Lantmäterinämnden 24 januari 2018

Transkript

1 24 januari 2018 Sid Justering Informationshanteringsplan inkl klassificeringsstruktur Redovisning av delegationsbeslut januari Ärenden för kännedom Information till - januari... 8

2 Tid Kl. 16:05-16:10 Plats Kommunhuset, mötesrum 434 Beslutande Tjänstgörande ersättare Anders Hedenius (S) Åke Johansson (V) Annika Kallin (S) Lars Holmgren (L) Per-Magnus Forsberg (M) Ordförande Vice ordförande Ersättare Tjänstemän Stefan Broman (S) Magnus Persson (C) Anneli Wikner Kristine Jonsson Lena Hugosson Eva Sjöstedt Caroline Mossberg Förvaltningschef Avdelningschef, stab Bitr förvaltningschef Förvaltningssekreterare Praktikant, Paralegal-utbildning

3 Protokollet omfattar 1-4 Justeras Anders Hedenius Ordförande Eva Sjöstedt Sekreterare Per-Magnus Forsberg Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( och hos Stadsbyggnadskontoret Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande Eva Sjöstedt

4 Justering Utöver ordförande ska Per-Magnus Forsberg justera dagens protokoll. Ersättare är Lars Holmgren.

5 Informationshanteringsplan inkl klassificeringsstruktur - (LMN ) Beslut beslutar att anta upprättat förslag till informationshanteringsplan med klassificeringsstruktur, att gälla fr o m Ärendet Kommunfullmäktige beslutade , 31 om ny strategi för långsiktig informationsförvaltning som innebär att nämnderna ska om- arbeta befintlig dokumenthanteringsplan och anpassa den i ny mall samt komplettera med SKL:s klassificeringsstruktur och en säkerhetsklassning. Klassificeringen redovisas med hjälp av punktnotation, se exempel nedan. Exempel: Lantmäteri och kartarbete Hantera fastighetsreglering Upprätta nybyggnadskarta Hantera namn och adresser Klassificeringsstrukturen ersätter nuvarande diarieplan vilket förväntas underlätta insyn och återsökning vilket i sin tur är en förutsättning för införande av e-arkiv. Lantmäterikontoret har tagit fram förslag till informationshanteringsplan utifrån SKL:s klassificeringsstruktur, se bilaga 2. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN Informationshanteringsplan inkl klassificeringsstruktur - Bilaga IFH inkl klassificering Bilaga 5.3 Vidaredelegation dokument- och arkivansvarig Bilaga Protokollsutdrag

6 Bilaga Strategi för långsiktig informationsförvaltning i Sundsvalls kommunkoncern Uppföljning av beslut Informationshanteringsplanen ses över årligen.

7 Redovisning av delegationsbeslut januari (LMN ) Beslut beslutar att godkänna redovisningen av delegationsbesluten. Ärendet har tagit del av följande beslut fattade med stöd av delegation; Vidaredelegation Delegation 5.3 med rätt att i lantmäterinämndens dokumentplan ändra gallringsfrister, dokumentformat m m. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN Redovisning av delegationsbeslut januari Bilaga Vidaredelegation 5.3

8 Ärenden för kännedom - (LMN ) Beslut beslutar att lägga redovisade dokument till handlingarna. Ärendet har tagit del av följande dokument för kännedom; Lantmäterikontoret Årsrapport Arkivbeskrivning för lantmäterinämnden Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - LMN Ärenden för kännedom - Bilaga Arkivbeskrivning

9 Information till - januari (LMN ) Lena Hugosson informerar bl a om aktuell ärendebalans, för närvarande ca 250 öppna ärenden, rekrytering av lantmätare och kortfattat om årsbokslut 2017.