Så lika m en ändå så olika

Transkript

1 Så lika m en ändå så olika Samverkan mellan tre kommuner genom att standardisera Peter Blom, IT-strateg Skara kommun Håkan Kalmermo, senior rådgivare ASP Sverige

2 Standard, standardisering? Syftet med standardisering är att förenkla verksamheter Standardisering avser att tillgodose behov och önskemål från många olika parter och att så långt möjligt möta samtligas intressen Standard bidrar till lönsamhet för produktion av produkter och tjänster Gemensamma tjänster och resurser Sänka kostnader för IT-drift, applikationsdrift och support Minimera supportbehov, öka genomströmningen av supportärenden och höja lösningsgraden vid fel Syftet är svårt att nå på egen hand, m an m åste sam verka m ed annan part i någon form

3 Vad är drivkrafterna bakom standardisering? Kunden Sänkta kostnader, förutsägbara kostnader Gemensam teknisk plattform Likformig informationshantering - produktivitet Öka volymer lägre kostnader från leverantören Fler användare av en applikation, Arbetsplatskoncept Åtkomst till information Oavsett plats Nya krav nya applikationer ex.vis 24-timmars- myndigheten Snabb introduktion, kortare utbildning

4 Skara kom m un Kommunen bildar ett kommunalförbund (GöLiSka IT) tillsammans med Götene och Lidköpings kommuner operativt startdatum All IT-personal i de tre kommunerna placerades I kommunalförbundet All central IT-utrustning förs över till kommunal- förbundet, kommunerna äger arbetsplatsutrustning

5 Skara kom m un Syfte m ed GöLiSka I T Bygga och upprätthålla driften och utveckla en IT-baserad kommunikations-, system- och användarmiljö som stödjer medlemmarnas strategier för intern och extern information och kommunikation samt de kommunala verksamheternas produktion av medborgarnytta.

6 Vad var drivkrafterna bakom standardisering i Skara, Lidköping och Götene kom m uner? På sikt sänka kostnader Projekt standardarbetsplats 08/09 Applikationsdrift och licenskostnad Gemensamma avtal leverantören lägre kostnader från Ökad förståelse för IT-kostnader (enheter) Utbildningsinsatser

7 Vad är drivkrafterna bakom standardisering? Leverantören Större volymer, utvecklingskostnader fördelas på fler enheter högre lönsamhet Gemensam teknisk plattform för flera kunder Optimal leveransorganisation Mer verksamhet i fabriken Gemensamma supporttjänster lösta (repetitiva fel ) fler ärenden Lägre pris för kunden - ökad konkurrenskraft Koll på läget

8 Vad skall m an standardisera på? Avtal (ramverk, tjänstebeskrivningar, kvalitetsmål ) Infrastruktur (gemensam infrastruktur..) Arbetsplatser (paketering, distribution, remotehantering ) Kommunikation IT-drift (teknisk drift, applikationsdrift ) Applikationer (licenser) Supporttjänster (helpdesk, applikationssupport )

9 Vad har Skara, Götene och Lidköping standardiserat på och varför? Avtal Infrastruktur Arbetsplatser IT-drift Applikationer Supporttjänster Helpdesk

10 Har alla sam m a förutsättningar? Strävan till standardisering (gäller likheter) Tydlig konsekvensbeskrivning (gäller otydligheter) Egen IT-strategi för kommunen Gemensam IT-vision för de tre kommunerna

11 Vad ville vi åstadkom m a i Skara? Vi ville sänka våra kostnader och effektivisera Vi ville få klarhet i vad vi betalar för Kunna påverka IT kostnaden - resursförbrukning Vi ville uppnå kontroll av leverantören och dennes tjänster Ge tydliga beställningar till leverantören

12 Vilka erfarenheter har vi dragit? Det är inte SÅ enkelt Tydligt avtal Affärsmässig relation med leverantören Tydliga krav på leveransen Tydliga tjänstebeskrivningar Tydliggjorda kostnader Förenklad hantering Bättre kommunikation Identifierade förbättringsområden

13 Alternativa sätt att standardisera Outsourca driften till en extern leverantör Dela upp olika uppgifter mellan ett antal kommuner Köp tjänster från en kommun till flera andra kommuner

14 Alternativt sätt att standardisera Kommun A Drift av infrastruktur, applikationer... Kommun C Drift av firewall Kommun B Helpdesk och support

15 Alternativt sätt att standardisera Kommun C Kommun A Drift av infrastruktur, applikationer, support... Kommun B

16 För- och nackdelar m ed att standardisera. Lägre kostnad Förutsägbara kostnader Förutsägbara tjänster och kvalitet Snabba leverans vid utökning Samma kunskap hos många medarbetare hos leverantören Standard = ej förändringsbar. Ligger i konceptet Svårt att få gehör för unika behov Tungrott att göra ändringar

17 Så lika m en ändå så olika Samverkan mellan tre kommuner genom att standardisera Peter Blom, IT-strateg Skara kommun Håkan Kalmermo, senior rådgivare ASP Sverige