Öckerö TJÄNSTESKRIVELSE. Kommunstyrelsen - Samhällsbyggnad. Utveckling av skollokaler - Heden- och Brattebergsområdet Diarienummer: 0359/12

Transkript

1

2 Öckerö TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen - Samhällsbyggnad Handläggare: Robert Svensson Ärende: Utveckling av skollokaler - Heden- och Brattebergsområdet Diarienummer: 0359/12 Projektplan - framtida skollokaler Förvaltningens beslutsförslag till Kommunstyrelsen Projektplan daterad fastställs. Bakgrund Kommunstyrelsen fattade , 134, beslut om att godkänna projektorganisation för framtida skollokaler, ge styrgruppen i uppdrag att utarbeta övergripande projektplan och ge samhällsbyggnadschefen i uppdrag att hos Öckerö Bostads AB beställa en förstudie bestående av kostnadskalkyl för nybyggnation vid Hedenskolan och ombyggnation av Brattebergsskolan. Kommunstyrelsen fattade , 36, beslut om projektplan inklusive budget för byggkostnadsutredning och trafiksäkerhetsutredningar. KSAU fattade beslut om att fastställa uppdaterad projektplan inklusive budget för hösten Kostnaderna ska bokföras mot utvecklingsprojekt enligt anvisningar från ekonomichefen. Samhällsbyggnadschefen gavs i uppdrag att hos ÖBO beställa upphandling av partner och kommunchefen gavs i uppdrag att genomföra delprojekt 1 till 3 omfattande projektering under hösten Ärende Under hösten 2013 har ÖBO slutit avtal med NCC om ett partnerneringprojekt. Barn- och utbildningsförvaltningen har startat ett programgruppsarbete. Under dessa arbeten kan konstateras att förutsättningarna för framförallt Brattebergsskolan har förändrats varför en uppdaterad projektplan utarbetats inklusive reviderad kalkyl för byggnation och hyrespåverkan. Nuvarande skolbyggnad är avsevärt större än framtida behov och behovet av underhåll omfattande i nuvarande lokaler varför en nybyggnation bedöms vara mest fördelaktigt. Förändringarna är av den omfattningen att kommunkoncernens ekonomi påverkas varför en särskild översikt tidigt bör delges politiken. Uppdaterad tillkommande hyrespåverkan för Hedenskolan beräknas till 5,1 mnkr/år inklusive storkökstrustning och ombyggnation av del av befintlig byggnad Postadress Gatuadress Telefon Organisationsnr E-post Hemsida Öckerö Sockenvägen kommun@ockero.se

3 samt för Brattebergsskolan 8,75 mnkr/år inklusive storköksutrustning och nybyggnation av skol- och administrationsbyggnad. Robert Svensson Samhällsbyggnadschef

4 Utgåva Projektplan för framtida skollokaler på Heden- och Brattebergsområdet, 0359/12 (en bilaga, Behovsbeskrivning framtida skollokaler på Heden- och Brattebergsområdet) Innehållsförteckning 1 Inledning/bakgrund Nulägesanalys Målformulering för projektet Projektets huvudmål (beskriver syftet med projektet) Delmål (beskriver detaljerade mål) Effektmål (beskriver vilka effekter som projketet syftar till att uppnå) Uppdrag till delprojekt Milstolpeplan Projektorganisation Finansiering Projektbudget Riskanalys Riskanalys Åtgärdsplan - riskanalys Administrativa rutiner och dokumentation Dokumentation av möten Ändringshantering Kommunikationsplan (budskap, målgrupp, kanal, ansvarig, tid) Utbildning Inledning/bakgrund /11 godkände kommunfullmäktige barn- och utbildningsnämndens inriktningsbeslut om att avveckla skolorna Ankaret, Minnesten och Brattelyckan, genomföra modernisering och om- och nybyggnation av skollokaler anpassade för årskurs F-9 inom respektive Brattebergsområdet och Hedenområdet. Kommunstyrelsen fattade beslut om att förklara projektet Framtida skollokaler som ett kommungemensamt projekt och att styrelsen skulle överta ledningen för genomförandet. Samtidigt fattades beslut om att barn- och utbildningsnämnden skulle ansvara för de delar som rör den pedagogiska verksamheten. Besluten bygger på mer än 10 års utredningsarbete i syfte att skapa en ändamålsenlig lokalorganisation för kommunens förskolor och skolor. De mer omfattande utredningarna är Fördjupad lokalbehovsutredning 2004, Hållbart lärande 2009 och Framtida skollokaler Nulägesanalys För att genomföra projekt Framtida skollokaler behöver en projektorganisation konstitueras. Då projektet bedömts som kommunövergripande är det lämpligt att KSAU är projektägare.

5 För att säkerställa att projektets olika delar enligt nedan samordnas på ett effektivt sätt bör styrgruppen utgöras av kommunchef, skolchef, samhällsbyggnadschef och verkställande direktör vid Öckerö Bostads AB. Projektgruppen indelas lämpligen i tre delar 1) arbetsmiljö och pedagogik under ledning av barnoch utbildningsförvaltningen, 2) lokalförsörjning under ledning av Öckerö Bostad AB och 3) samhällsbyggnad under ledning av samhällsbyggnadsverksamheten vid kommunstyrelsen. Projektet bör startas omgående efter kommunstyrelsens godkännande genom utarbetande av övergripande projektplan. Kommunstyrelsen fattade KS 134 beslut om att: Projektorganisation för Framtida skollokaler godkänns. Styrgruppen får i uppdrag att utarbeta övergripande projektplan. Samhällsbyggnadschefen får i uppdrag att hos Öckerö Bostad AB beställa en förstudie bestående av kostnadskalkyl för nybyggnation vid Hedenskolan och ombyggnation av Brattebergsskolan. 3 Målformulering för projektet 3.1 Projektets huvudmål (beskriver syftet med projektet) Långsiktigt lokalförsörja barn- och utbildningsnämndens verksamheter med effektiva lokaler vid Heden- och Brattebergområdena och skapa förutsättningar för en god arbetsmiljö samt skapa förutsättningar för valmöjligheter för elever. 3.2 Delmål (beskriver detaljerade mål) Uppfyllnad av lagstiftarens krav på miljö Byggnaderna skall utformas så att en långsiktigt hållbar nivå på buller uppnås i lokalerna och på skolgården Lokalerna skall utformas så att dessa kan utnyttjas för flera ändamål Val av material skall göras med hänsyn till lokalvård och underhåll Kök och matsal i Hedenskolan skall utformas för god arbetsmiljö och trivsel Utveckling av utemiljö 3.3 Effektmål (beskriver vilka effekter som projketet syftar till att uppnå) S: Specifikt exakt vad, var vill jag nå? Gör det så konkret som möjligt. M: Mätbart kvantitet, exempelvis antal, storlek. Det gör att vi vet när vi har nått målet. A: Attraktivt målet ska kännas kul eller angeläget att nå. Det är också viktigt att det är förankrat i mina visioner och drömmar, att det leder till sånt jag verkligen vill göra eller uppnå. R: Realistiskt det ska vara genomförbart. Jag ska uppleva att det är rimligt för den tid, de pengar, den hälsa jag har, det stöd jag har runt mig och den kreativitet jag besitter. T: Tidsbestämt När ska målet vara nått? Exakt datum är tydligare än någon gång i slutet på månaden, och fungerar som ett RSVN9DDEGU.doc 2

6 ankare i verkligheten. A: Accepterat Målet ska vara accepterat av mig och de som berörs av målet Ökad måluppfyllelse Den beslutade förändringen skall öka måluppfyllelsen avseende lärande och fostran. En helhetslösning med verksamheter från 1-16 år inom samma skolområde innebär stimulans och utmaning som främjar samarbete mellan förskola, förskoleklass, grundskola, särskola, fritidshem och kulturskola. Ett ökat utbyte mellan lärare för yngre och äldre barn är en möjlig väg för att uppnå bättre kontinuitet och högre kvalitet i lärandet. På F-9 skolan blandas yngre och äldre elever. Där samarbetar lärare med olika utbildning och erfarenhet om barnens lärande från grundskolans första till sista år. Med två mindre enheter blir det färre högstadieelever på ett och samma ställe vilket skapar förutsättningar för en lugnare och tryggare miljö med möjlighet till långsiktiga och fördjupade relationer mellan elever och lärare Valfrihet Två skolor för årskurs 7-9 ger också en ökad valfrihet för elever och föräldrar. Det finns även möjlighet att välja skola av sociala skäl och möjlighet för rektor att, som sista åtgärd, bryta ohälsosamma elevgrupperingar Profilering Beslutet gör det möjligt att ge skolorna två olika profiler som till exempel idrott, musik eller entreprenörskap, för att skapa attraktionskraft, öka sammanhållning och skapa stolthet hos elever och personal som i sin tur kan stimulera till bättre resultat Behov av ändamålsenliga lokaler Kommunen får ändamålsenliga lokaler anpassade till modern pedagogik och teknik och Barnoch utbildningsförvaltningen kan flytta ur små och otidsenliga lokaler som varken motsvarar de ungas behov eller intentionen i nya skollagen och läroplanen. Det gäller särskilt Brattelyckans förskola, Öppna förskolan i Almelunden, Ankaret och Minnesstensskolan Arbetsmiljö Brukarna får en god arbetsmiljö. Lokalerna blir trivsamma och trygga, både för barn och personal. De är funktionella och utformade med omsorg. Val av byggnadsteknik, material och funktioner leder till att en god arbetsmiljö och hållbar utveckling uppnås. Vi kommer till rätta med flera brister som miljö- och hälsoskyddsinspektören beskriver i inspektionsrapporter. Lokalerna får en väl fungerande standard avseende klimat och teknik. Till exempel genom modern ventilation, värme och belysning. Inomhusmiljöerna allergianpassas utifrån de kunskaper vi har idag och en god ljudmiljö skapas Effektivisering Vi får en effektivare skolorganisation genom att inte vara uppdelade på flera enheter. Att lokalerna inte ligger utspridda underlättar samarbetet mellan pedagoger och möjliggör för rektor att utveckla sitt chefsskap till ett efektivt ledarskap. Det innebär att vi slipper göra samma arbete på flera ställen samtidigt. Konkreta exempel på sådant är att öppna och stänga på fritidshem och förskolor, planera friluftsdagar, sköta beställningar och hantera ekonomi. Fastighetsägaren slipper omfattande renovering och underhåll av gamla skolhus som annars krävs för att leva upp till kraven som ställs på skolbyggnader. RSVN9DDEGU.doc 3

7 3.3.7 Säker och pedagogisk utemiljö Barn och unga får en utemiljö utformad med omsorg så att den kan ge stöd till det pedagogiska arbetet och stimulera till lek och fysisk aktivitet. Utemiljön svarar också mot kursplanen i idrott och hälsa. Solskyddade miljöer skapas på gårdarna för att skydda mindre barn mot skadlig uvstrålning. Tomterna blir inhägnad och sektionerade för att skapa egna miljöer för de mindre barnen. Anläggning, utrustning och lekredskap säkras och uppfyller EU-krav. Tomterna blir väl upplysta. Säkerheten för barnen blir bättre. Gårdarna får en fordonsfri och säker utformning. Åtgärder vidtas för ökad trafiksäkerhet avseende transporter till skolorna samt gång- och cykelvägar och parkeringsplatser Tillgänglighet Båda fastigheterna blir tillgängliga för alla enligt ny lagstiftning. Lokalerna blir lättare att brukas av medborgare och föreningar i kommunen för till exempel kursverksamhet och föreningsliv under kvällstid och helger. Lokalerna får trådlöst nätverk och är anslutna till det kommunala nätverket via fiberoptik Flexibilitet Genom flexibla lokallösningar kan samma lokaler utnyttjas av olika verksamheter. Fler får tillgång till mer resurser. Det blir möjligt att bedriva olika verksamhet i lokalerna utan att rumsindelningen behöver förändras. Rumsfunktionerna kan däremot förändras beroende på verksamhet. Det möjliggörs genom väl genomtäkt rumsplanering, installation och inredning Kulturskolan Kulturskolan lokalintegreras och hänsyn tas till kulturskolans behov under dagtid men även under kvällar och helger Ökad trafiksäkerhet Ett stort problem i anslutning till skolor och förskolor är trafiksäkerheten med anledning av att många föräldrar lämnar och hämtar barnen i bil. Genom helhetssyn kan bättre förutsättningar skapas i anslutning till skolorna för kollektivtrafik, gång- cykel- och mopedvägar och säkrare avlämningsområden Effektivare lokalvård Genom kloka materielval kan lokalvården effektiviseras vilket på sikt leder till minskade underhållskostnader och bättrre arbetsmiljö Effektivare kostförsörjning På Hedenskolan byggs en matsal för förbättrad logistik, livsmedelssäkerhet, kvalitet och förutsättningar för valbarhet. Med valbarhet menas möjligheten till flera rätter och salladsbuffe. Det skapas också en naturlig mötesplats för elever och pedagoger. Brattebergsskolans matsal är redan utvecklad enligt ovanstående principer. Dock krävs en upprustning av köket. 4 Uppdrag till delprojekt En förutsättning för ett effektivt projekt är att delprojekten samordnas. Samordning sker genom styrgruppen. Samverkan sker mellan delprojekten Samhällsbyggnad Lämna förslag till en långsiktigt hållbar trafiksäkerhetslösning för Hedenområdet och Brattebergsområdet. Förslaget för Heden skall omfatta förbättrade förutsättningar för RSVN9DDEGU.doc 4

8 kollektivtrafiken, säker in-och utfart för utryckningsfordon och effektiv lösning för lämnande och hämtande av skolbarn. Förslaget för Bratteberg skall omfatta konsekvenser av trafikutredning Öckerö centrum och effektiv lösning för lämnande och hämtande av skolbarn. Lämna stöd till övriga delprojekt t.ex. i form av kompetens avseende krav på ytor och utrsustning för lokalvård och måltidsförsörjning. Lämna stöd avseende t.ex. VA, kretslopp och bygg- och miljöfrågor Programgrupp Syfte Programgruppens arbete skall syfta till att de fysiska förutsättningarna vid om- och nybyggnation på Heden- respektive Brattebergsområdet utformas så att de möjliggör optimalt lärande i framtidens skola. Programgruppens arbete skall utgå från god pedagogik och god arbetsmiljö. Mål Mål för programgruppen är att utifrån behovsbeskrivningen Framtida skollokaler processa funktioner och utformning av nya och befintliga lokaler för att kunna ge väl genomarbetade underlag till fastighetsägaren inför byggstart. Programgruppen skall vara rådgivande gentemot rektor avseende inventarier, lös inredning, och utbildningsmateriel i samband om- och nybyggnation. Under byggnationstiden skall programgruppen utgöra referensgrupp för byggprojektet. Arbetsformer Projektledaren ansvarar för arbetsformerna i gruppen. Gruppen skall ha protokollförda möten efter behov. Arbetet kan även bestå av studiebesök, litteraturstudier, föreläsningar och inspiration. Arbetet kommuniceras till berörda parter enligt huvudprojektets kommunikationsplan. Projektledare Som projektledare utses lokalutredare i Barn- och utbildningsförvaltningen Torben Ferm. Projektledaren skall bilda en programgrupp med representanter från skolledning, personal, elever, föräldrar, fastighetsägare och arkitekt. Tidsplan juni projektledaren utser representanter i programgrupp september programgruppen påbörjar arbetet mars programarbetet för Hedenområdet klart mars 2015 programarbete för Brattebergsområdet klart Budget Studiebesök, litteratur, konsultation experter och liknande - xxx kkr Inköp och logistik av inventarier, lös inredning, och utbildningsmateriel - x. xxx kkr Uppföljning Programgruppen gör kontinuerlig intern uppföljning. Projektledaren återrapporterar till styrgruppen. Utvärdering Projektet utvärderas i samband med projektavslut RSVN9DDEGU.doc 5

9 4.1.3 ÖBO Lokalbehovsanalysen är grunden för projektledaren för lokalförsörjningen. Projektledaren ansvarar för att: Arkitektritning tas fram som underlag för bygglovssökande. Entreprenad förhållande bestäms, ABT 06 eller AB 04. Blanketter skickas till Arbetsmiljöverket, Arbetsförmedling (lag krav). Förhands anmälning till Fortum (vid behov). Allmänna föreskrifter upprättas. Projektering påbörjas (ABT 06 vanligast). Styrs/dokumenteras av projektledaren. Förfrågningsunderlag publiceras på upphandlingar.nu (DIBUS). Inkomna anbud ankomstregistreras. Anbudsöppning sker inom bolaget och dokumenteras, (minst tre personer skall närvara) Anbudsutvärdering samt nollställning utförs av projektledning. Utvärdering överlämnas till VD för Öckerö Bostads AB för godkännande. Entreprenörer kontaktas för anbudsgenomgång, (var och en för sig själv). Kreditupplysning samt reverenser kontrolleras. Beslut om vald entreprenör skickas via post till samtliga anbudslämnare. Beställning skrivs och skickas till entreprenör, återsignerad efter 14 dagar. Kontakt tas med kommunen för olika beställningar, renhållning, vattenmätare osv. Entreprenör kontaktas efter överklagande tiden och projektering påbörjas av entreprenör. Projektledning kontaktar samhällsbyggnad för samråd tillsammans med utsedd entreprenör och PBL ansvarig. Entreprenör i samråd med beställaren tar fram bygghandling samt tidsplan innan start. Produktionen startas och följer upp bygget med avseende på tid, kvalitet och kostnader. Närliggande verksamheter och fastighetsägare informeras om projektets status. Överlämnad betalningsplan är sammankopplad med produktionstidsplanen. Konsulter (projektgrupp) som är inblandade i projektet genomför egenkontroller på plats så önskat resultat uppnås. Besiktningsgrupp utses av projektledare. Före överlämnandet av projekt skall följande vara utfört och dokumenterat enligt nedan: o Förbesiktning, driftsatt anläggning. o Godkända drift och skötselpärmar (3 st) per entreprenör inkl digitala kopior skall vara överlämnade. o Samordnad provning. o Slutbesiktning. 5 Milstolpeplan Milstolpeplanen är en del i projektplanen där det övergripande målet bryts ner i viktiga deadlines eller etappmål. Milstolpe kan exempelvis vara att göra någonting klart! Milstolpebeskrivning Slutdatum Milstolpe Nr Startdatum Ansvarig 1. Beslut om projekt framtida skollokaler KS Klart 2. Styrgruppsmöte Sbc Klart Status/Anm RSVN9DDEGU.doc 6

10 3. Styrgruppsmöte Sbc Klart 4. Styrgruppsmöte Sbc Klart 5. Styrgruppsmöte 4 utveckling av delmål, Sbc Klart effektmål och uppdrag till delprojekt 6. Kostnadsberäkning av byggkostnadskalkyl V303 V306 ÖBO Klart - Ca 370 tkr 7. Kostnadsberäkning av trafiksäkerhetsutredningar för Heden- och Brattebergsområdet 8. Kontroll av förutsättningar utgående från detaljplaner V303 V308 SB Möte med ATKINS V307 Klart ca 150 tkr V303 V306 Sbc Klart projektet kan hålla sig inom nuvarande detaljplan Sbc Klart 9. Styrgruppsmöte 5 slutredigering av projektplan inför beredning 10. Projektplan till beredning Sbc Klart 11. Beslut av projektägaren (ksau) om att fastställa projektplan inkl budget för byggkostnadskalkyl och trafiksäkerhetsutredningar Ksau/ KS Projektplan, inklusive budget för byggkostnadsutredning och trafiksäkerhetsutredning, för framtida skollokaler på heden- och Brattebergsområdet fastställs. 12. Grovprojektering lokaler V310 V322 ÖBO Grovkalkyl klart mitten av april 13. Genomföra en trafiksäkerhetsutredning i V310 V322 SB Beställt Hedenområdet 14. Genomföra en trafiksäkerhetsutredning i V310 V322 SB Beställt Brattebergsområdet 15. Intresseanmälan partnering Mars Maj ÖBO Start V Styrgruppsmöte Sbc Klart 17. Grovkalkyl till budgetberedningen April April ÖBO Heden 39,3 mnkr innebärande ett hyrestillägg om 4,336 mnkr exkl moms per år Bratteberg 36,7 mnkr innebäarande ett hyrestillägg om 3,628 mnkr exkl moms per år 18. Styrgruppsmöte Sbc Inställd 19. Styrgruppsmöte Sbc Inställd 20. Styrgruppsmöte Sbc Klart Sammanfattning av vårens utredningsarbete. Sammanställning av underlag inför beredning KSAU. Projektgruppernas sammansättning. Uppdatering av projektbudget. Riskanalys. 21. Beslutsunderlag till beredning Sbc Klart 22. Presentera en samlad rapport avseende förutsättningar enligt ovan för Ksau inkl budget för hela projektet (hyreskostander och investeringskostnader gata) Ksau Fastställande av uppdaterad projektplan inklusive budget (utvecklingsprojekt) för resterande del av RSVN9DDEGU.doc 7

11 23. Konstutuering av delprojektgrupper Jun Jun Delprojektledare 24. Beställning till ÖBO att genomföra upphandling Uppdrag att genomföra upphandling av partner. Uppdrag att genomföra delprojekt 1-3 omfattande projektering hösten Sbc I enlighet med beslut i ksau uppdras åt ÖBO att under sommaren 2013 genomföra upphandling av partner. Tilldelningsbeslut får fattas först efter det att KS fastställt projektplan inklusive budget den 3 september. Partnering ska kunna påbörjas omedelbart därefter. 25. Styrgruppsmöte Sbc Klart 26. Upphandling partnering Jul Aug Öbo Klart 27. Tilldelningsbeslut partnering Aug ÖBO Klart 28. Avtal partnering ÖBO 29. Uppstartsmöte projektgrupper framtida skollokaler Kc Öckerösalen observera att respektive delprojektledare kallar berörda 30. Styrgruppsmöte Sbc Samarbetsgenomgång med totalentreprenör 31. Styrgruppsmöte Sbc Genomgång av resultatet av styrgruppsmöte 11. Uppdrag till delprojket lokalförsörjning att till styrgruppsmöte 12 utarbeta uppdaterad kalkyl innehållande ambitionsnivå i enlighet med dagens diskussion och kök, utemiljö och logistik t.ex. tillfälliga lokaler vid byggnation. Uppdrag till delprojekt programgrupp att inför budget 2015 utarbeta kalkyl för inredning. 32. Styrgruppsmöte Sbc Delprojekt lokalförsörjning RSVN9DDEGU.doc 8

12 33. Delprojekt 1 Heden inkl projektering av Sep 2013 Dec 2013 Sb trafiksäkerhetsåtgärder 34. Delprojekt 2 Heden Sep 2013 Dec 2013 Buf avrapporterar uppdaterad kalkyl. Analys av uppdaterad kalkyl och beslut om ev justeringar. Beslut om information till politiken. 35. Delprojekt 3 Heden inkl partner (och arkitekttävling) 36. Styrguppsmöte 14 genomgång av uppdaterad kostnadskalkyl Sep 2013 Dec 2013 Öbo Sbc ÖBO presenterar uppdaterad kostnadskalkyl inkl hyrespåverkan med anledning av framförallt förändrade förutsättningar på Bratteberg. Beslut om att uppdaterad projektplan med kalkyld ska till ksau. 37. KSAU Fastställande av uppdaterad projektplan inklusive kalkyl 38. Styrgruppsmöte 15 genomgång efter ksau sammanträde 39. KF fastställer budget Dec Bygglovsansökan inkl beredning och beslut i Kv Kv Öbo/Sb BMN 41. Byggnation Heden inkl trafik Kv Kv Öbo/Sb 42. Delprojekt 1 Bratteberg Kv Kv Sb 43. Delprojekt 2 Bratteberg Kv Kv Buf 44. Delprojekt 3 Bratteberg inkl partner Kv Kv Öbo 45. Bygglovbehandling mm Kv Kv Öbo/Sb 46. Byggnation Bratteberg inkl trafik Kv Kv Öbo/Sb 6 Projektorganisation Styrgruppen beslutar om övergripande målsättning, direktiv, ger ramar och förutsättningar samt fattar beslut om tid-, resursplaner och budget. Styrgruppen ger klartecken vid start av ny etapp samt fattar även beslut om att avbryta projektet. Projektledaren ansvarar fär projektets ekonomi, framdrift och resultat gentemot styrgruppen. Till sitt förfogande har projektledaren en projektgrupp och vid behov en arbetsgrupp samt konsultstöd. Projektledaren ska verka för att projektgruppen arbetar med att genomföra aktiviteter för att uppnå projektets mål. Projektgruppen utför mycket av projektets genomförandearbete samt beslutar i de frågor där kommunen måste ta ställning under projektets gång för att utredningen ska kunna gå i mål. Exempel på sådan frågor är tekniska lösningar, dimensionering samt framtida driftorgansiation. Projektgruppen svarar för att de underlag och uppgifter som behövs från berörda enheter och förvaltningar kommer fram i tid. Projektledaren ansvarar också för att RSVN9DDEGU.doc 9

13 löpande informera om projektet på berörda enheter och förvaltningar. Gruppens sammansättning kan ändras under projektets genomförande. Styrgruppen består av: kommunchef Ingvar TH Karlsson, skolchef Kerstin Schiller, VD Öckerö bostads AB Lennart Johnsson och samhällsbyggnadschef Robert Svensson. Vid behov kan prijektledare adjungeras. Projektledare är Torben Ferm arbetsmiljö och pedagogik, Robert Svensson samhällsbyggnad, Peter Albinsson lokalförsörjning. Delprojektgrupperna har följande sammansättning: Samhällsbyggnad Robert Svensson verksamhet samhällsbyggnad, Per Karlbäck plan-, byggoch miljöenheten, Ingalill Siljat gatuenheten, Lisette Larsson VA-enheten, Freddy Ehrenholm Ö- nät. Programgrupp Kertsin B. Shiller, Torben Ferm, Marie Arrman, Mikael Johannesen, Peter Albinsson, Ann-Brirr Norlander och representanter från personal, elever, föräldrar. Lokalförsörjning lennart Johnsson, Peter Albinsson, Kenneth Ploghed, Henrik Bergman, Hans Andreasson Projektledningsgrupp partnering Peter Albinsson, Kenneth Ploghed, Jonas XX, Torben Ferm, Miakel Johannesen, Marie Arrman, arkitekt, platschef och IT. Konsultstöd - trafiksäkerhet 7 Finansiering Projektet finansieras inom ramen för kommunfullmäktiges beslut om budget 2014 och 2015 avseende hyrespåverkan och investerings-/driftkostnader för trafiksäkerhetsåtgärder utanför kvartersmark. Förvaltningarna och nämnden bidrar med arbetstid för de egna representanterna samt övriga kostnader för genomförandet som är hänförliga till förvaltningen/nämnden. 8 Projektbudget Fördelning av totalkostnaden Egen tid: inom respektive personalbudget Konsulttjänster: trafikutredningar ca 150 tkr, projektering trafiksäkerhetsåtgärder 300 tkr särredovisas i budgetuppföljning Övriga kostnader inom respektive verksamhets budget ÖBO belastar hyra Samarbetspartner Projektet avses genomföras genom så kallad partnering - Partnering är en strukturerad samarbetsform, där byggherren, konsulterna, entreprenörerna gemensamt löser en bygguppgift, RSVN9DDEGU.doc 10

14 baserat på ett öppet och förtroendefullt samarbete där allas yrkeskunskaper kompletterar varandra. 9 Riskanalys Syfte Syftet med en riskanalys är att identifiera ett antal händelser som kan få allvarliga konsekvenser för projektet och verksamheten. Vad innebär det om projektet inte genomförs eller blir försenat. 9.1 Riskanalys Nr Vad kan påverka projektet negativt 1 Kommunens ekonomi tillåter inte att projektet genomförs Sannolikhet 1=liten 6=hög Konsekvens 1=oviktig 6=allvarlig Konsekvensbeskrivning 2 6 Projektet avbryts varvid Öbo fakturerar kommunen för nedlagda kostnader inkl administrativt pålägg 2 Samarbetsproblem med partnern 2 5 Samarbetet avbryts och ny entreprenör måste anlitas 3 Sena ändringar av utförandet 2 6 Omprojektering, nya ritningar vilket innebär tidsfördröjning och kostnadsökningar 4 Låg kostnadsmedvetenhet hos 1 6 Projektet fördyras med sparkrav som 6 programgrupp följd 5 Personalavhopp på strategiska 4 6 Projektet fördröjs 24 befattningar 6 Bygglov överklagas 3 4 Projektet fördröjs 12 Risktal S*K Mandatskifte med andra prioriteringar Projketet blir så kostsamt att 8 kommunens finansiella mål måste ändras 9 Omfattande avvikelser i förhållande till gällande DP 10 Behovet av trafiksäkerhetsåtgärder blir omfattande 11 Komplicerade geotekniska förhållanden/arkeologiska fynd 12 Fördröjningar gör att uthålligheten hos inblandade brister 1 1 Projektet avbryts Projektet fördröjs/avbryts Ny DP måste tas fram vilken kan 6 överklagas projektet fördröjs 1-3 år 3 3 Projektet fördröjs alternativt avbryts Projektet fördyras och fördröjs Projektet fördyras och fördröjs 18 Analys: i likhet med många andra projekt som genomförs under längre tid och som dessutom omfattas av politiska beslut är risken att projekten drar ut på tiden och att strategiska kompetenser slutar under projektets gång. Då inga geoteknik-, markmiljö- eller arkelogiska undersökningar genomförts finns risk för förhållanden som innebär fördröjningar och att åtgärder behöver vidtas som tar tid och innebär ökade kostnader. 9.2 Åtgärdsplan riskanalys (utarbetas sommaren 2013) Åtgärdsplan En analys av riskerna har gjorts och över vilka åtgärder som rekommenderas, dels när situationen eller händelsen inträffat och dels hur den kan förebyggas. RSVN9DDEGU.doc 11

15 Nr Förebyggande åtgärd Åtgärd om det händer 5 Brett deltagande i styrgrupp Kunskapsöverföring och arbetsgrupper 11 Tidiga markundersökningar Beredskap för att ökar chansen att kunna kunna anlita rätt åtgärda inom projekttiden kompetens 12 Kommentar Ansvarig Slutdatum Resp delprojektansvarig ÖBO/Partner Löpande I anslutning till bygglovsansökan Bra beslutsunderlag till politiken Uthålligt ledarskap Styrgruppen Löpande 10 Administrativa rutiner och dokumentation 10.1 Dokumentation av möten Protokoll ska skrivas vid varje projekt- och arbetsgruppsmöte. Protokoll skrivs i beslutstermer och skickas ut till alla deltagare via mail. Ev synpunkter eller kommentarer ska, om dessa ska beaktas, lämnas inom en vecka efter att protokollen distribuerats. Projektprotokollen bör ha följande innehåll: Typ av möte (projektgruppsmöte, arbetsgruppsmöte mm) Tid och plats Närvarande/frånvarande Dagordning Genomgång av anteckningar från föregående möte Avslutade aktiviteter. Pågående aktiviteter Försenade aktiviteter Tidplan avstämning Utbildning Frågor till styr- och referensgrupp Övriga frågor Nästa möte 10.2 Ändringshantering Syfte Om projektets intressenter önskar göra någon förändring under genomförande- eller avslutsfasen är det av yttersta vikt att beställaren och styrgruppen är medvetna om vad det kan komma att innebära för projektets resultat. Det är därför viktigt att man klargör hur ändringar skall hanteras. Metod Enligt praxis finns det två alternativ att hantera kommande ändringar. Antingen beslutar beställaren vilken av tid, kvalitet och/eller resurser som skall påverkas. Det andra alternativet är att beställaren bestämmer att planerna skall frysas och då får inga ändringar göras. RSVN9DDEGU.doc 12

16 11 Kommunikationsplan (budskap, målgrupp, kanal, ansvarig, tid) (utarbetas sommaren 2013) Information till och förankring hos medarbetare och beslutsfattare på berörda nämnder är en utav de viktigaste styrmedlen för att uppnå målet med projektet. Att informera om projektet kan ske via e-post, intranät, samråd, olika språkrör, broschyrer etc Samverkan samverkan sker i första hand via barn- och utbildningsförvaltningens FSG Kommunikationsplan genomförandefasen Kommunikationsmål Förankra projektets huvudmål Målgrupper Strategier Politik, delprojektledare, media Vi utvecklar effektiva skollokaler som skspar förutsättningar för god arbetsmiljö och valmöjligheter Avgränsningar Ansvar Resurser Aktiviteter Uppföljning Ordf styrgrupp Kommunens informatör Uppstartmöte med samtliga inblandade Löpande information till politiken Samordning av delprojekten Pressrealese efter KF i dec 12 Utbildning En övergripande utbildning av partnering skall påbörjas vid delprojektstart september 2013 RSVN9DDEGU.doc 13