan sker till ett begränsat antal leverantörer samt avrop mot ramavtal. Exempel på handlingstyper: Handlingar vid direktupphandling (förfrågningsunderlag, offerter m.m.), beställning eller motsvarande handling vid avrop mot ramavtal P Hantera inköp I processen ingå att beställa och köpa in och ta emot varor och tjänster. Exempel på handlingstyper: Beställningar, orderbekräftelser, följesedlar P Förvalta och bevaka avtal I processen ingår förvaltning och bevakning av högskolans support-/drift-underhålls-/leasingavtal, samt avtal rörande konsulttjänster. Här ingår även försäkringar.här ingår inte att hantera anställningsavtal, samarbets-/samverkansavtal samt utbytesavtal. Exempel på handlingstyper: Supportavtal, driftavtal, leasingavtal, hyresavtal och försäkringsavtal PG 2.2 Hantera löpande ekonomiadministration 3

4 P Hantera löpande ekonomiredovisning I processen ingår Konstfacks löpande redovisning som visar på de transaktioner som dagligen utförs på högskolan. Häri ingår bland annat hantering av leverantörs- och kundreskontra, men även att löpande hantera, stämma av och redovisa ekonomiska transaktioner, projekt och anläggningstillgångar. I processen ingår även att hantera indrivning av skulder, omföringar, interna intäkter och försäljningar jämte administration kring donationer till högskolan. Kundreskontra Indrivning av skulder Omföringar Interna intäkter (exempelvis internhyror) Försäljningar Donationer Administrera studieavgifter Exempel på handlingstyper: Verifikationer, diverse leverantörslistor i ekonomisystemet, betalningsföreläggande, anläggningsregister, huvudbok, dagbok, sidoordnad bokföring, projektredovisningar, avstämningar. P Förvalta stiftelsetillgångar I processen ingår att förvalta tillgångar i stiftelser. Exempel på handlingstyper: Fondtillgodohavanden, räkenskaper, handlingar rörande stiftelsernas affärstransaktioner, placering av stiftelsemedel, beslut om att motta gåva Hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser och fonder I processen ingår också att hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser eller ur fonder. Exempel på handlingstyper: Ansökningar, sammanställning av ansökningar, underlag från institutionerna, underlag till stipendienämndens protokoll Samverka med omgivande samhälle Exempel på handlingstyper: Information om tävlingar, utställningar, stipendier, erbjudanden, kurser, uthyres/säljes m.m. I processen ingår att rektor lämnar förslag på stipendiater till externa stipendiegivare. PG 2.3 Rekrytera personal 4

5 P Rekrytera lektorer och professorer Processen omfattar rekryteringsarbetet av lektorer och professorer. Här hanteras även överklagande av beslut om tillsättning av tjänst. Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, sakkunnigutlåtande, beslut om anställning, beslut om tillsättning av tjänst P Rekrytera lärare och adjunkter Processen omfattar rekryteringsarbetet av lärare och adjunkter. Här hanteras även överklagande beslut om tillsättning av tjänst. Häri ingår även lärarförslagsnämndens arbete. Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, handlingar från lärarförslagsnämndens protokoll, beslut om anställning, beslut/meddelande om tillsättning av tjänst P Rekrytera teknisk och administrativ personal Processen omfattar rekryteringsarbetet av teknisk och administrativ personal. Här hanteras även överklagande beslut om tillsättning av tjänst. Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, lista över sökanden, beslut om anställning, beslut/meddelande om tillsättning av tjänst PG 2.4 Hantera personaladministration och löner P Administrera anställning, praktikplats och arbetsmarknadspolitiska åtgärder Processen omfattar det arbete som uppkommer i samband med att en tjänst påbörjas, pågår och avslutas. Häri ingår även personalansvarsnämndens arbete. Förslag: handlingar som rör enskild anställd individ läggs i personalakt. Övrigt blir akt i diariet. Akademisk befordran Förändringar i anställning för TA-personal Avslut av anställning Hantering av inhyrd personal Hantering av tillfälliga anställningar och praktikanter Personalutmärkelser (ex NOR) Avtackning och pensionsavgångar Personalansvarsnämndens arbete Exempel på handlingstyper: Anställningsbevis, personalavtal, lönebeslut, handlingar rörande bisyssla, 5

6 P Administrera lön och andra ersättningar tjänstebeskrivning/befattningsbeskrivning, handlingar rörande uppsägning/ avsked/övertalighet/ omplacering, tjänstebetyg/tjänsteintyg, avgångsvederlag, befordran, tjänstgöringsintyg/tjänstgöringsbetyg, handlingar rörande praktikant, personalansvarsnämndens protokoll Processen omfattar att hantera och granska underlag, göra uträkningar och utbetalningar till högskolans personal både i form av lön och i form av arvoden. Här hanteras även de anställdas skattedeklarationer och ärenden som rör återkrav av lön. I processen handläggs även begäran från anställd om tjänstepension eller sociala försäkringar. Häri hanteras även pensions- och försäkringsfrågor som rör högskolan i stort. Löner och arvoden Reseräkningar Ledigheter och semestrar Ersättningar för friskvård, läkemedel och läkarbesök Skattedeklarationer Pensions-/försäkringsärenden Exempel på handlingstyper: Lönegrundande underlag exempelvis underlag till arvoden/sjukvårdskvitton/reseräkningar, lönespecifikationer, ledighetsansökningar, tjänstgöringsjournaler, diverse listor kopplad till lön ur systemet, kontrolluppgifter för deklarationen, handlingar rörande pension, handlingar rörande sjuk- och arbetsskadeförsäkring, kollektiva personalförsäkringar P Hantera kompetensutveckling Processen innefattar kompetensutvecklingsarbetet av personal anställd på högskolan. Förslag: Handlingar som rör enskild individ läggs i personalakt. Övrigt blir akt i diariet. Exempel på handlingstyper: Intyg eller betyg från utbildning, handlingar rörande intern utbildning, handlingar från konferens/planeringsdagar 6

7 P Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden Processen omfattar att hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden som rör en enskild medarbetare eller en grupp anställda, exempelvis rehabilitering, omplacering, trakasserier eller disciplinära åtgärder. Här ingår att hantera underlag, utreda och fatta beslut om åtgärder. Merparten av handlingarna är sekretessbelagda. Företagshälsovård för personal Rehabiliteringsinsatser Disciplinärenden Exempel på handlingstyper: Handlingar/frågor rörande företagsvård, handlingar rörande arbetssociala/ psykosociala frågor på individ- eller gruppnivå, rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande disciplinärenden ex anmälan om särbehandling, trakasseri och diskriminering, läkarintyg med remisser P 2.5 Hantera arbetsmiljö Processen omfattar att bland annat att löpande genomföra skyddsronder, dokumentera och åtgärda avvikelser. Här ingår även att i förekommande fall anmäla olyckor och tillbud till Arbetsmiljöverket. Utredningar i arbetsmiljöärenden rörande enskild (även studenter) hanteras i processen Hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden. Exempel på handlingstyper: Skyddsrondsprotokoll, skyddskommittéprotokoll, avvikelser, anmälningar till Arbetsmiljöverket, handlingar rörande arbetsmiljö på individ- eller gruppnivå (se även process ), arbetarskydd, arbetsskaderapporter (se process ), tillbudshandlingar (se process ). P 2.6 Samverka med fackliga organisationer Processen omfattar att genomföra och dokumentera möten och förhandlingar med de fackliga organisationerna. Hantera lönebildning (på gruppnivå) Hantera arbetsrättsliga frågor Hantera övriga förhandlingar mellan arbetsgivare/fack Exempel på handlingstyper: MBL-protokoll 7

8 P 2.7 Organisera och genomföra högtider Processen omfattar administration kring högtider, till exempel akademiska högtider eller utdelningar av priser och utmärkelser. Omfattar bland annat utskick av inbjudningar, bokningar/avtal rörande lokal och förtäring, samt dokumentation av högtid. Exempel på handlingstyper: Inbjudningar, deltagarlistor, avtal med leverantörer, program, fotografier och filmer, manuskript till hållna tal PG 2.8 Förvalta gemensamma funktioner Hantera och redovisa allmänna handlingar Processen hanterar arbetet med att göra högskolans handlingar och information återsökningsbar. Exempel på handlingstyper: Klassificeringsstruktur, diarium, sökregister till diariet, arkivförteckning, gallringsbeslut, gallringsprotokoll Kommunicera högskolans verksamhet externt Processen omfattar att ta fram material och informera externt om Konstfacks verksamhet genom olika kommunikationskanaler, såväl tryckta som digitala. Här ingår även att hantera förfrågningar från allmänheten, exempelvis rörande Konstfacks verksamhet eller begäran om utlämnande av allmän handling. Även spontanansökningar ingår häri. Exempel på handlingstyper: Webbplatser, trycksaker, publikationer, film- och ljudupptagningar, fotografier, förfrågningar, begäran om utlämnande handlingar Samverka med omgivande samhälle - P Hantera intern kommunikation Processen hanterar högskolans interna kommunikation. Exempel på handlingstyper: Intranät, vecko-pm/intern info, personaltidning, handlingar rörande personalfester/kickoffer, infobrev till personalen, protokoll/minnesanteckningar från avdelnings-/enhets möten P Utveckla och förvalta informations- och kommunikationsteknologi Processen hanterar högskolans utveckling och drift av IT. Exempel på handlingstyper: IT- supportärenden, system- och tekniskdokumentation, källkodning, licenser, handlingar rörande användarbehörighet 8

9 P Hantera fastighet och lokaler Processen innefattar det övergripande arbetet på myndigheten med att hantera lokal- och fastighetsfrågor. Lokalförsörjning Verksamhetsanpassningar och lokalprojekt (ombyggnationer) Bostäder för student och forskare Parkeringsfrågor Transporter Avfall och återvinning Miljöarbete Lokalvård Receptionsservice Exempel på handlingstyper: Protokoll för lokalbesiktning, ärenden rörande lokal planering, korrespondens med hyresvärd, ärenden rörande lokalvård, renhållning P Hantera säkerhetsarbete I processen ingår att hantera frågor kring fysisk säkerhet och informationssäkerhet. Även ärenden som rör hot, stölder, skadegörelse eller obehörigt intrång i högskolans lokaler eller nätverk hamnar häri. P Hantera inventarier, teknisk utrustning och materielresurser VO 3. UTBILDA Nycklar och passerkort Larm Bevakning Brandskyddsarbete Kris- och katastrofarbete (Planer, policys, strategier se Hantera interna styrdokument) Säkerhetsskyddsarbete (Planer, policys, strategier se Hantera interna styrdokument) IT-säkerhetsarbete (Planer, policys, strategier se Hantera interna styrdokument) Exempel på handlingstyper:? (Har inte hittat några i er dokumenthanteringsplan.) Polisanmälningar Processen omfattar administration kring verkstäder och undervisningslokaler. Exempel på handlingstyper:? 9

10 PG 3.1 Planera och administrera utbildningsutbudet P Hantera examenstillstånd Processen omfattar att högskolan, antingen på eget initiativ eller efter krav från tillsynsmyndigheten, utreder ett befintligt examenstillstånd eller ansöker om ett nytt. Här ingår även att hantera eventuella kompletteringar till den inlämnade ansökan samt att hantera tillsynsmyndighetens beslut. Exempel på handlingstyper: Ansökan till tillsynsmyndighet, kompletteringar, tillsynsmyndighetens beslut. P Hantera utbildningsutbudet Processen omfattar att ta fram underlag, utreda samt fatta beslut om att inrätta, revidera eller avveckla huvudområden, utbildningsprogram eller kurser. Exempel på handlingstyper: Utbildningsplaner, kursplaner P Utvärdera kurser och program I processen ingår att genomföra utvärderingar av genomförda kurser eller program samt att sammanställa och följa upp resultatet. Exempel på handlingstyper: Utvärderingar, sammanställningar. PG 3.2 Utbilda på grundnivå och avancerad nivå P Anta studenter till utbildning på grundnivå och avancerad nivå P Administrera studenter på grundnivå och avancerad nivå P Genomföra utbildning på grundnivå och avancerad nivå Processen omfattar att hantera ansökningar och arbetsprover, bedöma behörighet samt fatta beslut om antagning till utbildning på grundnivå eller avancerad nivå. Här ingår även att hantera besked om för sent inkommen ansökan eller överklaganden av negativa beslut. Exempel på handlingstyper: Ansökningshandlingar, arbetsprover, listor över sökande, antagningsprotokoll, register till antagnas ansökningshandlingar Processen omfattar att registrera studenter på program eller kurs samt att därefter löpande registrera resultat av genomförda kurser i det studieadministrativa systemet. Här ingår även att hantera individuella studentärenden rörande exempelvis ansökan om anstånd med studiestart, tillgodoräknanden, studieuppehåll samt studieavbrott. Exempel på handlingstyper: Individuella studentärenden, betygslistor Processen omfattar att planera kurstillfällen, ta fram undervisningsmaterial samt att genomföra tentamina. Registrering av studieresultat hanteras i processen Administrera studenter på grundnivå och avancerad nivå. Exempel på handlingstyper: Scheman, undervisningshandlingar (prov och exempelvis arbetsuppgifter, foton), eget producerat läromedel, praktikrapporter, examensarbeten 10

11 P Utfärda examen på grundnivå och avancerad nivå I processen ingår att utreda examensansökan för att därefter antingen utfärda ett examensbevis eller fatta beslut om att avslå ansökan. Den omfattar även att hantera överklagan av beslut om att avslå examensansökan. Exempel på handlingstyper: Examensansökan, examensutlåtande, utbildningsbevis Samverka med omgivande samhälle I processen ingår att hantera övergripande samverkansprojekt eller partnerskap mellan Konstfack och exempelvis andra lärosäten eller företag. Exempel på handlingstyper: Samverkansavtal PG 3.3 Utbilda på forskarnivå P Anta doktorander Processen omfattar att hantera ansökningar med bilagor såsom finansieringsplan och individuell utvecklingsplan samt fatta beslut om antagning till forskarutbildning. Anta doktorander till utbildning på forskarnivå Anställa doktorander (övergår sedan i personalprocesserna) Exempel på handlingstyper: Ansökningar till forskarutbildning, beslut om antagning. P Administrera doktorander Processen omfattar att registrera forskarstudenter på program eller kurs samt att därefter löpande registrera resultat av genomförd utbildning i det studieadministrativa systemet. Här ingår även att hantera individuella studentärenden rörande exempelvis ansökan om anstånd med studiestart, tillgodoräknanden, studieuppehåll samt studieavbrott. Registrera doktorander forskarnivå Examinera doktorander på kurser (motsv) på forskarnivå Tillgodoräkna utbildning för studier på forskarnivå P Genomföra utbildning på forskarnivå Processen omfattar undervisning och handledning av doktorander samt att genomföra obligatoriska seminarier inom ramen för forskarutbildningen. Undervisa och handleda doktorander Hantera doktorandseminarier (Halvtidskontroller/motsvarande?) 11

12 P Utfärda examen på forskarnivå Processen omfattar att hantera ansökan om examen, att genomföra och dokumentera licentiatseminarier eller disputationer samt att utfärda examensbevis. Hantera licentiatseminarier Hantera disputationer Utfärda examen på forskarnivå Samverka med omgivande samhälle I processen ingår att hantera övergripande samverkansprojekt eller partnerskap mellan Konstfack och exempelvis andra lärosäten eller företag. Exempel på handlingstyper: Samverkansavtal PG 3.4 Hantera internationella utbyten P Administrera utresande studenter och lärarutbyten Processen omfattar att ansöka om medel till utbytesprogram, upprätta utbytesavtal med utländska lärosäten samt att följa upp och återrapportera resultatet, både avseende antalet deltagare och det ekonomiska utfallet. I processen ingår även att hantera ansökningar, fördela utbildningsplatser samt upprätta avtal med utresande studenter och lärare. För vissa utbytesprogram upprättas reserapporter eller utvärderingar av studenten efter utbytestiden. Tillgodräknanden registreras i det studieadministrativa systemet. Exempel på handlingstyper: Beslut om antagning, Learning agreement, intyg, reserapporter. P Administrera inresande studenter Processen omfattar att hantera kontakter med lärosäten, ta emot ansökningar och besluta om antagning av inresande studenter. Här ingår även att utfärda intyg efter avslutade utbytesstudier vid Konstfack. Häri ingår även utbytesavtal. Exempel på handlingstyper: Ansökningshandlingar, Learning agreement, studieintyg. P 3.5 Dela ut stipendier I processen ingår att hantera ansökningar och utdelning av medel till studieavgiftsskyldiga studenter (från utanför EU och EES). Exempel på handlingstyper: Ansökningar, rektorsbeslut. VO 4. BEDRIVA FORSKNINGS- OCH UTVECKLINGSPROJEKT PG 4.1. Bedriva forskningsprojekt P Planera och administrera forskning Processen omfattar både högskolans övergripande forskningsplanering och att planera enskilda forskningsprojekt och göra ansökningar till forskningsfinansiärer. För beviljade ansökningar hanteras avtal samt återrapportering av det 12

13 P Genomföra forskning och tillgängliggöra forskningsresultat PG 4.2 Bedriva konstnärliga utvecklingsprojekt P Planera och administrera konstnärliga utvecklingsprojekt P Genomföra och tillgängliggöra konstnärliga utvecklingsprojekt vetenskapliga och ekonomiska resultatet av forskningsprojektet i enlighet med finansiärens krav. Hantera övergripande planering rörande forskning Planera och administrera forskningsprojekt Exempel på handlingstyper: Projektplan, ansökan till forskningsfinansiär, avtal, återrapporteringar. Processen omfattar att ta fram primärmaterial och därefter göra bearbetningar samt att på olika sätt tillgängliggöra resultatet av den forskning som bedrivs vid högskolan. Här ingår att publicera det vetenskapliga resultatet av ett forskningsprojekt, presentera det vid vetenskapliga konferenser eller liknande samt även att genomföra seminarier, konferenser eller dylikt på anordnade av högskolan. Inhämta primärmaterial Bearbeta material Publicera forskningsresultat Presentera forskningsresultat vid vetenskapliga konferenser o dyl Genomföra vetenskapliga seminarier, konferenser, symposier o dyl Exempel på handlingstyper: Primärmaterial, bearbetningar, vetenskapliga rapporter, handlingar rörande seminarier, konferenser och dylikt. Processen omfattar att ta fram projektbeskrivning och budget för utvecklingsprojektet samt ansöka om interna medel för genomförandet. Exempel på handlingstyper: Projektbeskrivningar, beslut om att bevilja eller avslå ansökan. I processen ingår att genomföra utvecklingsprojektet och att på olika sätt tillgängliggöra resultatet av det konstnärliga utvecklingsprojektet, både i text och genom gestaltning/objekt. Här ingår även att löpande handleda/ha kontakt med projektets handledare. 13