Navi (Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och integration) 8 oktober 2014

Transkript

1 Navi (Nämnden för arbetsmarknad, vuxenutbildning och 8 oktober 2014 Sid Justering Information Anmälnings- och delegeringsärenden, Navi Delårsrapport januari-augusti Intern kontrollplan 2014 för Navi - delrapport Förvaltningsområde finska språket - statusrapportering Rapporter Övriga frågor... 14

2 Tid Kl. 13: Plats Kommunhuset, rum 350 Beslutande Hans Forsberg (C) Stefan Falk (FP), 62 Habib Effati (M) Vanusia Da Silva (MP) Åsa Ulander (S) Christina Nordenö (S) Ulla-Britt Lagergren (S) Ordförande Vice ordförande Tjänstgörande ersättare Närvarande ersättare Övriga Inga-Britta Karlsson (M), Inga-Britta Karlsson (M), Ing-Britt Pousette (M), Ulla Norgren (FP), 59, 61 Kerstin Bagge (MP) Sameer Lafta (S) Sabina Tjärnberg (S) Ing-Britt Pousette (M), 59 Ulla Norgren (FP), 60, 62 Ulf Sjölinder (S) Desislava Cvetkova (S) Lars-Olov Högström (S) Leena Utterström Anders Sjölander Markus Juth Peter Timståhl Ronny Rönnbäck Åsa Berglin-Johansson Pirjo Linna Avarre Ersätter Stefan Falk (FP) Ersätter Pär Ahlberg (M) Ersätter Pär Ahlberg (M) Ersätter Stefan Falk (FP) Ersätter Viktoria Jansson (M) Ersätter Håkan Byberg (S) Ersätter Stefan Eriksson (S) T.f förvaltningsdirektör Utredare Nämndsekreterare Förvaltningsekonom Avdelningschef Avdelningschef Samordnare för nationella minoriteter

3 Protokollet omfattar Justeras måndag Hans Forsberg (C) Ordförande Markus Juth Sekreterare Åsa Ulander (S) Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande Markus Juth

4 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Åsa Ulander (S) med Ulla-Britt Lagergren (S) som ersättare.

5 Information Punkten utgår eftersom ingen information är anmäld.

6 Anmälnings- och delegeringsärenden, Navi (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisning av anmälnings- och delegeringsärenden och lägga dem till handlingarna. Ärendet Vid varje nämndsammanträde redovisas de ärenden som har tagits på delegering i förvaltningen. Delegerings- och anmälningsärenden redovisas i upprättad pärm som finns tillgänglig på förvaltningskontoret. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, Spara

7 Delårsrapport januari-augusti 2014 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna upprättad delårsrapport per den 31 augusti 2014, samt att överlämna den nya versionen av delårsrapporten till kommunstyrelsen. Ärendet Delårsrapporten innehåller en ekonomisk analys samt en verksamhetsuppföljning. Delårsrapporten januari augusti 2014 visar en prognos på 6,5 milj kr. Avvikelsen beror bland annat på ökad försäljning (interkommunala ersättningar) och färre köp av tjänster (inköp och upphandling) på vuxenutbildningen, totalt 7 milj kr. Projektet Visitor Centre och AGera tillsammans bidrar med ett underskott på 0,5 milj kr. Resultatet efter åtta månader visar ett överskott på 8 milj kr. Skillnaden mellan prognosen för 2014 och resultatet till och med augusti månad är 1 milj kr. Det mesta av överskottet finns hos vuxenutbildningen. Ärendets tidigare handläggning En tidigare version av delårsrapporten behandlas på arbetsutskottet den 24 september Felaktig rapportering av studerande till SCB har uppdagats därefter. Detta har medfört oriktiga uppgifter i den officiella statistiken. Förvaltningen har därför gjort egna beräkningar av kostnaderna per heltidsstuderande. Detta har justerats i en ny version av delårsrapporten. Beslutsunderlag Protokoll Navi au, , 53. Tjänsteskrivelse med bilagor, , reviderad Uppföljning av beslut Förvaltningen följer upp ekonomin månadsvis. Nämnden får en månadsrapportering åtta gånger per år. Därutöver tillkommer två

8 delårsrapporter, en i april och en i augusti, samt ett bokslut. Spara

9 Intern kontrollplan 2014 för Navi - delrapport 2 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna förvaltningens delrapport. Ärendet Delrapport utifrån uppföljning av nämndens interna kontrollplan för Bakgrund Nämnden har fattat beslut om en intern kontrollplan för Uppföljning av denna ska redovisas för nämnden i samband med delårsrapporter och årsredovisning. I planen för 2014 ingår att följa upp lönehanteringsprocessen, ekonomiprocessen samt beslutsprocessen. Ärendets tidigare handläggning Under våren 2014 presenterade förvaltningen den första delrapporten. Förvaltningens överväganden Förvaltningen har utifrån den interna kontrollplanen påbörjat att utföra de kontrollmoment som finns angivna i planen. Denna kontroll visar följande: Ekonomiprocessen Förvaltningen har fördjupat budgetprocessen och involverat alla ansvariga chefer. Detta möjliggör ett säkrare prognosarbete där cheferna har större kontroll över ekonomin än tidigare. I praktiken är dock prognoserna fortfarande osäkra, vilket visas av uppskrivningen av prognosen i delårsrapport 2 (T2). Beslutsprocessen Delegeringsordningen har setts över och justerats. Beslut fattades i nämnden den 26 mars Granskning av fattade beslut under mandatperioden visar att det behövs större uppmärksamhet när gäller ärenden som ska gå till nämnden för beslut. Det gäller bland annat upphandlingsfrågor och ingående av avtal. När det gäller rapportering av fattade beslut har det vid granskningen framkommit

10 att det fungerar tillfredsställande, men att det ibland tar lång tid från att beslut fattas till dess beslut rapporteras. Detta sker fortfarande. Lönehanteringsprocessen En granskning av signering av löneutbetalningar från och med sista tertialen 2013 har utförts. I stort sett följs anvisningarna när det gäller egen personal, men det finns en del avvikelser. När det gäller åtgärdsanställningar finns utrymme att förtydliga rutinerna. Ytterligare uppföljningar ska göras i höst. Beslutsunderlag Protokoll Navi au, , 54. Tjänsteskrivelse med bilaga, Uppföljning av beslut Följs upp i samband slutrapporteringen i december Spara

11 Förvaltningsområde finska språket - statusrapportering 3 (NAVI ) Beslut Nämnden beslutar att godkänna redovisad statusrapportering 3. Ärendet Statusrapportering nummer tre av nämndens beslut i ärendet Ansökan från Sundsvalls kommun om att ingå i förvaltningsområdet för finska språket. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att NAVI skulle lämna in en ansökan till regeringen om att ingå i förvaltningsområdet för finska språket. Regeringen beslutade att ansluta Sundsvalls kommun som en av fyra nya kommuner till förvaltningsområdet för finska. Beslutet gäller från Eftersom Sundsvall är en första förvaltningskommun för finska språket i länet blev landstinget Västernorrland ett finskt förvaltningsområde med rätt till statsbidrag för de merkostnader som minoritetslagen medför för landstinget. Ärendets tidigare handläggning Navi , 16 Navi , 27 Navi , 11 Kommunen har anställt sedan den 1 februari 2014 en samordnare, Pirjo Linna Avarre, som är ansvarig för minoritetslagens implementering för alla nationella minoriteter i Sundsvalls kommun. Nämnden fick vid sammanträdet den 26 mars 2014 en muntlig föredragning om lagen om nationella minoriteter och minoritetsspråk och förvaltningens arbete kring nämndens uppdrag om nationella minoriteter. Enligt den tidigare kartläggningen över minoriteternas behov av stöd utifrån lagen har samordnaren påbörjat arbetet i samråd med

12 nationella minoriteter i Sundsvalls kommun. Förvaltningens överväganden Regeringens beslut att Sundsvalls kommun ska ingå i förvaltningsområdet för finska språket innebär att förvaltningen får statsbidrag kr under 2014 till merkostnader som uppkommer i kommunen med anledning av de rättigheter som enskilda har enligt lagen samt till åtgärder för att stödja minoritetsspråken. Statsbidraget är fastställt med utgångspunkt dels i ett grundbelopp, dels antalet invånare i kommunen den 1 november Kommunen har budgeterat sedan tidigare kr för arbetet med alla nationella minoriteter. Enligt budgetpropositionen 2013/2014:UO1 ska kommunerna bland annat arbeta bättre med skyddet av nationella minoriteter samt information om romers utsatta villkor i samhället. Länsstyrelsen i Stockholms län har enligt förordning (2009:1299) om nationella minoriteter och minoritetsspråk ansvaret att följa upp förvaltningsmyndighetens tillämpning av lagen (2009:724). För 2014 kommer Länsstyrelsen framför allt att följa upp frågor som samråd med nationella minoriteter, kartläggning av utbud och efterfrågan av service på minoritetsspråk samt språkkompetens bland personalen. Länsstyrelsen rekommenderar att kommunen i samråd med berörda nationella minoriteter genomför kartläggningar inom följande områden: efterfrågan av service, språkkompetens bland personalen och hur de nationella minoriteterna synliggörs t.ex. på hemsidor, böcker, bibliotek, informationsmaterial, annonser m.m. Kommuner ska också redovisa arbetet med säkerställande av lagens grundskydd som omfattar alla nationella minoriteter dvs. skyldighet att informera de nationella minoriteterna om deras rättigheter, skydda och främja minoritetsspråken och kulturerna samt ge de nationella minoriteterna möjlighet till inflytande i frågor som berör dem samt samråda med dem i sådana frågor. I samband med Sundsvalls anslutning till finskt förvaltningsområde ingår också Landstinget och Länsstyrelsen i Västernorrland i ett förvaltningsområde för finska språket. För att kunna arbeta långsiktigt och brett med minoritetsfrågor i hela regionen krävs ett samarbete med nämnda förvaltningsmyndigheter och deras minoritetsansvariga utifrån det uppdraget som medföljer enligt lagen.

13 Enligt bifogad handlingsplan redovisas det arbete som gjorts inom finskt förvaltningsområde samt för samtliga nationella minoriteter samt de förslag som följer med kommunens åtagande. Beslutsunderlag Protokoll Navi au, , 55. Tjänsteskrivelse med bilaga, Uppföljning av beslut Förvaltningen ska redovisa det minoritetspolitiska arbetet till nämnden i oktober 2014 inför nämndens redovisning till kommunstyrelsen i december. Spara

14 Rapporter Ronny Rönnbäck ger en muntlig statistisk redovisning av sommarjobben Det blir även en uppstart av ett EU-kontor med verksamhetschef på förvaltningen. Rekrytering pågår.

15 Övriga frågor Christina Nordenö (S) frågar vem som ska åka på SKL:s konferens En välfungerande arbetsmarknad den 17 november. Från förvaltningen deltar Ronny Rönnbäck, Sara Junkka och Leena Utterström. Stefan Falk (FP) tar upp frågan om platsannonserna till Komvux är tidsbegränsade eller tillsvidaretjänster. Åsa Berglin-Johansson svarar att det är frågan om tidsbegränsade tjänster.