IT-stöd för digitala lärresurser RAPPORTPRESENTATION UC

Transkript

1 IT-stöd för digitala lärresurser RAPPORTPRESENTATION UC

2 En tidslinje i relation till digitalisering 2014 GR initierar arbetet med hur digitaliseringen påverkar GR Läromedels verksamhet Upphandling av lager- och logistiktjänster för GR Läromedel för effektivare hantering Upphandling av leverantörer för analoga lärresurser GR initierar projekt för att skapa nästa generations beställningsverktyg för analoga lärresurser. UC uppdrar åt GR att se över hantering av digitala lärresurser (inköp respektive förvaltning) GDPR börjar gälla som lag.

3 Utredningens frågeställningar o Intresse och förutsättningar från kommunerna? o Juridiska och tekniska förutsättningar? o Ekonomikalkyl och tidplan. o Referensgrupp av leverantörer. o Beslutsunderlag för utbildningschefsnätverket.

4 Utredningens slutsatser o Ett stöd för inköp av digitala lärresurser är efterfrågat av såväl leverantörer som kommuner. o Det saknas ett bra, långsiktigt, stödverktyg för detta nationellt. o Marknaden växer kraftigt för digitala lärresurser (35% upp sedan förra året) och det är osannolikt att detta skulle avstanna. Följaktligen kommer läromedelsinköp nu eller inom kort vara lika naturligt digitalt som analogt. GR Läromedels roll i detta blir därför viktig. o Nationell samordning har påbörjats men går mycket långsamt och flera aktörer önskar att någon med mer handlingsfrihet tar täten och driver på utvecklingen. o Det finns synergieffekter att kunna haka på utvecklingen av stöd för digitala lärresurser till utvecklingen av it-stödet för analoga lärresurser. o Worst-case: Vi får en beställningsplattform för varje större leverantör medan mindre tappar mark och inte blir lika lätta att beställa från och/eller ökade kostnader för digitala lärresurser. o Best-case: GR blir tongivande för den nationella standarden för hur man köper och hanterar läromedel.

5 Nypistat är bäst

6 Risker och nackdelar Generella risker/nackdelar och kommentarer o IT-utveckling är alltid förenat med risk. Teamet bakom GR Läromedels utveckling leds av GRs egen systemutvecklingspersonal som bland annat utvecklat Praktikplatsen.se och har stor erfarenhet av att bygga verksamhetsnära IT-system. o Det finns alltid kostnader kopplade till egen utveckling. o Gemensam utveckling kan inte alltid tillgodoses allas behov. Därför föreslås en gemensam köpportal, grundläggande licensinformation och därefter kopplingar för att låta varje kommun själv bestämma hur avancerad licensförvaltning som önskas.

7 Vilka fördelar finns? Generella fördelar (tidsoberoende) o GR har vana både av systemutveckling (Indra, Praktikplatsen) och lång erfarenhet av samordning av inköp av lärresurser (verksamhetskunskap) därför är GR en bra aktör för att genomföra införande av ett IT-stöd. o En gemensam plattform ger öppenhet och möjligheter även för mindre aktörer o Större beställningar, även om volymerna är spridda har historiskt gett mycket bra priser. o Gemensam upphandling av leverantörer lyfter ansvaret från kommunerna.

8 Vilka fördelar finns? Specifik fördelar (baserade på att man gör detta just nu) o GR utvecklar just nu nästa generations IT-stöd för analoga beställningar. Samordning kan spara stora belopp (beräknat 2,8msek) om utveckling av IT-stöd för digitala o Genom att GR blir portal för inköpen kan hanteringen av GDPR-relaterade frågor kopplade till licenser för digitala lärresurser, hanteras av GR som personuppgiftsombud för huvudmännen vilket kan vara mer resurseffektivt. o Gör att GR kan vara med och se till att den modell som är bäst för regionen också får vara en av de tongivande rösterna i en kommande nationell standard att leda utvecklingen istället för att anpassa sig till den.

9 Omfattning (översiktlig) 1. Utveckling av digitalt inköpsstöd anpassat till flera olika affärsmodeller för licenshanteringar baserat på individuella och gruppbaserade licenser, i samråd med leverantörernas referensgrupp. 2. Kontroll och hantering av rättigheter för datan (kopplat till GDPR). 3. Inköpsportal med utbud av både digitala och analoga lärresurser. 4. Kontroll av licenshanteringen med API för kommunerna ska få möjlighet att utveckla vidare själv. 5. Samordning av utvecklingen med nationella standarder i takt med att de utvecklas. 6. Anslutning till GR Läromedels portals funktioner för fakturering och beställningshantering så att alla beställningar kan hanteras enligt samma fakturamodel (om så är önskvärt)

10 Kostnader Beräknad kostnad för investeringen för it-stöd för digitala lärresurser är 7,6 msek över 2,5 år Kostnaden är relativt hög på grund av integration med flera aktörers olika system och affärsmodeller + lagstiftning och standard i förändring som kräver noggrant förarbete. GR finansierar den analoga delen av plattformen på egen hand genom noggrann planering.

11 Förslag på fördelning Nedan är ett förslag. Finansiering årligen under 2,5 år: GBG per år Kungsbacka, Mölndal: per år Lilla Edet, Tjörn, Öckerö: per år Övriga: per år Ger totalt per år (*2,5)

12 Vinster och besparingar BESPARINGAR AV ENGÅNGSTYP 1. Ca tsek från att göra det samtidigt med utveckling av analog köpmiljö. 2. Ca tsek i delfinansiering från leverantörer som egeninvesterar. ÅTERKOMMANDE BESPARINGAR 3. Resursbesparing för GDPR-hantering av digitala läromedel, såväl administrativ som teknisk. Varierande beroende på var respektive kommun är i GDPR-processen. Upp till 700 tsek/år/heltid 4. Minskade inköpskostnader för läromedel även digitalt över tid. Beroende på köpvolymer. ÖVRIGA VINSTER 5. Möjligheten att regionen leder den nationella utvecklingen av en standard efter de behov som föreligger i regionen. 6. Fortsatt stor bredd av leverantörer med många lärresurser tillgängliga. 7. Samverkan med andra regioner skapar utbyte och synergier för GR