Överförmyndarnämnden Mitt 12 maj 2015

Transkript

1 Överförmyndarnämnden Mitt Överförmyndarnämnden Mitt 12 maj 2015 Sid Justering Fastställande av ärendelistan Ekonomi Delårsrapport januari - april Svar på revisionsrapport ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Information från Ordförande/Överförmyndarchef Övrigt Ärenden som omfattas av sekretess 32 kap 4 Offentlighet och Sekretess 39 Akt N 385; Ansökan om ersättning för inköp av dator Yttrande till JO... 13

2 Överförmyndarnämnden Mitt Tid Kl. 13:00-17:00 Plats Eldstaden, rum 207 Beslutande Elisabeth Unander (S) ordförande Lars-Åke Andersson (S) Bertil Swenson (M) Bo Sjödin (S) Anette Lövgren (S) ersättare för Erik Rapp Anna Erixon (FP) Ersättare Lennart Tjärnberg (C) Kerstin Böhlmark (V) Annelie Leman Hamrin (C) Övriga Cecilia Aspholm

3 Överförmyndarnämnden Mitt Protokollet omfattar Justeras Elisabeth Unander Ordförande Cecilia Aspholm Sekreterare Lars-Åke Andersson Justerare Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Avser sammanträde med Överförmyndarnämnden Mitt Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum Protokollet finns tillgängligt på Internet ( eller hos Anslaget tas ned tidigast Enligt uppdrag (namnteckning) Namnförtydligande

4 Överförmyndarnämnden Mitt Justering Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Lars-Åke Andersson

5 Överförmyndarnämnden Mitt Fastställande av ärendelistan Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar att fastställa ärendelistan

6 Överförmyndarnämnden Mitt Ekonomi Se ärende om delsårsrapport 1.

7 Överförmyndarnämnden Mitt Delårsrapport januari - april 2015 (ÖN ) Beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna delårsrapporten, att överämna rapporten till kommunstyrelsen samt till de övriga i nämnden ingående kommunerna, samt att därefter lägga rapporten till handlingarna Ärendet Förvaltningarna ska per den 30 april upprätta en delsårsrapporten som har till uppgift att följa upp verksamheten. Förslag till delårsrapport har upprättas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Delårsrapport januari - april 2015 Bilaga Delårsrapport (2).docx

8 Överförmyndarnämnden Mitt Svar på revisionsrapport ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket (ÖN ) Beslut Överförmyndarnämnden Mitt beslutar att godkänna förvaltningens förslag till svar, samt att överlämna svaret till kommunens revisorer i samtliga kommuner Ärendet Deloitte har på uppdrag av revisorerna i Timrå kommun genomfört en granskning av rutinerna för ansökan om ersättning från Migrationsverket. Revisionens samlade bedömning är att interkontrollen kan stärkas i rutiner för ansökan om ersättning från Migrationsverket samt att det behövs en genomgång av processen där kostnader kartläggs, ansvarsfördelning och kontroller klargörs samt skriftliga rutiner upprättas. Revisionen bedömer även att det finns ett behov av att utse en kommunövergripande samordningsansvarig och att skapa ett forum för informations och erfarenhetsutbyte mellan de personer som hanterar ansökningar. Deloitte lämnar rekommendationer att: genomföra en kartläggning av vilka kostnader som finns, klargöra ansvarsfördelningen, upprätta skriftliga rutiner, göra ansökningar mer frekvent, utse mer än en person som ansvarig för ansökningar samt att utse en kommunövergripande samordningsansvarig. Förvaltningens överväganden Förvaltningen delar revisionens synpunkter om att kommunen behöver göra en genomgång av samtliga processer för att kartlägga kostnaderna och i samband med detta skulle det vara av stort värde att det skapades ett forum för informations och erfarenhetsutbyte vilket skulle minimera risken att återsökningar inte görs på ett korrekt sätt. Idag återsöks medel via överförmyndarkontoret en gång per kvartal. Förvaltningen kommer utifrån denna rapport att vidta åtgärderna:

9 Överförmyndarnämnden Mitt att säkerställa att kompetens finns hos minst två handläggare att söka alla bidrag -att skapa skriftliga rutiner för hela förfarandet. För att säkerställa detta kommer punkterna även att ingå i nämndens interna kontrollplan för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Svar på revisionsrapport ansökan om ersättning för kostnader från Migrationsverket Bilaga ön pdf

10 Överförmyndarnämnden Mitt Information från Ordförande/Överförmyndarchef Ordförande rapporterade från Sveriges överförmyndares kursdag i Uppsala med ämnet rollen som överförmyndare, där ordförande och vice ordförande deltog. Ordförande konstaterade att godmansföreningen i Stockholm har ett stort ansvar för bland annat information till och utbildning av ställföreträdare. Ordförande informerade även om det möte som ägt rum tillsammans med ordförande och ledamot från godmansföreningen i Sundsvall där det bland annat diskuterades vilken utbildning som ska erbjudas ställföreträdare inom de fyra kommunerna. Ordförande informerade även från länsträffen som i år hölls i Kramfors och som valde länsombud till Sveriges överförmyndarförening, Cecilia Aspholm och Viktoria Häggkvist som ordinarie från ÖFN Mitt respektive Kramfors och Elisabeth Unander och Per-Eric Larsson som ersättare från ÖFN Mitt respektive Kramfors. Ordförande tar upp frågan gällande öppettider på Överförmyndarkontoret. Det har gått ut skrivelse till Gode män och förvaltare. Uppgifterna stämmer dock inte med hemsidan och enligt förvaltningslagen måste vi vara tillgängliga minst två timmar om dagen på telefon. Överförmyndarchefen svarar att det finns någon på jourtelefonen som svarar Ordförande tar upp frågan om hur det ser ut på vice ordförandeposten. enligt vår och Timrå hemsida är det Bo Sjödin. Enligt nämndens uppfattning är det Carin Wallin. Det är ju inte nämnden som beslutar utan frågan måste undersökas utifrån vad som står endera i överenskommelsen alternativ i avtalet till nästa sammanträde. Överförmyndarchefen informerade från ägarsamrådet (se bilaga) samt gav en lägesbeskrivning från verksamheten inklusive den flytt som ska genomföras till lokaler på våning två i kommunhuset. I samband med detta bestämdes att nästa

11 Överförmyndarnämnden Mitt nämnd ska kallas till kl och detta till kommunhusets reception för syn av lokaler.

12 Överförmyndarnämnden Mitt Övrigt