Inställda operationer Uppföljning

Transkript

1 Inställda operationer Uppföljning Granskning på uppdrag av Region Skånes revisorer Tina Burgerhout Nils Rydmarker Helseplan Stadsgården Stockholm tel helseplan.se

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Metod och revisionskriterier Projektorganisation Iakttagelser, bedömningar och slutsatser Iakttagelser: Inställda operationer i Region Skåne Förutsättningar idag jämfört med tidigare Jämförbarhet avseende uttagen statistik Registrering av inställda operationer i Regionen Omfattning och orsaker till inställda operationer Konsekvenser av inställda operationer Slutsatser: Inställda operationer i Region Skåne Iakttagelser: Införandet av Orbit Planerad implementering av Orbit Utvecklingsarbetet inför införandet av Orbit Slutsatser: Införandet av Orbit Iakttagelser: Avvikelseregistrering Regler för avvikelseregistrering Avvikelseregistrering för inställda operationer Slutsatser: Avvikelseregistrering Iakttagelser: Informationsspridning Regler för ekonomisk ersättning Information om ekonomisk ersättning Slutsatser: Informationsspridning Iakttagelser: Utveckling inom området Inställda operationer Regionövergripande data Utveckling inom området operationsplanering/inställda operationer Slutsatser: Utveckling inom området Inställda operationer Övergripande revisionsfråga Bilaga 1 Störningsorsaker på Skånes sjukhus Bilaga 2 - Intervjuförteckning

3 1. Sammanfattning Granskningen skall ge revisorerna underlag för att bedöma omfattningen och konsekvenserna av inställda operationer och då främst de som ställs in med kort varsel och är både vårdgivar- och patientrelaterade. Operationsverksamheten inom Region Skåne är omfattande och innefattar enligt granskad statistik operationer under perioden januari till maj Verksamheterna har utvecklat metoder för att planera verksamheten i syfte att säkerställa en så effektiv användning av resurserna som möjligt. I detta ingår att minska antalet inställda operationer för att undvika påfrestningar för patient och anhöriga samt resursslöseri för verksamheten. I granskad statistik har 2906 operationer registrerats som inställda inom 24 timmar under perioden januari till maj De olikheter i definitioner och arbetssätt som beskrivs i rapport nr 26/2011 avseende registrering av inställda operationer och störningsorsaker finns fortfarande. Detta bör tas i beaktande vid jämförelse mellan olika sjukhus. Situationen är i stort sett oförändrad både systemmässigt och vad gäller arbetssätt eftersom det planerade införandet av det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5 ännu inte kommit igång. Vår bedömning är att tillförlitliga jämförelser inte går att göra utifrån tillgänglig statistik. Enligt de yttranden som revisorerna begärde in av Hälso- och sjukvårdsnämnden (HSN) och Regionstyrelsen i samband med rapport nr 26/2011 pågår ett arbete för att möjliggöra regionövergripande uppföljning i samband med införandet av det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5. Detta system skulle enligt tidigare planer ha införts med start 2013 men är nu planlagt till I och med att verksamheterna känner till att ett nytt system och nya regiongemensamma riktlinjer och definitioner är på gång har operationsverksamheterna inte gjort några större förändringar i sitt arbete när det gäller inställda operationer sedan förra granskningen. Revisionsfrågor: 1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? Vår övergripande bedömning är att de förhållanden som granskas i denna uppföljningsgranskning i stora drag är desamma som vid upprättandet av rapport nr 26/2011. Detta beror i hög grad på att det planerade införandet av det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5 ännu inte kommit igång. Merparten av störningarna är patientrelaterade för alla sjukhus utom Hässleholms sjukhusorganisation där merparten av störningarna är vårdgivarrelaterade. Vi rekommenderar att en regiongemensam definition för en inställd operation skapas i samband med införandet av Orbit 5. I detta bör ingå att skapa regiongemensamma störningsorsaker. Varje störningsorsak bör tydligt definieras och kommuniceras så att alla som skall registrera störningar i Orbit 5 kan tillämpa gällande definitioner. Vi rekommenderar att regiongemensamma rutiner tas fram för hur registrering av störningar skall ske, vem som skall registrera störningar och när störningar skall registreras. Vi rekommenderar också regiongemensam uppföljning som möjliggör tillförlitlig jämförelse såväl över tid som mellan operationsverksamheter. Uppföljningen bör syfta till att minska de negativa konsekvenserna för patienten och optimera utnyttjandet av operationsresursen. 2. Inställda operationer skall registreras i avvikelsesystemet om händelsen har lett till en skada eller bedöms hade kunnat leda till skada för patienten. Följs dessa riktlinjer i hela Region Skåne? Vi bedömer att inställda operationer inte registreras i avvikelsesystemet i tillräcklig omfattning på granskade sjukhus. Att verksamheterna registrerar händelser som även Lex-Maria-anmäls är bra men 3

4 inte tillräckligt. De händelser som riskerar att få negativa konsekvenser för en patient skall också registreras och informationen bör användas i lärande syfte för att minska framtida risker. Vi rekommenderar att Region Skåne sätter upp regiongemensamma riktlinjer för hur en inställd operation skall registreras i avvikelsesystemet. I dessa bör det tydligt framgå att registrering skall ske även i fall då det finns risk för att skada hade kunnat ske. 3. Information gällande ekonomisk ersättning vid inställda operationer har haft svårt att nå fram till medborgarna. Har arbetssättet med att få ut information förändrats och på vilket sätt kommuniceras informationen till medborgarna och anställda i Region Skåne? Är den beslutande policyn gällande ekonomisk ersättning känd och finns det rutiner för hur den skall tillämpas? Vi bedömer att det finns en bristande kännedom om den beslutande policyn gällande ekonomisk ersättning. Den information som finns om rätten till ekonomisk ersättning till patienter vars operationer blivit inställda har inte tillräcklig spridning. Uppdaterad information finns på internet men alla patientgrupper har inte tillgång till detta. En del av personalen saknar information om rätten till ersättning, var de kan läsa mer om den och vilken informationsplikt de har. Arbetssättet med att få ut information har inte förändrats sedan förra granskningen. Vi bedömer att det finns risk att patienter går miste om ersättning som en följd av att de inte får information om rätt till ersättning. Vi rekommenderar att personal tydligare informeras dels om patienters rätt till ekonomisk ersättning vid en utebliven operation och dels om den upplysningsplikt de har gentemot patienten. 4. Vid förra granskningen konstaterades att det, med undantag för höftoperationer, inte fanns någon regionövergripande data för inom vilken tidsrymd några akuta operationer sker. På vilket sätt har denna kvalitetsindikator utvecklats sedan granskningen genomfördes 2011? Vi bedömer att det inom Region Skåne idag inte finns tillfredsställande data för en regiongemensam uppföljning av inom vilken tidsrymd akuta operationer sker. Liksom vid den tidigare granskningen är höftoperationer den enda operationstyp som följs upp på samma sätt i och med att all ortopedisk verksamhet i Regionen rapporterar till kvalitetsregistret Rikshöft. Vad gäller övrig akutverksamhet är det endast SUS som följer upp inom vilken tid som akuta operationer utförs. Ingen förändring har skett i detta avseende sedan rapport nr 26/2011. Vi rekommenderar att övriga akutsjukhus inom Region Skåne överväger att följa Skånes universitetssjukhus (SUS) exempel att registrera och följa upp inom vilken tid akuta operationer sker. Det bör finnas en regiongemensam standard för hur detta skall ske. På så sätt ökar jämförbarheten mellan sjukhusen och möjligheten att lära av varandra. 5. Hur långt har implementeringen av det gemensamma operationssystemet Orbit 5 kommit i verksamheten? Vilka förväntningar finns på det nya systemet och uppfyller systemet förväntningarna? Kan man få fram tydligare definitioner och tillfredsställande jämförelser mellan verksamheter och sjukhus i regionen? Införandet av Orbit 5 har ännu inte påbörjats. Förväntningarna är att införandet av Orbit 5 kommer att skapa goda förutsättningar för en likartad registrering av inställda operationer i hela Region Skåne. Förutom att systemet i sig förväntas bli mer funktionellt har en regional standard för bland annat arbetssätt, terminologi och störningar utarbetats. Detta ger förutsättningar för adekvata jämförelser. Vi rekommenderar att verksamheterna utnyttjar ökade möjligheter för uppföljning till att jämföra sig med och ta lärdom av varandra. Fora bör etableras för ökat kunskapsutbyte mellan sjukhusen. 6. Finns det andra vidtagna och planerade åtgärder inom området kopplade till granskningen av inställda operationer? Vi bedömer att införandet av Orbit 5 och de åtgärder som görs parallellt i form av bland annat nya standards för arbetssätt och registrering av störningar överskuggar eventuella andra projekt inom området. Under 2014 planeras även ett nytt regiongemensamt avvikelsesystem att införas. Idag upplevs administrationen kring avvikelserapporteringen som betungande. Det bidrar till att få avvikelser skrivs. Vi bedömer att effektivare avvikelserapportering kommer att ge bättre underlag för förbättring. 4

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Det har konstaterats att följderna av att planerade operationer skjuts fram kan bli att fler komplikationer uppstår samt att livskvaliteten för patienten försämras. Operationer som ställs in av medicinska skäl, det vill säga att patienten inte är i tillräckligt god kondition, upplevs oftast som rättvisa medan operationer som ställs in av andra skäl innebär att patienten upplever sig som offer och utan möjlighet att påverka sin situation. Även de ekonomiska följderna både för patienten och vårdgivaren kan bli kännbara. Revisorerna har under 2011, rapport nr 26, granskat omfattningen och konsekvenserna av inställda operationer och då främst de som ställs in med kort varsel och är både vårdgivar- och patientrelaterade. Det har framkommit en del brister i granskningen och under 2013 har revisorerna beslutat att genomföra en uppföljning med fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området Syfte och avgränsning Granskningen skall med utgångspunkt från det ovan nämnda ge revisorerna ett underlag för att bedöma omfattningen och konsekvenserna av inställda operationer och då främst de som ställs in med kort varsel och är både vårdgivar- och patientrelaterade. För att ge en heltäckande analys skall granskningen, förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta samtliga sjukhus i Region Skåne och avse både planerade och akuta operationer i sluten och öppen vård. För att analysera eventuella skillnader skall jämförelse göras mellan akutsjukhus och närsjukhus. Granskningen skall avse perioden januari maj 2012 och januari maj 2013 och innehålla en jämförelse med det material som tagits fram i rapport nr 26/2011. Granskningen skall ha fokus på vidtagna och planerade åtgärder inom området samt ta hänsyn till de yttranden på granskningen som revisionen begärde in från Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnden. Där så är möjligt skall redovisning ske totalt för hela Region Skåne men också fördelat på respektive sjukhus Revisionsfrågor Förutom vad som angivits ovan utgår granskningen från följande frågor: 1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? 2. Inställda operationer skall registreras i avvikelsesystemet om händelsen har lett till en skada eller bedöms hade kunnat leda till skada för patienten. Följs dessa riktlinjer i hela Region Skåne? 3. Information gällande ekonomisk ersättning vid inställda operationer har haft svårt att nå fram till medborgarna. Har arbetssättet med att få ut information förändrats och på vilket sätt kommuniceras informationen till medborgarna och anställda i Region Skåne? Är den beslutande policyn gällande ekonomisk ersättning känd och finns det rutiner för hur den skall tillämpas? 4. Vid förra granskningen konstaterades att det, med undantag för höftoperationer, inte fanns någon regionövergripande data för inom vilken tidsrymd några akuta operationer sker. På vilket sätt har denna kvalitetsindikator utvecklats sedan granskningen genomfördes 2011? 5. Hur långt har implementeringen av det gemensamma operationssystemet Orbit 5 kommit i verksamheten? Vilka förväntningar finns på det nya systemet och uppfyller systemet förväntningarna? Kan man få fram tydligare definitioner och tillfredsställande jämförelser mellan verksamheter och sjukhus i regionen? 6. Finns det andra vidtagna och planerade åtgärder inom området kopplade till granskningen av inställda operationer? 5

6 2.4. Metod och revisionskriterier Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier, intervjuer samt granskning av statistik från operationssystemen. Intervjuer Djupintervjuer har genomförts enligt en i förväg fastställd intervjumall. 15 intervjuer har genomförts via personliga möten och en via telefon. Vi har intervjuat en verksamhetschef, en operationscontroller och en operationskoordinator vid Skånes universitetssjukhus (SUS), chefläkare, verksamhetschefer och sekreterarfunktioner vid Skånevård Sund, en verksamhetschef och en enhetschef vid Skånevård Kryh samt systemansvariga vid SUS, Centralsjukhuset Kristianstad (CSK), Lasarettet i Ystad, Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus. Förteckning över intervjuade personer återfinns i bilaga 2. Granskning av statistik från operationssystemen Statistik från sjukhusens operationssystem har tagits ut och analyserats. Vi har tittat på såväl genomförda som inställda operationer vid samtliga offentligt drivna sjukhus i regionen. Fokus för analysen har legat på operationer som ställts in med kort varsel. Både inställda akuta och planerade operationer har analyserats. Kriterierna för vilka operationer som analysen inkluderat finns i avsnitt Revisionskriterier De bedömningskriterier som utgjort grunden för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar är i denna granskning främst: Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Patientsäkerhetslagen (2010:659) Övriga dokument som studerats är bland annat: Hälso- och sjukvårdsnämndens samlade uppdrag 2013 Rapport nr 26/2011 Inställda operationer Regionstyrelsens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 26/2011 Hälso- och sjukvårdsnämndens yttrande ( ) gällande slutsatserna i rapport nr 26/ Projektorganisation Projektledare från Revisionskontoret var bitr. yrkesrevisor Åsa Nilsson. Kontaktperson från Regionens revisorer var Gert Thornblad. Från Helseplan var Tina Burgerhout projektledare och konsulten Nils Rydmarker var involverad i arbetet. Marie Öberg Lindevall var intern kvalitetsansvarig på Helseplan. 6

7 3. Iakttagelser, bedömningar och slutsatser 3.1. Iakttagelser: Inställda operationer i Region Skåne I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 1. Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? Förutsättningar idag jämfört med tidigare Förutsättningarna för denna granskning liknar i stora drag de som var rådande vid tiden för rapport nr 26/2011. Samma IT-system är i bruk och intervjuade på samtliga nivåer uppger att eftersom verksamheterna väntar på att ett nytt system skall införas så har inga större förändringar införts i system eller arbetssätt. Verksamheten var redan 2011 medveten om att det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5 kommer att införas i hela Region Skåne. Detta var vid den tidpunkten planerat till Införandet har emellertid inte kommit igång ännu. Orsakerna till detta redovisas närmare i avsnitt 3.3. Enligt de intervjuade har verksamheterna i avvaktan på Orbit 5 valt att inte prioritera förändrings- och förbättringsarbeten inom området planering och uppföljning av operationsverksamheten. Därför är en grundläggande iakttagelse i denna uppföljningsgranskning att inte mycket har hänt vad gäller system och rutiner kring registrering av inställda operationer Jämförbarhet avseende uttagen statistik Det finns ingen regiongemensam och entydig definition på vad som är en inställd operation 1 inom Region Skåne. Detta fanns inte heller vid upprättandet av rapport nr 26/2011. Det framgår inte tydligt hur statistikuthämtningen från operationsplaneringssystemen skedde vid detta tillfälle. Vi har inte heller kunnat återskapa statistikuthämtningen trots försök tillsammans med ansvariga för operationsplaneringssystemen vid respektive sjukhus. Vi har i denna rapport därför valt att definiera kriterier för statistikuthämtning tillsammans med företrädare för sjukhusen. Detta bör tas i beaktande vid jämförelse med den statistik som presenterades i rapport nr 26/2011. Man bör också vara medveten om att definitioner, arbetssätt och registrering av inställda operationer fortfarande skiljer sig åt mellan sjukhusen. Av detta skäl kommer vi i denna rapport att vara försiktiga i våra jämförelser mellan Region Skånes sjukhus. De kriterier vi använt för att definiera en inställd operation i denna granskning är: Operationen har varit planerad i operationsplaneringssystemet. Operationen har blivit inställd inom 24 timmar innan planerad operationsstart (kort varsel). Operationen skulle ha krävt anestesiassistans. Skälet till att vi valt att endast ta med inställda operationer som skulle krävt anestesiassistans är att dessa kräver mest resurser och planering. På flertalet sjukhus registreras inte heller övriga operationer i operationsplaneringssystemet. En operation som ställts in eller flyttats fram flera gånger under samma dygn har vi valt att räkna som en inställd operation. 1 Inställd operation används här synonymt med vad som i dagligt tal brukar benämnas strykning. 7

8 Registrering av inställda operationer i Regionen I dagsläget används två operationsplaneringssystem i Region Skåne. Dessa är Orbit 4 och Provisio. Det finns två databaser i Orbit. Den ena omfattar nordöstra Skåne och den andra sydvästra Skåne. 2 Det finns en databas i Provisio för sjukhusen i nordvästra Skåne. 3 Under 2014 kommer ett nytt regiongemensamt operationsplaneringssytem (Orbit 5) att tas i bruk på samtliga av Regionens sjukhus. 4 Registrering av en inställd operation görs i operationsplaneringssytemet. På Region Skånes olika kliniker och sjukhus förekommer det olika definitioner för hur en inställd operation skall registreras. Det är olika personer som sköter registreringen och dessa saknar i de flesta fall tydliga rutiner för hur och när registrering skall ske. Det finns härigenom utrymme för egna tolkningar både på verksamhets- och personnivå menar intervjuade operationskoordinatorer. Dessutom skiljer sig de två operationsplaneringssystemen åt. Detta beskrivs närmare i avsnitt Sammantaget försvårar detta jämförbarheten mellan sjukhusen. Precis som i rapport nr 26/2011 presenteras därför sjukhusens data var för sig. Företrädare för alla sjukhus menar att det förekommer dubbelregistreringar. För de sjukhus som använder Orbit 4 har vi haft tillgång till källdata och rensat för dubbelregistreringar. För de sjukhus som använder Provisio har vi fått tillgång till färdiga rapporter från systemets analysmodul Provisio Analys. För dessa sjukhus (Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus) har vi inte kunnat göra egna kontroller mot källdata Omfattning och orsaker till inställda operationer I operationsplaneringsprogrammen registreras störningar. En inställd operation kan ha flera störningsorsaker. 5 Störningstypen är antingen vårdgivarrelaterad eller patientrelaterad. Under dessa störningstyper finns störningsorsaker definierade. Nedan syns exempel på störningsorsaker. Patientrelaterade störningsorsaker (exempel) Patient har drabbats av annan sjukdom Dålig patientförberedelse Utebliven patient Vårdgivarrelaterade störningsorsaker (exempel) Personalbrist Lokalbrist Dålig patientförberedelse Överbokning av patienter Ändrad bedömning av patientens tillstånd Nedprioritering av operation 2 I Orbits databas som omfattar nordöstra Skåne ingår Centralsjukhuset Kristianstad (CSK) och Hässleholms sjukhusorganisation. I databasen som omfattar sydvästra Skåne ingår Skånes universitetssjukhus (SUS), Lasarettet i Ystad, Lasarettet Trelleborg och Lasarettet i Landskrona. 3 Provisios databas omfattar Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus. 4 Se avsnitt Ett exempel kan vara när en operation blir inställd dels på grund av lokalbrist och dels på grund av brist på tillgängliga anestesiologer. Störningarna är då två till antalet. 8

9 Dessa störningsorsaker finns att registrera i både Orbit 4 och Provisio. I Orbit 4 räknas störningar på grund av en ändrad bedömning av patientens tillstånd som en vårdgivarrelaterad störning. Det kan exempelvis röra sig om en felaktig förstabedömning. Enligt orbitansvariga rör det sig dock oftast om medicinska skäl där patientens hälsotillstånd förändrats vilket föranlett en ändrad bedömning. Det finns alltså tolkningsutrymme för huruvida det är en patientrelaterad eller vårdgivarrelaterad störning. Då vi inte haft tillgång till rådata i Provisio kan vi inte se vad en ändrad bedömning kategoriseras som i detta system. Provisioansvarig för Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus har kategoriserat medicinskt relaterad störning som en egen störningstyp vid uppföljning. Övriga kategorier är patientrelaterade, organisatoriska och övriga störningar. För Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus har vi i denna rapport räknat ändrad bedömning som en medicinskt relaterad störning. Skånes universitetssjukhus SUS bedriver operationsverksamhet vid sjukhusen i Lund och Malmö. Här bedrivs alla typer av operationsverksamhet. På SUS använder alla opererande verksamheter förutom den thoraxkirurgiska operationsavdelningen (thorax) Orbit 4 som operationsplaneringssystem. I statistiken över inställda operationer på SUS ingår därför inte thorax. Thorax kommer dock ingå i det regiongemensamma operationsplaneringssystemet Orbit 5 när det införs. Nedan visas antal genomförda operationer, antal och andel operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart i relation till antalet genomförda operationer samt andelen patient- och vårdgivarrelaterade störningsorsaker. Tabell 1. Fakta om genomförda och inställda operationer vid SUS (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 9% 10% Andel patientrelaterade störningsorsaker 59% 51% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 41% 49% Tabellen visar att andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker är högre än de vårdgivarrelaterade för båda åren. I rapport nr 26/2011 presenterades ett liknande resultat för SUS Malmö. Andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker stod för cirka 60 % och andelen registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker stod för cirka 40 % under motsvarande period 2009, 2010 och SUS Lund använde vid tidpunkten Provisio varför en direkt jämförelse mellan granskningarna inte har kunnat göras. Under granskade perioder 2012 och 2013 var de vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsakerna vid SUS att patient insjuknat i annan sjukdom, tillfrisknat, lämnat återbud eller uteblivit (se bilaga 1). Vanliga registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att en akut operation prioriterats eller att den medicinska bedömningen ändrats (se bilaga 1). Varje operation tilldelas en prioritering då den planeras in i operationsprogrammet. På SUS finns fyra huvudprioriteringar. En operation prioriteras som urakut, akut, subakut eller planerad. En urakut operation skall genomföras omedelbart. En akut operation skall genomföras inom 2, 4 eller 6 timmar oavsett tid på dygnet. En subakut operation kan genomföras inom 96 timmar till en vecka. Av de inställda operationerna under januari maj 2012 registrerades 3 % som urakuta/akuta, 15 % som subakuta och 82 % som planerade. Motsvarande siffror för samma period 2013 var 1 %, 13 % och 86 %. Enligt operationskoordinatorer på SUS finns det en misstro mot statistiken. Det saknas rutiner för vem som skall registrera en störning eller inställd operation och när detta skall ske. Beroende på vilken veckodag och tid på dygnet kan både ansvarig operatör, operationssköterska och programkoordinator vara inblandade i registrering av störningsorsaken. Det saknas även rutiner för vad som skall registreras. Störningar tätt in på 9

10 varandra registreras inte alltid. Detta försvårar arbetet med att följa upp operationer som ställs in upprepade gånger samma dag. För att följa upp operationsverksamheten används analysmodulen Qlikview. Med olika periodicitet beroende på verksamhet mailas statistik ut till medarbetarna och läggs ut på intranätet. Exempel på nyckeltal är andel operationer inom prioriterad tid, tid för första knivstart per avdelning och uppfyllelse av WHO:s checklista. Det är ofta verksamhetschefen, operationscontrollern och operationskoordinatorn som tar fram uppföljningen. Lasarettet i Ystad Vid Lasarettet i Ystad görs akuta och planerade operationer inom kirurgi, öron-näsa-hals, ortopedi, gynekologi och urologi. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Tabell 2. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Lasarettet i Ystad (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 4% 7% Andel patientrelaterade störningsorsaker 69% 71% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 31% 29% Tabellen visar att andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker är klart högre än vårdgivarrelaterade för båda åren. I rapport nr 26/2011 presenterades ett liknande resultat. Andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker stod för cirka 80 % och andelen registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker stod för cirka 20 % under motsvarande period 2009, 2010 och Under granskade perioder 2012 och 2013 var de vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsakerna att patient insjuknat i annan sjukdom eller lämnat återbud (se bilaga 1). Vanliga registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att operatör eller övrig operationspersonal saknades eller att den medicinska bedömningen ändrats (se bilaga 1). Vid Lasarettet i Ystad är prioriteringskategorierna samma som på SUS. Av de inställda operationerna under januari maj 2012 utgjordes 9 % av urakuta/akuta, 5 % av subakuta och 87 % av planerade. Motsvarande siffror för samma period 2013 var 3 %, 6 % och 91 %. Enligt en intervjuad enhetschef och en orbitansvarig medarbetare på Lasarettet i Ystad speglar dock inte statistiken verkligheten. De menar att entydiga och rättvisande definitioner för störningar saknas. Exempelvis räknas alla typer av störningar som orsakats av att den medicinska bedömningen ändrats som vårdgivarrelaterade. Så ser verkligheten inte ut de menar intervjuade. Vanligen är det operationsplaneraren som registrerar störningen. Dock förekommer även att läkare och sjuksköterska gör detta. Bland dessa finns en kunskapsbrist. Orbitansvarig personal efterfrågar bättre utbildning i hur man använder operationsplaneringssystemen. Centralsjukhuset Kristianstad Vid CSK genomförs akuta och planerade operationer inom de medicinska specialiteterna gynekologi, kirurgi, kärlkirurgi, urologi, ögon och öron-näsa-hals. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. 10

11 Tabell 3. Fakta om genomförda och inställda operationer vid CSK (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 5% 4% Andel patientrelaterade störningsorsaker 66% 69% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 34% 31% Tabellen visar att andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker är klart högre än andelen registrerade vårdgivarrelaterade för båda åren. I rapport nr 26/2011 presenterades ett liknande resultat. Patientrelaterade störningsorsaker stod för % och vårdgivarrelaterade störningsorsaker stod för % under motsvarande period 2009, 2010 och Under granskade perioder 2012 och 2013 var de vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsakerna att patient insjuknat i annan sjukdom eller att patienter inte kommit av sociala orsaker (se bilaga 1). Vanliga registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att den medicinska bedömningen eller statusen ändrats (se bilaga 1). Akuta operationer planeras enligt intervjuade vanligen in i operationsplaneringssystemet när de med säkerhet kommer att genomföras. Av de inställda operationerna under januari maj 2012 utgjordes 6 % av akuta och 94 % av planerade. Motsvarande siffror för samma period 2013 var 4 % respektive 96 %. Vid CSK används data om störningar som en del av den ordinarie uppföljningen. CSK har varit med och utvecklat Orbit 4 sedan starten på 1990-talet. Sedan ett par år tillbaka har dock ingen utveckling skett i avvaktan på Orbit 5. Helsingborgs lasarett Vid Helsingborgs lasarett genomförs akuta och planerade operationer inom specialiteterna gynekologi, kirurgi, ortopedi, urologi, ögon och öron-näsa-hals. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Från Helsingborgs lasarett bedömer vi att endast statistiken över planerade operationer är tillförlitlig. Därför har vi inte tagit med statistik som visar inställda akuta operationer för detta sjukhus. Tabell 4. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Helsingborgs lasarett (källa Provisio Analys). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Ingen uppgift Ingen uppgift Planerade operationer Antal inställda planerade operationer inom 24 timmar Andel inställda planerade operationer inom 24 timmar i relation till utförda planerade operationer 9% 9% Andel patientrelaterade störningsorsaker 4% 6% Andel medicinska störningsorsaker 27% 33% Andel organisatoriska störningsorsaker 37% 25% Andel övriga störningsorsaker 32% 36% Tabellen visar att andelen registrerade patientrelaterade orsaker är liten. Därutöver är fördelningen jämn mellan medicinska, organisatoriska och övriga störningsorsaker. De fyra störningstyperna studeras inte närmare i denna granskning. Vi bedömer att statistiken inte är tillförlitlig. Någon jämförelse med rapport nr 26/2011 kan inte göras då uppdelningen av störningstyper skiljer sig från vår granskning. Verksamhetschefen för anestesikliniken känner inte till några allmänna rutiner för registrering av störningar. Flera personer från både anestesi, kirurgi och ortopedi registrerar i systemet. Alla gör olika 11

12 vilket leder till en misstro mot statistiken. Varje operation tilldelas en prioritet när den planeras in i operationsplaneringssystemet. På Helsingborgs lasarett saknas dock tydliga definitioner för respektive prioritet menar intervjuad verksamhetschef. Det är viktigt att rätt operation tilldelas rätt prioritet. Om exempelvis operationer i onödigt hög grad sätts upp som akuta kan tids- och resursbrist uppstå vilket kan få till följd att andra operationer måste ställas in. Hässleholms sjukhusorganisation Vid Hässleholms sjukhusorganisation utförs främst planerade operationer inom ortopedisk kirurgi. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Tabell 5. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Hässleholms sjukhusorganisation (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 6% 7% Andel patientrelaterade störningsorsaker 40% 33% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 60% 67% Tabellen visar att andelen registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker är klart högre än andelen registrerade patientrelaterade för båda åren. I rapport nr 26/2011 presenterades ett liknande resultat. Vårdgivarrelaterade störningsorsaker stod för % och patientrelaterade störningsorsaker stod för % under motsvarande period 2009, 2010 och Under granskade perioder 2012 och 2013 var de vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsakerna att patient insjuknat i annan sjukdom, att patient uteblivit, att patient inte kommit av sociala orsaker eller att patient inte velat opereras (se bilaga 1). Vanliga registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att patienten drabbats av sår/ hudirritation eller att den medicinska bedömningen ändrats (se bilaga 1). Lasarettet Trelleborg Vid Lasarettet Trelleborg utförs främst planerade operationer inom ortopedisk kirurgi. Utöver detta utförs också enklare ingrepp inom öron-näsa-hals. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Tabell 6. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Lasarettet Trelleborg (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer 12 4 Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 4% 6% Andel patientrelaterade störningsorsaker 90% 88% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 10% 12% Tabellen visar att största andelen av de registrerade störningsorsakerna är patientrelaterade. I rapport nr 26/2011 presenterades ett liknande resultat. Patientrelaterade störningsorsaker stod för % och vårdgivarrelaterade störningsorsaker stod för % under motsvarande period 2009, 2010 och Under granskade perioder 2012 och 2013 var den absolut vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsaken att patient insjuknat i annan sjukdom (se bilaga 1). Vanliga registrerade 12

13 vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att operatör eller övrig operationspersonal saknades eller att det rådde tidsbrist (se bilaga 1). Lasarettet i Landskrona Vid Lasarettet i Landskrona utförs främst planerade operationer inom specialiteterna ortopedi, kirurgi, urologi, gynekologi och öron. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Tabell 7. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Lasarettet i Landskrona (källa Orbit). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Akuta operationer Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 7% 7% Andel patientrelaterade störningsorsaker 65% 74% Andel vårdgivarrelaterade störningsorsaker 35% 26% Tabellen visar att andelen registrerade patientrelaterade störningsorsaker är klart högre än de vårdgivarrelaterade. Vid upprättandet av rapport nr 26/2011 använde Lasarettet i Landskrona Provisio varför en direkt jämförelse inte kunnat göras. Under granskade perioder 2012 och 2013 var den absolut vanligaste registrerade patientrelaterade störningsorsaken att patient insjuknat i annan sjukdom (se bilaga 1). Vanliga registrerade vårdgivarrelaterade störningsorsaker var under granskade perioder 2012 och 2013 att högre prioriterade operationer gått före, att personal saknades eller att det rådde tidsbrist (se bilaga 1). Ängelholms sjukhus Vid Ängelholms sjukhus genomförs planerade operationer inom de medicinska specialiteterna ortopedi, kirurgi, gynekologi och öron-näsa-hals. Nedan visas fakta om genomförda operationer och operationer som ställts in inom 24 timmar innan planerad operationsstart. Tabell 8. Fakta om genomförda och inställda operationer vid Ängelholms sjukhus (källa Provisio Analys). Jan-maj 2012 Jan-maj 2013 Planerade operationer Antal inställda operationer inom 24 timmar Andel inställda operationer inom 24 timmar i relation till utförda operationer 5% 6% Andel patientrelaterade störningsorsaker 13% 17% Andel medicinska störningsorsaker 67% 61% Andel organisatoriska störningsorsaker 16% 16% Andel övriga störningsorsaker 3% 6% Tabellen visar att största andelen av de registrerade störningsorsakerna är medicinskt relaterade. I vår granskning representerar de 67 % respektive 61 % av totala antalet störningar. Detta är mer än vad som presenteras i rapport nr 26/2011. Motsvarande andel för januari maj 2009, 2010 och 2011 var %. Andelen övriga störningsorsaker har minskat markant. Under januari maj 2009, 2010 och 2011 representerade övriga störningsorsaker % av totala antalet störningar. I vår granskning för januari maj 2012 och 2013 är motsvarande andel 3 % respektive 6 %. Under granskade perioder 2012 och 2013 var den absolut vanligaste medicinskt relaterade störningsorsaken att patientens hälsotillstånd ej tillät operation (se bilaga 1). 13

14 Konsekvenser av inställda operationer En planerad operation som blir inställd till följd av en vårdgivarrelaterad störning får naturligtvis konsekvenser för patienten men även exempelvis anhöriga och arbetsgivare kan påverkas. För vårdverksamheten riskerar en inställd operation leda till att operationskapacitet står outnyttjad. Denna risk blir störst vid operationsverksamhet som enbart hanterar planerade operationer. Verksamheter som även har akut operationsverksamhet har lättare att fylla uppkomna luckor med akuta operationer. Enligt intervjuer finns det idag inte någon samlad uppföljning av i vilken utsträckning inställda operationer lett till att operationskapacitet inte kunnat utnyttjas. Enligt Regionstyrelsens yttrande på rapport nr 26/2011 finns det planer på att införa några internationellt vedertagna mått på operationssalarnas effektivitet och produktivitet. Exempelvis ingår mått på operationssalsutnyttjande och icke opererande tid Slutsatser: Inställda operationer i Region Skåne Hur ser det ut idag jämfört med tidigare? Vår övergripande bedömning är att de förhållanden som granskas i denna uppföljningsgranskning i stora drag är desamma som vid upprättandet av rapport nr 26/2011. Detta beror på att situationen systemmässigt och vad gäller arbetssätt i stort sett är likadan fortfarande till följd av att det planerade införandet av det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5 ännu inte kommit igång. Att det finns olikheter i definitioner och arbetssätt avseende registrering av inställda operationer och störningsorsaker bör tas i beaktande vid jämförelse mellan olika sjukhus. Vi kan utifrån tillgänglig information inte dra några säkra slutsatser om antalet eller andelen inställda operationer eller dess orsaker har förändrats sedan förra granskningen. Uttagen statistik indikerar dock liknande förhållanden som de som redovisades i rapport nr 26/2011. Merparten av störningarna är patientrelaterade för alla sjukhus utom Hässleholms sjukhusorganisation där merparten av störningarna är vårdgivarrelaterade. Definition och kategorisering av inställda operationer Granskningen visar att det inte finns någon regiongemensam definition för hur en inställd operation skall registreras och kategoriseras utifrån störningsorsak. Vi rekommenderar i likhet med rapport nr 26/2011 att en regiongemensam definition för en inställd operation skapas i samband med införandet av Orbit 5. I detta bör ingå att skapa regiongemensamma störningsorsaker. Varje störningsorsak bör tydligt definieras och kommuniceras så att alla som skall registrera störningar i Orbit 5 kan tillämpa gällande definitioner. Registrering av inställda operationer Vi bedömer att olikheter i sättet att registrera störningar gör att det inte går att ta fram tillförlitlig jämförelsestatistik över tid eller mellan opererande verksamheter. På samtliga granskade sjukhus saknas idag rutiner för hur registrering av störningar skall ske, vem som skall registrera störningar och när störningar skall registreras. Det faktum att olika sjukhus använder olika operationsplaneringssystem har gjort det svårare att skapa regiongemensamma rutiner för registrering. Vi rekommenderar att regiongemensamma rutiner tas fram för hur registrering av störningar skall ske, vem som skall registrera störningar och när störningar skall registreras. Uppföljning av inställda operationer Vår bedömning är att nuvarande uppföljning av inställda operationer inte är tillräcklig. Detta beror både på att nuvarande system inte ger en tillförlitlig uppföljning och på ovan beskrivna olikheter i definitioner och rutiner. För att ett effektivt lärande skall kunna komma till stånd krävs en uppföljning utifrån både patient- och verksamhetsperspektivet som möjliggör jämförelse över tid och mellan olika verksamheter. 14

15 Vi rekommenderar också en regiongemensam uppföljning som möjliggör tillförlitlig jämförelse såväl över tid som mellan operationsverksamheter. Uppföljningen bör syfta till att minska de negativa konsekvenserna för patienten och optimera utnyttjandet av operationsresurserna Iakttagelser: Införandet av Orbit 5 I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 5. Hur långt har implementeringen av det gemensamma operationssystemet Orbit 5 kommit i verksamheten? Vilka förväntningar finns på det nya systemet och uppfyller systemet förväntningarna? Kan man få fram tydligare definitioner och tillfredsställande jämförelser mellan verksamheter och sjukhus i regionen? Planerad implementering av Orbit 5 Införandet av Orbit 5 som enligt rapport nr 26/2011 var planerad till 2013 har skjutits upp ett flertal gånger. En viktig orsak till att den ursprungliga tidsplanen inte kunnat hållas uppges vid intervjuer vara att rutinerna kring operationsplanering fungerat på olika sätt mellan sjukhus och även mellan kliniker på samma sjukhus. Det har bland annat tagit tid att enas om gemensamma rutiner som ska passa alla verksamheter. Olikheterna beror delvis på att sjukhusen haft olika system men även på att utvecklingen av Orbit 4 i nordöstra Skåne har skiljt sig från sydvästra Skåne. Utöver detta har det förekommit en del tekniska problem. Intervjuade på alla nivåer tror att införandet av Orbit 5 kan underlätta arbetet med registrering, uppföljning och jämförelser. Det kan innebära ett ökat samarbete mellan sjukhusen och minskad gränssnittsproblematik. Ytterst är detta värdeskapande för patienten enligt de intervjuade. Däremot finns en generell skepsis mot IT-system. Detta gäller inte minst användarvänligheten. Intervjuade på alla nivåer beskriver vilka problem man haft med IT-system genom åren. Även om dessa problem inte är direkt relaterade till Orbit 5 så sänker dessa erfarenheter förväntningarna på nyttan med Orbit 5. Region Skånes plan är att Orbit 5 skall vara infört på samtliga sjukhus under I februari 2014 tas Orbit 5 i drift på Helsingborgs lasarett och Ängelholms sjukhus under en testperiod. Eventuella systemfel skall åtgärdas under testperioden. Efter testperioden görs en utvärdering av utbildning, arbetsprocesser, regler och rutiner innan man går vidare med breddinförande i övriga verksamheter. På SUS planeras Orbit 5 att tas i drift under hösten Sedan årsskiftet 2013/2014 utbildas användare i system, regelverk och arbetssätt Utvecklingsarbetet inför införandet av Orbit 5 Samtliga intervjuade verksamhetsföreträdare identifierar samma problem med dagens registrering av inställda operationer. Problemen gäller både verksamheter som använder Orbit 4 och de som använder Provisio. För det första saknas tydliga rutiner för hur registrering skall ske och vem som ska registrera. För det andra är antalet störningsorsaker enligt de intervjuade alltför många och definitionerna alltför otydliga i nuläget. Det finns heller inte några regiongemensamma riktlinjer för hur registrering och uppföljning av störningar och inställda operationer skall ske. I och med att sjukhusen skapar egna rutiner, riktlinjer och tolkar definitionerna olika försvåras jämförelser mellan sjukhusen. Dagens system är inte heller gjorda för uppföljning vilket försvårar lärande. Sedan 2012 pågår arbetet inför införandet av det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5. I arbetet har systemleverantören haft hjälp av referensgrupper med deltagare från SUS, Lasarettet i Landskrona, Lasarettet Trelleborg, Lasarettet i Ystad, Ängelholms sjukhus, Helsingborgs lasarett, Hässleholms 15

16 sjukhusorganisation och CSK. Referensgrupperna är rådgivare vid uppsättning och anpassning av systemet och skall även fungera som support och stöd vid införandet av det nya systemet i den egna verksamheten. Referensgrupperna har bland annat utarbetat standards för terminologi, prioritet, störningsorsaker och hur uppföljning skall kunna göras. Gemensamma prioritetsdefinitioner kommer att vara till stor nytta för de sjukhus där ordentliga rutiner för prioritering saknas menar bland annat intervjuad verksamhetschef vid Helsingborgs lasarett. Antalet störningsorsaker har halverats inför införandet av Orbit 5 jämfört med tidigare system i syfte att få en mer hanterlig och jämförbar uppföljning. En lathund med definitioner för de nya störningsorsakerna har tagits fram i syfte att registreringen skall ske på samma sätt i hela Region Skåne när Orbit 5 är infört. I samband med att Orbit 5 införs ansluter sig samtliga sjukhus till en regiongemensam databas. Enligt systemansvariga och operationskoordinatorer kommer en mer enhetlig och lättillgänglig information bland annat att leda till att tydliggöra arbetsflöden, förenkla flytt av patienter mellan sjukhus och göra det lättare för personalen att växla mellan arbete på olika sjukhus. Därtill kommer möjligheterna för gemensamma uppföljningar och jämförelser att bli bättre menar flera intervjuade. Fem fasta rapporter via Orbits analysmodul i Qlikview skall möjliggöra regional uppföljning. Exempelvis skall andel operationer som utförs inom prioriterad tid följas upp. När Orbit 5 är infört kommer all statistikhämtning att ske via Qlikview Slutsatser: Införandet av Orbit 5 Deltagande vid införandet av Orbit 5 Vi bedömer att införandet av Orbit 5 kommer att skapa goda förutsättningar för en likartad registrering av inställda operationer i hela Region Skåne. Förutom att systemet i sig förväntas bli mer funktionellt har en regional standard för bland annat arbetssätt, terminologi och störningar utarbetats. Detta ger förutsättningar för adekvata jämförelser förutsatt att regiongemensamma definitioner följs vid registrering. Användarvänlighet Vi bedömer att det idag finns en generell misstro mot IT-system som kan gå ut över införandet av Orbit 5. Verksamheterna har dåliga erfarenheter av IT-system. Detta skapar ett ointresse för nya system. Vi bedömer dock att just användarvänlighet och ändamålsenlighet fått stort fokus vid utvecklingen av Orbit 5. Uppföljning Vi bedömer att uppföljningsmöjligheterna väsentligt förbättras vid införandet av Orbit 5. Att alla sjukhus nu skall få möjlighet att få ut månatliga och fasta uppföljningsrapporter skapar underlag för förbättring. Vi bedömer också att jämförbarheten mellan sjukhusen kommer att öka då samtliga sjukhus från och med införandet av Orbit 5 kommer att hämta statistiken från samma standardrapporter. Den regiongemensamma databasen bidrar till ökad transparens mellan sjukhusen. Vi rekommenderar att verksamheterna utnyttjar ökade möjligheter för uppföljning till att jämföra sig med och ta lärdom av varandra. Fora bör etableras för ökat kunskapsutbyte mellan sjukhusen som inkluderar en kvalitetssäkring och likriktning av rutiner, arbetssätt och tillämpning av gällande definitioner Iakttagelser: Avvikelseregistrering I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 2. Inställda operationer skall registreras i avvikelsesystemet om händelsen lett till en skada eller bedöms hade kunnat leda till en skada för patienten. Följs dessa riktlinjer i hela Region Skåne? 16

17 Regler för avvikelseregistrering Enligt Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2005:12) Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälsooch sjukvården definieras en avvikelse som en negativ händelse eller tillbud. Avvikelsehantering definieras som rutiner för att identifiera, dokumentera och rapportera negativa händelser och tillbud samt för att fastställa och åtgärda orsaker, utvärdera åtgärdernas effekt och sammanställa och återföra erfarenheterna. Det finns i SOSFS 2005:12 inte reglerat hur avvikelser skall registreras specifikt för inställda operationer. Region Skåne har inte heller reglerat detta. Enligt chefläkare för Region Skåne kan en inställd operation vara en negativ händelse och skall då registreras i avvikelsesystemet. Enligt intervjuad chefläkare och ett flertal verksamhetschefer räknas en inställd operation som en negativ händelse om den lett till skada eller hade kunnat leda till en skada för patienten. Utöver registrering i avvikelsesystemet skall en Lex Maria-anmälan utföras då en händelse inträffat där en patient drabbats av, eller utsatts för risk att drabbas av, allvarlig skada eller allvarlig sjukdom. Lex Maria finns reglerat i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria (SOSFS 2005:28) Avvikelseregistrering för inställda operationer Intervjuade på alla nivåer på alla sjukhus uppger att det är personal från den opererande specialiteten som skall göra avvikelseregistreringen. Intervjuade verksamhetschefer menar dock att endast ett fåtal inställda operationer leder till avvikelseregistrering. Förklaringen till detta är delvis att få inställda operationer leder till skador eller potentiella skador för patienter. Intervjuade verksamhetschefer anser dock att registrering bör ske i större utsträckning. Att detta inte görs beror på att man anser att detta skulle leda till en administrativ börda som riskerar att gå ut över den patientnära verksamheten. En av de intervjuade verksamhetsföreträdarna menar att avvikelseregistrering inte ens sker i de fall som kunde resulterat i en skada. I princip registreras idag endast avvikelser av allvarligare karaktär som fått följdkonsekvenser för patienten. Den intervjuade verksamhetsföreträdaren syftar då på avvikelser som även blir Lex Mariaanmälda. Det förekommer inte många Lex Maria-fall som kan härledas till inställda operationer enligt de intervjuade verksamhetscheferna. Flera intervjuade tvivlar på att det i avvikelseregistret går att härleda något alls Lex Maria-fall till en inställd operation. I fall då Lex Maria-anmälan sker är man mycket noggrann med att följa upp och försöker ta lärdom av det inträffade. Flera intervjuade verksamhetschefer menar att det vore bra med en ökad registrering av händelser som riskerat att leda till skada i syfte att skapa ett värdefullt förbättringsunderlag för verksamheterna. Varje sjukhus har sin egen avvikelsestatistik och den samordnas inte regionalt. Inom Region Skåne finns flera olika avvikelsesystem. De användare som vi intervjuat uppfattar systemen som invecklade både vad gäller rapportering och uppföljning. De olika systemen kommunicerar inte heller med varandra. Ett regionövergripande avvikelsesystem är under införande och beräknas att tas i drift Med det nya avvikelsesystemet kommer det vara lättare att ta ut relevant statistik menar Region Skånes chefläkare. Det kommer att bli enklare att göra jämförelser mellan sjukhusen Slutsatser: Avvikelseregistrering Avvikelseregistrering Vi bedömer att inställda operationer inte registreras i avvikelsesystemet i tillräcklig omfattning på granskade sjukhus. Att verksamheterna registrerar händelser som även Lex-Maria-anmäls är bra men inte tillräckligt. De händelser som riskerar att få negativa konsekvenser för en patient skall också registreras och informationen användas i lärande syfte för att minska framtida risker. Vår bedömning är att detta inte sker i tillräcklig omfattning idag. 17

18 Vi rekommenderar i likhet med rapport nr 26/2011 att Region Skåne sätter upp regiongemensamma riktlinjer för hur en inställd operation skall registreras i avvikelsesystemet. I dessa bör det tydligt framgå att en inställd operation inte bara skall registreras i de fall skada sker utan även i de fall det finns risk för att skada kunnat ske Iakttagelser: Informationsspridning I detta avsnitt behandlas revisionsfrågan: 3. Information gällande ekonomisk ersättning vid inställda operationer har haft svårt att nå fram till medborgarna. Har arbetssättet med att få ut information förändrats och på vilket sätt kommuniceras information till medborgarna och anställda i Region Skåne? Är den beslutade policyn gällande ekonomisk ersättning känd och finns det rutiner för hur den skall tillämpas? Regler för ekonomisk ersättning Enligt ett beslut från Regionstyrelsen om policy för ersättning vid inställd operation från 2007 gäller att en patient kan få ersättning om operationen blir inställd eller om inskrivning för vård blivit uppskjuten/avbokad samma dag som operation eller inskrivning skulle ägt rum. Betald patientavgift återbetalas och övriga uppkomna kostnader kan ersättas upp till ett maximalt värde av 2000 kronor Information om ekonomisk ersättning Information till vårdpersonal om ekonomisk ersättning finns på vårdgivarwebben 6. Vårdpersonal skall enligt Region Skånes chefläkare informera patienten om att de är berättigade till ersättning i samband med att de informerar patienten om att operationen är inställd. Intervjuade verksamhetschefer och operationskoordinatorer uppger att representanter för de opererande specialiteterna (operatör, operationssköterska eller koordinator) informerar patienten om rätten till ersättning endast i de fall då patienten aktivt efterfrågar denna information. Intervjuade är i de flesta fall inte heller medvetna om att personalen är ålagda att informera patienten om denna rätt även i de fall då patienten inte explicit ber om det. För patienter finns det en kort information om rätten till ekonomisk ersättning i broschyren Regler och rättigheter som är en bilaga till tidningen Hälsa och vård som skickas ut till alla hushåll en gång per år. Bilagan är endast aktuell under en del av året då reglerna kan hinna ändras eller uppdateras innan nästa bilaga ges ut. Läsaren hänvisas till den internetbaserade vårdguiden 1177.se för mer utförlig och uppdaterad information. Här finns även information om ersättning vid inställda operationer ( Patientavgifter i öppen vård 2013 ) som verksamheten kan välja att trycka upp för att ha i väntrum eller dela ut till patienter. En hälso- och sjukvårdstrateg vid Region Skåne menar att det finns fullgod information om vad som gäller för ersättning vid inställda operationer. Enligt intervjuad personal är det dock svårt att hitta informationen. Personalen har dessutom ofta svårt att närvara vid de informationsträffar som Koncernkontoret kallar till. En del av de intervjuade verksamhetsrepresentanterna vet inte ens att vårdgivarwebben existerar. Chefläkaren vid Skånevård Sund menar att policyn om ekonomisk ersättning inte är tillräckligt känd. Samtliga verksamheter som deltagit i granskningen uppger att spridning av information avseende ersättningsrätten inte har prioriterats de senaste åren. 6 Vårdgivarwebben är en del av Region Skånes hemsida. 18

19 3.8. Slutsatser: Informationsspridning Informationsspridning om ersättning Vi bedömer att informationen om rätten till ekonomisk ersättning till patienter vars operationer har blivit inställda inte har en tillräcklig spridning. Uppdaterad information finns på internet men alla patientgrupper har inte tillgång till detta. En del av personalen saknar information om rätten till ersättning, var de kan läsa mer om den och vilken informationsplikt de har. Arbetssättet med att få ut information har inte förändrats sedan förra granskningen. Vi bedömer att det finns risk att patienter går miste om ersättning som en följd av att de inte får information om rättigheten Vi rekommenderar i likhet med rapport nr 26/2011 att personal tydligare informeras dels om patienters rätt till ekonomisk ersättning vid en inställd operation och dels om den upplysningsplikt de har gentemot patienten vad gäller rätten till ersättning. Detta är viktigt ur medborgar- och patientperspektiven Iakttagelser: Utveckling inom området Inställda operationer I detta avsnitt behandlas revisionsfrågorna: 4. Vid förra granskningen konstaterades att det, med undantag för höftoperationer, inte fanns någon regionövergripande data för inom vilken tidsrymd några akuta operationer sker. På vilket sätt har denna kvalitetsindikator utvecklats sedan granskningen genomfördes 2011? och 6. Finns det andra vidtagna och planerade åtgärder inom området kopplade till granskningen av inställda operationer? Regionövergripande data Väntetid akuta operationer En akut operation skall genomföras omedelbart eller inom de närmaste dagarna och skiljer sig därigenom från en elektiv eller planerad operation. De sjukhus som genomför akuta operationer i Skåne är SUS, Lasarettet i Ystad, CSK och Helsingborgs lasarett. Det saknas en regiongemensam definition på en akut operation vilket har lett till att varje sjukhus skapat sin egen definition. Det finns inget regiongemensamt mål för hur stor andel akuta operationer som skall genomföras inom en viss tid. 7 Det finns inte heller någon regiongemensam uppföljning av hur stor andel akuta operationer som sker inom en viss tid. SUS har delat upp akuta operationer i urakuta, akuta och subakuta beroende på prioritet efter medicinsk bedömning. Lasarettet i Ystad delar databas i Orbit med SUS och använder samma prioriteringsgrupper. På SUS för man kontinuerligt statistik och följer upp hur stor andel av operationerna inom respektive prioriteringsgrupp som opereras inom föreskriven tid. Verksamhetschef eller operationscontroller skickar månatligen ut denna statistik till alla opererande kliniker. I diagrammet nedan syns andelen operationer som sker inom föreskriven tid inom respektive prioriteringsgrupp på SUS under perioden januari oktober Med undantag för höftledsfrakturer, se separat stycke nedan. 19

20 Diagram 1. Andel operationer inom föreskriven tid för respektive prioriteringsgrupp vid SUS januari oktober 2013 (källa Qlikview) Enligt en operationskoordinator kan statistiken vara något missvisande. I vissa fall sker en omprioritering av operationsbehovet till en lägre prioriteringsgrupp. Detta registreras inte alltid. Därav kan det i statistiken se ut som om färre operationer sker inom föreskriven tid än vad som är fallet. För övriga sjukhus som utför akuta operationer finns det inte någon motsvarande liknande klassificering eller uppföljning. Intervjuade verksamhetschefer vid dessa sjukhus uppger dock att akuta operationer alltid utförs inom prioriterad tid. Väntetid till operation vid höftfraktur I den målrelaterade ersättningen till Region Skånes sjukhus ingår väntetid till operation vid höftledsfraktur. Målvärdet är att minst 80 % av patienterna skall opereras inom 24 timmar från den tidpunkt då de ankommer sjukhuset. Samtliga sjukhus i Region Skåne rapporterar till det nationella kvalitetsregistret Rikshöft. Väntetid till operation vid höftledsfraktur är det enda område som det finns regionövergripande jämförelsedata för. I diagrammet nedan visas hur stor andel som uppfyllde 24-timmarsmålet inom respektive sjukhus i Region Skåne. Diagram 2. Andel påbörjade operationer av höftledsfrakturer inom 24 timmar i Region Skåne (källa: Rikshöft) 20